1 Realizacja projektów współfinansowanych ze środków EFS w ramach RPO WZTrener: Małgorzata Rulińska Koszalin, 4-5 września 2017 r.

2 Zakres tematyczny szkoleniaWymogi płynące z umowy o dofinansowanie projektu; Zasady wykorzystania systemu teleinformatycznego; Ochrona danych osobowych; Prawa autorskie; Zmiany w projekcie; Zarządzanie projektem; Personel projektu; Polityki horyzontalne na etapie wdrażania projektu; Wymogi w zakresie monitoringu i ewaluacji projektu; Przygotowanie projektu do kontroli.

3 Obowiązki beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie

4 Harmonogram płatnościBeneficjent sporządza harmonogram płatności w porozumieniu z IP uwzględniając przy tym, że wysokość transzy zaliczki na dany okres nie przekracza środków niezbędnych dla prawidłowej realizacji danego etapu projektu oraz wynika ze szczegółowego budżetu i harmonogramu realizacji projektu. Beneficjent sporządza harmonogram płatności w podziale na okresy rozliczeniowe, z zastrzeżeniem, iż datą graniczną ostatniego okresu rozliczeniowego w danym roku kalendarzowym jest dzień 31 grudnia. Beneficjent zobowiązuje się do przestrzegania limitów wydatków wykazanych w odniesieniu do każdego zadania.

5 Wyodrębniona ewidencja księgowaWszyscy beneficjenci realizujący projekty w ramach RPO WZ zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, niezależnie od formy prowadzonej księgowości, zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i gospodarczych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach projektu. Obowiązek ten powstaje najpóźniej z dniem podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu w sposób przejrzysty, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem, z wyłączeniem kosztów pośrednich. Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna ułatwiać czerpanie danych do wniosków o płatność beneficjenta oraz na potrzeby kontroli. W przypadku dowodów księgowych, które w części dotyczą realizowanego projektu, ustaloną proporcję podziału z uzasadnieniem należy przechowywać jako dokumentację pomocniczą.

6 Opis dokumentów księgowych1) jeśli nie wynika to z treści dowodu księgowego (np. gdy treść jest zbyt ogólna) – krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek. Jeżeli kwalifikowalna jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowalną; 2) numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono wydatek lub innego dokumentu będącego podstawą poniesienia wydatku; 3) numer umowy o dofinansowanie; 4) numer zadania, w ramach którego poniesiono wydatek; 5) w przypadku państwowych jednostek budżetowych – kod klasyfikacji budżetowej; 6) kategorię kosztów; Dopuszczalne jest stosowanie elektronicznego opisu dowodów księgowych pod warunkiem, że będzie on spełniał wymogi określone powyżej oraz sposób ich sporządzania zostanie określony w wewnętrznych procedurach beneficjenta. Dowód księgowy powinien zostać sprawdzony pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzony przez upoważnioną osobę z danej jednostki.

7 Zgodność z dokumentami wewnętrznymiWyodrębnioną ewidencję księgową należy opisać w polityce rachunkowości; Konta przeznaczone do księgowania wydatków projektowych są wykazane w Zakładowym Planie Kont; Podpisy na dokumentach księgowych są składane wyłącznie przez osoby pracujące na stanowiskach wymienionych w Instrukcji obiegu dokumentów księgowych; Okres przechowywania dokumentów jest zgodny z umową o dofinansowanie oraz z wewnętrznym Regulaminem Archiwizacji.

8 Przechowywanie dokumentacjiBeneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 2 lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego projektu. Instytucja Pośrednicząca informuje Beneficjenta o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w zdaniu pierwszym. Okres ten zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej, o czym Beneficjent jest informowany pisemnie. Dokumenty dotyczące pomocy de minimis i pomocy publicznej udzielanej przedsiębiorcom Beneficjent zobowiązuje się przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, o ile projekt dotyczy pomocy publicznej. Termin ten może zostać przedłużony w przypadku powiadomienia Instytucji Pośredniczącej przez Instytucję Zarządzającą nie później niż 3 miesiące przed upływem tego terminu.

9 Przechowywanie dokumentacjiBeneficjent przechowuje dokumentację związaną z realizacją projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, oraz jest zobowiązany do poinformowania Instytucji Pośredniczącej o miejscu jej archiwizacji w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy, o ile dokumentacja jest przechowywana poza jego siedzibą. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Beneficjenta działalności w okresie archiwizacji, Beneficjent zobowiązuje się niezwłocznie, na piśmie poinformować Instytucję Pośredniczącą o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem.

10 Ochrona danych osobowychPowierzone dane osobowe mogą być przetwarzane przez Beneficjenta wyłącznie w celu aplikowania o środki europejskie i realizacji projektu, a w szczególności do: potwierdzania kwalifikowalności wydatków, udzielania wsparcia uczestnikom projektu, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu i sprawozdawczości działań informacyjno-promocyjnych w ramach Programu. Przy przetwarzaniu danych osobowych Beneficjent zobowiązuje się do przestrzegania zasad wskazanych w ustawie o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), zwanym dalej „rozporządzeniem MSWiA”.

11 Ochrona danych osobowychBeneficjent przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przygotowuje dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym w szczególności politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Beneficjent prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem umowy. Beneficjent niezwłocznie informuje Instytucję Pośredniczącą o: wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu; wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem; wynikach kontroli prowadzonych przez podmioty uprawnione w zakresie przetwarzania danych osobowych wraz z informacją na temat zastosowania się do wydanych zaleceń.

12 Zwrot środków Odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz dofinansowania podlegają zwrotowi na rachunek IP na koniec roku budżetowego, a w przypadku końcowego wniosku o płatność przed upływem 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Beneficjent zobowiązuje się poinformować Instytucję Pośredniczącą do dnia 15 października danego roku o kwocie przekazanego mu dofinansowania w formie dotacji celowej, która nie zostanie wydatkowana do końca tego roku. Powyższa kwota podlega zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucję Pośredniczącą w terminie do dnia 15 listopada tego roku. Kwota niewykorzystanej dotacji celowej zwrócona z końcem roku budżetowego, jest przekazywana Beneficjentowi przez Instytucję Pośredniczącą w kolejnym roku budżetowym, pod warunkiem dostępności środków i nie wymaga ponownego wnioskowania.

13 Transze dofinansowaniaTransze dofinansowania są przekazywane na wyodrębniony dla projektu rachunek bankowy Beneficjenta. Beneficjent zobowiązuje się niezwłocznie poinformować IP o zmianie rachunków bankowych. Przedmiotowa zmiana skutkuje koniecznością aneksowania umowy o dofinansowanie projektu. Pierwsza transza dofinansowania jest przekazywana w wysokości określonej w pierwszym wniosku o płatność, pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia (weksel in blanco). Kolejne transze dofinansowania są przekazywane po zatwierdzeniu wniosku o płatność, w którym beneficjent wydatkował co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych transz dofinansowania. Nie jest możliwe przekazanie kolejnej transzy dofinansowania w przypadku braku zatwierdzenia wniosku o płatność za poprzedni okres rozliczeniowy.

14 Transze dofinansowaniaW chwili zatwierdzania do wypłaty kolejnej transzy dofinansowania IP jest zobowiązana do uwzględnienia środków faktycznie przekazanych Beneficjentowi na dzień zatwierdzenia wniosku o płatność, w tym również po złożeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność, co do których IP dokonała zlecenia płatności. Limit 70 % dofinansowania rozpatrywany jest kumulatywnie. IP dokonuje porównania rozliczonych dotychczas w ramach projektu wydatków, biorąc pod uwagę wydatki w zatwierdzonych uprzednio wnioskach o płatność, pomniejszonych o stwierdzone wydatki niekwalifikowalne/ nieprawidłowości.

15 Wnioski o płatność Beneficjent składa pierwszy wniosek o płatność, będący podstawą wypłaty pierwszej transzy dofinansowania niezwłocznie po podpisaniu umowy. Beneficjent przedkłada wniosek o płatność oraz dokumenty niezbędne do rozliczenia projektu za pośrednictwem SL2014, chyba że z przyczyn technicznych nie jest to możliwe. Beneficjent zobowiązuje się do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność: 1) informacji o wszystkich uczestnikach projektu, 2) dokumentów związanych z wyborem wykonawców do realizacji zamówień o wartości równej lub wyższej niż próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, 3) oświadczenia o podziale kwoty dofinansowania na wydatki bieżące i majątkowe/źródła finansowania.

16 Wnioski o płatność Beneficjent składa drugi i kolejne wnioski o płatność za okresy rozliczeniowe, zgodnie z harmonogramem płatności w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego, z zastrzeżeniem, że końcowy wniosek o płatność przy jednoczesnym zwrocie niewykorzystanych transz dofinansowania na rachunek IP, składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. Okres za jaki składany jest wniosek o płatność może zawierać niepełne miesiące / kwartały. Beneficjent jest zobowiązany do rozliczenia całości otrzymanego dofinansowania w końcowym wniosku o płatność. W przypadku, gdy z rozliczenia wynika, że dofinansowanie nie zostało w całości rozliczone przez Beneficjenta, Beneficjent zwraca tę część dofinansowania w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu. Beneficjent zobowiązuje się ująć każdy wydatek kwalifikowalny we wniosku o płatność przekazywanym do IP w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.

17 Wnioski o płatność Instytucja Pośrednicząca dokonuje weryfikacji pierwszego wniosku o płatność w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Instytucja Pośrednicząca dokonuje weryfikacji drugiego i kolejnych wniosków o płatność w terminie 20 dni roboczych od dnia jego otrzymania, przy czym termin ten dotyczy pierwszej złożonej przez Beneficjenta wersji wniosku o płatność. Kolejne wersje wniosku o płatność podlegają weryfikacji w terminie do 15 dni roboczych od daty ich otrzymania. W celu zapewnienia prawidłowej oceny kwalifikowalności wydatków, w trakcie weryfikacji wniosku o płatność dokonywana jest pogłębiona analiza, polegająca na weryfikacji dokumentów źródłowych, IP po otrzymaniu wniosku o płatność, w terminie 5 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność sporządzi wykaz dokumentów podlegających pogłębionej analizie i zwróci się do beneficjenta o ich przekazanie.

18 Wnioski o płatność W przypadku gdy:w ramach projektu jest dokonywana kontrola na miejscu i złożony został końcowy wniosek o płatność, termin jego weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania do IP informacji o wykonaniu/zaniechaniu wykonania zaleceń pokontrolnych, chyba że wyniki kontroli zawarte w Informacji Pokontrolnej nie wykazują wystąpienia wydatków niekwalifikowalnych/nieprawidłowości w projekcie lub nie mają wpływu na rozliczenie końcowe projektu. dokonywana jest przez IP kontrola doraźna na projekcie, termin weryfikacji każdego złożonego przez Beneficjenta wniosku o płatność ulega wstrzymaniu, chyba że IP ma możliwość wyłączenia z wniosku o płatność zakwestionowanych wydatków i zatwierdzenia pozostałych wykazanych w danym wniosku o płatność. dokonywana jest kontrola planowa i złożony został wniosek o płatność, dokonywana jest jego weryfikacja z możliwością wyłączenia wydatków niekwalifikowalnych/ nieprawidłowości w projekcie stwierdzonych na etapie kontroli.

19 Dochód w projekcie Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich dochodów, które powstają w związku z realizacją projektu. W przypadku gdy projekt generuje na etapie realizacji dochody, Beneficjent wykazuje we wnioskach o płatność wartość uzyskanego dochodu i dokonuje jego zwrotu. Dochody wygenerowane podczas realizacji projektu, które nie zostały wzięte pod uwagę w czasie jego zatwierdzania, wykazuje się nie później niż w momencie złożenia wniosku o płatność końcową. Dochody te pomniejszają wydatki kwalifikowalne projektu. W przypadku, gdy nie wszystkie koszty w ramach projektu są kwalifikowalne, dochód zostaje przyporządkowany proporcjonalnie (z zastrzeżeniem sytuacji, gdy możliwe jest bezpośrednie przyporządkowanie) do kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych wydatków projektu. W przypadku, gdy dochód związany z projektem został osiągnięty przy współudziale kosztów ponoszonych poza projektem i możliwe jest określenie udziału kosztów realizacji projektu w osiągnięciu tego dochodu, należy pomniejszyć wydatki kwalifikowalne o ten udział. UWAGA: kary umowne nie są dochodem w projekcie

20 Zwrot dofinansowania Jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub czynności kontrolnych uprawnionych organów zostanie stwierdzone, że dofinansowanie jest: wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości Instytucja Pośrednicząca wzywa Beneficjenta do zwrotu całości lub części dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych (zgodnie z art. 207 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych) liczonymi od dnia przekazania środków do dnia zwrotu lub do dnia wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz beneficjenta o kwotę podlegającą zwrotowi.

21 System teleinformatycznyBeneficjent zobowiązuje się do wykorzystywania SL2014 w procesie rozliczania projektu oraz komunikowania z Instytucją Pośredniczącą, zgodnie z aktualną wersją Podręcznika Beneficjenta udostępnioną przez Instytucję Pośredniczącą. Wykorzystanie SL2014 obejmuje co najmniej przesyłanie: 1) wniosków o płatność; 2) dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach projektu i wykazywanych we wnioskach o płatność; 3) danych uczestników projektu; 4) harmonogramu płatności; 5) informacji o zamówieniach publicznych o wartości równej lub wyższej niż próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp; 6) innych dokumentów związanych z realizacją projektu, w tym niezbędnych do przeprowadzenia kontroli projektu.

22 System teleinformatycznyBeneficjent zobowiązuje się do każdorazowego informowania Instytucji Pośredniczącej o nieautoryzowanym dostępie do danych Beneficjenta w SL2014. Beneficjent zobowiązuje się do wprowadzania do SL2014 danych dotyczących angażowania personelu projektu zgodnie z zakresem określonym w Wytycznych w zakresie gromadzenia i przekazywania danych pod rygorem uznania związanych z tym wydatków za niekwalifikowalne. W przypadku zlecania zadań lub ich części w ramach projektu wykonawcy Beneficjent zobowiązuje się zapewnić wszelkie dokumenty umożliwiające weryfikację kwalifikowalności wydatków.

23 Dokumentowanie wydatkówDowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura (sporządzona zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (t.j. Dz.U. z 2011 r., Nr 177, poz z późn. zm.) oraz z rozporządzeniem Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 106o-106q ww. ustawy) lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z odpowiednim dokumentem potwierdzającym dokonanie płatności. W przypadku faktur lub innych dokumentów księgowych wystawionych w językach obcych i/lub walutach obcych za wydatek kwalifikowany uznaje się wydatek faktycznie poniesiony. W przypadku trudności z identyfikacją zapisów faktury lub innego dokumentu księgowego beneficjent będzie zobowiązany dostarczyć wiarygodne tłumaczenie dokumentu. Amortyzacja - dokument potwierdzającym wysokość odpisów amortyzacyjnych jest polecenie księgowania. Wolontariat -porozumienie pomiędzy wolontariuszem a beneficjentem (określające zakres, sposób i czas wykonywania świadczeń wolontariuszy) oraz protokół potwierdzający wykonanie zadań w projekcie, zawierający co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko wolontariusza, datę i miejsce świadczenia pracy, wymiar godzinowy, szacunkową wartość realizowanych zadań, zakres realizowanych zadań oraz uzasadnienie ich związku z projektem jak również uzasadnienie obliczenia ich wartości oraz podpis wolontariusza i beneficjenta.

24 Prawa autorskie Beneficjent zobowiązuje się do zawarcia z Instytucją Pośredniczącą odrębnej umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych, łącznie z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do utworów wytworzonych w ramach projektu, z jednoczesnym udzieleniem licencji na rzecz Beneficjenta na korzystanie z ww. utworów. W przypadku zlecania części zadań w ramach projektu wykonawcy, obejmujących m.in. opracowanie utworu, Beneficjent zobowiązuje się do uwzględnienia w umowie z wykonawcą klauzuli przenoszącej autorskie prawa majątkowe do ww. utworu na Beneficjenta co najmniej na polach eksploatacji wskazanych pisemnie Beneficjentowi przez Instytucję Pośredniczącą przed zleceniem przez Beneficjenta części zadań w ramach projektu wykonawcy, obejmujących m.in. opracowanie tego utworu.

25 Zmiany w projekcie Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu na podstawie zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie. W przypadku dokonania zmian w projekcie, Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu zgodnie ze zmienionym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Beneficjent może ponosić i rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budżecie projektu pod warunkiem, że są bezpośrednio związane z realizacją zaplanowanych zadań, są efektywne, racjonalne oraz niezbędne do osiągnięcia celów projektu.

26 Rozwiązanie umowy Instytucja Pośrednicząca może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym, w przypadku gdy: Beneficjent lub Partnerzy dopuścił/li się poważnych nieprawidłowości finansowych, w szczególności wykorzystał/li przekazane środki na cel inny niż określony w Projekcie lub niezgodnie z umową; Beneficjent złoży lub posłuży się fałszywym oświadczeniem lub podrobionymi, przerobionymi lub stwierdzającymi nieprawdę dokumentami w celu uzyskania dofinansowania w ramach niniejszej umowy, w tym uznania za kwalifikowalne wydatków ponoszonych w ramach Projektu; Beneficjent ze swojej winy nie rozpoczął realizacji Projektu w ciągu 3 miesięcy od ustalonej we Wniosku początkowej daty okresu realizacji Projektu; Beneficjent nie przedłoży zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.

