1 REVISION POR LA DIRECCIONMEJORAMIENTO CONTINUO

2 ACTUAR PLANEAR HACER VERIFICAR

3 POLÍTICA DE CALIDAD El compromiso de la Gobernación del Meta es construir y hacer realidad los sueños de la comunidad a partir del respecto a los Derechos Humanos y Derechos Internacional Humanitario, con: Equidad, transparencia, eficacia, eficiencia, efectividad, asegurando la designación de los recursos y la mejora continua del sistema de gestión, que garantice el crecimiento económico y desarrollo social de nuestro departamento. La política de gestión de calidad es adecuada al propósito de la entidad y del Plan de Desarrollo “Juntos Construyendo Sueños y Realidades”; Es coherente con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, el sistema de Control Interno, los planes estratégicos establecidos; Incluye un compromiso de cumplir los requisitos de los usuarios, mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad; proporciona marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad; así mismo la política es comunicada a todos los servidores públicos.

4 OBJETIVOS DE CALIDAD OBJETIVO OBSERVACIONESOBJETIVO OBSERVACIONES Satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad. Objetivo necesario para enfocar la estrategia de la de Servicio basada en el plan de Desarrollo para permitir hacer realidad los sueños de la comunidad. Garantizar la disponibilidad de recursos e infraestructura necesaria para el desarrollo de los procesos. Objetivo estratégico para garantizar los recursos logísticos e infraestructura Asegurar la competencia e idoneidad del talento Humano. Tener personal Idóneo permite que las actividades que se realicen en la Gobernación del Meta Garantizar la gestión pública bajo los conceptos de eficacia, eficiencia y efectividad. Permite alinear la operación de los procesos hacia el cumplimiento de objetivos, el uso racional de los recursos y en generar impacto en la comunidad. Mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad Objetivo que permite evidenciar el compromiso de la alta dirección en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad.

5 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSATENCION AL CIUDADANO INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES ÍNDICE DE SATISFACCIÓN DE LA COMUNIDAD CON EL SERVICIO PRESTADO. 80% 99% El 99,5% de los encuestados, se sienten satisfechos en las diferentes variables de atención, servicio y amabilidad. Teniendo en cuenta el periodo anterior 98,3 %, la percepción de satisfacción actual de la comunidad creció en un 0,7%. OPORTUNIDAD DE RESPUESTA A LOS DERECHOS DE PETICIÓN. 100% 12% En los meses de Julio a Septiembre de 2014 se radicaron 1011 derechos de petición, de los cuales el 12% fueron contestados DENTRO DEL TERMINO, correspondiente a 125 derechos de petición. El 14% se contestó FUERA DE TERMINO, que corresponde a 145 derechos de petición. El 73% restante, corresponde a los derechos de petición vencidos que no se puede garantizar la respuesta al ciudadano en el término legal debido a que no han sido finalizados por el sistema CONTROLDOC. OPORTUNIDAD RESPUESTA DE QUEJAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS 38% En los meses de Julio a Septiembre de 2014 se radicaron 24 quejas y 13 denuncias, los cuales el 38% se contestaron dentro del término, correspondiente a 11 quejas y 3 denuncias, el 51% se contestó fuera de termino correspondiente a 12 quejas y 7 denuncias, el restante 11% se encuentran vencidos, correspondiente a 1 quejas y 3 denuncias, ya que no se puede garantizar la respuesta en el término legal debido a que no ha sido finalizada por el CONTROLDOC.

6 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSDESARROLLO AGROECONÓMICO INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES Población beneficiada 1700 1357 "FORTALECIMIENTO DE LOS PROYECTOS PRODUCTIVOS DE MUJERES RURALES DEL DEPARTAMENTO DEL META" esta en periodo de contratación, el cual beneficiará a 441 familias de 17 municipios. "PLANES GENERALES DE ASISTENCIA TÉCNICA RURAL - PGAT" se encuentra en ejecución para 14 Municipios con atención a 1200 familias. "FORTALECIMIENTO TÉCNICO Y FINANCIERO A POBLACIONES ESPECIALES Y VÍCTIMAS DEL CONFLICTO CON ACCESO A TIERRA EN EL DEPARTAMENTO DEL META" en proceso de contratación para 10 Municipios con atención a 456 familias. "GIRAS TECNOLÓGICAS"; Foro de Cacao: 130 familias de 16 municipios, Congreso de Plátano: 27 familias de 8 Municipios. El total de ejecución es del 80% de la meta anual y un 84% de la meta cuatrienal. Ejecución de proyectos 14 11 Se ha cumplido con una ejecución del 78,5% de los proyectos incluidos en el POAI; los cuales se encuentran en proceso de ejecución del componente insumos, que se espera sean ejecutados al 100% al final del año. Ejecución presupuestal $ $ La ejecución presupuestal de la Secretaría de Desarrollo Agroeconómico a corte de octubre de 2014 es del 80%.

