1 Rozliczanie delegacji - prawidłowe rozrachunki z pracownikami 2 grudnia 2011 r. prowadzący: Miłosława Kilarska

2 Plan szkolenia Rozliczanie delegacji krajowych Rozliczane delegacji zagranicznych Ryczałt i kilometrówka Delegacje zleceniobiorców Delegacje właściciela Delegacje członków organów spółki

3 Podstawy prawne Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271) Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 2000 r. Nr 54 poz. 654) Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307)

4 Rozliczanie delegacji krajowych Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów; noclegów; dojazdów środkami komunikacji miejscowej; innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

5 Rozliczanie delegacji krajowych Czas podróży/Wysokość diety Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę 8 do 12 godzin - połowa diety ponad 12 godzin- pełna dieta Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin - połowa diety, ponad 8 godzin – pełna dieta

6 Rozliczanie delegacji krajowych Aktualna wysokość diety krajowej wynosi 23 zł.

7 Rozliczanie delegacji krajowych Dieta nie przysługuje: za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika, za okres, w którym pracownik wysłany w co najmniej 10-dniową podróż służbową, korzysta z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy, w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

8 Rozliczanie delegacji krajowych Oprócz diety i zwrotu kosztów dojazdu do miejsca delegowania i z powrotem, pracownikowi przysługuje zwrot innych kosztów podróży służbowej. Są one zwracane w pełnej wysokości, na podstawie przedstawionych rachunków lub poprzez wypłatę ryczałtu. Do tych ostatnich należą:  ryczałt za nocleg  ryczałt na pokrycie kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej.

9 Inne wskaźniki Ryczałt za nocleg - w przypadku gdy pracownik nocował w hotelu lub w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, pracodawca jest zobowiązany zwrócić koszty noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeżeli pracownik nie korzystał z hotelu lub nie okazał pracodawcy rachunku, za każdy nocleg należy wypłacić ryczałt. Wynosi on 150% diety (34,50 zł). UWAGA! Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00. Zwrot kosztów noclegu nie należy się za czas przejazdu do miejsca delegowania oraz wtedy, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

10 Rozliczanie delegacji krajowych Ryczałt na pokrycie kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej - przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Ryczałt wynosi 20% diety (4,60 zł). Prawo do tego świadczenia występuje tylko w sytuacji, gdy pracownik faktycznie ponosi koszty dojazdów do miejsca wykonywania zadania służbowego lub np. z dworca do hotelu. Ryczałt nie przysługuje, jeśli pracownik podróżował samochodem. Na wniosek pracownika pracodawca może pokryć koszty korzystania z miejscowej komunikacji na podstawie przedstawionych rachunków. W takim wypadku ryczałt nie przysługuje.

11 Rozliczanie delegacji krajowych Pracownik przebywający w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni ma ponadto prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

12 Rozliczanie delegacji krajowych Gdzie rozpoczyna się podróż służbowa? Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

13 Rozliczanie delegacji krajowych Czy pracownik może wybrać środek transportu, jakim udaje się w podróż służbową? Nie: Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

14 W jakiej wysokości zwrócić koszty podróży pociągiem, jeżeli pracownik ma zniżkę? Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

15 Rozliczanie delegacji krajowych Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje Zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

16 Rozliczanie delegacji krajowych Co w sytuacji, gdy pracownik zgubi rachunek lub zapomni poprosić o fakturę? Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

17 Rozliczanie delegacji krajowych Czy formularze rozliczenia delegacji służbowych są drukami obowiązującymi zgodnie z przepisami ustawy? Nie

18 Rozliczanie delegacji krajowych Czy pracownik ma obowiązek „podbić” polecenie wyjazdu służbowego? Nie

19 Rozliczanie delegacji krajowych ĆWICZENIA PRAKTYCZNE

20 Rozliczanie delegacji krajowych Czy w związku z naszym dzisiejszym szkoleniem przysługuje Wam dieta i inne należności za czas podróży służbowej? Wyjazd i uczestnictwo pracownika w szkoleniu nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 K.p., na co zwrócił uwagę m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 13 października 1999 r., sygn. akt I PKN 292/99. Stosownie do dyspozycji art. 775 § 1 K.p., w trakcie podróży służbowej pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której się znajduje siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Natomiast udział w szkoleniu stanowi element uzupełniania i poszerzania wiedzy pracownika.

