1 Taller: Gobierno del Estado de Sonora Documentación de ProcedimientosSecretaría de la Contraloría General Dirección General de Desarrollo Administrativo Taller: Documentación de Procedimientos Ing. Arlette López Godínez Lic. Erika Vega Ayala Hermosillo, Sonora, Mayo de 2005.
2 Taller para la Documentación de ProcedimientosContenido Taller para la Documentación de Procedimientos Elementos de la Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos Marco Teórico-Conceptual Documentación de procedimientos
3 Planeación, Marco de Actuación, Procesos, Mejora Continua.I. Composición de la Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimiento Objetivos. Base Normativa. Conceptualización. Planeación, Marco de Actuación, Procesos, Mejora Continua. IV. Sistema Integral de Procesos Construcción de la Red de Procesos. (Desagregar procesos) Documentación de Procedimientos. Control de Documentos. Integración del Manual de Procedimientos.
4 Nuevos elementos de la GuíaEnfoque de Procesos: En la descripción del procedimiento se establecen vínculos o interacciones con otros procedimientos. El concepto de la APE como un Sistema Integrado de Clientes y Proveedores Internos. Autocontrol y Evaluación: Definir aquellos indicadores que proporcionen información valiosa para la toma de decisiones y la mejora continua de los procedimientos. Listas de verificación Control de Documentos: A través de la codificación de documentos favorece el establecimiento de un Sistema de Gestión de Calidad
5 Nuevos elementos de la GuíaAlineación al Plan Estatal de Desarrollo: Cada procedimiento deberá estar direccionado al Plan Estatal de Desarrollo, esto se ve reflejado en el formato para la elaboración del procedimiento. Evidenciar las actividades realizadas por medio de registros. Transparencia: Al documentar el quehacer de cada ente público de manera sencilla y con posibilidad de ser evaluado a través de los registros establecidos en cada procedimiento. Enfoque al cliente: Establecimiento de clientes externos. Mejora continua: A través de Verificaciones Internas y Reuniones de Trabajo Periódicas. Manual Dinámico.
6 II. Marco Teórico-Conceptual1. Planeación 2. Marco de actuación 3. Procesos 6. Mejora continua
7 La Planeación Limitaciones de la PlaneaciónMientras mejor definidos estén los elementos de la planeación, se comprende más fácil como llevar a la práctica lo planeado. Permite prepararse a las organizaciones a afrontar exitosamente factores del entorno dinámico. Limitaciones de la Planeación No exista la suficiente información que permita analizar las posibilidades internas y hacerlas congruentes con las externas. Pronósticos equivocados. Posible Resistencia Interna. Tiempo para realizar el Proceso de Planeación. Falta de compromiso de la Alta Dirección.
8 DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICOLa Planeación Se define como el instrumento ideal que permite definir, con visión a largo plazo, el rumbo que debe seguirse para alcanzar los objetivos planteados. Considera las fuerzas y debilidades de la Organización, así como las amenazas y oportunidades del entorno que la rodea FODA. Estratégica DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
9 (Llevar a la práctica lo planeado)La Planeación Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refieren a las cuestiones concernientes a cada una de las principales funciones de la organización, se traduce como la conversión e interpretación de estrategias en planes concretos en el nivel siguiente de la organización. Táctica (Llevar a la práctica lo planeado) Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones, este tipo de planeación es más flexible que las anteriores, ya que puede modificarse fácilmente. Operativa
10 Tipos de planeación y su aplicación en la A.P.E.SISTEMA ESTATAL DE PLANEACIÓN DEMOCRÁTICA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PLAN ESTATAL DE DESARROLLO PROGRAMAS DE MEDIANO PLAZO PLANEACIÓN TÁCTICA PROGRAMAS OPERATIVOS ANUALES RED DE PROCESOS PLANEACIÓN OPERATIVA PRESUPUESTO Regresar
11 Marco de Actuación Marco de actuación Congruencia Recursos que se proporcionen para cumplirlo. El método y la forma de concretar una actividad. Oportunidad y suficiencia de la info. para su ejecución. Evaluación de su cumplimiento = Mejora continua Componentes del marco de actuación de los entes públicos. Planes Disposiciones Jurídico Administrativas Instrumentos de apoyo administrativo Regresar
12 Procesos Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados, otorgándoles un valor agregado. ACTIVIDADES PROCESOS ENTRADAS SALIDAS INSUMOS PRODUCTOS Los procesos no consideran a las actividades de forma aislada, por el contrario se van estableciendo relaciones e integrando al proceso todas aquellas actividades que son necesarias para generar un producto.
13 Características de los ProcesosSon de carácter constante. Proveen productos (Salidas). Buscan la satisfacción del Cliente (Interno o externo). Los Administran las personas. Todo proceso tiene un responsable o dueño. Puede ser medido y mejorado. Pueden cruzar vertical y horizontalmente la organización.
14 Entrega de Servicio FacturaciónProcesos Proceso Taller Recepción Dirección General Comercial Servicio de Ventas Técnica Financiera Servicio Cliente Reparación Bodega de Refacciones Entrega de Servicio Facturación
15 Procesos Interacción de los ProcesosX R O C L I E N T X R O Entrada E PROCESO E Salida E Entrada A Salida A PROCESO A Entrada C Entrada D PROCESO C PROCESO D Salida D Salida C Entrada B PROCESO B Salida B Entrada F Cliente Interno Salida F Cliente Interno PROCESO F Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso o el fin cuando se entrega un trámite o servicio al ciudadano.
