1 Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020: Kwalifikowalność wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego 1

2 Dokumenty: Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 10 kwietnia 2015 r. Wytyczne programowe dotyczące systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014- 2020 - w zakresie Europejskiego Funduszu Społecznego. Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014–2020 zatwierdzony przez ZWL w dniu 29 kwietnia 2016 r. Regulamin konkursu Umowa o dofinansowanie projektu 2

3 Ramy czasowe kwalifikowalności wydatków Okres kwalifikowania wydatków dla każdego projektu określony jest w Umowie o dofinansowanie projektu. Data kwalifikowalności wydatków w ramach projektu jest równoznaczna z okresem realizacji projektu, za wyjątkiem wydatków na ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu oraz wycenę wkładu niepieniężnego, które mogą być poniesione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu oraz rozpoczęciem realizacji projektu i które będą mogły zostać uznane za kwalifikowalne pod warunkiem przyjęcia projektu do realizacji. Po zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, o ile wydatki te odnoszą się do zadań w okresie wdrażania projektu, zostaną poniesione do 31 grudnia 2023 r. oraz uwzględnione we wniosku o płatność końcową 3

4 Warunki kwalifikowalności wydatków  został faktycznie poniesiony w okresie wskazanym w Umowie o dofinansowanie projektu,  jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego, w tym przepisami regulującymi udzielanie pomocy publicznej, jeśli mają zastosowanie,  jest zgodny z RPO WL i SZOOP,  został uwzględniony w budżecie projektu, z zastrzeżeniem zapisów podrozdziału 1.7 Wytycznych,  został poniesiony zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie projektu,  jest niezbędny do realizacji celów projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu,  został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, 4

5  został należycie udokumentowany, zgodnie z wymogami w tym zakresie określonymi w Wytycznych, lub ze szczegółowymi zasadami określonymi przez IZ RPO/IP,  został wykazany we wniosku o płatność zgodnie z Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej,  dotyczy towarów dostarczonych lub usług wykonanych lub robót zrealizowanych, w tym zaliczek dla wykonawców, z zastrzeżeniem podrozdziału 1.8 Wytycznych,  jest zgodny z innymi warunkami uznania go za wydatek kwalifikowalny określonymi w Wytycznych, regulaminie konkursu lub dokumentacji dotyczącej projektów zgłaszanych w trybie pozakonkursowym. 5

6 Wydatki niekwalifikowalne  prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut,  odsetki od zadłużenia, z wyjątkiem wydatków ponoszonych na subsydiowanie odsetek lub na dotacje na opłaty gwarancyjne w przypadku udzielania wsparcia na te cele,  koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji,  kary i grzywny,  świadczenia realizowane ze środków ZFŚS,  rozliczenie notą obciążeniową zakupu rzeczy będącej własnością beneficjenta lub prawa przysługującego beneficjentowi,  wpłaty na PFRON,  wydatki poniesione na funkcjonowanie komisji rozjemczych, wydatki związane ze sprawami sądowymi (w tym wydatki związane z przygotowaniem i obsługą prawną spraw sądowych) oraz koszty realizacji ewentualnych orzeczeń wydanych przez sąd bądź komisje rozjemcze, z wyjątkiem przypadków określonych w podrozdziale 1.5 Wytycznych 6

7  wydatki poniesione na zakup używanego środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz (w przypadku nieruchomości 10 lat) współfinansowany ze środków unijnych lub z dotacji krajowych,  podatek VAT, który może zostać odzyskany na podstawie ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, z zastrzeżeniem zapisów sekcji 1.26.1 Wytycznych,  wydatki poniesione na zakup nieruchomości przekraczające 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu,  zakup lokali mieszkalnych, za wyjątkiem wydatków dokonanych w ramach celu tematycznego 9 Promowanie włączenia społecznego, walka z ubóstwem i wszelką dyskryminacją,  inne niż część kapitałowa raty leasingowej wydatki związane z umową leasingu,  transakcje dokonane w gotówce, których wartość przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na PLN według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji - bez względu na liczbę wynikających z danej transakcji płatności, zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 672, z późn. zm.), 7