7 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSEDUCACIÓN INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES TASA DE ANALFABETISMO DEPARTAMENTAL Mayor o igual a 20% 5.06% La migración de población desplazada hacia el Meta, a generado un incremento en la tasa de analfabetismo, generando un aumento en el número de personas analfabetas. El Ministerio de Educación a través del convenio OEI y ECOPETROL, asignaron 7577 cupos para atender la población analfabeta TASA DE COBERTURA EN ALIMENTACIÓN ESCOLAR Mayor o Igual al 70% 81.4% Lo oferta educativa que presenta el Departamento, permitió que se diera acceso a toda la demanda educativa logrando incrementar la cobertura educativa. TASA DE DESERCIÓN ESCOLAR BÁSICA PRIMARIA Menor o Igual 1% 0.18% La consecución delos recursos y el desarrollo de los proyectos que apuntan hacia el acceso y la permanencia, permitieron fortalecer la ampliación y sostenimiento de la cobertura educativa TASA DE DESERCIÓN ESCOLAR BÁSICA SECUNDARIA Menor o Igual 5% 2.76% El desarrollo continuo de los programas que apuntan al acceso y la permanencia de os estudiantes, ha logrado permitir que los indicadores de deserción se reduzcan significativamente. Se debe Continuar con el fortalecimiento de las estrategias de permanencia. TASA DE DESERCIÓN ESCOLAR MEDIA TÉCNICA 2.3% El desarrollo continuo de los programas que apuntan al acceso y la permanencia de los estudiantes, ha logrado permitir que los indicadores de deserción se reduzcan significativamente. NIVEL DE COBERTURA NETA DEL DEPARTAMENTO NIVEL DE COBERTURA BRUTA DEL DTO Mayor o igual al 80 % 83.4% El desarrollo de los programas de acceso y permanencia educativa, logran que la cobertura educativa s

8 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSEVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES CUMPLIMIENTO DEL PLAN GENERAL DE CONTROL INTERNO 11 Dentro del plan general de control interno de la vigencia 2014 se programó realizar 11 auditorías a los diferentes procesos con corte a 30 de junio, logrando un avance parcial del 100% EFICACIA EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO DE REGALÍAS. 47 39 El plan de mejoramiento regalías 2012 suscrito con la CGR, propone realizar 97 acciones, 47 de ellas con corte al , alcanzando el 100% en 39, lo cual significa un 82,97% de cumplimiento NIVEL DE TRANSPARENCIA DE LA GOBERNACIÓN DEL META. 90 89 De acuerdo con la meta e indicador del plan de desarrollo Departamental se debe llegar a un nivel alto de calificación en transparencia de 89,5 puntos /100, la procuraduría general de la nación a través del IGA califica a la gobernación con 88,8/100 para la vigencia 2013, se debe Socializar la calificación del IGA y sus variables al consejo de gobierno

9 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSGESTIÓN PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES RENOVACIÓN DE CRÉDITOS 700 1124 Se Superó la meta en 160.5%. Se cumple la meta del plan de Desarrollo. Esta será la meta hasta diciembre de 2014, ya que el proceso de renovaciones será hasta marzo 2014 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL CRÉDITOS NUEVOS 250 297 Se Superó la meta en 118.8%. Se cumple la meta del plan de Desarrollo. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL CRÉDITOS RENOVADOS $ ,82 $ Se dio cumplimiento meta presupuesto en 88%. El promedio de desembolso proyectado fue acorde con el real solicitado.

