1 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI

2 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI ZASTRZEŻENIA I UWAGI 1.W ćwiczeniach do sporządzenia grafik ilustrujących wykorzystano program Excel firmy Microsoft Corporation. 2.Ilekroć w ćwiczeniach mowa jest o wersjach arkusza kalkulacyjnego odnosi sie to wersji programu Excel. 3.Excel jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. 4.Jeżeli na ekranie pojawi się umieszczony po prawej stronie znak, kliknij go, aby odtworzyć animacje. 2

3 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI CO TO JEST FORMATOWANIE? 1.Pojęcie „formatowanie” arkusza kalkulacyjnego oznacza określanie jego wyglądu. 2.Nieco precyzyjniej – formatowanie to przypisywanie komórkom, wierszom i kolumnom arkusza właściwości decydujących o ich wyglądzie. 3.Dużo mniej precyzyjnie – formatowanie to po prostu zamiana brzydkiej tabeli na ładną. 4.Uwaga: odrębne zajęcia (częściowo kontaktowe, częściowo e-learningowe) są poświęcone formatowaniu warunkowemu.

4 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATOWANIE TABELI 4 1.„Brzydka” tabela – z chaotycznym formatowaniem2.Tabela po wyczyszczeniu formatowania (jedno polecenie) 3.Nadanie formatu liczbom (dwa polecenia) 4.Ustalenie szerokości kolumn (jedno polecenie) 5.Czcionka i wyrównanie w nagłówku tabeli (dwa polecenia) 6.Wielkość czcionki, wcięcia, wyrównanie (trzy polecenia) 7.Obramowania i wypełnienie komórek – „ładna tabela” (trzy polecenia)

5 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI PODZIAŁ FORMATOWANIA Formatowanie w arkuszu kalkulacyjnym można podzielić na formatowanie: a)komórek, b)kolumn, c)wierszy, d)całego arkusza, e)całego skoroszytu. 5

6 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI PODSTAWOWA ZASADA DOTYCZĄCA FORMATOWANIA (i czyszczenia formatowania) Najpierw zaznacz właściwe komórki, potem formatuj! 6

7 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATOWANIE KOMÓREK 1.Formatowanie komórek dotyczy albo aktywnej komórki arkusza, albo wszystkich zaznaczonych komórek. 2.Uwagi: a)jedno z poleceń (scalanie) działa wyłącznie na prostokątne bloki komórek, b)niektóre polecenia dotyczące czcionki mogą dotyczyć całych komórek, ale również fragmentu tekstu w komórce. 7 aktywna komórkablok komórekkilka bloków komórek Aby zaznaczyć kilka bloków komórek: 1. zaznacz myszką pierwszy blok 2. naciśnij i trzymaj klawisz Ctrl 3. zaznaczaj myszką kolejne bloki

8 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI OTWÓRZ SKOROSZYT FORMATOWANIE – DEMO W tym miejscu proszę – równolegle do treści tego modułu – otwórz skoroszyt Formatowanie – Demo. To pozwoli Ci dokładniej śledzić dalsze wywody. W dalszej części wszystkie polecenia, które masz wykonać będą się odnosiły właśnie to tego skoroszytu. 8

9 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI MENU FORMATOWANIA KOMÓREK 1.Ponieważ formatowanie komórek jest czynnością wykonywaną bardzo często, dlatego część poleceń została umieszczona przez producenta na pasku narzędzi (wersje do 2003) lub wstążce (wersje od 2007). 2.Nie są to jednak, jak niektórzy użytkownicy sądzą, wszystkie polecenia. 3.Dostęp do wszystkich poleceń formatowania komórek można uzyskać: a)w wersjach do 2003 – poleceniem Format/Komórki, b)w wersjach od 2007:  Narzędzia główne/Komórki/Format/Formatuj komórki,  poleceniem Narzędzia główne i kliknięciem na jednej z strzałek przy grupach Czcionka, Wyrównanie, Liczba, c)z menu podręcznego, d)we wszystkich znanym mi wersjach – skrótem klawiaturowym Ctrl-1. POLECENIE: wywołaj pełne menu formatowania komórek. 9

