1 SISTEMA DE GESTION DE STOCK EN FERROCARRILESSI GE ST SISTEMA DE GESTION DE STOCK EN FERROCARRILES

2 DEFINICION DE GESTION DE STOKES UN CONJUNTO DE FUNCIONES TENDIENTES A: DETERMINAR LAS NECESIDADES. POSIBILITAR SU ALMACENAJE Y PROCEDER A SU DISTRIBUICION

3 LA GESTION DE STOCK NECESIDADES PARA SU IMPLEMENTACION.TECNICAS PARA SU EJECUCION BENEFICIOS OPERATIVOS Y ECONOMICOS CONOCER PLANES DE PRODUCCION. COMUNICACIÓN ENTRE ALMACENES INTERRELACION CON PROVEEDORES- CALIFICACION DE LOS MISMOS NIVEL DE LOS STOCKS

4 NECESIDADES AUNQUE SE TRATA DE UNA OBVIEDAD, LAS NECESIDADES SON VARIADAS, Y ES IMPERIOSO QUE SE LAS CONOZCA PARA QUE TODOS LOS ESFUERZOS ESTEN ORIENTADOS A SATISFACERLAS. NO ES UNA NOVEDAD QUE LA ORGANIZACIÓN NOS PERMITE ALCANZAR LAS METAS PREVISTAS EN CUALQUIER ORDEN DE LA VIDA, PERO EN LOS OBJETIVOS DE UNA EMPRESA, SE TORNA EN UNA HERRAMIENTA IMPRESCINDIBLE PARA SU LOGRO. SURGE ENTONCES AQUÍ, UNA NECESIDAD BASICA

5 ORGANIZACION Y METODOS

6 SISTEMATIZAR HE AQUÍ LA CUESTION.SISTEMATIZAR, IMPLICA ELIMINAR LA IMPROVISACION, ES SIMPLEMENTE ACCIONAR SEGÚN LO ESTABLECIDO, ES DAR CERTEZA Y SEGURIDAD SOBRE LA DECISION A ADOPTAR

7 UNA GESTION DE STOCK QUE LOGRE SATISFACER LA NECESIDAD DE BIENES REQUERIDOS POR LA GESTION, EN EL MOMENTO ADECUADO, CON LA CALIDAD Y EN LA CANTIDAD NECESARIA, ES EL SUEÑO DE CUALQUIER EMPRESA DE PRODUCCION, Y NUESTROS TALLERES LO SON. PERO ESO SOLO, NO ALCANZA PARA QUE ESE SUEÑO SE CONCRETE.

8 IMAGINEMOS ESTA SITUACION:SI PARA ALCANZAR LA CANTIDAD MENSUAL REQUERIDA DE UN DETERMINADO BIEN, (EJ: 500 UNIDADES DE CONSUMO MENSUAL), SE ADQUIEREN BIENES PARA SATISFACER 12 MESES DE PRODUCCION, BASANDONOS SOLO EN EL CONSUMO PROMEDIO,(6000 UNIDADES), PERO ESTAMOS IGNORANDO, QUE LA ORDEN DE TRABAJO DONDE SE CONSUMEN ESTOS ELEMENTOS, TIENE UNA VIGENCIA DE 4 MESES AL MOMENTO DE LARGAR LA ORDEN DE RECOMPRA, CLARAMENTE, SE OBSERVA, QUE SE GENERARA UN LUCRO CESANTE PRODUCTO DE DESINTELIGENCIAS ENTRE SECTORES RELACIONADOS.

9 OBSERVEN USTEDES QUE HEMOS SATISFECHO LA NECESIDAD EN EL MOMENTO OPORTUNO, SUPONGAMOS QUE TAMBIEN CON LA CALIDAD ADECUADA. ¿PERO QUE PODEMOS DECIR DE LA CANTIDAD NECESARIA? QUE TALVEZ QUEDEN 4000 UNIDADES ADQUIRIDAS DEMAS, POR FALTA DE UNA ADECUADA COORDINACION ENTRE SECTORES.

10 PERO AQUÍ NO TERMINA EL INCONVENIENTE CREADO POR ESTE ERROR.ESTE ES UNO DE LOS PROBLEMAS MAS COMUNES, QUE GENERAN GASTOS INUTILES, Y POR ENDE, RESTRINGEN FONDOS PARA ADQUIRIR BIENES EN CARENCIA, ADEMAS DE LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS POR TRAMITES ADICIONALES Y DE ALMACENAMIENTO POR TIEMPO INDETERMINADO DE LOS BIENES ADQUIRIDOS.

