1 Specjalista do spraw odnawialnych źródeł energii„Wstęp do zarządzania projektami” Robert Szlęzak
2 … nie da się zjeść słonia w całości, trzeba pokroić go na kawałki … … aby zarządzać trzeba mierzyć … Dobry Znajomy ;-)
3
4 Co to jest metodyka prowadzenia projektu ?
5 Proces Kompetencje Narzędzia Pomiar
6 Zakres < Ryzyka < Komunikacja Budżet Harmonogram (zasoby)
7 Jaka powinna być metodyka prowadzenia projektu OZE ?
8 Przykłady metodyk prowadzenia projektówPMI, Agile, PRINCE 2 RUP XP (Extreme Programming) SCRUM
9 PRoject IN Controlled EnvironmentsProjekty w sterowanych środowiskach
10 Historia PRINCE2 Opracowany na podstawie PROMPT II1979 rok – zaadaptowanie PROMPT II przez CCTA 1983 rok – wzbogacenie PROMPT II o kwestie jakości 1989 rok - wykorzystanie PRINCE do rządowych projektów informacyjnych 1996 rok –PRINCE2 wytyczne do zarządzania wszystkimi rodzajami projektów
11 PRINCE2 PRINCE2 obejmuje: Zarządzanie projektamiZarządzanie zasobami zaangażowanymi w wykonywanie prac PRINCE2 nie obejmuje: Specjalistycznych technik związanych z wytworzeniem produktu
12 Terminologia Uzasadnienie biznesowe Klient Produkt Program DostawcaUżytkownik
13 PRoject IN Controlled EnvironmentsProjekty w sterowanych środowiskach
14 Definicja projektu Środowisko zarządcze stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych zgodnie z określonym Uzasadnienie Biznesowym
15 PRINCE2 życie projektu na tle życia produktuPomysł Studium Zlecenie przygotowania projektu Specyfikacja Konstruowanie Wykonanie Testowanie Przekazanie Ocena wartości Eksploatacja Złomowanie
16 Zarządzanie strategiczne projektemProcesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie
17 Przygotowanie projektu (1)Organizacja zespołu zarządzania projektem Założenia projektu Formuła realizacji projektu Oczekiwania jakościowe Klienta Zarys uzasadnienia biznesowego Rejestr ryzyka Plan etapu inicjowania
18 Przygotowanie projektu (2)Mianowanie Członków zespołu zarządzania projektem Organizowanie zespołu zarządzania projektem Mianowanie przewodniczącego i kierownika projektu Przygotowanie założeń projektu Określenie formuły realizacji projektu Planowanie etapu inicjowania
19 Przygotowanie projektu (3)Odpowiednie władze Wystarczające informacje Wyznaczone osoby do etapu inicjowania Zaplanowane prace dla etapu inicjowania Organizacja wie, że będzie projekt i co się z nim wiążę
20 Zarządzanie strategiczne projektemProcesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie
21 Inicjowanie projektu (1)Określenie jakości produktów Zaplanowanie projektu i określenie jego kosztów Przegląd Uzasadnienia Biznesowego Określenie ryzyk Zaangażowanie Komitetu Sterującego Stworzenie planu bazowego
22 Inicjowanie projektu (2)Dokument Inicjujący Projekt (DIP) Co? Dlaczego? Kto? Kiedy? Jak? Rejestr Jakości Rejestr Zagadnień Rejestr Doświadczeń Plan następnego etapu
23 Inicjowanie projektu (3)Doprecyzowanie uzasadnienia biznesowego i ryzyka Planowanie projektu Planowanie jakości Ustanowienie elementów sterowania Zestawienie DIP Ustanowienie systemu dokumentacji
24 Zarządzanie strategiczne projektemProcesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie
25 Zarządzanie strategiczne projektemZarządzany przez Komitet Sterujący Zezwolenie na zainicjowanie projektu Zezwolenie na realizację projektu Zezwolenie na realizację planu etapu lub planu nadzwyczajnego Ustalenie zakresów etapów Wydawanie decyzji doraźnych Zamknięcie projektu
26 Zarządzanie strategiczne projektemProcesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie
27 Sterowanie etapem (1) Bieżące zarządzanie projektem:Udzielanie zgody na wykonywanie prac Zbieranie informacji o postępach Śledzenie zmian Przeglądanie stanu etapu Raportowanie Podejmowanie działań korygujących Zarządzanie ryzykiem i zagadnieniami projektowymi
28 Sterowanie etapem (2) Bieżące zarządzanie projektem:Zgodnie z ustalonymi standardami jakości W ramach uzgodnionych: Kosztów Nakładów pracy Nakładów czasu Tak aby osiągnąć zdefiniowane korzyści
29 Sterowanie etapem (3) Grupy zadań Raporty okresoweZagadnienia projektowe Aktualizacja: Rejestru zagadnień Rejestru ryzyka Planu etapu Raporty o istotnych odchyleniach Przegląd uzasadnienia biznesowego