10 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI MENU FORMATOWANIA KOMÓREK 1.Pełne menu formatowania komórek jest w większości stosowanych aktualnie wersji bardzo podobne. 2.Menu zostało podzielone na karty: a)Liczby, b)Wyrównanie, c)Czcionka, d)Obramowanie, e)Wypełnienie, f)Ochrona. 10

11 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATOWANIE LICZB Takie same liczby mogą być wyświetlane w różny sposób, np. liczba 2,25 może być wyświetlana w postaci:  2  2,3  2,250  225%  2,25 zł a nawet w postaci:  kodu pocztowego: 00-002  daty: 1900-01-02  godziny: 6:00  daty i godziny razem: poniedziałek, 2 styczeń 1900, 06:00 11

12 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA LICZBY 1.Karta Liczby pozwala na określanie sposobu wyświetlania liczb, czyli ich formatu. 2.Karta podzielona jest na dwie części: a)w lewej należy wybrać kategorię, np. Walutowe, b)w prawej określić parametry: inne dla każdej kategorii, np. liczbę miejsc dziesiętnych, symbol waluty i sposób wyświetlania liczb ujemnych itp. 12 kategoria parametry

13 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY LICZB – LICZBOWE (I) 1.Format Liczbowe jest najczęściej używanym formatem dla liczb. Zapewnia porządek i czytelność arkusza. 2.Przy takim formatowaniu liczby mają określoną liczbę miejsc dziesiętnych, czyli po przecinku (np. 3), mogą mieć też separator tysięcy – odstęp pomiędzy tysiącami a setkami, milionami a tysiącami itd.: 1 234 567,890. POLECENIE: zaznacz wszystkie liczby w arkuszu Liczby i nadaj im format Liczbowe z dwoma miejscami dziesiętnymi i separatorem tysięcy. Porównaj wygląd z rysunkiem. Zwiększ liczbę miejsc dziesiętnych do czterech, a potem zmniejsz do zera. 13

14 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY LICZB – LICZBOWE (II) 1.Skrót klawiaturowy Ctrl-Shift-1 wprowadza do zaznaczonych komórek format Liczbowe z dwoma miejscami dziesiętnymi. 2.Liczbę miejsc dziesiętnych można zmieniać w menu, można też korzystać z przycisków na pasku narzędzi (wersje do 2003) lub wstążce (wersje od 2007). Przyjemność znalezienia tych przycisków pozostawiam Tobie. 3.Ważne: Formatowanie liczb nie zmienia zawartości komórek – jeżeli sformatujesz liczbę w taki sposób, że nie widać jej części dziesiętnej, to nie znaczy, że ta część dziesiętna znikła; ona nadal istnieje i jest uwzględniana w obliczeniach; na przykład jeżeli wpiszesz do kolejnych komórek arkusza: 2,25; 2,25; 2,25; 2,25 i sformatujesz te liczby, żeby wyglądały jak 2; 2; 2; 2 (zero miejsc dziesiętnych) to po ich zsumowaniu dostaniesz 9! 14

15 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY LICZB – PROCENTOWE (I) 1.Przy wykorzystaniu formatu Procentowe liczby są wyświetlane tak, jakby zostały pomnożone przez 100, z dodaniem znaku %. Na przykład liczba 0,25 może zostać wyświetlona jako 25% 2.Przy wprowadzaniu tego formatu można określić liczbę miejsc dziesiętnych (po przecinku), jaka ma być wyświetlana. POLECENIE: zaznacz wszystkie liczby w arkuszu Liczby i nadaj im format Procentowe z jednym miejscem dziesiętnym. Porównaj wygląd z rysunkiem. Zwiększ liczbę miejsc dziesiętnych do dwóch, a potem zmniejsz do zera. 15

