1 System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA) Grzegorz Kuczyński DEPARTAMENT FUNDUSZY EUROPEJSKICH I e-ZDROWIA MINISTERSTWO ZDROWIA Warszawa, 26 sierpnia 2016 r.

2 2 Plan prezentacji Podstawowe informacje o systemie Założenie konta i dostęp do systemu Komunikacja w systemie SOWA Wniosek o dofinansowanie projektu Wsparcie użytkownika

3 3 Sprzęt komputerowy: - posiada połączenie z siecią Internet; - ma zainstalowaną jedną z następujących przeglądarek internetowych: Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome w najnowszej stabilnej wersji ( nie starszej niż dwie wersje wstecz); - ma włączoną obsługę technologii Java Script, tzw. "cookie" oraz wyłączone blokowanie wyskakujących okien w przeglądarce internetowej; - stosowanie aplikacji do otwierania plików PDF np. Adobe Acrobat Reader. Na dobry początek…

4 4 Zmiany w odniesieniu do poprzedniej perspektywy 2007-20132014-2020 Generator Wniosków Aplikacyjnych (GWA) System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA)

5 5 SOWA System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (dalej SOWA) jest narzędziem informatycznym przeznaczonym do obsługi procesu ubiegania się o środki pochodzące z krajowego programu operacyjnego na lata 2014-2020, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. Główne cele realizowane przez SOWA: Przygotowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie projektu lub fiszki projektu do Instytucji Organizującej Konkurs (dalej IOK); Organizacja, przechowywanie i zarządzanie dokumentami projektu; Zarządzanie użytkownikami biorącymi udział w realizacji projektów; Komunikacja i wymiana informacji.

6 6 WAŻNE!!!! są zobligowani do Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (dalej PO WER) są zobligowani do stosowania elektronicznego formularza wniosku o dofinansowanie projektu lub fiszki projektu zawartego w SOWA.

7 7 Zakładanie konta do systemu SOWA System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych dla PO WER dostępny jest pod adresem: https://www.sowa.efs.gov.pl

8 8 UWAGA !!! Podczas rejestracji konta, bardzo ważne jest podanie aktualnego adresu e-mail. Na podany adres zostanie wysłana wiadomość wraz z instrukcją dokończenia rejestracji konta. Zakładanie konta do systemu SOWA

9 9 Logowanie do systemu SOWA Przypomnienie hasła W przypadku utraty hasła dostępu do konta istnieje możliwość otrzymania nowego. W tym celu należy na stronie logowania wybrać zakładkę Przypomnij hasło, a następnie podać identyfikator użytkownika oraz adres e-mail, który został podany podczas rejestracji konta. Po uzupełnieniu formularza należy wybrać przycisk Wyślij. Przypomnienie identyfikatora użytkownika W przypadku utraty przez wnioskodawcę/ beneficjenta identyfikatora użytkownika istnieje możliwość jego odzyskania. Aby przypomnieć identyfikator należy na stronie logowania wybrać zakładkę Przypomnij identyfikator, a następnie wpisać adres e-mail, który został podany podczas rejestracji konta, imię, nazwisko oraz identyfikator konta wnioskodawcy/ beneficjenta użytkownika. Po uzupełnieniu formularza należy wybrać przycisk Wyślij.

10 10 Odzyskiwanie konta użytkownika Jest to funkcja, która pozwala na odzyskanie konta wraz z danymi projektów przez nowo zakładane konto. Niezbędnym elementem odzyskania konta jest znajomość numeru identyfikacyjnego odzyskiwanego konta. Numer ten znajduje się w kaflu Wnioskodawca/ Beneficjent zakładka Identyfikator konta wnioskodawcy/ beneficjenta:

11 11 Następnie w zakładce Odzyskaj konto należy wypełnić formularz, a w polu Identyfikator konta wnioskodawcy/ beneficjenta przepisać identyfikator z uwzględnieniem myślników. Operację należy zakończyć przyciskiem Załóż konto. Odzyskiwanie konta użytkownika

12 12 Przypomnienie identyfikatora użytkownika

13 13 Podstawowe funkcjonalności systemu SOWA Górne menu Strona główna Nabory Aktualności Często zadawane pytania Pomoc Dolne menu O systemie Regulamin SOWA Polityka prywatności Dostępność – informacje związane z dostępnością systemu dla osób z dysfunkcjami; Wzory dokumentów Kafelki Moje dane Wnioskodawca/ beneficjent Użytkownicy Projekty

14 14 Praca w systemie SOWA System automatycznie zapisuje dane formularzy co 3 minuty. ale… Zaleca się regularne dokonywanie zapisu danych podczas pracy. Po upływie 15 minut od ostatniej aktywności na serwerze (rozumianej jako przejście na inną zakładkę) nastąpi wylogowanie z systemu. Przed wylogowaniem system wyświetli ostrzeżenie:

15 15 Ekran Projektu Górne oraz dolne menu dostępne jest również bez logowania się do systemu. Liczba widocznych kafelków uzależniona jest od uprawnień, które posiada użytkownik.

16 16 OKRUSZKI OKRUSZKI to informacja, jaka droga została przebyta do aktualnie wyświetlonej lokalizacji.