8  wydatki związane z czynnością techniczną polegającą na wypełnieniu formularza wniosku o dofinansowanie projektu w przypadku wszystkich projektów,  wydatki związane z zakupem nieruchomości i infrastruktury oraz z dostosowaniem lub adaptacją budynków i pomieszczeń, za wyjątkiem wydatków ponoszonych jako cross-financing, o którym mowa w podrozdziale 1.14 (cross-financing),  w przypadku instrumentów finansowych – wkłady rzeczowe, z wyjątkiem przypadków określonych w sekcji 1.26.1 i podrozdziale 1.17 Wytycznych 8

9 Zasady konstruowania budżetu projektu Beneficjent przedstawia zakładane koszty projektu we wniosku o dofinansowanie projektu w formie budżetu zadaniowego w podziale na: koszty bezpośrednie dotyczące zadań merytorycznych (tj. koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami); koszty pośrednie (tj. koszty administracyjne związane z obsługą projektu z katalogu określonego w Wytycznych). Zadaniem merytorycznym może być np.: realizacja szkoleń, przyznawanie dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej, wsparcie pomostowe 9

10 Koszty pośrednie Stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu, w szczególności:  koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie w tym, monitorowanie, w tym w szczególności koszty wynagrodzenia, delegacji służbowych i szkoleń oraz koszty związane z wdrażaniem polityki równych szans przez te osoby;  koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu),  koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna – w tym w zakresie prowadzenia procedury zamówień publicznych);  koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej projektu); 10

11  organizacja wsparcia w ramach projektu, w tym organizacja szkoleń i doradztwa (ale nie prowadzenie szkoleń i doradztwa);  prowadzenie rekrutacji w ramach projektu, (ale nie koszt personelu udzielającego wsparcia i identyfikującego potrzeby uczestników, np. psychologa, o ile koszt taki jest uzasadniony specyfiką danego projektu);  koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związanych z obsługą administracyjną projektu;  wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego;  działania informacyjno-promocyjne projektu (np. prowadzenie strony internetowej, prawidłowe oznakowanie projektu, zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych);  amortyzacja, najem lub zakup aktywów (środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych) używanych na potrzeby personelu zaangażowanego w ramach kosztów pośrednich  opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu; 11

12  koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu;  koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu,  koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu;  koszty ubezpieczeń majątkowych;  koszty ochrony;  koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń;  koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy Niedopuszczalne jest wykazywanie kosztów pośrednich, w ramach kosztów bezpośrednich 12

13 Koszty pośrednie rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem następujących stawek ryczałtowych: 25 % kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości do 1 mln PLN włącznie, 20 % kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln PLN do 2 mln PLN włącznie, 15 % kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln PLN do 5 mln PLN włącznie, 10 % kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości przekraczającej 5 mln PLN. 13

14 Wyjątki: projekty realizowane przez instytucje, które pełnią funkcje w systemie wdrażania programów współfinansowanych z EFS, tj. IZ RPO/IP, w których koszty pośrednie są kwalifikowalne w wysokości połowy stawek; Podstawa wyliczenia kosztów pośrednich rozliczanych stawką ryczałtową ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich) o:  wartość wydatków poniesionych przez partnerów ponadnarodowych w projektach ponadnarodowych,  wartość stawek jednostkowych, o ile ww. stawki jednostkowe uwzględniają koszty pośrednie,  wartość kosztów niekwalifikowalnych stwierdzonych w ramach projektu. 14

15 15 W przypadkach rażącego naruszenia przez beneficjenta zapisów umowy o dofinansowanie w zakresie zarządzania projektem, tj. np. (zgodnie z katalogiem określonym w podrozdziale 1.21 Wytycznych): beneficjent nie rozpoczął realizacji projektu w terminie wskazanym we wniosku o dofinansowanie, beneficjent realizuje projekt niezgodnie z harmonogramem realizacji projektu, beneficjent nie przedkłada wniosków o płatność w terminie zgodnym z harmonogramem płatności, beneficjent utrudnia współpracę z IZ RPO/IP poprzez uchylanie się od udzielania wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu na pisemne wezwanie IZ RPO/IP, IZ RPO/IP może podjąć decyzję o obniżeniu stawki ryczałtowej określonej dla projektu. W przypadku powtarzających się uchybień możliwe jest wielokrotne obniżenie stawki ryczałtowej kosztów pośrednich.

