1 SPORZĄDZANIE I UKŁAD PISMA WYCHODZĄCEGOMariusz Mysiakowski Warszawski Uniwersytet Medyczny

2 PODSTAWY PRAWNE Wprowadzenie blankietów korespondencyjnych (papierów firmowych) w instytucji publicznej reguluje instrukcja kancelaryjna wprowadzana na mocy art. 6 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 roku (Dz. U. Nr 38, poz. 173), Zarządzenie Nr 4/2007 Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego z dnia 17 stycznia 2007 r. w sprawie: wprowadzenia "Instrukcji Kancelaryjnej" oraz "Instrukcji o organizacji i zakresie działania Archiwum Akademii Medycznej w Warszawie" , Zarządzenie Nr 20/2009 Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego z dnia 2 marca 2009 r. w sprawie: wprowadzenia nowych wzorów papierów firmowych obowiązujących w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym,

3 OMÓWIENIE WZORÓW PAPIERÓW FIRMOWYCH1. NAGŁÓWEK 2. STOPKA

4 OMÓWIENIE WZORÓW PAPIERÓW FIRMOWYCH1. NAGŁÓWEK 2. STOPKA

5 OMÓWIENIE WZORÓW PAPIERÓW FIRMOWYCH1. NAGŁÓWEK 2. STOPKA

6 OMÓWIENIE WZORÓW PAPIERÓW FIRMOWYCH1. NAGŁÓWEK 2. STOPKA

7 PRZYKŁADOWE PISMO WYCHODZĄCECZĘŚCI SKŁADOWE PISMA WYCHODZĄCEGO blankiet korespondencyjny, znaki powoławcze, nagłówek - nazwa własna adresata, tytuł sprawy, powitalny zwrot grzecznościowy, treść pisma wychodzącego, pożegnalny zwrot grzecznościowy, wykazanie ilości załączników, podanie do wiadomości, parafa referenta.

8 BLANKIET KORESPONDENCYJNY

9 ZNAKI POWOŁAWCZE

10 ZNAKOWANIE SPRAW (PISM)Znak pisma: APF APF 0850 1 09 Dziekanat Wydziału Farmaceutycznego Przekazywanie akt do Archiwum Numer sprawy w spisie spraw Skrócona cyfra roku

11 NAGŁÓWEK - NAZWA WŁASNA ADRESATA

12 TYTUŁ SPRAWY

13 POWITALNY ZWROT GRZECZNOŚCIOWY

14 TREŚĆ PISMA WYCHODZĄCEGO

15 ANALIZA TREŚCI PISMA

16 POŻEGNALNY ZWROT GRZECZNOŚCIOWY

17 WYKAZANIE ILOŚCI ZAŁĄCZNIKÓW

18 PODANIE DO WIADOMOŚCI

19 PODANIE DO WIADOMOŚCI – ZASADA I

20 PODANIE DO WIADOMOŚCI – ZASADA II

21 PARAFA REFERENTA

22 OGÓLNE CECHY PISMA WYCHODZĄCEGOW zasadzie każde pismo wychodzące powinno być: sformułowane w sposób jasny i zrozumiały, przejrzyste, opracowane ze szczególną starannością, zredagowane zgodnie z obowiązującymi zasadami pisowni, utrzymane w uprzejmej formie, sformułowane w sposób ścisły i zwięzły, powinno dotyczyć jednej sprawy.

23 STOSOWANIE SKRÓTÓW W PIŚMIE WYCHODZĄCYMinż.   inżynier prof.   profesor doc.   docent kpt.   kapitan ul.   ulica np.   na przykład poz.   pozycja godz.   godzina dr   doktor mgr    magister nr    numer pkt   punkt wg   według cm     centymetr m   metr kg   kilogram t   tona zł   złoty a/a   ad acta (odłożyć do akt) ca   circa (około, prawie) etc.   et cetera (itd.) P.T.   pleno titulo (pełnym tytułem)

24 STOSOWANIE SKRÓTOWCÓW W PIŚMIE WYCHODZĄCYMbhp.   bezpieczeństwo i higiena pracy itd.   i tak dalej itp.   i temu podobne ww. (także w/w) wyżej wymieniony cdn.   ciąg dalszy nastąpi tzn.   to znaczy

25 PODSUMOWANIE – UWAGI KOŃCOWEpo pierwsze, przy konstruowaniu pisma należy zastanowić się nad stylem wizualnym; w układzie blokowym, odstęp między wierszami jest pojedynczy, pismo pisze się równo od lewego do prawego marginesu, tekst jest wyjustowany, a poszczególne myśli oddziela się podwójną interlinią; w układzie wierszowanym odstępy są co 1,5 linii, tytuły i podtytuły występują na środku, także nagminnie stosuje się akapity (wcięcia), są one zawsze tej samej wielkości, Po wtóre, należy pamiętać o znakowaniu pisma, w naszym systemie kancelaryjnym na znak pisma składa się akronim (kod) komórki organizacyjnej (np. A), symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt (np – narady administracyjne), kolejny numer sprawy (pisma) i aktualny rok kalendarzowy, Po trzecie, bezwzględnie należy stosować blankiety korespondencyjne (papiery firmowe), to one decydują o naszej tożsamości, wyróżniają nas z otoczenia, świadczą o znajomości tajników pracy biurowej, mówią wreszcie o naszej kulturze i szacunku do siebie i adresata.

26 do zobaczenia na stronach pism…Dziękuję za uwagę, do zobaczenia na stronach pism…