30 Sterowanie etapem (4) Podejmowanie działań korygujących Zgoda nawykonywanie grupy zadań Ocena postępów Odbiór wykonanej Przegląd stanu etapu Analiza zagadnień projektowych Rejestrowanie zagadnień projektowych Przekazanie zagadnień projektowych Raportowanie okresowe
31 Zarządzanie strategiczne projektemProcesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzaniem produktów Planowanie
32 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (1)Uzgodnienie zakresu pracy Weryfikacja wykonania i jakości Ocena postępów i prognoza Uzyskanie zatwierdzenia
33 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (2)Plany zespołów Zagadnienia projektowe Aktualizacja Rejestru jakości Rejestru ryzyka Raporty z punktów kontrolnych
34 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (3)Przyjmowanie grupy zadań do wykonania Wykonywanie grupy zadań Oddanie grupy zadań Zgoda na wykonywanie grupy zadań Ocena postępów Odbiór wykonanej grupy zadań
35 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (4) / Karta Efektu
36 Zarządzanie wytwarzaniem produktów (5) / Wykres Gantt’a
37 Zarządzanie strategiczne projektemProcesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie
38 Zarządzanie zakresem etapu (1)Dostarczanie kluczowych informacji KS: Czy kontynuować projekt? Czy dalsza realizacja projektu jest zasadna? Czy zatwierdzić bieżący etap i rozpocząć następny? Określenie wartości tolerancji Rejestracja wyników Rejestracja doświadczeń
39 Zarządzanie zakresem etapu (2)Raport końcowy etapu Aktualna realizacja planu etapu Plan następnego etapu Aktualizacja: Planu projektu Rejestru ryzyka Uzasadnienia biznesowego Rejestru doświadczeń Plan zespołów
40 Zarządzanie zakresem etapu (3)Raportowanie końca etapu Planowanie etapu Uaktualnianie uzasadnienia biznesowego Uaktualnianie planu projektu Opracowanie planu nadzwyczajnego Uaktualnianie rejestru ryzyka
41 Zarządzanie strategiczne projektemProcesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie
42 Zamykanie projektu Sprawdzenia stopnia realizacji DIPPrzekazanie produktów klientowi Zalecenie działań następczych Raport z doświadczeń Raport końcowy Archiwizacja Plan przeglądu poprojektowego Pismo o zamknięciu projektu
43 Zarządzanie strategiczne projektemProcesy Zarządzanie strategiczne projektem Zarządzanie zakresem etapu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Sterowanie etapem Zamykanie projektu Zarządzanie wytwarzanie produktów Planowanie
44 Planowanie (1) Proces powtarzalny Element innych procesówLista kontrolna produktów Uaktualniony rejestr ryzyka
45 Planowanie (2) Projektowanie planu Określenie i analizowanie produktówdziałań i współzależności Szacowanie Kompletowanie planu Analizowanie zagrożeń Harmonogramowanie
46 PRoject IN Controlled EnvironmentsProjekty w sterowanych środowiskach
47 Komponenty Uzasadnienie biznesowe Organizacja PlanyElementy sterowania Zarządzanie ryzykiem Jakość w środowisku projektu Zarządzanie konfiguracją Sterowanie zmianami
48 Uzasadnienie biznesowePrzyczyna uruchomienia projektu Możliwe warianty realizacji produktu końcowego Oczekiwane korzyści Ryzyko Koszty i terminy Ocena inwestycji Ocena ogólna
49 Organizacja (1)
50 Organizacja (2)
51 Plany Produkty do wytworzeniaDziałania potrzebne do wytworzenia produktów Działania potrzebne do potwierdzenia jakości produktów Zasoby i czas potrzebny do wykonania niezbędnych działań Współzależności pomiędzy działaniami Zewnętrzne powiązania Termin prowadzenia działań Punkty kontroli i monitoringu postępów Uzgodnienie tolerancji
52 PRoject IN Controlled EnvironmentsProjekty w sterowanych środowiskach
53 Elementy sterowania (1)Cele sterowania: Zachowanie opłacalności Wytworzenie wymaganych produktów Realizacja projektu zgodnie z harmonogramem, zaplanowanymi zasobami i kosztami
54 Elementy sterowania (2)Komitet Sterujący: Zezwolenie na zainicjowanie projektu Zezwolenie na realizację projektu Zezwolenie na realizację etapu/planu nadzwyczajnego Raporty okresowe Raporty o istotnych odchyleniach Ocena końcowa projektu Zatwierdzenie zamknięcia projektu
55 Elementy sterowania (3)Kierownik projektu: Bieżąca kontrola Wprowadzanie korekt nienaruszających uzasadnienia biznesowego Zgoda na wykonanie grup zadań Raporty z punktów kontrolnych Rejestr jakości Zagadnienia projektowe Rejestr ryzyka
