1 Programas de Controles InternosSe le denomina como tal al conjunto de medios o elementos que en forma coordinada adopta la administracion de una organizacion con la finalidad de garantizar el logro de las metas y la satisfaccion de los objetivos propuestos; asi como garantizar que el accionar de la entidad este ajustado a lo dispuesto segun las leyes, decretos, reglamentos, ordenanzas y cualquier otras disposiciones oficiales y disposiciones de la alta direccion en la empresa./

2 Objetivos Generaes de los SCIGarantizar que la Entidad en su accionar operativo y modus vivendi este ajustado a cumplir con las Leyes, Decretos, Reglamentos y demas disposiciones oficiales./ Proveer un adecuado control y una apropiada salvaguarda de todos los activos y pasivos de la organizacion./ Asegurar que los sistemas de registros contable implemen tados por la gerencia sean medios adecuados para general informacion financiera de calidad, correcta y oportuna./ Ser un instrumento que sirva para garantizar la promocion de la eficiencia y la efectividad en todas las actividades de la entidad asi como la adherencia a todas las disposiciones emanadas de la alta direccion./

3 Los SCI se subdividen enControles Internos Contables Controles Internos Operacionales y Administrativos

4 Sobre Los C I C decimos que:Estos se implementan con la finalidad de: Asegurar el registro de todas las transacciones que de naturaleza contable se generan el la entidad de forma que se obtengan Estados Financieros sobre bases contables fundamentadas en principios y normas acorde con los estandares establecidos ya sea segun leyes nacionales o Normas Internacioanales de Informacion Financiera (N I I F )

5 Sobre Los C I C decimos que:Son el medio establecido por la gerencia para que en contabilidad solo se procesen las transacciones que hayan sido debidamente autorizadas / Entre otros fines su mision esta en asegurar que el acceso a los activos y de cualquier propiedad de la empresa solo se produzca con la debida aprobacion y autorizacion de la gerencia./ Estos tambien se establecen para asegurar la correcta y continua aplicacion de los controles basicos./

6 Efectivo caja chica: Medida de control. Objeto de controlUsar sistema de fondo fijo. IGUAL SISTEMAS DE FONDOS DE CAJA CHICA Limita la cantidad dada en custodia. Permite verificar la cantidad cada vez que se efectúa el reembolso. Es fácil revisar, puesto que la suma de los comprobantes mas el efectivo disponible en caja debe ser igual al monto del fondo. Propicia que el registro de los desembolsos este al corriente

7 Efectivo caja chica Objeto de controlMedida de control. m Observar que sea un solo custodio el encargado. Habiendo dos o mas custodios se pueden culpar entre si, en caso de producirse un faltante con lo cual se diluye la responsabilidad.

8 Efectivo caja chica Medida de control. Objeto de control.Respecto de los comprobantes, observar los siguientes requisitos: A- Es necesario que haya un comprobante para cada pago. B- El comprobante debe estar firmado de recibido por el beneficiario. A- Si se hacen excepciones en el respaldo de desembolso con comprobantes ,se facilita cometer fraudes dentro de las excepciones. B-Al firmar el beneficiario de recibido , el custodio descarga su responsabilidad por esa cantidad.

9 Efectivo caja chica Medida de control. Objeto de control.C-Debe escribirse a tinta, y el importe expresarse con numero y letra. D-Los comprobantes deben estar aprobados por un funcionario. C-Al expresarse el importe con numero y letra, se dificulta aumentar el importe. Las palabras escritas a tinta son mas difíciles de alterar . D-Generalmente, los custodios son empleados menores que no están autorizados para aprobar gastos.

10 Efectivo caja chica Medida de control. Objeto de control.E-Una vez que los comprobantes han sido cubiertos, deberán sellarse con sello de: PAGADO, para que no puedan volverse a usar. E-Esto evita que se sustraigan comprobantes de reembolsos anteriores y se vuelvan a presentar a reembolso.

11 Efectivo caja chica Medida de control . Objeto de control.Los cheques de reembolso deben hacerse a nombre del custodio. En caso de perdida de cheque, cualquier persona que desee cobrarlo deberá de endosarlo.

12 Efectivo caja chica Medida de control Objeto de controlEfectuar arqueos de fondos por sorpresa. Como medida psicológica preventiva contra irregularidades y prestamos no autorizados.

13 Efectivo caja chica Medida de control Objeto de control.Limitar los fondos a una cantidad razonable y que los desembolsos no excedan de una cantidad fijada. A-El efectivo debe mantenerse al mínimo necesario. Si los pagos son de cuantía deben pagarse mediante cheque. Cuanto menor sea la cantidad a desembolsar menor es la tentación.

14 Efectivo caja chica Medida de control. Objeto de control.El custodio no debe tener acceso a: A-Remesas de clientes u otro depósitos. B-Libros de registros. A fin de evitar cubrir faltantes mediante el empleo de fondos provenientes de remesas u otros depósitos. Evitar que el custodio pueda elaborar asientos contables para cubrir faltantes.

15 Efectivo caja chica Medida de control . Objeto de control .Si el custodio esta autorizado para cambiar cheques: A-Los cheques deben ser aprobados por una tercera persona. B-Los cheques cambiados deben ser depositados sin retraso. El mínimo de fondo tendría que ser mayor para poder cambiar los cheques y efectuar desembolsos normales. Si no se depositan los cheques sin retraso, estos pueden usarse como vales provisionales.

16 Efectivo caja chica Medida de control . Objeto de control.Verificación de comprobantes al reembolsos Para cerciorarse de que los comprobantes son legítimos.

17 Efectivo caja chica Medida de control Objeto de control.Prohibición de vales . Esta practica se sale de control.

18 Efectivo caja chica Medida de control Objeto de controlSi el custodio guarda otros fondos , estos deben registrarse por separado. Evitar que estos fondos se usen para cubrir faltantes en uno u otro fondo.

19 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL ENTRADA S DE CAJAa) CUANDO EL PAGO LO HACE PERSONALMENTE EL CLIENTE: EMPLEAR CINTA DE MAQUINA REGISTRADORA, ASI COMO RECIBOS DE MOSTRADOR,COMO PRUEBA DE LA ENTRADA DE CAJA. a) LAS COPIAS DE LAS CINTAS DE LA MAQUINA REGISTRADORA Y DE RECIBOS DE MOSTRADOR, TALONARIOS,ETC.,QUE SE LE DEN AL CLIENTECOMO RECIBO, DEBEN SER VERIFICADOS CONTRA LOS RESUMENES; DE OTRA MANERA, SE PUEDEN SUSTRAER FONDOS.

20 BANCOS MEDIDAS DE COTROL OBJETO DE CONTROLCONCILIAR ESAS PRUEBAS POR MEDIO DE UN EMPLEADO QUE NO TENGA RELACION DIRECTA CON LA RECEPCION Y EL DEPOSITO BANCARIO DE LAS ENTRADAS. COTEJAR PRUEBAS CONTRA LOS DETALLES DE LA FICHAS DE DEPOSITO. CONTROLAR ADECUADAMENTE LAS EXISTENCIAS DE RECIBOS PRENUMERADOS. LA OMISION DE UN RECIBO PUEDE SIGNIFICAR LA SUSTRACCION DE LA CANTIDAD CORRESPONDIENTE. EL RETRASO DE LOS DEPOSITOS AUMENTA EL RIESGO DE MALVERSACION DE LOS FONDOS.

21 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROLLOS RECIBOS DE MOSTRADOR DEBEN ESTAR PRENUMERADOS, Y CONTROLADO EL ABASTESIMIENTO DE ESTAS FORMAS. TODOS LOS RECIBOS CANCELADOS DEBEN SER TOMADOS EN CUENTA AL VERIFICAR LA SECUENCIA NUMERICA DE LOS MISMOS. NORMALMENTE LA CUENTA D CONTROL DEBE ARROJAR SALDO; EL ANALISIS PERIODICO ES NECESARIO; DE OTRA MANERA NO EXISTE CONTROL EN REALIDAD.

22 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROLEL EFECTIVO O LOS DOCUMENTOS DEBEN SER DEPOSITADOS CON REGULARIDAD EN EL BANCO. MANTENER UNA CUENTA DE CONTROL, ANALIZAR EL SALDO CON REGULARIDAD Y LLEVAR LO SOBRANTES O FALTANTES A RESULTADOS, PREVIA AUTORIZACION DEL FUNCINARIO RESPONSABLE. LAS FORMAS QUE SE USAN SIN SEGUIR LA SECUENCIA NUMERICA PUEDEN SER USADAS PARA CUBRIR FALTANTES.

23 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROLb) CUANDO EL CLIENTE PAGA POR CORREO. LA CORRESPONDENCIA DEBE SER ABIERTA POR UNA PERSONA QUE NO TENGA RELACION DIRECTA CON LA PRESENTACION DE LOS DEPOSITOS BANCARIOS O LA ELABORACION DE LOS PASES PARA EL AUXILIAR DE CLIENTE. b) PARA QUE PUDIERA HABER FRAUDE, SERIA NECESARIO COLUDIRSE PARA SUSTRAER EL DINERO Y FALSIFICAR EL REGISTRO DE ENTRADAS RECIBIDAS POR CORREO. PARA EVITAR QUE LAS PERSONAS QUE MANEJAN EFECTIVO OMITAN ENTRADAS PARA CUBRIR DINERO SUSTRAIDO.

24 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROLLA PERSONA QUE HABRE LA CORRESPONDENCIA DEBE LLEVAR UN REGISTRO DETALLADO DE LAS ENTRADAS. CRUZAR LOS CHEQUES POR LA PERSONA QUE HABRE LA CORRESPONDENCIA. UNA PERSONA DISTINTA DE LAS QUE DEPOSITAN EN EL BANCO O REGISTRAN EN EL AUXILIAR DE CLIENTE, HABRA DE VERIFICAR LAS ENTRADAS REGISTRADAS. EL CRUZAMIENTO GRANTIZA QUE LOS CHEQUES NO PUEDAN HACERSE EFECTIVOS SINO SOLO A TRAVES DE LA PROPIA CUENTA DE LA EMPR DEBEN SER VERIFICADOS DE MANERA INDEPENDIENTE;DE OTRA MANERA, EL CONTROL 1.b NO ES EFICIENTE.

25 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL2. SI LOS AGENTES VIAJEROS EFECTUAN COBRANZAS. a)EMITIR RECIBOS SERIADOS NUMERICAMENTE. b)REALIZAR LA PRONTA RECEPCION DE LAS COBRANZAS EN LA OFICINA, ASI COMO EL DEPOSITO INMEDIATO a) PARA CONTROLAR LOS COBROS HECHOS POR ELLOS. b) PARA EVITAR QUE LOS VIAJEROS USEN LAS COBRANZAS EN BENEFICIO PROPIO ANRES DE ENVIARLAS.