16 W zależności od liczby i skali stwierdzonych uchybień IZ RPO/IP może obniżyć stawkę ryczałtową kosztów pośrednich maksymalnie: z 25% na 20% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości do 1 mln PLN włącznie, z 20% na 16% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln PLN do 2 mln PLN włącznie, z 15% na 12% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln PLN do 5 mln PLN włącznie, z 10% na 8% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości przekraczającej 5 mln PLN. Obniżenie stawki ryczałtowej, która jest określana dla projektu, dotyczy całego projektu, a nie pojedynczych wniosków o płatność. 16

17 17 Cross-financing i środki trwałe W ramach konkursu nr RPLU.09.03.00-IZ.00-06-001/16 zgodnie z kryterium formalnym specyficznym nr 4: a)projekt nie uwzględnia wydatków objętych zakresem pomocy z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ( cross-financingu) b)zakup środków trwałych w projekcie może dotyczyć wyłącznie kategorii wydatków związanych z zapewnieniem realizacji zasady równości szans osób z niepełnosprawnościami

18 Za środki trwałe uznaje się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Wśród środków trwałych wymienia się: a) nieruchomości – budynki, budowle, grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu; b) maszyny, urządzenia; c) środki transportu; d) sprzęt komputerowy – zespół obiektów, czyli komputer, monitor, klawiatura, mysz; e) ulepszenia w obcych środkach trwałych; f) inwentarz żywy. Wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone na potrzeby jednostki. Do wartości niematerialnych i prawnych możemy zaliczyć np. autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje. 18

19 Wydatki dotyczące pozyskania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem ich bezpośredniego wskazania we wniosku o dofinansowanie. We wniosku o dofinansowanie należy uzasadnić konieczność pozyskania środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych do realizacji projektu z zastosowaniem najbardziej efektywnej dla danego przypadku metody (zakup, amortyzacja, leasing itp.), z uwzględnieniem przedmiotu i celu danego projektu. Powyższy wymóg dotyczy wyłącznie środków trwałych o wartości początkowej równej lub wyższej niż 3 500 PLN. Środki trwałe, ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu, dzielą się na: a)środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni komputerowych w szkole, zakup mebli do przedszkola), b)środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia). Wydatki poniesione na zakup środków trwałych, bezpośrednio powiązanych z przedmiotem projektu, a także koszty ich dostawy, montażu i uruchomienia, mogą być kwalifikowalne w całości lub w części swojej wartości, zgodnie ze wskazaniem beneficjenta opartym o faktyczne wykorzystanie środka trwałego na potrzeby projektu. 19

20 Wydatki poniesione na zakup środków trwałych, wykorzystywanych w celu wspomagania procesu wdrażania projektu mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu. W takim przypadku rozlicza się odpisy amortyzacyjne i stosuje warunki i procedury dotyczące odpisów amortyzacyjnych. Wykazując koszty związane z pozyskaniem środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych należy w szczególności wziąć pod uwagę czy zakup sprzętu jest niezbędny, czy beneficjent nie posiada sprzętu własnego, który może wykorzystać, jak również, czy nie jest możliwe wykorzystanie sprzętu zakupionego w ramach innych projektów finansowanych z RPO WL lub innych programów operacyjnych. W ramach projektów współfinansowanych z EFS wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może łącznie przekroczyć w przypadku Działania 9.3 - 10% wydatków projektu. Wydatki ponoszone na zakup środków trwałych powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są niekwalifikowalne. 20

