1 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESEl Instituto Politécnico Nacional en cumplimiento del “Programa Cero Observaciones”, instituido por la Secretaría de la Función Pública para promover el abatimiento de las observaciones, tuvo en el ejercicio de 2011 los siguientes índices de recurrencia: La variación que se muestra entre el valor de la recurrencia de un trimestre para otro es mínima y para el tercer y cuarto trimestres disminuyó. Derivado de ello, la Secretaría de la Función Pública señaló que de acuerdo a los criterios de medición establecidos, en comparación con los resultados del ejercicio de 2010, no hubo un abatimiento de la recurrencia, ya que el resultado del ejercicio 2011 es ligeramente inferior en – 0.6, respecto al obtenido en 2010. TRIMESTRE VALOR DE RECURRENCIA 1 6.43 2 6.50 3 6.36 4

2 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESEsa consideración nos permite establecer que durante el ejercicio 2011 se incurrió en observaciones ya establecidas en años anteriores, por consecuencia, las recomendaciones preventivas no fueron atendidas en los términos en los que fueron establecidas por los órganos fiscalizadores. Toda observación obliga a cumplir con un proceso para su atención, inicialmente enfocarse a la implementación de medidas correctivas y resolutivas que logren corregir los términos que originaron los señalamientos del órgano fiscalizador y en segundo término, establecer medidas de control interno que eviten incurrir nuevamente en la misma observación, es decir, para que ésta no se convierta en una observación recurrente. La Dirección de Recursos Financieros en un esfuerzo por alcanzar la eficiencia en el ejercicio y control de los recursos, en concordancia con la Ley General de Contabilidad Gubernamental y los lineamientos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC), está actualmente en el proceso de diseño e implementación del Sistema Institucional de Gestión Administrativa en su versión contable

3 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESLos seis principales rubros en los que se tuvieron observaciones recurrentes durante el ejercicio 2011 son los siguientes: BECAS PRESUPUESTO ACTIVO FIJO INGRESOS AUTOGENERADOS RECURSOS MATERIALES

4 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN BECAS Metodología de Pago Otorgamiento de Becas Padrón Nacional de Becarios Como resultado de las revisiones que Órganos Fiscalizadores han llevado a cabo al concepto de subsidios por concepto de Becas, la Dirección de Recursos Financieros en coordinación con la Secretaría de Investigación y Posgrado y la Dirección de Servicios Estudiantiles, llevan a cabo negociaciones con la Tesorería de la Federación para incorporar al sistema Cuenta Única de Tesorería (CUT), el pago a los becarios del Instituto. Esta medida permitirá utilizar los medios de que dispone el sistema CUT para cubrir los apoyos por becas a los aproximadamente 52 mil becarios que se tienen registrados actualmente en el Instituto. Otro proyecto en proceso es la aprobación del "Reglamento General de Becas para Alumnos del Instituto Politécnico Nacional" por parte del Comité Institucional de Becas, Estímulos y Otros Medios de Apoyo, así como la emisión de los lineamientos que regularán el proceso para el otorgamiento de becas. Una de las medidas preventivas recomendada por los Órganos Fiscalizadores, es integrar el padrón de beneficiarios en el que deberá incluirse la siguiente información: becario, nombre del programa y monto de subsidio, asimismo, se elaboran cartas compromiso asentado que los becarios/firmantes no se encuentran inscritos en otros programas que les otorguen becas, en donde además, se indicarán las posibles causas a que podrán ser sujetos y la aplicación de sanciones monetarias o bien que se informe y suspendan las becas de todos los programas.

5 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN BECAS Padrón Nacional De Becarios Por otra parte, habrán de modificarse los lineamientos para la Operación de Becas en los Niveles Medio Superior y Superior del IPN, de acuerdo a lo establecido en las Reglas de Operación del Programa Nacional de Becas (PRONABES), e implementar formatos que contengan la descripción de todos y cada uno de los requisitos solicitados y columnas para anotar el cumplimiento de la entrega de los mismos, y que sean firmados de conformidad de quien entrega y recibe la información. Integrar los expedientes de los becarios con la documentación que se indica en las matrices, elaboradas para tal fin.