26 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL3.a) LAS ENTRADAS DIARIAS DEBEN: SER REGISTRADAS SIN EXCEPCION, INDICANDO LA FECHA EN QUE SE RECIBIERON. SER DEPOSITADAS DE INMEDIATO,INTACTAS. b) UN FUNCIONARIO DEBE VERIFICAR QUE ESTO SE HAGA. a y b) EL DEPOSITO INMEDIATO DISMINUYE LA POSIBILIDAD DE SUSTRACCION O ROBO EXTERNO, Y EVITA LA ACUMULACION DE SUMAS MAYORES DE LAS NECESARIAS EN MANOS DEL CAJERO.

27 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL4. LAS FORMAS DE RECIBOS DEBEN SER: NUMERADAS CONSECUTIVAMENTE. GUARDADAS CONTROLADAS MEDIANTE RECIBO. GUARDADAS Y VERIFICADAS PERIODICAMENTE(LAS EXISTENCIAS). ELABORADAS POR UN EMPLEADO Y ENVIADAS POR CORREO POR OTRO. RESPECTO DSE LOS RECIBOS ESTOS DEBEN SER CONTROLADOS, INCLUYENDO LOS ORIGINALES DE LO QUE SE HUBIERAN CANCELADOS. ES CONVENIENTE EVITAR RECIBOS PARA PROTECCION DEL DEUDOR Y DE LA EMPRESA.DEL DEUDOR, PORQUE LE CONFIRMA HABER RECIBIDO SU PAGO; DE LA EMPRESA,PORQUE EL EMPLEADO EMITE UN RECIBO POR POCEDIMIENTO. DENTRO D LO RAZONABLE, CUANDO MAYOR DIVISION HAGA EL TRABAJO, MEJOR CONTROL HABRA.

28 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROLTEORICAMENTE,CUALQUIER PERSONA CON ACCESO AL EFECTIVOPUEDE SUSTRAERLO. LO QUE DESANIMA ES LA CERTAZA DE QUE SE DESCUBRE EL FALTANTENDE INMEDIATO. POR TANTO,LAS OBLIGACIONES DE LOS QUE MANEJAN EFECTIVO, SE DEBEN PROGRAMAR, DE MANERA QUE NO PUEDAN: ALTERAR LA CUENTA DEL DEUDOR. ALTERAR EL ESTADO DE CUENTA DEL DEUDOR. 5. DISPONER LAS RESPONSAIBILLIDADES DE LAS PERSONAS QUE MANEJAN EL EFECTIVO, DE TAL MANERA QUE: SEA INNECESARIO PARA ELLOS TENER ACCESO A: AUXILIAR DE CLIENTE. ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES.

29 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROLb) TENGAN NADA QUE VER CON: ENTREGA DE MERCANCIAS. ENVIO DE FACTURA. ANALISIS Y SEGUIMIENTO DE CUENTAS VENCIDAS. AUTORIZACION DE CREDITO. REGISTRO DEL MAYOR. CONCILIACION DE CUENTAS BANCARIAS. GUARDA O REGISTRO DE RECIBOS. b) OMITIR EL REGISTRO DE ENTREGA. SUPRIMIR FACTURAS. OCULTAR EL IMPORTE DE CARGOS QUE DEBIDO A QUE NO SE LE HAYA HECHO AL CLIENTE EL CREDITO POR EL PAGO, SE REFLEJE LA CANTIDAD COMO VENCIDA. DEJAR DE PRESIONAR DELIBERADAMENTE EL COBRO DE LAS CUENTAS VENCIDAS. DAR DE BAJAS SALDO DE DEUDORES CONTRA GASTOS. OCULTAR DIFERENCIAS ENTRE LA ENTRADAS DE DINERO Y LOS DEPOSITOS BANCARIOS. EMITIR RECIBOS FRAUDULENTOS.

30 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL6. a) LA PERSONA RESPONSABLE DE ELABORAR EL DEPOSITO DEBE TURNAR EL IMPORTE DEL MISMO A OTRA QUE LOS DESPOSITA EN EL BANCO. b) SE DEBE COMPROBAR DETALLADAMENTA LA FICHA DE DEPOSITO CON EL REGISTRO DE ENTRADAS Y CON LOS CHEQUES, EFECTIVO, ETC. ESTO PROPORCIONA UNA VERIFICACION ADICIONAL SOBRE LA MEXACTITUD DEL DEPOSITO Y AUMENTAR LA NECESIDAD DE COLUDIRSE PARA PERPRETAR EL FRAUDE.

31 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROLEL DUPLICADO DE LA FICHA DE DEPOSITO BANCARIO DEBERA SER SELLADA POR EL BANCO Y VERIFICADA POR UN FUNCIONARIO NO RELACIONADO CON: LA PERSONA ENCARGADA DE ELABORAR EL DEPOSITO. LA PERSONA QUE LLEVA EL DEPOSITO AL BANCO. SI SE COTEJA LA COPIA DE LA FICHA DE DEPOSITO CON EL SELLO DEL BANCO , NO SE PUEDE DEPOSITAR DE MENOS SIN QUE SE DETECTE MAS RAPIDAMENTE QUE SI SE DESCANSA SOLO EL LA CONCILIACION MENSUAL DE BANCO.

32 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROLCUANDO EXISTEN DEPOSITOS O COBRANZAS EN LAS QUE EL BANCO DETERMINA SI SON INCOBRABLES Y LAS CARGA EN CUENTA, LAS FUNCIONES DEL EMPLEADO QUE RECIBE EL CHEQUE O DOCUMENTO DEVUELTO DEBEN SER INDEPENDIENTES: DE LAS FUNCIONES DE RECEPCION DE ENTRADAS DE DINERO. DEL AUXILIAR DE CLIENTES. DE LOS ESTADOS DE CUENTA DE LOS CLIENTES. LOS CHEQUES DEVUELTOS PUEDEN SER COBRADOS POSTERIORMENTE POR EL EMPLEADO,ESPECIALMENTE SI PUEDE OMITIR VOLVERLOS A PRESENTAR Y CUBRIR LA OMISION EN LA CUENTA DEL DEUDOR.

33 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL9. RESPECTO DE LOS CHEQUES POSDATADOS. DEBEN ESTAR EN CUSTODIA HASTA QUE SE DEPOSITEN. DEBEN SER REGISTRADOS EN LOS LIBROS, CUANDO SE RECIBAN. LOS CHEQUES POSDATADOS PUEDEN PERDERSE DE VISTA Y DEBEN ESTAR SUJETOS A LAS MISMAS PRECAUCIONES QUE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR.

34 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL10. CUANDO LA SUCURSALES EFECTUAN COBRANZAS: ESTAS DEBEN SER DEPOSITADAS EN CUENTA BANCARIA,DE LA CUAL SOLO PUEDE RETIRAR FONDOS LA OFICINA PRINCIPAL. ADEMAS LOS DUPLICADOS DE LAS FICHAS DE DEPOSITO DEBEN SER SELLADAS POR EL BANCO Y ENVIADAS POR CORREO A LA OFICINA PRINCIPAL. TALES DUPLICADOS DEBEN SER COTEJADOS DATALLADAMENTA CON LOS REPORTES DE LA SUCURSAL. LAS COBRANZAS EFECTUADAS POR SUCURSALES HAN SIDO CON FRECUENCIA MOTIVO DE FRAUDE. LOS CONTOLES SUGERIDOS PROPORCIONAN PRECAUCIONES VALIOSA EN FORMA DE CONTROLES Y VERIFICACIONES EN LA OFICINA PRINCIPAL. ESTOS SON TANTO NECESARIOS CUANDO LO REDUCIDO DEL NUMERO DE PERSONAS QUE LABOREN EN LAS SUCURSALES, IMPIDE UN CONTROL INTERNO ADECUADO EN LAS MISMAS.

35 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL11. LOS ACTIVOS NEGOCIABLES, CON ECEPCION DE EFECTIVO Y CHEQUES (POR EJEMPLO, DOCUMENTOS POR COBRAR Y VALORES), DEBERAN SER CUSTODIADOS POR UN EMPLEADO NO RELACIONADO CON LAS PERSONAS DIRECTAMENTE RESPONSABLES DE LAS ENTRADAS DE DINERO. ES FUNDAMENTAL QUE NO SE PUEDA DISPONER DE OTROS ACTIVOS QUE PUEDAN CONVERTIRSE EN EFECTIVO, PARA CUBRIR SUSTRACCIONES DE DINERO.

36 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL12. LA APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS HABRA DE SER AUTORIZADA POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACION. SALVAGUARDAR SUFICIENTEMENTE LOS CHEQUES CRUZADOS A FAVOR DE LA EMPRESA PARA QUE NO PUEDAN SER DEPOSITADOS EN OTRA CUENTA ABIERTA A NOMBRE DE LA EMPRESA, PERO CON OTRAS FIRMAS NO AUTORIZADAS PARA LIBRAR CHEQUES.

37 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL13. SI EL CAJERO GUARDA FONDOS PERTENECIENTES A EMPLEADOS, SUELDOS Y SALARIOS NO COBRADOS, ETC, TALES FONDOS DEBEN REGISTRARSE POR SEPARADO. PARA EVITAR QUE LOS FONDOS DE LOS EMPLEADOS SE USEN PARA CUBRIR FALTANTES EL LOS FONDOS DE LA EMPRESA.

38 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL14. OTROS INGRESOS (INTERESES, RENTA, COMISIONES, VENTA DE DESPERDICIO, ETC.) DEBEN SER VERIFICADOS CON REGULARIDAD POR UN FUNCIONARIO, PARA DETERMINAR LAS CANTIDADES RECIBIDAS Y LAS QUE SE DEPOSITARON. LOS CONCEPTOS DE OTROS INGRESOS QUE NO ESTAN CONTROLADOS POR LOS PROCEDIMIENTOS DE FACTURACION, REQUIEREN ESPECIAL CUIDADO PARA CERCIORARSE DE QUE TODOS SE REGISTRAN.

39 BANCOS MEDIDAS DE CONTROL OBJETO DE CONTROL15. CONTROLES APLICABLES A CASOS ESPECIALES CUANDO CUALQUIERA DE LOS CONTROLES ANTERIORES SEA INAPLICABLE, SE DEBEN BUSCAR METODOS SUSTITUTIVOS, DE ACUERDO CON LAS CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA O EL NEGOCIO. EN ALGUNOS CASOS SE NECESITARAN CONTROLES SUPLEMENTARIOS, LO CUAL DEPENDE DE LA NATURALEZA E IMPORTANCIA DE LAS TRANSACCIONES, EN RELACION CON LA DISPONIBILIDAD, COMPETENCIA Y CONFIANZA DEL PERSONAL QUE LOS MANEJE.