27 Rozwiązanie umowy Instytucja Pośrednicząca może rozwiązać umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, w przypadku gdy: 1) w zakresie postępu rzeczowego Projektu stwierdzi, że zadania nie są realizowane lub ich realizacja w znacznym stopniu odbiega od umowy, w szczególności harmonogramu określonego we Wniosku; 2) Beneficjent odmówi poddania się kontroli; 3) Beneficjent w ustalonym przez Instytucję Pośredniczącą terminie nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości; 4) Beneficjent nie przedkłada zgodnie z umową wniosków o płatność; 5) Beneficjent w sposób uporczywy uchyla się od wykonywania obowiązków, o których mowa w § 19 ust. 1 („Beneficjent zobowiązuje się do przedstawiania na wezwanie Instytucji Pośredniczącej wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu, w terminie określonym w wezwaniu, jednak nie krótszym niż 5 dni roboczych”);

28 Rozwiązanie umowy Instytucja Pośrednicząca może rozwiązać umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, w przypadku gdy: 6) Beneficjent nie przedkłada uzupełnienia wniosku o płatność w terminach i w zakresie wyznaczonym przez IP; 7) Beneficjent nie przestrzega zapisów ustawy Pzp w zakresie, w jakim ta ustawa stosuje się do Beneficjenta; 8) Beneficjent nie przestrzega zasady konkurencyjności w zakresie, w jakim ta zasada stosuje się do Beneficjenta; 9) Beneficjent odmówił podpisania aneksu w zakresie zmian wprowadzonych Wytycznymi.

29 Zarządzanie projektem

30 Zarządzanie projektem – podstawowy zakres/definicja/główne etapyRealizacja projektu, Planowanie i nadzór nad wykonaniem projektu, Zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik działania projektu w celu zaspokojenia lub nawet przekroczenia potrzeb i oczekiwań udziałowców związanych z tym projektem.

31 Zasady budowy zespołu projektowegoSkuteczny zespół powinien: Posiadać lidera Posiadać jasno wytyczone cele Mieć ustaloną strukturę Mieć określone zakresy obowiązków członków zespołu Mieć określone reguły i procedury komunikowania się w zespole Przyjąć zasady obiegu i archiwizowania dokumentów i korespondencji Co jeszcze należy uwzględnić?

32 Struktura Ekspercka, Davidson Frame, Zarządzanie projektami (…)Ekspert A Ekspert B Ekspert C ND 1 ND 2 ND 3 ND 4 Szef zespołu ND - niezależne działanie

33 Struktura bliźniacza, Davidson Frame, Zarządzanie projektami (…)Zadanie ND 1 2 3 4 Szef projektu Cz A B C Cz D ND - niezależne działanie Cz - członek zespołu

34 Struktura kolektywna, Davidson Frame, Zarządzanie projektami (…)Cz A Cz C ND 1 ND 2 ND 3 ND 4 Cz B ND - niezależne działanie Cz - członek zespołu

35 Struktura chirurgiczna, Davidson Frame, Zarządzanie projektami (…)Główny autor Działania nr 1- 4 Asystent Ekspert A Ekspert B Administrator Pracownik Biurowy B

36 Zatrudnianie personeluKoszty związane z wynagrodzeniem personelu mogą być kwalifikowalne w ramach projektu, o ile wynika to ze specyfiki projektu, na warunkach określonych w Wytycznych oraz wytycznych programowych. Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy oraz z Kodeksem cywilnym. Kwalifikowalnymi składnikami wynagrodzenia personelu są w szczególności wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz wydatki ponoszone na Pracowniczy Program Emerytalny zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U. z 2014 r, poz. 710).

37 Zatrudnianie personeluW ramach wynagrodzenia personelu, niekwalifikowalne są: a) wpłaty dokonywane przez pracodawców zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.) na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zwany dalej „PFRON”, b) świadczenia realizowane ze środków ZFŚS dla personelu projektu, c) koszty ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej, d) nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze dla personelu projektu, e) koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego, chyba że: i. zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy oraz

38 Zatrudnianie personeluW ramach wynagrodzenia personelu, niekwalifikowalne są: ii. zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie oraz, iii. potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich odprowadzania/przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta. Niekwalifikowalne jest wynagrodzenie personelu projektu zatrudnionego jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji PO na podstawie stosunku pracy, chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. Konflikt interesów jest rozumiany jako naruszenie zasady bezinteresowności i bezstronności, tj. w szczególności: przyjmowanie jakiejkolwiek formy zapłaty za wykonywanie zadań mających związek lub kolidujących ze stanowiskiem służbowym, podejmowanie dodatkowego zatrudnienia lub zajęcia zarobkowego mogącego mieć negatywny wpływ na sprawy prowadzone w ramach obowiązków służbowych, prowadzenie szkoleń, o ile mogłoby to mieć negatywny wpływ na bezstronność prowadzenia spraw służbowych.

39 Zatrudnianie personeluDodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z przepisów prawa pracy i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu. Osoba dysponująca środkami dofinansowania projektu (tj. osoba upoważniona do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu beneficjenta) nie może być prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe, co beneficjent weryfikuje na podstawie oświadczenia tej osoby przed jej zaangażowaniem do projektu. ( dotyczy również personelu w Kosztach Pośrednich!)

40 Zatrudnianie personeluWydatki związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w projekcie lub projektach są kwalifikowalne, o ile: a) obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie, b) łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie, c) wykonanie zadań przez tę osobę jest potwierdzone protokołem sporządzonym przez tę osobę, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie, z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje zadania na podstawie stosunku pracy, a dokumenty związane z jej zaangażowaniem wyraźnie wskazują na jej godziny pracy (powinny być wskazane ze szczegółowością „od/do ”.)

41 Zatrudnianie personeluSpełnienie warunków dot. obciążenia i łącznego zaangażowania zawodowego należy zweryfikować przed zaangażowaniem osoby do projektu. Warunki te powinny być spełnione w całym okresie kwalifikowania wynagrodzenia danej osoby w tym projekcie, przy czym w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w zakresie spełnienia warunku dot. wykonywania zadań przez tę osobę, za niekwalifikowalne należy uznać wynagrodzenie personelu projektu (w całości lub w części) w tym projekcie, w ramach którego zaangażowanie personelu projektu spowodowało naruszenie tego warunku.

42 Zatrudnianie personeluLimit zaangażowania zawodowego dotyczy wszystkich form zaangażowania zawodowego, w szczególności: a) w przypadku stosunku pracy – uwzględnia liczbę dni roboczych w danym miesiącu wynikających ze stosunku pracy, przy czym do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi i urlopem wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym, b) w przypadku stosunku cywilnoprawnego, samozatrudnienia oraz innych form zaangażowania – uwzględnia czas faktycznie przepracowany, w tym czas zaangażowania w ramach własnej działalności gospodarczej poza projektami (o ile dotyczy).

43 Zatrudnianie personeluWłaściwa instytucja będąca stroną umowy zapewnia, że beneficjent zobowiązuje się w umowie o dofinansowanie do wprowadzania na bieżąco następujących danych do systemu informatycznego w zakresie angażowania personelu projektu, w celu potwierdzenia spełnienia warunków określonych w Wytycznych: a) dane dotyczące personelu projektu, w tym: nr PESEL, imię, nazwisko, b) dane dotyczące formy zaangażowania personelu w ramach projektu: stanowisko, forma zaangażowania w projekcie, data zaangażowania do projektu, okres zaangażowania osoby w projekcie, wymiar czasu pracy oraz godziny pracy, jeśli zostały określone w dokumentach związanych z jej zaangażowaniem, c) w zakresie protokołów – dane dotyczące godzin faktycznego zaangażowania za dany miesiąc kalendarzowy ze szczegółowością wskazującą na rok, miesiąc, dzień i godziny zaangażowania.

44 Zatrudnianie personeluWydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i FS na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii. Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości, wyłącznie w przypadku personelu projektu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. W przypadku personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy w wymiarze poniżej ½ etatu lub na podstawie innych form zaangażowania, koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są niekwalifikowalne. W przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie. W ramach projektu mogą być kwalifikowalne koszty delegacji służbowych oraz koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych personelu projektu, pod warunkiem, że jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu oraz koszty te zostały uwzględnione w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu.

45 Zatrudnianie personelu – stosunek pracyUmowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu obejmuje wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez beneficjenta. Tym samym, nie jest możliwe angażowanie takiej osoby przez beneficjenta do realizacji żadnych zadań w ramach tego lub innego projektu na podstawie stosunku cywilnoprawnego, z wyjątkiem umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła W przypadku zatrudniania personelu na podstawie stosunku pracy, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeżeli: a) pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z realizacją projektu; b) okres zatrudnienia lub oddelegowania jest kwalifikowalny do końcowej daty kwalifikowalności wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie; c) zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności służbowych pracownika lub opisem stanowiska pracy; przez odpowiednie udokumentowanie należy rozumieć m.in. wskazanie w ww. dokumentach zadań, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu.

46 Zatrudnianie personelu – stosunek pracyJeżeli stosunek pracy pracownika beneficjenta tylko w części obejmuje zadania w ramach projektu (np. na ½ etatu, ¼ etatu w ramach projektu), wydatki związane z wynagrodzeniem w ramach projektu są kwalifikowalne, o ile: a) zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę lub zakresie czynności służbowych pracownika lub opisie stanowiska pracy, b) zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającego z umowy o pracę tego pracownika, c) wydatek związany z wynagrodzeniem personelu projektu odpowiada proporcji, o której mowa w lit. b, chyba że zakres odpowiedzialności, złożoność lub poziom wymaganych kompetencji na danym stanowisku uzasadnia różnicę w udziale wydatku do czasu pracy wynikającego ze stosunku pracy.

47 Zatrudnianie personelu – stosunek pracyWydatkami kwalifikowalnymi w przypadku wynagrodzenia personelu mogą być również nagrody (z wyłączeniem nagrody jubileuszowej) lub premie, o ile są spełnione łącznie następujące warunki: nagrody lub premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji, lub też innych właściwych przepisach prawa pracy, nagrody lub premie zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, nagrody lub premie potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta, nagrody lub premie przyznawane są w związku z realizacją zadań w ramach projektu na podstawie stosunku pracy.

48 Zatrudnianie personelu – stosunek pracyW przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych danej osoby, wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, przy czym dodatek może być przyznany zarówno jako wyłączne wynagrodzenie za pracę w projekcie albo jako uzupełnienie wynagrodzenia personelu projektu rozliczanego w ramach projektu. Dodatek może być kwalifikowalny, o ile spełnione zostaną łącznie następujące warunki: możliwość przyznania dodatku wynika bezpośrednio z prawa pracy, dodatek został przewidziany w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy, dodatek został wprowadzony w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, przy czym nie dotyczy to przypadku, gdy możliwość przyznania dodatku wynika z aktów prawa powszechnie obowiązującego, dodatek potencjalnie obejmuje wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady jego przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta,

49 Zatrudnianie personelu – stosunek pracyDodatek może być kwalifikowalny, o ile spełnione zostaną łącznie następujące warunki: e) dodatek jest kwalifikowalny wyłącznie w okresie zaangażowania danej osoby do projektu, f) wysokość dodatku uzależniona jest od zakresu dodatkowych obowiązków, przy czym w przypadku wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego beneficjenta personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek rozliczany proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w dany projekt. Dodatki są kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia podstawowego wraz ze składnikami, o których mowa w podrozdziale 6.16 pkt 3 Wytycznych, z zastrzeżeniem, że przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego.

50 Zatrudnianie personelu – stosunek pracyWewnątrzzakładowe źródła prawa pracy: Układ zbiorowy pracy; Regulamin wynagradzania; Regulamin premiowania; Obwieszczenia prezesa/dyrektora; Regulamin pracy; W małych podmiotach, w których jest zatrudnionych mniej niż 50 pracowników nie istnieje obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania; Zasady wynagradzania określone są w umowie o pracę lub innym akcie równorzędnym, ewentualnie w odrębnym dokumencie np. zarządzeniu, obwieszeniu, decyzji o przyznaniu premii lub nagród, decyzji o przyznaniu odprawy i/lub odszkodowania itp.

51 Umowy Oprócz umów o pracę i równorzędnych (umowy o pracę spółdzielczą, mianowania, powołania) z wynagrodzeniami są związane: umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług oraz inne umowy zawarte na podstawie Kodeksu cywilnego, umowy licencyjne, inne umowy zawarte na podstawie prawa autorskiego i praw pokrewnych, umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontrakty menedżerskie, decyzje o wynagradzaniu członków zarządów itp.

52 Ewidencje W celu wyliczenia wynagrodzenia niezbędne są:Ewidencja czasu pracy (listy obecności, karty czasu pracy), Ewidencja wykonania zadań przy umowach zadaniowych, pracy prowizyjnej, umowach cywilnoprawnych np. w formie raportów, sprawozdań, Ewidencja pracy w godzinach nocnych, Ewidencja godzin nadliczbowych wraz ze zleceniem takiej pracy, Ewidencja urlopów wraz z kartami urlopowymi, Zwolnienia lekarskie z tytułu choroby lub opieki, Dowody na zasadność udzielania urlopów okolicznościowych.

53 Zatrudnianie personelu – stosunek cywilnoprawny19 lipca br. zostały podpisane przez Ministra Rozwoju i Finansów i oczekują na opublikowanie w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej Monitor Polski znowelizowane Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Wytyczne wejdą w życie z dniem ogłoszenia komunikatu w Monitorze Polskim. Najważniejszą zmianą wprowadzoną w Wytycznych jest zmiana definicji personelu. Z definicji personelu projektu zostały wyłączone osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne. W obecnym kształcie Wytycznych, personelem projektu są tylko osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie stosunku pracy, osoby samozatrudnione w rozumieniu Wytycznych (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami projektów), osoby współpracujące oraz wolontariusze. Osoby angażowane do realizacji zadań w projekcie na podstawie stosunku cywilnoprawnego, od dnia wejścia w życie zmienionych Wytycznych, nie będą traktowane jako personel projektu a będą wykonawcami usługi zlecanej przez beneficjenta.

54 Zatrudnianie personelu – stosunek cywilnoprawnyZgodnie z nowymi Wytycznymi, beneficjent oprócz danych dotyczących formy i zaangażowania personelu projektu (zgodnie z nową definicją), zobowiązany będzie także do wskazania w przypadku usług zleconych (wykonawców) planowanego czasu realizacji zadań merytorycznych, dzięki czemu możliwa będzie ocena zgodności danego wydatku z Wytycznymi w zakresie ogólnych warunków kwalifikowalności. Ponadto, obowiązkiem beneficjenta w przypadku zlecenia realizacji dzieła jest wskazanie, że taka forma jest przewidziana do realizacji w ramach projektu. Będzie to warunkiem kwalifikowania wydatków wynikających z takiej umowy na etapie jej rozliczania. W SL2014 i SOWA dokonane będą zmiany mające na celu zmianę etykiety „zadania zlecone” na „usługi zlecone” w szczegółowym budżecie projektu. Zakłada się bowiem, że wszystkie umowy cywilnoprawne będą odznaczane jako „usługa zlecona”, bez względu na zakres zlecenia.

55 Zatrudnianie personelu – stosunek cywilnoprawnyBez względu na zapisy wniosku o dofinansowanie: wszystkie osoby angażowane na podstawie umów cywilnoprawnych, które zostaną wybrane przez beneficjenta do realizacji zadań w projekcie w drodze postępowania ogłoszonego po wejściu w życie zmienionych Wytycznych, nie będą już traktowane jako personel projektu i tym samym nie będą w stosunku do nich obowiązywać zapisy podrozdziału 6.15 Koszty związane z angażowaniem personelu (w szczególności dane tych osób nie będą wprowadzane do Bazy personelu); osoby zaangażowane na podstawie umów cywilnoprawnych na podstawie poprzedniej wersji Wytycznych, traktowane są jako personel projektu i w stosunku do nich weryfikowane i monitorowane jest spełnienie wymogów wynikających z podrozdziału 6.15 – pomimo zmiany definicji personelu w Wytycznych, projektodawca nadal ma obowiązek m.in. monitorowania czasu pracy w Bazie personelu tych osób, z uwagi na fakt, iż osoby te pozostają personelem projektu do czasu wygaśnięcia stosunku cywilnoprawnego powstałego na mocy poprzedniej wersji Wytycznych. Nie ma podstawy do tego, aby instytucja pośrednicząca wyrażała zgodę na dokonywanie zmian wniosków o dofinansowanie w tym zakresie w stosunku do osób już zaangażowanych.

56 Zatrudnianie personelu – samozatrudnienie i inne formy zaangażowaniaKwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby samozatrudnionej, tj. osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wykonującej osobiście zadania w ramach projektu, którego jest beneficjentem, pod warunkiem wyraźnego wskazania tej formy zaangażowania oraz określenia zakresu obowiązków tej osoby w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby zatrudnionej za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej, o ile wydatki związane z wynagrodzeniem tej osoby: a) są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. z 2003 r., Nr 166, poz. 1608, z późn. zm.), b) nie są zawyżone w stosunku do stawek rynkowych. Kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby zatrudnionej na podstawie innych form zatrudnienia, pod warunkiem ich zgodności z założeniami projektu wskazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Poniesienie wydatku na wynagrodzenie jest dokumentowane dokumentem księgowym oraz protokołem.

