1 SEMINARIO TALLER “NORMATIVA YPROCESOS SAFI SEPTIEMBRE DE 2011

2 CONTENIDO Conceptos Técnicos aplicados en la Gestión FinancieraManual de Organización de las UFI´s Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria Fondos Circulantes de Monto Fijo Fondos de Actividades Especiales Embargos Judiciales Caso Práctico y Evaluación Individual

3 CONCEPTOS TECNICOS APLICADOS EN LA GESTION FINANCIERA1. CONCEPTOS TECNICOS APLICADOS EN LA GESTION FINANCIERA

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5 BASE LEGAL: Art. 24 Ley AFI Art. 36 del Reglamento.

6 UNIDADES PRESUPUESTARIASConstituyen los niveles básicos de asignación de recursos, se establecen o conforman sobre la base de la prestación de servicios o producción de bienes que por mandato expreso tiene toda institución Direccion y Administración Institucional Gestión Operativa T I P O S

7 LINEAS DE TRABAJO CRITERIOSSon una desagregación de la unidad presupuestaria que constituye las acciones estratégicas necesarias para el cumplimiento del objetivo de la unidad CRITERIOS Por Fases del Proceso de Gestión Por Distribución Geográfica de la Gestión Por División de Servicios Complejos

8 AREAS DE GESTION Son los grandes propósitos que debe cumplir el gobierno en la prestación de servicios destinados a satisfacer las necesidades de la población 4. APOYO AL DESARROLLO ECONOMICO 5. DEUDA PUBLICA 6. OBLIGACIONES GENERALES DEL ESTADO 7. PRODUCCION EMPRESARIAL PUBLICA 1. CONDUCCION ADMINISTRATIVA 2. ADMINISTRACION DE JUSTICIA 3. DESARROLLO SOCIAL

9 FUENTES DE FINANCIAMIENTOOrigen o procedencia de los recursos que permiten realizar el gasto FONDO GENERAL Gastos que se realizan con recursos que proceden de la aplicación de leyes tributarias RECURSOS PROPIOS Gastos que realizan las instituciones descentralizadas con ingresos que proceden de la venta de bienes o servicios PRESTAMOS EXTERNOS Gastos que se realizan con ingresos que proceden de la contratación de préstamos con instituciones extranjeras PRESTAMOS INTERNOS Gastos que se realizan con ingresos que proceden de la contratación de préstamos con instituciones nacionales DONACIONES Identifica los gastos que se realizan con ingresos que proceden de la contratación de préstamos con instituciones nacionales

10 CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO DEINGRESOS Y GASTOS Identifica los ingresos del Estado o de Instituciones Descentralizadas que se perciben por impuestos, tasas y derechos, ingresos financieros, etc. Identifica los gastos en remuneraciones, bienes y servicios que se adquieren, mobiliario y equipo, transferencias que se realizan, etc. Estructura Rubro Cuenta Objeto Especifico 11- IMPUESTOS 51- REMUNERACIONES 111- IMPUESTO S/RENTA 511- REMUNERAC. PERMANEN DE PERS. NAT. ASAL SUELDOS

11 FUENTES DE RECURSOS Se clasifican en:Identifica las instituciones, organismos y entidades financieras nacionales o extranjeras, que contribuyen con recursos para el desarrollo de proyectos de inversión. Se clasifican en: FUENTES INTERNAS 101 FANTEL 102 Fundación para la Salud 103 Fondos de Microempresaria BCR-BMI Etc. FUENTES EXTERNAS 001 Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI) 002 Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID)

12 PROYECTOS DE INVERSIONLos proyectos de inversión para su registro y control se identifican por medio de un código que es asignado por la Dirección General de Inversión y Crédito Público. Registro y Control Financiero Seguimiento Físico Aplicación Informática SIIP Aplicación Informática SAFI SIIP: Sistema de Información de la Inversión Pública

13 AGRUPACION OPERACIONALOPERACIONES CON APROBADO EN 1. Recursos de carácter Ordinario Presupuesto General del Estado (PGE) Ley de Presupuesto 2. Recursos de Carácter Extraordinario Presupuesto Extraordinario del PERE y PEIP Decreto Legislativo 3. Recursos de Carácter Especial Presupuestos Especiales 4. Recursos de Actividades Especiales Fondos de Actividades Especiales (FAES) 5. Recursos de Carácter Extraordinario Institucional Donaciones que no forman parte del PGE o Presupuestos Especiales Documento de donación 6. Recursos de Carácter Municipal Presupuesto de las Municipalidades Resolución Consejo Municipal 7. Recursos de Carácter Extraordinario Especial Presupuesto Extraordinario de FOMILENIO 8. Recursos de Carácter Extraordinario para Inversión Social Presupuesto Extraordinario del PEIS