40 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL1-FORMAS DE CHEQUE IMPRESAS CON SELLO DE GOMA QUE DIGA “NO NEGOCIABLE-SOLO PARA DEPOSITO EN CUENTA..” Y NOMINATIVA. OBJETO DE CONTROL 1-ESTA ES LA FORMA MAS SEGURA DE EXPEDIR CHEQUES, MEDIANTE LA CUAL EL LIBRADOR SE ASEGURA DE QUE EL CHEQUE LLEGUE AL BENEFICIARIO. LA IMPRESIÓN O EL SELLO ASEGURA QUE LAS DESVIACIONES, COMO CHEQUES AL PORTADOR, REQUIEREN ESPECIAL ATENCION DE LAS PERSONAS QUE FIRMAN LOS CHEQUES.

41 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL2-CONTROLAR LA EXISTENCIA DE FORMAS DE CHEQUES. OBJETO DE CONTROL 2-PARA QUE LOS CHEQUES SE USEN EN SECUENCIA. TAMBIEN PARA HACER MAS DIFICIL QUE PERSONAS SIN AUTORIZACION TOMEN FORMAS DE CHEQUES (QUE PUEDAN SER USADAS POR EJEMPLO, PARA CUBRIR SUSTRACCIONES DE EFECTIVO DEPOSITANDO CHEQUES DE LA PROPIA EMPRESA).

42 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL3-LOS CHEQUES CANCELADOS DEBERAN MUTILARSE Y ARCHI-VARSE. 4-LOS CHEQUES DEBEN PROTEGER-SE CON MAQUINA PROTECTORA. 5-EMPLEAR FIRMAS MANCOMUNA-DAS, A MENOS QUE UNA PERSONA AUTORICE LA EMISION DEL CHEQUE Y OTRA REFRENDE LA AUTORIZACION Y ESTAS PESONAS NO ESTEN RELACIONADAS NI TENGAN RELACION ALGUNA ENTRE SI. OBJETO DE CONTROL 3-LOS CHEQUES FALTANTES PUEDEN SER USADOS COMO EN EL PUNTO ANTERIOR. 4-SE EVITA LA ALTERACION DE LOS MISMO. 5-MEDIDA UTIL DISEÑADA PARA HACER NECESARIO COLUDIRSE PARA COMETER FRAUDE.

43 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL6-EN CASO DE QUE HAYA FIRMAS MANCOMUNADAS, CUANDO MENOS UNA NO DEBE SER RESPONSABE DE: REGISTRO DE OPERACIONES, O CUSTODIA DE EFECTIVO, O AUTORIZACION DE COMPRO-BANTES 7-LA DISTRIBUCION DE LOS CHEQUES NO DEBE SER EFECTUADA POR UN EMPLEADO RELACIONADO CON EL PUNTO ANTERIOR. OBJETO DE CONTROL 6-PARA CERCIORARSE DE QUE CUANDO MENOS UN FIRMANTE ES COMPLETAMENTE INDEPENDIEN-TE. 7-SI SE DAN LOS CHEQUES A CUALQUIER PERSONA CON EL PUNTO ANTERIOR SE ROMPE EL CONTROL.

44 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL8-NO FIRMAR CHEQUE POR ANTICIPADO EN NINGUNA CIRCUNSTACIA. 9-CONTROLAR ESTRICTAMENTE EL USO DE CHEQUE AL PORTADOR. 10-TODAS LAS TRANSACCIONES DE EFECTIVO DEBEN SER REGISTRA-DA DE INMEDIATO, ESPECIAL-MENTE TRASPASO DE BANCO A BANCO OBJETO DE CONTROL 8-EN ESTE CASO NO HAY CONTROL CUANDO LOS FONDOS SE DESEM-BOLSAN. AUNQUE SE PUEDEN VERIFICAR LOS CHEQUES POSTERIORMENTE, PUDEN SER YA DEMASIADO TARDE. 9-EL EFECTIVO ES EL ACTIVO MAS VULNERABLE Y DEBE SER MANTE-NIDO AL MINIMO. 10-PARA EVITAR CUBRIR DESFALCO MEDIANTE UN TRAPASO DE FIN DE PERIODO (TEMPORAL), DE UNA CUENTA A OTRA.

45 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL11-CUANDO SE PRESENTAN A FIRMAR LOS CHEQUES, TODOS DEBEN DE ESTAR RESPALDADOS POR COMPROBANTES. 12-LOS COMPROBANTES DEBEN CONTENER LA EVIDENCIA DE QUE FUERON EXAMINADOS POR LAS PERSONAS QUE FIRMAN LOS CHEQUES. 13-LOS COMPROBANTES PARA PAGOS DEBEN SER APROBADOS POR OTRO FUNCIONARIO DIFERENTE DEL QUE INICIA EL PAGO. OBJETO DE CONTROL 11-CAPASITA AL FIRMANTE PARA CERCIORARSE DE LO CORRECTO DEL PAGO. 12-PARA EVITAR LOS CHEQUES MECANICAMENTE. 13-HACE NECESARIO COLUDIRSE PARA HACER PAGO FRAUDULEN-TO.

46 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL14-LOS COMPROBANTES DEBEN PODERSE IDENTIFICAR POR EL NUMERO DEL CHEQUE Y/O NUMERO DEL COMPROBANTE, ASI COMO POR EL SELLO FECHADO DE PAGO O TAMBIEN PUEDEN SER CANCELADOS AL FIRMAR EL CHEQUE. 15-TENER SISTEMA EFICIENTE PARA VERIFICAR LAS ENTRADAS Y PARA ARCHIVAR LOS COMPROBANTES. OBJETO DE CONTROL 14-SE EVITA LA SUSTITUCION DE COMPROBANTE Y LA PRESENTACION DE LOS MISMOS DOCUMENTOS DOS VECES A DIFERNTE FUNCIONARIOS. 15-PROPORCIONA EVIDENCIA COMPLETA ACERCA DE LA NATURALEZA DE LAS TRANSACCIONES, JUNTO CON PRUBA DEL PAGO.

47 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL16-LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DEBEN ELABORARSE PERIODICAMENTE “CUANDO MENOS UNA VES AL MES”. OBJETO DE CONTROL 16-LA PRONTA DETECCION DE IREGULASRIDADES ESENSIAL PARA EL CONTROL INTERNO. EN LOS CASOS QUE SE MANEJAN CANTIDADES FUERTES DE EFECTIVO, SE HACEN NECESARIA BERIFICACIONES MAS FRECUENTES QUE SI LOS DEPOSITOS (Y LOS DESEMBOLSOS) ESTAN PRINCIPALMENTE REPRESENTADOS POR CHEQUES.

48 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL17-LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DEBEN SER PREPARADAS POR PERSONAS NO RELACIONADAS CON EL REGISTRO O MANEJO DE EFECTIVO O CON LA FIRMA DE CHEQUE. 18-LOS ESTADOS DE CUENTA DEL BANCO DEBERAN SER ENVIADOS DIRECTAMENTE A LA PERSONA QUE PREPARA LAS CON CILIACIONES OBJETO DE CONTROL 17-LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DEJARAN DE SER UNA VERIFICACION AL MANEJO, SI EL REGISTRO DE DINERO Y LA FIRMA DE CHEQUES LOS HACEN EMPLEADOS RELACIONADOS CON ESTAS FUNCIONES. 18-SE EVITAN ALTERACIONES FRAUDULENTAS DE LOS ESTADOS DE CUENTA O SUSTITUCION DE HOJAS DE CUENTA POR HOJAS FALSIFICADAS.

49 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL19-ANOTAR LA SUMA DE LAS COLUMNAS DE “BANCO” EN EL LIBRO DE CAJA; AL ANOTAR LOS CHEQUES ANTIGUOS PENDIENTES DE PRESENTACION, LAS FICHAS DE DEPOSITO DEBEN SER VERIFICADAS POR LA PERSONA QUE PREPARA LA CONCILIACION. OBJETO DE CONTROL 19-PARA QUE UNA CONCILIACION SEA EFECTIVA ES NECESARIO: VERIFICAR QUE TODOS LOS CHEQUES ESTEN INCLUIDOS. VERIFICAR LA PRONTITUD DE LOS DEPOSITOS. VERIFICAR CUIDADOSAMENTE LAS PARTIDAS PENDIENTES. ESTAR EN GUARDIA CONTRA ASUNTOS FRAUDULENTOS O ALTERACIONES.

50 DESEMBOLSOS DE CAJA MEDIDA DE CONTROL OBJETO DE CONTROL20-EMPLEAR UN SISTEMA DE FONDO FIJO PARA DESEMBOLSOS A TRAVES DE SUCURSALES 21-UTILIZAR CONTROLES APLICABLES A CASOS ESPECIALES. OBJETO DE CONTROL 20-AL REQUERIR LA PRESENTACION DE COMPROBANTES PARA EFECTUARSE EL REEMBOLSO, SE PUEDE MANTENER UN CONTROL ESTRICTO. 21-CUANDO CUALQUIERA DE LOS CONTROLES ANTERIORES SEA INAPLICABLE, SE DEBEN BUSCAR METODOS SUSTITUTOS, SEGÚN LAS CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA. EN ALGUNOS CASOS SE NECESITARAN CONTROLES SUPLEMENTARIOS DEPENDIENDO DE LA NATURALEZA E IMPORTAN-CIA DE LAS TRANSACCIO-NES EN RELACION CON LA RESPONSA-BILIDAD, COMPETENCIA Y CONFIANZA DEL PERSONAL QUE LAS MANEJE

51 INVERSIONES MEDIDAS DE CONTROLLos certificados de acciones, las acciones,etc.,deben ser guardados por una persona independiente o por el banco. El registro debe estar al día, cotejado periódicamente con los certificados de acciones,etc.,así como la contabilidad. Llevar cuenta y razón de los ingresos provenientes de este concepto. Las transacciones de valores deben ser autorizadas por el consejo de administración. Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorización de cuando menos dos funcionarios. Emplear controles aplicables a casos especiales. OBJETO DE CONTROL La separación del registro y de la custodia para aumentar la seguridad. Evita la sustracción u ofrecer los valores en garantía de prestamos personales. Evita la sustracción de ingresos, intereses, venta de valores etc. que de otra manera pudieran no registrarse, además evita transferencias de valores no autorizadas. Asegura una política de inversiones determinada o ratificada en el mas alto nivel. Supervisión del custodio deseable cuando las inversiones son de consideración. Así mismo, sirve de protección al custodio. Cuando cualquiera de los controles anteriores sea inaplicable, se deben buscar métodos sustitutivos, de acuerdo con las características de la empresa. En algunos casos se necesitaran controles suplementarios, lo cual depende de la importancia de las transacciones, en relación con la responsabilidad,competencia y confianza del personal que la maneja.

