1 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S1 Facultad de Ciencias de la Electrónica Las Instituciones Financiadoras deben sentirse seguras de apoyar nuestros proyectos Las instituciones financiadoras son muy precavidas en la selección de proyectos, debido a que en el pasado han financiado pero no han obtenido resultados positivos en algunos de ellos. Como instituciones de enseñanza, investigación y servicio de excelencia académica debemos de convencer y demostrar de es un orgullo mutuo el trabajar con nosotros y de que nuestros proyectos constribuirán al logro de los objetivos y el cumplimiento de la misión tanto de ellos como de nuestra institución. Las instituciones donantes no quieren ver que su dinero no tenga resultados positivos. Los proyectos de desarrollo e investigación deben ser analizados con el mismo rigor que los proyectos de inversión.
2 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S2 Facultad de Ciencias de la Electrónica ¿Para qué necesita Usted recursos? Becas a estudiantes Becas a académicos Participación u organización de encuentros Académicos Eventos de Capacitación Traer Investigadores o Profesores Visitantes Revistas y otras publicaciones periódicas Proyectos de Investigación Científica y Tecnológica Apoyo a Programas de Nivel Medio, Licenciatura y de Posgrado Proyectos de Desarrollo y vinculación Crédito Educativo Visitas al extranjero
3 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S3 Facultad de Ciencias de la Electrónica Elementos de la Consecución de Recursos Claridad en la Misión y Objetivos de la Institución Información socioeconómica y técnica del proyecto Manejo de Información Habilidades de Negociación Relaciones con Donantes Información del mercado de donantes
4 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S4 Facultad de Ciencias de la Electrónica Planeación Institucional Programación Estratégica Integración, organización y Administración de Recursos Establecimiento y Operación De Programas y Proyectos Seguimiento Y Evaluación ¿Para qué? ¿Por qué? ¿qué? ¿Cómo? (metodológico) ¿Con qué? (recursos humanos Financieros y económicos) ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuánto? ¿Calidad? ¿Excelencia? La Búsqueda del financiamiento: Un elemento del Proceso de Planeación Institucional
5 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S5 Facultad de Ciencias de la Electrónica Enfoques para la Movilización de Fondos Proyectos Individuales Líneas de Investigación Proyectos por Programa Proyectos Interdisciplinarios Proyectos Interinstitucionales Proyectos por Area Geográfica Proyectos por Grupo Meta Proyectos en colaboración con Instituciones Extranjeras
6 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S6 Facultad de Ciencias de la Electrónica Herencia y legados Cuotas de miembros y asociados Cuotas de recuperación de servicios y productos de la institución Productos del patrimonio Donaciones especiales Sorteos y eventos especiales Apoyo de empresas Aportaciones de los beneficiarios Fuentes de Financiamiento
7 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S7 Facultad de Ciencias de la Electrónica El Proceso de Búsqueda de Financiamiento Problemática de la Sociedad Evaluación de la Capacidad de la organización Objetivos de la organización Idea inicial del proyecto Generación de fondos e implementación Evaluación de la necesidad del proyecto Planificación de la formulación de la propuesta Selección de fuentes de financiamiento Formulación y redac- ción de la propuesta Establecimiento de contactos con donantes Presentación de la propuesta al donante Proceso
8 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S8 Facultad de Ciencias de la Electrónica Características Generales de Financiamiento Externo (1) ¿Por qué se dan donativos? El caso de los donativos deducibles Los donativos de la “sociedad” El concepto de “desarrollo” ¿Influencia?
9 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S9 Facultad de Ciencias de la Electrónica Características Generales de Financiamiento Externo (3) Areas actuales de interés: El medio ambiente Mujeres y desarrollo Biodiversidad Organización de base Conocimientos Campesinos y Autóctonos Vinculación Derechos de Propiedad sobre recursos y tecnologías SIDA Desarrollo sostenible/sustentable Micro-empresas Aliviación de pobreza Educación
10 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S10 Facultad de Ciencias de la Electrónica Gubernamentales: Multilaterales Bilaterales Gobierno Nacional o Local Embajadas Caracterización de Donantes por Fuente Financiera No Gubernamentales: Fundaciones Privadas Organizaciones religiosas ONGs Corporaciones
11 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S11 Facultad de Ciencias de la Electrónica La Selección de Donantes: Las Fuentes de Información The Foundation Centre Coordinadores de organizaciones No Gubernamentales Embajada o Consulado del país de origen del donante Las oficinas regionales del donante Las ONGs y Fundaciones Privadas Las organizaciones multilaterales InterNet: http://fdn.center.org/
12 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S12 Facultad de Ciencias de la Electrónica La Selección de Donantes: La importancia de Información actualizada ¿Está interesado en programas internacionales y o extranjeros? ¿La propuesta cae en las áreas de interés del donante? ¿El donativo que se solicita cae en las posibilidades del donante? ¿Tiene el donante una política que le impide proporcionar el donativo que se solicita? ¿Prefiere el donante compartir el presupuesto con otros donantes? ¿A que tipo de organizaciones suele apoyar el donante? ¿Qué procedimientos específicos tiene el donante para recibir propuestas?