21 Wkład własny Beneficjent może wnieść wkład własny w postaci: a)niepieniężnej w tym wkład niepieniężny wnoszony przez stronę trzecią w formie dodatków lub wynagrodzeń, lub b)finansowej, np. poprzez: - środki będące w dyspozycji danej instytucji, - środki wpłacane przez podmioty zewnętrzne Możliwe jest łączenie różnych form wkładu własnego, np. częściowo wniesienie wkładu własnego w postaci pracy wolontariusza, a częściowo w postaci opłat od uczestników Wykazanie wkładu własnego możliwe jest zarówno w kosztach bezpośrednich jak i pośrednich 21

22 Wkład niepieniężny – przykłady: udostępnianie/użyczanie budynków, pomieszczeń, urządzeń, wyposażenia na potrzeby projektu świadczenia wykonywane przez wolontariuszy na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie wkład niepieniężny w formie dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią (pracodawców) uczestnikom danego projektu wkład niepieniężny w innej formie Wkład finansowy – przykłady: opłaty związane z udziałem uczestników w projekcie środki pozyskane przez podmiot będący beneficjentem z innych programów krajowych/ regionalnych /lokalnych, pod warunkiem, że zasady realizacji tych programów nie zabraniają wnoszenia ich środków do projektów EFS (zagrożenie podwójnym finansowaniem wydatków) środki finansowe będące w dyspozycji danej instytucji lub pozyskane przez tą instytucję z innych źródeł (np. od sponsorów, darczyńców – tak publicznych jak i prywatnych), w tym środki przeznaczone na wynagrodzenie kadry zaangażowanej przez beneficjenta w realizację projektu EFS, które nie jest finansowane ze środków dofinansowania 22

23 23 W ramach przedmiotowego konkursu wnioskodawca jest zobligowany do wniesienia wkładu własnego: a)w przypadku projektów objętych pomocą de minimis: minimum 5% wartości projektu; b)w przypadku projektów objętych pomocą publiczną: zgodnie z programem pomocowym pomocy publicznej.

24 Uproszczone metody rozliczania wydatków W projektach EFS możliwe jest stosowanie następujących uproszczonych metod rozliczania wydatków: stawek jednostkowych, kwot ryczałtowych, z zastrzeżeniem, że w przypadku projektów, w których wartość wkładu publicznego (środków publicznych) nie przekracza wyrażonej w PLN równowartości 100 000 EUR*, stosowanie jednej z ww. uproszczonych metod rozliczania wydatków jest obligatoryjne * Do przeliczenia ww. kwoty na PLN należy stosować miesięczny obrachunkowy kurs wymiany stosowany przez KE (kurs opublikowany w: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&Language=en) aktualny na dzień ogłoszenia konkursu w przypadku projektów konkursowych lub dzień ogłoszenia naboru w przypadku projektów pozakonkursowych. 24

25 Stawki jednostkowe Z uwagi na specyfikę projektu w konkursie nr RPLU.09.03.00-IZ.00-06-001/16 nie występują usługi wystandaryzowane, o których mowa w załączniku nr 1 do Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków EFS w obszarze edukacji na lata 2014-2020. W związku z powyższym, w konkursie nie przewiduje się wystąpienia wydatków objętych stawkami jednostkowymi. Kwoty ryczałtowe Biorąc pod uwagę dopuszczalną wysokość dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej, kwotę wsparcia pomostowego, założone kryteria formalne specyficzne oraz minimalną wartość projektu 500 000 PLN, w konkursie nie przewiduje się rozliczania wydatków kwotami ryczałtowymi. 25

