1 ROLA KOMUNIKACJI W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMIWykonała: Anna Wojtowicz Wydział Budownictwa Lądowego i Wodnego Katedra Konstrukcji Betonowych
2 Plan prezentacji Rola i funkcje komunikacji w zarządzaniu projektamiPrzeszkody komunikacyjne Czynniki wpływające na efektywność komunikacji Zarządzanie komunikacją Plan komunikacji – przykład Skutki złej komunikacji Podsumowanie Literatura
3 Bywa, że dobrze się zapowiada, ale komunikacja szwankujeBywa, że dobrze się zapowiada, ale komunikacja szwankuje... autor nieznany
4 Ćwiczenie Etap 1: Przewodnik rysuje na kartce (nie pokazując) rysunek i omawia co tworzy. Pozostali członkowie grupy odwzorowują malunek zgodnie z instrukcją osoby przewodzącej. Etap 2: Analogicznie do etapu 1. W tym zadaniu grupa może zadawać pytania instruującemu. Etap 3: Porównanie rysunków przewodnika i grupy z obu etapów.
5 CZAS ZAKRES KOSZTY ZŁOŻONOŚĆ NIEPOWTARZALNOŚĆZarządzanie projektami Zespół projektowy powstaje często w obrębie innej, statycznej struktury (np. przedsiębiorstwa). Realizacja projektów stawia wyższe wymagania wobec członków zespołu niż w przypadku działalności powtarzalnej. Wynika to z konieczności zachowania ściśle określonych parametrów projektu, tj.: CZAS ZAKRES KOSZTY ZŁOŻONOŚĆ NIEPOWTARZALNOŚĆ
6 Źródło: Kandefer-Winter KŹródło: Kandefer-Winter K. – Komunikacja w zarządzaniu projektami – wyniki badań
7 FUNKCJE komunikacji w projekciePrzekazywanie informacji Wyrażanie emocji Motywowanie Kontrolowanie
8 FORMY komunikacji w grupieSposób przekazywania informacji Charakter związku łączącego nadawcę i odbiorcę Pośrednia Bezpośrednia Jednokierunkowa Dwukierunkowa Ustna Pisemna Symetryczna Niesymetryczna Werbalna Niewerbalna Formalna Nieformalna
9 Sieci komunikacyjne - wzorzec komunikacji pomiędzy członkami zespołuTypy sieci komunikacyjnych w zespole projektowym Źródło: R. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1998, s. 563.
10 Typy sieci ↔ osiągnięcia grupyZadania nierutynowe, skomplikowane Sieci zdecentralizowane, np. „Każdy z każdym” Zadania proste, rutynowe Sieci scentralizowane
11 Przeszkody komunikacyjneRóżnice w postrzeganiu Emocje Niezgodność komunikatów werbalnych i niewerbalnych Brak zaufania
12 Przyczyny złej komunikacjiBrak planu komunikacji Zbyt wysoka/niska formalizacja procesów komunikacji Brak właściwej identyfikacji potrzeb komunikacyjnych Złe stosunki pomiędzy członkami zespołu
13 Brak zaufania Wiarygodność nadawcy komunikatuHistoria wzajemnych stosunków Opinia
14 Różnice kulturowe „Aby zrozumieć złożoną strefę cudzych pragnień i działań, trzeba czegoś więcej niż dobrej znajomości języków i lekcji dobrych manier. (…) W każdej kulturze jest ukryty wymiar, zespół przekonań, które są podświadome, ponieważ przedstawiciele danej kultury uważają je za tak oczywiste, że zostają one zepchnięte za próg świadomości”. A. Trompenaars, Ch. Hampden-Turner, Siedem kultur kapitalizmu, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa 1998, s. 12.
15 Czynniki wpływające na efektywność komunikacji w projekcieŹródło: H. Cotterman, K. Forsberg, H. Mooz, Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering, John Wiley and Sons, New York 2003, s. 3.
16 Zarządzanie komunikacjąObejmuje procesy wymagane do zapewnienia terminowego i prawidłowego opracowania, gromadzenia, przekazywania i przechowywania informacji dotyczących projektu. Odpowiednie informacje wysłane przez odpowiedniego nadawcę dostarczone w odpowiednim terminie odpowiedniemu odbiorcy.