6 PROGRAMA CERO OSBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN PRESUPUESTO Planeación Control y Ejercicio Establecer mecanismos de control de probada eficacia, que permitan involucrar a todas las áreas centralizadoras del ejercicio del presupuesto en el Instituto, para que participen en la definición de las políticas de gasto. Contar siempre con la certificación de la Dirección de Programación y Presupuesto que permita tener la certeza de la existencia recursos presupuestales, en la partida, unidad responsable actividad institucional, así como el tipo de gasto calendarizado en los meses por ejercer. Observar que en el ejercicio de los recursos presupuestales se realice en apego al “Programa Institucional de Austeridad para el Ejercicio Fiscal 2012”, emitido por la Secretaría de Administración mediante la Circular No. 3, de fecha 17 de febrero de 2012, particularmente por lo que se refiere a las partidas restringidas. que incluye: Pasajes y viáticos, (37104, 37106, 37204, 37206, y 37602) Asesorías (33101 , y 33104) Estudios e investigaciones (33501) Actividades culturales, deportivas y de ayuda extraordinaria (44101) Gastos de orden social (38201) Congresos y convenciones (38301 ) Exposiciones (38401)

7 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN PRESUPUESTO Control y Ejercicio Rendición de Informes Considerar que los gastos deben ser estrictamente indispensables para la consecución de los objetivos y metas de las Dependencias Politécnicas y del propio Instituto. Ejercer el gasto siempre con la aprobación de la Dirección de Programación y Presupuesto, previa la autorización de la Dirección General o Secretaría correspondiente. Llevar a cabo periódicamente conciliaciones de la información contable/presupuestal, con las área centralizadoras del gasto al interior del Instituto, Dirección de Programación y Presupuesto, Dirección de Recursos Financieros y Dirección de Capital Humano. La elaboración y rendición de Informes debe apegarse siempre a las normas establecidas, de calidad, cantidad, frecuencia y oportunidad, y estar orientados a los propósitos que establece el Acuerdo para la Rendición de Cuentas de la Administración Pública Federal , que establecen que los informes deben permitir fortalecer las prácticas indispensables de la Administración Pública Federal, honesta, responsable, eficiente y transparente que permita divulgar la información sobre su gestión.

8 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN ACTIVO FIJO Almacén Bienes Inmuebles Bienes Muebles Recuperaciones por Siniestros Inventarios Físicos Venta de Bienes de Deshecho Políticas de Depreciación Actualmente no existe una definición para optar por un almacén que cumpla con todas las expectativas del Instituto. Habrá que definir si debe ser de estancia o de tránsito. Acelerar los trámites legales que permitan la regularización de los inmuebles, su registro ante el Padrón Catastral y gestionar la exención del pago del Impuesto Predial. Elaborar un inventario confiable de todos los bienes muebles del Instituto, clasificándolo por el estado que guarda y la vida útil que se espera. Para la recuperación de los bienes siniestrados, deberán integrarse en tiempo y forma los expedientes con los documentos necesarios para obtener las indemnizaciones. Asimismo, revisarse el procedimiento actual para modificarlo y buscar la disminución de los plazos para reportarlos, elaborar las actas e integrar la documentación necesaria para requerir el pago a las Compañías Aseguradoras. Los inventarios de bienes muebles deberán realizarse cuando menos una vez por año de todos los bienes, y cada seis meses de forma selectiva, debiendo cuidarse la identificación de todos los bienes mediante números de inventario. Las dependencias Politécnicas deberán de identificar aquellos bienes obsoletos, en desuso, en mal estado, etc., para promover su venta con las áreas encargadas de estos procesos. El Consejo Nacional para la Armonización Contable (CONAC), emitió algunas disposiciones fundamentadas en la Ley General de Contabilidad Gubernamental

9 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN ACTIVO FIJO La Ley General de Contabilidad Gubernamental establece en su Artículo Séptimo Transitorio, que el inventario de los bienes inmuebles, los bienes muebles y todos aquellos bienes que el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC) determine, deberán ser registrados en la contabilidad de las Dependencias, a más tardar el 31 de diciembre de 2011. Incorporación de los Bienes del Activo al Patrimonio de las Dependencias Politécnicas

