1 TALLER TEÓRICO PRÁCTICO SOBRE EL SISTEMA DE REGISTROS PRESUPUESTARIOS PARA LOS CENTROS REGIONALES DE SENASA Tema: Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Diciembre 2009
2 Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Temas para conversar Algunas pautas y herramientas El concepto de gestión efectiva Que implica administrar un equipo de alto rendimiento Trabajar orientado por los resultados Algunos aspectos claves para que las intenciones puedan ser realidad
3 ¿CUALES SON LOS PROBLEMAS QUE ENFRENTAMOS? Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunas pautas y herramientas
4 Enfoque Sistémico ORGANISMOS DE INFLUENCIA COMPETENCIA USUARIOS COMUNIDAD FACTORES DE PODER PROVEEDORES MACROENTORNO RAMO DE ACTIVIDAD MACROENTORNO RAMO DE LA ACTIVIDAD HISTORIA CONDUCCIÓNINFO RECURSOS PROCESOS PRODUCTOS OPERACION Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunas pautas y herramientas
5 ACCIONES Y MEDIOS PARA EL DESARROLLO DE NUESTRAS ACTIVIDADES Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunas pautas y herramientas
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7 Algunos aspectos claves para la gestión eficaz El concepto de gestión efectiva “Yo no grito…, hago goles.”
8 Algunos aspectos claves para la gestión eficaz El concepto de gestión efectiva EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD
9 Algunos aspectos claves para la gestión eficaz El concepto de gestión efectiva
10 La mayoría de los organismos no realizan un ejercicio de planificación, o confunden el simple agregado de metas en la etapa de formulación del presupuesto con un proceso de planificación. Ninguno, prácticamente, realiza ejercicios de planificación a mediano o largo plazo. Algunos aspectos claves para la gestión eficaz El concepto de gestión efectiva
11 Trabajar para el largo plazo o para el corto plazo
12 Algunos aspectos claves para la gestión eficaz El concepto de gestión efectiva FRECUENCIA DE LA TAREA BásicoClave TIPO DE TAREA Delegar siempre con dos alternativas: a.Proceso interno b.Proceso con 3ros. Gestión de línea Manejo por valores DIMENSIÓN DEL CONTROL – MATRIZ DE DELEGACIÓN
13 Algunos aspectos claves para la gestión eficaz El concepto de gestión efectiva FRECUENCIA DE LA TAREA BajoAlto IMPORTE Delegar, se revisa con lógica No mueve la aguja No es el negocio Control de un nivel alto de la línea con vista previa de especialista Es el negocio Control de un nivel alto de la línea CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO POR FRECUENCIA
14 Algunos aspectos claves para la gestión eficaz El concepto de gestión efectiva INVERSIÓN BajoAlto IMPORTE Alto nivel de la línea, con vista de especialista Control con vista de la línea, sube por merito del importe Cúspide estratégica CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL GASTO - INVERSIÓN GASTO Delegar, se revisa con lógica
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16 Un equipo es una forma de organización particular del trabajo, donde se busca en conjunto que aflore el talento colectivo y la energía de las personas. Esta forma de organización es particularmente útil para alcanzar altos niveles de calidad en la gestión de una institución. Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Que implica administrar un equipo de alto rendimiento
17 Tener ganas, energía Pensar en los retos que implica: Liderar gente Resolver problemas
18 Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Que implica administrar un equipo de alto rendimiento Compartir toda la información posibles Pedir la opinión de la gente Ayudar a la gente a progresar Apelar a la diversión Gestionar de manera que la gente sienta el desafío en su propia piel CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS EFICACES TACTICAS PARA LOS JEFES QUE AYUDAN A AUMENTAR LA COHESIÓN Y EL DESEMPEÑO DE LOS EQUIPOS
19 Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Que implica administrar un equipo de alto rendimiento Evaluar la cultura prevalente Acondicionar la cultura Comprometer tiempo y energía Convocar a un equipo de implementación capaz Juntar coraje CINCO RECOMENDACIONES COMO EVITAR LOS ERRORES MÁS COMUNES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE NUEVAS INICIATIVAS
20 Algunos aspectos claves para la gestión eficaz El concepto de gestión efectiva Orientado a terceros HacerPensar Operador Liderar (Educar) Innovar ROLES DE LA CONDUCCIÓN Orientado al organismo Administrador
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22 Actividad – Objetivos - Estrategia Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
23 Actividad – Objetivos - Estrategia Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