17 Plan zarządzania jakością Dokumenty projektu Raporty projektu Zarządzanie komunikacją w projekcie Planowanie komunikacji Dystrybucja informacji Sprawozdawczość wyników Zamknięcie administracyjne Plan zarządzania jakością Dokumenty projektu Raporty projektu Prezentacja projektu Raporty z wykonania Żądania zmian Archiwa projektu Zamkniecie projektu Zgromadzone doświadczenie Źródło: E. Półrolnik [dok. elektr.], Zarządzanie komunikacją w projekcie. Możliwość wykorzystania narzędzi informatycznych, Andersen Business Consulting, Konferencja Dni Wiedzy SGH, Warszawa 2004, s. 26.
18 Planowanie komunikacjiAnaliza struktury projektu i jego głównych elementów Analiza interesariuszy Kto jest włączony w proces komunikacji? Preferowane metody komunikacji
19 Planowanie komunikacjiSporządzenie planu komunikacji Wymienia i wyjaśnia podstawowe rodzaje komunikacji; Odpowiada na pytania: Kto do kogo? w jakiej formie i celu?; Omawia kanały komunikacji; Uwzględnia czas odpowiedzi; Ewaluuje w trakcje trwania projektu;
20 elektroniczne bazy danych,Dystrybucja informacji - dostarczenie interesariuszom potrzebnych informacji w odpowiednim czasie Zgodnie z planem komunikacji FORMY USTNE FORMY PISEMNE faks, intranet, elektroniczne bazy danych, notatki, listy, plany projektu, kontrakty, formularze. spotkania, konferencje, wideokonferencje, rozmowy telefoniczne
21 Sprawozdawczość wyników - gromadzenie i rozpowszechnianie informacji o wynikach projektuRaporty stanu – co wykonano? na jakim etapie jesteśmy? Raporty postępu – informacje na temat zespołu i jego osiągnięć; Prognozy – przewidywania rozwoju projektu; SKALA PLAN KOSZT JAKOŚĆ PROJEKTU
22 Sprawozdawczość wyników - gromadzenie i rozpowszechnianie informacji o wynikach projektuNARZĘDZIA Analiza różnic – porównanie aktualnych wyników z planowanymi; Przegląd dokonań – spotkania omawiające status i postęp; Analiza trendu – badanie wyników projektu w czasie; Earned Value analysis
23 Zamknięcie administracyjneWeryfikacja i dokumentacja wyników przedsięwzięcia w celu formalnej akceptacji projektu przez sponsora, przełożonych lub klienta. Zgromadzenie wyników projektu Sprawdzić zgodność z wymogami finalnymi Analiza efektywności wykonania przedsięwzięcia Archiwizacja wyników
24 Budowa hali przemysłowej – plan komunikacjiForma komunikacji: pisemne: :MAF, RFI, SVN, SVO, protokoły przekazania, IPC, Formy ustne: ustalenie na budowie, rozmowy telfoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne, Raporty stanu – miejsce w harmonogramie, narada Raporty postępu – omówienie harmonogramu, IPC Prognozy – względem harmonogramu, ewaluzacja harmonogramu Narzędzia: spotkania imawiajace postęp, PRZYKŁAD Projekt: Budowa hali produkcyjnej dla zakładu przemysłowego Interesariusze i struktura projektu: Inwestor Inżynier kontraktu Generalny wykonawca Podwykonawcy Komunikacja pisemna: maile, dokumentacja projektowa, notatka z narady, kontrakty, formularze (MAF, RFI, SVO, SVN, IPC, protokoły przekazania); Komunikacja ustna: ustalenie na budowie, rozmowy telefoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne; Projektanci PRZYKŁAD
25 Budowa hali przemysłowej – plan komunikacjiPRZYKŁAD Forma komunikacji: pisemne: :MAF, RFI, SVN, SVO, protokoły przekazania, IPC, Formy ustne: ustalenie na budowie, rozmowy telfoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne, Raporty stanu – miejsce w harmonogramie, narada Raporty postępu – omówienie harmonogramu, IPC Prognozy – względem harmonogramu, ewaluzacja harmonogramu Narzędzia: spotkania imawiajace postęp, Lista kontaktowa: Lista kontaktowa L.p. Imię i Nazwisko Zakres działań mail telefon Inwestor …… ….. ……. Inżynier kontraktu Generalny Wykonawca PRZYKŁAD