56 Zarządzanie ryzykiem Identyfikacja zagrożeń Ocena zagrożeńOkreślenie możliwych reakcji na zagrożenie Wybór reakcji Planowanie działań i przydział zasobów Monitorowanie i raportowanie
57 Zarządzanie konfiguracjąJak i gdzie produkt będzie przechowywany Jakie będzie zabezpieczenie dla jego wprowadzenia i dostępu do niego Jak będzie identyfikowany produkt i jego kolejne wersje Kto odpowiada za konfigurację
58 Techniki Planowanie oparte na produktach Sterowanie zmianamiUstalenie jakie produkty są wymagane Określenie formatu każdego produktu Ustalenie kolejności wytwarzania produktów Określenie standardów jakości dla produktów Sterowanie zmianami Przegląd jakości
59 Zarządzanie komunikacją - planowanieDefiniowanie typu i formatu informacji Analiza wartości informacji Zewnętrzne potrzeby komunikacyjne (np. media) Technologia komunikacji Narzędzia komunikacji Częstotliwość
60 Zarządzanie komunikacją (1)Zapewnienie terminowego i właściwego generowania, zbierania i gromadzenia informacji KP spędza 90 % na komunikacji
61 Zarządzanie komunikacją (2)Kodowanie i rozkodowywanie wiadomości Rodzaje komunikacji Aktywne słuchanie Efektywne słuchanie Obserwuj Myśl zanim powiesz Zadawaj pytania Powtarzaj Dawaj informację zwrotną Kodwanie i rozkodowywanie wiadomości Komunikacja ludzi dorosłych opiera się na abstraktach np. samochód jest szybki. Żeby w pełni zrozumieć to zdanie należy mieć dużą ilość danych (np. jaki samochód osobowy, dostawczy, ciężarowy, jaki rodzaj paliwa, jaka pojemność itd.). Nieznajomość tych parametrów może doprowadzić do nieprawidłowego zrozumienia intencji nadawcy komunikatu Rodzaje komunikacji (metajęzyk + mowa ciała) Komunikacja projetu w otoczeniu Komunikacja wewnątrz projektu Komunikacja międzyludzka KOMUNIKACJA FORMLNA Notatki ze spotkań, ustalenia Wszystkie dokumenty projektowe Raporty dla interesariuszy Raporty wewnętrzne projektu Aktywne słuchanie Skup się na tym co ktoś mówi, próbuj wejść w jego sytuacje zostawiając z boku swój punkt widzenia na sprawę Efektywne słuchanie Bez komentarza
62 Zarządzanie komunikacją (3)Blokady komunikacyjne Pyskacz i maruda Odległość Nieprawidłowe odkodowanie Głuchy telefon Blokady komunikacyjne Plan komunikacji i dobór ról musi uwzględniać występowanie blokad komunikacyjnych np. szeregowy pracownik może obawiać się przekazać informację o nieterminowej realizacji zadania Prezesowi firmy (nawet w przypadku gdy Prezes liczy się z taką możliwością). Blokady należy identyfikować na początku projektu oraz w trakcie projektu analizować sytuację Pyskacz i maruda Ludzie, a w szczególności Polacy, mają skłonność do marudzenia i wyszukiwania słabych stron. Na tym skupiają swoją uwagę i wokół tego „rozmyślają”. Zamiast skupić się na znalezieniu efektywniejszego rozwiązania wyrażają niezadowolenie z zaproponowanego. Odległość Rozłączność zespołu jest blokadą komunikacyjną polegającą na nie uczestniczeniu całego zespołu full time w pracach projektowych. Ustalenia grup oddalonych od siebie przekazywane są później w formie telefonów, notatek lub innych. Często komunikacja niepełna (z reguły o rzeczach oczywistych się nie mówi) Nieprawidłowe odkodowanie Opisane na poprzednim slajdzie Głuchy telefon Przekazywanie wiadomości w sposób pośredni, poprzez „posłańca” lub pośrednika z reguły prowadzi do przekazania nie wiadomości a „zrozumienia wiadomości”.
63 PRoject IN Controlled EnvironmentsProjekty w sterowanych środowiskach
64 Czy nie da się tego zrobić prościej ?
65 Zakres < Ryzyka < Komunikacja Budżet Harmonogram (zasoby)
66 Zaczynamy od ustalenia zakresuIdentyfikujemy wszystkie produktu (staramy się aby każdy produkt miał przypisany mu dokument), określamy cechy produktów tworząc kartę produktu Przydzielamy produkty do etapów i ustalamy zależności czasowe pomiędzy produktami Ustalamy metody pozyskania każdego produktu Szacujemy czas i koszty osiągnięcia każdego produktu Definiujemy zespół, Analizujemy ryzyka, Opracowujemy plan komunikacji …
67
68 Pytania
69 Ostrzeżenie! Informacja zawarta w niniejszej prezentacji może być poufna lub podlegać innym ograniczeniom formalno prawnym. Rozpowszechnianie, kopiowanie, ujawnianie lub przekazywanie osobom trzecim w jakiejkolwiek formie informacji zawartych w niniejszym dokumencie w całości lub w części bez zgody autora może stanowić naruszenie praw autorskich.