1 Projekt GKD 2015 Orientierungsveranstaltung, 30.10.2013Herzlich willkommen!
2 Ablauf Projekt GKD 2015: Ausgangslage, VorgehenVorstellung der Analyse Was hat der Kirchenrat mit der Analyse gemacht? Wie geht es weiter? Tischarbeiten, Marktplatz, Feedback/Antworten KRP Feedback des Kirchenratspräsidenten Weiteres Vorgehen Abschluss
3 Ausgangslage – Ziel – Vorgehen1. Projekt GKD 2015 Ausgangslage – Ziel – Vorgehen
4 Rolle und Aufgaben der GKDDie Gesamtkirchlichen Dienste übernehmen Aufgaben, die sich der Landeskirche gesamthaft stellen. Sie erbringen Leistungen zugunsten der Kirch- gemeinden und von regionalen Projekten und Aufgaben (…). Sie stellen Beratungsangebote und Kursmodelle zur Verfügung, bieten Aus- und Weiterbildungen an und leisten Grundlagenarbeit. (Kirchenordnung Art. 142)
5 Weshalb das Projekt? Auswirkungen der Komplexität grosser ProjekteUmbrüche auf Ebene SEK, Kirchgemeinden Neubesetzung Leitungsstellen Legitimations- und Spardruck, Mitgliederzahlen Neue Arbeitsgebiete Standortfragen Zeitpunkt, um Aufgabenorganisation und Struktur GKD zu überprüfen
6 Ziel des Projekts Die GKD verfügen über eine Struktur, die es ermöglicht, bestehende Aufgaben effizient zu erbringen und neue Aufgaben und Entwicklungen zu integrieren Dazu gehören auch die Erarbeitung eines Leitungskonzepts sowie eines Raumkonzepts
7 Vorgehen
8 2. Vorstellung der AnalyseErgebnisse – Feststellungen – Empfehlungen
9 Anlage und Vorgehen Fokus auf Gesamtschau Führung und StrukturNicht: Qualität der Prozesse und „Produkte“ Gespräche mit 22 Personen Verdichtung der Aussagen, thematische Aufbereitung – Fokus auf Themen, nicht Personen! „Naturgemäss“ Fokus auf Optimierungsbedarf, das Positive kommt zu kurz Gespräche sehr positiv, offen, hohes Engagement!
10 Rückmeldungen aus den Interviews – positive AspekteGestaltungsmöglichkeiten Ressortverantwortung für KR-Mitglieder Zusammenarbeit KR-Mitglied – Abteilungsleitung Hohe Motivation Unterstützung durch GKD Unterstützung durch interne Dienstleister Interne Zusammenarbeit
11 Rückmeldungen aus den Interviews – ProblematischesRolle und Wirkung Leitungskonvent Hohe Autonomie der Abteilungen, Gärtlis, Königreiche GKD = Silo-Organisation GKD = heterogen, Häuserkulturen, keine Leitung Fehlende Gesamtsicht, Verfolgung Einzelinteressen Fehlende Steuerungsinstrumente, Steuerung KR von unten KR ist zu operativ Fehlende Verzichts-/Abbaukultur
12 Bemerkungen zu den Interview-ErgebnissenHohe positive Motivation Gemeinsame Problemsicht: in Bezug auf Legitimationsdruck Handlungsbedarf Organisation / Führung GKD Ressourcen-Optimierung Kulturfragen
13 Feststellungen – positive AspekteHohe intrinsische Motivation, Herzblut, Leidenschaft Sinn der Arbeitsinhalte, hohe Verbundenheit Hohes Niveau Hilfsbereitschaft Aufgaben, Funktionieren der Abteilungen an sich klar Themen können fokussiert entwickelt werden
14 Feststellungen – ProblematischesEine erste Annäherung: komplizierte Organisation, etwas verwirrlich – Überblick ist schwierig Keine GKD-Identität ersichtlich Identitätsstiftend sind die Abteilungen bzw. „Häuser“ – hoher Anspruch an Selbstdefinition, Autonomie Wenig strukturierte Querverbindungen Prinzipien für Aufgabenorganisation nur beschränkt erkennbar (personelle Rücksichten?) Der Blick für das Ganze ist nachgelagert
15 Feststellungen – ProblematischesKR: viel Operatives, wenig Raum für Strategien, Grundlagen LK: kein Leitungsgremium, kaum Wirkung für Gesamtsystem, keine gemeinsame Entwicklung KRS: keine Führungskompetenzen, verschiedene Hüte GKD sind kommunikativ nicht durchdrungen Wenig durchgehende Führungsinstrumente – Aufgaben, Prozesse wenig gesteuert Fehlender „Raum“ für gemeinsame Entwicklung