26 Zlecanie usług merytorycznych Zlecanie usług merytorycznych polega na powierzeniu realizacji działań merytorycznych wykonawcom zewnętrznym, niespełniającym definicji personelu projektu. Poprzez zlecenie usługi merytorycznej należy rozumieć połączenie usługi podstawowej (będącej zasadniczym elementem realizowanego zadania merytorycznego, bez którego nie jest możliwe osiągnięcie założonych wskaźników projektu np. usługa trenerska) oraz co najmniej jednej usługi dodatkowej, ściśle powiązanej z usługą podstawową np. zapewnienie sali na szkolenie. Jako zlecenia usługi merytorycznej nie należy rozumieć: a) zakupu pojedynczych towarów lub usług np. cateringowych lub hotelowych, chyba że stanowią one część zleconej usługi merytorycznej, b) angażowania personelu projektu. 26

27 Podstawą oceny, czy w danym przypadku występuje zlecenie usługi merytorycznej jest sposób oznaczenia poszczególnych wydatków przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie projektu jako zadanie zlecone. Równie ważny jest faktyczny sposób zlecenia usługi danemu wykonawcy w trakcie realizacji projektu i tym samym ustalenie czy usługi dodatkowe są usługami samoistnymi (odrębnymi) czy też nie. Jeżeli na etapie zapytania ofertowego beneficjent określił usługi odrębnie i były one odrębnie oceniane, a do realizacji każdej z usług mógł zostać wybrany inny wykonawca, to usługi są samoistne i nie mogą być traktowane jako część zleconej usługi merytorycznej. Kluczowym dla oceny czy dane usługi są usługami samoistnymi jest możliwość ich zlecenia różnym wykonawcom. Tym samym, nawet jeżeli część lub wszystkie zlecenia otrzymał jeden podmiot, to nie oznacza zlecania usługi merytorycznej. 27

28 Wartość wydatków związanych ze zlecaniem usług merytorycznych w ramach projektu nie może przekroczyć 30% wartości projektu. Faktyczną realizację zleconej usługi merytorycznej należy udokumentować zgodnie z umową zawartą z wykonawcą, np. poprzez pisemny protokół odbioru zadania, przyjęcia wykonanych prac, itp. Nie jest kwalifikowalne zlecenie usługi merytorycznej przez beneficjenta partnerom projektu i odwrotnie. 28

29 Ogólne zasady udzielania zamówień publicznych W przypadku towarów lub usług o wartości poniżej 20 tys. PLN netto tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) nie ma obowiązku przeprowadzania rozeznania rynku, co nie zwalnia z odpowiedzialności za ponoszenie wydatków w racjonalnej wysokości. W przypadku wydatków o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) oraz w przypadku korzystania z wyłączeń ze stosowania Pzp lub zasady konkurencyjności należy przeprowadzić rozeznanie rynku zgodnie z Wytycznymi programowymi oraz postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu. 29

30 30 Procedura rozeznania rynku polega na upublicznieniu na stronie internetowej Beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych, zapytania ofertowego zawierającego, co najmniej:  opis towaru lub usługi,  kryteria oceny ofert,  informację na temat zakresu wykluczenia podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem,  określenie miejsca i terminu składania ofert przez potencjalnych usługodawców lub dostawców towarów, przy czym termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od dnia upublicznienia zapytania ofertowego.

31 31 Beneficjent dokonuje opisu towarów lub usług z najwyższą starannością, uwzględniając wszystkie kryteria mogące mieć wpływ na cenę. Cena powinna uwzględniać wszystkie składniki, w tym np. koszty dostawy i instalacji towaru. Potencjalny usługodawca lub dostawca towaru rozumiany jest jako podmiot, który ma potencjał/doświadczenie w realizacji usługi/dostawie towaru stanowiącej przedmiot zamówienia. W przypadku uzyskania co najmniej jednej ważnej oferty uznaje się procedurę za spełnioną, a Beneficjent udziela zamówienia wyłonionemu wykonawcy. Oferta potencjalnego usługodawcy lub dostawcy towaru jest ważna i stanowi podstawę potwierdzenia racjonalności i efektywności wydatku, o ile jest zgodna z treścią zapytania ofertowego i nie została złożona przez podmiot powiązany osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem

32 32 Przebieg procesu rozeznania rynku, w tym uzasadnienie, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, jest dokumentowany przez beneficjenta. Udokumentowanie przebiegu procesu rozeznania rynku wymaga formy pisemnej i polega na zarchiwizowaniu całości dokumentacji z przeprowadzonego procesu. W tym celu Beneficjent sporządza protokół zawierający, co najmniej: a)informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego oraz informację, do jakich co najmniej trzech potencjalnych wykonawców Beneficjent wysłał zapytanie ofertowe (jeśli dotyczy), b)wykaz ofert, które wpłynęły wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego, c)wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, d)załączniki: i.potwierdzenie publikacji zapytania na stronie internetowej ii.złożone oferty, iii.oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy.

