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2 t Transformamos a nuestros estudiantes en AGENTES DE CAMBIO, con el respaldo de una HERENCIA EDUCATIVA UNICA, CREATIVA, HUMANA, PRACTICA Y ACCESIBLE.

3 AD1014 AD1015 Administración GeneralDirección de Ciencias Empresariales Bachillerato en Administración de Negocios Licda. Marcela Pochet Vindas

4 4. Control

5 Figura 10-1 Proceso de administración estratégica

6 Control El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos

7 con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.Definición de Control “El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.” Henry Fayol

8 En fin, control es… Comprobar o verificar; Regular;Comparar con un patrón; Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir.

9 Elementos del Control Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.

10 Regla general del ControlCorrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección. Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

11 Una de las razones más evidentes de la importancia del controles porque hasta el mejor de los planes se puede desviar…

12 Importancia del ControlCrear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio: Sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades del entorno, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos más rápidos: Los clientes de la actualidad no sólo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida. Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

13 ¿Qué es el desempeño organizacional?El resultado final de una actividad. Desempeño organizacional Suma de los resultados de todas las actividades laborales de la organización.

14 Medición del desempeño organizacionalProductividad La cantidad de bienes y servicios producidos dividida entre los insumos necesarios para generar ese nivel de producción. Eficacia organizacional Medida de cuán apropiados son los objetivos organizacionales y de qué tan bien se están cumpliendo.

15 El proceso de control Proceso de controlProcedimiento de tres pasos cuya finalidad es medir el desempeño real, compararlo contra un estándar y poner en práctica las acciones gerenciales necesarias para corregir las desviaciones o errores de adecuación que pudieran presentarse.

16 Figura 10-2 El proceso de control

17 El proceso de control (cont.)Paso 1: Medición del desempeño real Cómo medimos - observación, reportes estadísticos, reportes orales y reportes escritos. Qué medimos - lo que se mide es, probablemente, más relevante que cómo se mide.

18 Figura 10-3 Fuentes de información para medir el desempeño

19 El proceso de control (cont.)Paso 2: Comparación del desempeño real contra un estándar En este paso se determina la variación que existe entre el desempeño real y el estándar. Rango de variación Parámetros de variación aceptables entre el desempeño real y el estándar.

20 Figura 10-4 Rango de variación aceptable

21 Figura 10-5 Green Earth Gardening Supply: Ventas de junio

22 El proceso de control (cont.)Paso 3: Implementación de acciones gerenciales Acción correctiva inmediata Acción correctiva que busca solucionar los problemas de una sola vez para reencauzar el desempeño. Acción correctiva básica Acción correctiva que trata de determinar cómo y por qué se dio la desviación del desempeño antes de corregir la causa de la misma.

23 El proceso de control (cont.)Paso 3: Implementación de acciones gerenciales (cont.) Revisar el estándar - Si éste supera el objetivo de manera consistente, el gerente deberá evaluar si la meta es muy fácil de cumplir y, por consiguiente, necesita ser elevada. Los gerentes han de ser muy cautos ante la idea de bajar el nivel del estándar.

24 Figura 10-6 Decisiones gerenciales en el proceso de control

25 Áreas de Control dentro de la organizaciónÁreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes: Control de producción Control de calidad Control de costos Control de inventarios Control de operaciones Productivos Control de desperdicios Control de mantenimiento y conservación

26 Áreas de Control dentro de la organizaciónÁrea comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos. Control de ventas. Por volumen total de las mismas ventas. Por tipos de artículos vendidos. Por volumen de ventas estacionales. Por el precio de artículos vendidos. Por clientes. Por territorios. Por vendedores. Por utilidades producidas.

27 Áreas de Control dentro de la organizaciónÁrea financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Control presupuestario Control de costos

28 Áreas de Control dentro de la organizaciónÁrea de recursos humanos: Es el área que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen: Controles de asistencia y retrasos. Control de vacaciones. Control de salarios.

29 Pasos del proceso de control1. Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas. 2. Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control"

30 3. Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podrían involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad. 4. Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. 

31 Tolerancias del controlEl rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los estándares o planes. Una cierta cantidad de variación ocurrirá normalmente como resultado de la casualidad. Por lo tanto, el administrador debe establecer los límites relacionados con el grado aceptado de desviación del estándar. En otras palabras ¿cuánta variación del estándar se tolera?

32 Técnicas para el controlProceso, procedimientos, Gannt, etc. Procedimiento hombre máquina, mano izquierda, mano derecha etc.  Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.  Métodos cuantitativos.  Redes. Modelos matemáticos. Investigación de operaciones. Estadística. Cálculos probabilísticas. Contabilidad. Auditoría. Presupuestos. Reportes, informes, etc. Formas. Archivos (memorias de expedientes). Computarizados. Mecanizados . Gráficas y diagramas. 