16 Clasificación de los procesosSon los necesarios para cumplir con la misión y la visión de la organización. Procesos de la alta dirección Son los que le dan cumplimiento a la razón de ser de la organización. Procesos operativos Son los que aportan elementos de apoyo requeridos para que se puedan desempeñar los procesos de la alta dirección y los procesos operativos. Procesos soporte
17 Procesos Procesos de la Alta Dirección Cliente/ Cliente/CiudadanoBienes Cumplimiento normativo Cliente/ Ciudadano Procesos Soporte Procesos Operativos Procesos de la Alta Dirección Salidas Entradas Cliente/Ciudadano ü Prestación del servicio. Venta del producto. Contratación de proveedores. Supervisión de obras. Entre otros. Planeación. Gestión de rec ursos. Revisión de la Dirección. Análisis de fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas. Control. Requisitos y Normas Contabilidad. Mantenimiento Apoyo Jurídico Soporte Técnico. Proyectos
18 Proyectos Generalmente surgen de la necesidad de mejorar un proceso o para dar cumplimiento a una atribución que actualmente no se tiene cubierta dentro de la organización. Una vez que el proyecto se ha concluido, éste frecuentemente se convierte en una actividad institucional o bien se termina al obtener el producto final. Por ejemplo, para la actividad institucional: Impulsar el deporte, un proyecto es la construcción de un gimnasio una vez que el gimnasio se concluya y entre en operación este se vuelve parte de la actividad institucional “Impulsar el Deporte”. Los proyectos no son rutinarios. La mayor diferencia es que los proyectos, por definición, tienen una fecha de inicio y una de término. Hay un punto en el tiempo en el cual, las tareas no existen (antes del proyecto), de pronto existen (durante el proyecto) y una vez concluidas, desaparecen (después del proyecto).
19 Los proyectos pueden ser estratégicos o de inversiónCaracterísticas Que existe un alcance definido. Un presupuesto finito. Productos o resultados específicos (también llamados entregables) y recursos asignados. Produce bienes o servicios únicos. Los proyectos pueden ser estratégicos o de inversión Proyecto Estratégico: Conjunto de acciones orientadas a la innovación, el mejoramiento y la ejecución de la eficiencia y calidad en determinados servicios públicos, sustantivos o de apoyo técnico y administrativo. Tienen un horizonte temporal. Proyecto de Inversión: Comprenden obras públicas o apoyos para el fomento de las actividades productivas.
20 Enfoque basado en procesosLa aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacción de estos procesos, así como su gestión, puede denominarse como “ENFOQUE BASADO EN PROCESOS”.
21 Importancia del enfoque de procesosEnfoque basado en procesos Importancia del enfoque de procesos La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor. La comprensión y el cumplimiento de los requisitos. La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.
22 De no darse lo anterior, NO existe un enfoque de procesosEnfoque basado en procesos La Administración Pública Estatal busca otorgar un mejor servicio a la ciudadanía, administrar de manera adecuada sus recursos y en general mejorar la calidad de vida de la misma. Es necesario que el Gobierno gestione como procesos sus actividades y los recursos que con ellas se relacionan, además de establecer macroprocesos globales para todos los entes públicos e interacciones entre macroprocesos de dependencias y entidades así como la definición de clientes internos y externos (ciudadanos mayormente). De no darse lo anterior, NO existe un enfoque de procesos
23 Enfoque basado en procesosVentajas del enfoque de procesos Gestión de actividades como Procesos Ciclo dinámico de mejoramiento continuo Calidad del producto Atención a clientes Disminución de tiempos Reducción de costos Regresar
24 CICLO DE MEJORA CONTINUAP H A V CICLO DE MEJORA CONTINUA Planear Hacer Verificar Ajustar
25 Factores DeterminantesMejora Continua Factores Determinantes Acciones Globalización de mercados. Accesibilidad de un gran numero de personas a sistemas de información en tiempo real y a costos bajos. Fuerte convergencia de estándares a nivel mundial. Creciente y cada vez más importante economía digital. Surgimiento de fuertes bloques de libre comercio, entre otros. Análisis y evaluación de la situación existente para identificar áreas de mejora. El establecimiento de objetivos para la mejora La búsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos La evaluación de dichas soluciones y su selección La implantación de la solución seleccionada La medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la implementación para determinar que se han alcanzado los objetivos La formalización de los cambios
26 Ventajas de la Mejora ContinuaMejora la calidad de nuestros productos y servicios. Aumenta la satisfacción de los clientes. Mejora la eficacia y eficiencia de los procesos. Mejora la comunicación de los integrantes y clientes de la organización. Aprovechar al máximo la capacidad intelectual de todos los integrantes de la organización. Detección de no conformidades y establecer acciones correctivas y preventivas. Cumplimiento de la normatividad aplicable, entre otras. Regresar
27 Red de Procesos Red de ProcesosEl establecimiento del marco de actuación a través de una Red de Procesos y la descripción de los procedimientos busca dar soporte a la operación y orden a la información que se obtiene para saber: qué es lo que cada ente público esta facultado y debe realizar (que áreas del sistema debe cubrir); cómo va a cubrir esas áreas; cómo se concreta una función con actividades y pasos; en qué forma el personal asume las responsabilidades operativas; dónde están los puntos clave de control de cada procedimiento para facilitar la supervisión, el control y la evaluación. Marco de actuación Red de Procesos
28 Elementos de la Red de ProcesosLa Red de Procesos es una herramienta de planeación operativa, que permite visualizar y establecer de manera estructurada la operación del Ente Público, a partir de la definición de sus procesos y proyectos. Elementos de la Red de Procesos Cómo: Macroprocesos, subprocesos, procedimientos y proyectos. Quién Unidad Responsable y Puesto Responsable. Qué se espera obtener Producto. A quién va dirigido el producto Cliente. La medición de resultados Indicador. La delimitación legal Facultad de un Ente Público para actuar en consecuencia. La alineación Direccionamiento con el Plan Estatal de Desarrollo.
29 Desagregación de los procesosProcesos definidos con base en el cumplimiento de las facultades y planes del Ente Público. Estos deben otorgar un panorama general del quehacer del Organismo. Macroprocesos Estos se conforman por “grupos” de actividades que persiguen un fin semejante y cuya división se hace necesaria para llevar un control efectivo de las mismas. Subprocesos Conjunto de actividades especificas ordenadas secuencial y cronológicamente para realizar una función, dando cumplimiento a un objetivo específico y que se integra documentalmente. Procedimientos Los macroprocesos, subprocesos y procedimientos son procesos, pero toman diferentes nombres según su nivel de desagregación.
30 Beneficios de la Red de ProcesosFunciona como herramienta para facilitar los procesos de planeación, auditoría, evaluación, y autocontrol. Los responsables del proceso tienen claro lo que se espera obtener a la conclusión del mismo. Permite visualizar la contribución de cada una de las unidades administrativas para la consecución de objetivos globales. Es el inicio para la reingeniería de procesos. Establece claramente la unidad responsable de cada proceso. Fomenta la transparencia Permite la actualización y mejora en todo momento. Mejora las interrelaciones entre unidades administrativas y entre dependencias. Todos los elementos que conforman la red de procesos se presentan de manera estructurada en un documento con los campos necesarios y suficientes que permiten visualizar la operación del ente público.
