1 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES PUBLICAS Gestión por resultados en las compras del Gobierno

2 INTRODUCCION Las contrataciones públicas de obras, bienes, servicios y consultorías son de vital importancia para la actividad económica de la República de Honduras, ya que el Estado es el mayor comprador en el país. El orden de magnitud del mercado de las compras públicas en la República de Honduras se estima en US$1,600 millones por año (Presupuesto Ciudadano 2015) Las acciones de Gobierno son una secuencia lógica de actividades, desde la identificación de la necesidad generadora, hasta el monitoreo de los resultados de la acción ejecutada. Las compras y contrataciones del Estado, deben suceder en el momento programado, principalmente para: Que las necesidades generadoras se satisfagan en el momento oportuno. Generar actividad económica y dinamizar el mercado. Necesidad Satisfacción

3 El FUNCIONAMIENTO INSTITUCIONAL La Administración Pública está obligada a planificar, programar, organizar, ejecutar, supervisar y controlar las actividades de contratación de modo que sus necesidades se satisfagan en el tiempo oportuno y en las mejores condiciones de costo y calidad. Cada órgano de la Administración Pública debe preparar su programa anual de contratación o de adquisiciones (PACC) considerando las necesidades a satisfacer. Los PACC deben prepararse de forma integrada con la programación presupuestaria anual y otros planes operativos de cada órgano responsable. En toda lista de verificación (check list) del contenido de un expediente de contratación, el primer documento debe ser el PACC.

4 INTRODUCCION Es atribución de la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones ONCAE, establecer criterios uniformes y homogéneos para la formulación de los PACC en el sector público. En la actualidad, cada órgano de la Administración Pública debe preparar un PACC, siguiendo los criterios establecidos por la ONCAE y utilizando formatos uniformizados, dentro del plazo reglamentariamente determinado. Es función de la ONCAE evaluar periódicamente los procedimientos operativos relativos al sistema de contratación y adquisiciones, para corregir en forma oportuna la operatividad del sistema.

5 SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL PACC El seguimiento a la ejecución de cada PACC es necesario para verificar que las necesidades que motivan las adquisiciones o contrataciones se satisfagan en el tiempo oportuno. El proceso de adquisición o de contratación es una secuencia de actividades, con orden de prelación rígido y determinado, donde es posible designar responsables de cada actividad y estimar los tiempos de realización, con holguras razonables. Es muy poco probable que en un proceso de compras surjan situaciones imprevistas; un adecuado manejo permite anticipar las incidencias e introducir oportunamente acciones correctivas para lograr los objetivos. Las compras públicas resultan de procesos relativamente simples, soportados por un cuerpo legal y normativo claro y eficiente.

6 SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL PACC Considerando lo anterior, es simple, razonable y justo, que la ONCAE le dé seguimiento a la ejecución de cada PACC preparado por cada órgano responsable de la contratación. En el PACC, cada órgano define las contrataciones o adquisiciones que hará en el año, las modalidades de contratación que aplicará y los tiempos de inicio y realización de los procesos de compras; esa información es muy valiosa para que los planes de trabajo de cada institución se cumplan. Además en cada PACC se definen los montos o valores de cada adquisición o contratación y las fechas específicas en que esos montos se comprometerán por medio de contratos u órdenes de compras. El seguimiento de la ONCAE a la ejecución del PACC será muy simple y objetivo, verificando la eficacia de cada órgano en el cumplimiento de las estimaciones de las fechas y compromisos de fondos.

