1 Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 Zasady rozliczania wniosków o płatność w ramach Działania,,Odnowa i rozwój wsi” oraz „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” w zakresie małych projektów ze szczególnym uwzględnieniem wykorzystania zewnętrznych źródeł finansowania 19 sierpnia 2013 r.

2 WNIOSEK O PŁATNOŚĆ należy złożyć w wersji papierowej w terminie określonym w umowie przyznania pomocy. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ należy złożyć na formularzu najaktualniejszej zatwierdzonej wersji, zamieszczonej wraz z instrukcją wypełniania wniosku o płatność na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego: www.mojregion.eu – zakładka Program Rozwoju Obszarów Wiejskich.www.mojregion.eu

3 Faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej (w tym umowy o dzieło, zlecenia i inne umowy cywilnoprawne): Zaleca się, aby faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej na odwrocie zawierały dodatkowo opis z następującymi informacjami: Numer umowy o przyznanie pomocy; Numer pozycji z Zestawienia rzeczowo - finansowym operacji; Kwotę wydatków kwalifikowalnych w ramach dokumentu [zł]; Numer pozycji w Wykazie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty; Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej przez złożenie podpisu osoby sprawdzającej wraz z datą.

4 Stosownie do wymogu określonego w art. 75 ust.1 lit. c) pkt. i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. (Dz. Urz. L 2005.277.1 ) w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW), Beneficjenci realizujący operacje w ramach PROW 2007 -2013 są zobowiązani doprowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacją operacji – dla parafii, która nie prowadzi ewidencji księgowej, oznacza to obowiązek prowadzenia zestawienia faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty w związku z realizacją operacji.

5 Dowody zapłaty Z wnioskiem o płatność należy przedstawić do UM oryginały dowodów zapłaty, które po skopiowaniu i poświadczeniu ich kopii za zgodność z oryginałem zostaną zwrócone Beneficjentowi. Dowodem zapłaty bezgotówkowej może być: wyciąg bankowy, lub inny dokument potwierdzający dokonanie płatności; zestawienie przelewów dokonanych przez bank Beneficjenta; zawierające wartości i daty dokonania poszczególnych przelewów, tytuł, odbiorcę oraz stempel banku; polecenie przelewu potwierdzone przez bank; wydruk z systemu e-bankowości.

6 Beneficjent może ponieść wydatki w wysokości mniejszej niż wynikające z faktury lub równoważnego dokumentu księgowego, pod warunkiem udokumentowania rozliczenia należności wynikającej z nieprzestrzegania umów przez wykonawców/ usługodawców/ dostawców (potrącenie kary umownej z należnego wynagrodzenia). W przypadku, gdy beneficjent otrzymał od wykonawcy środki z tytułu kary umownej nie jest obowiązany do ich zwrotu. W sytuacji, gdy kara umowna została przez beneficjenta potrącona z faktury wystawionej przez wykonawcę, kwota niezapłacona przez beneficjenta w ramach faktury nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny.

7 Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, jeżeli właściwy organ nałożył taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek innymi decyzjami Uzyskanie pozwolenia na użytkowanie jest wymagane także, jeżeli przystąpienie do użytkowania obiektu budowlanego lub jego części ma nastąpić przed wykonaniem wszystkich robót budowlanych. ! Pozwolenie na użytkowanie obiektu budowlanego często jest pozbawione klauzuli potwierdzającej ostateczność decyzji. Zapis, iż decyzja podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy nie jest tożsamy z decyzją ostateczną.

8 ZAŚWIADCZENIE WŁAŚCIWEGO ORGANU O ZAKOŃCZENIU BUDOWY złożone co najmniej 21 dni przed zamierzonym terminem przystąpienia do użytkowania, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa budowlanego lub właściwy organ nałożył taki obowiązek wraz z : Oświadczeniem Beneficjenta, że w terminie 21 dni od dnia zgłoszenia zakończenia robót, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu, lub Potwierdzeniem właściwego organu, że nie wniósł sprzeciwu, w przypadku gdy zawiadomienie o zakończeniu robót budowlanych będzie przedkładane przed upływem 21 dni.

9 Protokoły odbioru robót lub protokoły montażu lub rozruchu maszyn i urządzeń albo oświadczenie Beneficjenta o poprawnym wykonaniu robót budowlanych lub montażu lub rozruchu z udziałem środków własnych Wymagane dla robót budowlanych. Protokoły te powinny zostać sporządzone odrębnie do każdej faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej. Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac powinny być sporządzone w taki sposób, aby była możliwa identyfikacja wykonanych robót w odniesieniu do poszczególnych pozycji zestawienia rzeczowo - finansowego operacji, stanowiącego załącznik do umowy. ! Z uwagi na to, iż w protokołach odbioru podpisy członków są nieczytelne prosimy o zwrócenie uwagi na czytelność podpisów lub opatrzenie ich pieczątkami imiennymi.