11 NOTA: EN LO QUE ATAÑE A LA CALIDAD DE LOS BIENES ADQUIRIDOS, JUEGAN VARIOS ASPECTOS QUE SERAN ANALIZADOS MAS ADELANTE EN EL PUNTO “RELACION CON LOS PROVEEDORES”

12 TECNICAS PARA SU EJECUCION : EN EL ALMACEN:HEMOS MENCIONADO LA NECESIDAD DE ALMACENAR LOS BIENES. ELLO OBLIGA A TENER LAS ESTRUCTURAS FISICAS ADECUADAS. RECINTOS CERRADOS PARA LOS ELEMENTOS QUE ASI LO REQUIERAN Y/O ABIERTOS PARA LOS QUE ASI LO PERMITAN. GONDOLAS ADECUADAS AL TAMAÑO Y CANTIDAD DE LOS BIENES A ALMACENAR. PASILLOS INTERNOS QUE PERMITAN EL EVENTUAL DESPLAZAMIENTO DE MAQUINAS PARA UBICAR O EXTRAER BIENES DE SUS CASILLEROS. LUGARES ESPECIFICOS EN CASO DE ELEMENTOS QUE REQUIERAN FRESCO, OSCURIDAD O CUALQUIER OTRA NECESIDAD PRODUCTO DE SUS COMPONENTES. NECESIDAD DE UN CODIGO QUE PERMITA LA INEQUIVOCA IDENTIFICACION DEL BIEN Y DE SU UBICACIÓN EN GONDOLA. DESCRIPCION LITERAL CLARA DEL BIEN QUE COMPLEMENTE SU IDENTIFICACION.

13 AGRUPAR LOS BIENES POR SU CARACTERISTICA (VAGONES, LOCOMOTORAS, MATERIALES GENERALES, CAUCHOS ETC).MANTENER EN LA TARJETA DE IDENTIFICACION DEL BIEN, LOS INGRESOS Y EGRESOS PRODUCIDOS EN LOS MISMOS Y EL SALDO RESULTANTE, QUE DEBERA SER CONCORDANTE CON LA EXISTENCIA FISICA EN CASILLERO, (INFORMACION QUE SERA REQUERIDA POR PERSONAL DE AUDITORIA EN OCASIÓN DE INVENTARIOS). LOS ELEMENTOS DE GRAN VOLUMEN UNITARIO, QUE POR SUS CARACTERISTICAS PUEDAN SER ALMACENADOS EN PLAYA, DEBEN SER UBICADOS EN VIRTUALES CUADRICULAS QUE EMULEN CASILLEROS DE GONDOLA. LOS INGRESOS Y EGRESOS FISICOS DE BIENES AL Y DESDE EL DEPOSITO, DEBEN ESTAR LEGALIZADOS Y AMPARADOS POR LA DOCUMENTACION ESTABLECIDA DE ENTRADAS, SALIDAS, AJUSTES POR DISTINTOS MOTIVOS ETC.

14 POR RAZONES OBVIAS, LA DOCUMENTACION PERTINENTE SE MANEJARA EN EL SECTOR ADMNISTRATIVO DEL ALMACEN.DEBE QUEDAR TOTALMENTE PROHIBIDO AL PERSONAL DEL ALMACEN, LA RECEPCION DE DOCUMENTACION QUE NO PROVENGA DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DEL PROPIO ALMACEN. EVENTUALMENTE ACEPTAR, A TRAVES DE VALES AUTORIZADOS EN LOS SERVICIOS, SOLICITUDES DE MATERIALES CLASIFICADOS COMO DE CONSUMO PERMANENTE Y BAJO COSTO, (FUNGIBLES) CON EL PROPOSITO DE AGILIZAR LAS ENTREGAS. ESTE ACEPTADO MODO DE OPERAR, DARA ORIGEN A PEQUEÑOS DEPOSITOS DE MATERIALES EN LOS SERVICIOS LOS QUE SERAN PASIBLES DE CONTROL E INVENTARIOS TENDIENTES A IMPEDIR ABUSOS QUE DESVIRTUEN TAL OPERATIVA. EL SECTOR ADMINISTRATIVO SE OCUPARA POSTERIORMENTE, DE NORMALIZAR ESTAS SOLICITUDES, CONSIDERANDO A ESTOS BIENES COMO YA CONSUMIDOS.

