1 Small Business Legal Academy: Conceptos jurídicos básicos para pequeñas empresas 19 de noviembre de 2014

2 Temas jurídicos que se verán: Tipo societario/cómo elegir uno Aspectos impositivos según cada caso Constitución de sociedades sin fines de lucro Arrendamientos comerciales Cuestiones laborales * Resumen

3 presentado por Simpson Thacher & Bartlett LLP * Cómo elegir un tipo societario / Aspectos impositivos

4 1) ¿Se tratará de una sociedad unipersonal? 2) Si no es el caso: a) ¿Cuántos socios/as piensa tener? b) ¿Alguno será una persona jurídica? c) ¿Todos serán ciudadanos o residentes permanentes de los EE.UU.? d) ¿Cómo se compartirán las responsabilidades de gestión? ¿Por igual o habrá otro esquema? e) El derecho a voto de cada socio/a, ¿se basará en su participación en el capital social? 3) ¿Prevé contratar personal? 4) ¿Tiene planes para la expansión de la empresa, incluida la búsqueda de financiamiento adicional? 5) ¿El objeto social se desarrollará fuera del Estado de Nueva York? * Cómo elegir un tipo societario / Cuestiones iniciales

5  Responsabilidad ◦ frente a los clientes ◦ ante el personal ◦ respecto del Estado  Impuestos ◦ a nivel de la sociedad o de los socios ◦ deben verificarse los requisitos tributarios a nivel federal, estadual y local  Gobierno ◦ toma de decisiones ◦ representación de la empresa frente a terceros ◦ controles internos y cumplimiento normativo * Cómo elegir un tipo societario / Consideraciones fundamentales

6  Titularidad ◦ control de los votos y económico ◦ obtención de capital ◦ transferabilidad  Requisitos administrativos permanentes ◦ actas y asambleas ◦ presentación de informes ◦ contabilidad  Trámite de constitución ◦ costos ◦ eficiencia * Cómo elegir un tipo societario / Consideraciones fundamentales

7  Empresa unipersonal  Sociedad colectiva  Sociedad anónima C  Sociedad anónima S  Sociedad de responsabilidad limitada * Cómo elegir un tipo societario / Opciones

8 ➤ Responsabilidad ◦ Débil protección ➤ Titularidad ◦ Único propietario ◦ Puede operar con su propio nombre o bajo una denominación comercial (nombre de fantasía) ◦ Limitada capacidad para reunir capital ➤ Gobierno ◦ Único propietario ◦ No es posible añadir nuevas partes ➤ Impuestos empresariales o Tributación directa o Se declaran los ingresos de modo personal (Formulario “1040 Schedule C”) o Tributa como trabajador independiente respecto de toda la ganancia registrada o Tributa en la Ciudad de Nueva York como sociedad de hecho ➤ Trámite de constitución ◦ De bajo costo ◦ Arancel adicional para la inscripción del nombre de fantasía ➤ Requisitos administrativos permanentes ◦ Mínimos ➤ Vigencia ◦ Limitada a la vida del titular (no hay existencia por separado de la sociedad) * Cómo elegir un tipo societario / Empresa unipersonal

9 ➤ Responsabilidad ◦ Débil protección ➤ Gobierno ◦ Flexible, establecido en el contrato de constitución ➤ Titularidad ◦ Dos o más socios ◦ Puede operar con su propio nombre o bajo una denominación comercial (nombre de fantasía) ◦ Menos flexible que una SRL o una SA ◦ Las sociedades en comandita simples permiten la inversión sin control de la empresa ➤ Impuestos empresariales o Tributación directa o Se declaran los ingresos de modo personal (Formulario “1040 Schedule C”) o Tributa como trabajador independiente respecto de toda la ganancia registrada o Tributa en la Ciudad de Nueva York como sociedad de hecho ➤ Trámite de constitución ◦ De bajo costo, si bien las sociedades en comandita simples deben cumplir también con un requisito de publicidad ➤ Requisitos administrativos permanentes ◦ Mínimos ➤ Vigencia ◦ Existencia independiente limitada ― ante la salida de un socio, se disuelve la sociedad (lo cual crea dificultades a la hora de comprar/vender participaciones) * Cómo elegir un tipo societario / sociedad colectiva

10 ➤ Responsabilidad ◦ Fuerte protección ➤ Titularidad ◦ Accionistas ◦ Puede haber múltiples clases de acciones ◦ Transferibilidad, sujeto a las leyes de títulos valores ➤ Gobierno ◦ Directorio y funcionarios ◦ Adecuado para organizaciones complejas ➤ Impuestos empresariales o Tributos a nivel societario (es decir, doble imposición) o Los accionistas declaran y tributan en función de los dividendos que reciben o Impuesto societario a nivel estadual en el Estado de Nueva York  Trámite de constitución ◦ De costo razonable ◦ Certificado de constitución ($135) ◦ Estatuto ◦ Asamblea inicial de constitución para aprobar los estatutos y elegir a los primeros directores ◦ Emisión de acciones ➤ Requisitos administrativos permanentes ◦ Mayor carga ◦ Importante para evitar el “corrimiento del velo societario” ➤ Vigencia ◦ La sociedad existe hasta que se disuelve formalmente. * Cómo elegir un tipo societario / sociedad anónima C

