0 Propuesta de Servicios ProfesionalesSistema Integrado de Gestión (SIG) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión Av. Portugal N35-19 y Eloy Alfaro; Edif. Millenium Plaza, Of. 205; Centro de Negocios Office HELP ; Teléfonos: (593 2) / (593 2)

1 0997101170 [email protected] Quito, 14 de mayo de 2014 Señor/aVeintimilla E9-26 y Leonidas Plaza (Esquina) Edificio UZIEL Bussines Center, Oficina 207 Telf.: (593 2) general: Quito, 14 de mayo de 2014 Señor/a Director/a Gerente Quito. Estimado/a Señor/a: Tenemos el agrado de poner a su consideración, nuestra propuesta de servicios profesionales relacionada con la implementación de Sistema Integrado de Gestión (SIG) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión. Aspiramos que esta propuesta satisfaga sus expectativas mientras tanto quedamos a su disposición para ampliar cualquier información adicional que pueda surgir de esta propuesta y le agradecemos por la oportunidad que nos ha concedido para presentarla. Quedamos a su disposición para reunirnos con usted, cuando estime conveniente, a fin de materializar acciones concretas en torno a la gestión de la administración en este ámbito. Atentamente, ______________________________ Ing. Juan Ramiro Paredes Director Comercial MGS Management Global Solutions

2 INDICE Introducción y Objetivos Generales Metodología EntregablesCronograma de actividades Responsables del Proyecto Honorarios Profesionales Alcance de los Servicios Experiencia Profesional Prozes-e Tools Formulario de Aceptación

3 1. Introducción y Objetivos GeneralesMGS ofrece sus servicios de consultoría estratégica y tecnológica para la implantación de sistemas de gestión normalizados conformes a normas o referenciales internacionales de gestión. MGS presta servicios técnicos especializados definiendo en la organización un auténtico sistema integrado de gestión (SIG), que va más allá del mero cumplimiento de una norma o referencial, y con la asistencia de soportes tecnológicos. Dicho sistema está alineado con los modelos de excelencia EFQM (europeo) y FUNDIBEQ (latinoamericano), está basado en procesos, y tiene en cuenta todas las actividades de gestión estratégica general (p.e. planificación estratégica, recursos humanos, calidad, medio ambiente, seguridad y salud, I+D+i, sistemas de información, sostenibilidad) y sectorial (p.e. Buenas Prácticas de Manufactura, ISO , etc). Con este enfoque, se ofertan soluciones de implantación de un sistema integrado de gestión (SIG), en 2 modalidades alternativas: Underscore that session should be as interactive as possible and thus encourage sharing of actual client experiences and questions throughout session (however, caution the audience to please refrain from using specific client names, aside for readily available public information, where the session includes outside parties or is being videotaped). Tick down the list of agenda items. Explain that at each PDM we will try to have 5-10 minutes at the end to cover a brief update of evolving issues such as sharing a specific practice situation, emphasizing a new EITF issue that might not fit neatly with the overall session topics, etc. (Customize agenda and slides which follow as necessary to ensure the most relevant and complete information with respect to the subjects and your audience’s knowledge are shared).

4 1. Introducción y Objetivos Generales (Cont.)SOLUCIÓN DESCRIPCIÓN Prozes-e Access Sistema de gestión por procesos sobre plataforma Microsoft Access compatible con los principales referenciales internacionales de gestión. Prozes-e BPM  Sistema de gestión por procesos sobre plataforma AuraPortal BPM (Business Process Management) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión. Underscore that session should be as interactive as possible and thus encourage sharing of actual client experiences and questions throughout session (however, caution the audience to please refrain from using specific client names, aside for readily available public information, where the session includes outside parties or is being videotaped). Tick down the list of agenda items. Explain that at each PDM we will try to have 5-10 minutes at the end to cover a brief update of evolving issues such as sharing a specific practice situation, emphasizing a new EITF issue that might not fit neatly with the overall session topics, etc. (Customize agenda and slides which follow as necessary to ensure the most relevant and complete information with respect to the subjects and your audience’s knowledge are shared).

