1 PRZYJMOWNIE I WYSYŁANIE KORESPONDENCJI

2 Dostarczanie korespondencji

3 Sposoby dostarczania korespondencji:dostarczanie z urzędu pocztowego przez doręczycieli dostarczanie ze skrytki pocztowej odbieranie z poczty dworcowej (przesyłki kurierskie) dostarczanie i odbieranie przez gońców dostarczanie bezpośrednio przez interesantów dostarczanie i odbiór za pomocą środków łączności: a) faks, teleks; b) poczta elektroniczna ( ); c) Internet

4 Przesyłki w jednostce organizacyjnej trafiają do kancelarii ogólnej lub sekretariatu, gdzie wykonywane są następujące czynności:

5 sortowanie - polega na porządkowaniu poczty w określony sposóbotwieranie przesyłek kontrola poczty - czyli sprawdzanie zgodności przesyłek, ich kompletności, adresu, itp. segregowanie poczty - ustalanie kto jest właściwym odbiorcą danej przesyłki rejestrowanie poczty - czyli ewidencja poczty zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym kompletowanie wstępne opracowanie poczty

6 Podział pism i ich załatwianie

7 W kancelarii każda jednostka organizacyjna posiadateczkę na korespondencję, która jest dostarczana raz lub kilka razy dziennie kierownikowi danej jednostki organizacyjnej. On je przegląda i przedziela pracownikom do załatwienia. Podczas tych czynności kierownik nanosi na pisma informacje dotyczące np. terminu i sposobu załatwienia sprawy oraz nazwisko pracownika odpowiedzialnego za jej załatwienie. Te czynności nazywają się dekretowaniem pism.

8 Załatwianie spraw przez pracownika odbywa się pod względem merytorycznym lub formalnym.

9 Merytoryczne załatwianie sprawy – to załatwianiesprawy dotyczące jej istoty, treści, sedna. Uzależnione jest ono od stanu faktycznego Formalne załatwienie sprawy – to załatwienie sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa

10 Pisma, które wpłynęły do danej jednostki organizacyjnej powinny być załatwione terminowo i w określonej formie.

11 Sprawy mogą być załatwione w terminie:Prekluzyjnym – wyznaczany jest do dokonania czynności prawnych Porządkowym – to termin, który nie jest terminem prekluzyjnym

12 Inny podział terminów:Stałe – obejmują z góry ustalony okres, np. tygodniowe Doraźne – ustalane przez kierownika, pracownika lub nadawcę korespondencji

13 Sprawy mogą być załatwiane w formie:Ustnej – stosowane w sprawach prostych kierowanych do pracownika ustnie lub telefonicznie Pisemnie – można je załatwiać na dwa sposoby: - odręcznie - brulionowo

14 Po załatwieniu sprawy, pracownik – odpowiedzialny za jej załatwienie – przekazuje je do aprobaty (akceptacji) kierownikowi jednostki organizacyjnej.

15 Wyróżniamy dwa sposoby aprobaty:Wstępną – polega na wstępnej akceptacji sposobu i formy załatwienia sprawy Ostateczną – to ostateczna akceptacja i podjęcie decyzji o załatwieniu sprawy

16 Wysyłanie pism

17 Po uzyskaniu aprobaty ostatecznej i sporządzeniu maszynopisu, sprawy załatwiane w formie pisemnej kierowane są do wysyłki. Przygotowaniem pism do wysyłki zajmują się pracownicy załatwiający sprawę merytorycznie i sekretariaty.

18 Przed wysłaniem pisma sekretariat lub kancelaria wykonują następujące czynności:Kontrola – polega na sprawdzaniu pisma pod względem poprawności formalnej, tzn. wyglądu i stylu pisma, kompletności Podpisywanie Sortowanie - na pocztę: - pilną - specjalną - listy i pisma - paczki - inne

19 Rejestracja – pisma wychodzące podlegają rejestracji zgodnie z obwiązującym systemem kancelaryjnym w danej jednostce organizacyjnej Składanie pism Adresowanie Klejenie znaczków, frankowanie - czyli odbijanie w miejscu znaczka stempla z opłatą pocztową

20 Wysyłając te same pisma do wielu adresatów, stosujemy tzw. rozdzielniki. Rozdzielniki mogą być:Stałe – zawierają stałych odbiorców Zmienne – zawierają zmiennych odbiorców Mieszane – zawierają stałych i zmiennych odbiorców