1 Systemy zarządzania treścią Część 3

2 Wolters Kluwer Publication BuildWspólny projekt czterech wydawnictw koncernu Wolters Kluwer. Założenia: system zarządzania dokumentami NIE zawiera systemu publikacyjnego, zarządzamy neutralną pulą zasobów, zasoby posiadają wartość dodaną (metainformacje, linki, itp.). Problem: jak odwzorować strukturę zarządzanych zasobów na strukturę publikacji? jak zbudować wiele publikacji z tych samych zasobów? jak zrobić to w sposób generyczny? Systemy zarządzania treścią – część 3

3 Publication Build – schematsigmalink Web Content Service function call PB API function call Web pages other CMS Rendition Service function call function call PB API Document for typesetting Publication template Systemy zarządzania treścią – część 3

4 Publication Build – przykład szablonu

5 Konfigurowanie produktów i generowanie dokumentacjiProblem: produkt występuje w wielu wariantach, różniących się od siebie szczegółami, dokumentacja produktu powinna być dedykowana dla danego modelu, jak uniknąć tworzenia wielu podobnych wariantów dokumentacji? Analiza: dokumentacja każdego modelu ma identyczną strukturę, dokumentacja różnych modeli różni się treścią wybranych sekcji. Rozwiązanie: zdefiniować szablon dokumentacji, określający: strukturę (rozdziały, sekcje, ...), parametry wyboru konkretnej wersji sekcji; przygotować możliwe warianty każdej sekcji, określić parametry modelu i wygenerować dedykowaną dokumentację. Systemy zarządzania treścią – część 3

6 Szablon dokumentacji – przykład Systemy zarządzania treścią – część 3

7 Konfigurowanie produktu – przykładCategory: Cars Requirement: transmission-type Requirement: engine-type Requirement: radio-type Product: Locano Transmission-type: standard, automatic Engine-type: V6, V8 Radio-type: standard, CD Player Templates: Owner Manual, Maintenance Manual Model: Locano L600A: Transmission-type: automatic Engine-type: V6 Radio-type: CD Player Systemy zarządzania treścią – część 3

8 Rezultat: instrukcja obsługiLocano L600A Owner’s Manual Operating Instructions Driving Your Car Using Your CD Player-AM/FM Radio Maintenance Instructions Changing the Oil [create content] Type: Chapter Info type: maint-info Engine-type: V6 Washing Your Car Systemy zarządzania treścią – część 3

9 Rodzaje i odmiany systemów zarządzania dokumentamiWeb Content Management Systems – zarządzanie zawartością witryny internetowej. Enterprise Content Management Systems – zarządzanie dokumentami biznesowymi organizacji. System obiegu dokumentów kancelaryjnych. System publikacyjny. Portal korporacyjny. System do pracy grupowej. Elektroniczne archiwum. Systemy zarządzania treścią – część 3

10 Dwa podejścia do zarządzania dokumentamiPodejście treścio-centryczne – zarządzanie treścią: wszystkie zasoby dostępne dla (uprawnionych) użytkowników, użytkownik decyduje, z których zasobów w danej chwili korzysta, typowy sposób dostępu: przeglądanie katalogów, wyszukiwanie. Podejście procesowe – obieg dokumentów: ściśle zdefiniowane role i kompetencje, użytkownik wykonuje zadania wskazane przez system, system zarządza przekazywaniem dokumentu (zadania) kolejnym osobom, typowy sposób dostępu: lista zadań do wykonania. Slajd prezentuje dwa skrajne, modelowe podejścia do zarządzania dokumentami. W rzeczywistości zwykle mamy do czynienia z kombinacją obu podejść, łączącą pewne elementy swobodnego dostępu do treści i obiegu dokumentów w ramach procesów. Systemy zarządzania treścią – część 3

11 Dwa podejścia do zarządzania dokumentamidokumenty         procesy draft korekta akceptacja publikacja Systemy zarządzania treścią – część 3

12 Web Content ManagementZarządzanie: strukturą witryny (serwisami, kolekcjami stron, odnośnikami do innych stron), zawartością tekstową witryny (artykułami, stronami), wyglądem witryny (szablony stron). Modyfikacje zawartości witryny: edycja tekstów, proces przygotowania – korekty – akceptacji zmiany, grupowanie zmian w transakcje. Systemy zarządzania treścią – część 3

13 Web Content ManagementSerwowanie zawartości witryny: dynamiczne, eksport do struktur statycznych (np. plików), podgląd przed opublikowaniem. Jednolity wygląd stron – szablony stron. Funkcje specjalizowane: wsparcie dla witryn wielojęzycznych i procesów tłumaczeń, planowanie czasu publikacji – automatyczna publikacja w zaplanowanym czasie, obsługa dostępu do treści płatnych. Systemy zarządzania treścią – część 3

14 Przykłady Magnolia – open source content management system:środowisko autorskie i publiczne, edycja zmian, publikowanie zmian, szablony stron. Portal Rzeczpospolitej: grupowanie zmian w projektach, artykuły pobierane z archiwum. Systemy zarządzania treścią – część 3