15 SECTOR ADMINISTRATIVO DEL ALMACEN:SERA EL RESPONSABLE DE LA RECEPCION DE TODO TIPO DE DOCUMENTOS RELACIONADO CON LOS BIENES ALMACENADOS EN EL O LOS ALMACENES BAJO CONTROL. PREVIA CONFIRMACION DE LA LEGITIMIDAD DE LOS MISMOS, Y DE CONTAR CON EXISTENCIAS SEGÚN SU PROPIOS REGISTROS, PROCEDERA A LA ACTUALIZACION DE LOS SALDOS EN SU ARCHIVO, DERIVANDO LA DOCUMENTACION A MESA DE ENTRADAS DEL ALMACEN PARA SU CUMPLIMENTACION. EN CASO DE INGRESOS POR COMPRAS O TRANSFERENCIAS DESDE OTRO ALMACEN, PROCEDERA AL REGISTRO ESTABLECIDO, CONTROLANDO SI LAS EXISTENCIAS ESTAN EN CONDICIONES DE SATISFACER LA DEMANDA DE EVENTUALES Y PRIORITARIAS SOLICITUDES, PENDIENTES DE ENTREGA. TAL CONTROL, DISPARARA DISTINTAS ACCIONES SEGÚN SEA LA SITUACION DADA.

16 VEAMOS CADA UNA DE ELLAS Y LAS CONSECUENCIAS QUE ACARREAN TRATANDOSE DE SOLICITUDES DE MATERIALES: LAS EXISTENCIAS SATISFACEN LA DEMANDA PUNTUAL. SITUACION NORMAL DE UNA GESTION PRESUNTAMENTE ADECUADA. EL CONTROL A EFECTUAR DARA LA PAUTA SI ESTO ES ASI O NO.

17 LAS EXISTENCIAS NO ALCANZAN A SATISFACER LA DEMANDA PUNTUAL.OBVIAMENTE ESTAMOS FRENTE A UNA GESTION CON ALGUNA FALLA O BIEN INTERSECTORIAL O DE REPOSICION FALLIDA POR DISTINTAS CAUSAS. ESTA SITUACION GENERA ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE AL MENOS DEMORAN LA SATISFACCION DEL PEDIDO O TRUNCA LA TAREA PREVISTA EN LOS SERVICIOS, PARCIAL O TOTALMENTE. INCREMENTA NOTABLEMENTE LA CARGA DE TRABAJO OCUPANDO HORAS Y PERSONAL DESTINADO A CLARIFICAR Y NORMALIZAR ESTA CARENCIA.

18 LAS EXISTENCIAS ESTAN EN CERO.ADEMAS DE ESTAR EN ESTA SITUACION, PUEDE ESTAR AGRAVADA LA MISMA POR LA INSATISFACCION DE SOLICITUDES ANTERIORES PENDIENTES DE ENTREGA. ES OBVIO QUE A ESTA SITUACION NO SE DEBERIA HABER LLEGADO SIN HABER DISPARADO EL TRAMITE DE REAPROVISIONAMIENTO EN TIEMPO Y FORMA. COMO EN EL CASO ANTERIOR, SE DEBERA INFORMAR AL SERVICIO SOLICITANTE, LA CARENCIA DEL BIEN REQUERIDO Y LA POSIBILIDAD, EN ALGUNOS CASOS, DE OFRECER UN SUSTITUTO. INDEPENDIENTEMENTE DE ELLO, SE DEBERIA INICIAR EL ANALISIS DE SITUACION DEL BIEN EN QUIEBRA QUE DISPARARA EL REAPROVISIONAMIENTO URGENTE, VIA ORDEN DE COMPRA, (OBSERVESE QUE AQUÍ JUEGA UN PAPEL PREPONDERANTE, LA CALIDAD Y POTENCIAL DE PRODUCCION, DEL O LOS PROVEEDORES ACEPTADOS), O LA POSIBILIDAD DE TRANSFERENCIAS DESDE OTRO ALMACEN CON EXISTENCIAS EXCESIVAS. (RELACION ENTRE ALMACENES)

19 CONCLUIMOS ENTONCES QUE:EL SECTOR ADMINISTRATIVO, ES EL FOGUISTA DEL ALMACEN YA QUE JUEGA UN PAPEL MUY IMPORTANTE DENTRO DE LA GESTION DE STOCK.