52 Documentos por cobrar Medidas de controlEstos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja. Objeto Evita que se usen documentos por cobrar para no permitir o retrasar el descubrimiento de cuentas de cobro dudoso, cuentas erróneas y fondos sustraídos.

53 Documentos por cobrar Medidas de controlEstos documentos deben ser registrados detalladamente.

54 Documentos por cobrar Medidas de controlEl registro del que se habla en el punto 2 deberá contener fecha de presentación y anotación de falta de pago. Objeto a) Asegura el registro de todas las cobranzas. b) Facilita la supervisión de los documentos no pagados a su vencimiento.

55 Documentos por cobrar Medidas de controlConciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta de control. Objeto a) Permite asegurarse de que todos los documentos por cobrar han sido registrado en el auxiliar y en el mayor. b) Permite localizar diferencias y razones de esta.

56 Documentos por cobrar Medidas de controlRegistrar el descuento de documentos. Objeto Facilita la determinación del pasivo de contingencia.

57 Documento por cobrar Medidas de controlRequerir deudores para confirmar los saldos de documentos no pagados. Objeto Permite descubrir errores y desfalcos.

58 Documentos por cobrar Medidas de controlRevisar periódicamente los pagos vencidos (por un empleado independiente). Objeto Evitar manejos en los fondos ya que aquellos pueden ser la causa de pagos aparentemente vencidos.

59 Documentos por cobrar Medidas de controlOrganizar las funciones del custodio de tal manera que le sea innecesario tener acceso a: a) Registro de caja. b) Auxiliar de cuentas por cobrar o libro de mayor. Objeto Separación necesaria para que los registros sirvan de control del custodio.

60 Documentos por cobrar Medidas de controlRespecto de los documentos por cobrar estos deben ser: a) Dados al banco en custodia, o b) guardados bajo llave, o c) guardados en caja de seguridad, e d) inspeccionados periódicamente por funcionario capaz. Objeto Puesto que los documentos son negociables y peden convertirse en efectivo requieren mas salvaguardas de custodia, que activos menos susceptibles de sustracción.

61 Documentos por cobrar Medidas de controlControlar la recuperación de documentos dados de baja. Objeto Evitar sustracción de cobranzas ulteriores.

62 Documentos por cobrar Medidas de controlEmplear controles aplicables a casos especiales. Objeto Cuando cualquiera de los controles anteriores sea inaplicable, se deben buscar métodos sustitutivos, según las características de la empresa. En algunos casos se necesitaran controles suplementarios, lo cual depende de la naturaleza e importancia de las transacciones, en relación con la responsabilidad, competencia y confianza del personal que las maneje.

63 Cuentas por cobrar. Medidas de control Objeto de controlEl total de las cuentas individuales debe ser conciliado periódicamente con la cuenta de control en el mayor general. La antigüedad de saldos debe ser revisada periódicamente por un empleado; esta labor es independiente de las funciones relativas a cuentas por cobrar o a la recepción de efectivo. Verificación de la corrección aritmética de los pases. Prevención contra malos manejos, ya que mediante la investigación delos saldos antiguos, se pueden descubrir remesas no restringidas o restringidas en cuenta equivocada.

64 Cuentas por cobrar. Medidas de control Objeto de controlLos estados de cuenta deben ser enviados con regularidad a todos los deudores. Los estados de cuentas deben ser cotejados independientemente con el auxiliar y enviados por correo sin que la persona que lleva el auxiliar o el correo tenga acceso a ellos Capacita al deudor para reportar discrepancias. Las excepciones al envió de estados de cuenta permite usar esta cuenta para esconder sustracciones. Permite asegurarse de que el estado de cuenta coincide con la cuenta y que no sea interceptado por aquellos que están en los puestos que le permiten sustraer efectivo o esconder la sustracción del mismo.

65 Cuentas por cobrar. Medidas de control Objeto de controlLa entrega de estados de cuenta por parte de agentes viajeros debe estar prohibida. Otro funcionario, aparte del cajero, encargado de crédito o empleado responsable del auxiliar debe encargarse de: Aclarar todas las partidas sujetas a controversias. Confirmar saldos ocasionalmente. Reduce la oportunidad de que los agentes viajeros sustraigan dinero . Disminuye las posibilidades de sustracción por parte del cajero, encargado de crédito o empleado responsable del auxiliar de cuenta por cobrar, el cerciorarse de que todas las cuentas, especialmente no conciliadas, reciban atención independiente.

66 Cuentas por cobrar. Medidas de control Objeto de controlLos siguientes conceptos deben ser aprobados por un funcionario responsable: Anticipos a empleados. Cuentas de cobro dudoso dadas de baja. Abonos por ajuste. Las cuentas de cobro dudoso recuperadas deben ser controladas por un funcionario capaz. Evita que el dinero sustraído sea cancelado mediante cargos a cuenteas de empleados o abonos por bajas o por ajuste. Cuando una cuenta ha sido dada de baja, cualquier cantidad recuperada posteriormente, es susceptible de malversación.

67 Cuentas por cobrar. Medidas de control Objeto de controlRespecto de las notas de crédito, estas deben ser: Numeradas progresivamente. Controladas totalmente. Autorizadas por persona responsable que no tengan acceso al efectivo. Se debe contar con la aprobación especifica del funcionario para: Otorgar descuentos especiales o irregulares. Pagar saldos acreedores. Las notas de crédito requieren control especial ya que pueden emitirse para ocultar sustracciones de dinero. Los descuentos especiales o aquellos no reclamados por deudores, pueden usarse para cubrir sustracciones de dinero. Evitar realizar pagos de saldos acreedores originados por errores en pases de crédito u omisiones de débitos.

68 Cuentas por cobrar. Medidas de control Objeto de controlLas labores del encargado del auxiliar de cuentas por cobrar deben ser independientes de: Todas las funciones de efectivo. Verificación de facturas y notas de crédito. Verificación de los totales de ventas y otros créditos. Pases a cuentas de control. Autorización de bajas de cuentas de cobro dudoso. Separación de las funciones de registro de cuentas por cobrar respecto de las cajas, preparación de fuentes de contabilización y control de totales y de bajas y ajustes, reduce la ocultación de sustracciones de efectivo.

69 Cuentas por cobrar. Medidas de control Objeto de controlSi hay mas de un empleado encargado del auxiliar de cuentas por cobrar, cambiarlo de sección de responsabilidad de cuando en cuando. El funcionario responsable de las cobranzas no debe estar relacionado con los encargados del auxiliar de cuentas por cobrar. La rotación de la responsabilidad proporciona verificación de un encargado a otro. El funcionario sirve como control de trabajo del encargo del auxiliar de cuentas por cobrar y del cajero.

70 Cuentas por cobrar. Medidas de control Objeto de controlEl funcionamiento responsable de otorgar el crédito debe estar segregado de: Departamento de ventas. Encargados de auxiliar de cuentas por cobrar. Caja. Si consideramos que el encargado de crédito determina la legitimidad de los deudores, debes ser independiente de: El departamento originador del deudor. Los registros que sirven como control de la capacitación crediticia del deudor. El departamento que recibe dinero del deudor.

71 Cuentas por cobrar. Medidas de control Objeto de controlEmplear controles aplicables a casos especiales. Cuando cualquiera de los controles anteriores sean inaplicables se deben buscar métodos sustitutivos, de acuerdo con las características de la empresa. En algunos casos se necesitaran controles suplementarios, lo cual depende de la naturaleza e importancia de las transacciones, en relación con la responsabilidad competencia y confianza personal que las maneje.

72 Inventarios Llevar inventarios constantes de: Materiales primas Materiales Producción en proceso Producto terminado Refacciones 2. Todas las compras deben ser recibidas por un departamento de recepción, independiente de los departamentos de compras y cuentas por pagar. Objetivo Proporciona información para el control de compras y producción. Las sustracciones de inventarios pueden ser detectadas al comparar en cualquier momento las existencias reales con los registros. La separación de funciones es indispensable ya que hace necesario el coludirse para cubrir entregas con faltantes, devoluciones espurias o pagos sin entrega.

73 Objetivo Son la base para llevar los registros de control de existencias y producción. Evita hacer pagos por entregas con faltantes o sin haber entregas. Para comparación con las facturas. Para comparación con la solicitud de compra. Registro permanente de todos los materiales recibidos. Evitar robos y facilita el control. El grado de control puede variar en relación con el valor de los artículos en inventarios. 3. Tomar las precauciones adecuadas para asegurar que cuando menos, se elaboren cuatro copias de los materiales recibidos, y que se distribuyan a los siguientes departamentos: Almacenes o producción Cuentas por pagar Departamento de compras Departamento de recepción 4. Almacenar todas las existencias de materias primas, materiales, refracciones y producto terminado en un almacén central, cerrado, bajo la supervisión de un custodio.

74 Efectuar entregas de materiales solo con requisiciones debidamente autorizadas.El auxiliar de inventarios debe ser llevado por personas que no sean responsables del manejo físico de los inventarios. Verificar los registros de inventarios en los siguientes aspectos: Conteos completos de existencias. Conteos por pruebas selectivas durante un periodo no mayor de un año. Objetivo Garantiza que los inventarios serán empleados solamente con fines autorizados. Separación conveniente de funciones, para que los registros sirvan de control de personas que manejan las existencias. Revela faltantes de inventarios. El elemento sorpresa inhibe las sustracciones.

75 a) los ajuste de inventarios deben ser investigados.b) los ajustes similares a cuentas de control deben ser autorizados. Objetivo La investigación y la autorización evita los faltantes de inventario y el ocultamiento de errores. Las diferencias llama la atención de la Gerencia. Facilita a las personas indicadas la determinación de si las cuentas de control necesitan o no ajuste; tambien proporciona si las razones dadas para tales ajustes son legitimas.

76 Objetivo Proporciona informacion al departamento de ventas para propmover la venta del producto y para tomarse en cuenta en la valoracion de inventarios. Para tomarse en cuenta en la valoracion de inventarios y para disponer de los articulos obsoletos. Asegura que las existencias se conserven dentro de los limites, y los departamentos de compras y produccion no hagan inversiones, ventas o baja de los mismos. Se necesita controles especiales para inventarios fuera de la supervisión directa del almacenista custodio ya que tales inventarios son supcetibles en consideracion o de perdida. 9. Preparar periódicamente reportes sobre existencias, que sean: De movimiento lento. Obsoletas Fuera de los mínimos y máximos. Dañadas. Supervisar los siguientes articulos, bajo el control de contabilidad. Articulos en consignacion. Materiales en poder de proveedores o subcontratistas. Materiales o mercancia en bodegas foraneas. Mercancias embarcada en prestamo o sujeta a aprobacion. Envases.