10 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSDESARROLLO SOCIAL INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES COBERTURA A POBLACIÓN EN CONDICIÓN DE DISCAPACIDAD 2094 944 Implementación de Servicios de atención especializada y acciones de inclusión social. ESPACIOS DE PARTICIPACIÓN DE JUVENTUDES APOYADOS 100% 83% Del 100% de la meta, es decir los 12 espacios, se están fortaleciendo 10 espacios de participación y se espera la creación de 2 espacios de participación juvenil (Proyecto No. 153/2013). POBLACIÓN AFROCOLOMBIANA ATENDIDA 13% Se realizó el proceso precontractual y al adjudicar no se presentó el oferente; no obstante a través de gestión con el PNUD, se logró avanzar en el cumplimento de la meta, beneficiando a 80 personas con un avance del 13% de la meta anual. POBLACIÓN INDÍGENA ATENDIDA 68% Apoyo para el fortalecimiento organizacional y la participación de pueblos y comunidades indígenas (420 personas) del Departamento del Meta. Las actividades previstas para el cumplimiento de esta acción, por tiempo se reprograman para la vigencia 2014.

11 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSGOBIERNO, SEGURIDAD Y PARTICIPACIÓN INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES CUMPLIMIENTO DE ACUERDOS 18 6 Se realizaron cinco (5) Comités de orden público, durante los cuales se adquirieron por sus integrantes 18 compromisos de los cuales se cumplieron 6. Se debe Realizar el seguimiento pertinente a los compromisos adquiridos por los integrantes del Comité de orden Público, y del Consejo de Seguridad. USO EFICIENTE DE RECURSOS $ ,19 ,24 Por la falta de articulación en los procesos de la Gerencia, la demora en la formulación de proyectos, y en los procesos pre y contractuales, se ha demorado la ejecución de recursos, la cual a 31 de agosto de 2014 representa la ejecución del 4% de la inversión presupuestal ATENCIÓN A FAMILIAS DAMNIFICADAS 7260 Operación con maquinaria y vehículos para la atención de emergencias a 7260 familias distribuidas así: 2500 familias en Restrepo, 370 familias en el Calvario, 15 familias en Villavicencio-Rio Negrito el Vigía, 375 familias en Cumaral y xx familias en Lejanías Con ayuda humanitaria se atendieron con 2000 kits de alimentos y 2000 kits de aseo al igual número de familias distribuidos así: Cumaral 350, Puerto Lleras 213, 514 Dorado, 427 Fuente de oro, 250 Cubarral, 246 Lejanías.

12 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSGOBIERNO, SEGURIDAD Y PARTICIPACIÓN INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES EFECTIVIDAD EN LA REDUCCIÓN DE HOMICIDIOS 28 17 La tasa de homicidios para a 24 de Julio de 2014, se registró en 17 por cada , de acuerdo con información del REGIN7–POLICÍA NACIONAL, Datos extraídos de SIEDCO. Durante todo el desarrollo del Gobierno se han desarrollado los Consejos de Seguridad para definir acciones de manera articulada con los organismos de seguridad; adicionalmente a través de la Gerencia de Seguridad y convivencia ciudadana se están desarrollando acciones de sensibilización y prevención con la comunidad; así como el fortalecimiento de los organismos de seguridad, en su capacidad, Fuerzas militares, Policía Nacional, entre otros; con el fin de mejorar la seguridad y la respuesta de la Fuerza Pública ante la delincuencia. Cabe aclarar que el estado de esta tasa es cambiante constantemente, dado que cualquier alteración del orden público puede generar crecimientos pese a las acciones que se hayan tomado. ACTIVIDADES REALIZADAS PARA LA CONVIVENCIA CIUDADANA 100% 50% A la fecha se ha cumplido con la elaboración de proyectos y se encuentran en proceso precontractual un 50% las acciones para dar cumplimiento con 7 de los 9 componentes del proyecto de Fondo de Seguridad territorial, dejando contrato en el presente año, con ejecución 2015.

