1 Przycinanie zdjęcia I. Twarz zajmuje mniej niż 2/3 zdjęcia.Należy przyciąć zdjęcie, a potem zmienić jego rozmiar do 300 x 375 pikseli. Należy pamiętać o proporcjach – stosunek szerokości do wysokości zdjęcia powinien wynosić mniej więcej 3:4. II. Szerokość zdjęcia wynosi 300 pikseli, a wysokość więcej niż 375 pikseli***. Należy przyciąć tylko wysokość zdjęcia. ***W przypadku, gdy zarówno szerokość, jak i wysokość zdjęcia są nieprawidłowe, należy przejść do zmiany rozmiaru zdjęcia.  Przycinanie zdjęcia może się odbyć za pomocą programu Microsoft Office Picture Manager lub innego programu służącego do edycji zdjęć.

2 Aby przyciąć zdjęcie, należy:Otworzyć zdjęcie za pomocą programu Microsoft Office Picture Manager.

3 Wybrać opcję Edytuj obrazy znajdującą się w menu nad zdjęciem.

4 Przypadek 1: Jeżeli twarz zajmuje 2/3 zdjęcia, szerokość wynosi 300 pikseli, a wysokość więcej niż 375 pikseli, należy za pomocą myszy przesunąć wskaźniki na zdjęciu, kontrolując jednocześnie nowy rozmiar pliku w menu po prawej stronie, dopóki nie wyniesie on 375 pikseli. Kiedy zdjęcie osiągnie rozmiar 300 x 375 pikseli, należy potwierdzić OK oraz zapisać zmiany. To już koniec formatowania.  Przypadek 2: Jeżeli twarz zajmuje mniej niż 2/3 zdjęcia, należy przy pomocy myszy przesunąć wskaźniki na zdjęciu, pamiętając o prawidłowych proporcjach - stosunek szerokości do wysokości zdjęcia powinien wynosić mniej więcej 3:4. Po przycięciu zdjęcia, jeśli twarz zajmuje już 2/3 jego powierzchni, można przejść do zmiany rozmiaru zdjęcia do 300 x 375 pikseli.