5 1. Objetivo El objetivo de esta propuesta es definir un sistema de gestión para la implantación de un sistema integrado de gestión (SIG) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión. Los servicios de consultoría pueden prestarse con una solución de base de datos (Access) o con una solución Business Process Management (BPM). La alternativa a elegir será seleccionada por el cliente: Prozes-e Access Prozes-e Business Process Mamagement Se puede proponer la realización agrupada con otras pymes de las fases del proyecto relativas a la capacitación del personal.

6 CONSULTORÍA Y AUDITORÍA2. Enfoque Global de la Metodología de MGS FASES TIPO I FASES TIPO II FASES TIPO III CONSULTORÍA Y AUDITORÍA CAPACITACIÓN TECNOLOGÍA 2. Diagnóstico y validación de objetivos 8. Definición de la organización y sus procesos 9. Plan estratégico y Cuadro de mando integral 10. Elaboración de Manual y Procedimientos del Sistema de Gestión 11. Seguimiento de implantación de norma o referencial 12. Auditoría interna y revisión del sistema 13. Apoyo a la certificación 1. Sensibilización y dirección del proyecto 5. Formación básica sobre la tecnología utilizada, si es aplicable 6. Modelización de un proceso BPM ejemplo 7. Formación sobre procesos BPM y/o formularios para norma o referencial 3. Instalación y configuración de solución tecnológica 4. Instalación del catálogo de procesos BPM y/o formularios patrón 14. Soporte técnico anual

7 Business Process Management2.1. Referenciales internacionales MEDIO GESTIÓN ENERGÉTICA ISO EXCELENCIA AMBIENTE ESTRATEGIA PRL MEJORA EFQM / FUNDIBEQ ISO CMI OHSAS SEIS SIGMA / EMAS GESTIÓN DE PROCESOS CALIDAD TECNOL. DE INFORMACIÓN ISO / ISO RRHH I+D+i ISO / / BPM SOSTENIBILIDAD IiP UNE CEN GRI Business Process Management

8 2.2. Planificación 1. Sensibilización y dirección del proyectoObjetivos: Sensibilización sobre los objetivos del proyecto Planificación y control del proyecto Resultados: Acción y documentos de sensibilización Plan de control del proyecto 2. Diagnóstico y validación de objetivos Objetivos: Toma de datos inicial para evaluar el sistema de gestión y el nivel de cumplimiento de un referencial seleccionado Validación de objetivos del proyecto (referencial seleccionado) Resultados: Objetivos del proyecto (referencial seleccionado) Informe de diagnóstico (evidencias y acciones a realizar) Mapa de procesos preliminar Organigrama y responsables de procesos

9 2.2. Planificación 3. Instalación y configuración de solución tecnológica Objetivos: Validación de infraestructura tecnológica (opción BPM): servidores con sistema operativo, base de datos y software complementario. Ver requisitos de instalación (*) Instalación de solución tecnológica; Configuración de parámetros generales de la solución tecnológica, previa a la carga masiva de datos Resultados: Solución tecnológica instalada 4. Instalación del catálogo de procesos BPM y/o formularios patrón Objetivos: Instalación de las bases de datos de procesos BPM y/o formularios patrón Carga de informes de procesos BPM y/o formularios patrón Resultados: Catálogo de procesos BPM y/o formularios patrón instalados Informes de procesos BPM y/o formularios patrón cargados

10 2.2. Planificación 5. Formación básica sobre la tecnología utilizadaObjetivos: Formación básica relativa a la tecnología utilizada Resultados: Acciones formativas de la tecnología utilizada Monografías de la tecnología utilizada 6. Modelización de un proceso BPM ejemplo Objetivos: Asistencia en la modelización de un primer proceso (opción BPM) Resultados: Proceso BPM de ejemplo modelizado

11 2.2. Planificación 7. Formación sobre procesos BPM y/o formularios para referencial Objetivos: Formación básica relativa a la implantación del catálogo de procesos BPM y/o formularios patrón para el referencial seleccionado Resultados: Acciones formativas (procesos BPM y/o formularios patrón) Flujogramas y/o formularios de procesos BPM y/o formularios patrón 8. Definición de la organización y sus procesos Objetivos: Definición y registro de datos del cliente y sus procesos en forma de fichas por organización y por cada proceso, de gestión y operativos Resultados: Fichas de organización Mapa y fichas de procesos Cuadro de mando de procesos