13 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES ASISTENCIA TÉCNICA A LOS MUNICIPIOS No se ejecutarán proyectos en 2014 y 2015 PRESUPUESTO EJECUTADO PARA LOS PROYECTOS DE COMPLEMENTO Y SUPLEMENTO NUTRICIONAL PARA MUJERES GESTANTES, MADRES LACTANTES RURALES, INDÍGENAS Y PERSONAS EN CONDICIÓN DE DISCAPACIDAD EN EL DEPARTAMENTO DEL META. PRESUPUESTO EJECUTADO EN EL PROGRAMA DE CENTROS P.A.N. PARA MUJERES GESTANTES, MADRES LACTANTES, ADULTOS MAYORES, ESTUDIANTES DE UNIVERSIDAD PUBLICA Y POBLACIÓN EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD, CON ENFOQUE DIFERENCIAL. $ Del presupuesto asignado para proyectos de Centros P.A.N que significa $ se espera la ejecución de $ en los Centros P.A.N Villavicencio y $ en los Centros P.A.N de 10 Municipios del Departamento del Meta; Contratos No. 452 y 454 operadores de los Centros P.A.N

14 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSALIMENTACIÓN Y NUTRICIÓN INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES FORTALECIMIENTO NUTRICIONAL A MUJERES GESTANTES, MADRES LACTANTES RURALES, INDÍGENAS Y PERSONAS EN CONDICIÓN DE DISCAPACIDAD A TRAVÉS DE LOS PROYECTOS DE COMPLEMENTO Y SUPLEMENTO NUTRICIONAL EN EL DEPARTAMENTO DEL META. No se ejecutarán proyectos en 2014 y 2015 COMPLEMENTACIÓN ALIMENTARIA MODALIDAD ALMUERZO EN LOS CENTROS P.A.N., PARA MUJERES GESTANTES, MADRES LACTANTES, ADULTOS MAYORES, ESTUDIANTES DE UNIVERSIDAD PUBLICA Y POBLACIÓN EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD, CON ENFOQUE DIFERENCIAL.

15 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO INDIVIDUAL. N/A En medición a 31 de Diciembre. ELEMENTOS DADOS DE BAJA MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA. ROTACIÓN DE INVENTARIOS DE TERCEROS EN BODEGA.

16 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSSALUD INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES CUMPLIMIENTO DE METAS DE PLAN DE DESARROLLO 100% 43.32% Respecto al año 2013 se ve un incremento en actividades del POA propuesto en un 146%. La meta propuesta para el 2014 es de 374. Entre lo esperado y lo obtenido para el 2014 se ha cumplido en un 43,31% a raíz de la contratación del personal para la ejecución de los programas que inicio en el mes de febrero 2014 PRESTADORES DE SALUD VERIFICADOS 96.41% El acumulado de la meta para este trimestres se cumplió y supero en un 27% más debido a la estabilización del personal verificador debido a su contratación en este periodo COBERTURA DE VACUNACIÓN. 45 44.69 Para el primer semestre 2014 el porcentaje de cumplimiento de la meta es del 44,69% y que deberia estar en el 45%, la cual obedece a que la contratación de personal inicia en febrero 2014 MORTALIDAD MATERNA Reducir de 57,9 a 45 la razón de mortalidad materna por nacidos vivo 26.29 Para el primer semestre de 2014 se mantuvo 2 muertes maternas pero disminuyó en número de nacidos vivos a 7608 por cien mil nacidos vivos. Las muertes maternas se mantienen, mientras que el número de nacidos vivos disminuyó.

17 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSGESTIÓN DEL TALENTO HUMANO INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES IMPACTO DE LAS CAPACITACIONES N/A En proceso. SATISFACCIÓN DE BIENESTAR SOCIAL 3.4 Para el período restante del año 2014 se espera aplicar la encuesta a asistentes o beneficiarios de acciones como jornadas lúdico recreativas, incentivo evaluación de desempeño, aguinaldo navideño, jornada de fin de año y juegos interdependencia

18 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSTECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES CAPACITACIÓN EN USO DE LAS TIC 50 En el mes de Julio del 2014 con el apoyo de FENALCO y la UNAD se capacitaron 150 empresarios en procesos TIC. CAPACITACIÓN EN ALFABETIZACIÓN DIGITAL 4.000 2.100 Con el proyecto Vive Digital Se completara la meta para la Vigencia 2014 EFICIENCIA EN USO DE RECURSOS 100% 66% Es equivalente al presupuesto comprometido IMPACTO EN LA INSTALACIÓN DE MALLAS DE ACCESO A INTERNET 5 Proyecto Meta Vive Digital se instalarán en 5 municipios zonas wifi , los municipios beneficiados son: Cubarral, El Dorado, El Castillo, Mesetas y San Juan de Arama MANTENIMIENTO DE EQUIPOS 60% 0% A la fecha se encuentra en proceso el mantenimientos de los equipos , resultados el 31 de diciembre

