1 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL08/11/2012 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL abril de 2017 Noviembre 08 de 2012
2 Integralidad del Sistema Política del SIGI Estado actual del SIGI 08/11/2012 Integralidad del Sistema Política del SIGI Estado actual del SIGI Cronograma auditoría de certificación abril de 2017
3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓNNoviembre 2012 Revisión anual de la siguiente información: Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección (Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía Sept2011-Ago2012) Resultados de las auditorías Retroalimentación de los usuarios y grupos de interés, Desempeño de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio Acciones correctivas y preventivas Cambios que podrían afectar el sistema de gestión de la calidad Recomendaciones para la mejora Líderes de proceso, Representante de la dirección para cada Sistema Analiza las revisiones realizadas por los jefes de área, jefes de dependencia y representante de la dirección para calidad e identifican acciones de mejora INDICADORES Y CUMPLIMIENTO DE METAS abril de 2017
4 INTEGRALIDAD DEL SISTEMA Gestión de la calidad en la Gestión PúblicaISO 14001 Medio ambiente OHSAS 18001 Seguridad y Salud ocupacional ISO 9001 Calidad CLIENTES NTC GP 1000 Gestión de la calidad en la Gestión Pública SOCIEDAD PERSONAL CLIENTES / USUARIOS abril de 2017
5 EL SIGI ES UNA HERRAMIENTA PARA:GARANTIZAR CALIDAD SIGI está orientado a la prevención y solución de problemas que asegura y mejora continuamente la calidad de los servicios ofrecidos. MEJORAR IMAGEN INSTITUCIONAL Aumenta el prestigio de la SIC demostrar que la satisfacción de los usuarios es la principal preocupación de la entidad. MOTIVAR A LOS FUNCIONARIOS Lograr las metas de cumplimiento y la satisfacción de los usuarios motiva a los funcionarios a continuar con el SIGI DISMINUIR COSTOS Prestar servicios asociados a la no calidad (reprocesos, demandas y tiempos ineficientes) genera costos, que se disminuyen con la adecuada implementación del SIGI . MEJORAR CLIMA ORGANIZACIONAL Promover la cultura de respeto por la Seguridad y Salud Ocupacional de los funcionarios mejora el clima organizacional GESTIÓN ECOEFICIENTE Avanzar hacia la gestión ecoeficiente que abarca el ahorro y uso eficiente de los recursos en todas sus formas. abril de 2017
6 SATISFACCIÓN DE USUARIOS CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN ¿QUE BUSCA EL SIGI? SATISFACCIÓN DE USUARIOS CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN PREVENCIÓN DE RIESGOS MEJORA EN EL DESEMPEÑO EN CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE MINIMIZACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES EFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN abril de 2017
7 RESPONSABILIDAD AUTORIDADRESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN EL SIGI RESPONSABILIDAD AUTORIDAD ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Decreto 4886 de 2011: funciones de la SIC Manual Específico de Funciones: Competencias Laborales de los funcionarios. SIGI Trabajo en equipo ↓ CALIDAD Jefe Oficina Asesora de Planeación Y AMBIENTAL Y SALUD OCUPACIONAL Secretaria General abril de 2017
8 ¿Cómo vamos a obtener la certificación?Documentación integral (ene-agosto) Implementación (mayo-oct) Control y Seguimiento (permanente) Auditorias Internas (1 al 12 de oct) Planes de Mejoramiento y Cierre de No conformidades Pre auditoría (16 oct) y Auditoria Fase 1 (13 nov) Auditoria Fase 2 (3dic) SIGI Certificado (14 diciembre) abril de 2017
9 Integralidad del Sistema Política del SIGI Estado actual del SIGI 08/11/2012 Integralidad del Sistema Política del SIGI Estado actual del SIGI Cronograma auditoría de certificación abril de 2017