24 Actividad – Objetivos - Estrategia Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
25 Actividad – Objetivos - Estrategia Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
26 Actividad – Objetivos - Estrategia Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
27 Actividad – Objetivos - Estrategia Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
28 Actividad – Objetivos - Estrategia Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
29 Actividad – Objetivos - Estrategia Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
30 Indicadores de Gestión > Gestión por Resultados Actividad – Objetivos - Estrategia Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
31 ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS UNIDAD DE MEDIDA DE HECHOS QUE SON IMPULSADOS POR LA ORGANIZACIÓN ¿QUE SON LOS INDICADORES? ¿QUE NOS MUESTRAN LOS INDICADORES? CUALES SON LOS ASPECTOS CRITICOS EN EL PROCESO ESTRATEGICO U OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
32 ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS UNIDAD DE MEDIDA DE HECHOS QUE SON IMPULSADOS POR LA ORGANIZACIÓN ¿QUE SON LOS INDICADORES? ¿QUE NOS MUESTRAN LOS INDICADORES? CUALES SON LOS ASPECTOS CRITICOS EN EL PROCESO ESTRATEGICO U OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
33 TIPOS DE INDICADORES La siguiente es una posible clasificación de los indicadores… Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
34 TIPOS DE INDICADORES..los coloreados son los que son usados más frecuentemente… Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
35 TIPOS DE INDICADORES … los señalados abajo son los que resultan ser los más complejos de implementar. Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
36 ¿PARA QUE SIRVEN LOS INDICADORES? IMPULSAR ACCIONES USOS COMUNICAR LO QUE ES IMPORTANTE CONTROLAR ACCIONES CONCENTRAR ESFUERZOS IMPACTO DE NUESTROS ESFUERZOS MONITOREAR LA ORGANIZACION Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
37 ORGANISMOS DE INFLUENCIA COMPETENCIA CIUDADANOS COMUNIDAD PODER POLITICO FUENTES DE RECURSOS RESULTADOS CP - LP MACROENTORNO RAMO DE ACTIVIDAD MACROENTORNO SECTOR HISTORIA CONDUCCION INFO RECURSOS PROCESOS SERVICIOS OPERACION Basado en Anatomía de la Organización de Santiago Lazzati – Editorial Macchi ASPECTOS A LOS QUE SE DEBEN REFERIR LOS INDICADORES Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
38 RESULTADOS CP - LP MACROENTORNO RAMO DE ACTIVIDAD MACROENTORNO SECTOR CONDUCCION INFO Basado en Anatomía de la Organización de Santiago Lazzati – Editorial Macchi Nivel FortalecimientoUtilidad Impacto Calidad Productividad - Innovación Eficacia Coherencia / Correspondencia con el entorno ASPECTOS A LOS QUE SE DEBEN REFERIR LOS INDICADORES Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
39 RESULTADOS FINANCIEROS O SUPERFICIALES RELACION CON LA COMUNIDAD CALIDAD DE LOS PROCESOS Y SISTEMAS TECNOLOGÍA Y EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO INVERSIÓN ASPECTOS A LOS QUE SE DEBEN REFERIR LOS INDICADORES Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
40 ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Aspectos referidos al organismo Duros Blandos Aspectos del entorno Aspectos políticos controvertidos Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
41 ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Implementar una administración preparada para el aprendizaje Equipo, presupuesto, herramientas y tecnología Definir, previamente, criterios para evaluación de resultados: eficacia, eficiencia y efectividad Mantener un sistema dirección y seguimiento basada en información - Inversión Controlar para aprender Aspectos duros referidos al organismo: Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
42 ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Contar con un plan (Visión, Misión, Valores/Políticas, Objetivos, Metas e Indicadores) Aspectos duros referidos al organismo (cont.): OPERACIÓN PLANIFICACIÓN Recursos y Habilidades – Metas – Objetivos – Politicas/Valores – Misión - Visión Reales o Potenciales Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
43 ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Traducir un plan estratégico en un plan operativo posible de implementar y formular el presupuesto Tiempo/Constancia Aspectos duros referidos al organismo (cont.): Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
44 ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Tener una visión común del plan – comunicación Compartir una perspectiva común del desafío de gestión: general vs. operativo Fortalecer el equipo en conocimientos y tecnología Implementar en plataforma adecuada (equipo) Aspectos blandos (cont.): Respaldado Constructivo Comprometido Responsable Honesto Capaz Flexible Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