16 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY LICZB – PROCENTOWE (II) 1.Skrót klawiaturowy Ctrl-Shift-5 wprowadza format Procentowe bez miejsc dziesiętnych. 2.Podobnie jak w przypadku formatu Liczbowe liczbę miejsc dziesiętnych można zmieniać w menu, można też korzystać z przycisków na pasku narzędzi (wersje do 2003) lub wstążce (wersje od 2007). Przyjemność znalezienia tych przycisków pozostawiam Tobie. 3.Czasami zamiast wprowadzać format Procentowe mnoży się wszystkie liczby przez 100 i w opisie (np. w nagłówku kolumny wprowadza się informację „w %”). W ten sposób unika się dużej liczby znaków „%” w arkuszu. 4.Częstym błędem jest wykonywanie dwóch rzeczy naraz: mnożenia przez 100 i nadawania formatu Procentowe. W ten sposób z liczby 0,25 zamiast 25% otrzyma się 2500% (!!!). Robimy albo jedno, albo drugie, nigdy nie robimy obu tych rzeczy naraz. 16

17 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY LICZB – OGÓLNE 1.Format liczb Ogólne oznacza wyświetlanie liczby w takiej postaci, jaka jest najprostsza i jednocześnie jaka jest możliwa do wyświetlenia. 2.Nadając format Ogólne nie określamy żadnych parametrów. 3.Skrót klawiaturowy Ctrl-Shift-` wprowadza format Ogólne. POLECENIE: zaznacz wszystkie liczby w arkuszu Liczby i nadaj im format Ogólne. Porównaj wygląd Twojego arkusza z rysunkiem. 17

18 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI DATA I CZAS W ARKUSZU (I) 1.W arkuszu kalkulacyjnym prawidłowo wprowadzone daty i godziny są zapamiętywane jako liczby dodatnie. 2.Część całkowita liczby jest odpowiedzialna za datę, a część ułamkowa – za godzinę. Na przykład liczba 41200,25 oznacza 18 października 2012 roku, godzina 6:00. Takie rozwiązanie pozwala na wykonywanie obliczeń na datach i godzinach, np. na obliczenie ile dni minęło między dwiema datami, sumowanie czasu pracy itp. 3.Dlaczego w powyższym przykładzie liczba 41200 oznacza 18 października 2012 roku? Arkusz przyjmuje liczbę 1 za 1 stycznia 1900 roku, liczbę 2 za 2 stycznia 1900 roku itd. Obecnie przekroczyliśmy już 41 tysięcy dni licząc od początku ubiegłego wieku. (Uwaga: na komputerach Macintosh obowiązuje inny początek kalendarza.) 4.Dlaczego w powyższym przykładzie liczba 0,25 (część ułamkowa) oznacza 6:00? 0,25 to jedna czwarta doby liczącej 24 godziny; ponieważ liczba 1 oznacza całą dobę stąd 0,25 oznacza dokładnie 6 godzin. Podobnie 0,5 będzie odpowiadało godzinie 12:00 a 0,75 – godzinie 18:00. 18

19 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI DATA I CZAS W ARKUSZU (II) 1.Aby prawidłowo wpisać datę wprowadzamy ją w takim układzie, jaki jest określony w systemie, w ustawieniach regionalnych. Najczęściej jest to układ rrrr-mm-dd, np. 2012-10-18. Arkusz sam wyznaczy odpowiednią liczbę całkowitą odpowiadającą wprowadzonej dacie. 2.Aby prawidłowo wpisać godzinę wprowadzamy ją w takim układzie, jaki jest określony w systemie, w ustawieniach regionalnych. Najczęściej jest to układ gg:mm, np. 17:15. Arkusz sam wyznaczy odpowiednią liczbę ułamkową odpowiadającą wprowadzonej godzinie. 3.Można wprowadzać daty i czas w innym układzie, ale wówczas szanse na to, że zostaną odpowiednio rozpoznane są niewielkie. Prawdopodobnie zostaną potraktowane jako tekst i nie będzie można wykonywać na nich żadnych obliczeń. 19

