1 SEMINÁRIO - TALLER “AUDITORIA INTERNA”¿ QUE ES UNA AUDITORÍA? : FILOSOFÍA, ESTRUCTURA Y PROBLEMAS
2 CONCEPTOS BÁSICOS VALIDACIÓNCONSTATACIÓN DE QUE LOS ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SON EFETIVOS. CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS CUYO OBJETIVO ES ASEGURAR QUE TODOS LOS PROBLEMAS SEAN CORRECTAMENTE IDENTIFICADOS POR EL EQUIPO QUE EJERCE LA GESTIÓN Y QUE PUEDAN SER CONTROLADOS DE MANERA EFICAZ POR EL PROGRAMA PROPUESTO.
3 VERIFICACIÓN ESTABLECER PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACIÓN PARA CONFIRMAR QUE EL SISTEMA DE CALIDAD FUNCIONA EFICAZMENTE, A TRAVÉS DE UNA SUPERVISIÓN INTERNA DEL SISTEMA, DE MANERA RUTINARIA POR EL EQUIPO DE AUDITORÍA
4 ¿QUE ES UNA AUDITORIA? Según la ISO 19011:2002Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.
5 ¿QUE ES UNA AUDITORIA? En la práctica, AUDITORÍA puede ser definida como: El procedimiento sistemático, independiente y documentado que permite una validación, verificación o reevaluación de un sistema de calidad.
6 OBJETIVOS PRINCIPALESVERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO FUE ELABORADO CON BASE EN LA NORMA ISO 9001:2000 VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ SIENDO APLICADO EN LA PRÁCTICA VERIFICAR SI LA APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ ALCANZANDO LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS
7 LA AUDITORÍA NO DEBE SERUna forma de espionaje Una inquisición Una forma de ejercer presión Un control de resultados Una situación de confrontación/incomodidad
8 CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍASLAS AUDITORÍAS PUEDEN SER CLASIFICADAS DE LA SIGUIENTE FORMA: En cuanto al tipo: Auditoría de Adecuación Auditoría de Conformidad En cuanto a la empresa, Servicio Oficial: Interna Externa
9 EL CICLO DE VIDA DE LA AUDITORÍAPLANEAMIENTO EJECUCIÓN INFORME
10 ASPECTOS COMPORTAMENTALES PERFIL DEL AUDITOR CAPACITACIÓN TÉCNICA EQUILÍBRIO PSICOLÓGICO PARA ENFRENTAR DIFICULTADES SER RECONOCIDO Y RESPETADO POR SU CONOCIMIENTO FLEXIBILIDAD Y HABILIDAD EN EL TRATO CON PERSONAS
11 PERFIL DEL AUDITOR ENTRENAMIENTO Y CAPACIDAD PARA CONDUCIR UNA REUNIÓN (AUTO-LIDERAZGO) HABILIDAD EN LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA ORGANIZACIÓN Y PUNTALIDAD HUMILDAD.
12 LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA1. JUICIO/EVALUACIÓN No evalúe sin conocer perfectamente los HECHOS 2. INTERFERENCIA NO CRÍTICA No agregue conclusiones, pensamientos, ideas, además de aquellas informadas DURANTE LA AUDITORÍA 3. INTERFERENCIA EN LAS IDEAS No atribuya sus propios PENSAMIENTOS o IDEAS a su interlocutor
13 LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA4. ATENCIÓN NO DISTRAIGA el pensamiento, ni pierda la atención en relación a lo que está siendo dicho o mostrado 5. ACTITUD Esté siempre ABIERTO Y RECEPTIVO a los otros. 6. DESEO DE ESCUCHAR ESCUCHE lo que fue dicho e intente estimular el discurso de su interlocutor.
14 LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA7. INTERPRETAR CORRECTAMENTE No interprete palabras o frases de modo diferente del PROFERIDO por el interlocutor. 8. DIGA SOLAMENTE LO NECESARIO NO SE ENTUSIASME con el sonido de su propia voz o la demostración de su conocimiento.
15 LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA9. HUMILDAD Recuerde que SIEMPRE HAY ALGO QUE APRENDER CON LOS OTROS. No se considere tan bueno que no pueda aprender algo con los otros. 10. CORAGE No tenga miedo de CAMBIAR.