26 Budowa hali przemysłowej – plan komunikacjiPRZYKŁAD Forma komunikacji: pisemne: :MAF, RFI, SVN, SVO, protokoły przekazania, IPC, Formy ustne: ustalenie na budowie, rozmowy telfoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne, Raporty stanu – miejsce w harmonogramie, narada Raporty postępu – omówienie harmonogramu, IPC Prognozy – względem harmonogramu, ewaluzacja harmonogramu Narzędzia: spotkania imawiajace postęp, Dokumentacja projektowa i materiałowa jako podstawowy nośnik informacji technicznej o projekcie. Standardy przygotowania dokumentacji: Spis warstw rysunkowych; Nazewnictwo rysunków i specyfikacji; Podział branżowy; Zasady obiegu dokumentacji; Czas akceptacji w zależności od rodzaju dokumentu; PRZYKŁAD
27 Budowa hali przemysłowej – plan komunikacjiPRZYKŁAD Forma komunikacji: pisemne: :MAF, RFI, SVN, SVO, protokoły przekazania, IPC, Formy ustne: ustalenie na budowie, rozmowy telfoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne, Raporty stanu – miejsce w harmonogramie, narada Raporty postępu – omówienie harmonogramu, IPC Prognozy – względem harmonogramu, ewaluzacja harmonogramu Narzędzia: spotkania imawiajace postęp, Sprawozdawczość wyników: Cotygodniowe narady budowy; Raporty stanu zaawansowania robót; Przejściowe świadectwo płatności; Wykorzystywane narzędzia: Porównanie statusu prac z harmonogramem - raporty; Spotkania omawiające status i dalszą realizację; Earned value analysis PRZYKŁAD
28 Budowa hali przemysłowej – plan komunikacjiPRZYKŁAD Zamknięcie administracyjne: Dokumentacja powykonawcza: techniczna i formalno-prawna; Forma papierowa i elektroniczna; Akceptacja dokumentacji i odbiory końcowe, wskazanie usterek; Analiza efektywności i kosztowa; Archiwizacja danych projektu; PRZYKŁAD
29 Skutki problemów komunikacyjnychŹródło błędów i opóźnień; Dublowanie czynności przez członków zespołu; Wykonywanie sprzecznych czynności; Opóźnienia harmonogramu, przekroczenia budżetu i inne sytuacje kryzysowe;
30 Podsumowanie Nieefektywna, źle zaplanowana komunikacja w projekcie może prowadzić do niepowodzenia. Istotna rola efektywnego zarządzanie komunikacją w projekcie. Różnorodność informacji, wielość zdarzeń oraz kanałów komunikacji jako czynniki zakłócające.
31 Podsumowanie: EFEKTYWNA komunikacjaSposób i narzędzia komunikacji muszą pomagać, a nie przeszkadzać w realizacji prac, a nakłady na komunikację powinny być adekwatne do ważności danej informacji.
32 Literatura: Cotterman H., Forsberg, K., Mooz H., Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering, John Wiley and Sons, New York 2003, s. 3 Griffin R., Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1998, s. 563. Półrolnik E., [dok. elektr.], Zarządzanie komunikacją w projekcie. Możliwość wykorzystania narzędzi informatycznych, Andersen Business Consulting, Konferencja Dni Wiedzy SGH, Warszawa 2004, s. 26. Trompenaars A., Hampden-Turner Ch., Siedem kultur kapitalizmu, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa 1998, s. 12. Wróbel B., Rola komunikacji w zarzadzaniu projektami, Zarządzanie publiczne 3/2007, Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków 2007, s. 119 projektami-wyniki-badan. (dostęp )