31 Formato de la Red de ProcesosSubprocesos
32 Procedimientos y ProyectosFormato de la Red de Procesos Procedimientos y Proyectos
33 Macroprocesos de la SECOGMejora del Desempeño Transparencia 1. Planeación de la Gestión Interna 2. Vinculación 3. Modernización de la Función Pública 4. Control y Evaluación Gubernamental Rendición de Cuentas Participación 5. Administración de la Gestión Interna 6. Apoyo Jurídico Combate a la Corrupción
34 Planeación de la Gestión Interna Modernización de la Función PúblicaLista Maestra de Subprocesos de la SECOG Los subprocesos determinados deben de cubrir cada uno e los Macroprocesos de la SECOG: Planeación de la Gestión Interna 1. Gestión de los asuntos recibidos en la SECOG. 2. Administración del Sistema de Calidad. Vinculación 3. Vinculación Gobiernos - Sociedad para la Transparencia y Combate a la Corrupción. Modernización de la Función Pública 4. Promoción del Desarrollo Administrativo. 5. Desarrollo e implementación de Gobierno Electrónico 6. Promoción de la Innovación y Calidad en la APE.
35 Lista Maestra de Subprocesos de la SECOGControl y Evaluación Gubernamental 7. Promover la actuación legal de la APE. 8. Procedimientos de Contrataciones Gubernamentales. 9. Servicios Electrónicos de contrataciones gubernamentales. 10. Atención y seguimiento de inconformidades. 11. Evaluación de la gestión de los entes públicos. 12. Evaluación del desempeño de los OCDA`s en las Entidades. 13.Impulsar la participación de la Ciudadanos en las Entidades. 14. Evaluar la aplicación de los Fondos al cuidado del Poder Ejecutivo, en lo relativo a inversión en Infraestructura y Desarrollo Social. Administración de la Gestión Interna 15. Elaboración y administración del presupuesto. 16. Adquisiciones y servicios. 17. Recursos Humanos.
36 Red de Procesos Subproceso 1 Responsable 1 Macroproceso 1 Subproceso 2La responsabilidad se determina a nivel de subproceso. Generalmente se designa como responsable de subprocesos a personal con nivel de Director General y hasta Jefe de Departamento. Subproceso 1 Responsable 1 Macroproceso 1 Subproceso 2 Subproceso 3 Responsable 2
37 Documentación de ProcedimientosH V Entrada A Salida A Macroproceso Responsable del proceso Nombre del Subproceso Entrada Salida PROCEDIMIENTOS
38 Documentación de ProcedimientosPara controlar los macroprocesos es necesario definirlos a través de procedimientos los cuales se desprenden y dan cumplimiento al subproceso. Dentro de estos se incluyen las acciones que permiten ejercer el control del proceso y subproceso. Macroproceso 1 Subproceso 1 Procedimiento 1 Procedimiento 2 Procedimiento 3 Procedimiento 4 RED DE PROCESOS
39 Será de vital importancia documentar aquellos procedimientos que:Documentación de Procedimientos Será de vital importancia documentar aquellos procedimientos que: Impactan en la calidad del servicio. Por su complejidad deban documentarse. Implican un riesgo económico. Por Ley o Reglamento deban existir. Impactan en la eficiencia y eficacia. Están relacionados con la competencia del personal. Puedan provocar insatisfacción del cliente. Estos procedimientos deben estar sujetos a revisión para que, una vez implementados, se verifiquen constantemente para detectar fallas, áreas de oportunidad, o se adapten a los nuevos requisitos, lo cual permitirá su mejora continua.
40 Documentación de ProcedimientosLa documentación de los procedimientos no debe ser un fin en sí mismo, sino que debe ser una actividad que aporte valor. Un procedimiento puede documentarse a través de distintos medios, ya sea papel o por medio electrónico.
41 de procedimientos>> << cualquier otroElaboración de Procedimientos Descripción del procedimiento <
42 1. Descripción del ProcedimientoProcedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas Recepción de Peticiones Ciudadanas Revisión de Peticiones Ciudadanas Análisis y trámite de las Peticiones Ciudadanas Recepción de Resolución Análisis de Resolución Captura y Notificación al ciudadano denunciante Captura en Sistema de Atención Ciudadana Procedimiento: Contratación de Despachos Externos Actualización de Expedientes de Despachos Elaboración del Prog. Anual de Auditorías Ext. Inscripción de Despachos Externos Clasificación de Despacho y Entidades Asignación de Despachos en Entidades Evaluación de Despachos Externos
43 Descripción del ProcedimientoDeterminar el nombre del procedimiento. Se debe procurar que al determinar el nombre del procedimiento se tome en cuenta el alcance de las actividades que este incluye, usando como referencia el esquema desarrollado anteriormente. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Seguimiento a peticiones Ciudadanas CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
44 Descripción del ProcedimientoI. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO El objetivo del procedimiento debe reflejar lo que se espera lograr con su ejecución, no con su documentación. La documentación de los procedimientos tiene por objetivo establecer lineamientos, bases metodologícas y criterios, para generar la consistencia del proceso, pero la ejecución de cada procedimiento tiene su objetivo especifico según la naturaleza del mismo. Ejemplo Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas. Objetivo: Impulsar la transparencia y el combate a la corrupción en el Servicio Público.
45 Descripción del ProcedimientoEjemplo Procedimiento: Formulación de Proyectos de reforma o actualización de normas. Objetivo: Obtener un marco jurídico de actuación, <
46 Descripción del ProcedimientoII. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Señalar y describir la aplicación del procedimiento en cuestión, es decir por quien es operado o ejecutado el procedimiento. Es General: Cuando el procedimiento es operado por toda la Administración Estatal, como puede ser el caso de algunos procesos generados por el Ejecutivo del Estado, Secretaría de Gobierno, Secretaría de Hacienda y Secretaría de la Contraloría General. Ejemplo: Elaboración del presupuesto. Es Específico: Cuando el procedimiento es operado exclusivamente por un ente público y/o unidad administrativa debido a la naturaleza del mismo.
