1 Proyecto SGFT Proceso: PRESUPUESTACION Curso: EAPS03 Instructor: ORLANDO GONZALEZ BAENA Fecha:

2  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT AGENDA Reglas Metodología Objetivo del Curso Glosario Plan de Capacitación Módulo EA-PS Macroproceso Presupuesto – Proceso Formulación Impacto del Proceso de Formulación en SAP Demostración Ejercicios Resumen Evaluación

3  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Reglas Apagar el celular Evitar salir durante el curso Respetar el horario del curso Respetar los intervalos No ingresar bebidas y/o alimentos a la sala de capacitación Tener actitud participativa Preguntar toda duda por más obvia que sea Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso Prestar atención a las pregunta, contribuyen a aclarar sus propias dudas Prestar atención en el curso Tener en cuenta el objetivo del mismo

4  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Metodología 1 Introducción 2 Presentación Conceptual 4 Preguntas y Respuestas 3 Demostración En SAP 5 Práctica y Ejercicios 6 Preguntas y Respuestas 7 Evaluaciones 4 Cierre

5  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Objetivos del Curso Al final del curso el participante conocerá: El proceso de Planificación y Ejecución en el Control Presupuestario de SAP Las principales características de BCS Categorías de Presupuesto Versiones Valores de Presupuestos Clases de Documentos Procesos Será capaz de interactuar con la Mesa de Presupuestación

6  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Glosario EA-PS: Siglas de Enterprise AddOn – Public Sector. Es la denominación para el modulo de presupuesto, también se conoce como PSM (Public Sector Management) o FM (Founds Management) FORMULACIÓN PRESUPUESTAL: Es el proceso durante el cual se planean y formulan los valores que van a cargarse como presupuesto inicial en la siguiente vigencia. APROPIACIONES PRESUPUESTALES: Son autorizaciones máximas de gasto que tienen como fin ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 diciembre de cada año las autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán adicionarse, transferirse, contracreditarse, ni comprometerse. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES: Son las operaciones que aumentan o disminuyen las cuantías de las partidas o apropiaciones presupuestales, mediante adiciones, traslados y reducciones

7  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Macroproceso-Procesos ADMINISTRACIÓN DATOS MAESTROS PRESUPUESTACION EJECUCIÓN CIERRE ANUAL DINÁMICA DE LAS CUENTAS CERO SISTEMA DE INFORMACIÓN PRESUPUEST O

8  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Macroproceso-Procesos-Escenarios ADMINISTRACIÓN DATOS MAESTROS FORMULACIÓN EJECUCIÓN CIERRE DINÁMICA DE LAS CUENTAS CERO SISTEMA DE INFORMACIÓN PRESUPUESTO PLAN FINANCIERO PRESUPUESTO MODIFICACIONES

9  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Macroproceso-Procesos-Escenarios- Variantes ADMINISTRACIÓN DATOS MAESTROS FORMULACIÓN EJECUCIÓN CIERRE DINÁMICA DE LAS CUENTAS CERO SISTEMA DE INFORMACIÓN PRESUPUESTO PLAN FINANCIERO PRESUPUESTO MODIFICACIONES ADICIÓN REDUCCIÓN TRASLADO

10  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Mapa de Procesos vs Procedimientos Formulación del Plan Financiero Formulación del Presupuesto FORMULACIÓN PRESUPUESTO PLAN FINANCIERO PRESUPUESTO MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO Modificaciones Presupuestales

11  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Impacto de SAP en el Procedimiento Formulación del Plan Financiero Formulación del Plan Financiero Formulación del Presupuesto Formulación del Presupuesto Ingresar en SAP Plan Financiero de Ingresos Ingresar en SAP Plan Financiero de Gastos Verificar Plan Financiero Balanceado Aprobar Plan Financiero en SAP Ingresar en SAP anteproyecto de Presupuesto de Rentas Ingresar en SAP anteproyecto de Presupuesto de Gastos Funcionamiento y Deuda Publica Ingresar en SAP anteproyecto de Presupuesto de Inversiones Ingresar en SAP Proyecto de Presupuesto aprobado Ingresar en SAP modificaciones al Presupuesto Ingresar a SAP Presupuesto liquidado Modificaciones al Presupuesto Modificaciones al Presupuesto Ingresar en SAP adiciones al presupuesto Ingresar en SAP Reducciones al presupuesto Ingresar en SAP traslados al presupuesto Ingresar en SAP aplazamientos de presupuesto

12  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Categorías de Presupuesto y Versiones en BCS Categorías de Presupuesto Presupuesto de Pago (Ledger 9A, 9F y 9H) Presupuesto Comprometido (Ledger 9B, 9G y 9I) 9A y 9B Contabilizaciones 9F y 9G Presupuestación 9H y 9I Control de Disponibilidad Versiones Versión 0 real, Versión PF0, Versión PR0 a PR9, Versión P01 P12, PPA Cualquier número de versiones para planificación. Es posible realizar el control de disponibilidad sobre cualquier versión.

