1 Rachunkowość finansowa – część 5Dokumentacja i dowody księgowe
2 Dokumentacja księgowaDokumentacja księgowa to zestaw odpowiednio sporządzonych dokumentów, określających przebieg lub skutek wykonywanych operacji gospodarczych. Dowody księgowe stwierdzają wystąpienie operacji gospodarczej i stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych Staranność sporządzenia dokumentów (prawidłowość, wiarygodność), wpływa na jakość informacji wykorzystywanych w rachunkowości do zapisów księgowych. Dokumenty księgowe odgrywają istotną rolę podczas dokonywanej kontroli sprawozdań finansowych oraz jako źródło analizy ekonomicznej.
3 Dowody księgowe Ustawa o rachunkowości wymaga, aby dowód księgowy zawierał: określenie rodzaju dowodu i numer identyfikacyjny, nazwy, adresy stron uczestniczących opis operacji gospodarczej wraz z jej wartością daty: wystąpienia operacji i sporządzenia dokumentu podpis osoby wystawiającej dokument
4 Podział dokumentów księgowych ze wzg. na stronę wystawiającąDowody obce - otrzymywane od zewnętrznych kontrahentów, banków, urzędów i instytucji oraz osób prawnych i fizycznych, z którymi zawiązane zostały odpowiednie umowy (zakup materiałów, dzierżawa, umowa leasingowa, wyciąg bankowy)
5 Podział dokumentów księgowych ze wzg. na stronę wystawiającąDowody własne – wszelkie dowody sporządzane przez jednostkę, w której podlegają ewidencjonowaniu bez względu na ich przeznaczenie. Dzielą się na: dowody wewnętrzne – dokumentują operacje wewnątrz jednostki (wydanie materiału – Rw) dowody zewnętrzne – dokumentują operacje wynikające z transakcji zawieranych z kontrahentami zewnętrznymi lub z rozrachunków o charakterze publicznoprawnym (ZUS ZUA, PIT)
6 Podział dowodów księgowych ze wzg. na etap sporządzeniaDowody źródłowe – zwane pierwotnymi; są to dowody księgowe, które po raz pierwszy pisemnie stwierdzają fakt wystąpienia określonej operacji gospodarczej (asygnaty kasowe) Dowody wtórne – sporządzane na podstawie kilku źródłowych dowodów księgowych (raport kasowy, rozdzielniki zużytych materiałów)
7 Dowody księgowe rejestrujące obrót zapasamiFaktura (Fa) – dowód zakupu, sprzedaży materiałów, towarów, wyrobów gotowych, środków trwałych Przyjęcie z zewnątrz (Pz) – dowód przyjęcia zakupionych materiałów i towarów do magazynu Rozchód wewnętrzny (Rw) – pobranie materiałów z magazynu do produkcji i zużycia Zwrot wewnętrzny (Zw) – zwrot nie zużytych w produkcji materiałów Przyjęcie wewnętrzne (Pw) Wydanie na zewnątrz (Wz) – wydanie sprzedanych materiałów, towarów, wyrobów gotowych
8 Faktura VAT Podatnicy VAT mają obowiązek wystawiania faktur przy sprzedaży towarów lub usług. Mogą sporządzać je w wersji papierowej lub elektronicznej. Nie muszą jednak ich podpisywać. Na fakturze VAT powinny się znaleźć dane określone w par. 5 rozporządzenia m.in. w sprawie faktur, takie jak: data wystawienia, numer dokumentu, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Wystawca, ani odbiorca nie mają obowiązku podpisywania faktur. Nie ma też potrzeby stosowania pieczątek.
9 e-faktura VAT Od 1 stycznia 2013 r. faktury elektroniczne zostały zrównane z papierowymi, w rezultacie to one powinny dominować w obrocie między firmami. Należy zapewnić autentyczność ich pochodzenia i integralność treści. Jak wynika z par. 4 rozporządzenia w sprawie e-faktur, to podatnik określa, w jaki sposób spełni ten wymóg. Może to zrobić w dowolny sposób. Jeśli chce wysłać fakturę w formie tekstu em i np. zabezpieczy go podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem, to powyższe wymogi zostaną spełnione. Musi oczywiście pamiętać o tym, aby dokument zawierał wszystkie elementy konieczne na fakturze.
10 Dowód zakupu
11 Dowód przyjęcia kupionych produktówz zewnątrz
12 Dowód wydania materiału do zużyciaw produkcji
13 Dowód wydania sprzedanych produktów na zewnątrz
14 Dowody księgowe rejestrujące obrót gotówkowyDowód wpłaty (KP) – przyjęcie gotówki do kasy Dowód wypłaty (KW) – wydanie (rozchód) gotówki z kasy Raport kasowy (RK) – dokument zbiorczy operacji kasowych określonego okresu
15
16 Dowody księgowe rejestrujące obrót bezgotówkowyWyciąg bankowy (WB) – wyciąg stwierdzający dokonanie operacji dotyczących przelewu środków pieniężnych z i na konto jednostki Polecenie przelewu – polecenie bankowi dokonania określonych przelewów na inny rachunek bankowy Dowód wpłaty – dowód wpłaty gotówki do banku
17 Dowody księgowe rejestrujące obrót środkami trwałymiOT – przyjęcie zakupionego środka trwałego na stan ewidencyjny PT – przyjęcie/przekazanie środka trwałego do użytkowania LT – likwidacja środka trwałego
18 Dowody księgowe rejestrujące rozrachunki z pracownikamiLista płac (LP)– dokument ustalający wysokość wynagrodzenia za pracę wszystkich pracowników Wniosek o zaliczkę – dokument wypłaty zaliczki np. na zakup materiałów, podróż służbową itp. Polecenie wyjazdu służbowego – dokument określający termin i cel podróży służbowej oraz stanowiący podstawę do jej rozliczenia
19 Zasady sporządzania dowodów księgowychDowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, i trwały. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Treść i dane liczbowe muszą być czytelne. Ewentualne błędy powstałe przy odręcznym wypisywaniu dowodu własnego muszą być skreślone w sposób pozwalający odczytać pierwotną treść, poprawka powinna być zaparafowana przez osobę dokonującą korekty
20 Zasady przechowywania dowodów księgowychDowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie podmiotu gospodarczego. Przejściowo mogą się znajdować w jednostce, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wszelkie dowody i ich zestawienia należy układać w porządku i ustalonej kolejności zapewniającej nienaruszalność i łatwe odszukanie. Listy płac i inne dowody potrzebne do ustalenia rent i emerytur powinny być przechowywane przez okres ustalony w odpowiednich przepisach – nie krócej niż 5 lat. Dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, sprawozdania rachunkowe, sprawozdania finansowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat począwszy od roku kończącego okres sprawozdawczy.