57 Dobra praktyka w zakresie zarządzania zespołem projektowymPrzydzielenie na piśmie zakresu zadań i odpowiedzialności oraz uspójnienie z wewnętrznymi regulaminami i instrukcjami np. obiegu dokumentów księgowych; Prowadzenie protokołów z posiedzeń zespołu; Ustalenie sposobu komunikacji; Stworzenie wewnętrznych procedur; Przygotowanie narzędzi monitoringu i ewaluacji; Ustalenie miesięcznego harmonogramu prac; Ustalenie planu urlopów; Ustalenie zastępstw; Dokumentowanie doświadczenia i kwalifikacji członków zespołu.

58 Zarządzanie równościowe – dobra praktykaNależy przygotować notatkę ze spotkania zespołu projektowego, na którym omówiono sposób wdrażania równościowego zarządzania, w tym dostępu dla osób z niepełnosprawnościami; Dobrze byłoby skontrolować kilkakrotnie realizatorów zadań pod kątem przestrzegania zasad równościowych i również sporządzić z tego raport; W przypadku braku przestrzegania zasady, należy przygotować i wdrożyć działania naprawcze; Warto monitorować zmieniające się potrzeby zarówno kobiet, jak i mężczyzn. W tym celu w ankietach, testach wstawić do metryczki pytanie o płeć; Agregować zebrane dane w podziale na płeć; Wprowadzić ankiety satysfakcji i zapytać, czy w przypadku osób niepełnosprawnych zapewniony był dla nich równy dostęp; Używać niedyskryminującego przekazu w materiałach informacyjnych i promocyjnych.

59 Zarządzanie zgodne z zasadą zrównoważonego rozwoju – dobra praktykamateriały promocyjne (rzeczowe: długopisy, kubki, kalendarze, pendrive, parasole, T-shirty, itp.) dbałość o dopasowanie proponowanego materiału promocyjnego do odbiorcy, tak aby zapewnić użyteczność danego przedmiotu i wydłużenie jego wykorzystania, dbałość o jakość materiałów promocyjnych – np. dobrej jakości długopis posłuży dłużej a nie zostanie zaraz po otrzymaniu wyrzucony, zamawiając gadżety należy kierować się ich wysoką jakością i wartością komunikacyjną a nie upominkową, ekologiczne materiały konferencyjne, np. torby płócienne zamiast papierowych, jednorazowych, uwzględnianie w miarę możliwości „zielonych zamówień publicznych” przy wyborze materiału promocyjnego, np. długopisy mogą być produkowane w przedsiębiorstwie posiadającym certyfikat środowiskowy, minimalizowanie drukowania ulotek i broszur, pojawiające się drukowane materiały promocyjne często zawierają bardzo niewiele treści i natychmiast zostają wyrzucone, drukowanie dwustronne (Zielone Biuro), segregacja odpadów (Zielone Biuro), INNE?

60 Poprawna realizacja wymogów związanych z informacją i promocją projektu

61 Obowiązki informacyjne i promocyjneBeneficjent jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych zgodnie z przepisami rozporządzenia nr 1303/2013 i rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiającego zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów z programów i zarządzania nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych (Dz. Urz. UE L 223 z , str. 7). Wszystkie działania informacyjne i promocyjne Beneficjenta oraz każdy dokument, który jest podawany do wiadomości publicznej lub jest wykorzystywany przez uczestników projektu, w tym wszelkie zaświadczenia o uczestnictwie lub inne certyfikaty zawierają informacje o otrzymaniu wsparcia z Unii Europejskiej, w tym Europejskiego Funduszu Społecznego oraz z Programu za pomocą: 1) znaku Funduszy Europejskich z nazwą Programu; 2) znaku Unii Europejskiej z nazwą Europejski Fundusz Społeczny.

62 Obowiązki informacyjne i promocyjneUWAGA! Od 1 stycznia 2018 r. zmianie ulegną zasady oznaczania projektów współfinasowanych w ramach Funduszy Europejskich. Do obowiązkowego zestawu znaków zostaną dodane barwy Rzeczypospolitej Polskiej. Barwy te mogą występować jedynie w wersji pełnokolorowej. Nowe zasady będą obowiązywały wszystkich beneficjentów, którzy podpiszą umowy o dofinansowanie 1 stycznia 2018 r. lub później. Zasady te nie będą obowiązkowe dla beneficjentów, którzy podpisali lub podpiszą umowy o dofinansowanie przed 1 stycznia 2018 r., chyba że zawarty zostanie stosowny aneks do umowy lub umożliwiają to zapisy aktualnej umowy o dofinansowanie.

63 Obowiązki informacyjne i promocyjneW okresie realizacji Projektu Beneficjent informuje opinię publiczną o pomocy otrzymanej z Unii Europejskiej w tym Europejskiego Funduszu Społecznego i Programu m.in. przez: 1) umieszczenie przynajmniej jednego plakatu o minimalnym rozmiarze A3 z informacjami na temat Projektu, w tym z informacjami dotyczącymi wsparcia finansowego, w miejscu ogólnodostępnym i łatwo widocznym, takim jak np. wejście do budynku; 2) zamieszczenie na stronie internetowej Beneficjenta krótkiego opisu Projektu, proporcjonalnego do poziomu pomocy, obejmującego jego cele i wyniki oraz podkreślającego wsparcie finansowe ze strony Unii Europejskiej oraz zamieszczenie szczegółowego harmonogramu udzielania wsparcia w Projekcie.

64 Obowiązki informacyjne i promocyjne - dokumentowanieNa potrzeby informacji i promocji Programu i EFS, Beneficjent udostępnia IP i IZ wszystkie utwory informacyjno- promocyjne powstałe w trakcie realizacji Projektu, w postaci m.in.: materiałów zdjęciowych, materiałów audio-wizualnych i prezentacji dotyczących Projektu oraz udziela nieodpłatnie licencji niewyłącznej, obejmującej prawo do korzystania z nich bezterminowo na terytorium UE w zakresie: 1) utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową; 2) obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono – wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy; 3) rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt 2 – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

65 Obowiązki informacyjne i promocyjne – przykłady realizacjiPlakat – to nośnik informacji o wymiarze co najmniej A3 (format arkusza o wymiarach 297×420 mm), służący do oznaczania projektów. Może mieć orientację pionową lub poziomą. Wywieszenie plakatu/ów obowiązuje tych beneficjentów, którzy nie muszą stosować tablic informacyjnych i pamiątkowych. Tablica informacyjna – to nośnik informacji dużego formatu (o wymiarach minimalnych 80x120 cm), który informuje o projekcie w danej lokalizacji w trakcie jego realizacji; ma charakter tymczasowy. Umieszczenie tablic informacyjnych obowiązuje beneficjentów, którzy realizują projekty współfinansowane z EFRR lub FS, zakładające działania: w zakresie infrastruktury lub prace budowlane, a dofinansowanie projektu przekroczyło równowartość 500 tys. euro, zgodnie z podpisaną umową lub decyzją przyznającą dofinansowanie. Tablica pamiątkowa – to nośnik informacji, który może mieć formę albo stałego bilbordu (tablicy dużego formatu) albo mniejszej, stałej tabliczki. W odróżnieniu od tablic informacyjnych tablicę pamiątkową należy umieścić po zakończeniu projektu. Niezależnie od wielkości tablice pamiątkowe muszą być wykonane z trwałych materiałów, ponieważ ich celem jest informowanie o projekcie przynajmniej przez cały okres trwałości projektu. Tablice pamiątkowe obowiązują beneficjentów, którzy zakończyli realizację projektu z dofinansowaniem w ramach programu przekraczającym równowartość 500 tys. euro (zgodnie z umową lub decyzją przyznającą dofinansowanie). Ma to zastosowanie do wszystkich beneficjentów funduszy polityki spójności (EFRR, FS i EFS), o ile ich projekt polegał na zakupie środków trwałych lub finansowaniu działań w zakresie infrastruktury lub pracach budowlanych.

66 Obowiązki informacyjne i promocyjnePlakat musi zawierać: nazwę beneficjenta, tytuł projektu, cel projektu (opcjonalnie), wysokość wkładu Unii Europejskiej w projekt(opcjonalnie), zestaw logo – znaki FE i UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli realizujesz projekt finansowany przez program regionalny), adres portalu (opcjonalnie). Plakat należy umieścić w widocznym i dostępnym publicznie miejscu. Może być to np. wejście do siedziby beneficjenta. Musi być to przynajmniej jeden plakat. Plakatem może być wydrukowany arkusz papieru o minimalnym rozmiarze A3 (arkusz o wymiarach 297×420 mm). Może być też wykonany z innego, trwalszego tworzywa, np. z plastiku. Pod warunkiem zachowania minimalnego obowiązkowego rozmiaru może mieć formę plansz informacyjnych, stojaków reklamowych itp.

67 Obowiązki informacyjne i promocyjneBeneficjent musi: oznaczać znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich, a w przypadku programów regionalnych również herbem województwa lub jego oficjalnym logo promocyjnym: wszystkie działania informacyjne i promocyjne dotyczące projektu, np. ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania, wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, które podawane są do wiadomości publicznej, np. dokumentacja przetargowa, ogłoszenia, analizy, raporty, wzory umów, wzory wniosków, dokumenty i materiały dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczenia, certyfikaty, zaproszenia, materiały informacyjne, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności, prezentacje multimedialne, kierowaną do nich korespondencję, umowy.

68 Obowiązki informacyjne i promocyjneBeneficjent musi: umieścić plakat lub tablicę (informacyjną i/lub pamiątkową) w miejscu realizacji projektu, umieścić opis projektu na stronie internetowej, przekazywać osobom i podmiotom uczestniczącym w projekcie informację, że projekt uzyskał dofinansowanie, np. w formie odpowiedniego oznakowania konferencji, warsztatów, szkoleń, wystaw, targów; dodatkowo można przekazywać informację w innej formie, np. słownej.

69 Obowiązki informacyjne i promocyjneDodatkowo można: umieścić naklejki lub tabliczki na maszynach, urządzeniach i sprzęcie kupionym w ramach projektu, przygotować dokumentację fotograficzną projektu i umieścić ją na swoich stronach internetowych, przygotować stronę/podstronę internetową projektu, podjąć działania w mediach społecznościowych, przygotować informację prasową i przekazać ją mediom, zorganizować spotkanie informacyjne na temat realizowanego projektu, zorganizować konferencję prasową, zaprezentować projekt na spotkaniach, konferencjach, targach branżowych, wydarzeniach promujących projekty unijne, wypowiadać się publicznie na temat projektu.

70 Obowiązki informacyjne i promocyjneWszystkie oznaczenia na przedmiotach służących promocji Funduszy Europejskich powinny być wykonane w sposób trwały, trudny do usunięcia. Aby dobrze zaplanować działania informacyjne i promocyjne w projekcie, należy odpowiedzieć na pytania: Co chcesz osiągnąć? Jaka jest grupa docelowa Twoich działań komunikacyjnych? Jakie narzędzia możesz wykorzystać? Jakiego języka powinieneś używać? Jak powinieneś konstruować informacje, aby wzbudzić zainteresowanie? Na co powinieneś zwrócić uwagę, planując budżet? Jak możesz zmierzyć skuteczność swoich działań? (np. liczba wejść na stronę).

71 Obowiązki informacyjne i promocyjneJakie informacje zamieścić na stronie internetowej? znak Unii Europejskiej, znak Funduszy Europejskich, herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli realizujesz projekt finansowany przez program regionalny), krótki opis projektu. Komisja Europejska wymaga, aby flaga UE z napisem Unia Europejska była widoczna w momencie wejścia użytkownika na stronę internetową, to znaczy bez konieczności przewijania strony w dół.

72 Obowiązki informacyjne i promocyjne – przykłady realizacjiKrótki opis projektu na stronie internetowej powinien zawierać: cele projektu, planowane efekty, wartość projektu, wkład Funduszy Europejskich. Wszystkie obowiązki informacyjne oraz działania informacyjno-promocyjne związane z realizowanym projektem muszą zostać udokumentowane. Dokumentację tę należy przechowywać razem z pozostałymi dokumentami projektowymi przez czas określony w umowie o dofinansowanie. Może być ona poddana kontroli. Dokumentację można przechowywać w formie papierowej albo elektronicznej, np. jako skany dokumentów, zdjęcia, kopie (zrzuty) stron internetowych. Jeśli na potrzeby projektu powstały materiały informacyjne można przechowywać ich pojedyncze egzemplarze (np. broszury, publikacje) albo tylko ich zdjęcia. Koszty tych działań należy dokumentować w taki sam sposób, jak inne wydatki.

73 Narzędzia informacyjne i promocyjne a grupa docelowaPrzykład 1 Grupa docelowa: uczniowie, nauczyciele, szkoły w Zespole Szkół nr 1 Gminy Kejsowo Narzędzia: spotkania informacyjne dla rodziców, nauczycieli i rozdanie informacji pisemnej, informacja dla uczniów na lekcjach, informacja na stronie www gminy (Beneficjenta) i stronach szkół, plakaty A3 w każdej szkole, w której realizowane są zajęcia, ologowane materiały szkoleniowe, ologowane wyposażenie pracowni Przykład 2 Grupa docelowa: bezrobotni w powiecie przykładowskim Narzędzia: informacja na stronie www Beneficjenta, plakaty w PUP, OPS, PCPR i w gablotach gmin i miast powiatu, plakaty informacyjne w miejscach realizacji, ologowane materiały szkoleniowe, informacja w mediach społecznościowych. Przykład 3 Grupa docelowa: rodziny zastępcze z 3 powiatów Narzędzia: spotkania informacyjne dla rodziców w PCPR każdego z powiatów, rozdanie informacji pisemnej, informacja na stronach www powiatów i Beneficjenta, plakaty A3 w miejscach realizacji, ologowane materiały szkoleniowe.

74 Dokumentowanie działań w zakresie informacji i promocjiNarzędzia w projekcie edukacyjnym: spotkania informacyjne dla rodziców, nauczycieli i rozdanie informacji pisemnej, informacja dla uczniów na lekcjach, informacja na stronie www gminy (Beneficjenta) i stronach szkół, plakaty A3 w każdej szkole, w której realizowane są zajęcia, ologowane materiały szkoleniowe, ologowane wyposażenie pracowni, ologowane certyfikaty, prezentacje multimedialne, broszury, Dokumentacja do ww narzędzi: ologowane listy obecności, zaproszenia na spotkania, zdjęcia ze spotkań egzemplarz informacji rozdawanej na spotkaniach, raport z informacji przekazywanej na lekcjach, wydruk zrzutów ekranów ze stron internetowych, jeden egzemplarz plakatu, jeden komplet materiałów szkoleniowych, zdjęcia ologowanego wyposażenia, 1 egzemplarz broszury, prezentacja multimedialna, Narzędzia w projekcie z zakresu aktywizacji zawodowej: plakaty A3, ulotki w OPS, agencjach zatrudnienia, informacja na stronie internetowej Beneficjenta, w mediach społecznościowych, informacja na tablicach informacyjnych w urzędach gmin i w starostwie, ologowane materiały szkoleniowe/warsztatowe, ologowane certyfikaty, Dokumentacja do ww narzędzi: 1 egzemplarz plakatu, 1 ulotka, raport dotyczący miejsc zamieszczenia plakatów i/lub zdjęcia, wydruk ze strony internetowej, wydruki ze stron mediów społecznościowych, zdjęcia lub 1 egzemplarz informacji wywieszanej w urzędach na tablicach informacyjnych, 1 komplet materiałów szkoleniowych, kopie certyfikatów. Inne? Uwaga: faktury za plakaty, ulotki nie podlegają kontroli, gdyż wydatki na promocję i informację są rozliczane w ramach kosztów pośrednich.

75 Wymogi dotyczące monitorowania i ewaluacji

76 Kontrola, monitoring a ewaluacja

77 Różnice monitoring a ewaluacjaMonitorowanie Pytanie przewodnie Jakie są efekty projektu? Czy wszystko idzie zgodnie z planem? Budżetem? Harmonogramem? Moment badania Punktowy – na początku, w trakcie i po zakończeniu projektu (ewaluacja ex- ante, mid-term and ex- post) Ciągły – w trakcie trwania projektu

78 Różnice monitoring a ewaluacjaMonitorowanie Zakres badania Szersze spojrzenie na projekt oraz sposób jego wdrażania. Zidentyfikowanie i ocena: -   celów projektu -   sposobów realizacji (ewentualnych słabości i pól potencjalnych usprawnień) długookresowych(zamierzonych i niezamierzonych) efektów, wybiegających poza czas i miejsce wdrażania projektu. Poprawność procedur Poprawność rozliczeń Zgodność z zapisami prawnymi

79 Różnice monitoring a ewaluacjaSposób realizacji Pozyskiwanie dodatkowych danych na temat procesów, efektów projektu jak i jego kontekstu. Krytyczna analiza istniejących i zebranych danych. Ocena efektywności struktur, procesu i skutków projektu Porównanie istniejących danych na temat postępów realizacji z uprzednio przyjętym planem.

