1 Projekt …. Plan projektu
2 Status Postęp Plan Problemy
3 Cel CO JAK PO CO
4 Zakres – DO 3.XI KARTA + HARMONOGRAM) *** Przekazanie auta i sprawdzenie auta: - ROMAN - stworzenie zakresu obowiązków dla flotowca oraz mechanika - wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za odbiór i przekazanie auta - potrójna kontrola na linii warsztat-flotowiec-kierowca Propozycja dodatkowego sprawdzenia auta PRZED wydaniem kierowcy przez BBS Trainer ) *** Przestrzeganie procedur ISO - SZYMON - włączenie kierowców do procesu aktualizacji procedur - do końca listopada 2016 zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za procedury ISO - wytłumaczenie kierowcy, czemu służą procedury i dlaczego są takie ważne X) Procedury ISO dla Warsztatu ++++ 2) *** Systematyczne wprowadzanie danych do systemu flotowego – TOMEK (?) - ??????? - szkolenia okresowe z wprowadzania tych danych ++ 1) *** Stworzenie procedury wysyłania kierowcy w trasę za każdym razem - KAMIL + Katarzyna – DO 3.XI - wprowadzona obiegówka - spisać co funkcjonuje w powietrzu - ogłosić wszystkim zainteresowanym
5 Zakres 10) *** Kontrola pracy kierowcy w trasie - ROMAN - funkcję kontrolną w dalszym ciągu sprawuje Pan Krzysztof Matuszczak - wytypowanie liderów kierowców oraz nadanie im dodatkowej funkcji wraz z jasnym i zrozumiałym zakresem obowiązków - np. kontrola via MMS (zdjęcie palet, kabiny w środku) nie trzeba jeździć a można sprawdzić - poinformować o sposobie kontroli, upewnić się, że proces przez 23 przebiega tak samo 4) ** Poprawienie komunikacji spedycja/flotowiec (siedzą obok siebie, ale kierowca dostaje 3 rózne informacje sprzeczne od 3 ludzi siedzących wokół siebie), informacja od kierowcy nt. każdego zlecenia – BIEŻĄCE MIERZENIE, ZIDENTYFIKOWAĆ PROBLEM (PŁYNNE ZASTĘPOWANIE OBOWIĄZKÓW) – KATRZYNA + Roman 5) ** Zadowolenie Pracownika: - KATARZYNA - poprawa wzajemnego odnoszenia się do siebie - empatia - szkolenie z Inteligencji Emocjonalnej - wprowadzenie skrzynki z pomysłami/uwagami od kierowców na warsztacie/w biurze - anonimowy feedback - rywalizacja kierowców - 8) ** Zjazdy kierowców na czas – WAŻNE DLA KIEROWCÓW (I SPEDYCJI) - KRZYSTOF + Kasia - kierowcy mają przypominać o dacie zjazdu 7 dni wcześniej - spedytor przy wyjeździe musi poinformować kierowcę, na kiedy przypada mu dzień zjazdu z trasy - w dniu wyjazdu minimum 4 h przed wyjazdem spedytor/dyspozytor musi się skontaktować z kierowcą aby potwierdzić terminowy wyjazd Stale zjeżdża 10 osób, na bieżąco Planowanie zazębiania się
6 Zakres 7) * Rozliczenie trasy – SEWERYN + Roman - poprawa arkuszu obiegówki z wyznaczeniem osób odpowiedzialnych (upgrade) - Seweryn - wprowadzenie procedury mycia auta wraz z opisem krok po kroku za co będzie kierowca rozliczony (procedura jest spisana, ma być uszczgeółownienie co to znaczy) -Roman - kontrola pojazdu oddanego przez kierowcę (doprecyzować punkty wg. których sprawdzać, giną rzeczy pomiędzy protokołami - podpisana karta obiegowa bez sprawdzania, wprowadzenie standardu, gdzie co leży łatwo widoczne np. na pace) - Kamil - rozmowa z trenerem BBS na temat trasy (stworzenie listy oraz protokołu z rozmowy – notatka z rozmowy) - GOTOWE
7 Zakres 9) * Złamania procedur – SZYMON (połączenie z procedurami ISO) - spedytorzy i dyspozytorzy muszą zgłaszać złamania procedur do trenera BBS, działu HR oraz do Szymona Marcinowskiego - kierowcy zgłaszają złamania procedur przez spedytora/dyspozytora do trenera BBS - trener BBS wyjaśnia sytuację z osobą zainteresowaną a po zjeździe kierowcy następuje rozmowa z kierowcą i spedytorem/dyspozytorem - wprowadzenie i kontrola ewidencji złamań procedur przez kierowców (codzienne podsumowanie dnia z trenerem BBS) - wprowadzenie ankiet współpracy na linii kierowca-spedytor/dyspozytor i odwrotnie 11) ** Poprawa wzajemnej komunikacji i poprawa relacji między pracownikami - twardo wobec problemu, miękko wobec człowieka - KATARZYNA