10 ENTRADAS PARA REVISIÓN DE LA POLÍTICA08/11/2012 ENTRADAS PARA REVISIÓN DE LA POLÍTICA REVISIÓN POLÍTICA 5 mayores causas de satisfacción e insatisfacción Exigencia de mayor detalle de objetivos de cada sistema Incluir Responsabilidad social Incluir compromiso de mejora continua Énfasis en el usuario y el trabajador Incluir calidad del servicio: amabilidad, claridad y oportunidad abril de 2017
11 POLÍTICA DEL SIGI La SIC, entidad encargada de la protección al consumidor y apoyo empresarial se compromete a: Prestar servicios que satisfagan las expectativas de los usuarios y partes interesadas con amabilidad, claridad y oportunidad en la respuesta, contribuyendo al logro de los fines del Estado con idoneidad y competencia técnica y legal para generar confianza en los usuarios. Procurar la protección de funcionarios, contratistas, visitantes y partes interesadas a través de la promoción de buenas prácticas en seguridad y salud ocupacional, la continúa identificación y control de riesgos Biomecánico, Sicosocial y Locativo,prevención de lesiones y enfermedades. Establecier acciones para la protección del medio ambiente, mediante la identificación de aspectos e impactos ambientales, la racionalización de los recursos, la prevención de la contaminación, y el desarrollo de programas de gestión. Lo anterior dentro de un marco de Responsabilidad Social, mejora continua, trabajo en equipo, suministro de los recursos necesarios, cumplimiento de los requisitos legales vigentes y otras disposiciones que apliquen para la integralidad del sistema. CALIDAD SEGURIDAD y SALUD OCUPACIONAL AMBIENTAL RESPONSABILIDAD SOCIAL abril de 2017
12 Integralidad del Sistema Política del SIGI Estado actual del SIGI 08/11/2012 Integralidad del Sistema Política del SIGI Estado actual del SIGI Cronograma auditoría de certificación abril de 2017
13 ESTADO ACTUAL DEL SISTEMA Etapa 3. Capacitación y FormaciónEtapa 1. Recopilación de información, documentos, datos, registros de los sistemas de gestión Sistema indep. Ene /12 Calidad 90% Ambiental 53 % S & SO 40% 15% Etapa 2. Planeación del Sistema Integral de Gestión Etapa 4. Ejecución e Implementación de los Sistemas de Gestión Etapa 3. Capacitación y Formación Noviembre/12 % avance integral 90% Etapa 5. Control y Seguimiento Etapa 6. Acompañamiento en el proceso de Certificación abril de 2017
14 MATRICES DE RIESGOS EN EL SIGIMATRIZ RIESGOS PROCESOS Producto No Conforme Incumplimiento en Términos (METAS) MATRIZ DE IDENTIFICACION DE PELIGROS Y RIESGOS Identificación de PELIGROS, valoración y evaluación de RIESGOS en todas las actividades, instalaciones y servicios, así como los CONTROLES a tomar MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES Aspectos Ambientales Impactos Ambientales abril de 2017
15 SIGI – CALIDAD Realización del Producto – Prestación del ServicioProcesos relacionados con el cliente Planificación de la realización del Producto Compras Producción y prestación de Servicio abril de 2017
16 SATISFACCION DE USUARIOS 2012ITEM CALIFICADO PROMEDIO 1 Atención en ventanilla Sede SIC 7,9 2 Atención en el área de notificaciones 7,5 3 Atención de nuestro Call-Center 7,6 4 Atención en nuestros puntos diferentes a la sede centro 7,4 5 Actitud de servicio de los funcionarios 7,7 6 Acceso a formularios en la página WEB 8,0 7 Nivel de automatización del trámite con uso adecuado de medios electrónicos y de contacto por la WEB. 7,8 8 Tiempo total del trámite 7,0 9 Información en nuestro portal o WEB 10 Nivel profesional en el proceso o trámite 11 Nivel de la información y orientación para su trámite 7,3 12 Funcionalidad de nuestras instalaciones AMABILIDAD CLARIDAD OPORTUNIDAD INFRAESTRUCTURA En el 2010 de 600 usuarios encuestados, el 75% se encuentra satisfecho con el servicio prestado por la SIC. En el 2011 de 967 usuarios encuestados, el 59% se encuentra satisfecho con el servicio prestado por la SIC. En el 2012 de 1832 usuarios encuestados, el 76% se encuentra satisfecho con el servicio prestado por la SIC. abril de 2017
