1 Rollout Contugas SAP ERP ECC 6.0. Informe de Seguimientoal

2 Proyecto general ACTIVIDADES REALIZADAS y Entregables PLAN DE ACCIÓN Toma de decisiones Migración de datos Gestión de riesgos

3 PROYECTO GENERAL

4 Rollout Contugas SAP ERP ECC 6.0.VISION GENERAL Rollout Contugas SAP ERP ECC 6.0. 1 Preparación 5 días 20 may al 24 may 2 Business Blue Print 20 días 27 may al 21 jun 3 Realización 35 días 24 jun al 9 ago 4 Preparación Final 30 días 12 ago al 20 sep 5 Go Live y Soporte 45 días 1 oct al 29 nov 6 Cierre de Año 20 días 30 dic al 24 ene 135 días 1 3 5 Inicio Proyecto Cierre Realización Fin Salida en Vivo Fin Soporte y Cierre Proyecto Fin 2 4 Aprobación de BBPs Fin Fin Preparación Final Fin

5 VisION GENERAL Esta semana se debiera llevar un avance global del proyecto de un 46% y en términos reales llevamos un avance de 42%. En la Fase de realización llevamos un 41% real, sobre un 53% planificado.

6 VisiOn general: CONFIGURACIONRazones Configuración Base - FI: Recuperación Elaboración de Espec. Funcional de Entregas a Rendir. Especificación Funcional CO: Recuperación en Workshops con retraso. Especificaciones Interfaces (-64% ) : Demora en coordinación de reuniones con Open System. Workshops: Recuperación en FI y CO, pero aún con reprogramaciones por disponibilidad de key user y power users. Pruebas Unitarias: Demora en entrega de usuarios ERP y SOLMAN a key users y power users. Manuales de Usuario: Retrasos en todos los módulos.

7 VisiOn general

8 FINANZAS (FI)

9 actividades realizadas y Entregables (FI)Actividades de la Semana Inicio Plan Fin Real Responsable Avance Parametrización Estructura Organizativa Activos Fijos 08 de Julio Equipo FI 100 % Parametrización Retenciones y Detracciones 09 de Julio 75 % WS Registros Contables 17 de Julio WS Registro de Documentos por Cobrar Reunión Definición Interfaces OpenSystem - SAP Equipo FI – Equipo OS Entregables o Documentos Entregado por Fecha de Entrega Aprobado por

10 DESVIACIONES y Plan de acción (FI)Desviaciones del Proyecto Actividad Motivo de Desviación Alternativas de Solución Especificaciones Funcionales Recién esta semana se tuvo reunión para definición más detallada de las Interfaces de OS -SAP Se realizarán actividades en paralelo Actividades Fecha Estimada Responsables Parametrización Procesos Activos Fijos 23 de Julio Equipo FI Especificación Funcional Interface Cobranza 19 de Julio WS Registro de Documentos por Pagar WS Operaciones de Cierre WS Mantenimiento AF 24 de Julio WS Movimientos AF 25 de Julio

11 Toma de Decisión (FI) Tema Compromiso Fecha entrega ResponsableInterfaces OS – SAP Ya no se tendrá Interface de Cobranzas, debido a que no existirá detalles de compensaciones

12 TESORERIA (TR)

13 actividades realizadas y Entregables (TR)Actividades de la Semana Inicio Plan Fin Real Responsable Avance Parametrización Tesorería 09 de Julio Equipo FI 75 % EF Formato Multicash BBVA 18 de Julio 100 % WS Mantenimiento de Bancos 17 de Julio WS Pagos, Cobranzas y Aplicaciones Entregables o Documentos Entregado por Fecha de Entrega Aprobado por EF Formato Multicash BBVA Alfonso Izquierdo 18 de Julio María Elena Olivares

14 DESVIACIONES y Plan de acción (TR)Desviaciones del Proyecto Actividad Motivo de Desviación Alternativas de Solución Actividades Fecha Estimada Responsables Parametrización Procesos Tesorería 22 de Julio Equipo FI WS Conciliación Bancaria

15 Toma de Decisión (TR) Tema Compromiso Fecha entrega Responsable

16 CONTROLLING (CO)

17 actividades realizadas y Entregables (CO)Actividades de la Semana Inicio Plan Fin Real Responsable Avance Parametrización Base – OKB9 25 Junio 10 Julio CO 50% WS CO02 Plan: Planificación de CeBe 04 Julio 16 Julio FS 100% WS CO02 Plan: Planificación de CeCo WS CO02 Plan: Ayudas de planificación CeCo 05 Julio 17 Julio WS CO02 Plan: Planificac.y Ppto de Ordenes WS CO03 Cierre: Ciclos de Distribución y Ciclos de Subreparto. 09 Julio WS CO03 Cierre: Manejo Ordenes de Inversión 18 Julio WS CO03 Cierre: Liquidación de Ordenes Entrega DM al 50% 08 Julio CF Validación de programas de carga GAP- EF: CO01 - Traslado de Planifi.CeCo - Orden 75% GAP- RP: CO04 – CeCo Costos mensuales GAP- RP: CO04 – CeCo Costo mens.y Acumulado 19 Julio Entregables o Documentos Entregado por Fecha de Entrega Aprobado por Videos de WS FS 18 Julio CO