13 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S13 Facultad de Ciencias de la Electrónica Tipos de Apoyo Financiero Fondos para financiar programas Plazo más prolongados Responden a objetivos más amplios Difíciles de conseguir Generalmente fondos sin muchas limitaciones Fondos para financiar proyectos Periodos más cortos Responden a objetivos más específicos Más fácil de conseguir Fondos restringidos Asistencia técnica: apoyo operacional o administrativo otorgado. Puede incluir asistencia para conseguir fondos, la planificación presupuestal, la planificación programática, asesoría legal, mercadeo, etc. A menudo se ofrece a través de un miembro del personal del donante. Campañas anuales: un esfuerzo realizado por una organización sin fines de lucro para conseguir donativos anuales.
14 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S14 Facultad de Ciencias de la Electrónica Campañas de capitalización: Una campaña que se extiende por un periodo de años para obtener fondos sustanciales con propósitos a largo plazo. Donaciones en especie: Una contribución de equipo, materiales de oficina, etc., algunas fundaciones pueden también donar un espacio o tiempo de su personal como contribución en especie. Extensión de apoyo: Una donación que es renovada con regularidad Fondos complementarias: Una donación cuyo objetivo es complementar fondos provistos por otro(s) donante(s) Fondos de emergencia: Donación por una sola vez para cubrir un problema de liquidez financiero inmediato y a corto plazo. Fondos de inversión: Una donación o fondo cuya intención es que sea conservado en forma permanente por la organización e invertido de modo que pueda proveer un ingreso contínuo.
15 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S15 Facultad de Ciencias de la Electrónica Fondos de Planificación: Una donación para evaluar las condiciones de posibilidad o relevancia de un proyecto. Fondos irrestrictos: Una donación para apoyar propósitos generales o el trabajo de una organización, más que un propósito específico o proyecto. Fondos para construcción: Generalmente una donación para la construcción de edificios puede ser parte de campaña de capitalización Fondos para investigación: Fondos otorgados a instituciones para cubrir costos de investigación Presupuestos operativos: Una donación para cubrir gastos administrativos y gastos diarios de personal, u otros gastos para un programa u organización ya existente. Servicios de consultoria: apoyo que brinda una fundación o una organización por medio de personal profesional especializada para trabajar como consultores en un proyecto de mútuo interés o para evaluar proyectos.
16 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S16 Facultad de Ciencias de la Electrónica ¿Por qué se rechazan las propuestas? No hay suficientes fondos La propuesta no se relaciona con los objetivos del donante La propuesta no está bien elaborada La propuesta no refleja la capacidad para poder implementar el proyecto Las calificaciones de personal clave y/o la experiencia no se explica bien El presupuesto no se presenta bien La evaluación del proyecto no se presenta claramente La estrategia de la propuesta no convence
17 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S17 Facultad de Ciencias de la Electrónica ¿Qué es lo que los donantes buscan en la propuestas? ¿Quién se beneficiará? ¿Hay un resumen ejecutivo? ¿Por qué este proyecto? ¿Cómo se originó? ¿Dónde opera? ¿Qué hará? ¿Cómo lograrán los objetivos? ¿Quién llevará adelante el proyecto? ¿Cómo evaluarán e inconformarán de lo que hacen? ¿Cuánto costará? ¿Quién contribuye al proyecto? ¿Es confiable la organización? ¿Hay un título? PROPUESTA
18 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S18 Facultad de Ciencias de la Electrónica La Estructura de Propuestas Parte Introductoria Antecedentes del Proyecto Justificación Objetivos Grupo meta Resultados Esperados Plan de Trabajo Seguimiento y Evaluación Presupuesto Portada Hoja resumen del proyecto Abreviaciones contenido
19 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S19 Facultad de Ciencias de la Electrónica Parte Introductoria Portada Hoja de Resumen Abreviaciones Contenido Nombre de la organización Título fechas Título Localidad Duración Costo total del proyecto Contribución solicitada Contribución grupo meta Contribución otros donantes Contribución gubernamental Institución ejecutiva Resumen del proyecto Objetivos del proyecto Resultados directos Documentos relevantes Personas de contacto y dirección