14 CIFRADO PRESUPUESTARIORUBRO CUENTA AÑO INSTITUCION A.G. U.P L.T. C.E. F.F. OBJETO ESPECIFICO A.G.: Área de Gestión U.P.: Unidad Presupuestaria L.T.: Línea de Trabajo C.E.: Clasificador Económico F.F.: Fuente de Financiamiento

15 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES FINANCIERAS INSTITUCIONALES2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES FINANCIERAS INSTITUCIONALES ACUERDO EJECUTIVO N° 1118 DE FECHA 23 DE OCTUBRE DE 2007 CONSULTA:

16 OBJETIVOS GENERAL ESPECIFICOSProveer un instrumento técnico administrativo, para la conformación y organización de la UFI. ESPECIFICOS Establecer estructura organizativa, atribuciones y funciones por Área. Establecer los requerimientos para la desconcentración de la gestión financiera. Describir los puestos tipo y los perfiles de cada uno.

17 BASE LEGAL AMBITO DE APLICACIÓNArtículos 9 y 14 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado Instituciones. AMBITO DE APLICACIÓN Instituciones del sector publico comprendidas en el Art. 2 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado.

18 La UFI, es responsable de la gestión financiera institucional.UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL ORIGEN Y NATURALEZA La UFI, es responsable de la gestión financiera institucional. Le corresponde operativizar todo lo relacionado con Presupuesto, Tesorería y Contabilidad Gubernamental.

19 La UFI, depende directamente de la máxima autoridad de la InstituciónUNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL DEPENDENCIA JERARQUICA La UFI, depende directamente de la máxima autoridad de la Institución CREACION Su creación, se lleva a cabo por medio de Acuerdo Ejecutivo o Punto de Acta

20 ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE LA UFI (Jefe UFI)Dirigir la gestión financiera institucional Difundir y supervisar el cumplimiento disposiciones normativas Asesorar en la aplicación de normas y procedimientos Constituir el enlace con las Direcciones Generales Proponer las disposiciones normativas internas

21 ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE LA UFI (Jefe UFI)Continuación……. Participar en la elaboración del Plan de Compras Gestionar los requerimientos de fondos Generar informes financieros Realizar el seguimiento y evaluación Conservar la documentación financiera

22 ATRIBUCIONES Y FUNCIONES AREA DE PRESUPUESTOElaborar el Proyecto de Presupuesto Institucional Elaborar la PEP, modificaciones presupuestarias, compromisos presupuestarios, verificación de disponibilidades Efectuar seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestaria Generar información presupuestaria

23 ATRIBUCIONES Y FUNCIONES AREA DE TESORERIAEfectuar el pago de obligaciones Manejar las cuentas bancarias Efectuar los registros de la información en los auxiliares de la Aplicación informática SAFI Gestionar las transferencias de fondos para el cumplimiento de las obligaciones adquiridas

24 ATRIBUCIONES Y FUNCIONES AREA DE TESORERIAManejar las inversiones institucionales, cuando las disposiciones legales vigentes lo faculten Entregar el quedan a los proveedores o suministrantes Validar la correcta aplicación de los descuentos establecidos por Ley y otros derivados de compromisos de los empleados

25 ATRIBUCIONES Y FUNCIONES AREA DE CONTABILIDADDiseñar el sistema de contabilidad Someter a la aprobación de la DGCG, los planes de cuentas institucionales y sus modificaciones Registrar diaria y cronológicamente todas las transacciones Preparar los informes financieros

26 Preparar informes de movimiento contable B. ATRIBUCIONES Y FUNCIONES AREA DE CONTABILIDAD Comprobar que la documentación cumpla con los requisitos exigibles en el orden legal y técnico. Preparar informes de movimiento contable Proporcionar toda información que requiera la DGCG, para el cumplimiento de sus funciones. Proveer la información requerida de la ejecución presupuestaria a los Subsistemas del SAFI.

