1 T8. Metodologia a podejście „czystej kartki”.„Kiedy” reengineering ... ? „Jak” reengineering ... ? „Dlaczego” reengineering tak wiele może ...? Metodologia czy podejście „czystej kartki” ? Zwodnicza atrakcyjność podejścia „czystej kartki”. Zła opinia na temat metodologii. Dlaczego podejście „czystej kartki” w reengineeringu jest złe ? Metodologia a obszar problemowy w reengineeringu. Realia wdrożenia projektu. Reasumując - intuicja ... . Reasumując - metoda ... . Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

2 Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław LoręckiKiedy reengineering ... ? - Przy niewielkich zmianach w otoczeniu lub gdy zadowalają cząstkowe wzrosty wskaźników, wystarczają cząstkowe zakresy usprawnień w firmie, takie jak: poprawa jakości, automatyzacja, reorganizacja, optymalizacja wykorzystania pracowników, redukcja zatrudnienia, ... - W przypadku dużych zmian w otoczeniu, lub gdy jest konieczny skokowy wzrost wskaźników (np.. produktywności): tylko reengineering !!! - Studium przypadku - WPT „Przemysław” w Poznaniu, Biuro Zakwaterowania 1987 r. = Zmiana w otoczeniu: przejście Biura na samofinansowanie. = stan zatrudnienia w obsłudze procesu głównego: 18 osób. = w ramach reengineeringu dokonano: # optymalizacji procesu głównego, # rozszerzenia działalności (dla zatrudnienia osób „uwolnionych”), # automatyzacji obsługi procesu głównego. = uzyskany wynik: # polepszenie jakości obsługi klienta, # zmniejszenie zatrudnienia w obsłudze procesu głównego do 2 osób. Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

3 Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki„Jak” reengineering ... Od innych metod usprawniania działania firm, reengineering wyróżnia się kompleksowością podejścia: - nie jest tylko automatyzacją, chociaż często wykorzystuje twórczo nowe technologie, - nie jest tylko reorganizacją, chociaż często wymaga zmian organizacyjnych, - nie jest tylko redukcją zatrudnienia, chociaż prowadzi do poprawy produktywności, - nie służy tylko poprawie jakości, chociaż zawsze bierze pod uwagę satysfakcję klienta i procesy, które na nią wpływają. Zatem „jak” ?, KOMPLEKSOWO !!! Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

4 „Dlaczego” reengineering tak wiele może ?- bo skłania do głębokiej analizy dotychczasowego przebiegu procesu, - bo poszukuje możliwości radykalnych zmian, w najważniejszych dla firmy procesach, - bo stosuje kompleksowe ujęcie usprawniania, stawiając sobie za cel, jednoczesną: = poprawę satysfakcji klienta, = poprawę jakości, = redukcję kosztów, = zwiększanie elastyczności, szybkości, dokładności działania, - bo wykorzystuje holistyczne podejście do firmy, uwzględniając jednocześnie: = aspekty techniczne: technologię, standardy wykonania, procedury, systemy, mechanizmy kontroli, ... , = aspekty społeczne: organizację, politykę personalną (rekrutację, obsadzanie stanowisk, ścieżki kariery, motywację, ... . Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

5 Metodologia czy podejście „czystej kartki” ?Wiemy: kiedy, jak i dlaczego, pytamy: w jaki sposób ... ? Reengineering Podejście „czystej kartki” Metodologia - Jak działali wybitni twórcy ?, : = Mozart: po skomponowaniu utworu nigdy nie dokonywał zmian, ... , = Michał Anioł : widział rzeźbę w nieociosanej bryle marmuru, ... , = Leonardo : wspomagał wyobraźnię „protezami”, zostawił wiele szkiców, projektów, dokumentacji, ... - Konkretyzująca się dokumentacja daje satysfakcję twórcy, - Czysta kartka działa jak magnes - przyciąga, ... . A ZATEM ... ? Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

6 Zwodnicza atrakcyjność podejścia „czystej kartki”.- Wydaje się , że podejście „czystej kartki” ma tutaj wiele zalet: = daje możliwość nieograniczonej kreatywności (nie ma reguł, pytań, ograniczeń, ...) = domyślnie promuje nowe pomysły („dzisiaj rozpoczyna się pierwszy dzień reszty twojego życia”), = powoduje, że nie jesteśmy obciążeni tym, co było wcześniej, = pozwala rzekomo na tworzenie wizji przyszłości, nie ograniczonej przez obecny sposób działania. - Faktycznie jest to złudzenie, które prowadzi do wyłonienia się wielu problemów (nie mamy nieograniczonych środków, czasu itp., trzeba nowe rozwiązanie do „czegoś” odnieść, trzeba przekonywać zarządy, ...). - Leonardo rysował wiele szkiców... , - Geniusz Mozarta jest niepowtarzalny, ... Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