13  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Tipos de Proceso Presupuestales en BCS Arrastre Tipos de Proceso Suplemento Devolución Traslado Entrada Se han definido tipos de proceso para soportar todas las operaciones Presupuestales (estos procesos son entregados en el estándar y no pueden modificarse) Se utiliza este proceso cuando se desee contabilizar un plan o un nuevo presupuesto en una imputación de presupuesto de FM. Generalmente se ingresan estos valores antes de ejecutar este presupuesto. Si el presupuesto en una imputación de presupuesto FM es insuficiente, este puede incrementarse por medio del proceso de suplemento. El presupuesto es incrementado en el ejercicio fiscal o período indicado. Si se desea reducir presupuesto en una imputación de presupuesto FM se utiliza el proceso de devolución. Se reduce entonces el presupuesto disponible en el objeto FM para el año fiscal especificado. Si se desea distribuir o transferir el presupuesto de una imputación de presupuesto FM a otra, en un mismo año fiscal se utiliza el proceso de Traslado. El presupuesto total no es modificado. Se usa el proceso de arrastre si se desea transferir presupuesto no consumido a otro año fiscal al final del ejercicio actual. El arrastre del presupuesto residual al siguiente ejercicio es un ejemplo del proceso de Arrastre, este proceso no se usará en la Gobernación de Antioquia.

14  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Las Clases de Presupuesto son usadas para clasificar el presupuesto de acuerdo con las necesidades individuales de su organización: Subdivisión en un mismo proceso  Ejemplo: Diferenciar entre uno y otro decreto. Clasificación del presupuesto independientemente del proceso  Ejemplo: Presupuesto de Cuentas por Pagar, Presupuesto de Reservas. Clases de Presupuesto en BCS

15  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT BCS, Tipos de Documento ADIC INIC CINIC ARST REDU TRAS Tipos de Documento Finalmente se definen tipos de documento para utilizar en la mesa de presupuestación. Tipos de Presupuesto

16  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Proceso de Planificación - BCS Posicionamiento del Proceso de Planificación (BCS) con respecto al Workbench de Presupuestación: Workbench de Presupuestación Fase ejecución presupuestaria Por documentos Planificación BCS Fase Preparación Presupuestaria Para tabla de registros totales

17  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Workbench de Presupuestación: Diseño Pantalla Existen tres áreas diferentes para proporcionar diferentes clases de información. Área Navegación  Provee una lista de los documentos que pueden ser procesados directamente (con el botón derecho del mouse): Los últimos 20 documentos accesados o creados por el usuario Todos los documentos retenidos Área Cabecera  El área cabecera contiene todos los campos que deben ser únicos para todo el documento  Los campos son parametrizados en la definición del layout  En caso de una transferencia, dos valores de cabecera se deben especificar, respectivamente para el que envía y el que recibe Área de Línea  Es el más detallado  Correspondiente a las líneas del documento Cada área se puede expandir o contraer si es necesario.

18  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Overview Funcional del Budgeting Workbench Área de Cabecera Área de Navegación Área de Partidas

19  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Ingresar modificación de presupuesto; Crear/ Modificar (1) Existen varias formas de crear un documento: Crear  La pantalla esta vacía (excepto por valores default) Crear con referencia  El usuario puede seleccionar un documento retenido contabilizado  El nuevo documento se va a llenar con los datos existentes. Modificar documentos retenidos  Un documento retenido es un borrador.  El usuario puede seleccionarlo nuevamente y completarlo o modificarlo.

20  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Generar documentos de entrada para planificación (FMCYLOAD) Puede generar documentos de presupuesto en una corrida masiva: Generar datos de presupuesto desde datos de planificación  Puede Generar parte de la presupuestación correspondiente a Salarios con un Desarrollo hecho específicamente para el proyecto SGFT.  Puede cargar el proyecto revalorizando la presupuestación final del año anterior. Copiar los datos de presupuesto de una versión a otra. Es posible seleccionar otra:  Clase de presupuesto, año fiscal en la versión destino  Revaluar y/o redondear los montos  Solo se puede generar datos de presupuesto en la versión destino usando el proceso “Entrada”. Puede incluso definir las siguientes parametrizaciones comunes.  Clase de Documento  Fecha de Documento  Persona Responsable  Texto informativo corto y estándar

21  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Y en SAP…..

22  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Demostraciones en SAP Los invitamos a conocer en SAP la forma de ingresar el Plan Financiero y sus modificaciones. Como copiar de una versión a otra el anteproyecto hasta llegar al Proyecto de Presupuesto aprobado y liquidado. Como hacer las modificaciones al presupuesto

23  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Ejercicios Los invitamos a realizar los ejercicios en SAP, de acuerdo al documento “Ejercicios” que se les ha entregado.

24  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Resumen Los procedimientos a través de los cuales se ejecutará el proceso planificación del presupuesto son: Formulación del Plan Financiero Formulación del Presupuesto Modificaciones al Presupuesto

25  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Evaluación Diligenciar la evaluación de conocimientos de modulo de presupuestación Diligenciar la evaluación del curso/instructor

26  SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT Muchas gracias por su atención!!!