19 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSVIVIENDA INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES EFICACIA EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS. 41 proyectos en ejecución. 17 proyectos en ejecución. Proyectos en estudios previos a licitar, proyecto apartamentos a licitar, proyectos en ajustes en parte estructural, proyectos en ejecución, proyectos desaprobados SUBSIDIOS PARA EL MEJORAMIENTO DE VIVIENDA 497 130 Apoyo para implementación de acciones orientadas al fortalecimiento organizacional. las actividades previstas para el cumplimiento de esta acción, por tiempo se reprograman para la vigencia 2015 SUBSIDIO DE VIVIENDA NUEVA 5.430 se encuentran en etapa de ejecución, beneficiados de personas. con cumplimiento de 100%.

20 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSPLANEACIÓN ESTRATEGICA INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES EXPEDICION DE CERTIFICADOS 100% se cumplió con el 100% de los certificados solicitados (379) CUMPLIMIENTO DE METAS DEL PLAN DE DESARROLLO 52% El porcentaje aceptable se encuentra sobre la media

21 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSEQUIDAD DE GÉNERO Y FAMILIA INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES FAMILIAS EN POBREZA EXTREMA INTERVENIDAS 200 Se inicia la ejecución del proyecto No. 164 del 2013, contrato No. 852 del contrato de prestación de servicios del 03 de octubre del 2014 con acta de inicio del 15 de octubre y finalización al 28 de diciembre de 2014 RECUPERACIÓN EN VALORES 1 Programas para para la recuperación de valores familiares implementados. Se inicia la ejecución del proyecto No. 160 del 2013 con el No del contrato de prestación de servicios del 03 de octubre del 2014 con acta de inicio del 15 de octubre y finalización al 29 de diciembre de 2014

22 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSGESTIÓN JURÍDICA INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES DEMANDAS ATENDIDAS OPORTUNAMENTE. 100% 94% DE LOS 178 PROCESOS EN PRELIMINAR VIGENTES, SE RESOLVIERON CON DECISION DE ARCHIVO DEFINITIVO 12, 11 SE INICIO INVESTIGACION DISCIPLINARIA, EN 1 SE AVOCO CONOCIMIENTO. 2 SE REMITIERON A OTRA AUTORIDAD POR NO SER COMPETENCIA DE ESTE DESPACHO, EN 36 SE DECRETARON PRUEBAS, DESPACHOS COMISORIOS, VISITAS ADMINISTRATIVAS ENTRE OTRAS Y EN 1 SE PROFIRIO INHIBITORIO, PARA UN TOTAL DE 73, QUE CORRESPONDE A UN 41.01%

23 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOSVICTIMAS, DERECHOS HUMANOS Y PAZ INDICADOR META RESULTADO ACTUAL OBSERVACIONES CAMPAÑAS DE DIFUSIÓN DE DERECHOS HUMANOS Y PAZ 3 La visibilizarían de uno de los hechos victimizantes como es la desaparición forzada para la cual se realizó una campaña de difusión y Visibilización del día internacional de las víctimas de desapariciones forzadas en el departamento del Meta. Se busca con estas campañas orientar a la población víctima y generar espacios de reconocimiento de los familiares de las víctimas Desaparecidas, permitiendo reivindicar los derechos de las víctimas a la Verdad, la Justicia, la Reconstrucción de la Memoria, la Reparación Integral y la no repetición. Inicialmente se programó realizar una campaña , sin embargo viendo la necesidad de difundir y visibilizar los derechos de las víctimas y contribuir a la construcción de Paz en el departamento, se realizaron dos campañas más las cuales ya fueron realizadas, la fecha se encuentra en ejecución una campaña de difusión y promoción de los derechos Humanos, y los derechos de la población víctima del conflicto armado beneficiando a 10 municipios FORTALECIMIENTO DE COMITÉS MUNICIPALES 29 Comités municipales DDHH participando activamente en la formulación del Plan departamental de DDHH y DIH, el cual fue aprobado por el comité departamental DDHH el día 9 de octubre de 2014 en segunda sesión- acta firmada. Se Apoyaron a los 29 comités municipales DDHH en la realización de acciones en el marco de la semana por la Paz. Se inicia ejecución de un proceso en el cual se le brinda el fortalecimiento y acompañamiento a los comités municipales para el cumplimiento del plan de acción en DDHH de su municipio. FAMILIAS ATENDIAS PARA EL GOCE EFECTIVO DE SUS DERECHOS 5.413 2.766 Familias Victimas focalizadas y atendidas por la secretaria de víctimas en jornadas móviles que avanzan en el goce efectivo de derechos