33 33 Przy udzielaniu zamówienia w ramach projektu beneficjent stosuje: a) ustawę Pzp - w przypadku beneficjenta będącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy Pzp do jej stosowania; b) zasadę konkurencyjności - w przypadku: i. beneficjenta niebędącego podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 Pzp do jej stosowania, w przypadku zamówień publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), ii. beneficjenta, o którym mowa w lit. a: - w przypadku zamówień publicznych o wartości niższej od kwoty określonej w art. 4 pkt 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), lub - w przypadku zamówień sektorowych o wartości niższej od kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, a jednocześnie przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).

34 34 W celu spełnienia wymogów zasady konkurencyjności Beneficjent upublicznia swoje zapytanie ofertowe na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego umieszczonym na stronie internetowej ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. www. bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl Beneficjent, będący podmiotem wskazanym w art. 3 ustawy Pzp, może umieścić zapytanie ofertowe na innej, niż wskazana powyżej, stronie internetowej przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych. W przypadku zamówień publicznych o wartości równej lub przekraczającej progi określone w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej Beneficjent dodatkowo publikuje zapytanie ofertowe w Dzienniku Urzędowym UE w zakresie i terminach określonych w ustawie Pzp dla zamówień publicznych o takiej wartości.

35 35 Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności: a)opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia chyba, że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji), b)warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe, c)kryteria oceny oferty, d)informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, e)opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty, f)termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku robót budowlanych. Termin 7 lub 14 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia, g)informacje na temat zakresu wykluczenia podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem, o ile dotyczy, h)określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy.

36 36 Wybór najkorzystniejszej oferty jest dokonywany w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria i jest dokumentowany protokołem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Dla protokołu i dla udokumentowania zawarcia umowy z wykonawcą/wykonawcami konieczna jest forma pisemna. Protokół jest dokumentem potwierdzającym prawidłowość wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności i powinien zawierać, co najmniej: a)informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego, b)wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do zamawiającego, c)informację o spełnieniu warunków w zakresie braku powiązań i konfliktu interesów przez wykonawców, d)informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane, e)informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium, f)wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, g)datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego, h)następujące załączniki: i.potwierdzenie publikacji zapytania na stronie internetowej, ii.złożone oferty, iii.oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zawartej z wykonawcą.

37 W przypadku, gdy na podstawie obowiązujących przepisów prawa innych niż Pzp wyłącza się stosowanie Pzp, beneficjent, o którym mowa w art. 3 Pzp, przeprowadza zamówienie publiczne z zastosowaniem tych przepisów. W przypadku naruszenia przez beneficjenta warunków i procedur postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, IZ RPO/IP uznaje całość lub część wydatków związanych z tym zamówieniem publicznym za niekwalifikowalne, zgodnie z rozporządzeniem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, wydanym na podstawie art. 24 ust. 13 ustawy wdrożeniowej. 37

38 38 Szacowanie wartości zamówienia publicznego powinno odbywać się z należytą starannością z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających. Zabroniony jest podział zamówienia publicznego, skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej. Ustalając wartość zamówienia publicznego łącznie muszą być spełnione następujące przesłanki:  usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie,  możliwe jest udzielenie zamówienia publicznego w tym samym czasie,  możliwe jest wykonanie zamówienia publicznego przez jednego wykonawcę.