20 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S20 Facultad de Ciencias de la Electrónica Antecedentes del Proyecto El Contexto General Aquí se presenta una idea general del contexto del proyecto, sin perderse en gran detalle en cuanto al contexto político, económico o la situación social en el país donde se implementará el proyecto. Mencione: Las Instituciones Involucradas, La región donde se implementa el proyecto, etc. Organización que presenta la solicitud Introduzca aquí la organización que presenta la solicitud (datos generales, ubicación, características específicas, etc.) : Uno o dos párrafos, documentos relevantes se añaden como anexos, Dé un ejemplo breve de la experiencia que la organización tiene en la zona donde se desarrollará el proyecto. La Organización Ejecutiva Introduzca a la organización que implementará el proyecto (datos generales, ubicación, características específicas, etc.): Uno o dos párrafos, documentos relevantes se añaden como anexos, Dé ejemplos breves de otros proyectos que han sido implementados en la zona donde se desarrollará el proyecto, Describa de tal manera que se refleje la capacidad de la organización para implementar el proyecto.
21 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S21 Facultad de Ciencias de la Electrónica Justificación del Proyecto Definición del problema Describa el problema que el proyecto tratará de solucionar. Prioridades Inmediatas Explique como el problema ha generado una necesidad prioritaria en el grupo meta: Trate de demostrar la necesidad de una intervención por parte de la organización ejecutiva. La Solución Presente de manera global, cuál es, o debe ser, la solución preferida al problema: Justifique la solución en términos de las necesidades de la población meta; Explique por qué se rechazaron otras alternativas para resolver el problema. La Organización Ejecutiva Justifique el papel de la organización: Explique la capacidad, o sea, las características específicas de la organización que muestra la misma, así como y las experiencias anteriores en proyectos o actividades similares. Explique el papel específico e innovador de su organización si hay otras organizaciones trabajando en la misma línea de trabajo.
22 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S22 Facultad de Ciencias de la Electrónica Objetivos y Metas Meta(s) General(es) Indique qué es lo que se quiere lograr a través del proyecto a largo plazo: La meta, normalmente una en el caso de un solo proyecto, debe ser general, mostrando la visión en cuanto al destino del proyecto. Objetivo(s) General(es) Describa cuál es el objetivo general, indicando qué es lo que se quiere lograr a mediano plazo. Objetivo(s) Específico(s) Describa los objetivos específicos del proyecto, tomando en cuenta que deben estar relacionados estrechamente con actividades en el proyecto: a corto plazo y medible.
23 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S23 Facultad de Ciencias de la Electrónica El Grupo Meta Descripción del Grupo Meta Defina y describa el grupo meta que se beneficiará por el proyecto: Indique cuáles son las características socio-económicas y culturales más sobresalientes del grupo meta que se atenderá. Participación del Grupo Meta Muestre, si se puede, cómo participó el grupo meta en la planeación y el desarrollo del proyecto: Parte esencial para muchos donantes. Concéntrese en cómo participó el grupo meta en el desarrollo de la idea original, el diagnóstico de sus necesidades, el desarrollo del proyecto mismo, etc.
24 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S24 Facultad de Ciencias de la Electrónica Resultados Esperados Resultados Intangibles Indique cuáles serán los resultados intangibles del proyecto a mediano y largo plazo: Estos resultados no se pueden medir fácilmente y corresponden al objetivo general y a los de mediano plazo. Resultados Tangibles Indique los resultados concretos a nivel del proyecto y los beneficios a nivel del grupo meta: Esta sección se considera vital visto que muchas veces forma la base para los términos de Referencia de la evaluación del proyecto. Estos resultados descritos deben ser medibles.
