1 systemie rachunkowościRozdział 3 Zapis transakcji w systemie rachunkowości
2 System rachunkowości podwójnejFirmie występują codziennie tysiące transakcji. Księgowi muszą rejestrować wszystkie transakcje w systematyczny sposób. Księgowy wykorzystują system zapisu podwójnego, w którym przynajmniej dwa konta zmieniają salda.
3 System rachunkowości podwójnejKażda transakcja musi zostać zanalizowana aby określić które konta się zmieniają , jak się zmieniają (zwiększają się lub zmniejszają się) i o jaka kwotę się zmieniają. Równanie bilansowe może zostać wykorzystane dla celów tej analizy, ale zapis tylu transakcji w podany sposób jest niemożliwe. W praktyce księgowy używają rejestrów.
4 Rejestry Rejestry - to grupa powiązanych ze sobą kontPomyśl o rejestrze jako o zeszycie, którego każda kartka to pojedyncze konto. Rejestr jest „książką” firmy. Rejestr ogólny - zbiór kont, które uwzględniane sa w sprawozdaniach finansowych.
5 Rejestry Uproszczona wersją rejestru jest konto zwane kontem teowym dlatego, że ma postac litery T. Linia pionowa oddziela stronę prawa od lewej. Linia pozioma oddziela nazwę konta. Nazwa konta Lewa storna DT WN Prawa strona CT MA
6 Rejestry Saldo - różnica pomiędzy sumą zapisów po stronie DT i sumą zapisów po stronie CT. Aktywa zapisywane są po stronie DT zwiększenia - strona DT zmniejszenia - strona CT Zobowiązania i kapitał własn zapisywane sa po stronie CT zwiększenia - strona CT zmniejszenia - strona DT
7 Aktywa = Zobowiązania + Kapitał własnyKonta Konta teowe i równanie bilansowe: Aktywa = Zobowiązania + Kapitał własny Aktywa Zobowiązania Zwiększenia Zmniejszenia Zmniejszenia Zwiększenia Kapitał własny Zmniejszenia Zwiększenia
8 Debet i Credit Debit (Dt) - zapis lub saldo po lewej stronie kontaCredit (Ct) - zapis lub saldo po prawej stronie konta Paniętaj: Dt jest zawsze lewą stroną konta Ct jest zawsze prawa strona konta
9 Zapis transakcji Etapy zapisy transakcji: Transakcja Dokument DziennikZestawienie obrotów i sald Sprawozdania finansowe Rejestr
10 Zapis transakcji Zapis rozpoczyna się w momencie pojawienia się dokumentu źródłowego - podstawy zapisu księgowego. Faktura sprzedaży FA sprzedaż Czek Faktura zakupu FA zakup Wydanie na zewnątrz WZ Kasa wpłaci KW
11 Zapis transakcji Drugi etap to zapis w dzienniku firmy który jest chronologicznym zapisem wszystkich transakcji, które mają wpływ na zmianę składników bilansu majątkowego. Najczęściej występuje dziennik główny - kalendarz wszystkich transakcji w firmie.
12 Zapis transakcji Trzeci etap to zapis w rejestrze (na kontach).Dokonuje się zapisu na właściwych kontach w rejestrze. Informacje uaktualniane są okresowo.
13 Zapis transakcji Etap czwarty to przygotowanie zestawienie obrotów i sald. Zestawienie obrotów i sald - proste wyszczególnienie wszystkich kont w rejestrze firmy wraz z ich obrotami i saldami. Pomaga w weryfikacji dokładności zapisów księgowych i w sporządzaniu sprawozdań finansowych
14 Zapis transakcji Ostatni etap to przygotowanie sprawozdań finansowych.Firmy przygotowują sprawozdania okresowe. Okres sporządzenia sprawozdań finansowych zależy od potrzeb ich użytkowników ( co najmniej raz w roku) .
15 Zapis w dzienniku firmyDziennik firmy - analiza wpływu transakcji na konta, zwykle z dołączonym opisem. Chronologiczny, dzień po dniu zapis transakcji określenie które na którym koncie zapiszemy po stronie DT i na którym koncie zapiszemy po stronie CT.
16 Zapis w dzienniku Tradycyjnie dziennik firmy zawiera:datę i numer identyfikacyjny transakcji konta, na których zapisujemy transakcję i wyjaśnienie transakcji odsyłacze - numer przypisany do kont, do których przenosimy transakcje kwotę zapisana po stronie DT i CT
17 Zapis w dzienniku Tradycyjnie dziennik firmy zawiera: .Data Lp. Konto i wyjaśnienie Id Dt Ct 2000 12/ Gotówka ,000 Kapitał własny ,000 12/ Gotówka ,000 Zobowiązania wekslowe ,000 2001 1/ Zapasy ,000 Gotówka ,000
18 Plan kont Plan kont - numerowana luz zakodowana lista wszystkich tytułów kont Powoduje ułatwienie zapisu
19 Plan kont Przykład planu kont: Numer Tytuł Numer TytułKonta Konta konta Konta Gotówka Zobowiązania wekslowe Należności Zobowiązania bieżące Zapasy Kapitał własny Przedpłaty czynszu Zyski zatrzymane Wyposażenie Przychody ze sprzedaży 170A Umorzenie KWS Koszty czynszu Amortyzacja
20 Inne formy zapisu transakcjiRejestr nie zawsze wygląda jak konto jedna z forma zapisu dostarcza następujących informacji: datę wyjaśnienie odnośniki do dziennika Dt Ct sumę narastająco
21 Inne formy zapisu transakcjiSumy narastająco dostarczają informacji o stanie konta na danym moment bilansowy. Gotówka Kont nr. 100 Data Wyjaśnienie Ref. Dt Ct Bilans narastająco 1997 12/ , ,000 12/ , ,000 1998 1/ , ,000
22 Analiza i zapis transakcjiTypy zapisów na kontach: zapis prosty - zapis, który dokonywany jest na dwóch kontach zapis łączony - zapis transakcji na więcej niż dwóch kontach Pamiętaj: bez względu na to czy zapis jest prosty czy łączony suma zapisów po stronie DT i CT musi być zawsze taka sama.