47 Descripción del ProcedimientoEjemplo Procedimiento de Aplicación Específica: Contratación de Despachos Externos. (Secretaría de la Contraloría General <
48 Descripción del ProcedimientoIII. ALCANCE Describir el alcance del procedimiento en cuestión, es decir: ¿A que le aplica? ¿A quienes les aplica? ¿Hasta donde aplica? (personas, documentos, acciones, zona geográfica) Ejemplo: Procedimiento: Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-Contrataciones Gubernamentales. Alcance: Aplica a todos los procedimientos de licitación de la APE.
49 Descripción del ProcedimientoEjemplo: Procedimiento: Formulación de Proyectos de reforma o actualización de normas. (Dirección de Asuntos Jurídicos y Normatividad). Alcance: Abarca las normas que constituyen el Marco Jurídico de Actuación de la Contraloría.
50 Descripción del ProcedimientoIII. DEFINICIONES PED: Plan Estatal de Desarrollo Se refiere a identificar las palabras utilizadas en el documento que pueden ser desconocidas, conceptos especializados, palabras que se presten a interpretaciones erróneas o que se abrevien para facilitar la lectura.
51 Descripción del ProcedimientoEjemplo APE: Administración Pública Estatal. PED: Plan Estatal de Desarrollo. LOPES: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora. SECOG: Secretaría de la Contraloría General. Dependencias: Las establecidas como tal en la LOPES. Entidades: Las establecidas como tal en la LOPES. Convocante: Dependencia, Entidad o Ayuntamiento, encargada de realizar los procedimientos de licitación. Licitante: Proveedor o Contratista participante en licitaciones. SFP: Secretaría de la Función Pública. COMPRANET: Sistema Electrónico de Contrataciones Gubernamentales. LICITANET: Sistema informático para el control y seguimiento de licitaciones.
52 Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas.Descripción del Procedimiento Procedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas. IV. REFERENCIAS Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios. Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora. Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría General. Acuerdos de Coordinación con Municipios. Acuerdos de Coordinación con la Federación. Código de Procedimientos Civiles. /04DRS-01-P01/REV.00.Tramitación de Determinación de Responsabilidades. Son los elementos con los cuales el procedimiento tiene relación ó vínculo pero no forman parte del mismo; tales como otros procedimientos, leyes, reglamentos, manuales, guías, y cualquier otro elemento necesario para desarrollar el procedimiento.
53 Descripción del ProcedimientoVI. POLÍTICAS Identificar las políticas del procedimiento que se describe, las cuales se definen como criterios que guiarán una o varias de las actividades descritas, que aunque no sean normas formalmente establecidas, deben seguirse para obtener un resultado satisfactorio una vez concluido el procedimiento o durante su ejecución. Ejemplo: Procedimiento: Seguimiento a Peticiones Ciudadanas Las peticiones serán atendidas bajo la más estricta confidencialidad, y no deberán divulgarse a personal ajeno a la Dirección de Quejas y Denuncias. En todos los casos se atenderá de manera amable y profesional. Siempre se le explicará el tratamiento que se dará a su petición, evitando crearle falsas expectativas respecto a las consecuencias de la misma..
54 Descripción del ProcedimientoVII. PRODUCTOS Son los bienes (productos o servicios) que genera el Ente Público o cualquiera de sus unidades para satisfacer las necesidades de sus clientes externos o internos. Es el resultado de la realización de un Procedimiento. La organización debe determinar para el producto: Los requisitos especificados por el cliente. Los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso del producto. Los requisitos derivados de la normatividad aplicable. Cualquier requisito adicional determinado por la organización.
55 Descripción del ProcedimientoProcedimiento: Seguimiento a peticiones Ciudadanas Productos: Denuncia a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial. Informes al ciudadano. Procedimiento : Contratación de Despachos Externos. Producto: Contrato de Prestación de Servicios Profesionales.
56 Descripción del ProcedimientoVIII. CLIENTES Unidades Administrativas de la Administración Pública Estatal. Identificar los clientes internos y externos del procedimiento que se esta describiendo. Clientes Internos: forman parte de la Administración Pública Estatal Clientes Externos: se localizan en la Sociedad, por ejemplo, usuarios o beneficiarios de algún servicio, trámite, obra, etc. que brinda la Administración Pública Estatal. Promover un profundo cambio de actitud entre los servidores públicos para pensar en el ciudadano como cliente.....PED
57 Descripción del ProcedimientoLa organización debe obtener información que le ayude a mejorar el producto y asegurarse que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen, con el propósito de aumentar su satisfacción. Para la Administración Pública Estatal el cliente más importante es la Sociedad quien con el transcurso del tiempo ha ido demandando una mejor calidad en la gestión pública. Para lograr lo anterior es necesario crear relaciones satisfactorias entre los clientes internos.
58 Descripción del ProcedimientoClientes Internos Cliente Externo SATISFACCIÓN PRODUCTOS Y SERVICIOS SOCIEDAD ORGANIZACIÓN / APE INFORMACIÓN Requisitos de clientes internos
59 Descripción del ProcedimientoClientes Gobernador del Estado Dependencias y Entidades Ciudadanía Recoge las expectativas y necesidades de sus clientes y las manifiesta a través del PED Expresan necesidades, quejas, peticiones, etc. Cumplen los requisitos para satisfacer al cliente Bienes y Servicios Traduce necesidades y expectativas de la Ciudadanía en requisitos del cliente Concebir a la Administración Pública como un sistema integrado de clientes y proveedores internos.
60 Descripción del ProcedimientoEjemplo: Procedimiento: Atención y trámite de consultas jurídicas El Titular del Ejecutivo del Estado El Secretario de la Contraloría Las Unidades Administrativas de la Dependencia Procedimiento: Tramitación de Determinación de Responsabilidades. El denunciante Gobernador del Estado de Sonora Secretario de la Contraloría General.