80 Metody ewaluacji Analiza dokumentów projektu - analiza całej dokumentacji projektowej (np. okresowe sprawozdania monitoringowe) lub dokumenty zawierające dane administracyjne, która pomaga poznać kontekst całego projektu lub jego elementu. Wywiady (indywidualne lub grupowe) - służą pozyskiwaniu informacji, dotyczących różnych aspektów ocenianego projektu oraz poznaniu opinii osób zaangażowanych w realizację projektu, jak i jego uczestników. Narzędzie to może przybierać charakter np. nieformalnej rozmowy jak i w pełni zaplanowanego wywiadu. Ankiety - zadawanie zestandaryzowanych, jasno sformułowanych i jednoznacznie brzmiących pytań, ułożonych w postaci kwestionariusza (ankiety) wybranej grupie osób zaangażowanych w realizację projektu i beneficjentom ostatecznym. Ankieta może być wypełniania osobiście lub przez prowadzącego badanie po zadaniu pytań np. telefonicznie. Obserwacja - polega na planowym selektywnym rejestrowaniu różnych aspektów projektu jak i osób w nim uczestniczących lub zaangażowanych w jego realizację. Może przybierać charakter obserwacji „uczestniczącej”, gdy badacz jest jednocześnie uczestnikiem obserwowanych wydarzeń lub obserwacji zewnętrznej Obserwacja pozwala ocenić projekt bardziej kompleksowo, wychodząc poza opinie wykonawców i uczestników projektu.

81 Wskaźniki produktu i rezultatuWskaźniki produktu – dotyczą realizowanych działań. Produkt stanowi wszystko, co zostało uzyskane w wyniku działań współfinansowanych z EFS. Są to zarówno wytworzone dobra, jak i usługi świadczone na rzecz uczestników podczas realizacji projektu. Wskaźniki produktu odnoszą się do osób lub podmiotów objętych wsparciem. Wskaźniki rezultatu – dotyczą oczekiwanych efektów wsparcia ze środków EFS. Określają efekt zrealizowanych działań w odniesieniu do osób lub podmiotów, np. w postaci zmiany sytuacji na rynku pracy. Wskaźniki rezultatu bezpośredniego – odnoszą się do sytuacji bezpośrednio po zakończeniu wsparcia, tj. zakończeniu udziału osób / podmiotów w projekcie Wskaźniki rezultatu długoterminowego – dotyczą efektów wsparcia osiągniętych w dłuższym okresie od zakończenia wsparcia

82 Wskaźniki projektowe Zgodnie z UP, do mierzenia efektów interwencji na poziomie projektów, IZ obligatoryjnie stosuje, adekwatne do zakresu i celu projektów, wskaźniki kluczowe, określone na poziomie krajowym, pochodzące z WLWK 2014 wśród których wyróżnia się: a) wskaźniki kluczowe produktu - wskaźniki określone na poziomie projektu, powiązane bezpośrednio z wydatkami ponoszonymi w projekcie, b) wskaźniki kluczowe rezultatu bezpośredniego - wskaźniki określone na poziomie projektu, odnoszące się do bezpośrednich efektów projektu, których realizacja jest wynikiem projektu, ale mogą mieć na nią wpływ także inne zewnętrzne czynniki; niepowiązane bezpośrednio z wydatkami ponoszonymi w projekcie, mierzone są do czterech tygodni od zakończenia udziału w projekcie.

83 Wskaźniki projektowe Dane dotyczące sytuacji uczestnika po upływie 4 tygodni od zakończenia udziału w projekcie nie mogą być uwzględnione we wskaźnikach rezultatu bezpośredniego. W przypadku powrotu uczestnika do projektu po uprzednio zakończonym udziale, informacje odnoszące się do wskaźników rezultatu bezpośredniego dla tego uczestnika powinny zostać usunięte, co powoduje konieczność zaktualizowania wartości wskaźników rezultatu. Wskaźniki rezultatu długoterminowego odnoszą się do sytuacji uczestnika po upływie co najmniej 4 tygodni, przy czym WLWK zakłada okres sześciu miesięcy lub dłuższy, w zależności od specyfiki wsparcia i oczekiwanej zmiany Dane do wskaźników długoterminowych nie są uzyskiwane w ramach monitorowania realizacji projektu, ale wyliczane są przy pomocy ewaluacji / analiz realizowanych na reprezentatywnej próbie uczestników projektów lub na podstawie danych administracyjnych, za pomiar tych wskaźników odpowiada Instytucja Zarządzająca.

84 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VI Rynek pracy Działanie 6.4 Wsparcie przedsiębiorczości, samozatrudnienia oraz tworzenia nowych miejsc pracy, poprzez środki finansowe na rozpoczęcie działalności gospodarczej oraz wsparcie doradczo- szkoleniowe Wskaźniki produktu: Liczba osób biernych zawodowo objętych wsparciem w programie (C) [osoby] zgodnie z WLWK/SOOP Osoby bierne zawodowo – osoby, które w danej chwili nie tworzą zasobów siły roboczej (tzn. nie pracują i nie są bezrobotne). Osoby będące na urlopie wychowawczym (rozumianym jako nieobecność w pracy, spowodowana opieką nad dzieckiem w okresie, który nie mieści się w ramach urlopu macierzyńskiego lub urlopu rodzicielskiego), są uznawane za bierne zawodowo, chyba że są zarejestrowane już jako bezrobotne (wówczas status bezrobotnego ma pierwszeństwo).

85 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VI Rynek pracy Działanie 6.4 Wskaźniki produktu: Liczba osób bezrobotnych, w tym długotrwale bezrobotnych, objętych wsparciem w programie (C) [osoby] zgodnie z WLWK/SOOP Osoby bezrobotne - osoby pozostające bez pracy, gotowe do podjęcia pracy i aktywnie poszukujące zatrudnienia. Niezależnie od spełnienia powyższych przesłanek, zarejestrowani bezrobotni są zaliczani do osób bezrobotnych. Osobami bezrobotnymi są zarówno osoby bezrobotne w rozumieniu Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności, jak i osoby zarejestrowane jako bezrobotne. Definicja nie uwzględnia studentów studiów stacjonarnych, nawet jeśli spełniają powyższe kryteria. Osoby kwalifikujące się do urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego, które są bezrobotne w rozumieniu niniejszej definicji (nie pobierają świadczeń z tytułu urlopu), są również osobami bezrobotnymi. Osoby długotrwale bezrobotne – definicja pojęcia „długotrwale bezrobotny" różni się w zależności od wieku: młodzież (6 miesięcy), dorośli (25 lat lub więcej) – osoby bezrobotne nieprzerwanie przez okres ponad 12 miesięcy (>12 miesięcy). Wiek uczestników projektu jest określany na podstawie daty urodzenia i ustalany w dniu rozpoczęcia udziału w projekcie.

86 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VI Rynek pracy Działanie 6.4 Wskaźniki rezultatu: Liczba osób bezrobotnych i biernych zawodowo, które zakończyły udział we wsparciu w zakresie usług szkoleniowo – doradczych o charakterze specjalistycznym udzielanym na etapie poprzedzającym rozpoczęcie działalności gospodarczej [osoby]. Wskaźnik mierzy liczbę osób bezrobotnych i biernych zawodowo, zgodnie z definicją tych osób zamieszczoną we Wspólnej Liście Wskaźników Kluczowych Wskaźnik mierzy liczbę osób bezrobotnych oraz biernych zawodowo, które zakończyły udział we wsparciu Europejskiego Funduszu Społecznego w postaci usług szkoleniowo – doradczych o charakterze specjalistycznym na etapie poprzedzającym rozpoczęcie działalności gospodarczej.

87 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VI Rynek pracy Działanie 6.4 Wskaźniki rezultatu: Liczba osób bezrobotnych i biernych zawodowo, które zakończyły udział we wsparciu w zakresie indywidualnych usług doradczych o charakterze specjalistycznym udzielanym w okresie pierwszych 12 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej [osoby]. Wskaźnik mierzy liczbę osób bezrobotnych i biernych zawodowo, zgodnie z definicją tych osób zamieszczoną we Wspólnej Liście Wskaźników Kluczowych Wskaźnik mierzy liczbę osób bezrobotnych oraz biernych zawodowo, które zakończyły udział we wsparciu Europejskiego Funduszu Społecznego w postaci usług doradczych o charakterze specjalistycznym udzielanym w okresie pierwszych 12 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej.

88 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VII Włączenie społeczne Działanie 7.6 Wsparcie rozwoju usług społecznych świadczonych w interesie ogólnym Wskaźniki produktu: Liczba osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym objętych usługami społecznymi świadczonymi w interesie ogólnym w programie [osoby] Liczba osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym objętych wsparciem w programie [osoby] Osoby lub rodziny zagrożone ubóstwem lub wykluczeniem społecznym: osoby lub rodziny korzystające ze świadczeń z pomocy społecznej zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej lub kwalifikujące się do objęcia wsparciem pomocy społecznej, tj. spełniające co najmniej jedną z przesłanek określonych w art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej; b) osoby, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o zatrudnieniu socjalnym;

89 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VII Włączenie społeczne Działanie 7.6 Osoby lub rodziny zagrożone ubóstwem lub wykluczeniem społecznym: c) osoby przebywające w pieczy zastępczej lub opuszczające pieczę zastępczą oraz rodziny przeżywające trudności w pełnieniu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, o których mowa w ustawie z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej; d) osoby nieletnie, wobec których zastosowano środki zapobiegania i zwalczania demoralizacji i przestępczości zgodnie z ustawą z dnia 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich (Dz. U. z 2016 r., 1654 t.j.); e) osoby przebywające w młodzieżowych ośrodkach wychowawczych i młodzieżowych ośrodkach socjoterapii, o których mowa w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.), f) osoby z niepełnosprawnością – osoby niepełnosprawne w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2016 r., 2046 t.j. a także osoby z zaburzeniami psychicznymi, w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego (Dz. U. z r. nr 231, poz. 1375);

90 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VII Włączenie społeczne Działanie 7.6 Osoby lub rodziny zagrożone ubóstwem lub wykluczeniem społecznym: g) rodziny z dzieckiem z niepełnosprawnością, o ile co najmniej jeden z rodziców lub opiekunów nie pracuje ze względu na konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem z niepełnosprawnością; h) osoby zakwalifikowane do III profilu pomocy, zgodnie z ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2016 r., 645 t.j..); i) osoby niesamodzielne; j) osoby bezdomne lub dotknięte wykluczeniem z dostępu do mieszkań w rozumieniu Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie monitorowania postępu rzeczowego i realizacji programów operacyjnych na lata ; k) osoby korzystające z PO PŻ.

91 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VII Włączenie społeczne Działanie 7.6 Usługi społeczne usługi wspierania rodziny zgodnie z ustawą z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w tym: praca z rodziną, w tym w szczególności asystentura rodzinna, konsultacje i poradnictwo specjalistyczne, terapia i mediacja; usługi dla rodzin z dziećmi, w tym usługi opiekuńcze i specjalistyczne, pomoc prawna, szczególnie w zakresie prawa rodzinnego; organizowanie dla rodzin spotkań, mających na celu wymianę ich doświadczeń oraz zapobieganie izolacji, zwanych „grupami wsparcia” lub „grupami samopomocowymi”; pomoc w opiece i wychowaniu dziecka, w tym poprzez usługi placówek wsparcia dziennego w formie opiekuńczej i specjalistycznej oraz w formie pracy podwórkowej; pomoc rodzinie w opiece i wychowaniu poprzez wsparcie rodzin wspierających; vii) rodzinna piecza zastępcza oraz placówki opiekuńczo-wychowawcze typu rodzinnego do 82 dzieci, a także placówki opiekuńczo-wychowawcze typu socjalizacyjnego, interwencyjnego lub specjalistyczno-interwencyjnego do 14 osób, o których mowa w ustawie z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.

92 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VII Włączenie społeczne Działanie 7.6 Wskaźniki rezultatu: Liczba wspartych w programie miejsc świadczenia usług społecznych, istniejących po zakończeniu projektu [szt.] Liczba osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym poszukujących pracy, uczestniczących w kształceniu lub szkoleniu, zdobywających kwalifikacje, pracujących (łącznie z prowadzącymi działalność na własny rachunek) po opuszczeniu programu[osoby]

93 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VIII Edukacja Działanie 8.2 Wsparcie szkół i placówek prowadzących kształcenie ogólne oraz uczniów uczestniczących w kształceniu podstawowym, gimnazjalnym i ponadgimnazjalnym Wskaźniki produktu: Liczba uczniów objętych wsparciem w zakresie rozwijania kompetencji kluczowych w programie [osoby] Liczba nauczycieli objętych wsparciem w programie [osoby] Liczba nauczycieli objętych wsparciem z zakresu TIK w programie [osoby] Liczba szkół i placówek systemu oświaty wyposażonych w ramach programu w sprzęt TIK do prowadzenia zajęć edukacyjnych [szt.]

94 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VIII Edukacja Działanie 8.2 Kompetencja - wyodrębniony zestaw efektów uczenia się/kształcenia. Opis kompetencji zawiera jasno określone warunki, które powinien spełniać uczestnik projektu ubiegający się o nabycie kompetencji, tj. wyczerpującą informację o efektach uczenia się dla danej kompetencji oraz kryteria i metody ich weryfikacji. Nauczyciel – należy przez to rozumieć także wychowawcę i innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w OWP, szkole lub placówce systemu oświaty. Uczeń – osoba pobierająca naukę. Osoba uczęszczająca do szkoły podstawowej lub gimnazjum i realizująca obowiązek szkolny oraz uczęszczająca do jednej ze szkół ponadgimnazjalnych i realizująca obowiązek nauki.

95 Przykładowe definicje wskaźnikówRPO WZ: Oś priorytetowa VIII Edukacja Działanie 8.2 Wskaźniki rezultatu: Liczba uczniów, którzy nabyli kompetencje kluczowe po opuszczeniu programu [osoby] Liczba nauczycieli, którzy uzyskali kwalifikacje lub nabyli kompetencje po opuszczeniu programu [osoby] Liczba szkół i placówek systemu oświaty wykorzystujących sprzęt TIK do prowadzenia zajęć edukacyjnych [szt.] Liczba szkół, w których pracownie przedmiotowe wykorzystują doposażenie do prowadzenia zajęć edukacyjnych [szt.]

96 Przykładowe wskaźniki i ich pomiarLiczba uczniów, którzy nabyli kompetencje kluczowe po opuszczeniu programu. Źródła weryfikacji: listy obecności, dyplomy uczestnictwa, oceny opisowe uczniów sporządzone przez trenera/nauczyciela Sposób pomiaru: Ocenie poddane zostaną efekty zrealizowanych zajęć dla uczniów. a) ETAP I Gr. doc. – uczniowie o niskim poziomie kompetencji kluczowych(rekrutacja) Zakres: 1) Rozumienie i analiza problemów 2) Rozw. problemów z wykorzystaniem tabletu i innych urządzeń cyfrowych 3) Posługiwanie się komputerem, urządzeniami cyfrowymi i sieciami komputerowymi 4) Rozwijanie kompetencji społ. 5) Uwzględnienie bezpieczeństwa w cyberprzestrzeni i wynikających z tego tytułu zagrożeń.

97 Przykładowe wskaźniki i ich pomiarSposób pomiaru: b) ETAP II – Wzorzec – (UP musi uzyskać min 55% pkt), efekty uczenia się (zawarte w programie): - uczeń analizuje i w efektywny sposób rozw. problemy, - umie posługiwać się urządzeniami elektronicznymi, - posiada kompetencje społ. tj. kreatywność, innowacyjność, praca zespołowa - rozumie kwestie bezpieczeństwa w cyberprzestrzeni i wynikające z tego tytułu zagrożenia c) ETAP III – Ocena procentowa uzyskanych wyników zostanie przeprowadzona na podst. opracowanych kryteriów oceny uzyskanych komp. i umiejętności po zakoń. wsparcia udzielanego uczniom, d) ETAP IV – Porównanie uzyskanych wyników etapu III z przyjętymi wymaganiami etap II po zakoń. wsparcia udzielanego danej os. Pomiar na bieżąco podczas trwania proj. (min. 1/m-c) oraz na zakończenie wsparcia Os. odp.: trener i Kier. proj. na podst. dyplomów i ocen opisowych

98 Przykładowe wskaźniki i ich pomiarLiczba osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym poszukujących pracy, które uzyskały kwalifikacje, pracujących (łącznie z prowadzącymi działalność na własny rachunek) po opuszczeniu programu Źródło danych do pomiaru wskaźnika 1.Zaświadczenie z PUP 2. Karta odwiedzin pracodawców 3. Lista Uczestników szkolenia w projekcie 4. Oświadczenie o podjęciu szkolenia po projekcie 5. Kopia umowy o pracę / zlecenie / dzieło 6. Wyciąg z rejestru podmiotów prowadzących działalność gospodarczą Sposób pomiaru wskaźnika ad. 1, 2, 4-6: UP dostarczy do 4 tygodni po zakończeniu udziału w projekcie ad. 3 trener dostarczy do 4 dni po zakończeniu szkolenia Odpowiedzialny: specjalista ds monitoringu i ewaluacji

99 Przykładowe wskaźniki i ich pomiarLiczba pracowników zagrożonych zwolnieniem z pracy oraz osób zwolnionych z przyczyn dotyczących zakładu pracy objętych wsparciem w programie Źródło danych do pomiaru wskaźnika – 1.oświadczenia UP, 2.zaświadczenia z rejestru bezrobotnych, 3.zaśw. od pracodawców o planowanym zwolnieniu, 4.listy obecności na zajęciach, IPD. Sposób pomiaru: ad. 1-3 na etapie rekrutacji, ad.4 na każdych zajęciach. Odpowiedzialny: koordynator

100 Przykładowe wskaźniki i ich pomiarLiczba osób pracujących, łącznie z pracującymi na własny rachunek po opuszczeniu Programu; Źródła: 1)oświadczenia, 2)kopie umów o pracę/zlecenie/wydruk z działalności gospodarczej Sposób: ad1) na etapie rekrutacji ad 2) do 4 tyg. po opuszczeniu projektu. Odpowiedzialny: koordynator Liczba osób, które uzyskały kwalifikacje po opuszczeniu Programu, w tym: 1) L.os. bezrob. (łącznie z długotrwale bezrobotnymi) objętych wsparciem w Programie; 2) Liczba osób długotrwale bezrobotnych objętych wsparciem w Programie; 3) Liczba osób z niepełnosprawnościami objętych wsparciem w Programie Źródła: 1) oświadczenia, 2) kopie dokumentów nadających kwalifikacje Sposób: ad1) na etapie rekrutacji, ad2) do 4 tyg. po zakończeniu projektu.