12 2.2. Planificación 9. Plan estratégico y Cuadro de mando integralObjetivos: Definición del marco estratégico (misión, visión, valores, principios éticos), análisis interno y externo, análisis DAFO, priorización y planificación de proyectos, mapa estratégico y Cuadro de Mando Integral Resultados: Marco estratégico Análisis interno, externo y DAFO Mapa estratégico Plan estratégico Cuadro de mando integral 10. Elaboración de Manual y Procedimientos del Sistema de Gestión Objetivos: Redacción del Manual del Sistema de Gestión, que recoge la política, estrategia y estructura del sistema de gestión de acuerdo a todos los requisitos normativos Redacción de procedimientos generales del sistema de gestión Resultados: Manual del Sistema de Gestión Procedimientos generales

13 2.2. Planificación 11. Seguimiento de implantación de norma o referencial Objetivos: Seguimiento de la implantación del catálogo de procesos BPM y/o formularios patrón para norma o referencial Resultados: Consultas e informes de Procesos BPM y/o formularios implantados 12. Auditoría interna y revisión del sistema Objetivos: Verificación del nivel de implantación de norma o referencial Realización de la revisión del sistema y planificación de objetivos Resultados: Informe de auditoría interna Acciones correctivas de auditoría interna Informe de revisión del sistema Programa de objetivos del sistema

14 2.2. Planificación 13. Apoyo a la certificación Objetivos:Apoyo a la certificación de norma o referencial Resultados: Certificación de norma o referencial 14. Soporte técnico anual Objetivos: Actualizaciones de la solución tecnológica (BPM) Resolución de incidencias reales de la solución tecnológica Resultados: Solución tecnológica actualizada (BPM) Soporte técnico de solución tecnológica

15 2.2. Planificación (*) Requisitos a cumplir por la pyme para la instalación de la solución tecnológica (salvo que se desee contratar un servicio cloud): Prozes-e Access. Disponer de una licencia de Microsoft Access, base de datos que viene integrada en el software Microsoft Office. La solución se instala en una carpeta Windows del cliente. Prozes-e BPM. La plataforma base de la solución, AuraPortal BPM, requiere para ser instalada (definido en Monografía de AuraPortal): Servidores. Uno o varios ordenadores servidores para AuraPortal y para la base de datos (MS SQL), según número de usuarios Base de Datos: MS SQL Server. Sistema Operativo: MS Windows Server. El sistema operativo del servidor de AuraPortal ha de ser Windows Server, a 64 bits, en cualquiera de sus ediciones (Standard, Enterprise o Data Center). Ordenadores cliente. Navegador (Explorer, Firefox, Crome, Safari, otros navegadores compatibles). Software complementario: Sistema de Cortafuegos, Sistema de Copias de Seguridad.

16 Entregables Se resumen los principales entregables, según la modalidad o solución seleccionada: ENTREGABLES Prozes-e Access Prozes-e BPM Informe de diagnóstico X Mapa y estructura organizativa para los procesos AuraPortal, Módulo BPM (Intranet, Extranet, Gestión documental, Gestión de proyectos y Modelización de procesos sin programación) Prozes-e BPM, Catálogo de procesos BPM patrón (> 80) Prozes-e Access, Base de datos de formularios patrón (> 225) Capacitación tecnológica Capacitación sobre modelización y Proceso BPM ejemplo modelizado Capacitación sobre procesos BPM y/o formularios patrón

17 Entregables (Cont.) ENTREGABLES Prozes-e Access Prozes-e BPMFichas de procesos X Cuadro de mando de procesos Marco estratégico, Análisis interno, externo y DAFO Mapa estratégico, Plan estratégico y Cuadro de mando integral Manual y procedimientos generales del Sistema de Gestión Informe de auditoría interna y acciones correctivas Informe de revisión del sistema y programa de objetivos del sistema Apoyo a la certificación de norma o referencial Soporte técnico de solución tecnológica

