1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIG 2007-2011 Un hecho de Buen Gobierno
2 Panel TRANSPARENCIA Y BUEN GOBIERNO¿En qué consiste y por que implementar un Código de Buen gobierno? ¿Qué beneficios tiene para la entidad cuando cuenta con él? ¿Cuál considera que puede ser una práctica en la construcción y administración del Código ¿Cómo se integra con los demás Sistemas de Gestión? INTRODUCCIÓN AL TEMA: abierto!
3 Panel TRANSPARENCIA Y BUEN GOBIERNO¿En qué consiste y por que implementar un Código de Buen gobierno? ¿Qué beneficios tiene para la entidad cuando cuenta con él? ¿Cuál considera que puede ser una práctica en la construcción y administración del Código ¿Cómo se integra con los demás Sistemas de Gestión? No tenemos Código de Buen Gobierno, pero desarrollamos prácticas de Buen Gobierno con nuestro modelo de Gestión. ¿POR QUE LA UCALDAS NO LO TIENE?: Porque nuestra autonomía nos dota de la capacidad de autodeterminarnos Principales políticas orientadoras de las Prácticas de Buen Gobierno universitario Porque contamos con un PEI como factor de identidad institucional con enfoque humanista y de compromiso social 2. Porque contamos con un Plan de Desarrollo Institucional 3. Porque contamos con una Política Curricular 3. Porque contamos con una Política de Investigaciones 4. Porque contamos con una Política de Proyección 5. Porque tenemos certificado y acreditado de alta calidad y modelo de gestión denominado Sistema Integrado de Gestión, en adelante SIG, con el que hacemos operativas las políticas institucionales sometiéndolas al ciclo de gestión para el mejoramiento continuo.
4 PRÁCTICAS DE BUEN GOBIERNOPOTENCIACIÓN DE LA AUTONOMIA Ejerciendo autonomía para: Autorregularnos Autogestionar Autocontrolarnos Estableciendo marcos de actuación (normas, procesos y procedimientos) Estableciendo marcos de dirección, decisión y sistema de gobierno Equidad Pluralismo MEJOR ADMINISTRACIÓN GESTIÓN TRANSPARENTE Medición pertinente, oportuna y permanente Procesos de comunicación implementados Gobierno y gestión visible Alineación Sostenibilidad Condiciones laborales y ambiente institucional Universidad pública eficaz, eficiente, efectiva y en mejoramiento planeado continuo Es claro que la sola existencia de políticas no se constituyen en Practicas de Buen Gobierno. Hay que demostrar que esas políticas se traducen en logros y resultados trazables y mejorables: Pretendiendo hacer una descripción resumida de algunas, de las que he considerado Prácticas de Buen Gobierno demostrables en nuestra Universidad, las he esquematizado en tres grandes componentes a saber: 1. POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA 2. MEJOR ADMINISTRACIÓN 3. GESTIÓN TRANSPARENTE
5 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Tradición institucional: Esquemas jerárquicos y rígidos. Cambios abruptos en las iniciativas administrativas y los estilos de dirección. Orientación hacia la gestión basada en procesos . Incorporación de una cultura de acción planificadora y progresiva orientación a la gestión preventiva. Integración SIA – SIG Ruta planificadora (ver mas adelante) Gestión del Riesgo estratégico y operativo. Plan de Manejo de Crisis basado en la norma BS – gestión de la continuidad institucional.