27 UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONALESTRUCTURA ORGANIZATIVA TITULAR Tesorería Contabilidad Presupuesto Jefe UFI

28 OTRAS FUNCIONES Conciliaciones BancariasDistinto del Tesorero, Contador, Pagador, Refrendario de Cuentas Bancarias, registro de auxiliares de la aplicación informática SAFI y de registros contables. Refrendario de Cuentas Bancarias No deberá ejercer funciones de autorizar gastos No deberá ejercer funciones de Contador

29 DESCONCENTRACION– CREACION DE USEFI´SConsiste en separar o dividir la administración financiera del presupuesto institucional, y asignarla a una o varias Unidades Secundarias Financieras Institucionales (USEFI´s), según las necesidades. Las USEFI´s junto con la UFI, son responsables de la gestión financiera institucional.

30 CONDICIONES PARA LA DESCONCENTRACIONLa creación de las USEFI´s, requiere que: Existe la prestación de un servicio cuya estructura organizativa y presupuestaria esta claramente definida. Se cuente con personal técnico que cumpla con los perfiles definidos. Se cuente con equipo, enlaces de comunicación y espacios físicos adecuados. Que se evalué el costo beneficio de la desconcentración.

31 La creación de USEFI´s, necesita de:APROBACION La creación de USEFI´s, necesita de: Solicitud de la Institución. Estudio técnico, que acompañe la solicitud. Aprobación del Ministerio de Hacienda. Acuerdo Ejecutivo o Punto de Acta

32 PUESTOS TIPOS JEFE UFI RESPONSABLES DE AREA JEFE USEFI TESORERIACONTABILIDAD GUBERNAMENTAL JEFE USEFI PRESUPUESTO

33 PERFILES DE LOS PUESTOS TIPOTitulo del Puesto Dependencia Jerárquica Función Básica y Especificas Requisitos del Puesto: Educación Formal Educación no Formal Experiencia Habilidades y Otros Requisitos

34 MANUAL DE PROCESOS PARA LA EJECUCION PRESUPUESTARIA3. MANUAL DE PROCESOS PARA LA EJECUCION PRESUPUESTARIA ACUERDO EJECUTIVO N°642 DE FECHA 22 DE JUNIO DE 2011 CONSULTA:

35 ETAPAS DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIAProgramación de la Ejecución Presupuestaria Compromiso Presupuestario Modificaciones Presupuestarias Devengado del Egreso Requerimiento de Fondos Precepción de la Transferencia de Fondos Devengado y Percibido de Ingresos por Otras Fuentes Pago de Obligaciones Cierre Contable Mensual y Anual Conciliación Bancaria

36 PROGRAMACION DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA (PEP)DEFINICION: El único instrumento de programación de la ejecución presupuestaria a que se refieren los artículos 39 de la Ley AFI y 52 de su reglamento, mediante el cual se autorizará el uso de los créditos presupuestarios y actuará como elemento regulador para la compatibilización del flujo de ingresos y egresos. BASE LEGAL: Art. 39 Ley AFI Art. 52 y 53 deL Reglamento. Literal A. del A. E. Nº 2123 Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria.

37 CRITERIOS PARA LA PROGRAMACION DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA:AREA DE PRESUPUESTO i) A partir del último nivel de clasificación (objeto específico del gasto). ii) Distribuirá en el ejercicio los límites autorizados en la Ley de Presupuesto, ubicándolos en el momento que se estima adquirir el compromiso. iii) Tomando en cuenta la Ley de Salarios, los Contratos de Personal, los Aguinaldos, el Plan Anual de Trabajo, el Programa Anual de Compras y Contrataciones, el Programa Anual de Inversión y el Programa Anual del Servicio de la Deuda Pública y de las Obligaciones y Transferencias Generales del Estado. iv) Remisión en los plazos y modalidades que establezca la DGP.

38 COMPROMISO PRESUPUESTARIODEFINICIÓN: Operación Administrativa de carácter institucional mediante la cual las instituciones afectan preventivamente el crédito presupuestario, cuyo uso ha sido autorizado en la PEP, al originarse un acto administrativo debidamente documentado en el que se identifica la persona natural o jurídica con quien se adquiere el compromiso de egreso y el objeto del mismo. BASE LEGAL: Art. 228 Constitución de la República Art. 43 Ley AFI Art. 57 Reglamento AFI Literal B. del A. E. Nº 2123 Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria.