18 Cronograma de ActividadesA: Fase Agrupada; I: Fase Individual FASE MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 1. Sensibilización y dirección de proyecto A 2. Diagnóstico I 3. Instalación y configuración de solución tecnológica 4. Instalación del catálogo de procesos/formularios patrón 5. Formación básica sobre la tecnología utilizada 6. Modelización de un proceso BPM ejemplo (opción BPM) 7. Formación procesos/formularios patrón y Referencial 8. Definición de procesos I 9. Plan estratégico y cuadro de mando integral 10. Elaboración de manual y procedimientos del sistema 11. Seguimiento de implantación 12. Auditoría interna y revisión del sistema 13. Apoyo a la certificación 14. Soporte técnico Nota: La planificación y duración de cada fase son estimativas, pudiendo sufrir alguna variación durante la ejecución del proyecto

19 Responsables del ProyectoXavier es Licenciado en Contabilidad y Auditoría de la Universidad Central del Ecuador, Magister en Gerencia Empresarial, mención Negocios Internacionales, Escuela Politécnica Javeriana del Ecuador y Contador Público Autorizado. Xavier lidera la práctica de Implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera para MGS - Management Global Solutions, de la misma manera es responsable de la capacitación interna y de clientes de la Firma en NIIF. Xavier ha desarrollado su experiencia profesional como Auditor y Consultor de una serie de compañías y entidades del sector financiero, sector de Servicios petroleros, comercializadoras, manufactureras, compañías de gas y entidades sin fines de lucro. Consolida una experiencia de más de 14 años, trabajando en importantes Firmas Internacionales como Arthur Andersen, Ernst & Young, entre otros. Lcdo. MsC. Xavier Aizaga SOCIO

20 Responsables del ProyectoNacionalidad española Ingeniero Industrial, UNIVERSIDAD DE OVIEDO Máster en Gestión y Dirección de empresas industriales, UNIVERSIDAD DE OVIEDO Auditor Jefe de Calidad e I+D+i por APPLUS y DEKRA Coordinador, Evaluador y Validador EFQM Consultor Senior BPM (Business Process Management) por AURAPORTAL 18 años de experiencia profesional (15 en consultoría) Desarrollador de los productos de Prozes-e Tools > 400 auditorías de certificación > 130 proyectos de consultoría y formación Ing. José Luis Iglesias DIRECTOR DE PROYECTO Jefe de proyecto Consultor especialista en sistemas de gestión Consultor tecnológico Equipo de proyecto

21 1. Honorarios ProfesionalesNuestros honorarios están estimados con base al tiempo y costos que incurriremos a este proyecto, de la categoría de los profesionales a asignar y del valor de las soluciones tecnológicas seleccionadas. De acuerdo con lo anterior y con la solución seleccionada, nuestros honorarios serán los siguientes: Incluye 10 licencias internas de AuraPortal BPMS (o configuración equivalente) y soporte anual del primer año. Presupuesto por referencial adicional: 2.800 Presupuesto por automatización de un proceso específico adicional (2 páginas de flujograma): 3.400 SOLUCIÓN DESCRIPCIÓN IMPORTE SOPORTE ANUAL Prozes-e Access Solución tecnológica Access + Consultoría / Auditoría + Capacitación (1 referencial) (2) 8.456 Prozes-e BPM Solución tecnológica BPM + Consultoría / Auditoría + Capacitación (1 referencial) (2) (3) 12.171 (1) 1.215

22 2. Condiciones GeneralesLos precios están en dólares de los Estados Unidos de América, y no incluyen: La certificación del sistema de gestión por una entidad externa acreditada. El servicio cloud de infraestructura, si es requerido (servidor + sistema operativo + base de datos + software complementario - copias de seguridad, antivirus - ). El impuesto al valor agregado (IVA). Los gastos necesarios, por ejemplo por dietas y desplazamientos. Los honorarios serán facturados de la siguiente manera: 40% a la aprobación de nuestra propuesta 30% al inicio del segundo mes 15% al inicio del tercer mes 15% al final del cronograma (6 meses)