10 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN INGRESOS AUTOGENERADOS Captación y Enteros a la TESOFE Las Dependencias Politécnicas deben reportar la captación de recursos autogenerados durante los tres primeros días del mes. Elaborar conciliaciones periódicas con la Dirección de Recursos Financieros. La División de Finanzas supervisará que la captación de los ingresos autogenerados se registren e informen en su totalidad. Las Dependencias Politécnicas deberán efectuar la comprobación de los anticipos que les son otorgados.

11 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN INGRESOS AUTOGENERADOS Supervisión y Regulación de los Contratos por la Captación Elaboración de controles que permitan la supervisión y conciliación de los aspectos financieros en la captación de ingresos autogenerados. Revisión de los contratos que se formulen por la renta de espacios físicos y en su caso, determinar las causas de la falta de formalización de los mismos. Estas actividades siempre deberán de realizarse en coordinación con el área de la Abogada General, así como, la recuperación de los adeudos, motivados por morosidad en el pago de estos servicios. Regularización de la captación de los ingresos generados en los kioscos de las dependencias politécnicas. Solicitar ante el Fondo de Investigación Científica y Tecnológica del IPN, el dictamen de los convenios de colaboración.

12 PROGRAMA CERO OSBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN INGRESOS AUTOGENERADOS Supervisión y Regulación de los Contratos por la Captación El Subcomité de Proyectos Vinculados del Fideicomiso formulará las actas en las que se especificarán las características del Proyecto Vinculado de la Dependencia Politécnica, cuando esté debidamente aprobado por los miembros del Comité Técnico y de Administración del Fondo. La Dependencia Politécnica recibirá del Fideicomiso el oficio de la autorización del proyecto vinculado. La Dependencia Politécnica deberá apegarse a los lineamientos que regulan la programación, captación, ejercicio, registro y reporte de los recursos autogenerados que ingresan al presupuesto federal o al Fondo de Investigación Científica y Desarrollo Tecnológico del IPN.

13 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN RECURSOS MATERIALES Procesos de Adjudicación En todos los procesos de adjudicación que se lleven a cabo, deberá observarse estrictamente lo establecido en el “Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público”. Es también recomendable llevar a cabo conciliaciones de cifras entre las áreas que intervienen en los procesos de requisición, adjudicación y pago. Cuidar la observancia de lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, por lo que hace a la selección de los procedimientos para las adquisiciones, la formulación de bases y el desarrollo de cualquiera de los procesos de adjudicación. Para los casos de la no formalización de los contratos por causas imputables a los proveedores, deberá cuidarse que se apliquen las sanciones establecidas en las disposiciones normativas.

14 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESRUBRO PROBLEMÁTICA ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN RECURSOS MATERIALES Implementar lo establecido en el numeral "recepción, resguardo y registro de bienes en almacén", apartado "actividades secuenciales por responsable", por lo que se refiere a las fechas de entrega del informe de incumplimiento del proveedor por entregas extemporáneas, así como, los art. 214 y 217 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, publicado en el DOF el 20/07/2011. Verificar el control interno que se tiene para dar seguimiento a la entrega-recepción de los bienes y/o servicios e identificar los puntos débiles que están ocasionando las deficiencias, definir de acuerdo a la normatividad aplicable, el área responsable del seguimiento de la entrega-recepción de los bienes y/o servicios, quien deberá otorgar su visto bueno a entera satisfacción para que se realice el pago a los proveedores, y en su caso se apliquen las penalizaciones que procedan. Recepción de los Bienes y Servicios Adquiridos

15 PROGRAMA CERO OBSERVACIONESC.P. Víctor Tomás Solis Díaz Jefe de la División de Contabilidad Personal de Apoyo de la División de Contabilidad: C.P. Marisol Jiménez Santiago C.P. Rocío Partida Castro C.P. Fernando García Mijangos C.P. Roberto Rodríguez Botello Ext