15 Obieg dokumentów kancelaryjnychInstrukcja kancelaryjna – szczegółowy opis obowiązujących procedur obiegu dokumentów. Proces obiegu dokumentów przychodzących: przyjęcie i rejestracja dokumentu w kancelarii ogólnej: skanowanie + OCR, przyjmowanie faksów; dekretacja: wskazanie jednostki organizacyjnej, wskazanie referenta odpowiedzialnego za załatwienie sprawy, dyspozycje co do sposobu załatwienia sprawy; zarejestrowanie sprawy, przyporządkowanie do istniejącej sprawy, klasyfikacja wg jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), archiwizacja: spisy zdawczo-odbiorcze. Systemy zarządzania treścią – część 3

16 Obieg dokumentów kancelaryjnychDokumenty wychodzące: przygotowanie pisma w jednostce organizacyjnej, wysyłka przez kancelarię ogólną, zarządzanie zwrotami korespondencji. Obieg korespondencji wewnętrznej. Prowadzenie rejestrów i ewidencji: dziennik korespondencji sekretariatu, spis spraw dla każdej końcowej pozycji JRWA, książka doręczeń, rejestry kancelaryjne dla rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, centralne rejestry kancelaryjne urzędu (np. rejestr skarg i wniosków, rejestr aktów wewnętrznych, rejestr wydanych upoważnień). Systemy zarządzania treścią – część 3

17 Przykłady Źródło: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu Systemy zarządzania treścią – część 3

18 Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – przykładŹródło: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu Systemy zarządzania treścią – część 3

19 Archiwum Instrukcja archiwalna – szczegółowy opis procedur archiwizacji dokumentów. Archiwizacja dokumentów: przyjmowanie dokumentów – spisy zdawczo-odbiorcze. Klasyfikacja dokumentów archiwalnych – przykład systemu klasyfikacji: A – dokument o trwałej wartości archiwalnej, przeznaczony do przekazania do archiwum państwowego, B liczba – dokument mający czasowe znaczenie praktyczne, przechowywany w archiwum zakładowym określoną liczbę lat, BE liczba – dokument podlega ekspertyzie po upływie określonej liczby lat. Brakowanie dokumentów. Kontrolowane udostępnianie zasobów archiwalnych. Systemy zarządzania treścią – część 3

20 Systemy obiegu dokumentów biznesowychDokumenty wewnętrzne nie przeznaczone do publikacji, np.: zamówienia, wnioski o urlop, o miejsce postojowe, raporty, protokoły z wykonania prac, dokumentacja techniczna, opisy procedur wewnętrznych, ... Wewnętrzne procesy obiegu informacji w organizacji. System obiegu prac (workflow): dowolnie definiowane schematy procesów, dostęp poprzez listę zadań. Integracja z innymi systemami biznesowymi. Systemy zarządzania treścią – część 3

21 Case study: Era DCO Przeglądy elementów sieci GSM:wykonywane regularnie przez firmy zewnętrzne, planowane przez biura regionalne PTC, dokumentowane przy pomocy protokołów. Zastosowanie systemu DCO – Document Collection Office: planowanie przeglądów przez biura regionalne, wypełnianie protokołów przez dostawców usług, sformalizowana wymiana dokumentów między PTC a dostawcami. Systemy zarządzania treścią – część 3

22 Podstawowa funkcjonalność systemu DCOZarządzanie procesami obiegu i przetwarzania dokumentów strukturalnych w organizacji. Procesy: sformalizowane w postaci szablonów procesów. Dokumenty: formularze o ściśle określonej strukturze. Organizacja: struktura organizacyjna, zarządzanie uprawnieniami i kompetencjami. Systemy zarządzania treścią – część 3

23 Proces przeglądów w PTCKoordynator Dostawca Manager Dostawca Technik Przygotowanie listy stacji Planowanie dat przeglądów Informacja Wykonanie przeglądów Wypełnienie protokołu i załączników Akceptacja Akceptacja Systemy zarządzania treścią – część 3

24 Portale korporacyjne, systemy do pracy grupowejzarządzanie treścią i publikowanie (na potrzeby wewnętrzne), dostęp do danych z różnych systemów biznesowych, modularna budowa stron (portlety), jednolity system autoryzacji (single sign-on) personalizacja. Praca grupowa: wspólne repozytorium dokumentów, wyodrębnione obszary (pokoje) robocze dla poszczególnych zespołów, fora dyskusyjne, wspólne kalendarze, integracja z pocztą elektroniczną. Systemy zarządzania treścią – część 3

25 Narzędzia (wybór) Web Content Management:Magnolia (open source)  OpenCMS (open source)  N/X (open source)  RedDot CMS, RedDot Solutions  OpenMarket  Platformy do tworzenia aplikacji internetowych: Cocoon  cocoon.apache.org Zope  Systemy zarządzania treścią – część 3

26 Narzędzia (wybór) Enterprise Content Management: Platformy portalowe:Lotus Domino, IBM  FileNet  EMC2, Documentum  LiveLink Enterprise Suite, OpenText  Platformy portalowe: BEA WebLogic Portal  WebSphere Portal, IBM  www-306.ibm.com/software/genservers/portal Oracle Portal  Systemy zarządzania treścią – część 3

27 Gdzie szukać dalej Jakubowski, R., Wiadomo o co chodziComputerworld Polska, nr 33/636, 14 września 2004 JSR-170: Content Repository API for Java. Technology Specification Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków miedzygminnych isip.sejm.gov.pl/servlet/Search?todo=open&id=WDU AIIM – The Enterprise Content Management Association Systemy zarządzania treścią – część 3