45 ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Conducción estable – Consensos políticos de mediano plazo Institucionalización de prácticas de responsabilidad Funcionamiento de las instituciones en lo que se refiere al control: parlamento, entidades dedicadas al control Aspectos referidos al entorno: Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Trabajar orientado por los resultados
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47 ¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN? Implantación de políticas que reconozcan el logro - incentivos Un tema controvertido Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
48 La mayoría de los organismos no realizan un ejercicio de planificación, o confunden el simple agregado de metas en la etapa de formulación del presupuesto con un proceso de planificación. Ninguno, prácticamente, realiza ejercicios de planificación a mediano o largo plazo. Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
49 Es muy visible que se desprecia el ejercicio de la planificación y el control como una oportunidad crítica para mejorar y aprender. Los organismos consultados que efectúan un ejercicio de control, lo realizan con fines administrativos sin relacionar los resultados con planes de desarrollo para las personas, para los equipos o para el rediseño de la organización. Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
50 Los problemas de comunicación son enormes, y la cultura los acepta. La atención y foco de las iniciativas, tanto como de los intentos de medir están concentradas en la mayoría de los casos en la operación. No se concibe el problema como un desafía organizacional, Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
51 Hay poco o nulo respaldo político para este tipo de iniciativas. En la mayoría de los casos es un discurso más que un compromiso que resulta de una sensación de importancia o de urgencia. Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
52 Esperar a que el entorno del organismo se estabilice Buscar la implementación en condiciones inconvenientes No adecuar la solución para la producción de información con el sistema de seguimiento Construir indicadores incorrectos Enfocar solo a la operación No vincular el ejercicio del control con el desarrollo (errores de implementación o de planificación) Buscar resultados en un tiempo inadecuado No considerar los factores externos que condicionan la productividad Estos son enfoques incorrectos para la implementación de un sistema de indicadores de desempeño… Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
53 … Y ESTOS SON LOS PROBLEMAS MÁS COMUNES Y GRAVES!! El exceso de información La ceguera por el indicador Creer que con la publicación de los indicadores se resuelve el tema de comunicación Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
54 ALGUNA CONCLUSION Y PROPUESTAS… ¿A quien le importa este tema? ¿Que podemos esperar que suceda en el entorno en el corto plazo? ¿Que podemos hacer? En general: Investigar, promover estas ideas y dar el debate En cada organismo: - Trabajar las condiciones para la implementación: capacitar los equipos y adecuar la tecnología - Formular el presupuesto basado en un proceso de planificación dinámico Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
55 “Una seria deficiencia en los sistemas de gestión tradicionales: su incapacidad para unir la estrategia de largo plazo de la empresa con sus acciones de corto plazo”. Robert S. Kaplan / David P. Norton “Balanced Scorecard, Traslating strategy in action” Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
56 ¡Gatee antes de caminar, camine antes de correr! Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
57 Si usted no sabe adónde va, probablemente nunca llegue Forrest Gump Usted no tiene que hacer esto. La supervivencia no es obligatoria!! Dr. W. Edwards Deming Algunos aspectos claves para la gestión eficaz Algunos aspectos claves para que las intensiones puedan ser realidad
58 PREGUNTAS - CONCLUSIONES ¡ MUCHAS GRACIAS !
59 Profesor Hern á n PIOTTI L Ó PEZ Subsecretario de Administraci ó n y Normalizaci ó n Patrimonial Ministerio de Econom í a y Finanzas P ú blicas Hip ó lito Yrigoyen 250 Piso 5° Oficina 529 C1086AAB - Ciudad de Buenos Aires Rep ú blica Argentina - MER.CO.SUR Tel é fono: (54-11) 4349-8600/8583/6912 Fax: (54-11) 4349-8110 E-mail: [email protected]@mecon.gov.ar Web site: www.mecon.gov.arwww.mecon.gov.ar