11 ➤ Responsabilidad ◦ Ídem Sociedad C ➤ Titularidad ◦ Accionistas ◦ Límite a la cantidad y tipo de accionistas ◦ Se permite una única clase de acciones ◦ Transferibilidad, sujeto a las leyes de títulos valores ➤ Gobierno ◦ Ídem Sociedad C ◦ PERO – Los gerentes (titulares/empleados) deben cobrar un sueldo razonable. De lo contrario, podrían quedar sujetos al pago de impuestos como trabajadores independientes ➤ Impuestos empresariales o De pago directo a la IRS y el Estado de Nueva York o Distribución proporcional de los resultados o Impuesto societario general de la Ciudad de Nueva York  Trámite de constitución ◦ De costo razonable ◦ Certificado de constitución ($135) ◦ Estatuto ◦ Asamblea inicial de constitución para aprobar los estatutos y elegir a los primeros directores ◦ Emisión de acciones ◦ Realizar opción por el tipo “S” ➤ Requisitos administrativos permanentes ◦ Mayor carga ◦ Importante para evitar el “corrimiento del velo societario” ➤ Vigencia ◦ La sociedad existe hasta que se disuelve formalmente. ◦ PERO – puede perder el tratamiento impositivo especial * Cómo elegir un tipo societario / sociedad anónima S

12 ➤ Responsabilidad ◦ Fuerte protección ➤ Titularidad ◦ Muy flexible, se permiten múltiples clases de participaciones en el capital social ◦ Transferibilidad, sujeto a las leyes de títulos valores ➤ Gobierno ◦ Muy flexible, establecido en el contrato constitutivo ◦ Puede estar a cargo de los propios socios o de uno o más gerentes ➤ Impuestos empresariales ◦ Tributación directa ◦ Asignación flexible de los resultados y otros rubros sujetos al pago de impuestos ➤ Trámite de constitución ◦ Mayor costo ($200) ◦ Requisito de publicidad ➤ Requisitos administrativos permanentes ◦ Menor carga que en el caso de las sociedades anónimas, si bien siguen siendo importantes los requisitos de libros y registros ➤ Vigencia ◦ Puede estar vigente por un plazo determinado según lo establecido en el Acta Constitutiva; O hasta que se produzca un hecho que ocasione la disolución de la sociedad y ésta no tome ninguna medida para seguir adelante con su actividad. * Cómo elegir un tipo societario / sociedad de responsabilidad limitada

13  Contrate los servicios un contador  No fusione los fondos personales con los de la empresa  Firme documentos en nombre de la sociedad y no en nombre propio ◦ por ejemplo: “Por XYZ Corp., John Smith, Gerente General” en vez de “John Smith” * Datos clave

14 ➤ Tipo de persona jurídica optar por una de las alternativas posibles ➤ Dos posibilidades económicas A nivel de la persona jurídica (sociedad anónima) A nivel de la persona física (sociedades colectivas, SRL, SA tipo S) ➤ Otros Estadual Local Contribuciones como empleador Impuestos a las ventas y al uso * Aspectos impositivos

15 Otras consideraciones ➤ Número de Identificación como Empleador (“EIN”): Debe tener uno para abrir una cuenta bancaria y si paga sueldos a cualquier tipo de empleado; Use el Formulario SS-4 de la IRS ➤ Consideraciones respecto de los impuestos vinculados con el autoempleo ➤ Tributos relacionados con los pagos al personal: Retención del Impuesto a las Ganancias del empleado (federal y estadual) Contribuciones como empleador  Considere los aportes al personal regular (a los sistemas de la Seguridad Social y a Medicare, así como los impuestos al Fondo de Desempleo Federal), y los pagos de asignaciones familiares (“remuneración razonable”)  Pagos a contratistas independientes. No se retienen impuestos, si bien hay un régimen informativo que cumplir. Por lo general, las empresas deben declarar al estado federal todo pago que se realice a contratistas externos desde los $600 * Aspectos impositivos

16 Otras consideraciones (continuación) ➤ Declaraciones de impuestos: Las sociedades C deben presentar declaraciones juradas, las demás sociedades por lo general presentan declaraciones informativas Las empresas unipersonales deben informar las ganancias societarias en la declaración jurada estadual Las sociedades S de un único accionista deben presentar de todos modos declaraciones a nivel societario Los empleadores presentan declaraciones estaduales trimestralmente, incluso si no pagaron sueldos en el periodo (Formulario NYS-45) Las empresas presentan declaraciones estaduales (Formulario NYS-202 o NYS-204) si sus ingresos brutos (antes de deducir los costos de los servicios prestados o de las mercaderías vendidas) de más de $95.000, así como el Formulario NYC-5 UBTI trimestralmente ➤ Impuestos estimados: Las sociedades C que prevean que pagarán un impuesto a las ganancias de $500 o más deben estimar su pasivo tributario para el ejercicio y pagar anticipos trimestrales Empresas unipersonales, socios de sociedades colectivas: pagan anticipos si el impuesto del ejercicio anterior a nivel ciudad y a nivel estadual fue de al menos $300 y la retención del ejercicio en curso realizada sobre los sueldo y créditos no cubrirá la mayor parte (90%) del pasivo impositivo previsto * Aspectos impositivos

