1 Realizacja projektów, dofinansowanych w ramach Programu Działaj Lokalnie IX 2016 Działaj Lokalnie to program Polsko - Amerykańskiej Fundacji Wolności, realizowany przez Akademię Rozwoju Filantropii w Polsce i Ośrodek Działaj Lokalnie w Tczewie – Fundację Pokolenia.

2 Czym jest projekt? powiązanychdziałań określonymczasie celu PROJEKT to sekwencja powiązanych ze sobą działań, które przebiegają w określonym czasie oraz są ukierunkowane na osiągnięcie precyzyjnie zdefiniowanego celu. Wniosek a Projekt: Wniosek to projekt lub część projektu opisany w formularzu o dofinansowanie !

3 PROJEKT Pomysł: jakie działania i metody należy przedsięwziąć, aby trwale rozwiązać problem będący przedmiotem działania. Realizm: ocena naszych możliwości realnego wpływu na sytuację problemową, biorąc pod uwagę: czas, zasoby (ludzkie i finansowe) oraz uwarunkowania zewnętrzne. Optymizm: koncentracja uwagi na planowanych rezultatach projektu (wyniki, efekty), tak aby mieć przekonanie o słuszności podejmowanych działań. Jednorodność: skupianie się na jasno sprecyzowanych i logicznie wynikających obszarów problemowych niż na zajmowaniu się ogółem problemów związanych z funkcjonowaniem w określonym środowisku. Efektywność: mamy na uwadze efektywność społeczną oraz efektywność ekonomiczną. Konkretyzacja: każdy element struktury projektu powinien być zwymiarowany i określony liczbowo, co oznacza, iż informacje o projekcie są mierzalne i porównywalne na poszczególnych etapach. Terminowość: to zarówno czas realizacji, jak i terminy wykonywania poszczególnych działań oraz czas osiągnięcia zakładanych efektów po jego zakończeniu.

4 Struktura projektu:  Problem  Cele  Adresaci  Działania  Rezultaty  Harmonogram  Budżet  Monitoring i ewaluacja

5 pomysłwniosek konkurs dotacyjny zmiana grant projekt umowa dotacji ludzie i działania

6 Dotacja >>> Umowa o dofinansowanie  Nazwa inicjatywy  Okres realizacji projektu  Wartość dofinansowania projektu  Sposób przekazania środków (w DL dotacja)  Numer konta bankowego wnioskodawcy  Okres ponoszenia wydatków z dotacji  Sposób prowadzenia księgowości  Kwestie promocji projektu  Sposób opisywania dokumentów finans.  Termin raportu końcowego i rozliczenia dotacji  Osoby uprawnione do reprezentowania organizacji

7 Wytyczne sponsora/darczyńcy  Terminy kwalifikowalności kosztów  Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane  Proporcje środków na poszczególne rodzaje kosztów  Możliwości przesuwania środków pomiędzy pozycjami budżetu  Formularz Raportu końcowego z realizacji projektu  Możliwość wprowadzania zmian w projekcie  Lista załączników, wzory dokumentów  Sposób dokumentowania działań projektowych

8 Dokumentowanie projektu  Dokumentacja finansowa (umowy, faktury, rachunki, delegacje itp.)  Wzory zaproszeń i pisma  Wzory materiałów promocyjnych  Materiały prasowe, wycinki z gazet  Wydruki ze stron internetowych  Zdjęcia i filmy z działań  Listy obecności  Materiały szkoleniowe  Analiza ewaluacji i monitoringu  Inne, związane ze specyfiką projektu

9 Formy umów z pracownikami i pracowniczkami w ramach realizowanych projektów:  Etat (część) (dokument finansowy: Lista Płac „LP”)  Umowa o dzieło - musi powstać jakieś dzieło, mierzalny produkt (dokument finansowy: Rachunek do Umowy o dzieło)  Umowa zlecenie - umowa starannego wykonania (dot. szkoleń!) (dokument finansowy: Rachunek do Umowy zlecenie)  Porozumienie o współpracy wolontariackiej - umowa między podmiotem* a wolontariuszem/ką (dokument niefinansowy: Oświadczenie wolontariusza) * ORGANIZACJA SAMODZIELNIE REALIZUJĄCA PROJEKT LUB ORGANIZACJA/INISTYTUCJA UDZIELAJĄCA OSOBOWOŚCI PRAWNEJ GRUPIE NIEFORMALNEJ.