77 Controlar la mercancia en existencia, que no sea de la empresa, mediante:La sepracion fisica, en el almacen. La separacion contable. 12. a) Emplear instrucciones escritas para guia del personal asignado a la toma de inventarios fisicos, que incluyan: Identificacion y acomodo de las existencias. Cortes de inventario de entrada y salida. Separacion de articulos de poco movimiento, obsoletos o dañados. Control numerico de hojas de toma de inventario y/o tarjetas. Verificacion por personal no relacionado con el almacenamiento o registro. Supervision el trabajo de detalle en la preparacion de las hojas de inventario, en lo que se refiere a: Resumenes de cantidades. Conversiones de unidades. Precio estipulados. Multiplicaciones. Sumas. Sumarizacion de tarjetas y/u hojas. Objetivo Evita que se incluya en inventarios, aunque requiere salvaguardas como si fuera propiedad de la empresa. i) Facilita la identificacion y el conteo correcto. Evita que se cuente dos veces el producto terminado (por ejemplo: como vendido y tambien como existencia en almacen). Asegura que se haya registrado el pasivo correpsondiente a todas las compras d emateriales tomadas en inventarios. Facilita la elaboracion de reportes (vease el punto 9 anterior) y evita la omision de la necesidad de devaluar algunos inventarios. Evita la perdida u ocultamiento de hojas y/o tarjetas. Es conveniente esta separacion de funciones ya que proporciona supervision sobre el almacenista y el personal de contabilidad. b) i) a v) Fomentar la exactitud numerica.

78 Emplear sistema de costos, de manera que:Emplee estandares o sistema que mida la actuacion contra una actuacion predeterminada. Controle por cuentas. Proporcione una determinacion rapida y razonable del costo, con objetivo de valorar inventario. 14. Tanto los articulos dados de baja, pero fisicamente en existencia, como los articulos obsoletos, deben sujetarse a los mismos requerimientos y procedimientos que el resto de las existencias. Objetivo La comparacion entre el costo real y el estandar proporciona medios para la pronta señalizacion de procesos ineficientes de manufactura. Las cuentas de ocntrol suministran los medios para verificar la correcion de los costos en los registros de detalle. Permite la pronta y exacta valoracion del inventario. Inhibe y detecta las sustracciones de articulos dados de baja.

79 Controlar adecuadamente la acumulación y venta de desperdicios así como los sub-productos sujetándolos por ejemplo, a los mismos procedimientos de registro que los inventarios de productos terminados. Asegurar inventario. Todas las existencias. Cobertura adecuada. Cobertura revisada periódicamente. Objeto Los articulos que no estan bajo el control apropiado son mas suceptibles de sustraccion. Objetivo Minimizar las perdidas por incendio.

80 Objetivo Cuando cualquiera de los controles anteriores sea inaplicable, se deben buscar metodos sustitutos, de acuerdo con las caracteristicas de la empresa. En algunos casos se necesitan controles suplementarios, lo cual depende d ela naturaleza e importancia de las transacciones, en relacion con la responsabilidad, competencia y confianza del personal que las maneje. Emplear controles aplicables a casos especiales.

81 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y de oficinaMedidas de control A) preparar presupuesto de inversión en activos fijos y obtener aprobación por escrito para proyectos de cuantía, firmada por un funcionario nombrado por el consejo de Administración y turnar dicho presupuesto a: 1-Departamento de compras. 2-Departamento de ingeniería. 3-Departamento de contabilidad. B) La aprobación debe incluir: 1-Necesidad del desembolso. 2-Costo estimado. 3-Disposición de las unidades que se fueran a reemplazar. 4-Cuentas de cargo y abono. 5-Duración estimada de los activos y tasas de depreciación. Objeto de control A) Permite asegurarse de que las inversiones de capital solamente se inicien por autoridad directa o expresamente delegada del consejo de Administración. 1-Para que el departamento de compras inicie la emisión de pedidos de compra. 2-Para que el departamento de ingeniería este informado, intervenga y ejecute el proyecto en su caso. En determinadas circunstancias permite que el departamento de ingeniería apruebe las facturas. 3-Para que contabilidad compare las facturas, señale desviaciones y prepare el presupuesto de caja. B) 1-Permite cerciorarse de que el desembolso se justifica. Asimismo, facilita la clasificación de las cuentas de activos y las cuentas de gastos a las cuales se debe cargar la depreciación. 2-Los desembolsos excedidos ya autorizados, que se determinen por comparación, requieren autorización expresa del consejo. 3-Contar con información necesaria para que el departamento de contabilidad registre y controle la baja de los activos descontinuados.

82 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y de oficinaMedida de control La recepción de las unidades debe estar sujeta a los mismos procedimientos seguidos para la recepción de materias primas y materias. Objeto Considerando el valor probable de tales unidades, se hace necesario un control adecuado. La naturaleza poco usual de las unidades no debe ser razón para hacer excepciones en los procedimientos de recepción.

83 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y de oficinaMedidas de control Los desembolsos por concepto de salarios, a los materiales y almacenajes deben estar sujetos a los mismos procedimientos ya establecidos para gastos normales. Objeto Véase objeto del punto 2 anterior.

84 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y de oficinaMedida de control Respecto de la planta de construcción esta debe estar: a) Sujeta a control por cuentas especificas del libro mayor. b) Controlada por numero de orden de trabajo. c) Aprobada y definida claramente. Aprobación de las variaciones que resulten al confrontar las estimaciones del presupuesto. Objeto a) Los traspasos a las cuentas de libro mayor de activos establecen la capitalización, y las fechas en que comienza a correr la depreciación contable. b) La orden de trabajo asegura la clasificación correcta y facilita la comparación con las cantidades y los montos autorizados originalmente. c) Estas aprobaciones y detalles facilitan el control adecuado de los desembolsos reales con los presupuestos.

85 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y de oficinaMedidas de control Mantener auxiliar de activo fijo: a) Mostrando ubicación. b) Mostrando duración estimada y tasas de depreciación. c) Enviando copia a los jefes de departamento involucrados d) Conciliando este periódicamente con las cuentas de control. Objeto Se requieren para: a y c) Control físico. b) Elaboración de cedulas analíticas de depreciación. c) Programas de mantenimiento. d) Exactitud.

86 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y de oficinaMedidas de control a) Los activos deberán identificarse por numero. b) Los inventarios físicos deben ser cotejados y conciliados periódicamente con el auxiliar de activo fijo. Objeto Para confirmar la existencia y la ubicación de los activos.

87 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y oficinaMedidas de control a) establecer política referente a tasas de depreciación. b) Las unidades totalmente depreciadas deben registrarse en el auxiliar de activo fijo, con la anotación adecuada. Objeto a) procura un política contable consistente. b) Salvaguarda contra la depreciación en exceso y perdida de las unidades totalmente depreciadas o dadas de baja.

88 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y oficinaMedidas de control Respecto de las escrituras de propiedad: a) Anotar detalladamente los datos completos en el registro correspondiente. b) El custodio no debe tener relación alguna con las funciones contable. Objeto a) El registro proporciona lista permanente de referencia en caso de perdida. b) Separación de las funciones de custodia y de contabilización.

89 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y oficinasMedidas de control Controlar herramientas de mano, en lo que respecta a: a) Adquisición. b) Disminución del costo. Objeto Evita que activos fijos se den de baja contra gastos si se tratara de equipo menor.

90 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y oficinaMedidas de control Revisar periódicamente coberturas de riesgos de activos fijos. Objeto Es responsabilidad de los directivos salvaguardar los bienes de la empresa, para cerciorarse de lo adecuado de las coberturas.

91 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y oficinaMedidas de control a) Efectuar bajas y traspasos solo mediante autorización expresa y copia al departamento de contabilidad. b) Las ventas de activo fijo deben estar sujetas a los mismos procedimientos establecidos para las ventas de productos terminados. Objeto a) La notificación y autorización de las bajas es necesaria para cerciorarse de que los ingresos obtenidos por ventas de activos fijos, se contabilicen, y para que los auxiliares de activos fijo se puedan tener al corriente. b) Si las ventas de activo fijo no están sujetas a los mismos procedimientos, los activos se pueden sacar de la planta sin autorización.

92 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y oficinaMedidas de control Definir políticas y distinguir los conceptos de capitalización, reparación y mantenimiento. Objeto Para lograr una clasificación consistentemente correcta.

93 Terrenos, edificios, maquinaria y equipos de fabrica y oficinaMedidas de control Aplicar otros controles en casos especiales. Objeto Cuando cualquiera de los controles anteriores sea inaplicable, se deben buscar métodos sustantivos, según las característica de la empresa. En algunos casos se necesitaran controles suplementarios, lo cual depende de la naturaleza e importancia de la transacciones, en relación con la responsabilidad, competencia y confianza del personal que les maneje.

94 PROVEEDORES COMPRAS Y GASTOSOBJETO EL ANALISIS DE LOS SALDOS PENDIENTES DE PAGO A PROVEEDORES DEBE CONCILIARSE PERIODICAMENTE CON LA CUENTA DE CONTROL COTEJAR LOS ESTADOS DE CUENTAS DEL PROVEEDOR CON EL REGISTRO DE COMPRAS O EL AUXILIAR DE PROVEEDORES. APROVAR LOS AJUSTES A CUENTAS DE PROVEEDORES POR UN FUNCIONARIO. Proporciona una verificación doble del total de los saldos de cada proveedor. Esta verificación es mas valiosa si el control en el mayor es determinado por otra persona que no sea la que registra el auxiliar de proveedores. Usar los estados de cuentas de los proveedores como verificación de su cuenta Los ajustes no autorizados que se reflejen en un aumento en los saldos de proveedores, pueden usarse para cubrir sustracciones de efectivos o inventarios.

95 PROVEEDORES, COMPRAS Y GASTOSOBJETO EL DEPARTAMENTO DE CREDITO DEBE APROBAR E INVESTIGAR LOS SALDOS DEUDORES DE CUANTIA. QUE EL PROSEDIMIENTO ESTABLECIDO GARANTICE PAGO DE FACTURA DENTRO DE LAS FECHAS DE DESCUENTO POR PRONTO PAGO. Los saldos deudores en las cuentas de proveedores deben sujetarse el mismo control que las cuentas por cobrar. El pago de factura no sistematizado puede propiciar perdidas por descuentos no tomados.

96 Compras y gastos Compras y gastos ObjetoEL ENCARGADO DE COMPRAS O EL DEPARTAMENTO DE TAL NOMBRE DEBE ESTAR SEPARADO DE: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. REGISTRO DE INVENTARIOS. RECEPCION DE MERCANCIAS. EMBARQUE DE MERCANCIAS. PAGOS DE CONTADO. Separación de autorización, registro y custodia para establecer verificaciones cruzadas.