21 Rozliczanie delegacji krajowych W przypadku jednak, gdyby pracodawca zdecydował się na wypłatę dodatkowych świadczeń, „diet” itp. za czasu udziału w szkolenia, czy stanowiłyby one przychód podatkowy dla pracownika na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF ? Nie: Wolne od podatku dochodowego są świadczenia wymienione w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PDOF

22 Rozliczanie delegacji zagranicznych WYSOKOŚĆ DIETY Wysokość diety określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, przy czym nie może być ona niższa niż 23 zł, w przypadku braku postanowień stosuje się przepisy rozporządzenia MPiPS z 19.12.2002 r. w sprawie poza granicami kraju.

23 Rozliczanie delegacji zagranicznych DIETA  do 8 godzin - 1/3 diety,  ponad 8 do 12 godzin - 1/2 diety,  ponad 12 godzin - pełna dietę.

24 Rozliczanie delegacji zagranicznych DIETA 25% diety - bezpłatne całodzienne wyżywienie lub które opłacono w karcie okrętowej (promowej) Jeżeli pracownik otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, obowiązuje potrącenie: 15% diety - śniadanie, 30% diety - obiad, 30% diety – kolacja oraz na inne wydatki - 25% diety.

25 Rozliczanie delegacji zagranicznych Czy okresy podróży krajowej przypadające od wyjazdu do przekroczenia granicy polskiej i z powrotem od granicy polskiej do miejsca zakończenia delegacji należy liczyć jako jedną krajową podróż służbową przedzieloną podróżą zagraniczną, czy jako dwie odrębne krajowe podróże służbowe?

26 Rozliczanie delegacji zagranicznych Główny Inspektorat Pracy uznał, że: "(…) w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną. (takżw wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Lublinie z dnia 22 marca 2000 r. (sygn. akt I SA/Lu 1747/98): „czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju (…).”

27 Rozliczanie delegacji zagranicznych Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:  lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,  lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,  morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

28 Rozliczanie delegacji zagranicznych NOCLEGI Limity noclegowe określa Rozporządzenia MPiPS z 19.12.2002. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Przepisów tych nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

29 Rozliczanie delegacji zagranicznych POZOSTAŁE WYDATKI Pracownikowi przebywającemu w zagranicznej podróży służbowej przysługują ryczałty na pokrycie kosztów:  dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu – w wysokości jednej pełnej diety,  dojazdów środkami komunikacji miejscowej - 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży Brak możliwości pokrycia kosztów poruszania się środkami komunikacji miejscowej oraz za przejazdy z dworca i na dworzec na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków. Zatem rozliczenie takich kosztów może nastąpić wyłącznie poprzez wypłatę odpowiedniego ryczałtu.

30 Rozliczanie delegacji zagranicznych POZOSTAŁE WYDATKI W przypadku dojazdów środkami komunikacji ryczałty nie przysługują, jeżeli:  pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym);  strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy;  pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

31 Rozliczanie delegacji zagranicznych Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

32 Rozliczanie delegacji zagranicznych W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

33 ROZLICZENIE DELEGACJI – PRZELICZENIE NA ZŁOTE POLSKIE Koszty zagranicznej podróży służbowej wyrażone w walucie obcej należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień sporządzenia rozliczenia. W przypadku otrzymania zaliczki – kurs wypłaty zaliczki (brak różnic kursowych) W przypadku braku zaliczki – dzień poprzedzający dzień rozliczenia.

34 Rozliczanie delegacji zagranicznych ZALICZKI NA PODRÓŻE SŁUŻBOWE Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

35 Rozliczanie delegacji zagranicznych Co w sytuacji, gdy pracownik pobrał zaliczkę w PLN, zakupił za nią walutę w kantorze i rozliczył delegację po kursie kantorowym?