24 GESTIÓN SOBRE LOS RIESGOS

25 CONFORMIDAD DEL SERVICIORETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

26 RESULTADOS DE LA AUDITORÍAFECHA AUDITORIA PROCESO Nº No conformidades Del 22 de Octubre al 10 de Noviembre. Direccionamiento Estratégico. Planeación Estratégica Educación Gestión para la educación superior Desarrollo Social Alimentación y nutrición. Gobierno, Seguridad y Participación. Desarrollo Agroeconómico. 1 Salud Medio ambiente y recurso minero energético. Tecnologías de la información. Equidad de género y familia. Víctimas, Derechos Humanos y Paz. Vivienda Atención al ciudadano Comunicaciones Gestión financiera Gestión Jurídica Gestión del Talento Humano Gestión de Recursos Físicos Bienes y Servicios Evaluación y seguimiento Mejoramiento Continuo

27 NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA DE RENOVACIÓN DEL CERTIFICADOFECHA AUDITORIA  PROCESO Nº No conformidades Diciembre 9, 10, 11, 12 y 13 Direccionamiento Estratégico. Planeación Estratégica Educación Gestión para la educación superior Desarrollo Social Alimentación y nutrición. Gobierno, Seguridad y Participación. Desarrollo Agroeconómico. Salud 4 Medio ambiente y recurso minero energético. Tecnologías de la información. Equidad de género y familia. Víctimas, Derechos Humanos y Paz. 1 Vivienda Atención al ciudadano Comunicaciones Gestión financiera Gestión Jurídica Gestión del Talento Humano Gestión de Recursos Físicos Bienes y Servicios Evaluación y seguimiento Mejoramiento Continuo

28 ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVASTipo No. de Acciones No. Abiertas No. Cerradas OBSERVACIONES Acción correctiva 9 Se encuentran 6 acciones provenientes de no conformidades identificadas por Icontec y 3 provenientes de no conformidades identificadas en la auditoria interna. Todas las acciones han sido cerradas con eficacia, eficiencia y efectividad. Acción preventiva Por parte de los procesos se han tomado las respectivas acciones preventivas de acuerdo a lineamientos de gestión del riesgo, en el cual se analizan los posibles eventos y sus causas y se establecen planes de acción de tipo preventivo. Total

29 PROCESO AL QUE ESTÁ DIRIGIDANECESIDADES DE MEJORA PROCESO AL QUE ESTÁ DIRIGIDA PROPUESTA QUIEN PROPONE Tecnologías de la información y la comunicación Se requiere contar con una Página web más protegida y/o confiable ya que allí se encuentran los documentos del sistema de gestión y una falla en ésta afecta el acceso de toda la gobernación a dicha información. Gerente de Bienestar la calidad y el desarrollo organizacional Todos los procesos Vincular a más responsables del sistema de gestión en los procesos, para que éstas actividades no sean de una sola persona por proceso sino de todo un equipo. Salud (Laboratorio) Teniendo en cuenta que en las ultimas auditorias se han detectado al menos 5 no conformidades, es necesario que el laboratorio de salud pública se comprometa cada vez mas en el cumplimiento de sus mantenimientos, en la adecuada y oportuna eliminación de reactivos o elementos vencidos, la adecuada calibración. Es necesario no solo actuar sobre aspectos, equipos o reactivos puntuales sino garantizar que sea en todo el laboratorio.