61 Descripción del ProcedimientoVIII. INDICADORES Establecer los indicadores, los cuales pueden definirse para el procedimiento y para el producto relacionado. Los indicadores deben expresar el grado de cumplimiento del producto obtenido o la capacidad del procedimiento. Es recomendable el establecimiento de indicadores compuestos, ya que estos nos brindan información referenciada y por lo tanto con mayor valor. Es de suma importancia analizar si los indicadores y productos establecidos tienen relación directa con el objetivo del procedimiento ya que esto es indispensable. Manual para la Construcción de Indicadores
62 No da información suficienteDescripción del Procedimiento Procedimiento: Desarrollo de los Servicios Electrónicos de la Administración Pública Objetivo: Que las dependencias o Entidades brinden sus trámites y servicios a la ciudadanía de manera electrónica. Relación Indicadores Número de solicitudes atendidas/Numero de solicitudes recibidas. Capacidad del procedimiento. Número de dependencias o Entidades que tiene servicios electrónicos Relacionado directamente con objetivo No da información suficiente
63 Da información suficienteDescripción del Procedimiento Numero de dependencias o Entidades diagnosticadas “que cuentan”con trámites y servicios de manera electrónica/Número de dependencia y entidades diagnosticadas con necesidad de trámites y servicios de manera electrónica. Relacionado directamente con objetivo Da información suficiente Número de errores reportados de los servicios implementados/ Total de número de servicios implementados. Información no muy útil Tipo de errores reportados de los trámites y servicios implementados. Información Útil
64 Su presentación tiene como elementos comunes los siguientes:Descripción del Procedimiento X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS Los formatos son una herramienta central para la ejecución de los procedimientos. Se utilizan cuando los procedimientos requieren: Consistencia en la información. Información de personas externas a la organización. Información específica (campos del formato). Su presentación tiene como elementos comunes los siguientes: Nombre del formato. Nombre del Ente Público y Unidad Administrativa (esta última si se requiere). Código del formato, en la esquina inferior derecha . El contenido del formato es libre, según las necesidades requeridas.
65 “Consideraciones para la elaboración de formatos”Descripción del Procedimiento Nota: La ubicación y orden de estos 2 primeros puntos es a consideración del Ente Público, cuidando que su identificación sea fácil. “Consideraciones para la elaboración de formatos” Crear solo los formatos necesarios, cuidando que no entorpezcan la ejecución del procedimiento. (ejemplo. formato para lista de asistencia). Definir claramente el objetivo del formato. Evitar la repetición de formatos similares. El formato debe incluirse como anexo al final del procedimiento documentado. Destruir los formatos obsoletos, para evitar confusiones.
66 Descripción del Procedimiento06-10DRS-P02-F01/REV.00
67 El instructivo debe anexarse al procedimiento que correspondeDescripción del Procedimiento El instructivo servirá para precisar la forma en que deberá llevarse a cabo una actividad del procedimiento con el fin de no desarrollar por completo un nuevo procedimiento. Su presentación tiene como requisito su identificación, la cual incluye: Nombre del instructivo. Código del instructivo, en la esquina inferior derecha. El contenido del instructivo es libre, según las necesidades requeridas. Ejemplo: Instructivo de Evaluación de las cartas compromiso. Instructivo para la evaluación del cumplimiento del POA. El instructivo debe anexarse al procedimiento que corresponde
68 Descripción del ProcedimientoXI. ANEXOS 06-07DDA-P01-G01/REV.00. Diagrama de flujo del Procedimiento de Inventario de Registros del Procedimiento. Verificación de la Ejecución del Procedimiento. Identificar mediante su código y nombre el Diagrama de Flujo del Procedimiento, catálogos, dibujos, tablas, listas, organigramas y demás documentos que considere necesario anexar al procedimiento para su óptimo desarrollo. Los anexos mencionados en este apartado, deberán siempre anexarse a la descripción del procedimiento.
69 Descripción del ProcedimientoXII. RESPONSABILIDADES Titular de la SECOG Emitir lineamientos, políticas y estrategias de acuerdo a las facultades que le marcan en la LOPES. Titular de la Dirección General de Licitaciones y Contratos: Autorizar Dictamen y tarjeta informativa Coordinar y dirigir las políticas para el seguimiento de las licitaciones que realicen las Dependencias y Entidades de la APE. Elaborar modelos de convocatoria y bases de licitación Titulares de los OCDA Asistir a los actos de licitación Enviar a la DGLC las actas de los actos de licitación Capturar datos de licitación en LICITANET vía internet Identificar los participantes y definir su responsabilidad en la ejecución del procedimiento. La identificación se hará por nivel de responsabilidad, asegurándose que queden establecidos los límites de su actuación. No se deberá personalizar la información, es decir, no incluirá datos personales del responsable.
70 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESDescripción del Procedimiento XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO Narración escrita en orden cronológico y secuencial de cada una de las actividades. Distinguir en el procedimiento las actividades sustantivas y detalladas RESPONSABLE Identificar el puesto responsable de realizar las actividades del procedimiento. El establecimiento de responsabilidades se realiza por actividad sustantiva, si hubiese el caso, de que una actividad detallada que se desprendiera de la sustantiva atendiera a una responsabilidad diferente tendrá que establecerse la responsabilidad en particular para esa actividad.
71 Actividades Sustantivas y Detalladas DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESDescripción del Procedimiento Ejemplo Actividades Sustantivas y Detalladas DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1.- Recepción de Peticiones Ciudadanas 1.1.- Recibe Petición Ciudadana, documentos anexos y registra en libro de correspondencia. 1.2.- Turna al Titular de la Dirección General. 2.- Revisión de Peticiones Ciudadanas 2.1.- Revisa contenido, genera instrucción y turna al Área de Quejas y Denuncias. 2.2.- Registra la petición ciudadana en base de datos. 3.- Captura en Sistema de Atención Ciudadana 3.1- Da de alta en SAC cuando la petición es contra Servidores Públicos y/o en Programas Federales.
72 Descripción del ProcedimientoLas actividades sustantivas se resaltarán por medio de la utilización de negritas para su fácil identificación. La descripción de las actividades sustantivas se hace en forma de sustantivo: elaboración, descripción, registro, etc. y la descripción de las actividades detalladas se iniciará con un verbo conjugado en tercera persona del singular y tiempo presente: inicia, elabora, presenta, revisa, almacena, archiva, consulta, turna, etc. Cuando sea necesario, entre cada actividad se puede anotar una leyenda (condicionante) con el fin de darle la secuencia requerida a su descripción, por ejemplo: A) Cuando se presenta alguna toma de decisiones: “si se autoriza”, “si está correcto”, “una vez llevada a cabo la revisión” B) Cuando se establecen plazos: “en la fecha establecida”, “posteriormente”, “una vez cumplido el plazo”, entre otras. Al terminar un procedimiento se anotará la frase “Fin del Procedimiento”.