97 COMPRAS Y GASTOS Compras y gastos OBJETO ERESPCTO A LAS COMPRAS:DEBEN HACERCE MEDIANTE REQUISICIONES DE LOS JEFES DEL DEPARTAMENTO DEBEN SER COORDINADAS CON PRODUCCION Y CON LAS EXISTENCIAS. DEBEN SER ELAVORADAS PARA PROVEEDORES APROVADOS (LISTARNOS) b) DEBEN VERIFICARSE PERIODICAMENTE LOS PRESIOS DE ESTAS, A FIN DE DETERMINAR DE DETERMINAR QUE SON LOS OPTIMOS. a) i) permite que solo se hagan compras autorizadas. ii ) evita comprar demás o de menos . Iii) evita comisiones secretas y asegura compras al mejor precio. Obliga a llevar una lista al día de proveedores, en relación con su compra al mejor precio.

98 Compres y gatos Compras y gastos objetoc) DEBEN EMPLEARSE SOLICITUDES DE COMPRAS (ORDENES), LAS CUALES DEBEN ESTAR: PRENURNERADAS. CONTROLADAS NUMERICAMENTE. D) LA COPIA DEL PEDIDO DEBE SER ENVIADA DIRECTAMENTE A: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. DEPARTAMENTO DE RECEPCION E)CONTABILIDAD DEBERA NOTAR LAS CUENTAS A LAS QUE DEBEN CARGARSE LOS MATERIALES PEDIDOS. Permite controlar entregas. i) permite cotejarlo con la factura. ii) Permite cotejar con el registro de entrada. e) Evita el cargo equivocado cuando se recibe la factura.

99 Compras y gastos proveedores objetoREGISTRAR TODAS LAS ENTRADAS DE MERCANCIAS, ANOTANDO: i) CANTIDAD . ii) CONDICION CONTAR REALMENTE LA CANTIDAD QUE SE ANOTE. CUANDO LA CONDICION O LOCALIDAD SON TECNICAS, REPORTARLAS EN INFORMES DE INSPECCION POR SEPARADO. ENVIAR COPIAS DE LAS NOTAS DE ENTRADA DIRECTAMENTE A LOS DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD Y COMPRAS, DEBIDAMENTE: PRENUMERADAS. CONTROLADAS NUMERICAMENTE POR EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. e) LLEVAR REGISTRO PERMANENTE EN EL DEPARTAMENTO DE RECEPCION . A, b y c) permite verificar la factura por lo que respecta la cantidad y localidad. d) Permite cotejar con la factura y el pedido cerciorarse que se registra el pasivo. e) Verificación de la copia cotejada con la factura.

100 Compras y gastos LAS MERCANCIAS DE VUELTAS DEBEN SER PROSESADAS POR EL DEPARTAMENTO DE EMBARQUES, MEDIANTE REMICIONES LAS CUALES DEBEN SER: ELAVORADAS. CONRELACIONADAS CON LAS NOTAS DE CREDITO DE LOS PROVEEDORES. Permite tramitar y registrar las salidas de mercancías como las vendidas. Permite asegurarse de que se recibe el crédito justo por las mercancías de vuelta.

101 objeto proveedores LA FACTURA DE PROVEEDORES DEBEN SER VERIFICADAS POR PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CONTRA: PEDIDOS. NOTAS DE ENTRADA. REPORTES DE INSPECCION. b) LA PERSONA QUE EJCUTE EL TRABAJO ANTERIOR (PUNTO A) NO DEBE ESTAR RELACIONADA CON: PEDIDOS RECCEPCION c) ANOTACION DE HABER VERIFICADO LAS FACTURAS,POR LO QUE TOCA A: i)PRECIOS ii)FLETES iii)MULTIPLICACIONES Y SUMAS D)LOS COMPROBANTES DEBEN ESTAR DEBIDAMENTE CANCELADOS PARA EVITAR DUPLICACION DE PAGOS Verificación de de la corrección del cargo del proveedor. Para contar con verificación independiente de pedido y recepción. Proporciona evidencia necesaria para para aquellos que aprueban el pago. La firma o la iníciales fijan la responsabilidad. La cancelación de los comprobantes evita el que se vuelvan a presentar los mismos.

102 Compras y gastos En las facturas deben anotarse las cuentas de cargo.Evita cargos equibocados a las cuentas. Permite verificar el punto 11.

103 Compras y gastos Compras y gastos objetoRevisar la inclusión de todos los comprobantes aprobar los mismos Permite cerciorarse de que se han ejecutado todos los controles

104 Compras y gastos Compras y gastos objetoAplicar otros controles según elcaso Cuando cualquiera de los controles anteriores sea inaplicable, se deben buscar metodos sustitutivos según las caracteristica de la empresa.En algunos casos se necesitaran controles suplementarios, lo cual depende de la naturaleza e importancia de las transacciones, en relacion con la responsabilidad, competencia y confianza del personal que las maneje.

105 Nomina y lista de raya nomina objetoRespecto de los registros de personal el departamento a su cargo o el funcionario, independiente del pagador, es el que debe encargarse de tales registro, los cuales, previa autorizacion , deben contener. a)Generales del contrato de trabajo y de la terminacion del mismo b)Autorizacion de bases del sueldo cada vez que este se modifique. c)ausentismo, vacaciones y enfermedades. d)Muestras de su firma Los registros independientes del pago constituyen una salvaguarda contra el pago a empleados ficticios o a los que ya no trabajan en la empresa, contra pagos incorrectos por dias no trabajados. Las muestras de firmas proporcionan identificacion para los salarios no reclamados.

106 Nomina y lista de raya nomina objeto Respecto de las horas trabajadasa)Estas deben detallarse en hojas de tiempo o tarjetas marcadoras. b)La anotación que se haga en las tarjetas marcadoras debe ser supervisada durante las horas de entrada y salida o haciendo que el empleado recoja la tarjeta en la oficina de personal, cuando no llegue a tiempo. c)Llevar registros por orden de trabajo o departamentos firmados por el supervisor. Estos deben llevarse además de la tarjetas. Determinación del tiempo de trabajo independientemente de las personas que trabajan en la oficina del personal. Evita que un empleado marque por otro. Los registros de horas trabajadas, autorizados por el supervisor, proporcionan una verificación independiente de las tarjetas de tiempo, al conciliarla.s con la horas pagadas

107 Nomina y lista de raya objeto Nominas3. RESPETO DE LA PREPARACION DE NOMINA DE CONTABILIDAD QUE ELAVORE CALO LISTA DE RAYA. EL PERSONAL CULOS DE SUELDOS Y SALARIOS NO DEBE TENER RELACION CON: CONTRATACION DE PERSONAL. AUTORIZACIONDE SUELDOS Y SALARIOS. RREGISTRO DE TIEMPOS TRABAJADOS. COSTEO DE MANO DE OBRA EN LAS ORDENES DE TRABAJO. CAMBIO DEL CHEQUE CORRESPONDIENTE A SUELDOS Y SALARIOS, POR EFECTIVO. DISTRIBUCION DE LOS SOBRES DE PAGO. b) LLEVAR A CABO ROTACION DE FUNCIONES. La separación del personal que prepara los sueldos y salarios respecto del que contrata, calcula tiempos trabajados, determina importes y efectúa el pago, hace necesario el coludirse para ocultar fraudes. La rotación aumenta la posibilidad de descubrir fraudes.

108 Nominas y lista de rayasobjeto c) VERIFICAR DOS VESES TODOS LOS CALCULOS ARTIMETICOS. d)CONSILIAR LA DISTRIBUCION DE LA MANO DE OBRA PARA FINES DE COSTOS DE LOS REGISTROS DE TIEMPO TRABAJADO, CON EL TOTAL DEL TIEMPO REPORTADO EN LAS TARGETAS DE RELOJ, POR UN FUNCIONARIO. e) AUTORIZAR LAS NOMINAS Y LISTAS DE RAYA ANTES DE FIRMAR EL CHEQUE . f) ESCRIBIR A TINTA Y CON PALABRAS LOS TOTALES DE LAS NOMINAS Y DE LAS LISTAS DE RAYA. g) ELABORAR EL CHEQUE UNICAMENTE POR LA CANTIDAD NETA. La doble verificación evita errores numéricos. La conciliación del total de horas sirve como verificación de los departamentos de personal y costos. Los pagos de sueldos y salarios representan desembolsos importantes, por lo que el funcionario que los autoriza debe constatar que se han seguido todos los pasos de control. Evita alteraciones fraudulentas. Las palabras son difíciles de alterar. Evita manipulaciones con el dinero retenido por “deducciones” (impuestos, cuotas, etc.).

109 Nomina y lista de raya Nominas Objeto4. CONTROL RELACIONADO CON EL CAMBIO DEL CHEQUE Y LA PREPARACION DE SOBRES DE PAGO: EL CHEQUE DEBE SER CAMBIADO POR EL CAJERO. ENTES DEL PAGO Y DURANTE LA INCERSION DEL DINERO EN LOS SOBRES Y HASTA QUE ESTOS SE ENTREGUEN, EL ACCESO AL EFECTIVO CORRERA A CARGO SOLO DEL PERSONAL DESIGNADO, QUE NO TENGA NADA QUE VER CON LA ELAVORACION DE LAS NOMINAS Y DE LAS LISTAS DE RAYA. Los empleados que determinan el monto del efectivo y las personas que deban recibirlo no tienen incentivos para falsificarlos si ellos mismos no se pueden quedar con el dinero. La falta de responsabilidad delimitada para el control del dinero hace difícil la localización de irregularidades.

110 Nomina y lista de raya. Nominas objeto5. RESPECTO DEL PAGO DE LOS EMPLEADOS: EL PAGADOR DEBE ESTAR ACOMPAÑADO DE ALGUIEN INDEPENDIENTE DE TODAS LAS FUNCIONES DE NOMINAS Y LISTAS DE RAYA. SE DEBE IDENTIFICAR A LOS EMPLEADOS QUE RECIBEN LOS SOBRES YA SEA PERSONALMENTE O MEDIANTE LA REPRESENTACION DE SUS TARGETAS DE TIEMPO FIRMADAS, E IR MARCANDO EN LA LISTA DE ENTREGA DE LOS SOBRES, CONFORME SE VAN DISTRIBUYENDO. LAS TARGETAS DE TIEMPO DEBEN SER DISTRIBUIDAS PARA QUE SEAN FIRMADAS, IINDEPENDIENTEMENTE DEL PAGADOR, Y COTEJADAS DEPUES DEL PAGO. DEBEN CAMBIARSE LAS FUNCIONES DEL PAGADOR DE CUANDO EN CUANDO. Salvaguardarse con pagos falsos.