7 Zła opinia na temat metodologii.- dostrzegamy (niechciane , ale istniejące) ograniczenia, - są mało elastyczne i mają wąski obszar zastosowań, - prowadzą do rozwiązań znanych i mało „rewolucyjnych”, - często wydają się „naciągane”, ponieważ, wydaje się, że twórcy „metody”: = rozpoczynali od zdefiniowania pożądanego wyniku, = następnie opisywali drogę dojścia do niego !, - metodologie uważa się za nie twórcze, ponieważ: = narzucają, krok po kroku, co ma być robione, = nie ma miejsca na twórcze myślenie, które jest kluczem, do znalezienia radykalnych usprawnień!!! Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

8 Dlaczego podejście czystej kartki w reengineeringu jest złe ?- Nowe idee , nawet rewolucyjne , nie powstają w próżni. Konieczny jest punkt odniesienia. - Podejście „czystej kartki” jest właściwe dla indywidualnego działania; reengineering jest działalnością zespołową ! - Potrzebujemy dyscypliny w działaniu, aby uporządkować myśli i oprzeć rozwiązania na faktach. - Trudno czystą kartką przekonać zarządy do wydawania pieniędzy. Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

9 Metodologia a obszar problemowy w reengineeringu.- Definicja metodologii: „ Metodologia jest to systematyczny i jasno zdefiniowany sposób osiągnięcia celu”. - Obszar problemowy projektu reengineeringu obejmuje: = Strategię firmy i jej procesy organizacyjne. = Oczekiwania klienta. = Sposób wytwarzania wartości dodanej. = Niedoskonałości obecnych procesów i „potencjał radykalnej zmiany”. = Wizję stanu, gdy zostaną spełnione oczekiwania klientów i wyeliminowane niedociągnięcia. = Szanse leżące w integracji procesów. = Wspomagającą rolę procesów pomocniczych. = Wykorzystanie HTI&C. = Restrukturyzację firmy i sposób zarządzania procesami. = Pozycję i rolę pracowników. = Subwizje oraz wprowadzenie w życie rozwiązań alternatywnych. Zagadnienia należy przemyśleć, zrozumieć i krytycznie przeanalizować !!! Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

10 Realia „ustawienia” projektu.Projekt reengineeringu zaistnieje jeśli znajdzie poparcie zarządu !!! - Zarządy łatwiej wydają pieniądze, kiedy wiedzą : = co powinno nastąpić ?, = kiedy to powinno nastąpić ?, = ile to zajmie czasu ?, = ile pochłonie zasobów ?, = kiedy i jakie winny pojawić się efekty zmiany?. Metodologia to procedura, przemawiająca do zarządów ! - Pomysł zrodzony z podejścia „czystej kartki”: = może rzeczywiście prowadzić do dużych korzyści finansowych, = zwykle wymaga również: # odrzucenia stereotypów, # postawienia wszystkiego na jedną kartkę (duże ryzyko) co może być trudne do przyjęcia przez zarządy, bez procedury działania, którą daje metodologia ! Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

11 Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław LoręckiReasumując - intuicja ... - Zwolennicy podejścia „czystej kartki” (intuicji), uważają, że „nieograniczone korzystanie z wyobraźni, pozwoli na osiągnięcie radykalnych usprawnień procesów” - Istnieją jednak ograniczenia podejścia „czystej kartki”: = nadaje się dla relatywnie małych firm i prostych procesów, = jest prawie niemożliwe do zastosowania w pracy zespołowej, = jest trudne do powielenia (brak procedury oraz dyscypliny), = nie ma punktów kontrolnych, pozwalających na „procesowe” kontrole i oceny stopnia realizacji celu. = występuje „ogólnikowość”, która uniemożliwia opisanie i wdrożenie planowanej zmiany. UROK PODEJŚCIA - ZNIEWALAJĄCY ! RZECZYWISTOŚĆ - OTRZEŹWIAJĄCA!!! Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

12 Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław LoręckiReasumując - metoda ... Metodologia zapewnia: - wybór najlepszej z możliwych ścieżek, - zgromadzenie i udostępnianie odpowiedniej ilości informacji, - możliwość poszukiwania rozwiązań rzeczywistych a nie „oczywistych”, - przejrzystość działań. WYBIERAMY DLA REEINGEENERINGU METODOLOGIĘ !!! Ale jak ? Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki

13 Pytania kontrolne do tematu 8.1. Wyjaśnij związek pomiędzy wielkością zmian w otoczeniu firmy i zastosowaną metodą usprawnień. 2. Określ relacje reengineeringu do innych metod usprawnień w firmie. 3. Podaj trzy główne przyczyny „siły” nreengineeringu. 4. Udowodnij zwodniczą atrakcyjność podejścia „czystej kartki”. 5. Podaj, skąd się bierze zła opinia na temat metodologii. 6. Wyjaśnij, co to jest metodologia. 7. Nakreśl obszar problemowy reengineeringu. 8. Wyjaśnij i uzasadnij metodyczne preferencje zarządów firm. Wyższa Szkoła Bankowa , P - ń, dr inż. Mirosław Loręcki