39 CRITERIOS PARA EL REGISTRO DEL COMPROMISO PRESUPUESTARIO:AREA DE PRESUPUESTO El Compromiso Presupuestario, se efectuará a nivel de Objeto Específico del Gasto, por Estructura Presupuestaria, Fuente de Financiamiento, Fuente de Recursos, Agrupación Operacional y Proyectos, si fuera el caso. Por el total del monto comprometido, distribuido en los meses en que se espera devengar. (Detalle Anexo 2 Manual de Procesos) Deberá realizarse por NIT de cada proveedor, previo a que se constituya en obligación real para la institución. Para el caso de las remuneraciones, en forma mensual, con base en la planilla definitiva a pagar.

40 CRITERIOS PARA EL REGISTRO DEL COMPROMISO PRESUPUESTARIO:AREA DE PRESUPUESTO Cuando se trate de contratos y se establezca anticipos de fondos, el registro del compromiso presupuestario deberá efectuarse por el monto equivalente al anticipo, más los montos adicionales que se espera devengar en el ejercicio financiero fiscal. Podrá modificarse el CP en los casos: Cuando existieren saldos en el registro del Compromiso, debido a que el monto por el cual se devengó la obligación fue menor. Cuando se prescinda totalmente del Compromiso, por las causas establecidas en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública u otras causas legales que incidan directamente en el mismo.

41 PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN EL AREA DE PRESUPUESTO:Recibe de la UACI: Orden de compra, de suministro, contrato u otro documento equivalente; de la Unidad de Recursos Humanos, la planilla definitiva a pagar; y cuando se trate de transferencias a las Instituciones Descentralizadas Subvencionadas el Requerimiento de Fondos. Para el caso de Servicios Básicos recibirá las facturas respectivas o en su defecto la Póliza de Concentración de Obligaciones correspondiente. Cuando se trate de reintegros de Fondos Circulantes de Monto Fijo, recibirá la Póliza de Reintegro. Procede a efectuar el registro del Compromiso Presupuestario, tomando de base los criterios descritos. Emite reporte del registro efectuado y continúa el proceso de compra, pago de remuneraciones o transferencia respectiva.

42 Compromiso Presupuestario:Planillas o resúmenes definitivos Decretos Acuerdos Resoluciones Contratos Convenios Ordenes de Compras Declaraciones para pago de Impuestos Requerimientos o Solicitudes de Fondos Programa Anual para el Pago del Servicio de la Deuda Facturas (servicios básicos) Pólizas de Reintegro de Fondo Circulante y Concentración de Obligaciones Compromiso Presupuestario: Archivo del Área de Presupuesto: Copia del Documento de Respaldo Impresión del Compromiso Presupuestario registrado

43 DEVENGADO DEL EGRESO DEFINICIÓN:Constituye el reconocimiento financiero de la obligación y representa la aplicación de los recursos a los fines establecidos en la Ley de Presupuesto, en este momento se afectan en forma definitiva los compromisos presupuestarios. BASE LEGAL Literal E. del A. E. Nº 2123 Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestar Manual Técnico del SAFI Art, 193 del Reglamento Ley AFI

44 CRITERIOS PARA EL REGISTRO LA OBLIGACION POR PAGAR Y DEVENGADO DEL EGRESO:AREA DE TESORERIA AREA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Previo al ingreso de datos de cada hecho económico en los auxiliares de Anticipos de Fondos y de Obligaciones por Pagar, deberá haberse efectuado el registro del compromiso presupuestario. Para el registro del devengado del egreso, deberá contarse con la documentación probatoria que cumpla con los requisitos legales y técnicos, que justifiquen o respalden el hecho económico.

45 CRITERIOS PARA EL REGISTRO LA OBLIGACION POR PAGAR Y DEVENGADO DEL EGRESO:AREA DE TESORERIA AREA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL …..Continuación El Área de Tesorería será responsable de entregar el quedan al proveedor o suministrante previa recepción de la factura o recibo correspondiente. Los Documentos deberán contar con la firma de recibido de conformidad por la Unidad o Dependencia responsable de la recepción del bien o servicio, o en su defecto estarán acompañados de una copia del Acta de Recepción de conformidad, según sea el caso. Detallar en dichos documentos el Número de Orden de Compra o Contrato y el N° de Compromiso Presupuestario que la ampara.