10 Kosztorys różnicowy Kosztorys różnicowy należy dostarczyć w przypadku zmian stanu faktycznego w stosunku do zaplanowanego zakresu prac wykazanego w kosztorysie inwestorskim/ kosztorysie ofertowym/ projekcie budowlanym/umowie z Samorządem Województwa, Wszelkie zmiany stanu faktycznego nie wykazane w kosztorysie różnicowym, a stwierdzone podczas kontroli na miejscu realizacji operacji, będą podstawą do dokonania korekty kosztów kwalifikowalnych, co może skutkować obniżeniem kwoty pomocy. Uwaga: Niezrealizowane elementy korygowane będą wg cen z kosztorysu ofertowego, a w przypadku umowy ryczałtowej według cen z kosztorysu inwestorskiego. Elementy wykonane, a nieplanowane na etapie kosztorysu inwestorskiego lub ofertowego i nie wykazane w kosztorysie różnicowym, korygowane będą wg bazy cenowej z daty sporządzenia kosztorysu inwestorskiego. ! Należy pamiętać, iż w ramach dokumentacji załączanej do wniosku o płatność, zniesiono wymóg dostarczania kosztorysów powykonawczych.

11 Pożyczki/ dotacje / dofinansowania Działanie „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” w zakresie małych projektów Dokumentami potwierdzającymi przyznanie dotacji/dofinansowania są środki z Funduszu Kościelnego lub jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami o finansach publicznych. Ponadto należy dostarczyć Opis sposobu rozliczenia środków przekazanych przez Fundusz Kościelny lub jednostkę samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami o finansach publicznych.

12 W przypadku operacji dotyczącej działania 313, 322, 323 Odnowa i rozwój wsi oraz 413 „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” Dokumentami potwierdzającymi przyznanie dotacji/dofinansowania są środki z Funduszu Kościelnego lub Programu Promesa Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego lub środki będące w dyspozycji ministra właściwego do spraw kultury fizycznej i sportu i ministra właściwego do spraw turystyki lub jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami o finansach publicznych. Ponadto należy dostarczyć Opis sposobu rozliczenia środków przekazanych przez Funduszu Kościelnego lub Programu Promesa Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego lub ze środków będących w dyspozycji ministra właściwego do spraw kultury fizycznej i sportu i ministra właściwego do spraw turystyki lub jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z przepisami o finansach publicznych.

13 Dokumenty potwierdzające przyznanie dotacji/dofinansowania powinny określać: formę, kwotę i cel dofinansowania oraz sposób ich rozliczania. Dofinansowanie mające formę dotacji, nie może kwotowo przekraczać wysokości wkładu finansowego wykazanego przez Beneficjenta jako własny - w przypadku dotacji przekraczającej kwotę wkładu własnego konieczna będzie korekta kwoty do refundacji w części pokrywającej się z dofinansowaniem unijnym. W przypadku korzystania z pożyczki - po całkowitej spłacie należy dostarczyć dokumenty potwierdzające dokonanie zwrotu pożyczki. W opisie sposobu rozliczenia środków należy uwzględnić wszystkie kwoty i źródła dofinansowania w celu wyeliminowania podejrzenia wystąpienia podwójnego finansowania operacji.

14 Dotacja przyznana przez Urząd Ochrony Zabytków – Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków - Stanowi niedopuszczalne źródło dofinansowania operacji, - Złożenie wraz z wnioskiem o płatność dokumentacji potwierdzającej uzyskanie przez Beneficjenta Programu środków finansowych z ww. źródła skutkować będzie odmową wypłaty pomocy i w konsekwencji rozwiązaniem umowy przyznania pomocy.

15 Dokument potwierdzający numer rachunku prowadzonego przez bank lub przez spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza, na który mają być przekazane środki finansowe Dokumentem potwierdzającym numer rachunku bankowego beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza może być: Zaświadczenie z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, wskazujące rachunek bankowy Beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza albo rachunek prowadzony w spółdzielczej kasie oszczędnościowo – kredytowej na rzecz Beneficjenta lub jego pełnomocnika lub cesjonariusza, na który mają być przekazane środki finansowe – oryginał, lub

16 Umowa z bankiem lub spółdzielczą kasą oszczędnościowo - kredytową na prowadzenie rachunku bankowego lub jej część, pod warunkiem, że będzie ona zawierać dane właściciela, numer rachunku bankowego oraz potwierdzenie, że jest to rachunek, na który mają być przekazane środki finansowe – kopia, lub Inny dokument z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, świadczący o aktualnym numerze rachunku bankowego, zawierający dane takie, jak numer rachunku bankowego, nazwę właściciela (np.: aktualny wyciąg z rachunku z usuniętymi danymi finansowymi) - oryginał lub kopia.