7 SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL PACC El instrumento base para esa actividad será el formato de seguimiento al PACC, de muy fácil elaboración a partir del PACC que cada órgano ya debe preparar, no constituyendo una carga muy pesada de trabajo adicional. Al inicio, será una hoja electrónica simple, como la mostrada a continuación: CLASIFICADOR UNSPSC ENEROFEBREROMARZOABRILMAYOJUNIOJULIOAGOSTOSEPTIEMBREOCTUBRENOVIEMBREDICIEMBRETOTALOBJETO CODIGOCONCEPTO 10170000 Abonos, nutrientes para plantas y herbicidas L. 220,000.00 L. 630,000.00 L. 850,000.00 Insumos Agrícolas 14110000Productos de papelL. 4200,000.00 Papelería 15100000CombustiblesL. 12000,000.00 Combustibles 25100000Vehículos de motor L. 1540,000.00 Vehículos 42190000Productos de facilidad médicaL. 54000,000.00 Medicamentos 83110000 Servicios de medios de telecomunicaciones L. 1760,000.00 L. 900,000.00 L. 2660,000.00 Telefonía celular 50200000BebidasL. 2640,000.00 Agua embotellada 72100000 Construcción de edificios, atención, mantenimiento y servicios de reparaciones L. 120000,000.00 L. 4000,000.00 L. 124000,000.00 Mantenimient o de carreteras 30220000Estructuras Permanentes L. 66000,000.00 L. 55000,000.00 L. 33000,000.00 L. 154000,000.00 Carreteras 72130000Construcción General de Edificios L. 2200,000.00 L. 6600,000.00 L. 8812,500.00 L. 17612,500.00 Escuelas, Clínicas 76110000 Servicios de limpieza y de consejería L. 4200,000.00 Limpieza 78180000 Servicios de mantenimiento o reparaciones de transportes L. 3300,000.00 Mantenimient o de vehículos 80100000Servicios de asesoría de gestión L. 440,000.00 L. 660,000.00 L. 990,000.00 L. 1320,000.00L. 660,000.00 L. 4070,000.00Consultorías 81130000Estadística L. 6600,000.00 L. 13200,000.00 L. 200,000.00L. 20000,000.00Encuestas 81110000Servicios informáticos L. 4400,000.00 L. 1500,000.00 L. 5900,000.00Desarrollos 84130000Servicios de seguros y jubilaciónL. 9900,000.00 Seguros 92100000Orden público y seguridadL. 4860,000.00 Vigilancia L. 215100,000.00 L. 9020,000.00 L. 72600,000.00 L. 2200,000.00L. 6600,000.00 L. 56620,000.00 L. 46200,000.00 L. 10132,500.00 L. 1560,000.00L. 1500,000.00L. 4000,000.00L. 200,000.00 L. 425732,500.00

8 SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL PACC El cuadro de seguimiento al PACC refleja el valor y el momento del compromiso de fondos, por lo cual permite una impresión visual de fácil verificación, donde se reflejan montos dispersos en todo el año. Ese seguimiento al PACC se acompaña del seguimiento a la ejecución presupuestaria, que no es atribución de la ONCAE; el cuadro de seguimiento al presupuesto, para el mismo año y los mismos valores estimados, aún con las mismas filas y columnas, presenta un aspecto diferente: Cada fila corresponde a un código del clasificador UNSPSC, no se repiten códigos y por tanto no debe ser un cuadro con montos continuos en una misma fila pues eso sería indicio de fraccionamiento; no debe ser un cuadro con muchas celdas llenas, lo cual visualmente denota una deficiente elaboración.

9 SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL PACC El cuadro de seguimiento al presupuesto refleja los valores y momentos de la utilización de fondos. CLASIFICADOR UNSPSC ENEROFEBREROMARZOABRILMAYOJUNIOJULIOAGOSTOSEPTIEMBREOCTUBRENOVIEMBREDICIEMBRETOTALOBJETO CODIGOCONCEPTO 10170000 Abonos, nutrientes para plantas y herbicidas L. 44,000.00 L. 105,000.00 L. 850,000.00 Insumos Agrícolas 14110000Productos de papelL. 350,000.00 L. 4200,000.00Papelería 15100000CombustiblesL. 1000,000.00 L. 12000,000.00Combustibles 25100000Vehículos de motor L. 770,000.00 L. 1540,000.00Vehículos 42190000Productos de facilidad médicaL. 4500,000.00 L. 54000,000.00Medicamentos 83110000 Servicios de medios de telecomunicaciones L. 160,000.00 L. 385,000.00 L. 2660,000.00 Telefonía celular 50200000BebidasL. 220,000.00 L. 2640,000.00 Agua embotellada 72100000 Construcción de edificios, atención, mantenimiento y servicios de reparaciones L. 10000,000.00 L. 12000,000.00 L. 124000,000.00 Mantenimient o de carreteras 30220000Estructuras Permanentes L. 13200,000.00 L. 6600,000.00 L. 17600,000.00 L. 22000,000.00 L. 154000,000.00 Carreteras 72130000Construcción General de Edificios L. 440,000.00L. 352,000.00 L. 1672,000.00L. 1232,000.00 L. 2642,500.00L. 3230,000.00 L. 17612,500.00 Escuelas, Clínicas 76110000 Servicios de limpieza y de consejería L. 350,000.00 L. 4200,000.00Limpieza 78180000 Servicios de mantenimiento o reparaciones de transportes L. 275,000.00 L. 3300,000.00 Mantenimient o de vehículos 80100000Servicios de asesoría de gestión L. 44,000.00 L. 154,000.00 L. 319,000.00 L. 649,000.00L. 869,000.00L. 759,000.00 L. 4070,000.00Consultorías 81130000Estadística L. 1650,000.00 L. 2640,000.00 L. 200,000.00L. 20000,000.00Encuestas 81110000Servicios informáticos L. 1100,000.00 L. 500,000.00 L. 5900,000.00Desarrollos 84130000Servicios de seguros y jubilaciónL. 825,000.00 L. 9900,000.00Seguros 92100000Orden público y seguridadL. 405,000.00 L. 4860,000.00Vigilancia L. 17925,000.00 L. 18129,000.00 L. 21363,000.00 L. 34475,000.00 L. 27985,000.00 L. 30075,000.00 L. 39981,000.00 L. 44381,000.00 L. 46346,500.00 L. 47654,000.00 L. 49544,000.00 L. 47874,000.00 L. 425732,500.00