101 Przykładowe wskaźniki i ich pomiar1) Liczba osób bezrobotnych (łącznie z długotrwale bezrobotnymi) objętych wsparciem w Programie; 2) Liczba osób długotrwale bezrobotnych objętych wsparciem w Programie; 3) Liczba osób z niepełnosprawnościami objętych wsparciem w Programie; Źródła: 1) oświadczenia 2) IPD, 3) dokumenty poświadczające uczestnictwo w formach wsparcia i wypłatę świadczeń z nimi związanych Sposób: ad.1-2 na etapie rekrutacji ad3. na bieżąco w miarę realizacji form wsparcia. Odpowiedzialny: koordynator

102 Reguła proporcjonalnościBeneficjent jest rozliczany (reguła proporcjonalności) z osiągnięcia wszystkich wskaźników określonych w umowie (czyli wszystkich wykazanych we wniosku o dofinansowanie), z wyłączeniem wskaźników horyzontalnych Pozostałe wskaźniki, które nie zostały wybrane we wniosku oraz wskaźniki wspólne Wnioskodawca ma obowiązek jedynie monitorować, czyli nie jest rozliczany z osiągniętej wartości tych wskaźników . IP stosuje regułę proporcjonalności na zakończenie projektu tj. przed zatwierdzeniem końcowego wniosku o płatność: 1) w przypadku niespełnienia kryterium zatwierdzonego przez Komitet Monitorujący RPO, instytucja będąca stroną umowy dla danego projektu może uznać wszystkie lub odpowiednią część wydatków dotychczas rozliczonych w ramach projektu za niekwalifikowalne, 2) w przypadku nieosiągnięcia celu projektu (wyrażonego wskaźnikami produktu lub rezultatu w zależności od założeń wskazanych w zatwierdzonym wniosku), instytucja będąca stroną umowy może uznać wszystkie lub odpowiednią część wydatków dotychczas rozliczonych w ramach projektu za niekwalifikowalne; wysokość wydatków niekwalifikowanych uzależniona jest od stopnia niezrealizowania celu projektu; wydatki niekwalifikowane obejmują wydatki związane z tym zadaniem merytorycznym, którego założenia nie zostały osiągnięte i kosztów pośrednich; stopień nieosiągnięcia założeń projektu jest określany przez IP; wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona.

103 Efektywność społeczna a efektywność zatrudnieniowaEfektywność społeczna i zatrudnieniowa mierzy efekty realizacji projektu względem uczestników projektu. Jest ona mierzona w dwóch wymiarach funkcjonowania uczestników: a) w wymiarze społecznym, b) w wymiarze zatrudnieniowym. Efektywność społeczna jest mierzona wśród osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, które skorzystały z usług aktywnej integracji o charakterze społecznym lub edukacyjnym, lub zdrowotnym, a efektywność zatrudnieniowa wśród osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, które skorzystały z usług aktywnej integracji o charakterze zawodowym. Efektywność społeczna i efektywność zatrudnieniowa są mierzone rozłącznie w odniesieniu do osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym oraz w odniesieniu do osób o znacznym stopniu niepełnosprawności, osób z niepełnosprawnością intelektualną i osób z niepełnosprawnościami sprzężonymi.

104 Efektywność zatrudnieniowaEfektywność zatrudnieniowa RPO WZ: Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej w odniesieniu do osób w wieku 50 lat i więcej - 33% Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej w odniesieniu do kobiet - 39% Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej w odniesieniu do osób z niepełnosprawnościami - 33% Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej w odniesieniu do osób o niskich kwalifikacjach - 38% Wskaźnik efektywności zatrudnieniowej w odniesieniu do osób długotrwale bezrobotnych - 30%

105 Efektywność zatrudnieniowaSposób pomiaru wskaźnika efektywności zatrudnieniowej: Liczba osób, które znalazły lub kontynuuj zatrudnienie w okresie do trzech miesięcy po zakończeniu przez uczestnika udziału w projekcie W = X 100 Liczba osób, które zakończyły udział w projekcie (ogółem) Wartość wskaźnika efektywności zatrudnieniowej nie należy przedstawiać ani w podziale na poszczególne formy zatrudnienia, ani długość okresu zatrudnienia.

106 Efektywność zatrudnieniowaKryterium efektywności zatrudnieniowej w przypadku stosunku pracy należy uznać za spełnione jeżeli uczestnik projektu zostanie zatrudniony na nieprzerwany okres (tj. okres zatrudnienia musi być ciągły, bez przerw – wyjątek stanowią dni świąteczne, które nie są traktowane jako przerwy w zatrudnieniu) co najmniej trzech miesięcy, przynajmniej na ½ etatu. Istotna jest data rozpoczęcia pracy wskazana w dokumencie stanowiącym podstawę nawiązania stosunku pracy. Tym samym, co do zasady powinna to być jedna umowa (lub inny dokument będący podstawą nawiązania stosunku pracy) zawarta w związku z nawiązaniem stosunku pracy na minimum trzy miesiące i przynajmniej na ½ etatu. Niemniej, dopuszcza się również sytuacje, w których uczestnik udokumentuje fakt podjęcia pracy na podstawie kilku umów (lub innych dokumentów stanowiących podstawę do nawiązania stosunku pracy), pod warunkiem potwierdzenia zatrudnienia na łączny okres trzech miesięcy (do tego okresu nie należy wliczać ewentualnych przerw w zatrudnieniu) i zachowania minimalnego wymiaru etatu w wysokości ½ dla każdej umowy;

107 Efektywność zatrudnieniowaw przypadku, gdy uczestnik projektu rozpoczął realizację zadań na podstawie umowy cywilnoprawnej, warunkiem uwzględnienia takiej osoby w liczbie uczestników projektu, którzy podjęli pracę po zakończeniu wsparcia jest spełnienie dwóch przesłanek: umowa cywilnoprawna jest zawarta na minimum trzy miesiące oraz wartość umowy jest równa lub wyższa od trzykrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę W przypadku umowy o dzieło, w której nie określono czasu trwania umowy, wartość umowy musi być równa lub wyższa od trzykrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

108 Efektywność zatrudnieniowaWarunkiem uwzględnienia uczestnika projektu, który po zakończeniu udziału w projekcie podjął działalność gospodarczą, w liczbie osób pracujących jest dostarczenie dokumentu potwierdzającego fakt rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej - jako datę początkową należy brać pod uwagę datę rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej (zgodnie z aktualnym wpisem do ewidencji działalności gospodarczej CEIDG lub KRS), nie zaś sam moment dokonania rejestracji firmy. Z kryterium efektywności zatrudnieniowej są wyłączone osoby, które podjęły działalność gospodarczą, w wyniku otrzymania w ramach projektu współfinansowanego z EFS zwrotnych lub bezzwrotnych środków na ten cel (zarówno w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta, który w umowie o dofinansowanie projektu został zobowiązany do przedstawiania informacji niezbędnych do weryfikacji tego kryterium, jak również w ramach innego projektu EFS, tj. wdrażanego przez inny podmiot).

109 Efektywność zatrudnieniowaKryterium efektywności zatrudnieniowej jest mierzone w odniesieniu do grup docelowych (np. osoby długotrwale bezrobotne, osoby z niepełnosprawnościami). Jeżeli jeden uczestnik projektu kwalifikuje się do kilku grup docelowych, wówczas jest on wykazywany we wszystkich kategoriach, do których należy (np. długotrwałe bezrobocie, niepełnosprawność). Zatwierdzenie końcowego wniosku o płatność i ostateczne rozliczenie Projektu uwarunkowane jest przekazaniem przez Beneficjenta danych nt. spełnienia kryterium efektywności. W konkursach w ramach RPO WZ efektywność społeczną i zatrudnieniową należy mierzyć w stosunku do osób zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym, które uczestniczą w projektach wspierających aktywizację społeczno-zawodową.

110 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaProjekt w ramach RPO WZ zakłada osiągnięcie wskaźnika efektywności społeczno - zatrudnieniowej dla uczestników na poziomie co najmniej: 56% w odniesieniu do osób lub środowisk zagrożonych ubóstwem lub wykluczeniem społecznym (w tym minimalny poziom efektywności zatrudnieniowej – 22%), 46% w odniesieniu do osób o znacznym stopniu niepełnosprawności, osób z niepełnosprawnością intelektualną oraz osób z niepełnosprawnościami sprzężonymi (w tym minimalny poziom efektywności zatrudnieniowej – 12%).

111 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaEfektywność społeczno-zatrudnieniowa jest mierzona: a) wśród uczestników projektu względem ich sytuacji w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie, rozumianego zgodnie z definicją wskazaną w Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie monitorowania postępu rzeczowego i realizacji programów operacyjnych na lata ; b) wśród uczestników projektu, którzy zakończyli udział w projekcie; za zakończenie udziału w projekcie należy uznać zakończenie uczestnictwa w formie lub formach wsparcia realizowanych w ramach projektu zgodnie ze ścieżką udziału w projekcie. Zakończenie udziału w projekcie z powodu podjęcia zatrudnienia wcześniej niż uprzednio było to planowane można uznać za zakończenie udziału w projekcie zgodnie z zaplanowaną ścieżką udziału w projekcie; c) w stosunku do łącznej liczby uczestników projektu, którzy zakończyli udział w projekcie zgodnie ze ścieżką udziału w projekcie. Kryterium efektywności społeczno-zatrudnieniowej w wymiarze społecznym jest mierzony w terminie do 3 miesięcy od zakończenia udziału uczestnika w projekcie. Spełnienie kryterium efektywności społecznej jest monitorowane od początku realizacji projektu (narastająco).

112 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaSPOSÓB POMIARU EFEKTYWNOŚCI SPOŁECZNO-ZATRUDNIENIOWEJ W WYMIARZE SPOŁECZNYM Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia informacji niezbędnych do weryfikacji kryterium efektywności społeczno-zatrudnieniowej w wymiarze społecznym. Kryterium efektywności społeczno-zatrudnieniowej w wymiarze społecznym oznacza odsetek uczestników projektu, którzy po zakończeniu udziału w projekcie: a) dokonali postępu w procesie aktywizacji społeczno-zatrudnieniowej i zmniejszenia dystansu do zatrudnienia, przy czym postęp rozumiany jest m.in. jako: rozpoczęcie nauki; wzmocnienie motywacji do pracy po projekcie; zwiększenie pewności siebie i własnych umiejętności; poprawa umiejętności rozwiązywania pojawiających się problemów;

113 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaSPOSÓB POMIARU EFEKTYWNOŚCI SPOŁECZNO-ZATRUDNIENIOWEJ W WYMIARZE SPOŁECZNYM podjęcie wolontariatu; poprawa stanu zdrowia; ograniczenie nałogów; doświadczenie widocznej poprawy w funkcjonowaniu (w przypadku osób z niepełnosprawnościami); b) lub podjęli dalszą aktywizację w formie, która: obrazuje postęp w procesie aktywizacji społecznej i zmniejsza dystans do zatrudnienia; nie jest tożsama z formą aktywizacji, którą uczestnik projektu otrzymywał przed projektem; nie jest tożsama z formą aktywizacji, którą uczestnik projektu otrzymywał w ramach projektu, chyba że nie jest ona finansowana ze środków EFS i że stanowi postęp w stosunku do sytuacji uczestnika projektu w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie.

114 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaWykaz przykładowych dokumentów potwierdzających spełnienie kryterium efektywności społeczno-zatrudnieniowej w wymiarze społecznym KRYTERIUM EFEKTYWNOŚCI SPOŁECZNO-ZATRUDNIENIOWEJ W WYMIARZE SPOŁECZNYM RODZAJ DOKUMENTU Rozpoczęcie nauki Zaświadczenie o rozpoczęciu kursów, szkoleń, nauki Wzmocnienie motywacji do pracy po projekcie Opinia psychologa, pedagoga, pracownika socjalnego, terapeuty, doradcy zawodowego itp. w zależności od formy wsparcia udzie-lanej w projekcie Zwiększenie pewności siebie i własnych umiejętności

115 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaWykaz przykładowych dokumentów potwierdzających spełnienie kryterium efektywności społeczno-zatrudnieniowej w wymiarze społecznym KRYTERIUM EFEKTYWNOŚCI SPOŁECZNO-ZATRUDNIENIOWEJ W WYMIARZE SPOŁECZNYM RODZAJ DOKUMENTU Poprawa umiejętności rozwiązywania pojawiających się problemów Opinia psychologa, pedagoga, pracownika socjalnego, terapeuty, doradcy zawodowego itp. w zależności od formy wsparcia udzie-lanej w projekcie Podjęcie wolontariatu Zaświadczenie o podjęciu pracy wolontariusza/umowa lub porozumienie o pracy wolontariusza. Poprawa stanu zdrowia Informacja o podjęciu leczenia, rehabilitacji, terapii/opinia przedstawiciela służby zdrowia o poprawie stanu zdrowia, opinia pracownika socjalnego, terapeuty itp.

116 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaWykaz przykładowych dokumentów potwierdzających spełnienie kryterium efektywności społeczno-zatrudnieniowej w wymiarze społecznym KRYTERIUM EFEKTYWNOŚCI SPOŁECZNO-ZATRUDNIENIOWEJ W WYMIARZE SPOŁECZNYM RODZAJ DOKUMENTU Ograniczenie nałogów Zaświadczenie o podjęciu/ukończeniu terapii. Doświadczenie widocznej poprawy w funkcjonowaniu Opinia psychologa, pedagoga, pracownika socjalnego, terapeuty, doradcy zawodowego itp. w zależności od formy wsparcia udzie-lanej w projekcie. Dalsza aktywizacja Opinia psychologa, pedagoga, pracownika socjalnego, terapeuty, doradcy zawodowego itp.

117 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaSPOSÓB POMIARU EFEKTYWNOŚCI SPOŁECZNO-ZATRUDNIENIOWEJ W WYMIARZE ZATRUDNIENIOWYM: Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia informacji niezbędnych do weryfikacji kryterium efektywności społeczno-zatrudnieniowej w wymiarze zatrudnieniowym: efektywność zatrudnieniowa jest mierzona wśród uczestników projektu, którzy w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie byli osobami bezrobotnymi lub osobami biernymi zawodowo, z wyłączeniem osób, które w ramach projektu lub po zakończeniu jego realizacji podjęły naukę w formach szkolnych lub otrzymały środki na podjęcie działalności gospodarczej; zakończenie udziału w projekcie to zakończenie uczestnictwa w formie lub formach wsparcia przewidzianych dla danego uczestnika w ramach projektu EFS. Przerwanie udziału w projekcie z powodu podjęcia pracy wcześniej, niż uprzednio było to planowane, należy również uznać za zakończenie udziału w projekcie na potrzeby weryfikacji kryterium efektywności zatrudnieniowej, pod warunkiem spełnienia postanowień niniejszego podrozdziału; zatrudnienie to podjęcie pracy w oparciu o: stosunek pracy (regulowany w szczególności ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz , z późn. zm.)),

118 Efektywność społeczno-zatrudnieniowastosunek cywilnoprawny (regulowany ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121, z późn. zm.)), podjęcie działalności gospodarczej (regulowane w szczególności ustawą z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 584, z późn. zm.)); d) kryterium efektywności zatrudnieniowej odnosi się do odsetka osób, które podjęły pracę w okresie do trzech miesięcy następujących po dniu, w którym zakończyły udział w projekcie; e) podczas pomiaru spełnienia kryterium efektywności zatrudnieniowej, uczestników należy wykazywać w momencie podjęcia pracy, ale nie później niż po upływie trzech miesięcy od zakończenia udziału w projekcie, a w przypadku niepodjęcia pracy przez uczestnika projektu - nie wcześniej niż po upływie trzech miesięcy, następujących po dniu zakończenia udziału w projekcie; f) spełnienie kryterium efektywności zatrudnieniowej jest monitorowane od początku realizacji projektu (narastająco);

