1 SIPAC Treinamento Módulo Protocolo LUIZA BRAGA | [email protected]ABRIL/2016
2 Treinamento ProtocoloAgenda 1º Dia Informações gerais Informes do Projeto UFBA SIM (Sistemas Informatizados e Modernos) Informes do SIPAC Cadastrar processo, alterar/cancelar encaminhamento, imprimir capa/guia, consultar
3 Treinamento ProtocoloAgenda 2º dia Alterar processo, enviar, receber, autenticar despacho, cadastrar ocorrências 3º dia Cancelar processo, arquivar, diligência, juntada Impactos no SIPAC referentes ao Decreto 8.539
4 SIPAC Informações Gerais Local do treinamento: Lab 02 STITurmas matutinas ( 8h às 12h ) 4, 6 e 8/abril 11, 13 e 15/abril 25, 27 e 28/abril 2, 4 e 6/maio Turmas vespertinas ( 14h às 18h )
5 SIPAC Informações Gerais
6 SIPAC Informações Gerais Intervalo às 10h de 15 min.Não esqueça de assinar a lista de presença na entrada e na saída.
7 Treinamento ProtocoloInformes do Projeto UFBA SIM SIPAC (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos) SIGRH (Sistema Integrado de Gestão de RH) SIGAA (Sistema Integrado de Gestão Acadêmica)
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9 Treinamento ProtocoloInformes do SIPAC Gestor geral do SIPAC – Sônia Terse Gestor do módulo de protocolo – Antônio Guedes Reestruturação da equipe de TI do SIPAC Nova coordenação – Ana Carina Mendes 2 analistas de negócio – Luiza Braga, Carine Leal 1 analista de atendimento – Jose Carlos Queiroz 1 analista desenvolvedor – Ederson Assunção 1 analista arquiteto - Silvio Queiroz 1 estagiário – Rafael Velasco
10 Treinamento ProtocoloInformes do SIPAC Nova forma de atendimento aos usuários Ramal 6100 Módulo de Transporte – implantação em andamento
11 Treinamento ProtocoloInformes do SIPAC Cuide bem de sua senha Não use login de outra pessoa Servidores, terceirizados e estagiários podem ter login no SIPAC Permissões e outras solicitações devem ser solicitadas através de formulário assinado pelo dirigente Importância do preenchimento correto e completo das informações no SIPAC Migração do protocolo SIAD - SIPAC
12 Treinamento ProtocoloInformes do SIPAC Ambientes do SIPAC Ambiente de treinamento (www.treinamentosipac.ufba.br) Ambiente de produção (www.sipac.ufba.br )
13 Treinamento Protocolo1º Dia Cadastrar processo Imprimir capa de processo Imprimir guia de movimentação Alterar/cancelar encaminhamento Consultar processo
14 Cadastrar Processo
15 Cadastrar Processo InternoExercício 1 Tipo: aproveitamento de estudos Assunto detalhado: insira um texto livre Natureza do processo: ostensivo Observação: preencha se quiser Insira 2 documentos: aproveitamento de estudos com 200 folhas e atestado de matrícula com 10 folhas Crie um volume com o documento de 200 folhas e outro volume com os demais documentos. Interessado: aluno Rafael Velasco Dias Muller Cadastre um despacho favorável com o texto ”As disciplinas serão aproveitadas”, coloque você como responsável pelo despacho Envie o processo para Superintendência de Tecnologia da Informação Imprima capa de processo, guia de movimentação, despacho, termo de abertura do volume 1 e do volume 2, e o termo de fechamento do volume 1.
16 Cadastrar Processo InternoExercício 2 Tipo: convênio Assunto detalhado: insira um texto livre Natureza do processo: ostensivo Observação: preencha se quiser Insira 1 documento tipo Convênio de Cooperação Técnico-Científico com 400 folhas Crie volume Interessados: Credor: Dow Química do Nordeste e Unidade: STI Informe despacho “Para avaliação técnica”, coloque outra pessoa para autenticar o despacho. Envie processo para Superintendência de Tecnologia da Informação ( )
17 Cadastrar Processo ExternoExercício 3 Formato do processo: radical.número/ano-dv Informe 99 no dígito verificador Orgão de origem: Ministério da Educação Informe qualquer data < hoje Tipo do processo: projeto Interessado: sua unidade Não informe despacho Envie processo para Gabinete do Reitor ( )
18 Cadastrar Processo InternoExercício 4 – Para casa Tipo: auxílio financeiro (pesquisador) Assunto detalhado: insira um texto livre Natureza do processo: ostensivo Observação: preencha se quiser Insira 1 documento marcando a opção consultando documento já existente Crie volume Interessados: Ederson dos Santos Assunção (servidor) e Adolfo Almeida Duran (servidor) Escolha um arquivo do diretório da máquina e insira-o como anexo Não informe despacho Envie processo para Gabinete do Reitor ( )
19 Imprimir Capa de Processo
20 Imprimir Capa de ProcessoExercício 5 Imprima capa dos processos que você criou usando o caminho: protocolo->consulta->capa do processo Na tela de consulta preencha os campos de forma a achar apenas os processos que você acabou de criar nos exercícios
21 Movimentação de ProcessoImprimir Guia de Movimentação de Processo
22 Imprimir Guia de MovimentaçãoExercício 6 Imprima guia de movimentação dos processos que você criou usando o caminho: protocolo->consulta->guia de movimentação Observe a diferença entre os ícones na lateral direita: “guia da unidade” e “meu guia”
23 Alterar/Cancelar Encaminhamento de Processo
24 Alterar EncaminhamentoExercício 7 Altere o encaminhamento dos processos criados por você. Troque a saída Superintendência de Tecnologia da Informação por Gabinete da Reitoria e vice-versa.