111 Nomina y lista de raya. Nominas objeto6. SOBRES DE SUELDOS Y SALARIOS NO COBRADOS. EL PAGADOR DEBE HACER INMEDITAMENTE UNA LISTA DE LOS SOBRES NO COBRADOS Y ENTREGARLOS AL CUSTODIO, QUIEN FIRMARA DE RECIBIDO. EL CUSTODIO DE LOS SOBRES NO COBRADOS NO DEBE CUSTODIAR OTROS FONDOS NI SER RESPONSABLE DE LA PREPARACION DE NOMINAS Y LISTAS. IDENTIFICAR CUIDADOSAMENTE A LA PERSONA QUE COBRE POSTERIORMENTE TALES SOBRES. UN FUNCIONARIO DEBE REVISAR PERIODICAMENTE EL REGISTRO DE SUELDOS Y SALARIOS NO COBRADOS. Descargar la responsabilidad del pagador. Evitar usar los sueldos y salarios no cobrados, para cubrir faltantes en otros fondos. Procedimiento necesario ya que el custodio puede no conocer al empleado que reclama el sobre. Asegura que los sueldos y salarios no cobrados se vuelvan a depositar en el banco en un tiempo razonable.

112 Nomina y lista de raya. Nominas objeto7. APLICAR OTROS CONTROLES A CASOS ESPECIALES. Cuando cualquiera de los controles anteriores sea inaplicable, se debe buscar métodos sustituidos, según las características de la empresa. En algunos casos se necesitaran controles suplementarios, lo cual depende de la naturaleza e importancia de las transacciones, en relación con responsabilidad, competencia y confianza del personal que las maneje.

113 Otros controles. Otros objeto 1.a) CONTAR CON CUADRO DE ORGANIZACIÓN AL DIA. EMITIR POR ESCRITO LAS PRINCIPALES POLITICAS CONTABLES (POR EJEMPLO, BASES DE EVALUACION DE INVENTARIOS, CAPITALIZACION, DEPRECIACION, ETC.), CON APROBACION DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO. Los cuadros de organización claros y bien planeados son necesarios para la clara definición y asignación de responsabilidad de funcionarios y empleados de lo cual depende, en gran parte, el funcionamiento eficiente de una organización y el desarrollo de un buen sistema de control interno. Como guía para los funcionarios sobre las principales políticas de contabilidad, a fin de asegurar que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistente.

114 Otros controles otros objeto2. RESPECTO DE LAS OBLIGACIONES DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS: DEFINIRLAS CON CLARIDAD. DELIMITARLAS RAZONABLEMENTE EN CUANTO A AUTORIDAD, CON OBJETO DE QUE NINGUNA PERSONA PUEDA DOMINAR O EJERCER INFLUENCIA EXCESIVA SOBRE OTRAS QUE NO SE REPORTAN CON ELLA DURANTE EL DESARROLLO DE SU TRABAJO. ESTAS DEBEN ESTAR DE ACUERDO CON LAS OBLIGACIONES QUE SE ESTABLEZCAN EN LOS ESTATUTOS. Evita la duplicación de trabajo, invasión de funciones, omisión de funciones importantes, malos entendidos, fricciones y otras situaciones que pudieran resultar en el debilitamiento del control interno. La delimitación de responsabilidades evita que el personal responsable de ciertas obligaciones sea influido por un funcionario de mayor jerarquía fuera de su área de responsabilidad, para ocultar o cometer irregularidades. La obligación de la empresa debe estar de acuerdo con los deseos de los accionistas, reflejados en los estatutos.

115 Otros controles otros objeto RESPECTO DE LA MANUALES DE CONTABILIDAD:EL SISTEMA DE AUTORIZACIONES Y EL REGISTRO DE METODOS Y PROCEDIEMIENTOS QUE SE DEBAN SEGUIR EN EL DESEMPEÑO DE LAS OBLIGACIONES Y FUNCIONES, DEBEN ESTAR EXPRESADOS CLARAMENTE EN MANUALES DE REFERENCIA O SU EQUIBALENTE. Véase 2, a). La separación eficiente de obligaciones depende en gran parte de la precisión y el detalle de la planeación de todos los procedimientos y la cuidadosa asignación de labores.

116 Otros controles otros objetoPERMITEN (POR MEDIO DE LA AUDITORIA INTERNA O LAS VERIFICACIONES INTERNAS DEL SISTEMA DE OTROS MEDIOS) CERCIORARSE DE QUE LOS METODOS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN LOS MANUALES SON OBSERVADOS CON FIDELIDAD. DEBEN PREVER DE INCLUSION DE: COMITÉ DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS, FUNCIONARIOS O DEPARTAMENTO ENCARGADO DE ESTUDIAR FORMAS, METODOS, PROCEDIEMIENTOS DESDE ESL PUNTO DE VISTA DE EFICIENCIA Y DE EFECTIVIDAD DEL CONTROL. LOS CAMBIOS EN METODOS Y PROCEDIMIENTOS REQUIEREN APROVACION FORMAL. Asegura la veracidad de la información contable producida al determinarse si el sistema establecido se esta siguiendo. La revisión constante de los sistemas se hace necesaria para cerciorarse de que los procedimientos establecidos se estén mejorando constantemente y que los cambios se efectúen solo después de un estudio cuidadoso de todas las repercusiones de los mismos. Los cambios de métodos y procedimientos requieren aprobación formal , en vista de que la gerencia depende en gran parte de la efectividad de los mismos. Los cambios no autorizados pueden crear oportunidades para que se cometan fraudes y errores.

117 Otros controles. Otros objeto4. SE DEBE ESTABLECER UN CATALOGO DE CUENTAS FORMALMENTE PARA: FACILITAR LA ELAVORACION ECONOMICA DE ESTADOS FINANCIEROS Y REPORTES. INCLUIR LAS CUENTAS NECESARIAS PARA REFLEJAR A DECUADA Y VERAZMENTE: ACTIVOS Y PASIVOS, INGRESOS, COSTOS Y GASTOS; ESTOS CONCEPTOS DEBEN DETALLARSE LO SUFICIENTE PARA QUE SEAN UTILES A LA GERENCIA EN EL CONTRO DE LA OPERACIONES Y EN LA TOMA DE DESICIONES. DEBEN DESCRIBIR CONCISA Y CLARAMENTE QUE SE BEBE INCLUIR EN CADA CUENTA. DELIMITAR TAN CLARO COMO SEA POSIBLE LOS LIMITES ENTRE ACTIVOS FIJOS, INVENTARIOS Y CONCEPTOS DE GASTOS. PROVEER CUENTAS DE CONTRO CUANDO SEA NECESARIO. A, b, c y d) asegura el cargo o crédito correctos por conceptos de ingreso y de inversión. e) La división de los registros contables, cada uno con su cuenta de control, facilita la conciliación y la elaboración de estados y reportes.

118 Otros controles. Otros objetos5. LA FUNCION DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEBE SEPARARSE COMPLETAMENTE DE: VENTAS. PRODUCCION. COMPRAS. DESEMBOLSOS DE EFECTIVO. INGRESOS DE EFECTIVOS. SEGUROS. CREDITO. Cuanto mas independiente sea el departamento de contabilidad de otros departamentos, sus registros son de mas confianza en la supervisión de esos otros departamentos.

119 Otros controles. Otros objeto 6. RESPECTO DE AUDITOR INTERNO:DEBE SEGUIR PROGRAMAS DE TRABAJO ESCRITOS. TALES PROGRAMAS DEBEN ESTAR DISEÑADOS EFICIENTEMENTE PARA PROVAR EL CONTROL INTERNO. DEBE EMITIR REPORTES CUBRIENDO SU EXAMEN. DEBE REPORTAR UNICAMENTE A LA GERENCIA GENERAL. LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA INTERNA, REPORTES Y PAPELES DE TRABAJO DEBEN SER REVISADOS POR EL AUDITOR EXTERNO. Permite asegurar la consistencia en el enfoque y que todos los puntos significativos se cubran en el examen del auditor interno. También facilita la revisión de auditores externos. Indica a la gerencia desviaciones a los sistemas oficialmente establecidos. Como punto de referencia y de decisiones en su caso. Permite asegurar independencia. Permite determinar que grado de confianza se puede depositar en este trabajo para el auditor externo.

120 Otros controles. Otros objeto7. EFECTUAR ROTACION DE LABORES DEL PERSONAL DE CONTABILIDAD . Algunos desfalcos han sido descubiertos solo porque un empleado se a ausentado por enfermedad o vacaciones, y el empleado que reemplazo al anterior ha planteado dudas conducentes al descubrimiento.

121 Otros controles. Otros objeto8. VERIFICAR QUE TODOS LOS EMPLEADOS TOMEN EFECTIVAMENTE SUS VARIACIONES ANUALES Y QUE SUS LABORES SEAN DESEMPEÑADAS POR OTROS EMPLEADOS. El mismo del punto anterior.

122 Otros controles. Otros objeto9. TODOS LOS EMPLEADOS EN PUESTOS DE CONFIANZA DEBEN ESTAR DEBIDAMENTE AFIANZADOS. Permite proteger a la empresa contra perdidas ocasionadas por la infidelidad de un empleado.

123 Otros controles. Otros objeto10. LOS PARIENTES O CONOCIDOS DEBEN SER COLOCADOS EN PUESTO DONDE LA COLUSION SEA IMPROBABLE. Reduce el riesgo de irregularidades, ya que el coludirse es mas frecuente entre parientes.

124 Otros controles. Otros objeto11. RESPECTO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD, ESTOS DEBEN SER: ADECUADOS PARA EL NEGOCIO. LLEVADOS A LA FECHA. BALANCEADOS CUANDO MENOS UNA VES AL MES. Permite obtener reportes veraces y el suministro de información eficiente.

125 Otros controles Otros objeto12. REMITIR A LA GERENCIA REPORTES INTERNOS ADECUADOS PARA LLAMAR LA ATENCION SOBRE RESULTADOS FINANCIEROS ANORMALES, DE TAL MANERA QUE PROVOQUEN PREGUNTAS ACERCA DE SI LAS CIFRAS NO REFLEJAM LOS HECHOS, DE ACUERDO CON LA EXPERIENCIA GERENCIAL EN ESOS ASUNTOS. la gerencia ha descubierto fraudes al poner en duda la veracidad de las cuentas que no parecían reflejar los resultados que eran de esperarse de acuerdo con su experiencia practica.

126 Otros controles. Otros objeto 13. RESPECTO EL CONTROL PRESUPUESTAL:PREPARAR PRESUPUESTOS QUE INCLUYAN: ADICIONES DE ACTIVOS FIJOS. GASTOS DEPARTAMENTALES. COSTOS Y GASTOS. b) LOS PRESUPUESTOS DEBEN BASARSE EN PROYECCIONES DE NECESIDADES Y NO SOLO EN LAS CANTIDADES GASTADAS EN PERIODOS ANTERIORES. c) INVESTIGAR GASTOS EN EXCESO DE LO PRESUPUESTADO. Permite controlar el gasto. Sirve como verificación de los resultados finales. Permite descubrir cargos incorrectos del gasto real o ineficiencia en los presupuestos.

