1 Sensibilización sobre Control InternoDirección de Sistemas Administrativos

2 Contenido Riesgos Objetivos Agenda Lineamientos ProcesosControl Integrado Agenda Contenido Lineamientos Rediseño Procesos Riesgos

3 CONTENIDO HORA Apertura 7:30 a.m. Hacia un Modelo Integrado de Control de Gestión Institucional 8: 00 a.m. Receso 9:30 a.m. Levantamiento y documentación de procesos 9:50 a.m. Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) por procesos 10:50 a.m. Almuerzo 12:00 m.d. 1:00 p.m. Rediseño de procesos 2:00 p.m.

4 Objetivos Mostrar el control interno como un sistema de gestión integrado Comunicar los lineamientos para el cumplimiento de las unidades en el 2008 Retomar el levantamiento y documentación de procesos como una herramienta de gestión Capacitar a los funcionarios con respecto a la valoración de riesgos por procesos Dar a conocer la metodología para el rediseño de procesos Sensilizar a los funcionarios con respecto a la Ley de protección al ciudadano del exceso de trámites y requisitos administrativos (8220)

5 Hacia un Modelo Integrado Control de Gestión Institucional

6 de Gestión del ConocimientoSistema Integrado de Control Interno Subsistema de Control de Evaluación. Subsistema de Control Estratégico Subsistema de Control de Gestión Subsistema de Gestión del Conocimiento

7 Control de la Gestión Mapa de riesgos Institucional DireccionamientoEstratégico: Políticas, Estrategias Valoración riesgos PAO Proceso Proceso Proceso Valoración riesgo por proceso Control de la Gestión Autoevaluación Evaluación externas Planes de mejora de la gestión

8 Principios de una buena gestiónAUTOEVALUACIÓN AUTOREGULACIÓN AUTOCONTROL AUTOGESTION

9 Lineamientos

10 Lineamientos GeneralesProcesos Enviar de listado de Procesos Sustantivos documentados SEVRI por PAO Dar seguimiento al Plan de Tratamiento del riesgo. SEVRI por proceso Enviar el Mapa de Riesgo de un proceso sustantivo, por titular subordinado Rediseño Enviar listado de proceso sustantivo rediseñado, por titular subordinado Diciembre 2008

11 La Caja Costarricense de Seguro Social en su labor de mejora continua de la calidad de sus servicios busca: Levantar y Documentar sus procesos Valoración de riesgo por proceso Rediseño de procesos

12 Levantamiento y documentación de procesos

13 Levantar y Documentar sus procesosValoración de riesgo Rediseño de procesos

14 Qué debo cumplir para este año?

15 Lineamientos procesosTodos las Unidades de la Institución deben documentar sus procesos sustantivos Se debe contar con: El listado de procesos sustantivos documentados Según la capacidad de cada Unidad

16 B.3.6 Visión desde la perspectiva organizacional:….. para el año 2025, el modelo organizacional de la CCSS se caracterizará, entre otras cosas, porque: • Todos los procesos sustantivos y de apoyo están claramente identificados, diagramados, documentados y categorizados de acuerdo a su contribución en la satisfacción de las necesidades de los usuarios y buscando fortalecer el Sistema de Control Interno y la valoración de los riesgos institucionales

17 Levantamiento y Documentación de procesosMejora continua del desempeño de la Institución eficacia y eficiencia de los procesos unidad para obtener resultados provechosos

18 “Diagrama de Enfoque de Procesos de la C.C.S.S”Sustantivo Apoyo Complementario Necesidad y Expectativa Usuario del Satisfacción del Usuario Mejoramiento Continuo

19 Gerencia AdministrativaGerencia Financiera Gerencia Administrativa Gerencia Logística y Abastecimiento Gerencia Medica Gerencia de Infraestructura y Equipamiento Gerencia Pensiones y Presidencia Ejecutiva JD

20 Sustantivos Complementarios Apoyo Gerencia Financiera

21 Adquisición de bienes y/o servicios por compra directaEjemplo Aplicado Adquisición de bienes y/o servicios por compra directa

22 Procesos Proceso Sustantivo: Razón de ser Proceso Apoyo ProcesoRecepción de la necesidad Elaboración del cartel Recepción del Bien y/o servicio Modificación Presupuesto Proceso Apoyo Modificación del Pao Proceso Complementario: Agrega información

23 Cuál metodología es la que se utiliza para documentarlos?

24 Guía para el levantamiento, documentación y rediseño de procesosRecomendada ( Versión 1 y 2) Otra Se puede utilizar otra que la Unidad considera, pero con los requerimientos de la guía recomendada

25 Qué se espera del levantamiento y documentación de procesos?

26 MANUAL DE PROCEDIMIENTOSLey Control Interno 8292

27 Hacia un Conocimiento formalSin Difundir Difusión Sin Codificar Codificado Conocimiento informal Formal Codificación Compartir el conocimiento existente entre los miembros de la Institución....