10 SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL PACC A partir del cuadro de seguimiento al PACC, elaborado por cada órgano responsable de la contratación, la ONCAE dispondrá de las estimaciones de compromisos de fondos mensuales y anuales programados por cada institución pública. Como seguimiento a la eficacia en la ejecución del PACC, cada órgano responsable remitirá a la ONCAE, en los primeros cinco días hábiles del mes siguiente al mes a reportar, la información de los montos comprometidos en el período, utilizando un formato muy simple para su autocalificación:

11 SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DEL PACC Los montos a reportar corresponderán a contratos u órdenes de compra efectivamente suscritos en el período. El PACC no se reprogramará; podrán agregarse o anotarse la justificaciones de no cumplimientos, pero permanecerá como programa invariable en el año, con el fin de que se hagan los esfuerzos necesarios para ponerse al día en el menor plazo posible. Para el seguimiento a la ejecución del PACC no es indispensable un sofisticado sistema electrónico mecanizado, basta con un buen manejo de hojas de cálculo electrónicas para comenzar a hacerlo; en un futuro se podría implementar el uso de una mejor herramienta.

12 EVALUACION DEL PACC Para que efectivamente el PACC se convierta en una poderosa herramienta de gestión en la ejecución operativa de cada órgano contratante, es necesario evaluar periódicamente su cumplimiento y esa atribución le compete a la ONCAE. Con el cuadro de seguimiento al PACC y con los reportes mensuales de compromisos de fondos, la ONCAE puede calcular el indicador de eficacia:

13 EVALUACION DEL PACC Este indicador será calculado para el período (mes) y para el valor acumulado anual de los compromisos de fondos, con lo cual se dispondrá de dos valores diferentes para cada órgano en cada mes. Este indicador mide la eficacia de cada institución en la gestión de las adquisiciones, en la cual intervienen diversos actores, de todos los niveles, desde los operativos hasta los estratégicos decisorios; en el proceso cada uno tiene roles y por tanto, responsabilidades diferenciadas. Las adquisiciones y contrataciones tienen carácter institucional; todas las personas involucradas deben hacerlo con total responsabilidad y oportunidad; las personas que actúan en los procesos de compras públicas deben hacerlo por convicción propia, con verdadera apropiación de la tarea, porque creen que lo que hacen es lo pertinente, lo más conveniente y porque les corresponde, para lograr los objetivos institucionales. Este indicador mide a la institución, no solamente a la unidad o división de compras y contrataciones.

14 CALIFICACION A partir de los indicadores de eficacia, mensual y acumulado anual, la ONCAE calificará el riesgo de cada institución con una escala similar a la siguiente: Considerando los dos valores calculados para cada institución, la gama de calificaciones de riesgo variará desde AA hasta EE. La ONCAE remitirá en los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al mes a reportar, al titular y a la unidad o división de compras de cada órgano responsable, la calificación de riesgo lograda en el período. Si algún órgano responsable no elabora el cuadro de seguimiento del PACC o no reporta los compromisos cada mes, será calificado con E. Para las instituciones del Estado que tienen más de una Unidad de Adquisiciones, se otorgará una calificación para cada Unidad y una calificación para la institución.