6 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Distancia entre lo académico y administrativo. Espacios de debate y construcción colectiva de reformas estructurales para la universidad con principios de productividad Principales reformas logradas con este esquema: Política Curricular Plan de Desarrollo Reforma sistema de matriculas Reglamentación de la labor académica. Reglamentación del concurso público de méritos para vincular docentes- virtual. Plan de Ordenamiento Físico Estatuto Administrativo Política de vinculación de ocasionales y catedráticos (en proceso) Analisis y decisiones con base en cifras e información objetiva
7 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Distancia entre lo académico y administrativo. Fortalecimiento del aprendizaje continuo y la cultura de la calidad académica y administrativa como forma de vida institucional. $ anuales para el apoyo a la formación doctoral de los docentes de planta. Planta profesoral completándose con mayor nivel de selectividad y cualificación 16% de docentes con formación doctoral y 57% con maestría. Mas de la mitad de los programas de pregrado están acreditados Creciente presupuesto para formación de personal administrativo. DETALLE LOGROS: El Acuerdo 07 de 2010 del Consejo Superior destinó recursos del orden de $ anuales para el apoyo a la formación doctoral de los docentes de planta. La planta profesoral establecida en el año 2005, ha venido completándose con mayor nivel de selectividad a través de concurso público de méritos anuales; igualmente, con mayor nivel de formación. El duplicar el porcentaje de docentes con formación doctoral ha generado un impacto positivo en la productividad académica representado en el notable incremento de las publicaciones de productos de investigación (artículos y libros) en medios nacionales e internacionales. Más de la mitad de los programas de pregrado están acreditados o reacreditados. Inversión en capacitación administrativa: AÑO Presupuesto Asignado $ $ $ $
8 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Rechazo al cambio hacia una cultura de medición y de gestión por resultados. Promoción de la cultura del autocontrol y la evaluación. Oficina de Evaluación y Calidad Académica. 131 auditorias internas desde 2008. Evaluación de departamentos. Medición de indicadores. Medición periódica de la percepción – satisfacción. Medición Índice de Transparencia. Auditorias Gubernamentales GGR. Certificación ICONTEC Acreditación institucional y de programas académicos. DETALLE LOGROS: PROMOCIÓN DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL Y LA EVALUACIÓN: Creación de la Oficina de Evaluación y Calidad Académica. Proceso de Auditorías Internas Integrales: 131 auditorias efectuadas desde el año 2008 (promedio de 22 por año a todos los procesos). Evaluación de departamentos (entre los años 2008 y 2010, desarrollaron procesos de auto evaluación y la evaluación externa). Los compromisos adquiridos son revisados por el Equipo Directivo. Sistema de medición del desempeño de los procesos (indicadores). Medición periódica de la percepción y satisfacción de la comunidad universitaria (semestralmente a todos los estudiantes de pregrado en su 7ª matricula. Anualmente a todos los docentes y administrativos). Medición del Índice de Trasparencia por Colombia. (se muestran detalles del avance mas adelante en la presentación). Auditorías Gubernamentales con enfoque integral de la Contraloría General de la República. Encuesta sobre ambiente y desarrollo institucional – DANE. Certificación ICONTEC que exige procesos de auditoría externa anual Acreditación Institucional y de Programas Académicos con sus dinámicas de autoevalución y evaluación de pares.
9 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Desinterés por la cultura de atención al usuario. Orientación al servicio con calidad y calidez. Diplomado SIG. Seminarios “Gerencia del Servicio: integrando el ser con el hacer”. Creación de la Unidad de Servicios Universitarios. Sistema de Atención al Ciudadano. DETALLE LOGROS: ORIENTACIÓN AL SERVICIO CON CALIDAD Y CALIDEZ: Seminario: “Gerencia del Servicio: Integrando el SER con el HACER”: 5 grupos formados entre el 2010 y 2011 para un total de 112 funcionarios de los cuales cerca de 14 correspondieron a profesores. Diplomado SIG: 4 cohortes para 460 funcionarios formados de todos niveles y estamentos (incluye 50 auditores internos certificados – de los cuales 10 son profesores) Creación de la Unidad de Servicios como articuladora de las actividades de planificación, diseño, desarrollo, prestación, medición y mejora de los servicios universitarios y como central de información y trámites institucionales. Sistema de Atención al Ciudadano que automatizó el trámite de atención de solicitudes de información, peticiones, quejas, sugerencias, etc.