25 Cancelar EncaminhamentoExercício 8 Cancele o encaminhamento de um processo através do caminho: Portal administrativo -> protocolo -> processos -> cancelar encaminhamento Selecione um processo clicando no icone ‘-’ que aparece no final da linha
26 Consultar Processo
27 Consultar Processo Exercício 8 Consulte processos usando o caminho:protocolo->processo->consultar processo Consulte os processos do ano de 2010, da sua unidade de origem, que estejam arquivados
28 Consultar Processo Exercício 9 Consulte processos usando o caminho:protocolo->processo->consultar processo Consulte os processos do tipo pagamento, com período de cadastro: 01/06/2010 a 01/07/2010, cujo interessado seja um fornecedor com o qual sua unidade trabalha.
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30 Treinamento Protocolo2º Dia Alterar processo Enviar processo Receber processo Devolver processo Autenticar despacho Cadastrar ocorrências
31 Alterar Processo
32 Alterar Processo Exercício 10No caminho módulo->protocolo->aba processos->cadastro->alterar processo Selecione um processo Altere o tipo do processo Altere o assunto detalhado Inclua um novo interessado: Maria Luiza de Carvalho Braga(servidora)
33 Alterar Tipo do Processo
34 Alterar Tipo do ProcessoExercício 11 No caminho módulo->protocolo->aba processos->cadastro->alterar tipo do processo Selecione um ou mais processos Altere o tipo do processo
35 Alterar Responsável do Processo
36 Alterar Responsável do ProcessoExercício 12 No caminho módulo->protocolo->aba processos->cadastro->alterar responsável Selecione um ou mais processos Insira um responsável
37 Alterar Responsável do ProcessoExercício 13 No caminho módulo->protocolo->aba processos->cadastro->alterar responsável Selecione o processo que você acabou de alterar o responsável Exclua o responsável Inclua um novo responsável
38 Enviar
39 Enviar Processo Exercício 14No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->registrar envio (Saída) Selecione um processo Inclua um despacho Envie-o para o Instituto Multidisciplinar de Saude Vitória da Conquista
40 Enviar Processo Exercício 15No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->registrar envio (Saída) Selecione dois processos quaisquer Envie-o para o Gabinete do Reitor
41 Enviar Processo Exercício 16No caminho portal administrativo->aba processos Selecione um processo quaisquer Envie-o para a Coordenação de Material e Patrimônio
42 Receber
43 Receber Processo Exercício 17No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->registrar recebimento Selecione um ou mais processos, clicando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Clique em continuar Clique em confirmar recebimento
44 Receber Processo Exercício 18Altere sua unidade para Superintendência de Tecnologia da Informação ( ) No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->registrar recebimento Selecione um ou mais processos, clicando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Clique em continuar Clique em confirmar recebimento
45 Receber Processo Exercício 19No caminho portal administrativo->aba processo Selecione um processo clicando no ícone do lado direito Clique em continuar Inclua um responsável clicando no ‘+’ Confirme o recebimento
46 Devolver processo
47 Devolver Processo Exercício 20No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->registrar recebimento Selecione um processo, clicando na seta do lado direito do processo No campo observação digite o texto: Processo foi enviado pelo sistema há 10 dias, contudo não foi recebido fisicamente Clique em confirmar
48 Autenticar despacho
49 Autenticar despacho Exercício 21No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->despachos eletrônicos->autenticar Clique no ícone ‘chave‘ para autenticar Digite sua senha do SIPAC Clique em confirmar
50 Cadastrar despacho
51 Cadastrar despacho Exercício 22No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->despachos eletrônicos->cadastrar despacho Clique no ícone ‘+‘ do lado direito de um processo Coloque o despacho como decisório, favorável Informe um servidor responsável pelo despacho Coloque o despacho como público Selecione ‘sim’ em notificar por Selecione ‘informar despacho’ em forma do despacho Digite um texto qualquer Clique em Cadastrar
52 Remover despacho
53 Remover despacho Exercício 23No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->despachos eletrônicos- >alterar/remover despacho Clique no ícone ‘lixeira‘ do lado direito de um processo Selecione ok
54 Alterar despacho
55 Alterar despacho Exercício 24No caminho módulos->protocolo->aba processos->movimentação->despachos eletrônicos- >alterar/remover despacho Clique no ícone ‘bloco com caneta‘ do lado direito de um processo Você poderá alterar qualquer campo Depois selecione o botão ‘alterar’
56 Cadastrar ocorrência