119 Efektywność społeczno-zatrudnieniowag) kryterium efektywności zatrudnieniowej w przypadku stosunku pracy należy uznać za spełnione jeżeli uczestnik projektu zostanie zatrudniony na nieprzerwany okres (tj. okres zatrudnienia musi być ciągły, bez przerw – wyjątek stanowią dni świąteczne, które nie są traktowane jako przerwy w zatrudnieniu) co najmniej trzech miesięcy, przynajmniej na ½ etatu. Istotna jest data rozpoczęcia pracy wskazana w dokumencie stanowiącym podstawę nawiązania stosunku pracy. Tym samym, co do zasady powinna to być jedna umowa (lub inny dokument będący podstawą nawiązania stosunku pracy) zawarta w związku z nawiązaniem stosunku pracy na minimum trzy miesiące i przynajmniej na ½ etatu. Niemniej, dopuszcza się również sytuacje, w których uczestnik udokumentuje fakt podjęcia pracy na podstawie kilku umów (lub innych dokumentów stanowiących podstawę do nawiązania stosunku pracy), pod warunkiem potwierdzenia zatrudnienia na łączny okres trzech miesięcy (do tego okresu nie należy wliczać ewentualnych przerw w zatrudnieniu) i zachowania minimalnego wymiaru etatu w wysokości ½ dla każdej umowy; h) w przypadku, gdy uczestnik projektu rozpoczął realizację zadań na podstawie umowy cywilnoprawnej, warunkiem uwzględnienia takiej osoby w liczbie uczestników projektu, którzy podjęli pracę po zakończeniu wsparcia jest spełnienie dwóch przesłanek: umowa cywilnoprawna jest zawarta na minimum trzy miesiące oraz wartość umowy jest równa lub wyższa od trzykrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę

120 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaW przypadku umowy o dzieło, w której nie określono czasu trwania umowy, wartość umowy musi być równa lub wyższa od trzykrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. i) warunkiem uwzględnienia uczestnika projektu, który po zakończeniu udziału w projekcie podjął działalność gospodarczą, w liczbie osób pracujących jest dostarczenie dokumentu potwierdzającego fakt prowadzenia działalności gospodarczej przez okres minimum trzech miesięcy po zakończeniu udziału w projekcie (np. dowód opłacenia należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zaświadczenie wydane przez upoważniony organ – np. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, urząd miasta lub gminy). Dostarczenie dokumentu potwierdzającego sam fakt założenia działalności gospodarczej jest niewystarczające. W przypadku podjęcia pracy poprzez założenie działalności gospodarczej, do potwierdzenia minimalnego okresu zatrudnienia, jako datę początkową należy brać pod uwagę datę rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej (zgodnie z aktualnym wpisem do ewidencji działalności gospodarczej CEIDG lub KRS), nie zaś sam moment dokonania rejestracji firmy;

121 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaj) z kryterium efektywności zatrudnieniowej są wyłączone osoby, które podjęły działalność gospodarczą, w wyniku otrzymania w ramach projektu współfinansowanego z EFS zwrotnych lub bezzwrotnych środków na ten cel (zarówno w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta, który w umowie o dofinansowanie projektu został zobowiązany do przedstawiania informacji niezbędnych do weryfikacji tego kryterium, jak również w ramach innego projektu EFS, tj. wdrażanego przez inny podmiot); k) zatrudnienie subsydiowane jest uwzględniane w kryterium efektywności zatrudnieniowej pod warunkiem realizacji tej formy wsparcia poza projektami współfinansowanymi ze środków EFS (zarówno poza danym projektem realizowanym przez beneficjenta jak i poza innymi projektami EFS). W liczbie pracujących nie uwzględnia się zatem osoby, która została zatrudniona (zatrudnienie subsydiowane) w ramach projektu współfinansowanego z EFS. Niemniej w kryterium uwzględniane są osoby, które po zakończeniu okresu refundacji kosztów zatrudnienia współfinansowanych ze środków EFS zostały zatrudnione na okres co najmniej trzech miesięcy i przynajmniej na ½ etatu lub podjęły pracę w formie i na warunkach określonych w lit. h oraz i;

122 Efektywność społeczno-zatrudnieniowal) w celu potwierdzenia podjęcia pracy wystarczające jest dostarczenie przez uczestnika projektu dokumentów potwierdzających podjęcie pracy na co najmniej trzy miesiące lub prowadzenia działalności gospodarczej przez co najmniej trzy miesiące. Mając na uwadze powyższe, podmiot będący stroną umowy zapewnia, że na etapie rekrutacji do projektu beneficjent zobowiąże uczestników projektu do dostarczenia dokumentów potwierdzających podjęcie pracy po zakończeniu udziału w projekcie - o ile uczestnik ten podejmie pracę; m) kryterium efektywności zatrudnieniowej jest mierzone w odniesieniu do grup docelowych (np. osoby długotrwale bezrobotne, osoby z niepełnosprawnościami). Jeżeli jeden uczestnik projektu kwalifikuje się do kilku grup docelowych, wówczas jest on wykazywany we wszystkich kategoriach, do których należy (np. długotrwałe bezrobocie, niepełnosprawność). Zatwierdzenie końcowego wniosku o płatność i ostateczne rozliczenie Projektu uwarunkowane jest przekazaniem przez Beneficjenta danych nt. spełnienia kryterium efektywności społeczno-zatrudnieniowej.

123 Efektywność społeczno-zatrudnieniowaWykaz przykładowych dokumentów potwierdzających spełnienie kryterium efektywności społeczno-zatrudnieniowej w wymiarze zatrudnieniowym KRYTERIUM EFEKTYWNOŚCI SPOŁECZNO-ZATRUDNIENIOWE W WYMIARZE ZATRUDNIENIOWYM RODZAJ DOKUMENTÓW Umowa o pracę Kopia umowy. Zaświadczenie z zakładu pracy o zatrudnieniu. Umowa cywilno-prawna/umowa o dzieło Podjęcie działalności gospodarczej Dowód opłacenia należnych składek ZUS przez co najmniej 3 miesiące prowadzenia działalności gospodarczej. Zaświadczenie potwierdzające prowadzenia działalności gospodarczej przez co najmniej trzy miesiące wydane przez upoważniony organ (np. ZUS, US, urząd miasta lub gminy).

124 Interpretacje Efektywność zatrudnieniowaPowiatowe Urzędy Pracy mogą wykorzystywać dane dostępne w systemie ZUS na potrzeby monitorowania wskaźników rezultatu bezpośredniego oraz kryterium efektywności zatrudnieniowej, pod warunkiem: Posiadania wydruku z systemu z pełnym zakresem danych niezbędnych do monitorowania wskaźników rezultatu bezpośredniego oraz kryterium efektywności zatrudnieniowej; Możliwości weryfikacji spełnienia warunków dot. podjęcia pracy w Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków EFS w obszarze rynku pracy na lata oraz definicji wskaźników rezultatu bezpośredniego.

125 Interpretacje Efektywność zatrudnieniowa a doposażenie stanowiska pracy Osobę bezrobotną, będącą uczestnikiem projektu EFS, która została skierowana na wyposażone lub doposażone w projekcie EFS stanowisko pracy, a jej zatrudnienie nie jest subsydiowane z projektu EFS, można uwzględnić w efektywności zatrudnieniowej. Podpisana przez taką osobę umowa o pracę lub umowa cywilno-prawna musi spełniać kryteria określone w Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków EFS w obszarze rynku pracy na lata Za moment rozpoczęcia pomiary kryterium efektywności zatrudnieniowej oraz jednocześnie datę zakończenia udziału osoby bezrobotnej w projekcie należy przyjąć datę podjęcia pracy na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy. Do efektywności zatrudnieniowej nie należy wliczać osób bezrobotnych, które nie były uczestnikami projektu EFS, tj. nie uczestniczyły w innych formach wsparcia.

126 Interpretacje Jaka jest różnica pomiędzy wskaźnikami rezultatu bezpośredniego dot. liczby osób, które podjęły pracę po opuszczeniu programu a efektywnością zatrudnieniową (kryterium efektywności zatrudnieniowej)? Kryterium efektywności zatrudnieniowej nie należy łączyć ze wskaźnikami rezultatu bezpośredniego oraz rezultatu długoterminowego dot. odpowiednio liczby osób pracujących po opuszczeniu programu (łącznie z pracującymi na własny rachunek) oraz liczby osób pracujących sześć miesięcy po zakończeniu udziału w programie. Należy podkreślić, iż z punktu widzenia beneficjenta najważniejsze jest osiągnięcie minimalnej wartości kryterium efektywności zatrudnieniowej, ponieważ skutkiem nieosiągnięcia kryterium jest zastosowanie reguły proporcjonalności. Niemniej, beneficjent zobowiązany jest również do wprowadzania danych uczestników do systemu teleinformatycznego i tym samym monitorowania m.in. wskaźników rezultatu bezpośredniego. Wskaźniki rezultatu bezpośredniego mierzone są w krótszym okresie (do czterech tygodni po opuszczeniu projektu) niż kryterium efektywności zatrudnieniowej (do trzech miesięcy po zakończeniu udziału w projekcie).

127 Interpretacje Główne różnice pomiędzy wskaźnikami rezultatu bezpośredniego a kryterium efektywności zatrudnieniowej – interpretacja dotyczy PO WER, lecz identycznie będzie w przypadku RPO WZ. Kategoria Kryterium efek. zatrud. Wskaźnik rezultatu bezpośr. Podstawa prawna PO WER Wytyczne MIiR w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków EFS w obszarze rynku pracy na lata Rozporządzenie w sprawie EFS nr 1304/2013 oraz wytyczne KE dot. monitorowania i ewaluacji EFS Okres monitorowania Do trzech miesięcy po zakończeniu udziału w projekcie Cztery tygodnie po opuszczeniu projektu Forma zatrudnienia stosunek pracy, stosunek cywilnoprawny, samozatrudnienie Nie określono (każda forma przewidująca wynagrodzenie i ubezpieczenie danej osoby)

128 Interpretacje Główne różnice pomiędzy wskaźnikami rezultatu bezpośredniego a kryterium efektywności zatrudnieniowej Kategoria Kryterium efek. zatrud. Wskaźnik rezultatu bezpośr. Wymagany okres zatrudnienia W przypadku nawiązania stosunku pracy – umowa co najmniej na trzy miesiące i przynajmniej na ½ etatu. W przypadku umów cywilnoprawnych – umowa minimum na trzy miesiące o wartości równej lub wyższej trzykrotności minimalnego wynagrodzenia. W przypadku samozatrudnienia – prowadzenie działalności gospodarczej przez co najmniej trzy miesiące od daty rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej (zgodnie z aktualnym wpisem do ewidencji działalności gospodarczej CEIDG lub KRS). Nie określono

129 Interpretacje Główne różnice pomiędzy wskaźnikami rezultatu bezpośredniego a kryterium efektywności zatrudnieniowej Kategoria Kryterium efek. zatrud. Wskaźnik rezultatu bezpośr. Czy osoby, które w ramach projektu EFS (realizowanego przez danego beneficjenta lub w ramach innego projektu EFS) otrzymały środki na założenie działalności gospodarczej należy wykazywać jako pracujące? Nie, osoby te nie są uwzględniane w kryterium efektywności zatrudnieniowej (zarówno w liczbie osób, które podjęły pracę, jak i zakończyły udział w projekcie) – uogólniając - wsparcie dla nich jest wyłączone z rygoru zapewnienia efektywności zatrudnieniowej. Tak, wskaźniki rezultatu bezpośredniego należy mierzyć wśród wszystkich uczestników, którzy otrzymali wsparcie w ramach projektu Konsekwencje nieosiągnięcia miernika Reguła proporcjonalności Niewykonanie celu określonego w Programie Reguła proporcjonalności – jeśli wskaźnik określono we wniosku o dofinansowanie

130 Interpretacje W którym momencie osoba kończy udział w projekcie, w przypadku objęcia jej wsparciem w postaci zwrotu kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania i powrotu do miejsca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej i kiedy należy rozpocząć pomiar kryterium efektywności zatrudnieniowej? Momentem zakończenia udziału w formie wsparcia dot. zwrotu kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania i powrotu do miejsca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej jest ostatni dzień refundacji kosztów, o których mowa w art. 45 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zatem, jeżeli uczestnik kończy udział w projekcie z dniem zakończenia udziału w omawianej formie wsparcia, wówczas monitorowanie kryterium efektywności zatrudnieniowej należy rozpocząć od momentu zakończenia refundacji kosztów przejazdu.

131 Interpretacje W którym momencie uczestnik kończy udział w projekcie, w przypadku objęcia go formą wsparcia w postaci tzw. zatrudnienia wspomaganego i kiedy należy rozpocząć pomiar kryterium efektywności zatrudnieniowej? W przypadku zatrudnienia wspomaganego osoba niepełnosprawna kończy udział w projekcie w momencie zakończenia finansowania ze środków EFS wszystkich działań mających na celu aktywizację społeczno-zawodową osoby niepełnosprawnej (np. zakończenie finansowania wsparcia trenera pracy i psychologa) i dopiero wtedy należy rozpocząć monitorowanie kryterium efektywności zatrudnieniowej. Czy podjęcie zatrudnienia w ramach prac interwencyjnych finansowanych poza projektem (np. po zakończeniu stażu finansowanego w ramach projektu) należy uznać za spełnienie kryterium efektywności zatrudnieniowej? Uczestnika, który po zakończeniu udziału w projekcie podjął zatrudnienie na podstawie skierowania do prac interwencyjnych (np. finansowanego ze środków Funduszu Pracy lub w ramach innego projektu, który nie jest współfinansowany ze środków EFS) beneficjent może wykazać jako uczestnika, który podjął pracę po zakończeniu udziału w projekcie, pod warunkiem zachowania wymogów dot. pomiaru kryterium efektywności zatrudnieniowej.

132 Interpretacje W przypadku doposażenia lub wyposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego pracodawca zobowiązany jest do jego utrzymania przez okres co najmniej 24 miesięcy. Czy spełnienie kryterium efektywności zatrudnieniowej następuje po zakończeniu subsydiowania zatrudnienia (czyli finansowania ze środków UE) i zatrudnienia osoby na kolejne miesiące na koszt pracodawcy? Czy w przypadku rezygnacji uczestnika z prac interwencyjnych i konieczności uzupełnienia stanowiska na pozostały wymagany okres możliwe jest kierowanie kolejnej osoby na subsydiowane stanowisko u tego pracodawcy? Zgodnie z zapisami PO WER, wsparcie w postaci doposażenia lub wyposażenia stanowiska pracy będzie mogło być realizowane wyłącznie w połączeniu z pracami interwencyjnymi. Mając na uwadze powyższe, w opinii IZ PO WER, za moment zakończenia udziału w projekcie można uznać ostatni dzień okresu, na jaki pracodawca zatrudnił w ramach prac interwencyjnych skierowanych bezrobotnych. W przypadku, gdy w okresie refundacji kosztów wynagrodzenia uczestnik lub pracodawca rozwiąże umowę o pracę, wówczas nowo skierowaną osobę należy wykazać jako uczestnika projektu. Natomiast, jeżeli nowa osoba zostanie zatrudniona po okresie refundacji kosztów wynagrodzenia w ramach prac interwencyjnych, wówczas nie należy wykazywać jej jako uczestnika projektu.

133 Badanie kompetencji i kwalifikacji zawodowychFakt nabycia kompetencji będzie weryfikowany w ramach następujących etapów: a) ETAP I – Zakres – zdefiniowanie w ramach wniosku o dofinansowanie lub w regulaminie konkursu grupy docelowej do objęcia wsparciem oraz wybranie obszaru interwencji EFS, który będzie poddany ocenie, b) ETAP II – Wzorzec – zdefiniowanie we wniosku o dofinansowanie lub w regulaminie konkursu standardu wymagań, tj. efektów uczenia się, które osiągną uczestnicy w wyniku przeprowadzonych działań projektowych, c) ETAP III – Ocena – przeprowadzenie weryfikacji na podstawie opracowanych kryteriów oceny po zakończeniu wsparcia udzielanego danej osobie, d) ETAP IV – Porównanie – porównanie uzyskanych wyników etapu III (ocena) z przyjętymi wymaganiami (określonymi na etapie II efektami uczenia się) po zakończeniu wsparcia udzielanego danej osobie. Kompetencja to wyodrębniony zestaw efektów uczenia się/kształcenia. Opis kompetencji zawiera jasno określone warunki, które powinien spełniać uczestnik projektu ubiegający się o nabycie kompetencji, tj. wyczerpującą informację o efektach uczenia się dla danej kompetencji oraz kryteria i metody ich weryfikacji. Kwalifikacje – weryfikowane przez uprawnione organy np. egzaminem i wydawany jest dokument potwierdzający nabycie kwalifikacji.

134 Przygotowanie do kontroli projektu

135 Rodzaje kontroli Rodzaje kontroli:Kontrola w zakresie weryfikacji wydatków służących sprawdzeniu poprawności i kwalifikowalności poniesionych wydatków w formie: weryfikacji Wniosku beneficjenta o płatność kontroli projektu w miejscu jego realizacji/ w siedzibie beneficjenta kontroli krzyżowych. 2) Kontrola na zakończenie realizacji projektu; 3) Kontrola trwałości projektu. Kontrole dzieli się również ze względu na tryb przeprowadzania kontroli na: kontrole planowe; kontrole doraźne (ad hoc).