23 Transakcje dotyczące przychodów i kosztówZyski zatrzymane to zakumulowane przychody minus koszt, ale nie można bezpośrednio zwiększać tego konta o przychody i zmniejszać o koszty. To utrudniałoby przygotowywanie rachunku zysków i strat Przez oddzielne zapisy przychodów i kosztów otrzymany dokładniejsze informacje i będziemy mogli łatwiej sporządzić rachunek zysków i strat.
24 Transakcje dotyczące przychodów i kosztówPrzychody i koszty są częścią zysków zatrzymanych. Zyski zatrzymane Kapitały własne Zmniejszenia Zwiększenia Koszy Przychody CT Zmniejszenie się DT Wzrost
25 Transakcje dotyczące przychodów i kosztówDokonywanie zapisów na kontach wynikowych: Zwiększenia przychodów zapisujemy po stronie CT. Zmniejszenia przychodów zapisujemy po stronie DT. Zwiększenie się kosztów zapisujemy po stronie DT. Zmniejszenie się kosztów zapisujemy po stronie CT..
26 Transakcje dotyczące przychodów i kosztówZapisy przychodów i kosztów na różnych kontach ułatwia przygotowanie sprawozdań finansowych. Rachunek zysków i strat dostarcza szczegółowych informacji jak zmieniły się zyski zatrzymane w ciągu danego okresu..
27 Przedpłaty kosztów i amortyzacjaPrzedpłaty kosztów to aktywo, które zostanie zużyte w przyszłości. Wygaśnięcie , lun inaczej zużyci tego aktywa powoduje powstanie kosztów. Rejestrując amortyzacje równocześnie zwiększamy konto o nazwie umorzenie . Konta takie jak umorzenie są kontami korygującymi.
28 Przedpłaty kosztów i amortyzacjaKonto korygujące - oddzielne konto na którym zapisywane są zmniejszenia do konta głównego Wartość bieżąca (księgowa) - saldo kont w księgach firmy, wartość netto po skorygowaniu o konta korygujące wartość bieżąca inaczej jest nazywana wartością netto lub wartością księgową. Wartość netto wyposażenia to wartość początkowa (nabycia) tego wyposażenia pomniejszona o umorzenie.
29 Umorzenie środków trwałychUmorzenie (zakumulowana amortyzacja) - skumulowana suma amortyzacji naliczonej od daty oddania środka trwałego do użytkowania. Bilans majątkowy zawiera zwykle informacje o wartości netto środków trwałych. Wartość umorzenia środków trwałych można odszukać w informacji dodatkowej do sprawozdań finansowych.
30 Umorzenie środków trwałychDlaczego wykorzystujemy umorzenie środków trwałych? Dlaczego po prostu nie zmniejszymy konta Środki trwałe”? Księgowi, chcą aby wartość początkowa środków trwałych była bardzo czytelna., ale musimy także zapisywać zmniejszenia tego aktywa.. Umorzenie środków trwałych to wartość kosztów alokowanych na dane aktywo w okresie jego użytkowania.
31 Przygotowanie zestawienia obrotów i saldPo dokonaniu zapisów na kontach sporządzamy zestawienie obrotów i sald. Zestawienie obrotów i sald - lista wszystkich kont wraz z ich obrotami i saldami jest przygotowywane w celu kontroli rachunkowej przed sporządzeniem sprawozdań finansowych.
32 Przygotowanie zestawienia obrotów i saldCel sporządzania zestawienia: Aby sprowadzić poprawność zapisu poprzez sprawdzenie czy suma zapisów po stronie debetowej równa się zapisom po stronie kredytowej. Przygotowanie wygodnego zestawienia wszystkich kont przez przygotowaniem sprawozdań finansowych.
33 Przygotowanie zestawienia obrotów i saldprzykład prostego zestawienia sald Salda Numer Konta Konto Dt Ct 100 Gotówka ,000 130 Zapasy ,000 202 Zobowiązania wekslowe 100,000 300 Kapitał własny ,000 500, ,000 =============== ===============
34 Przygotowanie sprawozdań finansowychZestawienie obrotów i sald jest punktem wyjścia do sporządzenia bilansu majątkowego i rachunku zysków i strat. Konta wynikowe przenoszone są na konto „Wynik finansowy”. Zestawienie obrotów i sald pokazuje saldo początkowe zysków zatrzymanych, ponieważ nie dokonano jeszcze żadnych zmian na tym koncie. .
35 Przygotowanie sprawozdań finansowychZestawienie obrotów i sald może się zgadzać, pomimo tego, że popełniono błędy. Zapis mógł zawierać błędną kwotę naniesiona na dwa przeciwstawne konta. Transakcja mogła być zapisana na złym koncie. W obu sytuacjach suma obrotów i sald debetowych będzie się równała odpowiednio sumie obrotów i sald kredytowych.