1 Rediseño de Procesos
2 Qué es rediseño de procesos?busca lograr mejoras graduales en el rendimiento de los procesos Capacidad de respuesta para poder responder y adaptarse de manera oportuna Usuario Satisfaciendo a los usuarios del proceso
3 Cómo rediseño mis procesos?
4 5 Metodología Identificación de actividades criticasPrueba ácida (Agrega valor) Vital (Poco Valor) Sospechosa (No agrega valor) Critica Metodología Controles Proceso Usuario Identificación de actividades criticas Información de la valoración de riesgos 5
5 Se aplica la prueba ácida a todo el proceso?
6 Depende de la complejidadUtilice las dos herramientas La prueba acida puede utilizar en parte de las actividades 2 1
7 Qué obtengo en este proceso ?
8 Lista de actividades clasificadasDescripción de las actividades Clasificación 1. Inicio del proceso 2. Vital 3. 4 Critica 5 6. Sospechosa 7.
9 Qué decisión debo tomar con respecto a las actividades vitales, sospechosas o críticas ?
10 Simplifique Elimine Vital Estrategias Critica Sospechosa SospechosaActividades Elimine Simplifique
11 Sospechosa Critica 1. La elimino si no va en contra del marco normativo y si fuera este caso? Actividades Elimine Estrategia
12 Si la normativa me obstaculiza el rediseño?Interno Analice y actualice Institucional y externos Registro y comuníquelo al ente competente ( Comisión revisoría de Normativa Institucional) Indique la normativa relacionada con el proceso Indique la normativa y apartado de esta que obstaculice el rediseño.
13 Por que tenemos que identificar la normativa?Ley 8220 Promueve realizar una mejor labor de regulación, eliminando requisitos innecesarios, creando coordinación entre la misma Institución y otros entes
14 Si no la puedo eliminar…..la simplificoSospechosa Critica Si no la puedo eliminar…..la simplifico Actividades Elimine Estrategia
15 Vital Sospechosa Critica Actividades Simplifique Estrategias
16 Identificar alguno de los siguientes factoresTiempo Ejemplos Traslados días Demoras en escritorio 1 Semana Caída sistema ½ día
17 Identificar alguno de los siguientes factoresRelevancia Ejemplo Formularios Institucionales No se completan todos los apartados Tareas desde hace “x” años Requisitos
18 Identificar alguno de los siguientes factoresDuplicidad Ejemplo Controles por parte Controles por parte Jefatura Dirección Control por parte del Encargado
19 Identificar alguno de los siguientes factoresRequisitos excesivos Ejemplo: Formularios Procedimientos
20 Formularios UniformesDeberán implantarse formularios uniformes para: el procesamiento, traslado y, registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución. Contarán con una numeración preimpresa consecutiva que deberá controlarse permanentemente. Establecerán los respectivos controles para la emisión y custodia de tales formularios.
21 Capacidad de producciónEjemplo Capacidad respuesta Máquinas obsoletas Unidades
22 Reprocesos Ejemplos Revisión de Patrono sancionadoRevisiones por Dirección, Jefatura, encargado
23 Inspecciones y controlesSon efectivas? Inspecciones y controles Ejemplo Revisiones de Jefatura
24 Recargo de funciones Ejemplo Encargado de adquisiciones, comisión de compras
25 Separación de Funciones IncompatiblesRegistro Autorización Operación Custodia
26 Entonces debo considerar la ley de Control Interno para el rediseño?
27 SI
28 Sistemas de InformaciónEjemplo Sistemas no generan información oportuna
29 Accesible Calidad Oportuna Suficiente ActualizadaContar con procesos que permitan identificar, registrar y comunicar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades. Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales Calidad
30 Posibles alternativas para SimplificarAyuda tecnológica Uniformidad e integrar formularios Distribución de espacio físico Trasladar la actividad al usuario Estudio de cargas de trabajo Estas soluciones pueden ser diversas y de acuerdo con los recursos disponibles
31 Diciembre del 2008 (un proceso)Diseñe Actualice el procedimiento Implemente Plan Grupo de trabajo Presupuesto Mejore continuamente Monitoreo constante Considere la guía recomendada (Cap. 2)
32 Qué se obtiene como producto?
33 Mejora la satisfacción del usuarioProcedimiento actualizados Mejora de coordinación y comunicación Reducción de tiempo, costos. Mejora la satisfacción del usuario
34 Levantar y Documentar sus procesos Valoración de riesgo Rediseño de procesos Procedimiento Hoy Riesgos por proceso Procedimientos Optimizados Mejora continua
35 Simplificación de trámitesQué relación tiene el rediseño de proceso con la simplificación de trámites? Rediseño Elimino Simplifico Proceso Rediseño Simplificación de trámites Trámite
36 Seguir haciendo lo mismo o ……. Asumir un desafío Integrador