20 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY LICZB – DATA (I) 1.Formaty liczb Data pozwalają na wyświetlanie liczb w postaci daty. 2.Jedynym wybieranym parametrem jest sposób wyświetlania daty. 3.Skrót klawiaturowy Ctrl-Shift-3 wprowadza format Daty w układzie dd-mmm-rr. POLECENIE: zaznacz wszystkie liczby w arkuszu Liczby i nadaj im format Daty wybierając pierwszy dostępny układ. Porównaj wygląd Twojego arkusza z rysunkiem. Wybierz inne układy daty. Uwaga: znaki „###” pojawiły się w komórkach, w których występowały liczby ujemne – nie mogą być wyświetlane jako daty. Zauważyłeś zapewne błąd w arkuszu: liczba 0 wyświetla się jako 0 stycznia 1900 r. 20

21 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY LICZB – DATA (II) POLECENIE: a)wprowadź do pustej komórki arkusza swoją datę urodzin i sformatuj ją jako liczbę (format Ogólne lub Liczbowe). Następnie sformatuj ją ponownie jako datę. b)do innej pustej komórki wprowadź dzisiejszą datę. c)w jeszcze innej komórce arkusza spróbuj wyliczyć różnicę między tymi datami. Wynik sformatuj jako liczbę. Tyle dni już przeżyłeś... 21

22 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY LICZB – CZAS (I) 1.Formaty liczb Czas pozwalają na wyświetlanie liczb w postaci godziny. 2.Jedynym wybieranym parametrem jest sposób wyświetlania godzin, minut, sekund. 3.Skrót klawiaturowy Ctrl-Shift-2 wprowadza format Czas w układzie gg:mm. POLECENIE: zaznacz wszystkie liczby w arkuszu Liczby i nadaj im format Czas wybierając pierwszy dostępny układ. Porównaj wygląd Twojego arkusza z rysunkiem. Wybierz inne układy czasu. Uwaga: znaki „###” pojawiły się w komórkach, w których występowały liczby ujemne – nie mogą być wyświetlane jako czas. 22

23 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY LICZB – CZAS (II) Zwróć uwagę na zawartość komórek B2, B8 i B14. a)w komórce B2 liczba 41000 jest wyświetlana jako godzina 00:00:00, w komórce B8 liczba 1 jest wyświetlana także jako godzina 00:00:00, w komórce B14 liczba 0 także jest wyświetlana jako godzina 00:00:00, b)większość formatów czasu zupełnie pomija część całkowitą liczby (odpowiedzialną za datę). Taka sama sytuacja jest w pozostałych komórkach, c)w niektórych sytuacjach jest to bardzo mylące, np. wpisujemy do komórek arkusza 8:00, 8:00, 8:00; sumujemy i wynik wyświetla się jako 0:00, d)jest jednak jeden format czasu, który pozwala zamienić pełne liczby na godziny; spróbuj go odszukać; w B2 powinno pojawić się 984000:00:00, w B8 – 24:00:00, a w B14 nadal 00:00:00. POLECENIE: do jednej komórki arkusza wprowadź datę swoich urodzin, do innej – dzisiejszą datę, spróbuj wyliczyć różnicę między tymi datami a wynik sformatuj w znalezionym wyżej formacie. Tyle godzin przeżyłeś... 23

24 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI POZOSTAŁE FORMATY LICZB Wcześniej omówione formaty liczb należą do najczęściej używanych. O pozostałych opowiem skrótowo. 1.Formaty Walutowe i Księgowe. a)jako parametry określamy liczbę miejsc dziesiętnych i symbol waluty, a w formatach Walutowych dodatkowo sposób wyświetlania liczb ujemnych, b)różnią się przede wszystkim sposobem wyświetlania liczby zero oraz lokalizacją znaku minus w komórce, c)na pierwszy rzut oka wyglądają atrakcyjnie (symbol waluty!), używane są jednak rzadko; symbol waluty zajmuje miejsce w arkuszu, w szczególności na wydruku, dlatego w ich miejsce używa się raczej formatu Liczbowe z adnotacją (np. w nagłówku kolumny) o jaką walutę chodzi. 2.Formaty Ułamkowe  bardzo ciekawe i chyba bardzo rzadko używane; ani razu nie miałem potrzeby ich stosowania. 24