33 Control del desempeño de los empleadosAcciones disciplinarias Acciones puestas en práctica por un gerente para hacer cumplir los estándares y los reglamentos laborales de la organización. Retroalimentación eficaz sobre el desempeño - los gerentes necesitan ofrecer retroalimentación a sus empleados, precisamente para que éstos sepan si están teniendo un desempeño laboral adecuado.

34 Figura 10-8 Tipos de problemas disciplinarios y ejemplos de cada uno

35 Herramientas para medir el desempeño organizacionalControl preventivo - Control implementado antes de la realización de una actividad laboral. Control concurrente - Control que entra en acción mientras una actividad laboral está en progreso. Administración por contacto directo - Término utilizado para describir la interacción directa entre el gerente y sus empleados en el área laboral. Control de retroalimentación - Control que entra en acción después de que una actividad laboral ha sido ejecutada.

36 Figura 10-9 Tipos de control

37 Controles financierosControles tradicionales Análisis de proporciones. Liquidez. Apalancamiento. Actividad. Rentabilidad. Análisis de presupuestos. Estándares cuantitativos. Desviaciones.

38 Figura 10-10 Proporciones financieras más conocidas

39 Figura 10-10 Proporciones financieras más conocidas (cont.)

40 Controles de informaciónSistema de administración de información (SAI) Sistema utilizado para dotar al cuerpo gerencial de la información que necesita a intervalos regulares. Datos - hechos crudos, sin analizar (por ejemplo, una lista de nombres de clientes en desorden). Información - datos procesados y analizados de tal forma que tienen valor y relevancia para los gerentes.

41 Cuadro de mando integralHerramienta de evaluación del desempeño que toma en consideración otros factores además de la perspectiva financiera. Mide las cuatro áreas que contribuyen al desempeño de la compañía: Finanzas. Clientes. Procesos internos. Activos en términos de personas/crecimiento/innovación.

42 Benchmarking de las mejores prácticasBúsqueda de las mejores prácticas entre competidores y no competidores con la intención de tomarlas como modelo para lograr un desempeño superior. Benchmark Nivel de excelencia utilizado como estándar para hacer mediciones y comparaciones de desempeño.

43 Figura 10-11 Sugerencias para hacer benchmarking interno

44 Temas contemporáneos relativos al controlAjuste de los controles a las diferencias interculturales y la incertidumbre global. Las técnicas de control pueden ser bastante diferentes en cada país. Las distinciones tienen que ver sobre todo con los métodos de medición y la implementación de acciones correctivas. Los gerentes que trabajan en una nación extranjera, necesitan estar al tanto de las restricciones que existen en ella respecto de las acciones correctivas que pueden poner en práctica.

45 Temas contemporáneos relativos al control (cont.)Privacidad en el trabajo. Los patrones pueden (y de hecho lo hacen): Leer los correos electrónicos de sus empleados. Intervenir sus llamadas telefónicas. Inspeccionar su trabajo a través del sistema de cómputo. Almacenar y revisar los archivos de sus computadoras. Vigilarlos mientras están en los sanitarios o vestidores de la empresa. Dar seguimiento a los viajes que realizan a bordo de los vehículos de la compañía.

46 Temas contemporáneos relativos al control (cont.)Robo cometido por empleados Usufructo no autorizado de cualquier propiedad de la empresa para uso personal de sus trabajadores. Violencia en el entorno laboral - el National Institute of Occupational Safety and Health mantiene que cada año más o menos 2 millones de trabajadores norteamericanos son víctimas de alguna forma de violencia en el empleo.

47 Figura 10-12 Controles contra la violencia en el ámbito laboral

48 Figura 10-12 Controles contra la violencia en el ámbito laboral (cont

49 Ejercicio practico en clase

50 PROCEDIMIENTO DE CONTROL en general.Montar los parámetros de medición de cada proceso para su eficiente ejecución. Cada mes (último día) se revisarán los resultados por proceso, área, departamento, etc. Se realizarán las correcciones a más tardar al día 5 de cada mes. En el día 6 se enviarán por escrito a los jefes los informes y estos comunicarán a las personas responsables.

51 TECNICAS DE CONTROL PRODUCCION Control de unidades producidas. Control de insumos, desperdicios. COMERCIAL Control de ventas. Manejo de cartera de clientes. Comisiones. FINANCIERA Niveles de riesgo financiero. Porcentajes de ganancias. Estados financieros. Cierres de mes RECURSOS HUMANOS Capacitaciones impartidas. Requisitos de puestos al día. Asistencia de los empleados.

52 “  Hay que desplegar más energía en los asuntos administrativos que en la guerra. ”Napoleón Bonaparte