136 Rodzaje kontroli Ze względu na sposób prowadzenia czynności kontrolnych: kontrole na miejscu/w siedzibie beneficjenta; kontrole na dokumentach. Weryfikacje wydatków w ramach obejmują: a) weryfikacje wniosków o płatność beneficjenta, b) kontrole projektu na miejscu, które dzieli się na: i. kontrole w siedzibie beneficjenta, ii. wizyty monitoringowe, c) kontrole krzyżowe

137 Weryfikacja wydatków Weryfikacja wydatków obejmuje sprawdzenie zgodności realizacji projektu z właściwymi celami szczegółowymi RPO, umową o dofinansowanie projektu, przepisami prawa oraz wytycznymi, do stosowania których zobowiązał się beneficjent. W trakcie weryfikacji wydatków każdorazowo sprawdza się, czy dana operacja realizowana jest zgodnie z zakresem merytorycznym wskazanym we wniosku o dofinansowanie, harmonogramem oraz budżetem projektu. Weryfikacji podlega postęp realizacji poszczególnych etapów zadań w kontekście wypracowania określonych produktów/rezultatów oraz adekwatność poniesionych wydatków w stosunku do postępu rzeczowego.

138 Pogłębiona analiza wniosków o płatnośćPozycje z wniosku o płatność są wybierane do weryfikacji w oparciu o metodykę doboru dokumentów dotyczących wydatków najbardziej ryzykownych do sprawdzenia w trakcie weryfikacji wniosku o płatność i danych uczestników, określoną w Rocznych Planach Kontroli. Sposób prowadzenia pogłębionej analizy zależy od sposobu rozliczania wydatków we wniosku o płatność, tj. rozliczanie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków lub metod uproszczonych Metodyka doboru dokumentów dotyczących wydatków najbardziej ryzykownych do sprawdzenia w trakcie weryfikacji wniosku o płatność i danych uczestników projektu rozliczanego na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków uwzględnia następujące wymogi: a) obligatoryjnemu sprawdzeniu podlega dokumentacja źródłowa dotycząca minimum 5% pozycji wydatków, jednak nie mniej niż 3 pozycje wydatków i nie więcej niż 10 pozycji wydatków (chyba że we wniosku o płatność wykazano mniej niż 3 pozycje wydatków), które zostały wykazane w tym wniosku, zwana „próbą dokumentów”,

139 Pogłębiona analiza wniosków o płatnośćw każdym przypadku weryfikacja uwzględnia dokumenty związane z wyborem wykonawców do realizacji zamówień o wartości równej lub wyższej niż próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm., zwanej dalej „Prawem zamówień publicznych”), ( euro dla usług) w przypadku projektu skierowanego do uczestników – obligatoryjnemu sprawdzeniu podlega dokumentacja źródłowa dotycząca minimum 5% uczestników projektu wykazanych w okresie rozliczeniowym, za jaki składany jest wniosek o płatność, jednak nie mniej niż 3 (jeśli we wniosku o płatność wykazano 1-2 osoby należy zweryfikować wszystkie wykazane pozycje) i nie więcej niż 10 uczestników ( nie dotyczy projektów pozakonkursowych PUP).

140 Pogłębiona analiza wniosków o płatnośćWeryfikacji podlegają dokumenty finansowo-księgowe wraz z dowodami zapłaty oraz pozostała dokumentacja źródłowa, która jest niezbędna do ustalenia kwalifikowalności wydatków, w szczególności: a) w przypadku wydatków na wynagrodzenia personelu – m.in. umowy o pracę/umowy cywilnoprawne, zakresy obowiązków, opisy stanowisk, listy płac, protokoły odbioru, b) w przypadku wydatków dotyczących zamówień o wartości przekraczającej PLN netto – m.in. dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku, dokumenty z przeprowadzonego postępowania konkurencyjnego lub dokumenty potwierdzające zwolnienie z zastosowania tego trybu, umowy i faktury, c) w przypadku wydatków dotyczących wykonania różnego rodzaju produktów/opracowań/ekspertyz na rzecz projektu – m.in. dokumenty związane z wyborem wykonawcy, umowy, faktury, produkty umów oraz dokumenty potwierdzające dokonanie odbioru przedmiotu umowy, d) w przypadku weryfikacji, o której mowa w pkt 5 lit d, podlegają w szczególności: dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu (m.in. oświadczenia, zaświadczenia urzędowe), certyfikaty, listy obecności;

141 Pogłębiona analiza wniosków o płatnośćWeryfikacji podlegają dowody postępu rzeczowego projektu oraz dokumenty potwierdzające osiągnięcie produktów lub rezultatów określonych w umowie o dofinansowanie, np. listy obecności, certyfikaty, przy czym w przypadku weryfikacji uczestników podlegają w szczególności: dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestnika projektu (m.in. oświadczenia, zaświadczenia urzędowe); Weryfikacja jest prowadzona z wykorzystaniem danych i dokumentów przekazywanych za pośrednictwem SL 2014. W przypadku, gdy pogłębiona analiza dwóch kolejnych wniosków o płatność rozliczających wydatki lub kontrola projektu (jeśli dotyczy) nie wykaże nieuzasadnionych wydatków, w kolejnych wnioskach o płatność Instytucja nadzorująca projekt może dokonywać weryfikacji próby pozycji wyłącznie na podstawie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty, przy czym nie dotyczy to weryfikacji kwalifikowalności uczestników. Instytucja nadzorująca projekt może na każdym etapie realizacji projektu przeprowadzać pogłębioną analizę polegającą na weryfikacji dokumentów źródłowych potwierdzających wszystkie wydatki wykazane we wniosku o płatność i wszystkie dane uczestników; W przypadku cyklicznego wykazywania w kolejnych wnioskach o płatność wydatków wynikających z tych samych dokumentów źródłowych (np. jednej umowy o pracę) - nie ma konieczności ponownego sprawdzania tych samych dokumentów źródłowych, o ile w wyniku wcześniejszej weryfikacji nie stwierdzono nieuzasadnionych wydatków.

142 Kontrola projektu na miejscuKontrola projektu ma na celu sprawdzenie dostarczenia towarów i usług współfinansowanych w ramach projektów, faktycznego poniesienia wydatków, a także zgodności projektu z celami szczegółowymi RPO oraz z obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi. Kontrole projektów prowadzone są co do zasady w trakcie ich realizacji, z uwzględnieniem stopnia zaawansowania rzeczowego i finansowego projektów. Ustalany przez jednostkę kontrolującą harmonogram kontroli powinien uwzględniać kontrolę projektów ocenianych jako ryzykowne pod względem finansowym i realizacyjnym i umożliwiać podjęcie ewentualnych działań korygujących i odzyskanie wydatków niekwalifikowalnych w trakcie realizacji projektu.

143 Kontrola w siedzibie beneficjentaKontroli na miejscu w siedzibie beneficjenta podlegają standardowo następujące obszary: a) zgodność rzeczowa realizacji projektu, w tym zgodność podejmowanych działań merytorycznych z celami projektu i prawidłowość realizacji zadań związanych z monitorowaniem projektu, b) prawidłowość realizacji polityk horyzontalnych w tym równości szans i niedyskryminacji i równości szans płci, c) kwalifikowalność uczestników projektu oraz prawidłowość przetwarzania danych osobowych, d) prawidłowość rozliczeń finansowych, e) poprawność udzielania zamówień publicznych, f) poprawność stosowania zasady konkurencyjności, g) kwalifikowalność personelu projektu, h) poprawność udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis, i) prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych, j) archiwizacja dokumentacji i zapewnienie ścieżki audytu, k) prawidłowość realizacji projektów partnerskich.

144 Wizyta monitoringowa Celem wizyty monitoringowej jest weryfikacja sposobu realizacji projektu w miejscu prowadzenia działań merytorycznych (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji). Wizyta monitoringowa jest obligatoryjna. Instytucja nadzorująca projekt jest zobowiązana do przeprowadzenia przynajmniej jednej wizyty monitoringowej w ramach każdego projektu wybranego do kontroli w danym roku obrachunkowym. Wizyta monitoringowa powinna być planowana przed kontrolą w siedzibie beneficjenta na podstawie udostępnionych przez beneficjenta harmonogramów udzielania wsparcia. Wyniki wizyty monitoringowej powinny być brane pod uwagę przez kontrolujących w trakcie kontroli w siedzibie beneficjenta. Wizyty monitoringowe są prowadzone bez zapowiedzi.

145 Wizyta monitoringowa Zakres wizyty monitoringowej umożliwia ocenę jakości i prawidłowości prowadzonych działań i obejmuje sprawdzenie, czy: a) forma wsparcia jest zgodna z wnioskiem o dofinansowanie projektu, m.in. w zakresie: tematyki, terminów oraz sposobu realizacji wsparcia, b) liczba uczestników odpowiada założeniom opisanym we wniosku, c) forma wsparcia jest zgodna z harmonogramem realizacji wsparcia, udostępnianym przez beneficjenta na podstawie umowy o dofinansowanie, d) forma wsparcia jest zgodna z umową na realizację usługi (jeśli została zlecona), e) pomieszczenia, w których realizowane są zadania merytoryczne oraz materiały udostępniane uczestnikom są dostosowane pod kątem potrzeb osób z niepełnosprawnościami zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami i zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata ,

146 Wizyta monitoringowa Zakres wizyty monitoringowej umożliwia ocenę jakości i prawidłowości prowadzonych działań i obejmuje sprawdzenie, czy: f) pomieszczenia, w których realizowane są zadania merytoryczne, są oznakowane plakatami i/lub tablicami zawierającymi logotypy Unii Europejskiej i Funduszy Europejskich oraz nazwę RPO WZ, informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie, g) uczestnicy otrzymują materiały, które są oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach RPO WZ, h) sprzęt, wyposażenie oraz elementy infrastruktury zakupione w celu udzielania wsparcia są dostępne w miejscu realizacji usługi i są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem i właściwie oznakowane. Podczas wizyty monitoringowej instytucja kontrolująca powinna również przeprowadzić wywiad/ankietę z uczestnikami projektu w celu poznania ich opinii na temat realizowanego wsparcia, w tym jakości prowadzonych działań oraz zweryfikowania, czy mają świadomość jego współfinansowania z Funduszy Europejskich.

147 Kontrole na zakończenie realizacji projektuPo złożeniu przez beneficjenta do Instytucji nadzorującej projekt wniosku końcowego o płatność przeprowadzana jest obligatoryjnie kontrola na zakończenie realizacji projektu na dokumentacji w siedzibie jednostki kontrolującej; Polega na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentacji związanej z realizacją projektu, która jest dostępna w siedzibie kontrolującego, sprawdzeniu podlegają informacje na temat tożsamości i lokalizacji podmiotów przechowujących dokumenty, wymagane w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu; Może objąć także kontrolę na miejscu w siedzibie beneficjenta. Powinna być przeprowadzana zwłaszcza w sytuacji, gdy kontrola na dokumentach nie daje wystarczającego zapewnienia, że cele projektu zostały osiągnięte oraz, że dokumentacja projektowa jest dostępna i kompletna; Zakończenie realizacji projektu i jego rozliczenie nie wyklucza możliwości przeprowadzenia kontroli w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie oraz prowadzenia procedur związanych z odzyskiwaniem wydatków niekwalifikowalnych; Kontrole po zakończeniu realizacji projektu w ramach RPO WZ obejmują głównie kontrole trwałości rezultatów, także np. w zakresie weryfikacji prawidłowości rozliczeń finansowych lub zgodności zamówień udzielonych w ramach projektu z przepisami unijnymi i krajowymi -może wynikać m.in. z otrzymanej informacji o potencjalnych nieprawidłowościach ujawnionych po rozliczeniu końcowym.

148 Kontrole trwałości rezultatówKontrole trwałości rezultatów dotyczą weryfikacji utrzymania wskaźników realizacji celów szczegółowych RPO i obejmują projekty, w których wymóg utrzymania trwałości został określony we wniosku o dofinansowanie. Kontrola prowadzona jest w okresie trwałości wskazanym we wniosku o dofinansowanie i obejmuje weryfikację wywiązania się z wymogu utrzymania rezultatów i/lub produktów osiągniętych/wytworzonych w momencie jego realizacji. W trakcie kontroli trwałości rezultatów badana jest także dostępność trwałych produktów projektu dla osób z niepełnosprawnościami. Kontrola trwałości rezultatów przybiera zazwyczaj formę kontroli na miejscu i może być realizowana w siedzibie beneficjenta lub w miejscu realizacji projektu. Projekt może nie podlegać kontroli trwałości na miejscu, o ile Instytucja nadzorująca projekt dysponuje dowodami wystarczającymi dla potwierdzenia zachowania trwałości. Założenia w zakresie próby oraz metodologii doboru projektów do kontroli trwałości rezultatów, prowadzonych na miejscu, będą ustalane indywidualnie w Rocznych Planach Kontroli.

149 Tryby kontroli na miejscuKontrole wszczynane są w następujących trybach: a) planowym – wynikającym z zapisów Rocznego Planu Kontroli, b) doraźnym – realizowanych w związku z wystąpieniem sytuacji niestandardowych. Do przeprowadzania kontroli doraźnych stosuje się tryb postępowania obowiązujący w odniesieniu do kontroli planowych z tą różnicą, iż nie ma konieczności wysyłania zawiadomienia o planowanej kontroli. W przypadku kontroli doraźnej sprawdzeniu mogą podlegać wybrane obszary.

150 Kontrole doraźne Decyzja o przeprowadzeniu kontroli doraźnej może być podjęta, m.in. w następujących sytuacjach: a) otrzymania przez jednostkę kontrolującą skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości lub zaniedbań ze strony beneficjenta lub IP, b) uchylania się przez beneficjenta od obowiązku składania wniosków o płatność zgodnie z umową o dofinansowanie, c) braku realizacji zadań oddelegowanych przez IZ do IP na podstawie porozumienia.

151 Przygotowanie wewnętrznych regulaminów i instrukcjiNależy przygotować m.in. następujące dokumenty, jeśli obowiązują u Beneficjenta i/lub jego Partnerów: Regulamin wynagradzania, Regulamin wypłaty dodatków specjalnych, Instrukcję obiegu dokumentów księgowych, Politykę rachunkowości, Politykę bezpieczeństwa danych osobowych, Regulamin archiwizacji, Regulaminy dotyczące wyboru wykonawców poniżej progów wskazanych w Wytycznych i/lub PZP, Regulamin pracy, Inne?

152 Kompletowanie dokumentacji, w tym od partnerówPodczas kontroli u beneficjenta będzie weryfikowana m.in. następująca dokumentacja: Związana z wyborem wykonawców – protokoły, oferty, w tym z rozeznania rynku przy wydatkach powyżej zł netto, dowody na prawidłowe przeprowadzenie procedury wg PZP (ogłoszenie, zrzut ekranu z BIP, SIWZ, oferty, protokoły, zawiadomienia, SzOPZ, podpisane umowy z wykonawcami, wymagane załączniki), dowody na prawidłowe przeprowadzenie Zasady konkurencyjności (ogłoszenie, zrzut ekranu z Bazy konkurencyjności, oferty, protokół z wyboru wykonawców, umowy z załącznikami), inne? Uwaga: umowy z wykonawcami są konieczne przy wydatkach powyżej zł netto, chyba że przepisy stawiają inne wymogi np. konieczność zachowania formy pisemnej przy umowach zlecenia. Związana z angażowaniem personelu – umowy, ewidencje czasu pracy (gdy wynika to z przepisów i/lub Wytycznych, wewnętrznych regulaminów), przeszkolenie BHP na stanowisku pracy, zaświadczenie od lekarza medycyny pracy, zakres zadań i odpowiedzialności, plan urlopów, listy płac, dowody na udzielenie urlopów okolicznościowych, taryfikator płac, noty obciążeniowe (wolontariat), protokoły odbioru prac, inne?

153 Kompletowanie dokumentacji, w tym od partnerówPodczas kontroli u beneficjenta będzie weryfikowana m.in. następująca dokumentacja (cd): Związana z uczestnikami projektu – formularze zgłoszeniowe, zdjęcia, orzeczenia/zaświadczenia o niepełnosprawności, inne dowody na kwalifikowalność uczestników; Związana z przebiegiem wsparcia – listy obecności, umowy uczestnictwa, dzienniki zajęć, programy szkoleń/warsztatów, listy zwrotów za dojazdy + dokumentacja wydatków, listy ubezpieczeniowe + faktura; Związana z przestrzeganiem ochrony danych osobowych – Polityka bezpieczeństwa danych osobowych, upoważnienia do przetwarzania danych, wykazy osób upoważnionych; Związana z informacją i promocją – po 1 egzemplarzu materiałów informacyjno-promocyjnych, zdjęcia ologowanego sprzętu zakupionego z projektu, zdjęcia materiałów wydanych dla uczestników, zrzuty ekranów z informacją o projekcie; Związana z kwotami ryczałtowymi – opisana we wniosku o dofinansowanie; Związana z monitoringiem i ewaluacją – ankiety, testy wraz z raportami, protokoły z egzaminów, raporty z obserwacji, inne? Uwaga: ww dokumentacja dotyczy również partnerów projektu.

154 Upoważnienie do reprezentowania partnerówCzynności kontrolne mogą odbywać się u partnerów, lecz zwykle to Lider występuje w imieniu wszystkich partnerów wobec zespołu kontrolującego; Partnerzy udzielają Liderowi upoważnienia do reprezentowania ich m.in. w trakcie kontroli projektu; Upoważnienie powinno określać zakres reprezentacji; Partnerzy dostarczają w takim przypadku dokumentację do siedziby Lidera; Jeśli dostarczane są oryginały dokumentacji księgowej (faktury, rachunki, listy płac itp.) i pozostawiane poza siedzibą Partnera, powinno się to odbywać za potwierdzeniem odbioru.