18 DESVIACIONES Y Plan de acción (CO)Desviaciones del Proyecto Actividad Motivo de Desviación Alternativas de Solución Parametrización OKB9 Falta que CO asigne los respectivos objetos de imputación a las cuentas enviadas por FI. Comunicación vía mail a CF. WS CO03: Liquidación Ord. Inversión Pendiente creación de A.Fijos para la Norma de Liquidación Ya se comunicó a FI. Plan de Acción Actividades Fecha de Inicio Responsables WS CO04 Reportes: Ejecución de informes estándar 23 Julio FS WS CO04 Reportes: Report Painter 24 Julio PU Gestión de DM: Ordenes CO 12 Julio CF PU Plan: Planificación de CeBe y CeCo 16 Julio PU Plan: Ayudas de Planificación CeCo PU Plan: Planificación y Presupuesto de Ordenes PU Cierre: Ciclos de Distribución y Subreparto 17 Julio PU Cierre: Manejo de Ordenes de Inversión 18 Julio PU Cierre: Liquidación de Ordenes MU Gestión de Ordenes CO 15 Julio MU Planificación de CeBe, CeCo y Ordenes EF desarrollos: CO01 y CO02 Definición de Roles y Roles vs Usuarios 23 de Julio Equipo CO

19 VENTAS (SD)

20 actividades realizadas y Entregables (SD)Actividades de la Semana Inicio Plan Fin Real Responsable Avance Parametrización: Proceso Facturación 17 de Julio 18 de Julio Consultor SD 100% Especificar: INT03-SD - Venta Stock/Devolución de Venta de Stock (Open a SAP) 19 de Julio 25% Workshop: SD03 – Venta de Materiales Pruebas Unitarias: SD01 – Datos Maestros 11 de Julio 12 de Julio Equipo SD Manual de Usuario: SD01 – Datos Maestros 11 de Julio 15 de Julio Pruebas Unitarias: SD02 – Venta Servicios Manual de Usuario: SD02 – Venta Servicios 15 de Julio 16 de Julio Entregables o Documentos Entregado por Fecha de Entrega Aprobado por EF SD02 - Formulario de Guía de Remisión C. Aquije 15 de Julio H. Acosta

21 Plan de acción (SD) Actividades Fecha Estimada ResponsablesEspecificar: INT03-SD - Venta Stock/Devolución de Venta de Stock (Open a SAP) 18 de Julio Consultor SD Workshop: Reclamaciones 25 de Julio Workshop: Reportes Pruebas Unitarias: Reclamaciones Equipo SD Pruebas Unitarias: Reportes Manuales: Reclamaciones Manuales: Reportes Definición de Roles y Roles vs Usuarios 24 de Julio

22 LOGÍSTICA (MM)

23 actividades realizadas (MM)Actividades de la Semana Inicio Plan Fin Real Responsable Avance Configuración: Gestión de Stock 11/07/2013 17/07/2013 Consultor MM 100% Configuración: Gestión de Lotes e Inventarios 18/07/2013 19/07/2013 Especificación Funcional: Formulario Petición de Oferta 12/07/2013 Especificación Funcional: Formulario Orden de Compra 16/07/2013 17/072013 Workshops: Reservas 10/07/2013 Equipo MM Workshops: Movimientos de Almacén Workshops: Pedidos de Importación Workshops: Verificación de Facturas Workshops: Inventario/Recuento y ajuste de inventario Workshops: Planificación de Necesidades

24 Entregables (MM) Actividades de la Semana Inicio Plan Fin RealResponsable Avance Manual de Usuario: Pedido de Compra 10/07/2013 11/07/2013 Key Users 100% Manual de Usuario: Reservas 12/07/2013 Manual de Usuario: Movimientos de Almacén 15/07/2013 Manual de Usuario: Pedido de Compra Importaciones 16/07/2013 75% Manual de Usuario: Verificación de Facturas 18/07/2013 19/07/2013 0% Prueba Unitaria: Pedido de Compra Prueba Unitaria: Reserva Prueba Unitaria: Movimientos de Almacén Prueba Unitaria: Pedido de Compra Importación Prueba Unitaria: Verificación de Facturas