73 Descripción del ProcedimientoREGISTROS Los registros son elementos probatorios de la realización de una actividad, evidencian la actividad realizada. Pueden ser tan variados en su forma y tipo (memorandum, circular, oficio, informe, gráfica, tabla, base de datos), como en su soporte material (papel, disco duro internos y externos, disquete, DVD, cintas de video y audio, discos compactos, etc.) Pueden utilizarse para documentar la trazabilidad del procedimiento (su ruta). No todo registro requiere un formato, ya que como se menciono anteriormente, estos pueden ser muy variados.
74 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESDescripción del Procedimiento XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1.- Recepción de Peticiones Ciudadanas Recepcionista 1.1.- Recibe Petición Ciudadana, documentos anexos y registra en libro de correspondencia. Petición ciudadana con razón de recibo. Registro en libro de correspondencia. 1.2.- Turna al Titular de la Dirección General. 2.- Revisión de Peticiones Ciudadanas Director General 2.1.- Revisa contenido, genera instrucción y turna al Área de Quejas y Denuncias. 2.2.- Registra la petición ciudadana en Base de Datos de Peticiones, asignádole un número de petición. Número de petición en base de datos de peticiones. 3.- Captura en Sistema de Atención Ciudadana Jefe de Departamento y/o Coordinador Técnico 3.1- Da de alta en SAC cuando la petición es contra Servidores Públicos y/o en Base de Datos de Programas Federales. Bases de Datos del SAC ó Base de Datos de Programas Federales. SAC: Sistema de Atención Ciudadana.
75 Encabezado del formato “Elaboración de procedimientos”Ente Público (1) 06 Direccionamiento al PED (2) Hoja No. X de X. Macroproceso (3) 04 Subproceso (4) 01 Fecha de elaboración (5) 09/02/05 Unidad Administrativa (6) 06DLC Procedimiento (7) P01 No. de Revisión (8) 00 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-Contrataciones Gubernamentales. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /06DLC-01-P01/REV.00 Enunciar en este campo preferentemente la clave programática ó presupuestal asignada al Ente Público al cual pertenece el procedimiento descrito. (2) Indicar el número de eje rector, objetivo del PED y PMP del cual se origina el procedimiento descrito. (3) Indicar el número de Macroproceso del cual se origina el procedimiento descrito, este número fue asignado a cada uno de los macroprocesos determinados en la etapa de diseño de la construcción de la Red de Procesos.
76 Encabezado del formato “Elaboración de procedimientos”Ente Público (1) 06 Direccionamiento al PED (2) Hoja No. X de X. Macroproceso (3) 04 Subproceso (4) 01 Fecha de elaboración (5) 09/02/05 Unidad Administrativa (6) 06DLC Procedimiento (7) P01 No. de Revisión (8) 00 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-Contrataciones Gubernamentales. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /06DLC-01-P01/REV.00 (4) Indicar el número de subproceso del cual se origina el procedimiento descrito, este número se obtiene de la Red de procesos. (5) Indicar la fecha de elaboración del procedimiento
77 Encabezado del formato “Elaboración de procedimientos”Ente Público (1) 06 Direccionamiento al PED (2) Hoja No. X de X. Macroproceso (3) 04 Subproceso (4) 01 Fecha de elaboración (5) 09/02/05 Unidad Administrativa (6) 06DLC Procedimiento (7) P01 No. de Revisión (8) 00 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-Contrataciones Gubernamentales. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /06DLC-01-P01/REV.00 (6) En su caso indicar la clave programática ó presupuestal proporcionada de la Unidad Administrativa seguida de las siglas de la Unidad Administrativa a la cual pertenece el procedimiento, las cuales se establecerán según el apartado de Control de Documentos de la guía.
78 Encabezado del formato “Elaboración de procedimientos”Ente Público (1) 06 Direccionamiento al PED (2) Hoja No. X de X. Macroproceso (3) 04 Subproceso (4) 01 Fecha de elaboración (5) 09/02/05 Unidad Administrativa (6) 06DLC Procedimiento (7) P01 No. de Revisión (8) 00 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Verificación y Fiscalización de los Procedimientos de Licitaciones-Contrataciones Gubernamentales. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: /06DLC-01-P01/REV.00 Indicar, antecedido de la letra “P”, el número de procedimiento que se describe en el formato, este número se obtiene de la Red de procesos. (8) Indicar el No. de revisión del procedimiento: La primera vez que se elabora y aprueba el documento es considerada como la revisión 00 y a parir de esta fecha cada modificación adquirirá un nuevo número de revisión: 01, 02, etc. La fecha de elaboración cambiará con cada revisión.
79 Pie del formato “Elaboración de Procedimientos”. El formato “Elaboración de Procedimientos” contendrá al final del mismo el nombre, puesto y firma de quien elabora, revisa y aprueba el procedimiento. Elaboró: Revisó: Aprobó: Nombre y Puesto de quien elabora Puesto del Titular de la Unidad Administrativa Puesto del Titular del Ente Público
80 Elaboración de Diagramas de FlujoLos diagramas de flujo junto con la descripción del procedimiento nos permitirán analizar su operatividad, de lo cual pueden derivarse acciones de simplificación de los mismos, que conlleven al mejoramiento del quehacer público. Es la representación gráfica de los procedimientos. La elaboración de estos diagramas es de gran utilidad, sobre todo en procedimientos relacionados a la prestación directa de servicios al público, dado que nos permite obtener información para análisis posteriores sobre la efectividad con que se desarrollan los mismos.
81 SIMBOLOGÍA UTILIZADA DE LA AMERICAN NATIONAL STANDARD INSTITUTE(ANSI ) SÍMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN Terminal Indica el inicio o terminación del procedimiento. Operación Representa el espacio para describir una actividad del procedimiento. Decisión o alternativa Indica un punto del procedimiento o donde se toma una decisión entre dos opciones (SÍ o NO). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice o se genere en el procedimiento. El documento podrá tener copias. Archivo Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente. Conector interpágina Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra Dirección de Flujo, o Línea de Unión Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.
