1 Rola autoewaluacji i monitorowania w zarządzaniu projektem Doświadczenia partnerstwa " Szansa bez munduru„ A680
2 Partnerstwo na rzecz aktywizacji zawodowej mieszkańców terenów powojskowych SZANSA BEZ MUNDURU Grupy docelowe: Byli żołnierze zawodowi, Członkowie ich rodzin Byli pracownicy cywilni wojska.
3 Charakterystyka Partnerstwa Bardzo duże –15 partnerów –~ 75 osób pracujących w projekcie Bardzo zróżnicowane –Administracja (Państwowa i samorządowa) –Urzędy pracy –Firmy prywatne –NGOS Bardzo rozproszone –Teren działań – 3 powiaty woj. lubuskiego –Partnerzy lokalni oraz z 4 miast Polski
4 Charakterystyka Projektu Zróżnicowane rezultaty - metody, instytucje, system IT 1.Opis modelu współpracy i wymiany informacji 2.Opis metody prowadzenia działań doradczych 3.Funkcjonujące w powiatach Żagań, Żary i Krosno Odrzańskie Centra Promocji Zatrudnienia i Przedsiębiorczości 4.Działające w powiatach Żagań, Żary i Krosno Odrzańskie Fora Współpracy i Wymiany Informacji 5.Wzrost kwalifikacji beneficjentów 6.System Informatyczny „Doradca”
5 Charakterystyka Projektu Zróżnicowany udział różnych beneficjentow w projekcie - „ścieżka beneficjenta”
6 Charakterystyka Projektu Złożona struktura organizacyjna
7 Charakterystyka procesu monitorowania i ewaluacji bieżącej W fazie organizacji projektu: Opracowany plan monitorowania i ewaluacji bieżącej Określone narzędzia Zorganizowany zespół M&E. Regularne prowadzenie monitorowania i badan ewaluacyjnych. Kwartalne raporty. Na każdym spotkaniu Grupy Zarządzającej omówienie występujących problemów, przedstawienie rekomendacji, omówienie rezultatów wykonania poprzednich zaleceń. Wdrażanie nowych narzędzi dla oceny nowo wprowadzanych działań. Przygotowanie ewaluacji zewnętrznej po zakończeniu pracy z pierwszą tura beneficjentów.
8 Charakterystyka procesu monitorowania i ewaluacji bieżącej Narzędzia: Analiza danych monitoringowych z systemów informatycznych: Śledzenie budżetu Śledzenie zadań Śledzenie osiąganych wskaźników Ankiety Obserwacja uczestnicząca Wywiady indywidualne i grupowe "Odbiory" prac
9 Charakterystyka procesu monitorowania i ewaluacji bieżącej Intensywne wykorzystanie narzędzi informatycznych pozwala opanować rozproszenie terytorialne partnerstwa: System Doradca – gromadzi dane o beneficjentach i wszystkich działaniach w jakich uczestniczyli, harmonogramie prac, ofertach pracy, System MIS – wspomaga zarządzanie budżetem (planowanie, rozliczanie) i zadaniami ( przydzielanie, monitorowanie, odbieranie) System Ankieta – gromadzi wyniki wszystkich ankiet i wywiadów Wspólne cechy tych systemów On-line – dostępne przez internet Złożony system uprawnień chroniący prywatność i dane osobowe. Wykorzystywane przez wszystkich uczestników partnerstwa Beneficjenci mają dostęp bezpośredni do systemu Doradca
10 Rola monitorowania i ewaluacji bieżącej w naszym partnerstwie Pilnowanie celów projektu Ocena działań z punktu widzenia rezultatów Ocena rezultatów z punktu widzenia założonych celów Wczesne ostrzeganie Zapobieganie narastaniu dostrzeżonych problemów Wspomaganie zarządzania ryzykiem Ścisłe powiązanie z monitoringiem Porządkowanie Wymuszanie doprecyzowania wszystkich elementów projektu Wymuszanie sprawności i skuteczności organizacyjnej Marginalizowanie ocen jednostronnych Moderowanie budowy partnerstwa Dobra współpraca w ramach zespołu – przydzielone zadania poszczególnych osób, regularne spotkania omawiające wyniki. Praca na rzecz innych partnerów, doradztwo. Inicjowanie zmian - rekomendacje
11 Problemy monitorowania i ewaluacji bieżącej w naszym partnerstwie Zachowanie obiektywizmu Osoby biorące udział w monitorowaniu i ewaluacji sa jednocześnie włączone w inne prace Oparcie się pokusie przyjęcia prawd obiegowych, gdy zaczynają funkcjonować w partnerstwie bez weryfikacji - krytycyzm wobec " wiemy jak jest" Śmielsze wykorzystanie obserwacji uczestniczące Efektywność ewaluacji Duży wysiłek włożony w pisanie raportów kwartalnych – prawie nikt ich nie czyta – szukamy lepszych form Przedstawianie problemów i rekomendacji Problemy często dotyczą ludzi – członków partnerstwa Stosujemy strategię jawności, otwartości i koleżeństwa Chronimy źródła informacji Właczenie się w ocenę zagadnień merytorycznych – tu bardzo pomocna tematyczna ewaluacja zewnętrzna
12 Kontakt Magdalena Darowska [email protected] Strona internetowa partnerstwa www.szansabezmuduru.pl