17 DOCUMENTACIÓN DEL SIGITotal Formatos Total Documentos Actualizados 109 92 Total SIGI 180 148 Porcentaje actualización 60% 62% CAPACITACIONES SEGUNDO SEMESTRE 2012 (agosto 2012) REQUISITOS NORMAS PARA LIDERES SIGI (agosto y septiembre 2012) SENSIBILIZACIÓN FUNCIONARIOS (Septiembre de 2012) FORMACION AUDITORES abril de 2017
18 RESULTADOS AUDITORIASDURACIÓN Total en tiempo: 8 días Fecha de Inicio de Auditorias: 01 de Octubre de 2012 Fecha de Finalización de Auditorias: 10 de Octubre de 2012 Número de Horas de Auditoria: 24 horas efectivas en sitio. No incluye horas de preparación de la auditoria (auditoria de escritorio) ni reuniones con el equipo auditor. (Septiembre 2012) CONFORMACION EQUIPO AUDITOR Base de datos auditores integrales: 17 funcionarios y 1 contratista (Octubre 2012) AUDITORIAS INTERNAS: 39 PROCESOS – 100% SIGI PROGRAMACIÓN DE AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A 6 PROCESOS QUE PRESENTARON NO CONFORMIDADES: Administración Sistema Nacional de Propiedad Industrial, Atención al Ciudadano y Comunicaciones, Gestión del talento humano, Vigilancia de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal. (Noviembre de 2012) PLANES DE MEJORAMIENTO Y CIERRE DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS GENERADAS abril de 2017
19 SIGI - AMBIENTAL abril de 2017 PROGRAMAS AMBIENTALESPrograma de Gestión para el Uso Eficiente y Racional del Agua Programa de Gestión Manejo y Disposición de Residuos Sólidos Programa de Gestión para el Uso eficiente y racional de la Energía abril de 2017
20 CIRCUNSTANCIAS CAMBIANTES – CAMBIOS LEGALESCon el fin de establecer los aspectos e impactos ambientales de la entidad y determinar la normatividad ambiental aplicable al Sistema de Gestión Ambiental se realizo el levantamiento de las siguientes matrices: GA03-F05 MATRIZ DE IDENTIFICACION DE ASPECTOS EVALUACION Y CONTROL DE IMPACTOS AMBIENTALES GA03-F06 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN, ACCESO Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS abril de 2017
21 COMUNICACIONES PERTINENTES A LAS PARTES INTERESADASLa entidad mediante la implementación de su programa de manejo y disposición de residuos, ha querido estar participe en proyectos pos consumo que le permitan evidenciar su compromiso para con el medio ambiente, entre estos proyectos se encuentran: Recolección y disposición de pilas y baterías: Programa Pilas con el ambiente – Empresa: ANDI. Recolección y disposición de material reciclado: Empresa: Retales de papel Mejizam Recolección y disposición de residuos hospitalarios: Empresa: Eco Capital. Disposición de Luminarias: Programa Lúmina – Empresa: Eco Industria Recolección y disposición de tóner: Programas pos consumo con HP y Lexmark abril de 2017
22 SITUACION AMBIENTAL DE LA SIC UN AÑO ATRASLa entidad no contaba con un espacio para el almacenamiento y adecuada disposición de residuos sólidos. No se contaba con una política de rehúso e impresión por doble cara. Todo material o residuo solido era arrojado a la basura sin ser clasificado. La entidad no contaba con recipientes para clasificar el papel. Un 75% de los equipos de computo quedaban encendidos al finalizar la jornada laboral. Se desconocía el manejo que se debe dar a los residuos catalogados como peligrosos. Se tenia un Plan de Gestión Ambiental, el cual contemplaba generalidades del tema, pero no tenia acciones concretas. abril de 2017