25 DESVIACIONES Y Plan de acción (MM)Desviaciones del Proyecto Actividad Motivo de Desviación Alternativas de Solución Manual de Usuario: Pedido de Compra Importaciones Falta de tiempo debido a realización de otras tareas relacionadas con el proyecto. Se definió una nueva fecha de entrega al viernes 19 de julio. Manual de Usuario: Verificación de Facturas Dedicarle mas tiempo para la realización de las pruebas y manuales. Prueba Unitaria: Verificación de Facturas

26 DESVIACIONES Y Plan de acción (MM)Actividades Fecha Estimada Inicio Responsables Especificación Funcional: Carga Stock a Consignación de Contratista 19/07/2013 Consultor MM Especificación Funcional: Formulario de Impresión Guía de Remisión MM 25/07/2013 Workshops: Evaluación de Proveedores Equipo MM Workshops: Pedido de Compra Traslado 24/07/2013 Workshops: Sistemas de Información Manual de Usuario: Toma de Inventario Key Users Manual de Usuario: Planificación de Necesidades 22/07/2013 Manual de Usuario: Evaluación de Proveedores 23/07/2013 Manual de Usuario: Pedido de Compra Traslado 31/07/2013 Pruebas Unitarias: Toma de Inventario Pruebas Unitarias: Planificación de Necesidades Pruebas Unitarias: Evaluación de Proveedores Pruebas Unitarias: Pedido de Compra Traslado Definición de Roles y Roles vs Usuarios Asignar Categoría de Valoración a Carga de Servicios

27 MANTENIMIENTO (PM)

28 actividades realizadas y Entregables (PM)Actividades de la Semana Inicio Plan Fin Real Responsable Avance Manuales de Usuario Lista de Materiales 12 Julio 13 Julio Dario Angel 100% Manuales de Usuario Puntos de Medida 15 Julio Manuales de Usuario Hoja de Ruta 16 Julio Manuales de Usuario Estrategia Manuales de Usuario Gestión de Avisos 19 Julio 50% Pruebas unitarias Lista de materiales Pruebas unitarias Puntos de Medida Pruebas Unitarias Hojas de Ruta Pruebas Unitarias Estrategia Pruebas Unitarias Clave Modelo Pruebas unitarias Planes de Mantenimiento 17 Julio WorkShop Gestión de Avisos Paul Bicerra Parametrización clase de ordenes correctivas,preventiva,predictiva,operaciones 18 Julio

29 Plan de acción (PM) Actividades Fecha de Inicio ResponsablesManual de Usuario Gestión de Avisos 19 Julio Dario Angel WorkShop Mantenimiento Correctivo Paul Bicerra WorkShop Mantenimiento Preventivo 24 Julio Pruebas unitarias Mantenimiento Correctivo 25 Julio Manual de Usuario Mantenimiento Correctivo Definición de Roles y Roles vs Usuarios 22 Julio Equipo PM

30 CONTROL DE CALIDAD (QM)

31 actividades realizadas y Entregables (QM)Actividades de la Semana Inicio Plan Fin Real Responsable Avance Configuración: Inspección de Calidad 12 de Julio 15 de Julio Ivette León 100%. Elaboración de Maestro de Características 29 de Mayo Carlos Pinzón 70 % Elaboración de Listado de Registros Info de Calidad 26 de Junio 50% Workshops : Datos Maestros Control de Calidad en Proveedores 16 de Julio 17 de Julio Equipo QM 100% Entregables o Documentos Entregado por Fecha de Entrega Aprobado por

32 DESVIACIONES Y Plan de acción (QM)Desviaciones del Proyecto Actividad Motivo de Desviación Alternativas de Solución Pruebas unitarias y elaboración de manuales de Datos Maestros Se estuvo avanzando con los workshops . Carlos Pinzón no tenia usuario en SAP y aun no tiene usuario en SOLMAN Se recuperara en la semana el tiempo de pruebas y manuales. Plan de Acción Actividades Fecha de Inicio Responsables Ajustes de Configuración Ivette León Revisión de Plantillas de Datos Maestros Equipo QM Workshop de Control de Calidad en Materiales Pruebas unitarias de Datos maestros , Control de Calidad en proveedores Carlos Pinzón Elaboración de Manual de usuario de Datos maestros y Control de Calidad en proveedores Elaboración de Plantillas de Roles y Autorizaciones, y Roles por Usuarios Pruebas funcionales desarrollos Certificado de Homologación y de Rechazo