17 Otras consideraciones (continuación) ➤ Ganancias de capital Las alícuotas son inferiores para los particulares, no así para las sociedades ➤ Impuesto a las ventas: A nivel estadual (NYS) y a nivel ciudad (NYC) Están sujetas al impuesto la mayor parte de las ventas minoristas de bienes tangibles (p. ej., revelado de fotografías, impresiones, venta de comidas y bebidas por restaurantes, servicios de mantenimiento y de reparación) El vendedor es personalmente responsable por el pago del impuesto (si bien el consumidor en general es quien paga) Los vendedores de bienes y servicios sujetos al pago de impuestos deben inscribirse ante las autoridades impositivas del estado y de la ciudad antes de empezar con su actividad comercial Presentación de declaraciones impositivas (incluso si no se realizaron ventas ni compras sujetas al impuesto) * Aspectos impositivos

18 “¿Dónde presento las declaraciones / realizo el pago de los impuestos?” ➤ Las empresas de NY en general tienen que inscribirse, presentar declaraciones impositivas y pagar impuestos en otro estado si “Realiza actividades” en el estado (es decir, tiene empleados o ventas habituales allí) Posee una sede en el estado Es dueño o locatario de bienes en el estado  Las ventas por Internet, telefónicas o por correo no son suficientes para que se configure la tributación ➤ Impuestos estaduales y locales Varían, pero similares a las de NYS en sus principales aspectos En algunos estados las sociedades S no están gravadas con el impuesto societario En la mayoría de las ciudades no se imponen impuestos societarios a las personas jurídicas constituidas ni a las sociedades de hecho Cada estado tiene una fórmula para dividir los ingresos entre los distintos estados en los que opera la empresa, a fin de evitar la doble imposición sobre la misma ganancia * Aspectos impositivos

19 Presentado por Linda S. Manley, Directora de Asuntos Jurídicos Lawyers Alliance for New York * Constitución de organizaciones sin fines de lucro

20  Los grupos que pretenden llevar adelante actividades caritativas o educativas tienden a constituirse como organización sin fines de lucro (OSFL) o funcionan con asociaciones de hecho.  Ventajas: 1. Responsabilidad limitada de los directores, funcionarios y socios. 2.Facilita el trámite de solicitud de exención impositiva 3.Existencia indefinida 4.Pueda contribuir a la generación de ingresos * Constitución de OSFL, ¿por qué tomar la decisión?

21  Dependiendo del alcance de los servicios, puede haber alguna dificultad para cumplir con los requisitos para constituirse como OSFL en NYS.  Puede llevar mucho tiempo y ser de alto costo.  No generará ingresos de automáticamente.  Es difícil realizar su disolución. * Constitución de OSFL - Desventajas

22  Este tipo de sociedades tiene su ley específica, que se basa en la Ley General de Sociedades pero tiene algunas importantes diferencias. 1.Su objeto no puede ser pecuniario. 2.No hay accionistas. 3.Los trámites de constitución, ciertas reformas y la disolución de la sociedad son más complejos y demoran más tiempo. * Constitución de una OSFL

23  La Ley de Revitalización de OSFL crea dos tipos de sociedades: caritativa y no caritativa.  Las que se constituyan para ambos objetos serán sociedades caritativas.  Se reclasifica automáticamente a las sociedades existentes: ◦ Las tipo A serán no caritativas. ◦ Las tipo B o C serán caritativas. ◦ Las tipo D serán caritativas si se formaron con tal objeto, y no caritativas si su objeto social es otro. * Constitución de OSFL: Tipos disponibles en Nueva York

24  Tener o no socios ◦ Papel de los socios ◦ Tienen una función similar a la de los accionistas ◦ Los socios añaden una capa más de burocracia; mantener actualizada su información puede resultarle complejo a las organizaciones pequeñas  Directorio ◦ Responsable de supervisar los asuntos de la organización  Funcionarios  Personal * Constitución de OSFL: Estructura social

25  Las sociedades B son empresas a cuyos directores y funcionarios se les puede exigir que consideren valores que no sean económicos a la hora de tomar decisiones en nombre de la sociedad.  Tres puntos clave: ◦La sociedad tiene como objeto crear un beneficio general para el público; ◦Sus directores y funcionarios tienen amplios deberes fiduciarios que les exige considerar valores de otro tipo y ◦La sociedad tiene que publicar un informe anual en el que se mide su rendimiento social y ambiental en función de un indicador independiente. * Constitución de OSFL: Sociedades B

26  Reserva del nombre  Preparar el Acta Constitutiva ◦ 1. El objeto social debe ser “caritativo” o “non- caritativo” o actividades especiales. ◦ 2. Obtener las aprobaciones gubernamentales necesarias  Hacer la presentación ante el Departamento de Estado * Constitución de OSFL: Trámite

27  Instrumento que rige el funcionamiento del Directorio  La Ley de OSFL establece las bases para el funcionamiento social  Debe existir flexibilidad  Mejores prácticas de gobierno societario * Constitución de OSFL: Estatuto