15 EFECTO DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION AL PACC Este seguimiento al PACC refleja el compromiso del Gobierno en dinamizar la economía por medio de las actividades productivas que generan las compras públicas, También denota el compromiso de que las necesidades que motivan las adquisiciones y contrataciones públicas se satisfagan en los tiempos oportunos. Motiva a los órganos responsables de las contrataciones a lograr y mantener las mejores calificaciones e incluso propiciar la sana competencia, ya que podrían establecerse reconocimientos de méritos (Top 10, más alta calificación del mes, etc.) Facilitará el seguimiento al cumplimiento de otras disposiciones normativas, como las publicaciones en HonduCompras, la publicación de los contratos suscritos, etc. Se definen metas objetivas, mensurables y no arbitrarias, para cada institución del Estado, por mes y por año (GpR).

16 UMBRALES MONETARIOS PARA NO FRACCIONAR De conformidad a las Disposiciones Generales del Presupuesto 2015, Artículo 62, los siguientes umbrales monetarios definen las modalidades de contrataciones a utilizar, según el Artículo 8 de la Ley de Contratación del Estado. MODALIDADOBJETO UMBRALES MONETARIOS N° DE COTIZACIONES = Licitación Publica Obras L. 2000,000.00 Bienes L. 550,000.00 Servicios de no consultoria L. 550,000.00 Licitación Privada ObrasL. 2000,000.00L. 1000,000.00 BienesL. 550,000.00L. 240,000.00 Servicios de no consultoriaL. 550,000.00L. 240,000.00 Concurso PúblicoConsultoría L. 2000,000.00 Concurso privadoConsultoríaL. 2000,000.00L. 1000,000.00 Contratación Directa ObrasL. 1000,000.00L. 0.00 3 BienesL. 240,000.00L. 75,000.00 Servicios de no consultoriaL. 240,000.00L. 75,000.00 ConsultoríaL. 1000,000.00L. 0.00 BienesL. 75,000.00L. 0.00 2 Servicios de no consultoriaL. 75,000.00L. 0.00 En Honduras, solamente por las causales 2, 4 y 7 del Artículo 63 de la Ley de Contratación del Estado, se puede contratar con sólo una cotización.

17 CLASIFICADOR UTILIZADO EN HONDURAS Los sistemas de compras públicas en Honduras utilizan el clasificador de Códigos Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas, (United Nations Standard Products and Service Code, UNSPSC), en su versión en español V14.0801. Este clasificador se encuentra disponible en las direcciones electrónicas: http://www.unspsc.org Se consideró conveniente la adopción de este clasificador por ser muy amplio, flexible y versátil, de generalizada aceptación internacional y de amplia difusión mundial, lo cual facilita la participación de oferentes de cualquier mercado. En castellano se llama Clasificador Unico de Bienes y Servicios (CUBS) http://www.honducompras.gob.hn

18 CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL UNSPSC El Clasificador utiliza una codificación de ocho dígitos: XX XX Segmento Familia Clase Producto CLASIFICACION N° de Items Segmento55 Familia352 Clase2,030 Producto18,302 El UNSPSC puede particularizarse agregando dos dígitos al código; a este nivel más bajo se le llama: Función de Negocio

19 UTILIZACIÓN DE LOS CÓDIGOS DEL UNSPSC Los códigos se utilizan en distintos niveles de agrupación en función del uso del instrumento administrativo en que se apliquen: UTILIZACIONNIVEL DE AGRUPACION Plan de ComprasFamilia Proceso de ComprasFamilia AdjudicaciónClase Pliegos o Bases de CompetenciaProducto OfertaProducto Recepción FinalProducto Eventualmente se utiliza el nivel de Función de Negocio, dependiendo de la especificidad requerida, por ejemplo, papel bond tamaño carta o papel bond tamaño oficio. Algunos términos se deben adaptar a los modismos locales de expresión, por ejemplo, se sustituye la palabra “gomas” por “llantas”.

20 GUÍAS PARA LA UTILIZACIÓN DEL UNSPSC La Organización de las Naciones Unidas ha desarrollado una serie de documentos guías para la utilización del clasificador de códigos estándar y para explicar las bondades de su utilización en el comercio electrónico. La principal adversidad observada en Honduras para la utilización del clasificador en armonía con otros clasificadores en utilización por otros sistemas, se encuentra en la asimilación de la diferencia de conceptos entre Plan de Compras y Presupuesto, no en la conversión de códigos de un clasificador a otro.