46 PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN EL AREA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD:Recibe de parte de la UACI o Unidad responsable de recibir el bien o servicio, la factura, o recibo u otra documentación de respaldo de conformidad con el bien recibido. De RRHH, recibe el Resumen de Planilla definitiva a pagar, la cual debe verificarse que contenga únicamente la firma del responsable de RRHH. Cuando se trate de transferencias corrientes y de capital, recibirá el Req. De Fondos, la Solicitud de Transferencia o la autorización de pago, debidamente firmada por la persona designada. De parte del o los responsables de Fondos Circulantes de Monto Fijo, recibirá la “Póliza de Reintegro”, con la respectiva documentación probatoria de las erogaciones efectuadas.

47 PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN EL AREA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD:…Continuación Cuando se trate de un número igual o mayor a diez operaciones y que tenga la característica de pertenecer a un mismo NIT y a un mismo objeto específico del gasto y un mismo número de Compromiso presupuestario, podrá elaborarse “Póliza de Concentración de Obligaciones”. Registro en el Auxiliar de Obligaciones por Pagar de los datos contenidos en los documentos probatorios que respalden la adquisición de los bienes o servicios.

48 PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN EL AREA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD:….Continuación Carga automática de los datos correspondientes al devengamiento de la planilla de remuneraciones. Remisión de documentos probatorios al Área Contable, para su validación y archivo.

49 PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN EL AREA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD:AREA CONTABLE Validación de los movimientos correspondientes a las obligaciones registradas por el Área de Tesorería. Impresión de comprobante contable. Archivo de los documentos probatorios que dieron origen al registro, de acuerdo a la normativa vigente.

50 Archivo del Área de Contabilidad:DEVENGADO DEL EGRESO Planillas o resúmenes definitivos. Declaraciones para pago de Impuestos. Requerimientos o Solicitudes de Fondos. Solicitudes de Desembolso. Facturas o Recibos. Pólizas de Reintegro de Fondo Circulante y Concentración de Obligaciones. Archivo del Área de Contabilidad: Original del Documento de Respaldo Impresión del Comprobante Contable

51 REQUERIMIENTO DE FONDOSDEFINICIÓN: Es el instrumento que permite a las instituciones solicitar recursos monetarios, para efectuar el pago de las obligaciones adquiridas y devengados, de conformidad al Calendario de Pagos establecido por el SAFI – DGT y las fechas pactadas con los proveedores o suministrantes BASE LEGAL Art. 109 Reglamento AFI Literal E. del A. E. Nº 2123 Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria.

52 CRITERIOS PARA: GENERAR Y SOLICITAR EL REQUERIMIENTO DE FONDOS.AREA DE TESORERIA AREA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Previo a la generación del Requerimiento de Fondos, deberá existir el registro contable del devengado del egreso, para garantizar que la obligación a pagar, es realmente exigible. Se solicita a nivel de rubro de agrupación. Se genera tomando en cuenta las fechas definidas en el Calendario de pagos por el SAFI-DGT. Se genera en forma separada el de Remuneraciones y de Bienes y Servicios, debiendo anexar al primero la Declaración mensual del Imp. S/Renta.

53 PERCEPCIÓN DE LA TRANSFERENCIA DE FONDOSDEFINICIÓN: Es la acción mediante la cual los recursos solicitados en el requerimiento de fondos son recibidos en las Cuentas Corrientes Subsidiarias Institucionales y cuyo registro contable constituye el reconocimiento de la disponibilidad de los fondos. BASE LEGAL Art. 80 Ley AFI Art. 109 y 110 Reglamento AFI Literal F. del A. E. Nº 2123 Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria.

54 CRITERIOS PARA EL REGISTRO DEL PERCIBIDO DE LA TRANSFERENCIA DE FONDOS:AREA DE TESORERIA AREA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Previo al registro contable del percibido de la transferencia de fondos, las instituciones deberán verificar la información relacionada con las transacciones bancarias que se ha recibido en el banco la transferencia que ha efectuado la DGT, información que deberá ser ingresada en el Auxiliar de Bancos, tomando de base la Nota de Abono del banco comercial. ii) El registro contable del percibido de la transferencia de fondos, deberá efectuarse con la Nota de Abono que respalda el depósito de los fondos en la Cuenta Corriente Subsidiaria Institucional.