28  Sociedad o fundación organizada y operada exclusivamente con fines religiosos, educativos, caritativos, etc.– los fines culturales no están comprendidos.  La mayor ventaja es que las donaciones son deducibles impositivamente.  Importantes restricciones a las organizaciones constituidas según el artículo 501(c)(3) ◦ Se permite solo una limitada acción de lobby (para influir en el dictado de leyes) ◦ No se autoriza realizar actividades político partidarias  Las sociedades que prevean realizar algún tipo de acción de lobby deben optar por la constitución social conforme al artículo 501(h). * Constitución de OSFL: Organizaciones caritativas según el artículo 501(c)(3)

29  Las solicitudes presentadas dentro de los 27 meses de la constitución son clasificadas como exentas de impuestos retroactivamente a la fecha de la constitución.  Las solicitudes presentadas después de los 27 meses de constitución son clasificadas como exentas de impuestos retroactivamente a la fecha de la de presentación del formulario 1023.  Decidir cuándo se producirá el cierre del Ejercicio de la sociedad.  Elementos clave ◦ Descripción que describa las actividades pasadas, presentes y futuras de la organización ◦ Retribución y filiales financieras * Constitución de OSFL: Formulario 1023

30  Optimiza el trámite de solicitud de exención impositiva para las OSFL que buscan constituirse bajo el artículo 501(c)(3).  En general, solamente las OSFL que han tenido ingresos menores de $50,000 en los últimos 3 años, estiman que en los siguientes 3 años sus ingresos también serán de $50,000, y no tienen activos cuyo valor supere los $250,000 pueden utilizar el Formulario 1023-EZ.  Existen otras excepciones, por lo cual rogamos consulten las instrucción que aparecen en la planilla del Formulario 1023-EZ para más información. * Constitución de OSFL: Formulario 1023 EZ

31  La clasificación depende de la fuente de apoyo financiero de la organización.  Importante porque: 1.Las fundaciones privadas no pueden realizar ningún tipo de lobby; 2.Están sujetas a un impuesto con una alícuota del 2% sobre los ingresos por inversiones; 3.No se paga retribución alguna a directores ni funcionarios;y 4.Deben realizar distribuciones en un determinado porcentaje cada año. * Constitución de OSFL: Caridad pública vs. Fundación privada

32  Es la relación contractual entre una organización auspiciante y otra que buscar llevar adelante un fin caritativo.  ¿Por qué buscar un auspiciante fiscal? ◦ Permite a una organización que no está exenta de impuestos recibir subsidios, aportes caritativos y otras donaciones deducibles de impuestos ◦ Los proyectos de corto plazo pueden no necesitar realizarse por separado  Otras consideraciones ◦ Aranceles, en función de los servicios ofrecidos (apoyo administrativo, personal, etc.) ◦ Las misiones de las dos organizaciones deben coincidir; riesgo para la organización auspiciante * Constitución de OSFL: Auspicio fiscal

33  La Obligación Informativa Anual ante la IRS es la presentación del Formulario 990, a los 5,5 meses del cierre del ejercicio ◦ El público (incluidos los aportantes) toma como válida la información que se declara en el Formulario 990  CHAR 500 – Presentación que debe hacerse ante el Despacho del Fiscal General de NYS Para Asuntos Caritativos ◦ Se debe realizar una auditoría si los ingresos brutos superan los $250,000 ◦ Se exige un informe de un contador si los ingresos brutos superan los $150,000 ◦ Toda la información debe estar al día para poder recibir las aprobaciones del Despacho del Fiscal General. * Constitución de OSFL: Requisitos de presentaciones anuales

34 Presentado por Peter Batten Bingham McCutchen LLP * Arrendamientos comerciales para propietarios de pequeñas empresas

35 * ➤ El arrendamiento (también denominado alquiler o locación) comercial es un contrato. ➤ Los locatarios comerciales en general tienen pocos derechos por fuera de los términos del contrato. ➤ No hay “garantía de habitabilidad”. A menos que el arrendamiento lo exija, el locador no tiene la obligación de mantener ni de reparar el bien. Los locatarios lo toman “en el estado en que se encuentra”. ➤ No hay “obligación de mitigar”. Si un locatario comercial deja el bien antes de que finalice el plazo de la locación, el locador no necesita tratar de arrendar el espacio y puede continuar con el negocio durante el resto del plazo de la locación. ➤ No hay regulación de alquileres: el locador no está obligado a ofrecer la renovación del arrendamiento y una vez que este vence, no hay límite para el precio del alquiler que el locador puede cobrar. Introducción

36  Determine el tipo de persona jurídica que figurará como locatario en el contrato de alquiler. ◦ Empresa unipersonal, sociedad colectiva, SA, SRL ◦ Según el tipo de sociedad, la parte contratante puede quedar eximida de responsabilidad personal (con sus propios bienes)  ¿El espacio es adecuado para llevar adelante el negocio? ◦ Verifique el Certificado de Ocupación y el perfil del bien inmueble. ◦ En el sitio del Departamento de Edificios de NYC, ingrese la dirección y el distrito http://www.nyc.gov/html/dob/html/home/home.shtml ◦ Determine si el espacio puede ser utilizado para varios fines, en caso de que deba modificarse luego el negocio ◦ Recurra a los servicios de un gestor ➤ ¿Quién es el dueño del edificio? ◦ Para ver el historial de los titulares del bien, consulte el sitio web del Registro de la Ciudad http://www.nyc.gov/html/dof/html/property/acris.shtml ➤ ¿Qué es el Impuesto Inmobiliario? ◦ Los locatarios comerciales por lo general deben pagar un parte proporcional del impuesto inmobiliario. Ingrese al sitio del Departamento de Finanzas de NYC y haga clic en “búsqueda por dirección” para mayor información sobre este impuesto. * Qué considerar antes de negociar un alquiler