155 Przebieg kontroli Kontrola projektu stanowi kompleksową weryfikację prawidłowości jego realizacji, skuteczności podejmowanych działań w kontekście założonych celów projektu oraz przestrzegania zasady efektywnego ponoszenia wydatków przy osiąganiu celów i założeń projektu. Zadaniem kontrolujących jest ustalenie stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów, którymi są np. dokumenty i inne nośniki danych, opinie biegłych, oględziny oraz inne zabezpieczone przedmioty. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamiają na piśmie kierownika jednostki kontrolującej, który informuje o tym fakcie właściwy organ. W razie potrzeby kontrolujący odpowiednio zabezpieczają dowody wskazujące na wystąpienie nieprawidłowości w projekcie.

156 Działania pokontrolneW wyniku kontroli sporządzana jest Informacja pokontrolna na podstawie Listy sprawdzającej. Informacja pokontrolna jest sporządzana i przekazywana w jednym egzemplarzu do jednostki kontrolowanej w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli. Drugi egzemplarz Informacji pokontrolnej archiwizowany jest w aktach kontroli. W uzasadnionych przypadkach, gdy sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, polegających w szczególności na zasięgnięciu przez oceniających opinii prawnych, powyższy termin może ulec przedłużeniu w zakresie niezbędnym do uzyskania tych wyjaśnień. O przedłużeniu ww. terminu należy pisemnie poinformować jednostkę kontrolowaną. Instytucja kontrolująca ma prawo poprawienia w Informacji pokontrolnej, w każdym czasie, z urzędu lub na wniosek podmiotu kontrolowanego, oczywistych omyłek. Informację o zakresie sprostowania przekazuje się bez zbędnej zwłoki podmiotowi kontrolowanemu.

157 Działania pokontrolneJednostka kontrolująca zapewnia możliwość wniesienia umotywowanych pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w Informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania lub w terminie przedłużonym zgodnie z art. 25 ust. 3 ustawy wdrożeniowej. W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń instytucja kontrolująca ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub zażądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień na piśmie. Podjęcie przez jednostkę kontrolującą, w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń, dodatkowych czynności kontrolnych lub żądania przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień na piśmie, przerywa bieg terminu na rozpatrzenie zastrzeżeń jednostki kontrolowanej.

158 Rozpatrywanie zastrzeżeńW wyniku rozpatrzenia zastrzeżeń jednostka kontrolująca: stwierdza zasadność zastrzeżeń jednostki kontrolowanej w całości lub w części. W takiej sytuacji sporządzana jest ostateczna Informacja pokontrolna wraz z pisemnym stanowiskiem jednostki kontrolującej w zakresie zastrzeżeń złożonych przez jednostkę kontrolowaną. Dokumenty wysyłane są w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń do jednostki kontrolowanej; nie uwzględnia zastrzeżeń zgłoszonych przez jednostkę kontrolowaną. W takiej sytuacji kontrolujący w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń przekazują pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń; Od ostatecznej Informacji pokontrolnej nie przysługuje odwołanie. W przypadku stwierdzenia podczas przeprowadzanej kontroli uchybień lub nieprawidłowości Informacja pokontrolna zawiera zalecenia pokontrolne. Zobowiązuje kierownika jednostki kontrolowanej do wdrożenia zaleceń w wyznaczonym terminie.

159 Weryfikacja wdrożenia zaleceńDwa sposoby: a) poprzez weryfikację odpowiednich dokumentów w siedzibie jednostki kontrolującej - jednostka kontrolowana przesyła do instytucji kontrolującej informacje bądź dokumenty poświadczające wdrożenie zaleceń pokontrolnych. Jeżeli informacje w ten sposób uzyskane są w ocenie instytucji kontrolującej wiarygodne i wystarczające do tego by uznać, że zalecenia pokontrolne zostały wdrożone, jednostka kontrolująca poprzestaje na tym etapie monitoringu; b) poprzez kontrolę sprawdzającą na miejscu – jednostka kontrolująca podczas kontroli tego samego rodzaju na miejscu weryfikuje, czy zalecenia pokontrolne zostały wdrożone; kontrola na miejscu w celu weryfikacji wdrożenia zaleceń pokontrolnych może przyjąć formę odrębnej kontroli, bądź stanowić część innej kontroli tego samego rodzaju realizowanej przez instytucję kontrolującą w danej jednostce. Informacja pokontrolna wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi przekazywana jest do opiekuna projektu, który uwzględnia jej treść przy weryfikacji wniosków o płatność.

160 Informacja pokontrolnaInformacja pokontrolna powinna zawierać co najmniej: a) numer kontroli lub znak sprawy, b) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, c) nazwę jednostki kontrolującej, d) imiona i nazwiska osób kontrolujących, e) termin kontroli, f) rodzaj kontroli (kontrola systemowa, kontrola projektu, kontrola prawidłowości realizacji projektu Pomocy Technicznej) i tryb kontroli (kontrola planowa lub doraźna), g) nazwę jednostki kontrolowanej, h) adres jednostki kontrolowanej i miejsca, w którym przeprowadzono czynności kontrolne, i) nazwę i numer kontrolowanego projektu oraz numer Działania/Poddziałania,

161 Informacja pokontrolnaInformacja pokontrolna powinna zawierać co najmniej: j) wartość projektu, k) numery kontrolowanych wniosków o płatność i wartość wydatków zatwierdzonych do dnia kontroli; l) zakres kontroli - obszary, które zostały objęte kontrolą; m) informacje na temat sposobu wyboru dokumentów do kontroli –opisać metodykę doboru próby dokumentacji w poszczególnych zakresach tematycznych, wielkość próby skontrolowanych dokumentów w przypadku każdego kontrolowanego obszaru, w tym należy: i. opisać metodykę doboru próby dokumentacji badającej kwalifikowalność uczestników projektu oraz podać wielkość próby (procentową i liczbową) w stosunku do ogółu uczestników projektu, ii. opisać metodykę doboru próby dokumentacji finansowej oraz podać wielkość próby (procentową i liczbową) w stosunku do wielkości wydatków zadeklarowanych/zatwierdzonych do dnia kontroli; n) ustalenia kontroli - zwięzłe i przejrzyste podsumowanie poszczególnych obszarów tematycznych; o) stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości - pełny opis wykrytych błędów, ich ewentualna powtarzalność oraz określenie, jakie przepisy prawa lub wytyczne zostały naruszone.

162 Informacja pokontrolnaW przypadku stwierdzenia wydatków niekwalifikowalnych podawana jest ich wartość, sposób wyliczenia oraz umieścić informację, czy stanowią one nieprawidłowość indywidualną lub systemową. Uchybienia i nieprawidłowości powinny zostać uszeregowane pod kątem istotności dla prawidłowej realizacji projektu (kontrola projektu) lub funkcjonowania systemu (kontrola systemowa); p) stwierdzone podejrzenia oszustw finansowych lub działania o charakterze korupcyjnym; q) ocenę według kryteriów - należy dokonać podsumowania wyników kontroli według kryteriów wskazanych w pkt 3 oraz ocenić projekt zgodnie ze skalą wskazaną w pkt 4; r) pouczenie o możliwości wniesienia zastrzeżeń do treści Informacji pokontrolnej (w przypadku przekazania pierwszej wersji dokumentu); t) datę sporządzenia dokumentu; u) podpisy osób kontrolujących oraz kierownika jednostki kontrolującej.

163 Informacja pokontrolnaInformacja pokontrolna z wizyty monitoringowej powinna zawierać co najmniej następujące informacje: a) dane projektowe; b) najważniejsze informacje o wizytowanej usłudze; c) ewentualne uwagi uczestników; d) ogólną ocenę realizowanej formy wsparcia, w tym ewentualne istotne spostrzeżenia i uwagi; e) stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności: i. rekomendacje zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz mające na celu uniknięcie podobnych błędów w przyszłości. Zalecenia powinny być sformułowane w sposób przejrzysty i zrozumiały dla jednostki kontrolowanej. ii. informacje o skutkach niewdrożenia Zaleceń, iii. termin na przekazanie informacji o wdrożeniu Zaleceń pokontrolnych.

164 Nieprawidłowości Nieprawidłowość indywidualna – poprzez nieprawidłowość indywidualną należy rozumieć każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie funduszy polityki spójności, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem. Nieprawidłowość systemowa – zgodnie z art. 2 pkt 38 rozporządzenia ogólnego, jest to każda nieprawidłowość, która może mieć charakter powtarzalny, o wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia w podobnych rodzajach projektów i jednocześnie taka, która jest konsekwencją istnienia poważnych defektów w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli, w tym nieprawidłowość polegająca na niewprowadzeniu odpowiednich procedur zgodnie z rozporządzeniem ogólnym oraz przepisami dotyczącymi poszczególnych funduszy. Wykrywanie nieprawidłowości ma miejsce przede wszystkim podczas szeroko pojętych kontroli wdrażania programów operacyjnych, tj. przede wszystkim podczas kontroli dokumentacji projektu (np. kontrola ex-ante i ex- post zamówień publicznych), weryfikacji wniosków o płatność przedkładanych przez beneficjenta oraz kontroli na miejscu realizacji projektów prowadzonych przez różne podmioty, w tym w szczególności IZ, IP, IW, KK, WS, a także IA i UZP.

165 Nieprawidłowości Stwierdzenie wystąpienia nieprawidłowości (tj. dokonanie tzw. wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego) wiąże się z koniecznością podjęcia działań korygujących, polegających na pomniejszeniu wydatków kwalifikowalnych we wniosku beneficjenta o płatność lub na nałożeniu korekty finansowej. Ponadto należy dokonać oceny czy nieprawidłowość wymaga zgłoszenia do KE. Podstawą prawną do nałożenia korekty finansowej są przepisy rozporządzenia ogólnego, ustawa oraz umowa o dofinansowanie projektu, w której beneficjent zobowiązuje się realizować projekt zgodnie z odpowiednimi przepisami unijnymi, krajowymi, w tym w szczególności z ustawą oraz wytycznymi Odzyskiwanie nieprawidłowo wydatkowanych środków polega na podjęciu działań zmierzających do tego, by beneficjent zwrócił nieprawidłowo wydatkowane środki lub by zostały one potrącone z kolejnych płatności na rzecz beneficjenta. Działania naprawcze polegają na likwidacji skutków nieprawidłowości, które mogą mieć wymiar nie tylko finansowy. Poza skorygowaniem nieprawidłowych wydatków należy, gdy jest taka potrzeba, podjąć też inne działania. Są one uzależnione od rodzaju stwierdzonej nieprawidłowości i mogą polegać np. na zapewnieniu beneficjentom lepszej informacji nt. wydatków kwalifikowalnych, podniesieniu kwalifikacji pracowników zajmujących się wdrażaniem programu operacyjnego, zintensyfikowaniu działań kontrolnych. Działania naprawcze należy podjąć możliwie szybko po stwierdzeniu nieprawidłowości.

166 Nieprawidłowości Definicja nieprawidłowości indywidualnej obejmuje trzy zasadnicze przesłanki, które muszą zaistnieć jednocześnie tj.: a) naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, b) działanie lub zaniechanie podmiotu gospodarczego oraz c) realna albo potencjalna szkoda dla budżetu UE, polegająca na finansowaniu ze środków tego budżetu nieuzasadnionego wydatku. Poprzez naruszenie prawa należy rozumieć nie tylko naruszenie przepisów aktów prawnych, takich jak ustawy czy rozporządzenia, ale również zasad określonych w dokumentach, których obowiązek stosowania wynika z umowy o dofinansowanie projektu, decyzji o dofinansowaniu projektu. Sposób postępowania z nieprawidłowymi wydatkami uzależniony jest od momentu ich stwierdzenia. Należy wyróżnić następujące sytuacje: a) stwierdzenie nieprawidłowości przed podpisaniem umowy o dofinansowanie realizacji projektu, b) stwierdzenie nieprawidłowości przed zatwierdzeniem wniosku beneficjenta o płatność oraz c) stwierdzenie nieprawidłowości po zatwierdzeniu wniosku beneficjenta o płatność.

167 Nieprawidłowości Nieprawidłowości stwierdzone przed zatwierdzeniem wniosku beneficjenta o płatność dzielimy na dwa rodzaje: nieprawidłowości stwierdzone przed złożeniem przez beneficjenta wniosku o płatność oraz nieprawidłowości stwierdzone w trakcie weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność. 1. Szczególną sytuacją jest stwierdzenie nieprawidłowości przed złożeniem przez beneficjenta wniosku o płatność, np. w trakcie kontroli na miejscu. Nieprawidłowy wydatek nie może być we wniosku o płatność wskazany jako kwalifikowalny, z zastrzeżeniem sytuacji, o których mowa poniżej w pkt 2 i 3. 2. W przypadku, gdy nieprawidłowość dotyczy ZP przeprowadzonego z naruszeniem prawa, beneficjent, w zależności od charakteru i wagi naruszenia, może być uprawniony do częściowego zrefundowania wydatków poniesionych w związku z postępowaniem obciążonym nieprawidłowością. W takim przypadku instytucja kontrolująca lub instytucja zajmująca się weryfikacją wniosków o płatność informuje beneficjenta o konieczności ujęcia we wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych pomniejszonych o kwotę, jaka wynikałaby z konieczności nałożenia korekty zgodnie z taryfikatorem. 3.Nieprawidłowości stwierdzone przed zatwierdzeniem wniosku beneficjenta o płatność.

168 Nieprawidłowości W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w złożonym przez beneficjenta wniosku o płatność, instytucja weryfikująca wniosek dokonuje pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o płatność złożonym przez beneficjenta o całkowitą kwotę wydatków nieprawidłowych. Stwierdzenie nieprawidłowych wydatków we wniosku o płatność przed jego zatwierdzeniem, o czym mowa w art. 24 ust. 9 pkt 1 ustawy, nie wiąże się z obniżeniem współfinansowania UE dla projektu. W miejsce wydatków nieprawidłowych beneficjent może przedstawić inne wydatki kwalifikowalne, nieobarczone błędem. Instytucja weryfikująca wniosek o płatność informuje beneficjenta w formie pisemnej o dokonanym pomniejszeniu. Beneficjent w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji o pomniejszeniu może wnieść umotywowane pisemne zastrzeżenia. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia zastrzeżeń zgłoszonych przez beneficjenta, instytucja – w zależności od konkretnej sytuacji i rozwiązań przyjętych w danym programie – dokonuje odpowiedniej zmiany we wniosku o płatność albo zwraca się do beneficjenta z prośbą o ujęcie zakwestionowanych wydatków w kolejnym wniosku o płatność.

169 Nieprawidłowości W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości po zatwierdzeniu wniosku beneficjenta o płatność, zachodzi konieczność nałożenia korekty finansowej na wydatki w ramach projektu. Wiąże się to z obniżeniem całkowitej kwoty współfinansowania UE dla danego projektu o kwotę nałożonej korekty. Beneficjent w miejsce nieprawidłowych wydatków nie ma już możliwości przedstawienia do współfinansowania innych wydatków kwalifikowalnych, nieobarczonych błędem. Kwota, o jaką obniżone zostało współfinansowanie UE dla danego projektu, może zostać przeznaczona na współfinansowanie UE innego projektu w ramach tego samego programu operacyjnego.

170 Nieprawidłowości Nieprawidłowość indywidualna niezawiniona przez beneficjenta to, zgodnie z ustawą, nieprawidłowość, która wynikała bezpośrednio z działania lub zaniechania instytucji funkcjonującej w systemie wdrażania danego programu operacyjnego lub też z działania lub zaniechania organu państwa. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości indywidualnej niezawinionej przez beneficjenta należy nałożyć korektę finansową na wydatki w ramach projektu tak, jak w przypadku innych nieprawidłowości indywidualnych. Konsekwentnie, nałożenie korekty skutkuje koniecznością obniżenia współfinansowania UE dla projektu. Jednocześnie jednak beneficjent nie powinien ponosić kosztu korekty, dlatego pomimo obniżenia współfinansowania UE, otrzymuje środki na pokrycie wydatków nieprawidłowych, choć będą one stanowiły wydatki niekwalifikowalne w projekcie. Wkład anulowany w związku z nałożeniem korekty nie może być ponownie wykorzystany na operacje, które były przedmiotem korekty. Koszt korekty finansowej musi zostać pokryty przez instytucję, która dopuściła się zaniechania lub której działanie doprowadziło do nieprawidłowości indywidualnej beneficjenta.

171 Przykłady działań naprawczychSytuacja 1 W planowanym okresie nie udało się zrekrutować kompletu uczestników. Działanie: prośba o zgodę na zmianę w harmonogramie, wykorzystanie dodatkowych narzędzi promocji i rekrutacji lepiej dopasowanych do grupy docelowej, podjęcie współpracy z podmiotami, które ustawowo/statutowo wspierają grupę docelową. Sytuacja 2 Połowa uczestników kursu nie zdała egzaminu kwalifikacyjnego. Działanie: prośba o zmian w harmonogramie, egzekwowanie kar umownych wobec wykonawcy kursów zawodowych. Przeznaczenie pozyskanej kwoty ( w tej perspektywie nie jest to dochód w projekcie) na egzaminy poprawkowe. Sytuacja 3 Z uczestnictwa w projekcie zrezygnowało 10 osób ze względu na likwidację linii PKS i problem z dojazdem. Działanie: przesunięcia w budżecie i zorganizowanie transportu.

172 Dziękuję za uwagę