8 Przekazanie auta i sprawdzenie autaKierownik Projektu: Roman Jeleniewicz Zespół: Seweryn, Mariusz, Patryk, Katarzyna Cel Projektu: CO: Ulepszenie istniejącego procesu i utrzymanie ulepszone po wprowadzeniu JAK: W ciągu jednego cyklu zjazdowego – 23 dni (18-21.XI) Proces będzie działał ciągle (a nie trzeba przypominać) PO CO: Brak problemów technicznych związnych z wyposażeniem pojazdu w trasę Zakres: stworzenie zakresu obowiązków dla flotowca oraz mechanika - KATARZYNA wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za odbiór i przekazanie auta - SEWERYN SPISANIE PROCESU I WDROŻENIE, POPRAWA - SEWERYN + Mariusz/Roman -> aPPROve - Prezes Za co jest odpowiedzialny Patryk/Seweryn – podział odpowiedzialności Mierzenie procesu na bieżąco (stworzenie sposobu mierzenia, wprowadzenie, mierzenie) – ROMAN Zmierzenie obecnej sytuacji (zebrać listę problemow technicznych i ich ilość) – SEWERYN Kontrola procesu przez kolejne 2 cykle (połowa I 2017) - ROMAN Przekazanie procesu do „produkcji” - ROMAN Propozycja dodatkowego sprawdzenia auta PRZED wydaniem kierowcy przez BBS Trainer SPISANIE PROCESU I WDROŻENIE, POPRAWA - potrójna kontrola na linii warsztat-flotowiec-kierowca – opisać istniejący proces z checklistami (które mamy), wyeliminować braki, wprowadzić dokumentowanie procesu, ustalenie standardu i odstępstw (czas wyjazdu) (3dni przed wypisać co aucie), łączy się zapasami magazynowymi (OD WYJAZDU PRZEZ PRACĘ DO POWROTU) - Ocena przez osoby trzecie – przez kierowców. Ocena cyz coś się zmieniło! Ja zmierzyć Brak problemów technicznych zwiążanych z wyposażeniem pojazdu w trasę * Kierowca – Protokół Zdawdczo Odbiorczy * Warsztat – Lista usterek/ życzenia z trasy kierowcy !!! Seweryn robi listę najczęstszych usterek do sprawdzenia! *** codziennie ikonka w systemi w samochodzie
9 Przestrzeganie procedur ISO w całej firmie- CELKierownik Projektu: Szymon Zespół: Kierowcy (?), Warsztat (?) Pracownicy (?) Katarzyna, Roman, Krzysztof Cel: CO: ZWERRYFIKOWAĆ CZY SĄ, ZAKTUALIZOWAĆ, PRZETESTOWAĆ I WDROŻYĆ PROCEDURY ISO JAK: - WŁĄCZAJĄC [WSZYTKIE DZIAŁY - (ŻEBY BYŁO WIĘKSZE ZAANGAŻOWANIE) - PROCEDURY SĄ ŻYCIOWE - NIEŻYCIOWE SĄ ZROZUMIANE PRZEZ WSZYSTKICH - NOWA OSOBA BĘDZIE MOGŁA PRZEJĄĆ PROJEKT W MOMENCIE, W KTÓRYM SIĘ POJAWI - DO KOŃCA 2016 ŻEBY UZYSKAĆ CERTYFIKACJĘ - KIEROWNIK PROJEKTU „ZWAŻY” KONFLIKTY POMIĘDZY ZAANGAŻOWANYMI FUNKCJAMI - MAMY WPROWADZONĄ INFORMACJĘ ZWROTNĄ DLA OSÓB, KTÓRE NIE PRZESZKADZAJĄ PROCEDUR PO CO: WSZYSCY PRZESTRZEGAJĄ PROCEDUR, NIE MA ZŁAMAŃ PROCEDUR [MAMY KPI] RYZYKO: - WARSZTAT NIE MA SPISANYCH PROCEDUR ISO
10 Przestrzeganie procedur ISO w całej firmie- ZAKRES- włączenie wszystkich do procesu aktualizacji procedur (wymyśleć proces, sprawdzić, wdrożyć) - Szymon - WERYFIKACJA, STWORZENIE LISTY AKTUALIZACJI, AKTUALIZACJA, UDOKUMENTOWANIE, OPUBLIKOWANIE, PRZESZKOLENIE, PILNOWANIE Zakres procedur do weryfikacji Spedycja – ROMAN + Kamil Kierowcy- ROMAN HR i Trener - SZYMON + Szef Warsztat i Flota (Wdrażanie nowych pojazdów do firmy, bieżacy proces wpływający na usługę transportową, POZA ZAKRESEM CAŁY PROCES DLA WARSZTATU) – KATARZYNA + Roman Administracja - KATARZYNA Dział Handlowy -PREZES Zarząd – SZYMON + Katarzyna do końca listopada 2016 zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za procedury ISO - KATARZYNA co miesiąc weryfikacja KPI i podejmowanie działań - SZYMON Przejęcie opieki nad procesem – SZYMON do czasu przejęcia przez nową osobę
11 Projekt … Kierownik Projektu: Zespół: Cel: Zakres i odpowiedzialnośćCO … JAK PO CO Zakres i odpowiedzialność Co - Kto Czas Harmonogram Kalendarze
12 Kiedy?
13 Za ile?
14 Kto dopilnuje?
15 Co może pójść nie tak?
16 Co może nam pomóc?
17 Jak będziemy sprawdzać?Co tydzień spotkanie statusowe :)