1 Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y DesembolsosEstado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Zamary Soliván Cartagena, CFE Auditora Senior

2 OBJETIVOS Conocer el proceso de comprasRepasar la reglamentación aplicable Discutir los hallazgos más frecuentes Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos

3 BASE LEGAL Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico LeyesCódigo Penal de Puerto Rico Reglamentos Cartas y Memorandos Circulares Reglamentación Federal

4 Proceso de Compras y Desembolsos

5 EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOSAsignaciones Presupuestarias Factura Requisición Desembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Orden de Compra o Contratos Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado Archivo de Documentos

6 Asignaciones Presupuestarias

7 ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAPresupuesto del Municipio Aprobado por la Legislatura Municipal Por dependencia y partidas presupuestarias Responsabilidad Legislatura Municipal Alcalde Jefes de Dependencia

8 Asignaciones PresupuestariasRequisición Requisición

9 REQUISICIÓN Necesidad Cumplimentada en todas sus partesAsignación de Número Descripción adecuada de los suministros o servicios Fecha Aprobada por los funcionarios autorizados Jefe de Dependencia Oficial de Compras

10 Proceso de AdjudicaciónAsignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Proceso de Adjudicación

11 PROCESO DE ADJUDICACIÓNSubasta Pública Excepciones Subastas Informales [Cotizaciones] Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización Mercado Abierto Único Proveedor Emergencia

12 Orden de Compra Asignaciones Presupuestarias RequisiciónProceso de Adjudicación Orden de Compra Orden de Compra

13 ORDEN DE COMPRA Cumplimentada en todas sus partesDisponibilidad de los fondos Registrada en los libros Contratos registrados en la OCPR Aprobada por los funcionarios autorizados

14 Recibo de Inspección Asignaciones Presupuestarias RequisiciónProceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Recibo de Inspección

15 RECIBO DE BIENES Y SERVICIOSCumplimentado en todas sus partes Verificación de los bienes y servicios Corrección Exactitud Firmado por el personal autorizado Envío a los departamentos concernientes

16 Factura Asignaciones Presupuestarias RequisiciónProceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Factura

17 FACTURA Original El proveedor o contratista es el mismo de la orden de compra Corrección y exactitud Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes Aprobada por el funcionario autorizado

18 Desembolso Asignaciones Presupuestarias RequisiciónProceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Desembolso

19 DESEMBOLSO Corrección y ExactitudCorresponde a la necesidad e interés del Pueblo Extravagantes, excesivo e innecesario Aprobado por los funcionarios autorizados Justificantes del desembolso y cheque

20 Registros Contables Asignaciones Presupuestarias RequisiciónProceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Registros Contables

21 REGISTROS CONTABLES Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato Se anotó en la partida correspondiente Se anotó en el año económico correspondiente Se concilia mensualmente el Mayor de Cuentas por Pagar

22 Archivo de documentos Asignaciones Presupuestaria RequisiciónProceso de Adjudicación Orden de Compra Archivo de documentos Recibo de Inspección Factura Desembolso Registros Contables Archivo de documentos

23 ARCHIVO DE DOCUMENTOS Personal Autorizado Organizado Área seguraDocumentos Activos e Inactivos Organizado Números consecutivos y año fiscal Por suplidor o contratista, si aplica Área segura Libre de inundaciones y de humedad Control de acceso

24 HALLAZGOS MÁS COMUNES Cotizaciones falsasFraccionamento del costo de obras Compras y arrendamientos de equipos sin subastas Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia Especificaciones que incluían las características de una marca en particular

25 Cont. HALLAZGOS MÁS COMUNESDeficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado Pagos de deudas incurridas ilegalmente Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen

26 COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS

27