37 Precio del alquiler: Totalmente negociable – averigüe los precios de mercado de su área. Depósito en garantía: 2-3 meses es lo más habitual, pero puede ser superior. Plazo de la locación: La duración es en general de 3-10 años.  fechas de inicio y de vencimiento Período “libre del pago del alquiler”: 2-6 meses para las remodelaciones previas. * Contrato de arrendamiento: aspectos básicos

38 ➤ El alquiler “estándar” suele limitar el uso del espacio a ciertos fines específicos, algo que puede ser un gran obstáculo a la hora de delinear una estrategia de salida. Redacción propuesta: “El locatario puede usar y ocupar el bien para el desarrollo de todos los fines legales”. ➤ No tiene por ley derecho a vender ni a hacer nada que no esté contemplado en el contrato de alquiler. ➤ Contemplar un amplio fin permite subarrendar o hacer cesión a una gran gama de negocios. ➤ No es lo habitual que la parte que asume el alquiler del locatario tenga el mismo tipo de negocio. * Contrato de arrendamiento: uso permitido

39 ➤ El contrato de alquiler exigirá, como mínimo, que se disponga de un seguro patrimonial (daños a los bienes) y otro de responsabilidad (daños a las personas o bienes de terceros). ➤ El plazo de la locación debe ser revisado por un corredor de seguros. ➤ Sugerimos considerar otros seguros, como los de cobertura del valor de reposición de los productos que venda en su negocio y uno que cubra el riesgo de interrupción del negocio. * Contrato de arrendamiento: seguros

40 ➤ Construcciones o ¿Quién paga su costo? o ¿Quién es el dueño de las instalaciones una vez que termina el alquiler? o ¿Quién debe retirar el mobiliario u otros objetos cuando termina el alquiler? o Limite los cargos que el locador pueda cobrarle para revisar los planos o supervisar las obras. o Toda refacción prevista debe ser aprobada previamente por el locador, antes de que se celebre el contrato de arrendamiento ➤ Carteles o Deben ser también aprobados previamente o Debe permitirse la colocación de carteles de “cierre” y de “finalización del negocio” * Contrato de arrendamiento: Remodelaciones / Construcciones / Carteles

41 ➤ El locador debe mantener y reparar las partes estructurales de la edificación, sus sistemas y áreas comunes. ➤ El locador debe asumir la obligación de minimizar la interferencia con la actividad del locatario. ➤ Si hay una reparación de importancia que deba hacerse dentro del espacio alquilado, negocie el derecho a hacer la obra y obtenga un crédito contra el precio del alquiler. * Contrato de arrendamiento: Reparaciones y mantenimiento

42 ➤ La mejor estrategia para que un locatario pueda salir de un alquiler es conseguir que alguien más lo asuma.  Cesión = Se retira antes de que termine el plazo de la locación y otra persona o empresa asume el alquiler.  Sub-alquiler = Permite que otra persona o empresa use todo o parte del espacio arrendado, si bien Ud. retiene el control del mismo. ➤ En algunos casos, no es necesario el consentimiento del locador:  Fusiones, adquisiciones y ventas de negocios  En el alquiler de una oficina, la ocupación por parte de afiliadas ➤ El locador debe ser razonable al considerar los pedidos de cesiones o sub-alquileres, y estar obligado a responder a ellos dentro de un plazo específico. * Contrato de arrendamiento: Sub-alquiler y cesión

43 ➤ Es la violación de los términos y condiciones del alquiler. ➤ Algunos causales son:  Falta de pago del alquiler.  Incumplimiento de obligaciones.  Desalojar o abandonar el espacio. ➤ De haber intimación y darse una oportunidad para subsanar el incumplimiento. ➤ Si no se subsana, puede causar la rescisión y el desalojo compulsivo. * Contrato de arrendamiento: Incumplimiento

44 ➤ Este derecho permite cancelar el alquiler antes de que termine el plazo de la locación. ➤ Es algo interesante para los locatarios, ya que les permite establecer términos propicios para sentarse a negociar una estrategia de salida. ➤ Incluso un derecho de rescisión “caro” es valioso para un locatario, dado que probablemente su valor sea inferior al de los alquileres remanentes. ➤ Los locadores se resistirán a otorgar este derecho, pero no obstante vale la pena solicitar su inclusión. * Contrato de arrendamiento: Derecho de cancelación

45 ➤ Se debe solicitar al locador que devuelva de inmediato el depósito de garantía. ➤ Evitar acordar la devolución del espacio en su estado original o tener que retirar instalaciones u otras mejoras. ➤ Evitar penalidades y daños emergentes derivados de la permanencia en el bien locado luego del vencimiento del plazo de la locación. * Contrato de arrendamiento: Finalización del alquiler