10 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Planeación de mediano y largo plazo inexistente Orientación del quehacer universitario a propósitos claramente definidos y con rutas de acción trazadas, entendidas y compartidas. VER RUTA PLANIFICADORA
11 DESPLIEGUE DE LA POLÍTICA INSTITUCIONAL EN LA RUTA PLANIFICADORA Y SUS MECANISMOS DE MEDICIÓN.MEJOR ADMINISTRACIÓN MISION VISION ESTRATEGIA PROYECTOS Ley 30 de 1992 PEI Evaluación permanente PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL Y FACULTADES PROCESOS MEDICIÓN EFECTIVA Indicadores Estratégicos Indicadores tácticos y operativos META META Indicadores Claves de Desempeño KPI Indicadores INDUCTORES MONITOREO ESTRATÉGICO LOGROS DEL PLAN DE DESARROLLO: Ver cuadros impresos por favor! Principales proyectos del Plan de Desarrollo Institucional: 1. Pertinencia, calidad y ampliación de la oferta de programas: 5programas de Doctorado en funcionamiento, 14 programas de Maestría (además de las 12 especializaciones clínicas que, para efectos administrativos, se homologan a Maestrías). 2. Fomento a la cualificación docente: incremento en el nivel de formación de los docentes de planta (el 16% tienen formación doctoral y el 56.6% maestría) 3. Promoción de la investigación y la innovación: tres institutos de investigación y 54 grupos de investigación clasificados en el sistema Scienti de COLCIENCIAS. 4. Mejoramiento de la universidad en las pruebas SABER PRO 5. Programa de prevención de la deserción estudiantil 6. Internacionalización del currículo 7. Movilidad académica: 8. Capacidad para la enseñanza y aprendizaje de una segunda lengua: 9. Nuevas fuentes de recursos 10. Gestión ambiental: como factor de acreditación institucional en la autoevaluación META Cuadro de Mando Integral META
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13 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Temas no reglamentados u ordenados y baja estandarización. Modelos de dirección basados en la emisión de normas y actos jurídicos “Desjudirización “ de la gestión administrativa . Documentación de la operación de la universidad en manuales, procedimientos, instructivos, guías, trámites, etc., administrados en sistemas de información de diseño y desarrollo propio, totalmente públicos y disponibles.
14 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Poca continuidad de los modelos de gestión o iniciativas similares. Informalidad y lentitud en la gestión administrativa. Institucionalización del SIG por decisión colegiada del Consejo Superior. El SIG permite unificar la forma de pensar (planificar), actuar (hacer), controlar (verificar) y mejorar (ajustar) Sistema Certificado desde el año 2010. Experiencia exitosa inscrita en el Banco de Experiencias Exitosas. Premio Nacional de Alta Gerencia. SIG: base estructural para desarrollar la autoevaluación institucional con fines de acreditación y reacreditación institucional y de programas
15 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Unidad y estructura de costeo y presupuesto de servicios y proyectos. Aumento de ingresos propios del 20 a 30% en 4 años. Plan Plurianual de Inversiones Aumento de la capacidad de endeudamiento institucional Aumento del patrimonio Gastos generales solo representan el 6% del presupuesto general INDICADORES SUE – RANKING: 3 años consecutivos en los 65primeros lugares. Hoy somos segundo puesto. RANKING U-SAPIENS COLOMBIA: puesto 10 entre todas las universidades de Colombia Progresiva desfinanciación
16 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS Gestión estratégica y rendición de cuentas (visibilidad de la gestión) PROPÓSITOS: Medición en línea (web) de todos los indicadores Monitoreo directivo permanente Comunicación permanente del desempeño institucional SISTEMA GERENCIAL LUPA