25 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI POZOSTAŁE FORMATY LICZB 3.Formaty Naukowe. a)stosowane do zapisu wielkich liczb, jakie pojawiają się w niektórych naukach (fizyka, chemia, biologia, astronomia), w pozostałych, szczególnie ekonomicznych, stosowane rzadko lub wcale, b)parametrem jest liczba miejsc dziesiętnych, c)zapis np. 4,10E+04 należy czytać jako 4,10 × 10 4 = 4,10 × 10000 = 41000. 4.Format Tekstowe. a)wprowadzenie do komórki formatu Tekstowe powoduje, że wpisywana tam liczba jest traktowana jako tekst, b)przykładowo: wpisanie do komórki bez formatu Tekstowe liczby 0001,1000 spowoduje, że usunięte zostaną zera wiodące i kończące liczbę; wpisanie takiej samej liczby do komórki z nadanym formatem Tekstowe spowoduje, że te zera będą widoczne, c)czasami się przydają. 25

26 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI POZOSTAŁE FORMATY LICZB 5.Formaty Specjalne. a)pozwalają na wyświetlanie liczb np. w postaci numeru PESEL, czy kodu pocztowego, b)wydaje się, że wygodniejsze są w takich sytuacjach formaty Tekstowe – na kodach pocztowych raczej się nie wykonuje obliczeń matematycznych... 26

27 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY NIESTANDARDOWE. 1.Formaty Niestandardowe zawierają wszystkie wcześniej omówione formaty, ale zapisane z wykorzystaniem kodowania za pomocą określonych symboli; na przykład: a)kod „0,00” to format Liczbowe z dwoma miejscami dziesiętnymi, b)kod „rrrr-mm-dd” to data w takim właśnie układzie. 2.Wpisując w wierszu Typ odpowiedni ciąg znaków można też definiować nowe, własne formaty liczb. Czasami się tej możliwości używa, w szczególności w stosunku do dat i godzin. POLECENIE: a)wprowadź do pustej komórki arkusza swoją datę urodzin, b)wybierz format Niestandardowe i w wierszu Typ wpisz: dd mmmm rrrr  powinieneś zobaczyć datę swoich urodzin z miesiącem pisanym słownie, c)wybierz format Niestandardowe i w wierszu Typ wpisz: dddd, dd mmmm rrrr  powinieneś zobaczyć datę swoich urodzin z miesiącem pisanym słownie oraz nazwą dnia tygodnia na początku. 27

28 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATY LICZB – SKRÓTY KLAWIATUROWE We wcześniejszych częściach wspominałem o skrótach klawiaturowych służących do wprowadzania formatów liczb. Tutaj przedstawiam ich zestawienie. Są, moim zdaniem, łatwe do zapamiętania: Ctrl-Shift i odpowiedni znak z wiersza klawiatury z liczbami: 1.Ctrl-Shift-` – Ogólne (usunięcie formatów liczbowych) 2.Ctrl-Shift-1 – Liczbowe, dwa miejsca dziesiętne 3.Ctrl-Shift-2 – Czas gg:mm 4.Ctrl-Shift-3 – Data dd-mmm-rr 5.Ctrl-Shift-4 – Walutowe, dwa miejsca dziesiętne, symbol „zł” 6.Ctrl-Shift-5 – Procentowe, bez miejsc dziesiętnych 7.Ctrl-Shift-6 – Naukowe, dwa miejsca dziesiętne. POLECENIE: zaznacz wszystkie liczby w arkuszu Liczby i przetestuj przedstawione skróty klawiaturowe. 28