55 PAGO DE OBLIGACIONES DEFINICIÓN:Es la acción mediante la cual las instituciones efectúan y registran contablemente el pago de las obligaciones adquiridas con terceros, producto de un bien o servicio recibidos. BASE LEGAL Art. 77 Ley AFI Artículos 112, 113, 114, 116 y 117 del Reglamento AFI Literal H. del A. E. Nº 2123 Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria

56 CRITERIOS PARA EL PAGO DE OBLIGACIONES:AREA DE TESORERIA Previo a efectuar el pago de las obligaciones, las instituciones deberán haber efectuado el registro contable del devengado del egreso correspondiente a la obligación a pagar. ii) El pago de toda obligación deberá estar respaldado por la disponibilidad de fondos, en la Cuenta Corriente Subsidiaria Institucional abierta en el banco comercial. iii) Para el pago de los salarios líquidos, las instituciones podrán definir sus propios procedimientos, de acuerdo a las disposiciones legales e instrumentos técnicos emitidos, dependiendo si el pago se realiza en forma centralizada o no. iv) El pago de obligaciones podrá efectuarse por medio de cheques o abono a cuenta bancaria. Si el pago será por medio de abono a cuenta, la UACI al momento de emitir la Orden de Compra o suscribir el Contrato deberá especificar el nombre del banco, así como el número y nombre de la cuenta a la cual será efectuado el depósito. Asimismo, el Área de Tesorería incluirá dichos datos al momento de elaborar el quedan correspondiente, el cual contendrá una leyenda indicando que dicho documento quedará sin efecto, al momento que sea abonado el monto por el cual ha sido emitido, en la cuenta indicada por el suministrante y detallada en el mismo, de conformidad a lo establecido en el Art. 651 del Código de Comercio

57 CRITERIOS PARA EL PAGO DE OBLIGACIONES:Los formatos de cheques a utilizar para el pago de obligaciones, podrán elaborarse en formula continua y constarán de original y dos copias, dicho formato no deberá incluir ningún tipo de comprobante de pago o detalle de la operación realizada. Todos los cheques que se emitan deberán expedirse a nombre de la razón social o comercial de personas jurídicas que se encuentren inscritas como contribuyentes, o a nombre del representante legal si fuera el caso, así como de personas naturales que hayan brindado el servicio a la institución. La impresión de los cheques para pago de bienes y servicios, podrá hacerse en forma automática, utilizando la aplicación informática SAFI. El registro contable del pagado de la obligación deberá efectuarse inmediatamente después de la entrega del cheque o abono a cuenta del beneficiario, previa validación de los movimientos en el Auxiliar de Obligaciones

58 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EL PAGO DE REMUNERACIONESÁrea de Tesorería: Emite los cheques de los empelados o listado de abono a cuenta. Entrega de cheques a los empleados contra la firma en la planilla de remuneraciones, constituyéndose esté en el documento probatorio del pago. En caso de efectuarse abono a cuenta:

59 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EL PAGO DE REMUNERACIONESAbono a Cuenta Tesorero Institucional, remitirá al banco comercial el listado correspondiente (anexo 9). Con la Planilla y Listados de abono a cuenta, elaborará una nota de autorización de transferencia de fondos, firmada por él y por el Refrendario de la cuenta corriente de Remuneraciones, de la cual se aplicará a cada una de las cuentas de los empleados. Entrega a cada empleado boleta de pago con el detalla del sueldo devengado y los demás descuentos efectuados.

60 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EL PAGO DE REMUNERACIONESContinuación Al momento de recibir la Nota de Cargo del Banco Comercial, por la transacción realizada o al momento de entregar los cheques a los empleados. Registra el pago efectuado en los auxiliares de obligaciones y bancos de la aplicación informática SAFI. Archiva copia de la planilla de remuneraciones firmada y el triplicado de los cheques si fuere el caso. Derogado por Acuerdo Ejecutivo No. 642 del 22 de junio de 2011. Remite al área contable, la planilla de remuneraciones debidamente firmada por los empleados, los duplicados de los cheques pagados y las notas de cargo por los abonos a cuenta efectuados en el banco comercial. Derogado por Acuerdo Ejecutivo No. 642 del 22 de junio de 2011.

61 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EL PAGO DE REMUNERACIONESÁrea Contable: Recibe documentación del Área de Tesorería y valida que el registro contable del pagado cumpla con los aspectos legales y técnicos establecidos. Impresión de comprobante contable. Archivo de los documentos probatorios que dieron origen al registro, de acuerdo a la normativa vigente.