39 39 W ramach realizacji zamówień publicznych udzielanych zgodnie z ustawą Pzp i/lub zasadą konkurencyjności, istnieje obowiązek stosowania klauzul społecznych. Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjent przy udzielaniu zamówień publicznych w oparciu o ustawę Pzp i/lub zasadę konkurencyjności, których przedmiotem są usługi cateringowe zobowiązany jest do zastosowania klauzul społecznych.

40 Koszty związane z angażowaniem personelu Personel projektu – są to wszystkie osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie: -stosunku pracy (dotyczy umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę) -stosunku cywilnoprawnego (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło), -osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami danego projektu i jednocześnie stanowią personel tego projektu), -osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, (jeżeli osoba prowadząca działalność gospodarczą będzie wykonywać osobiście pracę na rzecz projektu, będzie uwzględniona jako personel projektu) -osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013r., poz. 1442, z późn. zm.) 40

41 We wniosku o dofinansowanie projektu wykazywany jest szacunkowy wymiar czasu pracy personelu projektu (tj. wymiar etatu lub liczbę godzin). Podstawowe warunki obowiązujące przy zatrudnianiu personelu do projektu: zgodność z przepisami krajowymi, w tym z przepisami prawa pracy oraz przepisami Kodeksu cywilnego w przypadku zatrudniania na podstawie umowy cywilnoprawnej; personelem projektu nie mogą być osoby zatrudnione w instytucjach uczestniczących w realizacji PO, dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. 41

42 W ramach wynagrodzenia personelu, mogą wystąpić wydatki niekwalifikowalne, tj.: a)wpłaty dokonywane przez pracodawców na PFRON, b) świadczenia realizowane ze środków ZFŚS dla personelu projektu, c)koszty ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej, d)nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze dla personelu projektu, e)koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych obowiązującymi przepisami prawa krajowego, chyba że: i.zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy oraz, ii.zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie oraz, iii.potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich odprowadzania/przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników 42

43 43 Wydatki związane z zatrudnieniem danej osoby w projekcie są kwalifikowalne tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy: a)obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie, b)łączne zaangażowanie zawodowe w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów nie przekracza 276 godzin miesięcznie, c) wykonanie zadań przez osobę jest potwierdzone protokołem sporządzonym przez tę osobę, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie (w protokole nie jest wymagane wskazanie informacji na temat poszczególnych czynności wykonywanych w ramach danej umowy) z wyłączeniem przypadku, gdy osoba ta wykonuje zadania na podstawie stosunku pracy, a dokumenty związane z jej zaangażowaniem wyraźnie wskazują na jej godziny pracy (godziny powinny być wskazane ze szczegółowością „od (…) do (…)”).

44 44 Spełnienie warunków, o których mowa powyżej, należy zweryfikować przed zaangażowaniem osoby do projektu. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w zakresie limitu zaangażowania zawodowego, za niekwalifikowalne uznaje się wynagrodzenie personelu projektu (w całości lub w części) w tym projekcie, w ramach którego zaangażowanie personelu projektu spowodowało naruszenie tego warunku. Limit zaangażowania zawodowego: -w przypadku stosunku pracy – uwzględnia liczbę dni roboczych w danym miesiącu wynikających ze stosunku pracy, przy czym do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi i urlopem wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym, -w przypadku stosunku cywilnoprawnego, samozatrudnienia oraz innych form zaangażowania – uwzględnia czas faktycznie przepracowany, w tym czas zaangażowania w ramach własnej działalności gospodarczej poza projektami (o ile dotyczy).

45 45 Jednocześnie beneficjent podpisując umowę o dofinansowanie projektu zobowiązuje się do wprowadzania na bieżąco następujących danych do systemu informatycznego w zakresie angażowania personelu projektu: a)dane dotyczące personelu projektu, w tym: nr PESEL, imię, nazwisko, b)dane dotyczące formy zaangażowania personelu w ramach projektu: stanowisko, forma zaangażowania w projekcie, data zaangażowania do projektu, okres zaangażowania osoby w projekcie, wymiar czasu pracy oraz godziny pracy, jeśli zostały określone w dokumentach związanych z jej zaangażowaniem, c)w zakresie protokołów, o których mowa powyżej – dane dotyczące godzin faktycznego zaangażowania za dany miesiąc kalendarzowy ze szczegółowością wskazującą na rok, miesiąc, dzień i godziny zaangażowania.