25 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S25 Facultad de Ciencias de la Electrónica La Implementación del Proyecto QuéQuiénCómoCuándoDónde Una explicación más detallada y elaborada del plan de Implementación es el “Logical Framework Analysis” que Se incorpora normalmente como anexo a la propuesta. Plan de trabajo Presente las fases generales, de las cuales consiste el proyecto: Especifique cuáles serán las activdades claves, quién las Realizará, cómo, cuándo, etc. Se puede resumir el plan de trabajo de la siguiente forma:
26 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S26 Facultad de Ciencias de la Electrónica Personal del Proyecto Informe al donante sobre las calificaciones, experiencias y puestos actuales del personal clave del proyecto: subraye la capacidad en relación a activdades y o componentes claves. mencione personal local, voluntarios involucrados, y otras organizaciones participantes, especialmente si pertenecen al mismo grupo o comunidad que del grupo meta La Supervisión Indique quiénes serán los responsables del proyecto tanto en cuanto a la parte de implementación como la parte administrativa.
27 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S27 Facultad de Ciencias de la Electrónica Seguimiento Explique cómo se realizará el seguimiento del proyecto: indique a que niveles se realizará y por quién Evaluación Explique qué papel jugará la evaluación en el proyecto: subraye cómo se utilizarán los datos de la evaluación Dimensiones de la Evaluación Indique qué dimensiones, o variables claves, constituirán el eje de la Evaluación: Indique, si se puede, indicadores objetivos y concretos que determinarán el éxito (o fracaso) del proyecto. Seguimiento y Evaluación
28 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S28 Facultad de Ciencias de la Electrónica Metodología Dé una idea de la metodología que se usará para evaluar las dimensiones del proyecto: Indique tanto los métodos cuantitativos como cualitativos. Plan de Evaluación Explique cuándo será evaluado el proyecto: incluya tanto evaluaciones intermedias como finales especifique también cuándo se presentarán informes de progreso y financieros.
29 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S29 Facultad de Ciencias de la Electrónica Estimaciones de Costos: una Explicación Dé una explicación general del presupuesto y sus varias categorías Contribución Solicitada Presente los costos del proyecto por año: Dé la lista de todos los costos del proyecto que necesitan ser financiados por fuentes externas. Explique las cifras agragadas en pies de página. Separe claramente los gastos de inversión de los gastos operativos (gasolina, viáticos, etc) Contribución del Grupo Meta Indique la participación finaciera del grupo meta: Calcule todos los gastos directos e indirectos del grupo meta por ejemplo, asigna un valor a: -uso de la tierra - uso de herramientas: - mano de obra, etc. Explique las cifras agragadas en pies de página El Presupuesto (1)
30 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S30 Facultad de Ciencias de la Electrónica Contribución de otros Donantes Muestre que el proyecto no depende solamente de la contribución financiera del donante: si otros donantes contribuyen al proyecto, especifique la contribución si el apoyo se da en asistencia técnica o maquinaria calcule el valor del mismo explique las cifras agregadas en pies de página Contribución Gubernamental Muestre que el proyecto no depende solamente de la contribución financiera del donante: si la institución ejecutiva está financiada por el gobierno local, federal, calcule e incorpore su contribución en el presupuesto ejemplos del apoyo gubernamental son: - salarios del personal tanto operativo como administrativo - valor de renta de salas; uso de vehículos; gasoliina, etc. Distribución de Fondos por Año Señale de acuerdo al Plan de Trabajo, cuándo se requieren los recursos. El Presupuesto (2)
31 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S31 Facultad de Ciencias de la Electrónica Construcción del Presupuesto Contribución Solicitada Contribución del grupo meta Contribución de otras organizaciones Contribución De la Organización ejecutiva 100 % 75 % 60% 25% 25% 35% 15% 25%
32 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S32 Facultad de Ciencias de la Electrónica Escriba la propuesta en un estilo sencillo y directo, quitando lo que no es información indispensable para el donante. Concéntrese en los puntos claves. El donante, más que nada está interesado en el hecho si la organización que solicita el financiamiento externo tiene la experiencia y conocimiento para la implementación del proyecto, su efectividad organización y sus sistemas de seguimiento y control; El donante evaluará el “producto” del proyecto en términos de su utilidad para atender las necesidades del grupo meta. A menudo se fija en si el proyecto se puede justificar en términos del programa de desarrollo para (gubernamental) la región a mediano y largo plazo; Evite propuestas largas y complejas. Los donantes reciben grandes cantidades de propuesta cada año, y, por lo tanto, necesitan poder identificar rápdamente las respuestas a las preguntas claves que manejan para evaluar propuestas; Algunas Recomendaciones Finales
33 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S33 Facultad de Ciencias de la Electrónica Incorpore información detallada en anexos. Indique en la página “Contenido” cuales son, dejando la decisión de leer la información al donante Si es posible, envie la propuesta a alguien que conoce en la oficina central o local del donante para obtener una primera reacción, y Como criterio general, una propuesta de alrededor de US$10,000 tendría que ser no más de 5 o 6 páginas, una prouesta entre US$10,000 y 50,000 no más 10 a 12 páginas, y una propuesta de más de US$50,000 no más de 25 páginas.