23 INVENTARIO DE RESIDUOS GENERADOS PERIODO SEGUNDO SEMESTRE 2011 PRIMER SEMESTRE 2012 TIPO DE RESIDUO RESIDUOS APROVECHABLES 2011 RESIDUOS NO APROVECHABLES 2011 % de aprovechamiento RESIDUOS APROVECHABLES 2012 RESIDUOS NO APROVECHABLES 2012 Papel 867 498 64% 2501 395 86% Periódico 39 16 71% 70 28 Cartón 172 33 84% 325 22 94% Plástico 9 36% 15 19 44% Vidrio 17 47% 11 39% abril de 2017
24 CONSUMO DE ENERGÍA Promedio de consumo Segundo semestre 2011Primero semestre 2012 540 personas(*) 641 personas (*) 44,5 Kw/persona 42,4 Kw/persona (*)Incluye planta permanente y temporal, contratistas y tercerizaciones abril de 2017
25 POLITICAS DE AHORRO DE PAPELDIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 4 – CERO PAPEL REUSO DE PAPEL RECICLAJE COMUNICACIONES ELECTRONICAS IMPRESIÓN POR AMBAS CARAS abril de 2017
26 RESULTADO DE LA GESTION AMBIENTAL DE LA SICabril de 2017
27 PROYECTOS EN CONJUNTO PROGRAMA PILAS CON EL AMBIENTEPROGRAMAS POSCONSUMO HP Y LEXMARK PROGRAMA LUMINA abril de 2017
28 COMPRAS PUBLICAS SOSTENIBLESCIRCULAR No. 10 DE 2012. LINEAMIENTOS DE COMPRAS PUBLICAS SOSTENIBLES PARA BIENES Y SERVICIOS DE LA SIC abril de 2017
29 SIGI - SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONALPrograma de Salud Ocupacional Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo Enfermedad profesional Subprograma de Seguridad Industrial Incidentes y accidentes Subprograma de Higiene Industrial abril de 2017
30 Estado de las investigaciones de accidentes e incidentesGracias al compromiso de los funcionarios de la Entidad con la política y objetivos del Programa de Salud Ocupacional de la SIC , durante lo corrido del año 2012 solo se ha presentado un (1) Accidente de Trabajo del cual se generaron acciones correctivas y preventivas tan importantes como la disposición de un solo ascensor para el uso exclusivo de los funcionarios de la entidad. abril de 2017
31 Resultados de la Participación y ConsultasCon ocasión a la implementación del Programa de Salud Ocupacional de la SIC se estableció dar cumplimiento a la resolución 2646 de 2008 con la aplicación de la encuesta de Riesgo Psicosocial para los funcionarios de la entidad. En el marco del Programa de Salud Ocupacional de la SIC se creó e implementó el Formato de Reporte de Actos y Condiciones (FACI) Inseguras para los funcionarios de la SIC el cual ha sido de gran aceptación y utilización por parte de los mismos. abril de 2017
32 Cambios que podrían afectar el Sistema de Seguridad y Salud OcupacionalMediante Decreto 4175 de 2011 se creó el Instituto Nacional de Metrología razón por la cual la Delegatura de Reglamentos Técnicos se debió disponer físicamente en la sede principal de la SIC, previa verificación de los peligros y riesgos a los cuales puede estar expuestos sus funcionarios en la entidad. Con la expedición de la Ley 1562 de 2012 que modificó el Sistema de Riesgos Laborales se debió ajustar todo el sistema SySO de la SIC. Se creó e Implementó el Plan de Emergencias de la SIC el cual se encuentra sujeto a cambios de acuerdo a las obras realizadas en le perímetro del centro Internacional Tequendama. abril de 2017
33 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – RETOS INFORME DE GESTION 2011-2012A manera de retos, esta Entidad en una visión a mediano y largo plazo sigue comprometida en aspectos que involucran un proceso de mejora continua en la prestación de sus servicios y en la interacción eficiente y efectiva con el ciudadano tomando como referencia los siguientes aspectos. Disminución permanente de tiempos de respuesta de los trámites y servicios que presta la SIC. Mejoramiento de los mecanismos y herramientas de control y vigilancia para verificar el adecuado cumplimiento de las funciones en materia de protección del consumidor, protección de la competencia y cámaras de comercio, de manera que se garantice el ejercicio de las funciones institucionales. Optimización en adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones en los procedimientos para la atención de los trámites y servicios institucionales a efectos del cumplimiento de los temas misionales con una completa restructuración de sus sistemas de información. abril de 2017