20 BENEFICIOS OPERATIVOS Y ECONOMICOS:ESTE CONCEPTO, SURGE, AL APLICAR UN SISTEMA PREESTABLECIDO DE GESTION, DONDE TODOS Y CADA UNO DE LOS SECTORES, QUE DE UNA MANERA U OTRA ESTAN RELACIONADOS, ADECUEN SU OPERATORIA TENDIENDO A UN LENGUAJE INTERSECTORIAL COMUN EN TODA LA EMPRESA. ESTO NO IMPLICA SABER GESTION DE STOCK CON PROFUNDIDAD, SINO CONOCER LOS PUNTOS DE CONTACTO QUE EN MAYOR O MENOR MEDIDA SE TIENE CON LA GESTION.

21 CONOCIMIENTO DE PLANES DE PRODUCCION:LOS SECTORES RELACIONADOS CON PLANIFICACION DE TAREAS EN TALLERES, TAMBIEN DEBEN GENERAR LA INFORMACION QUE PERMITA PREVER LAS MAGNITUDES FISICAS DE ALMACENAMIENTO, DE FONDOS AUTORIZADOS, DISPONIBILIDAD DE PROVEEDORES O EVENTUALMENTE INICIAR LOS TRAMITES PARA LOGRARLA. NO DEBE OLVIDARSE DEL PLAZO GLOBAL DE ENTREGA, QUE IMPLICA TRAMITES PROPIOS Y DE TERCEROS QUE DEBEN INICIARSE CON LA ANTELACION NECESARIA. TAL COMO LA ESTAMOS PLANTEANDO EN ESTA HIPOTESIS, SE PRESUMEN INGRESOS DE BIENES QUE SATIFAGAN LAS FUTURAS NECESIDADES. PERO TAMBIEN SUCEDE, QUE LA ELIMINACION O AMPLIACION PLANIFICADA DE ORDENES EN CURSO DE EJECUCION, REQUIERA DE AVISOS TENDIENTES A MODIFICAR LA PREVISION DE REAPROVISINAMIENTO AUMENTANDO, DISMINUYEND O CANCELANDO TOTALMENTE LOS INGRESOS PREVISTOS DE BIENES CON DESTINO A LA ORDEN DE TRABAJO EN CUESTION.

22 COMUNICACIÓN ENTRE ALMACENES:EL CONTACTO ENTRE ALMACENES, TIENE COMO OBJETIVO FUNDAMENTAL, CONOCER FEHACIENTEMENTE LOS SALDOS DE BIENES COMUNES EN OTROS ALMACENES. ELLO PERMITE EN CASO DE INICIAR TRAMITES DE REAPROVISIONAMIENTO DE ESTOS MATERIALES, COMPROBAR PREVIAMENTE SI ALGUN ALMACEN CUENTA CON EXISTENCIAS ABUSIVAS DEL MISMO MATERIAL. PARA ESTABLECER TAL SITUACION, SE DEBE CONTAR CON LOS DATOS DEL BIEN EN ESTUDIO, RELACIONADOS CON LOS CONSUMOS MENSUALES HISTORICOS, ENTRE OTROS, Y EVENTUALMENTE SUGERIR TRAMITAR LA ORDEN DE TRANSFERENCIA INTERNA. INDUDABLEMENTE EN ESTOS CASOS, SE PRODUCE UN AHORRO EN TRAMITES Y FONDOS, AL IMPEDIR COMPRAS INNECESARIAS, REDUCIENDO ADEMAS, EL PLAZO DE ENTREGA.

23 RELACION CON PROVEEDORES - CALIFICACIONES FUNDAMENTAL EL PERMANENTE CONTACTO CON LOS PROVEEDORES. PRINCIPALMENTE CON AQUELLOS QUE PROVEEN A LA EMPRESA DE BIENES QUE EN EL MERCADO NO ABUNDAN, SON DE DIFICIL GENERACION O SON CONSIDERADOS, POR DISTINTOS MOTIVOS, ESENCIALES PARA LA EXPLOTACION FERROVIARIA. ES TAMBIEN NECESARIO NO DEPENDER, EN LO POSIBLE, DE UN UNICO PROVEEDOR PARA SATISFACER LA NECESIDAD DE UN DETERMINADO BIEN. ELLO PERMITE OBTENER MEJORES PRECIOS Y COMPARAR CALIDADES, CUMPLIMIENTO DE PLAZOS ETC. CONTROLAR LA EVOLUCION TECNOLOGICA Y TODO ASPECTO QUE HACE AL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA PROVEEDORA, PUEDE EVITAR EL SORPRESIVO INCUMPLIMIENTO, POR PROBLEMAS FINANCIEROS, GREMIALES O DE OTRA INDOLE, DE ENTREGAS PACTADAS CON FECHA FIJA.