17 17 Korespondencja W systemie dostępny jest moduł obustronnej korespondencji między wnioskodawcą/ beneficjentem a instytucją pośredniczącą. Moduł pozwala na tworzenie i przesyłanie elektronicznych wiadomości oraz załączanie plików. Jego stosowanie nie jest obligatoryjne, ale może ułatwić komunikację w trakcie realizacji projektu. IOK może ustalić zasady wykorzystania przedmiotowego modułu. Moduł dostępny jest w kaflu Projekty pod przyciskiem Korespondencja:

18 18 Tworzenie wniosku o dofinansowanie Przy odpowiednim naborze należy kliknąć na przycisk Szczegóły – zostaną wtedy wyświetlone szczegółowe informacje dotyczące konkretnego naboru. Przycisk Rozpocznij tworzenie wniosku utworzy nowy formularz wniosku.

19 19 Tworzenie wniosku o dofinansowanie

20 20 Tworzenie wniosku o dofinansowanie NAZWA PROJEKTU ≠ TYTUŁ PROJEKTU

21 21 Uzupełnianie formularza możliwe jest wyłącznie jeżeli dana sekcja znajduje się w trybie edycji. Jeżeli sekcja posiada status „Zatwierdzona” należy w pierwszej kolejności wybrać z prawego górnego rogu strony przycisk Edytuj Tworzenie wniosku o dofinansowanie - Informacje o projekcie

22 Tworzenie wniosku o dofinansowanie - Budżet projektu

23

24 Na poziomie wartości całego projektu należy uzupełnić pola podsumowania budżetu: Koszty ogółem łącznie, Koszty ogółem Wydatki kwalifikowane, Koszty bezpośrednie łącznie, Koszty bezpośrednie Wydatki kwalifikowane.

25 25 Po uzupełnieniami całego budżetu, w sekcji Szczegółowe wydatki należy kliknąć przycisk Import budżetu. Następnie należy wskazać plik z lokalizacji i kliknąć przycisk Importuj: Tworzenie wniosku o dofinansowanie - Budżet projektu

26 26 Tworzenie wniosku o dofinansowanie - Budżet projektu

27 27 Tworzenie wniosku o dofinansowanie – przekazanie wniosku Przed przesłaniem elektronicznej wersji wniosku do IOK należy najpierw zweryfikować poprawność jego wypełnienia. W tym celu należy z bocznego menu formularza kliknąć przycisk „Sprawdź”. Jeżeli pola objęte walidacją nie zostały uzupełnione lub zostały uzupełnione błędnie, zostanie wyświetlona Karta walidacji zawierająca listę wykrytych we wniosku błędów. Przy każdym błędzie znajduje się link do danej sekcji. Po poprawieniu błędu i ponownym kliknięciu przycisku „Sprawdź” nie będzie się on wyświetlał dłużej w Karcie walidacji.

28 28 Karta walidacji zawierająca błędy

29 29 Poprawna karta walidacji

30 30

31 31 Wniosek, który został przesłany do instytucji pośredniczącej i otrzymał status „Wysłany do instytucji” nie może zostać wycofany przez wnioskodawcę. Możliwe jest wystąpienie wnioskodawcy/ beneficjenta do właściwej instytucji o zwrot wniosku. Nie jest możliwe wysłanie do instytucji pośredniczącej kolejnej wersji wniosku o dofinansowanie jeżeli poprzednia wersja nie została zwrócona do wnioskodawcy/ beneficjenta.

32 Regulamin konkursu Str. 44 14) Wniosek, który został przesłany do IOK i otrzymał status „Wysłany do instytucji” nie może zostać wycofany przez wnioskodawcę w systemie SOWA. Każdemu wnioskodawcy przysługuje prawo wystąpienia do IOK o wycofanie złożonego przez siebie wniosku o dofinansowanie z uczestnictwa w procedurze wyboru projektu do dofinansowania. W celu wycofania wniosku, należy dostarczyć do IOK pismo z prośbą o wycofanie wniosku podpisane przez osobę/y uprawnioną/e do podejmowania decyzji w imieniu wnioskodawcy, wskazaną/e w pkt 2.7 wniosku. Powyższe wystąpienie jest skuteczne w każdym momencie przeprowadzania procedury wyboru projektu do dofinansowania. Natomiast nie jest możliwe wysłanie do IOK kolejnej wersji wniosku o dofinansowanie jeżeli poprzednia wersja nie została zwrócona do wnioskodawcy.

33 Zgłaszanie problemów

34 34 Jeżeli użytkownik jest zalogowany do systemu, część danych w formularzu uzupełni się automatycznie. Istnieje możliwość załączania plików do zgłoszenia. Dalsza obsługa zgłoszenia będzie się odbywała drogą mailową lub telefonicznie. Zgłaszanie problemów

35 35 WARTO WIEDZIEĆ Informacje o systemie SOWA:  Instrukcja użytkownika Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA), wersja 2.0  Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO WER 2014-2020, wersja 1.3  Portal https://bazawiedzy.funduszeeuropejskie.gov.pl, dostęp do portalu wymaga rejestracjihttps://bazawiedzy.funduszeeuropejskie.gov.pl

36

37 37 Dziękuję za uwagę! Grzegorz Kuczyński e-mail: [email protected] Departament Funduszy Europejskich i e-Zdrowia Ministerstwo Zdrowia WWW.ZDROWIE.GOV.PL