62 Pago de Remuneraciones:Archivo del Área de Tesorería: Copia del Listado de Abonos a Cuenta autorizados Nota de Cargo por Abonos Efectuados 2ª. Copia Cheques Archivo del Área de Contabilidad: 1ª. Copia Cheques Impresión del Comprobante Contable Planillas firmadas por los empleados. Derogado por Acuerdo Ejecutivo No. 642 del 22 de junio de 2011. Listado de Abonos a Cuenta Cheques Notas de cargo por el monto de los abonos a cuenta autorizados.

63 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EL PAGO DE BIENES Y SERVICIOSÁrea de Tesorería: Emisión de cheques o listados de abono a cuenta, de acuerdo a las fechas pactadas con los proveedores. CHEQUE: Emite Cheques para efectuar el pago de Bienes y Servicios de acuerdo con las fechas pactadas con los proveedores, serán firmados por el Tesorero y el Refrendario respectivo de la cuenta. Adicionalmente deberá imprimir en el momento el Reporte de cheques a Pagar, el cual servirá como documento probatorio del pago y la entrega del cheque al beneficiario. Entrega cheque original al proveedor o suministrante, contra la firma en el reporte de cheques a pagar y la recepción del quedan respectivo.

64 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EL PAGO DE BIENES Y SERVICIOSÁrea de Tesorería: ABONO A CUENTA: Emisión del Listado de Abonos a Cuenta a Proveedores, elabora nota de Autorización de la transferencia de fondos de la Cuenta Cte. De bienes y servicios a cada una de las cuentas de los proveedores, la cual deberá firmar el Tesorero y el Refrendario respectivo. Al recibir la nota de cargo del banco comercial por la transferencia de fondos de la cuenta cte. De by s a la cta. De los proveedores, o al momento de entregar los cheques a los mismos, se ingresarán la información relacionada con el pago efectuado a los Auxiliares de Obligaciones por Pagar y Bancos, respectivamente.

65 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EL PAGO DE BIENES Y SERVICIOSÁrea de Tesorería: Inmediatamente al ingreso de la información, deberá remitir al área Contable, la Nota de Cargo correspondiente a los abonos a cuenta autorizados o copia del cheque entregado, copia del reporte de cheques a pagar y copia de listados de abono a cuenta a los proveedores o suministrantes con la copia de los Quedan respectivos (Abono a cuenta). Archivará para efectos de rendimiento de cuentas: triplicado de cheques, copia del reporte de cheques pagados, copia de los quedan respectivos, en los cuales se ha indicado el pago de las obligaciones ahí descritas sería mediante Abono a Cuenta.

66 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EL PAGO DE BIENES Y SERVICIOSÁrea de Tesorería: Remitirá de inmediato a haber efectuado el pago al Área Contable la siguiente documentación: Primera copia de cheque, anexo el “Reporte de Cheques a Pagar”, que contiene toda la información del cheque entregado. Nota de Cargo correspondiente a los abonos a cuenta autorizados, Listados de abonos a cuenta a los proveedores o suministrantes, copia de los quedan respectivos.

67 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA EL PAGO DE BIENES Y SERVICIOSÁrea Contable: Recibe documentación del Área de Tesorería y valida que el registro contable del pagado cumpla con los aspectos legales y técnicos establecidos. Impresión de comprobante contable. Archivo de los documentos probatorios que dieron origen al registro, de acuerdo a la normativa vigente.

68 Pago de Bienes y Servicios:Archivo del Área de Tesorería: Copia de Nota de Cargo por Abonos Efectuados Copia del Listado de Abonos a Cuenta autorizados Copia Quedan 2ª. Copia Cheques Copia del Listado de Cheques Archivo del Área de Contabilidad: 1ª. Copia de Cheques Original del Listado de Cheques Impresión del Comprobante Contable Pago de Bienes y Servicios: Cheques Listados de Abono a Cuenta a Proveedores Nota de Cargo Quedan Listado de cheques emitidos y entregados