10 Faktura VAT i inne dokumenty finansowe (LP, Rachunki do umów, Delegacje, Umowy kupna-sprzedaży) Elementy, które warto sprawdzić:  Czy są poprawne dane podmiotu*?  Czy jest właściwy numer NIP podmiotu*?  Czy zgadza się forma płatności (gotówka/przelew)?  Czy są odpowiednie kwoty i towary/usługi na dokumencie?  Czy termin wystawienia dokumentu jest adekwatny do okresu realizacji projektu?  Czy zakupione rzeczy/wynajęte usługi są zgodne z harmonogramem działań? * ORGANIZACJA SAMODZIELNIE REALIZUJĄCA PROJEKT LUB ORGANIZACJA/INISTYTUCJA UDZIELAJĄCA OSOBOWOŚCI PRAWNEJ GRUPIE NIEFORMALNEJ.

11 Faktura VAT i inne dokumenty finansowe – sposób opisywania O czym pamiętać przy opisywaniu dokumentów finansowych?  Dokumenty muszą być prawidłowo opisane na odwrocie (wskazanie źródła finansowania i przeznaczenia zakupów) i podpisane przez właściwe osoby (Koordynatora/kę, Księgowego/ą i Zarząd organizacji/instytucji)  Prawidłowa formuła, którą należy umieścić na fakturze znajduje się w paragrafie 5. Umowy dotacji DL + dodatkowo należy wskazać nazwę projektu, nr umowy i pozycję z budżetu)  Warto prowadzić zestawienie dokumentów (do wydatków pokrytych z dotacji i wkładu własnego)

12 Ewidencja elementów stałych zakupionych w ramach projektu Każda organizacja/instytucja dokonująca w ramach projektu zakupu elementów stałych, tzw. środków trwałych*, powinna wykonać spis tych rzeczy. Spis powinien być dostępny do wglądu w siedzibie podmiotu. Wszystkie te elementy zakupione w ramach projektu powinny być opatrzone naklejką Działaj Lokalnie! W spisie powinno znaleźć się:  Nazwa i rodzaj przedmiotu,  Numer umowy dotacji, tytuł projektu. POLITYKI RACHUNKOWOŚCI * W ROZUMIENIU WEWNĘTRZNEJ POLITYKI RACHUNKOWOŚCI ORGANIZACJI/INSTYTUCJI ORAZ ZEWNĘTRZNYCH AKTÓW PRAWNYCH

13 Wkład własny do projektu Działaj Lokalnie:  Finansowy – to, co wydaliśmy na działania projektowe i przeszło przez kasę lub konto bankowe podmiotu*  Niefinansowy – to, co włożyliśmy i włożyli nasi współpracownicy, partnerzy i darczyńcy do projektu, w innej postaci niż gotówka z kasy lub konta bankowego podmiotu*: Rzeczowy (np. przekazany poczęstunek, nagrody, sprzęt) Usługowy (np. udostępnienie sali na warsztaty, transport osób) Wolontariat (praca nieodpłatna na rzecz projektu, np. koordynacja, księgowość, prowadzenie zajęć, prace przygotowawcze) * ORGANIZACJA SAMODZIELNIE REALIZUJĄCA PROJEKT LUB ORGANIZACJA/INISTYTUCJA UDZIELAJĄCA OSOBOWOŚCI PRAWNEJ GRUPIE NIEFORMALNEJ.

14 Wolontariat WOLONTARIAT - dobrowolna, bezpłatna, świadoma działalność na rzecz innych, wykraczająca poza związki rodzinno - przyjacielskie. WOLONTARIUSZ - osoba, która ochotniczo, bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na rzecz podmiotów określonych w Ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie Zgodnie z Ustawą, wolontariusze nie mogą być zatrudnieni w podmiotach gospodarczych oraz uczestniczyć w prowadzonej przez podmioty publiczne i organizacje działalności gospodarczej (np. w drukarni urzędu miasta, która jest prowadzona w formie działalności gospodarczej)

15 Wolontariat w projektach Działaj Lokalnie Od czego zacząć?  Porozumienie o współpracy * UWAGA: podpisuje z wolontariuszem Zarząd organizacji /instytucji lub upoważniona przez niego osoba!  Zezwolenie rodzica/opiekuna * (w przypadku osób poniżej 18 lat) Ewidencja pracy wolontariuszy:  Miesięczna Karta Aktywności  Zaświadczenie o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych  Oświadczenie wolontariusza o wykonanej pracy* * OBOWIĄZKOWO

16 Zachęcam do kontaktu! Rajkowski Artur ODL w Tczewie - Fundacja Pokolenia Biuro: 83 – 110 Tczew ul. Obr. Westerplatte 6 tel. 58 352 45 46 tel. kom. 791 939 395 dzialajlokalnie.fundacjapokolenia.pl dzialajlokalnie @ fundacjapokolenia.pl Działaj Lokalnie to program Polsko - Amerykańskiej Fundacji Wolności, realizowany przez Akademię Rozwoju Filantropii w Polsce i Ośrodek Działaj Lokalnie w Tczewie – Fundację Pokolenia.