16 EL AUDITOR NO DEBE DEBE AUDITAR SIN COMUNICAR COMUNICARAUDITAR SIN PLANEAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN ADEQCUADA PLANIFICAR Y DOCUMENTAR PROCURAR VERIFICAR HECHOS (ASPECTOS NEGATIVOS Y POSITIVOS) SOLAMENTE VERIFICAR FALLAS (ASPECTOS NEGATIVOS) CONCENTRAR LA EVALUACIÓN EN ASPECTOS DE POCA IMPORTANCIA CONCENTRAR LA EVALUACIÓN EN PUNTOS CRÍTICOS, CON ENFASIS EN EL SISTEMA. CENTRALIZAR LAS ACCIONES SUPERVISIONAR LAS ACCIONES
17 PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍAConocer puntos relevantes de auditorías anteriores (internas y externas) y documentación relevante Establecimiento de métodos y técnicas de trabajo Preparación de los documentos de trabajo El auditor-líder representará oficialmente al equipo auditor junto al auditado
18 PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORIAS ANSIEDAD
19 PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORÍAS FORMA DE DETECTAR AUDITADOS SE DESCONTROLAN Y CON MIEDO, NO PRESENTAN INFORMACIONES CONFIABLES SOLUCIONES EVITAR LA PRESENCIA DE MUCHAS PERSONAS DURANTE LAS ENTREVISTAS, PARA NO INTIMIDAR PROBLEMAS ANSIEDAD
20 PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTO BÚSQUEDA DE RESPONSABLESEN LAS AUDITORÍAS BÚSQUEDA DE RESPONSABLES
21 PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTOEN LAS AUDITORÍAS FORMA DE DETECTAR PROBLEMAS SOLUCIONES AUDITADO BUSCA RESPONSABLES PARA LAS FALLAS QUE ESTÁN BAJO SU RESPONSABILIDAD NO BUSCAR RESPONSABLES, SEÑALANDO CLARAMENTE LOS DEFECTOS BÚSQUEDA DE RESPONSABLES
22 LEA Y REFLEXIONE TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERA Y NADIEESTA ES UNA HISTORIA INVOLUCRANDO CUATRO PERSONAS: TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERA Y NADIE HABÍA UN IMPORTANTE TRABAJO A SER REALIZADO Y TODO EL MUNDO ESTABA SEGURO DE QUE ALGUIEN LO HARÍA. CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE LO HIZO.
23 LEA Y REFLEXIONE TODO EL MUNDO PENSÓ QUE CUALQUIERAALGUIEN SE ENOJÓ PORQUE ERA UN TRABAJO DE TODO EL MUNDO. TODO EL MUNDO PENSÓ QUE CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE IMAGINÓ QUE TODO EL MUNDO DEJASE DE HACERLO. AL FINAL, TODO EL MUNDO CULPÓ A ALGUIEN CUANDO NADIE HIZO LO QUE CUALQUIERA PODRÍA HABER HECHO.
24 “PASO A PASO” DE LA AUDITORÍA” ETAPAS DE LA AUDITORÍA DE CONFORMIDAD1. Reunión de Apertura 2. Verificación del “Layout” y Confirmación del Diagrama de Flujo 3. Auditoría de los Pre-requisitos 4. Auditoría de los Puntos Críticos de Control - PCC’s 5.Auditoría de los Procedimientos de Registro 6. Preparación del Informe de Auditoría 7.Reunión de Cierre
25 CONCLUSIONES Ofrece evidencia documentada, de las acciones ejecutadas para garantizar la gestión de la calidad. Ofrece um examen independiente y objetivo de la adecuación y efectividade del sistema. Genera confianza en el sistema.
26 CONCLUSIONES Identifica hechos negativos y positivos.Refuerza la credibilidad de la gestión de la calidad. Obtiene fundamentos para eliminar sistemas de control obsoletos.
27 CONCLUSIONES Torna posible una verificación sistemática comparable (Medición de “performance”). Reduze el riesgo de opiniones personales
28 CONCLUSIONES Los resultados pueden servir como parte de un mecanismo de certificación Facilita acuerdos de equivalencia y el reconocimiento de la eficacia de la evaluación CONFIRMA SI LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ESTÁN BAJO CONTROL