36 Rozliczanie delegacji zagranicznych Co należy zrobić, jeżeli chcemy wypłacić delegację po kursie kantorowym?

37 Rozliczanie delegacji zagranicznych ROZLICZENIE DELEGACJI – CD Miesiącem, za który świadczenia z tego tytułu są należne, powinien być miesiąc, w którym pracownik dokonał rozliczenia kosztów podróży służbowej.

38 Rozliczanie delegacji zagranicznych ĆWICZENIA PRAKTYCZNE

39 Delegacje zagraniczne – ćwiczenia praktyczne Firma wysłała pracownika na kilka tygodni w delegację do Francji. Ponieważ miejscowość docelowa podróży znajdowała się tuż przy granicy niemieckiej, pracownik zamieszkał w hotelu w Niemczech i codziennie dojeżdżał do zakładu we Francji. Jaka dieta, francuska czy niemiecka, należy się pracownikowi w tym przypadku? § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju PAŃSTWO DOCELOWE!

40 A co w tym samym przypadku zrobić rozliczając limit za nocleg? § 9 rozporządzenia, za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. NIEJEDNOZNACZNOŚĆ – należy uznać, że miejsce faktycznego noclegu

41 Czas pracy w delegacji Problematyka czasu spędzonego w podróży służbowej i zaliczania go do czasu pracy budzi wiele wątpliwości. Wynikają one z braku jednoznacznych w tej kwestii regulacji prawnych. Istnieje jednak bogate orzecznictwo Sądu Najwyższego, zgodnie z którym czas podróży służbowej, o ile nie przypada w godzinach pracy rozkładowej i w jego trakcie nie jest wykonywana praca, nie jest czasem pracy. W wyroku z dnia 4 lipca 1978 r., sygn. akt I PR 45/78 Sąd Najwyższy orzekł, że podczas podróży służbowej pracownik w zasadzie nie świadczy pracy i nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, chyba że podczas podróży wykonuje pracę. Odbywanie podróży służbowej poza "czasem pracy" nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 października 1981 r., sygn. akt I PR 85/81). WAŻNE! Pracownikowi za czas podróży służbowej przypadającej w godzinach, w których miał świadczyć pracę zgodnie z jego rozkładem czasu pracy przysługuje wynagrodzenie za pracę. Natomiast za czas podróży służbowej przypadającej poza godzinami pracy pracownikowi nie przysługuje ani wynagrodzenie, ani czas wolny od pracy. Także czasu podróży służbowej odbywanej w dniu wolnym od pracy nie zalicza się do czasu pracy, chyba że pracownik nie tylko podróżował, ale również świadczył pracę. W powołanym wcześniej wyroku z dnia 27 października 1981 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że odbywanie podróży służbowej "poza czasem pracy" nie przekształca podróży w pracę ani w czas pracy. Jeżeli po zużyciu na podróż służbową całego swojego "czasu pracy" pracownik wykonuje jeszcze konkretną pracę, przysługuje mu za tę pracę wynagrodzenie i dodatek za pracę nadliczbową.

42 Moment zaliczenia delegacji do kosztów uzyskania przychodu Kiedy rozliczenie delegacji jest kosztem uzyskania przychodu? Należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych uważane są za przychody ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF. To oznacza, że tego rodzaju wydatki ujmuje się w kosztach podatkowych na zasadach przewidzianych dla wynagrodzeń. Zatem należności przysługujące pracownikom z tytułu odbycia podróży służbowej stanowią koszty uzyskania przychodów u pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

43 Moment zaliczenia delegacji do kosztów uzyskania przychodu W razie uchybienia temu terminowi, wydatki te stanowią koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika (art. 15 ust. 4g w powiązaniu z art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o PDOP i art. 22 ust. 6ba w powiązaniu z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PDOF). W sytuacji, gdy rozliczenie podróży służbowej następuje w innym miesiącu niż podróż się odbyła, powstaje wątpliwość, kiedy należności z tego tytułu stają się należne: w miesiącu odbycia podróży służbowej, czy może w miesiącu, w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży.

44 Moment zaliczenia delegacji do kosztów uzyskania przychodu W piśmie z 7 września 2009 r. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że należności z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik dokonał rozliczenia kosztów tej podróży.