34 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – RETOS INFORME DE GESTION 2011-2012Aumento en el número de solicitudes presentadas gracias a estrategias de divulgación. Ampliación de la cobertura en materia de propiedad industrial como de incentivos hacia la investigación y el desarrollo del país. Incremento en los niveles de cobertura y penetración de la información institucional entre la ciudadanía a nivel nacional, través de la descentralización de las acciones. Obtención de la certificación de la Superintendencia en las normas NTC-ISO 9001, NTC-GP 1000, NTC-ISO 14001, NTC-OHSAS Optimización y mejora continua de los esfuerzos en materia de acuerdos pre-procesales de los conflictos interpartes en materia de consumidor, dirigidos a promover la conciliación previa a adelantar los trámites en la SIC y hacer una gestión eficaz en la materia. abril de 2017
35 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – RETOS INFORME DE GESTION 2011-2012Fortalecimiento de la presencia institucional mediante el establecimiento de los puntos de atención de la SIC en Bogotá y a nivel nacional. Desarrollo de plataformas tecnológicas más eficientes que permitan suministrar una información satisfactoria y oportuna, para dar agilidad a los trámites y procedimientos. Continuar con el proceso de virtualización de los servicios de la Superintendencia de manera que el usuario no tenga que radicar ni un solo papel para acceder a trámites y servicios institucionales. Implementar la Red Nacional de Protección al Consumidor, iniciativa que en un solo sistema vincule el trabajo que deben hacer todas las entidades de protección al consumidor, en los distintos órdenes abril de 2017
36 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA – SISTEMA INTEGRAL DE GESTION INSTITUCIONALFortalecer las actividades de los programas de gestión, motivando la participación de las áreas misionales y partes interesadas. Sensibilizar al personal con temas de separación en la fuente, no solo para que sean aplicados al interior de la entidad sino en sus hogares. Establecer alianzas con nuestros proveedores acerca de la disposición final de residuos como tóner y luminarias. Continuar con las capacitaciones integrales afianzando los conocimientos en calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional. Temas como las acciones correctivas y preventivas son de permanente capacitación. abril de 2017
37 Integralidad del Sistema Política del SIGI Estado actual del SIGI 08/11/2012 Integralidad del Sistema Política del SIGI Estado actual del SIGI Cronograma auditoría de certificación abril de 2017
38 Cronograma Auditoría 17 de septiembreVisita de aptitud 17 de septiembre Verificar el estado de integralidad del SIGI Indicar aptitud del SIGI para iniciar pre-auditoría Pre-auditoría Revisión documentación SIGI – líderes SIGI Hallazgos – no conformidades 16 al 17 de octubre Auditoría Fase 1 13 al 14 de noviembre Revisión documentación SIGI - toda la SIC Oportunidades de mejora Auditoría Fase 2 Revisión documentación ajustada 3 al 7 de diciembre 25 oct. al 12 nov. (10 días hábiles) INFORME 24 DE OCT. INFORME 14 DE DIC. INFORME 24 DE SEPT. al 30 de nov. (7 días hábiles) INFORME 21 DE NOV. Auditoría interna 1 al 12 de oct. abril de 2017 38
39 FIN DE LA PRESENTACIÓN abril de 2017