17 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Falta de afinidad y usabilidad de los sistemas informáticos Escasos e inadecuados canales de comunicación con la comunidad universitaria. Inversión en sistemas de información para la administración y la academia. Agilidad y confiabilidad en operaciones. Racionalización del gasto. Ordenación, unificación y disponibilidad de las fuentes de información. - SIG: G. Documental G. indicadores G. Riesgos G. Auditorias G. Planes de mejoramiento Costeo y presupuesto de servicios Atención al Ciudadano - PQRS - SINCO (Gestión Contractual) - SARA (Gestión del Talento Humano) - Sistema de Gestión Financiera - ADMIARCHI (Gestión de archivos y correspondencia)
18 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA LOGROS Invisibilidad de la gestión académica y administrativa para el control social y la toma de decisiones Estructuración de una base de indicadores de gestión. Balanced Scorecard Cuadro de mando en Sistema Gerencial denominado LUPA. Aplica como Boletín Estadístico Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas Equipo Directivo en las Facultades VER BSC IR A LUPA
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20 POTENCIACIÓN DE LA AUTONOMÍA TRASPARENCIA EN LA GESTIÓNMEJOR ADMINISTRACIÓN TRASPARENCIA EN LA GESTIÓN VARIABLES ESTRATÉGICAS RETOS AFRONTADOS ACCIONES DE MEJORA Proceso de Información y Comunicación Plan Estratégico y Matrices de Comunicación. Creación de la Unidad de Servicios y Atención al Ciudadano. Instructivo para las comunicaciones institucionales en situaciones de crísis Inexistencia de procesos y de procedimientos de comunicaciones interna y externa
21 BUEN GOBIERNO EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS: Asuntos por mejorar y otros retos después de 4 años Actualizar el PEI apropiación del Sistema Gerencial LUPA entre la comunidad académica. Aun prevalece la dependencia de la evaluación como fuente y oportunidad de mejora. Somos correctivos. Falta autocontrol. Planes de mejoramiento interno y externo: menos triviales, mas vitales. Tensiones por la generación de fuentes alternas de financiamiento. Procesos misionales con bajos niveles de sistematización
22 BUEN GOBIERNO EN LA UNIVERSIDAD DE CALDAS:DISTINCIONES: Acreditación Institucional de Alta Calidad desde 2007 Certificaciones ISO 9001:2008, NTCISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 Premio Nacional de Alta Gerencia – Inscripción en el Banco de Éxitos 2009 RANKING: Índice de transparencia por Colombia Ver resultados. Red Pacto Global sobre Responsabilidad Social Empresarial. Puesto 2 entre 32 universidades OTROS: Calificadora del riesgo financiero – A+ Efectividad web: 2do lugar como página mas consultada en Manizales. Nominada a Mejor Sitio Móvil en los Premios Colombia en Línea 2011 Competimos con Bancolombia y de RCN mundo.
23 Comparativo posición relativaResultados del Índice de Transparencia Nacional – ITN para el sector educación Ministerio de Educación Nacional Comparativo posición relativa ENTIDAD-UNIVERSIDAD 2003 2004 2005 MEN 19 31 29 3 U. MILITAR 34 58 20 16 18 ICETEX 119 17 36 23 UNAD 81 94 91 79 42 ICFES 27 8 6 15 48 U.T. PEREIRA 55 104 65 U. CALDAS 109 53 102 126 84 UPTC 116 131 93 U. NACIONAL 32 43 77 105 U. PEDAGOGICA 45 106 110 114 107 U. MAYOR C/MARCA 127 113 U. PACÍFICO ND 137 U. CAUCA 90 144 125 117 U. LLANOS 124 U. AMAZONIA 78 U. CHOCO 118 128 U. SURCOLOMBIANA 155 134 103 129 U. CORDOBA 115 130 85 U. CESAR 140 142 149 TOTAL ENT. EVALUADAS 138 Riesgo Bajo Riesgo Moderado Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Muy Alto Se muestra como la Universidad de Caldas pasó de Riesgo Muy Alto a Riesgo Moderado.
24 GRACIAS A TODOS POR SU ATENCIÓN