45 Moment zaliczenia delegacji do kosztów uzyskania przychodu Podsumowując, należności pracownika z tytułu podróży służbowej stają się należne w miesiącu, w którym pracownik rozliczył koszty tej podróży i w tym też miesiącu pracodawca może je zaliczyć do kosztów podatkowych. Przepisy prawa pracy nie określają, kiedy należy wypłacić pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej, powinno się to jednak odbyć bez zbędnej zwłoki. W praktyce koszty podróży służbowych są zaliczane do kosztów z chwilą wypłaty na podstawie dokumentów razem z księgowaniem raportu kasowego. I tak jest najbezpieczniej dla celów podatkowych.

46 ĆWICZENIE PRAKTYCZNE

47 Moment zaliczenia delegacji do kosztów uzyskania przychodu Pracownik odbył podróż służbą w dniach 30-31 grudnia 2011 r. Koszty tej podróży rozliczył 4 stycznia 2012 r. i w tym samym dniu wypłacono mu należności z tytułu tej podróży. Kiedy koszty tej podróży można ująć w kosztach podatkowych i bilansowych?

48 Moment zaliczenia delegacji do kosztów uzyskania przychodu Wydatki z tytułu podróży służbowej będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w styczniu 2011 r. W tym bowiem miesiącu pracownik rozliczył koszty tej podróży, a pracodawca wypłacił mu przysługujące z tego tytułu należności. Nie ma możliwości, aby wydatki te stanowiły koszty podatkowe grudnia 2010 r. Inaczej będzie natomiast dla celów bilansowych. Jedną z podstawowych zasad obowiązujących w ustawie o rachunkowości jest zasada memoriału, wyrażona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wynika z niej, że jednostki mają obowiązek ująć w księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. To oznacza, że wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników ujmowane są w kosztach okresu, którego dotyczą i nie ma znaczenia, kiedy zostaną one wypłacone (lub postawione do dyspozycji) pracownikom.

49 Moment zaliczenia delegacji do kosztów uzyskania przychodu Koszty podróży służbowej, która odbyła się w grudniu 2011 r., a została rozliczona w styczniu 2012 r., ujmuje się w księgach 2011 r.

50 Zwrot kosztów samochodu – kilometrówka Tak zwana kilometrówka dotyczy używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika

51 Zwrot kosztów samochodu – kilometrówka Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż: 1) dla samochodu osobowego: a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł, 2) dla motocykla - 0,2302 zł, 3) dla motoroweru - 0,1382 zł

52 Zwrot kosztów samochodu – kilometrówka Czy opłaty za parking i przejazd autostradą poniesione przez delegowanego pracownika należy rozliczać w ramach tzw. „kilometrówki”? Interpretacja indywidualna z 8 kwietnia 2010 r., nr DD6/033-101- 2/MZG/09/PK-579 - limitem wynikającym z tzw. „kilometrówki” objęte są wszelkie wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej, w tym również opłaty za parkowanie, czy przejazd autostradą. Uwaga! Jest to interpretacja kontrowersyjna!

53 Zwrot kosztów samochodu – ryczałt Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

54 Zwrot kosztów samochodu – ryczałt Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

55 Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, ale nie Może on przekroczyć:  300 km – w miejscowości do 100 tys. mieszkańców,  500 km – w miejscowości ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,  700 km – w miejscowości ponad 500 tys. mieszkańców. Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1.500 km. Limit w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3.000 km.

56 Delegacje zleceniobiorców Czy zleceniobiorca może otrzymać zwrot delegacji? Tak, ale musi być to uregulowanie w umowie zlecenia. Należności z tytułu podróży zleceniobiorcy nie podlegają oskładkowaniu i mogą być częściowo zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych. Uwaga! Jest to zmiana od 1 sierpnia br.! art. 18 ust. 3 ustawy o SUS art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) i ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych § 2 ust. 1 pkt 15 tego rozporządzenia rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