17 ZMIANY W REALIZACJI OPERACJI - W przypadku, gdy w trakcie realizacji operacji wystąpią zmiany zakresu prac Beneficjent powinien załączyć do wniosku o płatność protokoły konieczności i inne dokumenty potwierdzające konieczność wykonania tych robót. - Zmiany w zakresie rzeczowym operacji nie mogą powodować zwiększenia przyznanej kwoty pomocy. - Niemożliwe jest wprowadzenie do Zestawienia rzeczowo- finansowego operacji nowego zadania rozszerzającego zakres operacji, jeżeli dotychczasowy zakres zadań gwarantował osiągnięcie celu operacji.

18 Dopuszczalne są zmiany zakresu rzeczowego operacji mające na celu: usunięcie błędów w kosztorysie inwestorskim; uzasadnione zmiany ilościowe lub jakościowe wewnątrz poszczególnych pozycji Zestawienia rzeczowo – finansowego operacji; zmiany w stosunku do projektu budowlanego. ! Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego informowania Samorządu Województwa o planowanych albo zaistniałych zdarzeniach związanych ze zmianą stanu faktycznego lub prawnego, mogących mieć wpływ na realizację operacji.

19 WYCOFANIE WNIOSKU Beneficjent w dowolnym momencie po złożeniu wniosku o płatność może zwrócić się z pisemną prośbą o wycofanie wniosku w całości lub w części. Wycofanie wniosku w całości nie wywołuje żadnych skutków prawnych, powstaje więc sytuacja, jakby beneficjent tego wniosku nie złożył. Jeżeli beneficjent został poinformowany o nieprawidłowościach w dokumentach lub o zamiarze przeprowadzenia kontroli na miejscu, w wyniku której następnie wykryto nieprawidłowości, wycofanie nie jest dozwolone w odniesieniu do części, których te nieprawidłowości dotyczą.

20 PRZEDŁUŻENIE TERMINU Beneficjent może wystąpić do Urzędu Marszałkowskiego z pisemną prośbą o przedłużenie terminu wykonania określonych czynności w trakcie weryfikacji wniosku. Urząd Marszałkowski podejmuje decyzję o przedłużeniu terminu wykonania określonych czynności na okres nie dłuższy niż 3 miesiące – dla Działania „Odnowa i rozwój wsi” oraz maksymalnie 6 miesięcy dla tzw. „małych projektów” O podjętej decyzji beneficjent jest informowany pisemnie. ! W przypadku braku możliwości uzyskania ostatecznej decyzji o pozwoleniu na użytkowanie, dobrą praktyką jest złożenie prośby o wydłużenie terminu do czasu uzyskania decyzji z klauzulą ostateczności (jednak nie dłużej niż odpowiednio 3 miesiące/6 miesięcy).

21 WIZYTACJA W MIEJSCU/ KONTROLA NA MIEJSCU Wskazuje stan faktyczny na dzień jej przeprowadzenia. Oświadczenie beneficjenta o usunięciu stwierdzonych w wyniku wizytacji/ kontroli braków/ nieprawidłowości nie jest podstawą do uznania zakwestionowanych kosztów za kwalifikowalne. Na podstawie przekazanego protokołu z kontroli podejmowana jest decyzja o ewentualnej konieczności złożenia przez beneficjenta wyjaśnień. Na tym etapie nie ma możliwości poprawiania złożonych dokumentów. Możliwość uznania wyjaśnień beneficjenta po wizytacji / kontroli uzależniona jest od ustaleń zawartych w raporcie z czynności kontrolnych (opisie stanu faktycznego, potwierdzonego przez obie strony)

22 ! Niezrealizowane elementy jak również elementy wykonane, a nie planowane na etapie kosztorysu inwestorskiego lub ofertowego i nie wskazane w kosztorysie różnicowym, korygowane będą wg cen z kosztorysu ofertowego, a w przypadku umowy ryczałtowej według cen z kosztorysu inwestorskiego.

23 KONTAKT Telefon 56 6462012 Bieżące informacje: www.mojregion.eu - zakładka PROW Dziękuję za uwagę