127 Otros controles. Otros objeto14. UN FUNCIONARIO CAPAZ DEBE REVISAR PERIODICAMENTE LO ADECUADO DE LAS COBERTURAS DE SEGUROS (INCENDIO, INVENTARIOS Y ACTIVO FIJO, PERDIDA DE UTILIDADES, RESPONSABILIDAD CIVIL, ROBO, FIANZAS, ACCIDENTE , ETC.) Es responsabilidad de la gerencia ver que los activos de la empresa estén debidamente protegidos.

128 Otros controles. Otros objeto15. RESPECTO DE LAS POLIZAS DE DIARIO, ESTAS DEBEN SER: APROBADAS POR UN FUNCIONARIO. EXPLICADAS ADECUADAMENTE Y RESPALDADAS EN LA DOCUMENTACION PERTINENTE. Se pueden usar las pólizas de diario no autorizadas para cubrir irregularidades. Proporciona información al funcionario que las a prueba para ver que el asiento proceda.

129 Otros controles. Otros objeto16. CUANDO ALGUNOS DE LOS FUNCIONARIOS TAMBIEN SON EJECUTIVOS DE OTROS NEGOCIOS (APARTE DE FILIALES) CON LOS CUALES LA EMPRESA HACE TRANSACCIONES; TALES TRANSACCIONES CON ESAS EMPRESAS DEBEN ESTAR SUJETAS AL MISMO PROCEDIMIENTO USADO CON PROVEEDORES Y CLIENTES NORMALES. ESTABLECER LAS OBLIGACIONES DE ESOS FUNCIONARIOS DE TAL MANERA QUE LAS IREGULARIDADES SEAN POCO PROBABLES. Permite reducir el riesgo de transacciones irregulares en beneficio del funcionario.

130 Otros controles Otros objeto17. TODAS LAS CUENTAS BANCARIAS DEBEN ESTAR A NOMBRE DE LA EMPRESA Y REGISTRADAS EN LIBROS. Permite que se pueda ejercer un control adecuado de las mismas a través del departamento de contabilidad.

131 Otros controles Otros objeto18. APLICAR OTROS CONTROLES A CASOS ESPECIALES. CUANDO CUALQUIERA DE LOS CONTROLES ANTERIORES SEA INAPLICABLE, SE DEBEN EMPLEAR METODOS SUSTITUTIVOS, DE ACUERDO CON LAS CARACTERISTICAS DE LA EMPRESA. EN ALGUNOS CASOS SE NECESITARAN CONTROLES SUPLEMENTARIOS, LO CUAL DEPENDE DE LA NATURALEZA E IMPORTANCIA DE LAS TRANSACCIONES, EN RELACION CON LA RESPONSABILIDAD, COMPETENCIA Y CONFIANZA DEL PERSONAL QUE LAS MANEJE.

132 CAPITAL Medidas de control Objeto de controlpersonal independiente debe llevar los registros de acciones o títulos. a) los certificados no suscritos ni pagados (en el caso de sociedades anónimas) debe estar bajo la custodia del secretario (normalmente los abogados). b) los certificados deben estar impresos en forma especiales. c) las formas mencionadas en b) deben estar prenumeradas. d) estrictamente prohibido, firmar certificados en blanco. e) cancelar adecuadamente los certificados cambiados por acciones . Objeto de control Normalmente los abogados son quienes llevan tales registros. Robustece el control al segregar las transacciones de la empresa con los accionistas respecto de las operaciones normales. a, b y c) dificulta la emisión de certificados fraudulentos. d) pueden darse a una persona no autorizadas al extraviarse. e) los certificados canjeados no cancelados pueden usarse para cometer fraudes por ejemplo, pueden volver a emplearse, ofreciéndolos como garantía para obtener crédito.

133 CAPITAL objeto de control Medidas de controlf) los traspasos de acciones deben ser examinados por un contador publico. g) los traspasos de acciones que no son examinados por un contador publico, cuando menos deben ser verificados por una persona que no sea la encargada de llevar el registro de acciones, si estas son nominativas. h) la emisión de nuevos certificados debe ser verificada en forma similar al punto g. objeto de control f, g y h) evita la sustitución o duplicación de los traspasos, certificándolos. minimiza la posibilidad de error. . .

134 CAPITAL objeto de control Medidas de controla) conciliar periódicamente el registro de acciones con las cuentas de control. b) conciliar periódicamente el registro de acciones con las Actas de Asambleas. Efectuar pago de dividendos a través de cuenta bancaria especial. Emplear cuenta bancaria especial para efectuar el pago de dividendos; tal cuenta debe ser conciliada por un funcionario independiente del pago de dividendos. objeto de control Para cerciorarse de que existe el registro adecuado en libros. Facilita la conciliación y sirve de memorándum de cheques por dividendos no cobrados. Separación de funciones

135 CAPITAL Medidas de control objeto de controlAplicar otros controles para casos especiales. objeto de control Cuando cualquiera de los controles anteriores sea inaplicable, se deben buscar métodos sustitutivos, según las características de la empresa. en algunos casos se necesitaran controles suplementarios, lo cual depende de la naturaleza e importancia de las transacciones, en relación con la responsabilidad, competencia y confianza del personal que las maneje.

136 ventas Medidas de controlRespecto de los pedidos de clientes, estos deben ser: a) revisados y aprobados antes de ser aceptado por: i) departamento de pedidos o de ventas. ll) departamento de crédito. b) prenumerados y controlados numéricamente. c) correlacionados con las facturas. 9 objeto de control a) i) evita la aceptación de pedidos que no se pueden surtir. ii) controla el crédito. b) evita que se dejen de surtir pedidos. c) permite asegurarse de que todas las mercancías surtidas se facturaron.

137 ventas Medidas de control objeto de controlRespecto de las notas de remisión ( o factura _ remisión), estas deben ser: a) prenumeradas b) controladas según el numero que les toque. c) cruzadas sus referencias con las facturas, en su caso. d) firmadas de ¨ recibido ¨ por el cliente. e) regresadas y archivadas con la guía, el talón de embarque u otras pruebas de entrega. f) verificadas adecuadamente en la puerta de salida de la mercancía, con la remisión. objeto de control a) facilita la cuenta de todas las remisiones con fines de control. b) permite cerciorarse de que todas las entregas se registren. c) permite cerciorarse de que todas las entregas se carguen al cliente. d, y e) proporciona prueba de entrega al cliente. f) evita hacer entrega de menos o de más a los clientes y proporciona una verificación independiente de todas las mercancías que salgan de la planta o del almacén.

138 ventas Medidas de control objeto de controla) elaborar simultáneamente: factura, remisión y lista de empaque. b) en caso de que no sea posible llevar a cabo el punto a), las facturas deben cotejarse detalladamente con las remisiones. c) las facturas deben ser elaboradas por personal que no tenga relación directa con: i) despacho de mercancías. ii) auxiliar de clientes. iii) efectivo. objeto de control a) la elaboración simultanea evita errores, que resultan de las discrepancias entre estos documentos. garantiza que se cargue al cliente por todas las mercancías enviadas. b) permite asegurarse de que están cargando al cliente todas las mercarías entregadas. c) i) la preparación del embarque debe ser independiente del despacho de mercancía. ii) evita que se usen facturas para cubrir desfalcos de efectivo, iii) o faltantes de inventario.

139 ventas Medidas de control objeto de controld) respecto de las facturas, estas deben ser: i) prenumeradas. ii) controladas numéricamente. e) verificar las facturas independientemente de la custodia de dinero en efectivo, mercancía o auxiliar de clientes, en los renglones de: i) precios. ii) sumas. iii) multiplicaciones. f) las facturas canceladas deben ser archivadas con todas sus copias y junto con la remisión. objeto de control d) Permite asegurarse de que todas las facturas se registren en libros. e) Confines de verificación aritmética y con medida de precaución contra la emisión de facturas falsas o deliberadamente incorrectas. f) Las facturas canceladas que físicamente no se cancelen, junto con la remisión y el pedido, pueden usarse para cubrir desfalcos. g) Las facturas ¨ sin cargo ¨ equivalen a notas de cerditos y deben estar sujetas a los mismos controles. h) Permite cerciorarse de que la factura esta de acuerdo con el pedido.

140 ventas Medidas de control objeto de controlg) Funcionarios autorizados deberá aprobar las facturas ¨ sin cargo ¨ (muestras, etc.) i) Las facturas deben presentarse invariablemente por medio de cobrador o por correo. a) deben prepararse notas de entrada de todas las devoluciones de mercancía. b) las notas de entrada deben ir correlacionadas con las notas de crédito. c) todas las notas de crédito deben ser autorizadas por un funcionario de la gerencia. objeto de control i) Las facturas presentadas junto con la mercancía permiten que las cobre el repartidor. a) el registro inmediato de mercancía devuelta (como en compras) proporciona evidencia para la emisión de las notas de créditos correspondientes. b) permite otorgar el crédito solo por las mercancías físicamente regresadas al almacén. c) evita que las notas de crédito puedan usarse para cubrir desfalcos de efectivo o falta de inventario.

141 ventas Medidas de control objeto de controlLas facturas deben ser sumarizadas y clasificadas por un departamento que no sea el de contabilidad, de tal manera que represente una verificación a: a) los valores registrados. b) las cantidades vendidas para abono a las cuentas de inventarios. Registrar los siguientes tipos de ventas, de la misma manera que las ventas a clientes: a) ventas a empleados. b) ventas de desperdicios c) ventas de activos fijos. d) ventas de c.o.d e) ventas al contado. objeto de control Separación conveniente de las funciones de custodia y registro así como para contar con una verificación independiente. Las ventas de naturaleza poco usual o esporádica y que no se sujeten al control normal, ofrecen un riesgo mayor de malversación.

142 ventas Medidas de control objeto de controlCorrelacionar y conciliar las unidades vendidas con producción (o compras) y existencia. a) verificar adecuadamente los cargos por fletes. b) los cargos por fletes deben ser calculados por personal que no tenga relación directa con el manejo y registro de efectivo. a, y b) la falsificación de estos cargos puede usarse para cubrir desfalcos de dinero. Aplicar otros controles para casos especiales. objeto de control Cuando es posible, proporciona una prueba valiosa de registros y facturación. Cuando cualquiera de los controles anteriores sea inaplicable, se deben buscar métodos sustitutivos, según las características de la empresa. En algunos casos se necesitaran controles suplementarios, lo cual depende de la naturaleza e importancia de las transacciones, en relación con la responsabilidad, competencia y confianza del personal que las maneje.