46 El locador puede pedir una garantía personal de propietarios particulares, que ponen a sus propios bienes en riesgo. ➤ No es inusual que un locador pida esto, en especial si el locatario es una sociedad de responsabilidad limitada o una con activos limitados ➤ Los directores y funcionarios de entidades sin fines de lucro deben resistir con firmeza toda asunción de responsabilidad personal ➤ Limitar el alcance de la garantía ➤ Ofrecer garantes sustitutos en caso de cesión o retiro del alquiler, o en su defecto una ampliación del depósito de garantía. * Garantías del arrendamiento

47 ➤ No cubre integralmente al alquiler ➤ Es una garantía personal de pago ➤ Asume la responsabilidad del pago del precio del alquiler solamente hasta su entrega por el locatario (o por un plazo determinado luego de ella) * Garantías del arrendamiento: Garante “buena persona”

48 * Conceptos básicos de derecho laboral para propietarios de pequeñas empresas

49 Es fundamental determinar si las personas que brindan servicios son empleados o contratistas independientes  Los contratistas independientes son empresas en sí mismas, que ponen sus servicios a disposición del público.  Considere el grado de control e independencia. ◦ ¿El empleador tiene control sobre los medios para realizar el trabajo o solo de los resultados? ◦ ¿La empresa controla o tiene derecho a controlar lo que el trabajador hace y cuándo lo hace? ◦ ¿Los aspectos comerciales del trabajo del empleado son controlados por la empresa? (cómo se le paga al trabajador, quién proporciona los insumos y herramientas, etc.) ◦ ¿Hay contratos celebrados por escrito o el empleado recibe beneficios (planes de pensión, seguros, vacaciones pagas, etc.)? ◦ ¿Facturas? ¿Código de Identificación Tributaria? ¿Sitio web? ¿Tarjetas personales? ¿Nombre de fantasía? * Contratistas independientes vs. empleados

50 Los becarios o las becarias que trabajan ad honorem deben cumplir con todos los requisitos que se detallan a continuación, o de lo contrario se corre el riesgo de generar responsabilidades según las leyes federales y del estado de NY en material laboral e impositiva: Los becarios deben trabajar en esquemas similares a los programas de capacitación que la empresa ofrezca.  La capacitación debe ser provechosa para el becario o la becaria.  No deben ser incorporados para desplazar a empleados regulares y deben trabajar bajo estricta supervisión.  La empresa no debe obtener una ventaja inmediata de su práctica profesional.  No es necesario que el becario o la becaria tengan derecho a ser contratados al término de la beca.  Deben recibir una notificación por escrito de que no tienen derecho a percibir remuneración alguna ni a considerarse empleados.  Toda capacitación clínica se realizará bajo la supervisión y la dirección de personas con conocimiento y experiencia en la materia.  La práctica es general y no está diseñada específicamente para un puesto de trabajo en la estructura del empleador.  El proceso de incorporación de becarios y becarias no es el mismo que se sigue para la contratación del personal y solo utiliza criterios que sean pertinentes para la admisión en programas educativos independientes.  Los avisos publicitarios referidos al programa de becas profesionales claramente informan sobre su carácter educativo o formativo. * ¿Becario o empleado?

51 * Ya está listo para contratar personal…

52 El empleador NO PUEDE negarse a contratar, ni despedir ni tomar ninguna medida negativa contra un/una postulante o empleado respecto de su remuneración, términos, condiciones o privilegios del empleo, basándose, en todo o en parte, en sus características protegidas conforme a las leyes federales, estaduales o locales.  Tales leyes antidiscriminatorias incluyen las siguientes:  Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (Título VII)  Ley de Discriminación por Edad en el Trabajo (ADEA)  Ley de Igual Remuneración de 1963 (EPA)  Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA)  Ley de No Discriminación de Información Genética de 2008 (GINA)  Leyes de Derechos Humanos del Estado de New York y de la Ciudad de Nueva York * Discriminación laboral

53 Leyes Federales: Raza, color, sexo (incluidos embarazo, nacimiento y cuestiones de salud relacionadas), religión, nacionalidad, edad (40 o más), ciudadanía, discapacidad, ciertos veteranos, información genética Estaduales: Todo lo anterior, más: edad (18 o más), estado civil, orientación sexual, persona con SIDA/VIH, servicio militar, observancia del Sabbath, actividades políticas, uso de perro lazarillo, víctima de violencia doméstica, antecedentes penales (con excepciones), uso legal de todo producto o actividades recreativas fuera del trabajo Locales: Todo lo anterior, más: personas transgénero, sexo real o percibido, identidad de género, auto-imagen, aspecto, conducta o expresión, víctima de violencia doméstica, acoso y/o agresiones sexuales * Discriminación laboral: Características protegidas

54 Sí:¿Tiene más de 18 años de edad? No:¿Qué edad tiene? ¿Cuándo se graduó de la universidad? ¿Cuándo es su cumpleaños? Otras preguntas que indirectamente indaguen respecto de la edad del o de la postulante. Sí:¿Está autorizado/a a trabajar en EE.UU.? ¿Qué lenguas lee, habla o escribe con fluidez? (si guarda relación con el empleo) ¿En qué organizaciones profesionales participa? (si guarda relación con el empleo) No:¿Es ciudadano estadounidense? ¿Dónde nacieron o crecieron Ud. o sus padres? ¿Cuál es su lengua materna? ¿A qué clubes u organizaciones sociales pertenece? * El empleado no puede tomar decisiones de contratación basándose en las características protegidas (o que así lo parezca) Qué preguntar y qué no en una entrevista o antes de ofrecer un empleo