16 Feststellungen – AuswirkungenDie GKD sind „untergeführt“, starke Bottom-up- Gestaltung Die GKD sind stark segmentiert – die Integration des Ganzen erfolgt erst auf Stufe Kirchenrat Die Häuserkulturen führen zu Redundanzen und Effizienzverlusten Es gibt eingeschliffene Verhaltensmuster Die anstehenden Herausforderungen lassen sich mit den bestehenden Strukturen kaum bewältigen
17 Empfehlungen Es braucht mehr Investition in FührungEs braucht mehr abgestimmte Standards – und damit auch abgesprochene Freiräume Bestehende Muster müssen bewusst durchbrochen werden Die Sicht der Gesamtaufgaben muss gestärkt werden, das bedingt mehr Integration und Kohärenz Der Zusammenzug der GKD an einem Standort löst die Kulturfrage alleine nicht
18 3. Was hat der Kirchenrat mit der Analyse gemacht?Diskussionspunkte – Ziele, Aufträge, Vorgaben für Phase 2 – Vorgehen
19 Reflexion, Diskussion der AnalyseIm Leitungskonvent am 1. Juli 2013 Im Kirchenrat im Rahmen verschiedener Sitzungen Diskussionspunkte im Kirchenrat: Rolle der KR-Mitglieder, Funktion KRS, Führung der GKD Studium verwandter Organisationen in Bezug auf die Führung durch Exekutivmitglieder Diskussion mit Stadtpräsident, Stadtschreiber Uster
20 KRB 2. Oktober 2013 – Vorgaben für die WeiterarbeitDer Kirchenrat und seine Mitglieder sind für die politische und strategische Führungsarbeit verantwortlich. Jedes Kirchenratsmitglied ist für ein Ressort thematisch und politisch zuständig. Die operative und administrative Führung der GKD wird durch den KRS und die AL wahrgenommen. Dabei soll auch dem LK eine stärkere Stellung zukommen.
21 KRB 2. Oktober 2013 – Vorgaben für die WeiterarbeitDer KRS ist in operativer und administrativer Hinsicht die oberste Führungsfunktion innerhalb der GKD. Die AL sind ihm personalrechtlich unterstellt. Alle Kernaufgaben sind in Abteilungen organisiert. Inhaltlich nahe Aufgabengebiete sind in der gleichen Abteilung zusammengefasst, so dass es thematisch jeweils ein sinnvolles „Gesamtpaket“ ergibt. Es ist zu prüfen, inwiefern die Anzahl der Abteilungen mit der Anzahl der Mitglieder des Kirchenrats (7) korrespondieren muss.
22 KRB 2. Oktober 2013 – Auftrag für Phase 2Die Klärung und die Schärfung der neuen Führungsrollen (KR, KR-Mitglieder, KRS, AL, LK) Die Reflexion des Zusammenspiels im Dreieck KR/KR-Mitglied – KRS – AL Die Definition der Aufbaustruktur (inkl. Querschnittsaufgaben, Stabsaufgaben und Einbettung strategischer Projekte) Die Konzeptionierung von abgestimmten Führungsprozessen und Führungsinstrumenten
23 KRB 2. Oktober 2013 – Auftrag für Phase 2Das Aufzeigen möglicher Auswirkungen in Bezug auf rechtliche Grundlagen, Raumfragen, IT-Infrastruktur o.a. Die Herstellung eines Bezugs zu Planungen und Ergebnissen anderer strategischer Projekte Die Planung der Umsetzungsphase
24 KRB 2. Oktober 2013 – Organisation Phase 2
25 Vorgehen Phase 2
26 Stimmungen – Reaktionen – Ideen – Fragen4. Tischarbeiten Stimmungen – Reaktionen – Ideen – Fragen
27 Tischarbeiten Wie kommt das Gehörte bei mir/uns an?Das Projekt wird gut, wenn . . . Das Projekt wird schwierig, wenn . . . Welche Ideen, Anregungen, Fragen habe ich / haben wir noch? Arbeit, Diskussion an den Tischen Antworten, Bemerkungen, Fragen auf Kärtli Kärtli auf Pin-Wände
28 Marktplatz Schauen Sie sich die Antworten, Fragen, Bemerkungen Ihrer Kolleginnen und Kollegen an Bitte, wenn gelesen, wieder setzen
29 5. Feedback des KirchenratspräsidentenReaktionen auf die Resultate an den Pin-Wänden Beantwortung von Fragen bzw. wie gehen wir mit den Fragen um?
30 6. Weiteres Vorgehen
31 Nächste Schritte Arbeit des Projektteams Einbezug LeitungskonventErster Zwischenbericht an Kirchenrat bis Mitte Dezember 13 Diskussion im Kirchenrat, ev. Zwischenentscheide Wann treffen wir uns in diesem Rahmen wieder?
32 Danke für das Engagement!7. Abschluss Danke für das Engagement!