82 Formato del Diagrama de FlujoENTE PÚBLICO: <
83 Formato Inventario de RegistrosEste formato predeterminado, es de aplicación general y sirve para relacionar los registros generados en los procedimientos documentados, además de señalar el tipo de resguardo (papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro), su destino, el responsable del resguardo del registro, tiempo y ubicación de resguardo. A continuación se presenta el formato a utilizar para este efecto:
84 Ubicación del resguardoFormato Inventario de Registros INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Nombre del ente público Nombre de la Unidad Administrativa NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: <> Hoja X de X CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO : <> Fecha de elaboración: dd/mm/aa No. Registro Tipo de Resguardo* Responsable/ Puesto Tiempo de resguardo Ubicación del resguardo 1 2 3 *Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro. 06-SIP-P01-F03/REV.00
85 Lista de Verificación de ProcedimientosNombre del Ente Público Nombre de la unidad administrativa NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Hoja 1 de 2 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración: dd/mm/aa No. REACTIVOS SI NO N/A 1 ¿El procedimiento está descrito en el formato (06-SIP-P01-F02/REV.00) “Elaboración de procedimientos”? 2 ¿Se registró el nombre del procedimiento en el formato? 3 ¿El objetivo refleja lo que se espera lograr con la ejecución del procedimiento? 4 ¿Se definió la aplicación del procedimiento, es decir por quien es ejecutado? 06-SIP-P01-F05/REV.00 La lista de verificación deberá tener el 100% de los reactivos positivos, esta será llenada por el responsable de la elaboración del procedimiento y validada con la antefirma en el extremo inferior derecho de la primera hoja del Titular de la Unidad Administrativa a la cual pertenece el procedimiento.
86 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADESVerificación de la ejecución del procedimiento VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nombre del ente público Nombre de la unidad administrativa NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Hoja 1 de 2 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración: dd/mm/aa No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO 1 Se realizó el diagnostico de necesidades de capacitación por unidad administrativa 2 Se elaboró el programa de capacitación 3 Se realizó el comparativo de los expositores según el tema a tratar 4 Se tomó la asistencia de los participantes 5 Se otorgó la cédula de evaluación del expositor a los participantes. 06-SIP-P01-F04/REV.00
87 Verificaciones Documentación EjecuciónVerificación de la Ejecución del Procedimiento Lista de Verificación de Procedimientos Documentación Ejecución
88 CONTROL DE DOCUMENTOS
89 ##- EE- MM-NN-JJ/UUXXX- SS- PYY, donde:Codificación de Procedimientos ##- EE- MM-NN-JJ/UUXXX- SS- PYY, donde: LETRAS O SIMBOLOS SIGNIFICADO ## Es la clave proporcionada para la Identificación de la Dependencia o Entidad. EE Indica el número del Eje Rector del Plan Estatal de Desarrollo . MM Es el número de objetivo del PED del que se desprende el procedimiento. NN Es el número de Programa de Mediano Plazo al cual atiende el procedimiento en cuestión. JJ Es el número de macroproceso del ente público del que se desprende el procedimiento, el cual se toma de la red de procesos. UU Es la clave proporcionada para la Identificación de la Unidad Administrativa. XXX Son 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa o área de trabajo responsable del documento.
90 Codificación de ProcedimientosLETRAS O SIMBOLOS SIGNIFICADO SS Indica el Subproceso al que corresponde. P Indica que se trata de un Procedimiento. YY Es el número consecutivo asignado al procedimiento.
91 Codificación de la Red de Procesos##-RP-UUXXX, donde: LETRAS O SIMBOLOS SIGNIFICADO ## Es la clave presupuestal o programática para la Identificación de la Dependencia o Entidad. Ejemplo: Secretaría de la Contraloría General, 06. RP Red de Procesos. UU Es la clave presupuestal ó progrmática para la Identificación de la Unidad Administrativa. Ejemplo: Dirección General de Desarrollo Administrativo, 07. XXX Son las 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa responsable del documento.
92 ##-UUXXX-PYY-FZZ, donde:Codificación de Formatos ##-UUXXX-PYY-FZZ, donde: LETRAS O SIMBOLOS SIGNIFICADO ## Es la clave presupuestal ó programática para la Identificación de la Dependencia o Entidad. UU Es la clave proporcionada por el SIIAF para la Identificación de la Unidad Administrativa. XXX Son 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa o área de trabajo responsable del documento. P Indica que se trata de un Procedimiento. YY Es el número consecutivo asignado al procedimiento del cual se derivó el formato. F Indica que se trata de un Formato. ZZ Es el número consecutivo asignado al formato.
93 Codificación de Instructivos##-UUXXX-PYY-IZZ donde: LETRAS O SIMBOLOS SIGNIFICADO ## Es la clave presupuestal ó programática para la Identificación de la Dependencia o Entidad. UU Es la clave proporcionada por el SIIAF para la Identificación de la Unidad Administrativa. XXX Son 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa o área de trabajo responsable del documento. P Indica que se trata de un Procedimiento. YY Es el número consecutivo asignado al procedimiento del cual se derivó el formato. I Indica que se trata de un Instructivo. ZZ Es el número consecutivo asignado al Instructivo.
94 Codificación de Anexos##-UUXXX-PYY-AZZ donde: LETRAS O SIMBOLOS SIGNIFICADO ## Es la clave presupuestal ó programática para la Identificación de la Dependencia o Entidad. UU Es la clave proporcionada por el SIIAF para la Identificación de la Unidad Administrativa. XXX Son 3 letras asignadas para la identificación de la Unidad Administrativa o área de trabajo responsable del documento. P Indica que se trata de un Procedimiento. YY Es el número consecutivo asignado al procedimiento del cual se derivó el formato. A indica que se trata de un anexo, y toma letra según tipo (C, B, G, T, etc.) ZZ Es el número consecutivo asignado al Anexo.