33 DESARROLLOS (ABAP)

34 Plan vs real(ABAP)

35 Estado de desarrollos (abap)

36 actividades realizadas y Entregables (ABAP)Actividades de la Semana Inicio Plan Fin Real Responsable Avance PE-CTG01-EDE-MM04 - Adición de campos a la oferta v1 Pablo Muñoz 100% PE-CTG01-EDE-PM01 – Impresión de orden v1 - Ángel Burga 95% PE-CTG01-EDE-MM01 - Envío de peticiones de oferta y ordenes de compra al proveedor v1 José Carlos Rivera 80% IN01-FI - Ventas Core (Open a SAP) Postergado 5% PE-CTG01-EDE-FI01 - Gestión de Viáticos (Anticipos y Rendiciones) v1 8% PE-CTG01-EDE-MM05 - Formulario de orden de compra v1 30% PE-CTG01-EDE-MM03 - Petición de oferta v1

37 Fecha de Inicio EstimadoPlan de acción (ABAP) Actividades Fecha de Inicio Estimado Responsables PE-CTG01-EDE-FI01 - Gestión de Viáticos (Anticipos y Rendiciones) v1 Pablo Muñoz PE-CTG01-EDE-PM01 – Impresión de orden v1 Ángel Burga PE-CTG01-EDE-FI02 – Formato Multicash BBVA v1 IN01-FI - Ventas Core (Open a SAP) PE-CTG01-EDE-MM03 - Formulario de petición de oferta v1 José Carlos Rivera PE-CTG01-EDE-MM05 - Formulario de orden de compra v1

38 Toma de Decisión (ABAP)Tema Motivo Fecha entrega Responsable Eliminación de interfaz de Cobranzas La interfaz de Ventas Core (Open a SAP) incluirá los datos de cobranza Postergación de desarrollo de interfaz Ventas Core (Open a SAP) Demora en las definiciones Adelanto de desarrollo de Formato Multicash BBVA Postergación del desarrollo de la interfaz de Ventas Core (Open a SAP)

39 Alternativas de SoluciónDESVIACIONES (ABAP) Desviaciones del Proyecto Actividad Motivo de Desviación Alternativas de Solución PE-CTG01-EDE-FI01 - Gestión de Viáticos (Anticipos y Rendiciones) v1 Ampliación del alcance Modificación de plan de desarrollo PE-CTG01-EDE-FI02-Formato Multicash BBVA Adelanto de entrega de EF IN01-FI - Ventas Core (Open a SAP) Postergación de entrega de EF

40 MIGRACIÓN DE DATOS

41 Resumen

42 resumen

43 GESTION DE RIESGOS

44 Gestión de Riesgos Crítico IMPACTO Alto Medio Bajo ControladoPotencial Presente Crítico RIESGO Crítico 5. Migración de Datos. 3. Disponibilidad de Tis Calidda 6. Ejecución Interfaces y Modelo de Integración 1. Documentación de Calidda 7. Lanscape no Homologado/ Proyectos Cálidda en Ejecución 2. Disponibilidad de Usuarios Clave 4. Disponibilidad de Oficina Definitiva 4. Disponibilidad de TI Contugas

45 Gestión de Riesgos Módulo Riesgo/Incidencia Acciones de contingenciaResp. CO Disponibilidad de Usuarios Clave Contugas Disponibilidad del usuario clave para finalizar la validación de las configuraciones críticas definidas en los BBPs del módulo CO. Erik Mori Todos Migración de Datos Seguimiento a los usuarios clave para poder finalizar el llenado de las plantillas y cumplir con la entrega en la fecha planificada 25/07/2013 Henry Acosta FI, MM, SD Ejecución de Interfaces y Método de Integráción Se iniciaron las reuniones con el equipo de Open System para la elaboración de tres (03) especificaciones de interfaces para los módulos FI, MM y SD. Se requiere de una comunicación fluida con el equipo de Open System para poder finalizar la elaboración de dichas especificaciones. Oscar Gaspar Lanscape no homologado de Calidda Se ha detectado de un desarrollo que impacta en el módulo MM. Se requiere una reunión entre TI de Calidda y el equipo MM para poder conocer el detalle del desarrollo. Además se requiere una reunión con Luis Mayaute para conocer el detalle del listado de TKs en proceso. María Esther Córdova

46 Contáctenos en … chile PerúAvda. Vitacura Edificio Bicentenario Piso 8, Of. 802 Las Condes, Santiago - Tel. (+56 2) Jorge Basadre 592, Of. 501, Torre Azul San Isidro, Lima - Tel. (+51 1) Colombia PANAMÁ Mezzanine, Edificio Torres de las Américas, Calle Punta Darién y Punta Coronado, Urbanización Punta Pacific. Apartado Postal , República de Panamá Tel. +507  / Fax Cra 35 # Bogotá D.C. Cundinamarca Tel. (+57 1)