57 Cadastrar ocorrênciasExercício 25 No caminho módulos->protocolo->aba processos->cadastro->ocorrência->cadastrar ocorrência Clique no ícone ‘+’ do lado direito de um processo Informe a data Informe o prozo de término Digite um texto qualquer no campo ocorrência Informe a situação Selecione sim no campo Pública Selecione sim no campo notificar por Selecione botão cadastrar
58 Alterar ocorrência
59 Alterar ocorrência Exercício 26No caminho módulos->protocolo->aba processos->cadastro->ocorrência->alterar ocorrência Clique no ícone ‘bloco de notas com caneta’ do lado direito de um processo Altere qualquer dado Selecione o botão ‘alterar’
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61 Treinamento Protocolo3º Dia Cancelar processo Arquivar/Desarquivar processo Diligencia Juntada Impactos no SIPAC referente ao Decreto 8.539
62 Cancelar Processo
63 Cancelar Processo Exercício 27No caminho módulos->protocolo->aba processos->arquivamento/cancelamento/diligência->solicitar cancelamento Selecione um processo clicando no botão vermelho do lado direito Preencha o campo justificativa com um texto qualquer Selecione o botão ‘Solicitar’
64 Consultar Solicitações de Cancelamento de Processo
65 Consultar Solicitações de CancelamentoExercício 28 Selecione o caminho módulos-> protocolo-> aba consultas/relatórios-> consultas-> processos-> solicitações de cancelamento de processo
66 Confirmar Cancelamento de Processo
67 Confirmar Cancelamento de ProcessoExercício 29 Selecione o caminho Portal administrativo -> aba protocolo -> processos -> confirmar cancelamentos Selecione um ou mais processos clicando no quadrado do lado esquerdo Selecione um dos três botões: aprovar, negar ou cancelar
68 Arquivar Processo
69 Arquivar Processo Exercício 30No caminho módulos->protocolo->aba processos->arquivamento/cancelamento/diligência->arquivar processo Selecione um ou mais processos clicando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Selecione o botão ‘Incluir processos’ Selecione o botão ‘Confirmar arquivamento’ Preencha o campo Localização física Preencha o campo Observação Selecione o botão ‘Confirmar’
70 Desarquivar Processo
71 Desarquivar Processo Exercício 31 No caminhomódulos-> protocolo-> aba processos-> arquivamento/cancelamento/diligência-> desarquivar processo Selecione um ou mais processos clicando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Selecione o botão ‘Desarquivar’ Preencha o campo Observação com qualquer texto Selecione o botão ‘Confirmar’
72 Juntada de Processo (Apensação)
73 Juntada de processo – ApensaçãoExercício 31 No caminho módulos-> protocolo-> aba processos-> juntada -> juntada de processos Selecione o botão ‘Juntada por Apensação’ Selecione o processo principal clicando no ícone ‘seta verde’ Obs: o processo principal deve ter data anterior ao processo a ser apensado Selecione um ou mais processos acessórios cliclando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Clique no botão ‘Apensar processos’ Clique no botão ‘Continuar’ Cadastre um despacho
74 Juntada de Processo (Anexação)
75 Juntada de processo – AnexaçãoExercício 32 No caminho módulos-> protocolo-> aba processos-> juntada -> juntada de processos Selecione o botão ‘Juntada por Anexação’ Selecione o processo principal clicando no ícone ‘seta verde’ Obs: o processo principal deve ter data anterior e mesmo interessado do processo acessório Selecione um ou mais processos acessórios cliclando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Clique no botão ‘Anexar processos’ Clique no botão ‘Continuar’ Cadastre um despacho
76 Juntada de Processo (Cancelamento)
77 Juntada de processo – CancelamentoExercício 33 No caminho módulos-> protocolo-> aba processos-> juntada -> cancelamento de juntadas Selecione o processo principal clicando no ícone ‘seta verde’ Selecione um ou mais processos acessórios cliclando no botão do lado esquerdo de cada processo Preencha o campo obrigatório Justificativa com algum texto Clique no botão ‘Confirmar’
78 Juntada de Processo (Desapensação)
79 Juntada de processo – CancelamentoExercício 33 No caminho módulos-> protocolo-> aba processos-> juntada -> desapensação de processos Selecione o processo principal clicando no ícone ‘seta verde’ Selecione um ou mais processos acessórios cliclando no quadrado do lado esquerdo de cada processo Cadastre um despacho
80 Diligência (registrar)
81 Diligência – registrarExercício 34 No caminho módulos -> protocolo -> aba processos -> arquivo/cancelamento/diligência -> diligência Selecione o processo clicando no ícone ‘seta verde’ do lado direito do processo Digite um texto qualquer no campo observação Clique no botão ‘registrar’
82 Diligência (interromper)
83 Diligência – InterromperExercício 35 No caminho módulos -> protocolo -> aba processos -> arquivo/cancelamento/diligência -> diligência Selecione o processo clicando no botão vermelho do lado direito do processo Digite um texto qualquer no campo observação Clique no botão ‘registrar’
84 Portaria 8539
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