23 2. Condiciones Generales (cont.)En el supuesto caso que fuera necesario ampliar el alcance del trabajo por motivos no imputables a MGS y como consecuencia nuestro presupuesto de horas se viera afectado en forma significativa, lo pondremos en su conocimiento de manera inmediata para buscar una solución conveniente para ambas partes. Las facturas presentadas, serán abonadas dentro de los cinco (5) días de la fecha de presentación de las mismas. El pago fuera de término devengará un interés equivalente para operaciones activas con el doble en concepto de intereses resarcitorios. El límite máximo de la obligación a asumir por MGS por cualquier razón, incluyendo negligencia nuestra, relacionado con la prestación de servicios por su cuenta, estará limitada al monto de los honorarios pagados a la Firma por los servicios o el producto de su trabajo.

24 Alcance de los ServiciosEl alcance de los servicios y la duración de las fases del proyecto está condicionado al cumplimiento por parte del cliente de los siguientes compromisos: Facilitar toda la información necesaria a la empresa consultora para el logro de los objetivos del proyecto. Implantar las acciones establecidas por la empresa consultora para el logro de los objetivos del proyecto, tanto las que se refieren a infraestructura como las del sistema de gestión y los procesos. Participar en las acciones formativas agrupadas con otras pymes que establece la empresa consultora (fases 1, 5, 6 y 7). Tener accesible a la empresa consultora a través de internet la información relevante relativa al sistema de gestión, los procesos, los documentos y los registros. Disponer de una buena conexión a internet que permita el acceso a la solución tecnológica de una manera ágil y rápida (si es aplicable). El cliente asume entera responsabilidad en los procesos de certificación de normas o referenciales de su organización.

25 Alcance de los Servicios (Cont.)La propiedad intelectual de la solución tecnológica suministrada no se cede como consecuencia de la ejecución del presente contrato, lo cual significa que las licencias solo serán de aplicación para este proyecto de consultoría y no podrán ser comercializadas a terceros por la compañía cliente. Las partes respetarán la confidencialidad sobre las políticas, procedimientos, fórmulas, técnicas de administración e información legal, financiera, etc., que, con ocasión de la presentación de los servicios aquí descritos, llegaren a tener conocimiento, incluso harán que sus empleados, agentes y subcontratistas la mantengan, siendo responsables del cumplimiento de esta obligación por parte de aquellos.

26 Experiencia MGS AAASACORPORATION S.A.

27 Experiencia MGS EERSSA

28 Experiencia MGS

29 Experiencia MGS

30 Prozes-e Tools GESTIÓN POR PROCESOS NORMAS DE GESTIÓN SISTEMAINTEGRADO DE GESTIÓN MODELOS AVANZADOS GESTIÓN POR PROCESOS

31 Prozes-e BPM (Business Process Management)Ver Anexos: Prozes-e BPM rev 20; AuraPortal 2014

32 Ver Anexo: Prozes-e Access rev 5Prozes-e BPM (Business Process Management) Ver Anexo: Prozes-e Access rev 5

33 Formulario de AceptaciónCliente: Fecha: __ / __ / __ Asesor: Aceptamos en conformidad los términos expresados en la Propuesta de Servicios Profesionales de MGS Management Global Solutions. SOLUCIÓN DESCRIPCIÓN SELECCIÓN REFERENCIAL / ES Prozes-e Access Sistema de gestión por procesos sobre plataforma Microsoft Access compatible con los principales referenciales internacionales de gestión Prozes-e BPM Sistema de gestión por procesos sobre plataforma AuraPortal BPM (Business Process Management) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión  Nombre y Apellido _________________ Cargo Firma

34 Formulario de AceptaciónCliente: Fecha: __ / __ / __ Asesor: Aceptamos en conformidad los términos expresados en la Propuesta de Servicios Profesionales de MGS Management Global Solutions. SOLUCIÓN DESCRIPCIÓN SELECCIÓN REFERENCIAL / ES Prozes-e Access Sistema de gestión por procesos sobre plataforma Microsoft Access compatible con los principales referenciales internacionales de gestión Prozes-e BPM Sistema de gestión por procesos sobre plataforma AuraPortal BPM (Business Process Management) compatible con los principales referenciales internacionales de gestión  Nombre y Apellido _________________ Cargo Firma