30 SEGUIMIENTO A LA REVISIÓN ANTERIORCOMPROMISOS ESTABLECIDOS RESPONSABLE ESTADO (SEGUIMIENTO) Medir, analizar y tomar acciones de los indicadores de los procesos que están pendientes por reportar, dirigidos al proceso de Mejoramiento Continuo. Líderes de proceso Ejecutada la medición 2013 Se requiere que el proceso de Educación reporte los análisis de los resultados de los indicadores y en caso de incumplimiento que se indique el plan de acción a desarrollar Líder de proceso Se requiere que el proceso de Salud reporte los análisis de los resultados de los indicadores y en caso de incumplimiento que se indique el plan de acción a desarrollar Reportar los productos/servicios no conformes en los procesos que están pendientes dirigidos al proceso de Mejoramiento Continuo. Se socializó el procedimiento, se requiere complementar la acción anterior con una nueva acción. Se requiere Transversalizar la recolección de información asociada a la satisfacción y retroalimentación de los usuarios, actualmente lo realiza ventanilla única. Gerente de Bienestar, la calidad y el desarrollo organizacional Ejecutada. Actualizar el procedimiento de auditorías internas, separando las de control interno y las de calidad.

31 SEGUIMIENTO A LA REVISIÓN ANTERIORCOMPROMISOS ESTABLECIDOS RESPONSABLE ESTADO (SEGUIMIENTO) Medir, analizar y tomar acciones de los indicadores de los procesos que están pendientes por reportar, dirigidos al proceso de Mejoramiento Continuo. Líderes de proceso Ejecutada la medición 2013 Se requiere que el proceso de Educación reporte los análisis de los resultados de los indicadores y en caso de incumplimiento que se indique el plan de acción a desarrollar Líder de proceso Se requiere que el proceso de Salud reporte los análisis de los resultados de los indicadores y en caso de incumplimiento que se indique el plan de acción a desarrollar Reportar los productos/servicios no conformes en los procesos que están pendientes dirigidos al proceso de Mejoramiento Continuo. Se socializó el procedimiento, se requiere complementar la acción anterior con una nueva acción. Se requiere Transversalizar la recolección de información asociada a la satisfacción y retroalimentación de los usuarios, actualmente lo realiza ventanilla única. Gerente de Bienestar, la calidad y el desarrollo organizacional Ejecutada. Actualizar el procedimiento de auditorías internas, separando las de control interno y las de calidad.

32 CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMALey de Garantías, Cambio en la versión 2015 de la NTC ISO 9001, norma en la cual estamos certificados y se requiere planificar, ejecutar y verificar el cambio en los requisitos. Cambio de Sede: Afectaría positivamente ya que los tiempos de desplazamiento de los funcionarios a las respectivas sedes se reduciría. NECESIDADES DE RECURSOS ECONOMICOS FISICOS HUMANOS Prestación de servicios de auditoría de seguimiento por parte del organismo certificador. Página web más confiable para el cargue de la documentación del sistema de gestión. Recursos humanos para el mantenimiento, actualización y mejora del sistema de gestión de calidad.

33 CONCLUSIONES ITEM CONCLUSIÓN CONVENIENCIAEl sistema de gestión es conveniente ya que permite desplegar las responsabilidades y compromisos de acuerdo al del plan de Desarrollo y permite realizar seguimientos a las metas suscritas en cada proceso. ADECUACIÓN Es Sistema de Gestión es adecuado ya que se ajusta a la operación actual de la Gobernación del Meta y permite a través del modelo por procesos ejecutar los planes, programas, proyectos y políticas, la gestión adecuada de los recursos y el seguimiento a las metas suscritas en el Plan de Desarrollo. EFICACIA El sistema se ha implementado de Modo eficaz ya que permite el cumplimiento de objetivos de los procesos y del Sistema de Gestión de Calidad, estos enfocados al cumplimiento de las Metas suscritas en el Plan de Desarrollo. EFICIENCIA Los proyectos realizados asociados al mantenimiento y mejora del sistema de gestión de calidad se han realizado en los tiempos planificados. Adicionalmente el control de los costos, tiempos y demás recursos a través del modelo de operación por procesos, de indicadores y del Sistema en General permite que se realice de modo eficiente, es decir, utilizando racionalmente los recursos disponibles. EFECTIVIDAD Permite verificar el impacto generado en la comunidad y garantizar el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo y tomar acciones oportunamente de acuerdo al análisis que se realice en la medición de indicadores, toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora, gestión del riesgo, resultados de la revisión por la dirección, entre otros elementos que el sistema facilita.

34 GRACIAS POR LA ATENCIÓN