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70 CIERRE CONTABLE MENSUALDEFINICIÓN: Este proceso se realizará al finalizar cada período mensual, con el objeto de presentar información financiera y presupuestaria a nivel institucional, que sirva de base para la toma de decisiones, así como para remitir a las diferentes instancias del Ministerio de Hacienda de conformidad a lo dispuesto en la Ley AFI. BASE LEGAL Art. 111 Ley AFI Art. 194 Reglamento AFI Literal I. del A. E. Nº 2123 del Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria Manual Técnico del SAFI

71 CIERRE CONTABLE ANUAL DEFINICIÓN:Se realizará al finalizar el ejercicio financiero fiscal, después de cerrado el mes de diciembre del año que corresponda, dicho proceso incluye los cierres de los auxiliares definidos. Toda la información que se genere como resultado del mismo, servirá de base para la toma de decisiones y para evaluar la ejecución del ejercicio financiero fiscal, así como para remitirla a las diferentes instancias del Ministerio de Hacienda de conformidad a lo dispuesto en la Ley AFI. BASE LEGAL Art. 111 Ley AFI Artículos 191 y 194 Reglamento AFI Literal J. del A. E. Nº 2123 del Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria Manual Técnico del SAFI

72 4. FONDOS CIRCULANTES DE MONTO FIJONORMA C.2.6 NORMAS SOBRE LOS FCMF MANUAL TECNICO DEL SAFI ACUERDO ECUTIVO N° 203 FECHA 17 DE JULIO DE 2009 CONSULTA:

73 1. Constitución El FCMF es un mecanismo de pago, para atender gastos urgentes El monto es determinado por la Inst. según formula establecida El monto se determina cuando la FF, sea FG o Recursos Propios De los FCMF pueden desagregarse Cajas Chicas La suma de las Cajas Chicas no debe ser mayor de 8 salarios mínimos Autorización del Ministerio de Hacienda Para la constitución del FCMF deberán emitir Acuerdo Ejecutivo institucional

74 Fondos Circulantes de Monto Fijo1. Constitución

75 2. Manejo del Fondo 3. Registro y ControlNombrar mediante Acuerdo Ejecutivo al encargado del Fondo, responsable de la Caja Chica Rendir fianza de fidelidad Abrir cuenta bancaria tomando en cuenta el nombre de la Institución-FCMF-Distintivo especifico, al día siguiente se debe informar a la DGT 3. Registro y Control La UFI es responsable de los registros Al momento de crear el FCMF debe registrarse CP Gestionar ante la DGT el anticipo de fondos Al inicio de cada año debe registrarse CP

76 4. Utilización del Fondo 5. Reposición del FondoLos recursos del FCMF pueden utilizarse para hacer pagos en concepto de dietas, viáticos, bienes y servicios, seguros, en caso de equipo un salario mínimo). Autorización del Titular o de la persona delegada para autorizar el gasto Prohibido la entrega de Quedan Los pagos por Caja Chica no deben exceder 3 salarios mínimos 5. Reposición del Fondo Reintegro de Fondos, antes de agotarse el 60% del FCMF Póliza de Reintegro de Fondos acompañada de documentos originales

77 6. Aplicación de Reten. de Imp. Int.El encargado del Fondo y los responsables de Cajas Chicas, al momento de efectuar los pagos serán responsables de aplicar las retenciones Anexar a la Póliza de Reintegro el detalle de las retenciones efectuadas 7. Manejo del FCMF al cierre del Ejercicio Primeros 15 días de diciembre deberá tramitar Póliza de Reintegro Utilización del CP constituido al inicio del ejercicio

78 5. FONDOS DE ACTIVIDADES ESPECIALESNORMA C NORMAS PARA EL MANEJO DE LOS FAES MANUAL TECNICO DEL SAFI ACUERDO ECUTIVO N° 203 FECHA 17 DE JULIO DE 2009 CONSULTA:

79 1. Responsabilidad del ManejoFONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES 1. Responsabilidad del Manejo Responsable Administrativo Responsable Financiero 2. Recaudación de los Fondos Colectores Auxiliares Institucionales Sistema Financiero

80 4. Deposito de los IngresosFONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES 3. Registro y Control de la Disponibilidad Direccion General de Tesorería 4. Deposito de los Ingresos 5. Utilización de los Fondos Contratación de servicios personales…

81 FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES6. Requerimiento y Transferencia de Fondos Solicitud de fondos sobre obligaciones 7. Determinación y Transferencia de Utilidades Plazos 8. Traslado de Fondos Transferidos no Pagados Calculo 9. Liquidación