46 46 Osoba, wykonująca zadania w więcej niż w jednym projekcie w ramach PO, musi: a)prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich PO, w które jest zaangażowana, z wyłączeniem przypadku, gdy:  wykonuje pracę w ramach kilku projektów na podstawie jednego stosunku pracy (w takim przypadku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji);  zadania są realizowane na podstawie umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła, np. raportu z badania lub ekspertyzy. Ewidencja ta powinna mieć charakter „dziennika zajęć”, z którego powinno wynikać jakie zadania w ramach jakiej umowy i w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia. W ewidencji nie wykazuje się poszczególnych czynności wykonywanych przez pracownika. Ewidencja obejmuje czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi, czy też urlopem wypoczynkowym, nie obejmuje nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym; b) przekazać beneficjentowi ww. ewidencję godzin w okresie realizacji zadań w ramach danego projektu beneficjenta, przy czym ewidencja dotyczy zawsze okresów miesięcznych.

47 47 Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu są kwalifikowalne w pełnej wysokości wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. Dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka” jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika z właściwych przepisów prawa pracy. W przypadku, gdy personel projektu nie będzie mógł wykonywać swoich zadań w związku dłuższą nieobecnością, np. zwolnieniem lekarskim lub urlopem macierzyńskim, należy zapewnić ciągłość realizacji zadań personelu. W przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie.

48 48 Reguła proporcjonalności Projekt rozliczany jest na etapie końcowego wniosku o płatność pod względem finansowym proporcjonalnie do stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu, co jest określane jako „reguła proporcjonalności”. Zgodnie z regułą proporcjonalności: a)w przypadku niespełnienia kryterium zatwierdzonego przez KM RPO – IZ RPO może uznać wszystkie lub odpowiednią część wydatków dotychczas rozliczonych w ramach projektu za niekwalifikowalne; b)w przypadku nieosiągnięcia celu projektu – właściwa instytucja może uznać wszystkie lub odpowiednią część wydatków dotychczas rozliczonych w ramach projektu za niekwalifikowalne; c) wysokość wydatków niekwalifikowalnych uzależniona jest od stopnia niezrealizowania celu projektu; d)wydatki niekwalifikowalne obejmują wydatki związane z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte i kosztów pośrednich; stopień nieosiągnięcia założeń projektu określany jest przez właściwą instytucję będącą stroną umowy,

49 49 Reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wartości wydatków faktycznie poniesionych i wykazanych we wnioskach o płatność, a nieokreślonych we wniosku o dofinansowanie projektu. Zastosowanie reguły proporcjonalności ma miejsce pod warunkiem, że niespełnienie założeń projektu wynika z przyczyn leżących po stronie beneficjenta. Reguła proporcjonalności nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. IZ RPO może odstąpić od rozliczenia projektu zgodnie z regułą proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków podlegających tej regule, jeśli Beneficjent o to zawnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, a w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu.

50 50 Gdzie szukać informacji? www.mr.gov.pl Ministerstwo Rozwoju Portal Funduszy Europejskich www.funduszeeuropejskie.gov.pl

51 Pytania i odpowiedzi Konsultacje elektroniczne – drogą e-mailową na adres: [email protected]@lubelskie.pl Konsultacje telefoniczne – pod nr telefonu 81 44 16 843 infolinia 0 800 888 337 51

52 Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie ul. Czechowska 19 20-072 Lublin Punkt Kontaktowy: tel. 81 441 68 43 Infolinia: 0 800 888 337 E-mail: [email protected]@lubelskie.pl www.rpo.lubelskie.pl 52

53 53 Dziękuję za uwagę