55 Sí:¿Está dispuesto/a a mudarse si es necesario? ¿A viajar según sea necesario? ¿Podría y estaría dispuesto/a a trabajar horas extra de ser preciso? No:¿Está casado/a? ¿Con quién vive? ¿Piensa formar una familia? ¿Cuándo? ¿Cuántos hijos tiene? ¿Cómo se organiza para su cuidado? Sí:¿Puede trabajar por las noches o los fines de semana si es necesario? No:¿Cuál es su religión? ¿Qué feriados religiosos respeta? ¿Qué planes tiene para las fiestas (como Navidad, Pascuas, etc.)? * El empleado no puede tomar decisiones de contratación basándose en las características protegidas (o que así lo parezca) Qué preguntar y qué no en una entrevista o antes de ofrecer un empleo

56 Sí:Pregunte acerca de: (a) la capacidad del o de la postulante para realizar una determinada función laboral, (b) aptitudes que no sean médicas, como aquellas educativas, de antecedentes laborales, títulos y diplomas, (c) cómo el o la postulante realizaría las tareas o pídale que le demuestre tal realización, (d) los requisitos de horarios, (e) su consumo actual de drogas ilegales. No:Pregunte acerca de: (a) su estado general o específico de salud, estado clínico o discapacidad mental o física, (b) cuántos días faltó a su trabajo anterior por enfermedad, (c) antecedentes de accidentes laborales, (d) uso legal de fármacos. * El empleado no puede tomar decisiones de contratación basándose en las características protegidas (o que así lo parezca) Qué preguntar y qué no en una entrevista o antes de ofrecer un empleo

57 Temas básicos sobre las horas extra:  Todas las horas trabajadas por encima de 40 horas en una misma semana laboral deben ser remuneradas al 50% de la tarifa horaria habitual.  No se pueden promediar las horas trabajadas en una semana con las de la semana siguiente.  Algunos empleados no cobran horas extra: Los empleados administrativos, profesionales y ejecutivos, así como otros según las tareas que desempeñen. Las excepciones son de interpretación restringida. El cargo y el salario no son determinantes. La carga de la prueba recae sobre el empleador. * Ley federal de sueldos y horario laboral: Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)

58  La tarifa horaria actual es de $8.00, si bien está previsto que aumente del siguiente modo: ◦ $8.75 por hora desde el 31 de diciembre de 2014 ◦ $9.00 por hora desde el 31 de diciembre de 2015  Las leyes de salario mínimo y de horas extra se aplican a todos los empleados salvo los que están por fuera del régimen (si bien no se aplican a los contratistas independientes).  Las empresas con fines de lucro no pueden tener empleados “voluntarios”.  Las propinas, comidas y los cargos por alojamiento pueden contabilizarse como parte del salario mínimo en algunos casos. Hay normas específicas que regulan este punto.  Los empleadores deben colocar en una cartelera bien a la vista en el lugar de trabajo las disposiciones de la ley de Salario Mínimo  La normativa de horas extra en general es la misma que la dispuesta en las leyes federales. * Salario mínimo / Horas extra en Nueva York

59  Si contrata personal, DEBE mantener en sus archivos los siguientes formularios: ◦ Habilitación para trabajar en EE.UU. (Formulario I-9) ◦ Número de Seguridad Social del empleado ◦ Retención del Impuesto Federal del empleado (Formulario W-4)  Ley de Prevención del Robo de Salarios de NY: Los empleadores deben notificar lo siguiente a sus empleados por escrito y conservar un acuse de recibo: la tarifa de su salario y el monto de su salario diario regular 1) en el momento de su contratación; 2) cada vez que haya un cambio en esa tarifa; y 3) al 1ro de febrero de cada año posterior de su empleo.  Otros registros que deben llevarse: ◦ Registros de sueldos, horas regulares, horas extra y retenciones para cada empleado para cada semana laboral ◦ Descripciones de puestos ◦ Evaluaciones de desempeño ◦ Avisos de sanciones disciplinarias ◦ Legajos de salud y seguridad de los empleados  Los registros deben conservarse por un plazo mínimo de 7 años (y por plazo mayor, de ser posible). * Registros y legajos que deben llevarse

60  Tipos de beneficios: ◦ Seguro de discapacidad de corto plazo (exigido) ◦ Seguro de riesgos del trabajo (exigido) ◦ Cobertura médica (exigida al 2015 para empleadores con >100 empleados de tiempo completo. Las pequeñas empresas pueden tener la opción de ingresar al programa SHOP Exchange) ◦ Seguro de vida (opcional) ◦ Licencia por enfermedad (son obligatorias en NYC. Licencia conforme a la ley FMLA sin paga en el caso de empleadores con >50 empleados) ◦ Vacaciones (opcional) ◦ Descansos (pausa para comidas en el caso empleados de tiempo completo) * Beneficios