24 POR TAL MOTIVO, LA CALIFICACION ASIGNADA A CADA PROVEEDOR, JUEGA UN PAPEL IMPORTANTE AL MOMENTO DEL REAPROVISIONAMIENTO. DE NUESTRA PARTE, Y CON APOYO TECNICO, SE DEBE ESTABLECER UN DETERMINADO NIVEL DE STOCK, O DETERMINAR CORRECTAMENTE LA FECHA DE REAPROVISIONAMIENTO DE AQUELLOS BIENES QUE REFLEJEN CONSUMOS MENSUALES PROMEDIO. ESTE LAPSO, ES NUESTRO YA CONOCIDO PLAZO GLOBAL DE ENTREGA, DONDE JUEGAN LOS ASPECTOS MENCIONADOS ANTES. (TRAMITES INTERNOS, POTENCIAL DE PRODUCCION ETC)

25 NIVEL DE LOS STOCKS: ESTE ES UN ASPECTO QUE REQUIERE UN FINO MANEJO DE LA GESTION DE STOCK TOMADA GLOBALMENTE. EN EMPRESAS DE PRODUCCION EN SERIE, BASANDONOS SOLO EN EL CONSUMO PROMEDIO DE BIENES, ES PROBABLE QUE SE MANEJEN STOCKS CERCANOS AL CERO DADO LA FACILIDAD CIERTA DE CALCULAR LAS NECESIDADES. TOMEMOS POR CASO LA FABRICACION DE AUTOMOVILES. SI LA EMPRESA PLANIFICA GENERAR 1000 AUTOS DE UN DETERMINADO MODELO, FACIL ES CALCULAR QUE SE REQUERIRAN 1000 CIGUEÑALES, 5000 LLANTAS Y NEUMATICOS, 1000 PARABRISAS ETC. EN TAL CASO LOS STOCKS PUEDEN ESTAR ROZANDO EL STOCK MINIMO FIJADO TECNICAMENTE, CON CERTEZA DE INGRESOS QUE IMPIDAN LA ROTURA DE STOCKS YA QUE LA PRODUCCION, BASANDONOS SOLO EN EL CONSUMO PROMEDIO ES PERMANENTE Y SIN CAMBIOS. EN NUESTRO CASO, ES DIFICIL ESTABLECER DE MANERA MASIVA UN UNICO METODO DE REAPROVISIONAMIENTO, PORQUE LAS TAREAS EVENTUALES DE UN TALLER DESVIRTUAN LA REGULARIDAD DE LOS CONSUMOS. ELLO NO QUIERE DECIR QUE SE RENIEGUE DEL CONCEPTO “STOCK CERO”, PERO SE REQUIERE PARA ESTAR CERCA DE EL, COMO SE DIJO ANTES, UN FINO MANEJO DE LA GESTION A NIVEL EMPRESA.

26 CONSIDERANDO QUE EL OBJETIVO DE ESTA CHARLA ES ESTABLECER CONCEPTOS BASICOS PARA UNA ADECUADA GESTION DE STOCK, HEMOS VISTO HASTA AQUÍ, UN PANTALLAZO DE LAS ACCIONES QUE DESARROLARIAN QUIENES DISPONEN, O NO, DE LOS BIENES Y QUIENES SE DEBEN OCUPAR QUE ESTA SEGUNDA OPCION NO TENGA LUGAR, ENGLOBANDO ENTRE ESTOS ULTIMOS DESDE EL MAS ENCUMBRADO DE LOS FUNCIONARIOS HASTA EL ULTIMO CHANGARIN. PROFUNDIZAR EN DETALLES, USO DE FORMULARIOS, OPERATIVAS Y APOYO TECNOLOGICO, SERA TAREA DEL CURSO “SIGEST: SISTEMA DE GESTION DE STOCK PARA FERROCARRILES”, PERO LO VISTO NOS PERMITE INFERIR QUE:

27 SIN ORGANIZACIÓN Y SIN METODOS NO HAY SISTEMA

28 Y si no hay SISTEMA amigos, aquel anhelado sueño empresario, puede trastocarse en la peor pesadilla.MUCHAS GRACIAS