57 Czy ryczałt za korzystanie z samochodu w jazdach lokalnych wypłacony zleceniobiorcy jest opodatkowany i ozusowany? Otrzymany od zleceniodawcy w formie ryczałtu pieniężnego zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w jazdach lokalnych przy wykonywaniu zlecenia także stanowi przychód. Ponadto u osób, u których umowa zlecenia podlega oskładkowaniu, podstawa opodatkowania nie może być pomniejszona o potrącone przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne, a zryczałtowany podatek o składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

58 Delegacje właściciela Przedsiębiorca nie jest pracownikiem w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, tak więc nie podlega przepisom rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

59 Delegacje właściciela Kosztem uzyskania przychodu z tytułu podróży są faktycznie poniesione wydatki, jeżeli ich poniesienie ma wpływ na osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów i wydatki te nie są wyłączone z kosztów na podstawie art. 23 updof. Uwaga! Urzędy skarbowe podważają to stanowisko!

60 Delegacje właściciela Wyjątkiem są diety, które przysługują przedsiębiorcy w wysokości należnej pracownikom (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

61 Delegacje właściciela Tak więc do kosztów uzyskania przychodu, w związku z podróżą w celach służbowych, przedsiębiorca może zaliczyć m.in. - koszty noclegu, - koszty przejazdu samochodem stanowiącym środek trwały (zakup paliwa, opłaty za parking, opłaty za przejazd autostradą) lub samochodem niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych, - koszty przejazdu innymi środkami transportu (np. samolotem, autobusem, pociągiem) oraz - koszty dojazdów (np. taksówką), z tym że koszty te muszą być udokumentowane fakturami bądź rachunkami, czy też biletami.

62 Delegacje właściciela Podróże stanowiące istotę działalności gospodarczej – przypadek dyskusyjny. Np. kierowca, opieka nad osobami starszymi zagranicą Dotychczas organy skarbowe stały na stanowisku, że jeżeli podróż stanowi istotę działalności gospodarczej, przedsiębiorcy nie przysługują diety stanowiące koszt uzyskania przychodu.

63 Delegacje właściciela Wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 28 października 2009 r., sygn. akt I SA/Po 723/09 i nowe interpretacje indywidualne: Okoliczność, iż podróże stanowią istotę powadzonej działalności gospodarczej nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet stanowiących ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów w czasie podróży służbowych. O ile pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, o tyle w odniesieniu do przedsiębiorcy, istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy jest on związany bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

64 Delegacje organów spółek W negatywnym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił - wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego (art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), - wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji (art. 16 ust. 1 pkt 38a ww. ustawy).

65 Delegacje organów spółek ĆWICZENIE PRAKTYCZNE

66 Delegacje organów spółek – ćwiczenia praktyczne Spółka prowadzi działalność na terenie Rzeczpospolitej Polskiej. Członkami zarządu są osoby będące obywatelami Belgii. (...) Członkowie zarządu nie pozostają w stosunkach umownych, czy też pracowniczych ze Spółką. Z tytułu pełnionych funkcji nie pobierają wynagrodzenia. Członkowie zarządu odbywają do Polski podróże służbowe (przyjazd do Spółki) w celu wykonywania czynności bieżącego zarządzania. Chodzi tu głównie o spotkania z kierownictwem, pracownikami, uzgodnienia w sprawie strategii działania Spółki, spotkania handlowe z kontrahentami, narady z załogą, podpisywanie niektórych umów dotyczących Spółki. Spółka ponosi koszty związane z ich pobytem w Polsce, m.in. koszty hoteli oraz wyżywienia, koszty podróży, dojazdów do i z lotniska (taksówki). Czy poniesione przez Spółkę wydatki związane z finansowaniem pobytu w Polsce członków zarządu stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów?

67 Delegacje organów spółek – ćwiczenia praktyczne art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (...), zarząd spółki jest organem, który prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a nie będą miały zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a wydatki związane z pobytem członków zarządu w Polsce, m.in. koszty hoteli oraz wyżywienia, koszty podróży, dojazdów do i z lotniska (taksówki), można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

68 Rozliczanie delegacji – prawidłowe rozrachunki z pracownikami Pytania i dyskusja

69 Rozliczanie delegacji – prawidłowe rozrachunki z pracownikami Dziękuję za uwagę!