28 La responsabilidad de cada Proceso, Actividad, TransacciónResponsabilidad Delimitada Definida Asignada Formalmente Comunicada La responsabilidad de cada Proceso, Actividad, Transacción Mediante Manuales Disponible a todo el personal Instrucciones Escritas Procedimientos Manual Puestos Transacciones

29 Ejemplo aplicado: Responsabilidad en manual

30 Prácticas y medidas de controlLa administración debe diseñar y adoptar las medidas y las prácticas de control interno que se adapten: a nuestros procesos , recursos disponibles , estrategias definidas para el enfrentamiento de riesgos. La Medida de Control debe ser: Beneficios esperados > Recursos invertidos Conveniente

31 Supervisión ConstanteSupervisar constantemente los Procesos, Actividades y Transacciones que realiza la Institución, con el propósito de: asegurarse que las labores se llevan de acuerdo con la normativa y, las disposiciones internas y externas vigentes.

32 Las medidas de control deben establecerse para: Control Integrado Ley 8292 Las medidas de control deben establecerse para: Ejercer un control previo, durante y posterior en todas las etapas de los procesos y acciones desarrollados por la Institución. Insumos Trasformación Productos y/o Servicio

33 Ejemplo aplicado: ControlesControles asociados al proceso 1. Recibe oficio de necesidades de adquisición de bienes y/o servicios emitidas por las áreas adscritas a la xx. 2. Registro y actualización del proceso de compras en el Sistema Integrado de Actividad Contractual (SIAC), de la Contraloría General de la República. 3. Consulta el presupuesto asignado y el PAO para la adquisición del bien y/o servicio. 4. Consulta la lista de proveedores que brinda la Dirección de Adquisiciones. 5. Consulta las variables de la compra (monto, tipo, modalidad y características técnicas). 6. Revisión de documentos generados en el proceso.

34 Documentación de Procesos y Transacciones Los Controles vigentes para los diferentes Procesos de la Institución deben documentarse y estar disponibles para su verificación Normativa Interna Manuales de Puestos Circulares Comprobantes de Transacciones y Operaciones Documentos Fuente Disposiciones Planes Estratégicos y Operativos Manuales de Procedimientos Ley 8292

35 Si al levantar y documentar los procesos conocemos el “hoy “…Si al levantar y documentar los procesos conocemos el “hoy “…. ¿cómo lo mejoramos? Herramientas de gestión Valorando los riesgos del proceso Rediseñando el proceso

36 Valoración de riesgo Levantar y Documentar sus procesosRediseño de procesos Procedimiento Hoy

37 Lineamientos

38 Lineamientos Todos los titulares subordinados de la Institución implementarán el SEVRI en sus procesos sustantivos documentados Se debe obtener como producto a documentar: Mapa de riesgos Plan de Tratamiento de riesgos

39 ¿Qué se debe entregar como producto?El Mapa de Riesgos ¿A quién se debe entregar el producto?

40 ¿Quién debe realizar la valoración de riesgos?Titular Subordinado Colaborador Otros Consenso

41 ¿Quiénes son titulares subordinados en la CCSS?Los funcionarios en puestos de jefatura que: Sean jefaturas reales y efectivas, Ubicados como tales (jefaturas) dentro de una unidad o estructura organizacional formalmente reconocida y aprobada por la Institución, Designados formalmente y en ejercicio de su cargo. En propiedad o interinos, y Responsables de uno o varios procesos o subprocesos institucionales. Se debe cumplir con todos los requisitos establecidos anteriormente.

42 Sistema Específico de Valoración de RiesgosLey General de Control Interno No.8292 CAPÍTULO III SECCIÓN II Sistema Específico de Valoración de Riesgos Artículo 18. Sistema Específico de Valoración de Riesgo Artículo 19. Responsabilidad por el funcionamiento del sistema

43 Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) D CO-DFOE Ámbito de aplicación. Toda institución pública deberá establecer y mantener en funcionamiento un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) por áreas, sectores, actividades o tareas, de acuerdo, como mínimo, con lo establecido en estas directrices generales que serán de acatamiento obligatorio.

44 26. Fortalecimiento del Sistema de Control Interno y de Valoración de Riesgos InstitucionalesLa CCSS impulsará, en todos los ámbitos de la organización el desarrollo de los conocimientos, destrezas y procedimientos en materia de Control Interno, como parte de un proceso de autoevaluación y autogestión, que debe ser integrado y unificado como un lenguaje común dentro del conjunto de actividades que forman parte de la misión de la Institución, de manera que esté aplicado en los procesos normales de trabajo y se identifique como un proceso continuo y singular.