61  Entró en vigencia el 1ro de abril de 2014.  Exige a los empleadores con 5 o más empleados en la Ciudad que brinden licencia por enfermedad paga, lo cual puede abarcar al propio empleado o a miembros de su familia.  Se aplica a todo empleado, de tiempo completo, parcial o temporario, que trabaje más de 80 horas en un año calendario.  Los empleadores con menos de 5 empleados solo tienen la obligación de otorgar licencias por enfermedad sin paga. Licencias pagas por enfermedad de NYC

62  Se devenga una hora por cada 30 horas que trabaja el empleado, hasta un máximo de 40 horas de licencia devengada por año.  Los empleados pueden usar la licencia devengada a partir de los 120 días calendario posteriores al inicio del empleo.  El devengamiento para aquellos que ya son empleados comenzó el 1ro de enero de 2014; para los nuevos empleados, comienza en la fecha de su contratación.  La porción de la licencia devengada que puede trasladarse al año siguiente no puede superar las 40 horas por año. Licencias pagas por enfermedad de NYC

63 REQUISITOS DE NOTIFICACIÓN:  Los empleadores deben notificar a los nuevos empleados sus derechos en el momento de su contratación.  Los empleados que ya están en la nómina debieron haber recibido la notificación de sus derechos al 1ro de mayo.  Deben mantenerse los registros que exige la ley. Licencias pagas por enfermedad de NYC

64 Contratar y mantener vigente un seguro contra riesgos del trabajo para sus empleados sin ninguna interrupción en su plazo de cobertura; Publicar un aviso de que tal seguro está vigente; Conservar registros adecuados de la cantidad de empleados, su clasificación, sueldos y accidentes sufridos en los últimos 4 años; Abstenerse de discriminar a todo empleado o postulante en función de sus antecedentes de accidentes; Denunciar la mayoría de los accidentes al Directorio y a la aseguradora dentro de los 10 días de acaecidos y Informar al Directorio los conceptos de salarios y otras remuneraciones abonadas al trabajador accidentado, así como todo cambio en su remuneración o situación laboral. * Seguro de riesgos del trabajo El empleador debe:

65  Ley de Licencias Familiares y Médicas (FMLA): ◦ Se aplica a los empleadores que tengan como mínimo 50 empleados, y faculta al empleado que cumpla con los requisitos establecidos en dicha ley a tomar una licencia sin paga de 12 meses (si bien durante ella el empleador debe continuar con su cobertura médica)  Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA): ◦ Prohíbe la discriminación sobre la base de la discapacidad de toda “persona que cumpla con los requisitos de la ley” que tenga una “discapacidad” si puede desempeñar las “funciones esenciales” del puesto, con o sin los “ajustes razonables” que correspondan * OTRAS CONSIDERACIONES

66  Fije expectativas claras  Ocúpese con celeridad de los problemas  Brinde devoluciones precisas y oportunas, que incluyan evaluaciones de desempeño  Sea claro sobre las políticas y normas de trabajo ◦ (por ejemplo, un manual del empleado)  Aplique políticas y normas con firmeza, uniformidad y justicia  Ofrezca la capacitación y las herramientas necesarias para realizar las tareas adecuadamente y en condiciones de seguridad * Gestión del desempeño

67 Considere consultar a un profesional antes de la desvinculación No tome decisiones definitivas cuando las emociones estén agitadas Considere sanciones escalonadas a menos que la falta sea grave (por ejemplo en casos de violencia, acoso sexual, robo, insubordinación grave) Considere las sanciones ya aplicadas a otras personas en casos similares Considere si es necesario realizar algún tipo de ajuste (en casos que involucren el desempeño del empleado) Considere todo ejercicio reciente de un derecho protegido Analice las quejas del empleado de modo de que la medida no surja como represalia Verifique el cumplimiento de las políticas y prácticas * Sanciones disciplinarias y desvinculación

68 si no está documentado, ¡nunca sucedió! “Solo los hechos” Incluir sanciones anteriores Incluir consecuencias para la empresa Documentar declaraciones de terceros Documentar las respuestas del empleado Cuando corresponda, las sanciones deben ser escalonadas * Documentar, documentar y documentar…

69  Determinar si se aplicaron sanciones escalonadas  Obtener la revisión y la aprobación adecuadas (de recursos humanos, gerencia general, sector jurídico, etc.)  Documentar el fundamento del despido para uso interno (si se trató de un tema de desempeño, cuestiones disciplinarias, reducciones de la fuerza laboral, etc.)  Evaluar posibles reclamos contra la empresa  Evitar toda represalia o actitudes que puedan interpretarse de ese modo  Aviso de despido por escrito, fecha de finalización de los beneficios como empleado  Liquidación final y vacaciones devengadas (de corresponder)  ¿Aplicabilidad de la Ley COBRA?  Considerar posibles reclamos de seguro de desempleo, defensas disponibles * Finalización de un contrato laboral

70 Reclamos fundados en discriminación o acoso represalia; complicidad o colaboración; coerción, amenazas, intimidación; interferencia; actos por omisión; “indiferencia deliberada.” Daño extracontractual agresiones físicas; difamación; Invasión de la privacidad; privación ilegítima de la libertad. * Responsabilidad personal de quienes ocupan puestos de jefatura