34 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S34 Facultad de Ciencias de la Electrónica Carecterísticas de una buena propuesta Una buena propuesta nos ayuda revisar cómo nuestra inversión tendrá un impacto a largo plazo. En una propuesta buena todo está claro Queremos ver la organización ha estudiado claramente su papel y política en el contexto en que opera. No solo buscamos visión, sino también el personal para llevr a cabo el proyecto. Invertimos en lideres y personas. ¿Qué opinan los Donantes? (1)
35 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S35 Facultad de Ciencias de la Electrónica ¿Qué es lo que busca en una propuesta, además de secciones normales? La información de fondo debe poner la pauta. Debe darle un sabor de la organización. Queremos ver una lista de otros donantes y cuántos dieron Carta independiente enviadas por otra organización o personas en apoyo de un proyecto puede ser muy efectivo. Es una comprobación válida del proyecto y las personas involucradas.
36 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S36 Facultad de Ciencias de la Electrónica ¿Qué sección de la propuesta es más importante? Los primeros tres párrafos de la carta de introducción son lo más importante. Esta sección debe decir quiénes son y cuántos fondos buscan conseguir. El primer párrafo es el más importante. Queremos que la primera frase diga qué es lo que la organización quiere. El resumen ejecutivo o un resumen de una ágina es lo más importante está es lo primero que leemos. Comienzo con el resumen de la propuesta y leo hasta el punto donde sé que esta fuera de nuestra área de interés. ¿Qué opinan los Donantes? (2)
37 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S37 Facultad de Ciencias de la Electrónica A nosotros nos gusta ver que una organización tiene las personas adecuadas para llevar a cabo lo que propone el proyecto. Revisamos cómo el proyecto se relaciona con la misión de la organización. Nosotros primero revisamos el presupuesto. Lo que tratamos de ver es el costo por persona beneficiada. El resumen ejecutivo o carta introductoria es más importante. no quiero investigar la información para saber quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Si no me puede decir lo que se quiere en una página, no lo podrá decir en diez
38 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S38 Facultad de Ciencias de la Electrónica ¿Qué debe incluir la carta de introducción? Debe tener un resumen corto del proyecto i indicar el área geoggráfica. Debe tener una o dos páginas de extensión Una descripción de una página: aquí está el proyecto, aquí está el costo, aquí está qué es lo que vamos a hacer. ¿Qué tan larga debe ser una propuesta? Siete a ocho páginas. ¿Qué opinan los Donantes? (3).
39 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S39 Facultad de Ciencias de la Electrónica Cinco páginas. Nuestra guía de solicitud dice de dos a tres páginas, pero la mayoría de personas tienen problemas para ser tan breve. Lo más importante es llegar inmediatamente al grano. Estamos recibiendo más propuestas buenas de tres a cuatro páginas y menos de veinte con anexos grandes. Si requerimos más información, la pediremos. ¿Qué opinan los Donantes? (3).
40 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S40 Facultad de Ciencias de la Electrónica ¿Cómo puede atraer una propuesta su atención? No repita información, es muy frustrante. Organice su propuesta en Secciones diferentes y debe tener un formato lógico. Provea una declaración clara de lo que quiere en términos de fondos, una declaración clara de la necesidad, y una declaración clara de cómo solucionarán el problema. Si está claro, conciso, y al grano, todo debe estar allí sin tener que buscar por la información A mí me gusta una propuesta que respete mi tiempo. Debe ser clara, honrada, directa, y con un mínimo de paja. ¿Qué opinan los Donantes? (4)
41 Taller Elab. de Proy.BUAP-FCE MC. Fernando Porras S41 Facultad de Ciencias de la Electrónica ¿Sí podría dar un consejo qué sería? Consulte la guía de solicitud hecha por la fundación, y entonces investigue si le interesa el proyecto. Lo que me vuelve loco es una organización que ignora nuestra guía de solicitud Debe decir por qué es diferente y cómo su organización puede resolver problemas. Y debe investigar si su proyecto es de interés para nosotros. Que sea honrado.