95 Codificación de AnexosNomenclatura según tipo: C = Catálogo. B = Dibujo. G = Diagramas. T = Tablas. L = Listas. O = Organigramas. Para asignar los códigos a las Unidades Administrativas, áreas responsables y puestos se utilizarán 3 letras, como se muestra en el siguiente ejemplo: Secretaría de la Contraloría General SCG Dirección General de Desarrollo Administrativo DDA Director General de Licitaciones y Contratos DLC Director General de Auditoría Gubernamental DAG Deberá cuidarse que los códigos que se establezcan no coincidan entre un unidad administrativa y otra.
96 Consideraciones Generales para la Codificación de DocumentosLa numeración de subprocesos se llevará a cabo por unidad administrativa. La numeración de los procedimientos se llevará a cabo por unidad administrativa, Los formatos, instructivos y anexos se enumeraran por procedimiento. Los códigos se escribirán con arial negrita número 10, en la esquina superior derecha del documento.
97 Nombre del ente públicoLista Maestra La Lista Maestra concentra el total de Documentos elaborados por el Ente Público (Red de Procesos, Procedimientos, Formatos, Instructivos y Anexos) agrupados por tipo de documento, así como su respectiva codificación, fecha y número de revisión. LISTA MAESTRA Nombre del ente público Fecha: dd/mm/aa Hojas: X de X CÓDIGO Y NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA <<07DDA Dirección General de Desarrollo Administrativo>> CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE REVISIÓN FECHA DE ELABORACIÓN (dd/mm/aa) 06-SIP-P02-F01/REV.00
98 Primera elaboración del documento.Revisiones de los documentos Todos los códigos antes descritos irán seguidos de su número de revisión, la cual indica el número de veces que el documento ha sido modificado, producto de una mejora. A la elaboración del documento por primera vez se le atribuye la revisión 00. Revisión 00. Primera elaboración del documento. /06DLC-01-P01/REV.00
99 Titular de la Unidad Administrativa Titular del Ente PúblicoAprobación y emisión de los documentos Revisión Aprobación Titular de la Unidad Administrativa Titular del Ente Público Lista de verificación de la Red de Procesos Lista de Verificación de Procedimientos
100 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
101 Integración del Manual de ProcedimientosEstán obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de Procedimientos todas las dependencias, así como cada una de sus unidades administrativas y órganos desconcentrados; los organismos públicos descentralizados, los fondos y fideicomisos, empresas de participación estatal mayoritaria que así lo marque su ordenamiento de creación. El Manual de Procedimientos debe cumplir con los siguientes requisitos de presentación y contenido:
102 Portada o carátula del Manual de ProcedimientosGOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA SECRETARIADE LA CONTRALORÍA GENERAL Manual de Procedimientos Dirección General de Desarrollo Administrativo Manual de Procedimientos Dirección General de Desarrollo Administrativo Manual de Procedimientos Dirección General de Desarrollo Administrativo Elaboró * Puesto del Titular Presentó** Puesto del Titular Aprobó *** Puesto del Titular Fecha de elaboración Asimismo se incluye la anteportada, la cual muestra las firmas de elaboración, presentación y aprobación.
103 Para cada uno de los procedimientos determinadosÍndice Índice I. Introducción II. Objetivo del Manual III. Red de Procesos IV. Lista Maestra V. Presentación de los procedimientos Descripción del Procedimiento Inventario de registros Formatos e Instructivos Diagrama de Flujo Verificación de la Ejecución del Procedimiento. Para cada uno de los procedimientos determinados
104 Introducción En este punto se contempla la presentación del documento, su objetivo, así como su utilidad, pudiéndose incluir un mensaje alusivo por parte de la Unidad Administrativa en donde se elaboró el Manual. Ejemplo: Introducción El presente Manual de Procesos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Dirección General de Desarrollo Administrativo, cuidando que estas atiendan a la misión del Gobierno Estatal. Contempla la red de procesos de la unidad administrativa, la lista maestra de documentos, así como los procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de dependencias y entidades de la Administración Estatal. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
105 Aprobación del Manual de ProcedimientosObjetivo del Manual En este punto se contempla el propósito y utilidad de contar con un documento como el Manual de Procedimientos en la Dependencia o Entidad. Aprobación del Manual de Procedimientos Deberá remitirse a la Secretaría de la Contraloría General para obtener la aprobación correspondiente, misma que está sujeta a la revisión previa del documento. Si como resultado de esa revisión resultaran observaciones, se harán del conocimiento del Ente Público, mediante el comunicado emitido por la Secretaría de la Contraloría General para que sean atendidas.
106 Constituya una plataforma de trabajo actualizada y mejorable.Difusión del Manual de Procedimientos Constituya una plataforma de trabajo actualizada y mejorable. Al interior Poner a disposición del público, en cumplimiento de lo establecido Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora (Art. 14) Al exterior
107 Mejora Por consiguiente, cada Ente Público, deberá actualizar sus respectivos documentos en la medida que se presenten modificaciones relevantes en sus contenidos. Para asegurar la revisión, actualización y la mejora continua del quehacer institucional, el Ente Público deberá implementar : Verificaciones Internas Reuniones de trabajo periódicas
108 Verificaciones InternasVerificaciones internas de sus procedimientos a intervalos planificados (se opera de acuerdo a lo documentado). La Planificación de las auditorías dependerá de la importancia de los procedimientos a auditar, así como de los resultados de auditorías anteriores. Los verificadores podrán ser los Servidores Públicos del mismo Ente Público, sin embargo estos no podrán auditar su propio trabajo (procedimientos). Así mismo los responsables de realizar las verificaciones internas deberán informar al responsable de la Unidad Administrativa los resultados obtenidos. El Titular de la Unidad Administrativa y Áreas de Trabajo, serán los responsables de que en caso de que se detecten inconformidades con los procedimientos documentados, se tomen las medidas correctivas y/o preventivas necesarias e inmediatas.
109 Reuniones de trabajo periódicasLas Unidades Administrativas y Áreas de Trabajo al interior de éstas, deberán reunirse periódicamente para dar seguimiento a los resultados de las verificaciones internas y para la creación, actualización y eliminación de documentos. Queda incluido en estas reuniones, la revisión periódica de la Red de Procesos del Ente Público para asegurar su Mejora Continua.
110 Secretaría de la Contraloría GeneralDirección General de Desarrollo Administrativo Hermosillo, Son; Mayo de 2005.