29 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA WYRÓWNANIE (I) 1.Karta Wyrównanie oferuje cztery grupy poleceń: a)wyrównanie tekstu w komórce, zarówno w poziomie, jak i w pionie, b)sterowanie tekstem (np. zawijanie tekstu w komórce), c)orientację tekstu – czyli przede wszystkim jego obrót, d)kierunek tekstu – w polskich warunkach nieużywany. 2.Duża część poleceń z tej karty obecna jest na pasku przycisków (do wersji 2003) i na wstążce (od wersji 2007). 29 wyrównanie orientacja (obrót) sterowanie

30 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA WYRÓWNANIE (II) 1.Standardowo liczby są wyrównywane w poziomie do prawej krawędzi komórki, tekst – do lewej a wartości logiczne – środkowane. 2.Sposób wyrównywania danych można zmienić za pomocą poleceń karty Wyrównanie. 3.Najczęściej stosowane wyrównania tekstu w poziomie to Lewa, Środek i Prawa; pozostałe są znacznie rzadziej używane. 4.Z wyrównaniem do lewej i prawej krawędzi komórki można powiązać Wcięcie – odsunięcie danych od lewej lub prawej krawędzi komórki o wielkość wyrażoną w znakach. 5.Standardowo wszystkie dane są wyrównywane w pionie do dołu. 6.Także i to można zmienić za pomocą karty Wyrównanie. 7.Najczęściej stosowane wyrównania tekstu w pionie to Górne, Środek i Dolne; pozostałe są znacznie rzadziej używane. 30

31 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA WYRÓWNANIE (III) POLECENIE: w arkuszu Wyrównanie a)zaznacz nagłówek tabeli (obszar B2:G3) i wprowadź w tych komórkach wyrównanie tekstu w poziomie do środka, b)wszystkie daty urodzenia (obszar D4:D10) wyrównaj do lewej krawędzi komórki, c)wszystkie liczby oznaczające spóźnienia (obszar E4:G10) wyrównaj do prawej krawędzi ustawiając wcięcie na wartość 2 (zwróć uwagę jak ustawiły się liczby dwucyfrowe). Porównaj rezultat z rysunkiem. 31

32 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA WYRÓWNANIE (IV) Z grupy poleceń dotyczących Sterowania tekstem często używane są dwa polecenia: a)polecenie Zawijaj tekst – powoduje, że jeżeli tekst nie mieści się w komórce, to zostaje podzielony na kilka linii; zazwyczaj przy tym odpowiednio dopasowuje się wysokość wiersza,  w przykładowym arkuszu powinieneś mieć tak sytuację w komórce D2,  jeżeli tekst mieści się w komórce to Zawijaj tekst nie wywołuje żadnych efektów – mogą się one pojawić później, po zmianie szerokości kolumn,  jeżeli chcesz dokładnie wskazać miejsce, w którym tekst ma się dzielić na linie, ustaw kursor wewnątrz tekstu i naciśnij Alt-Enter b)polecenie Scalaj komórki – powoduje utworzenie z kilku komórek jednej,  najczęściej stosowane jest w nagłówkach tabel,  w przykładowym arkuszu przydałoby się scalić komórki E2:G2,  jeżeli w scalanych komórkach jest już zawartość, to w komórce scalonej pozostanie zawartość pierwszej z nich – reszta zostanie usunięta,  osobiście zamiast scalania komórek w poziomie preferuję Wyrównaj zaznaczenie do środka – moim zdaniem jest przyjaźniejsze. 32

33 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA WYRÓWNANIE (V) POLECENIE: w arkuszu Wyrównanie a)w komórce D2 włącz zawijanie tekstu, b)zaznacz i scal komórki E2:G2, c)zaznacz i scal komórki B2:B3, d)zaznacz i scal komórki C2:C3, e)zaznacz i scal komórki D2:D3, f)w komórkach B2:G3 wprowadź wyrównanie tekstu do górnej krawędzi. 33

34 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA WYRÓWNANIE (VI) 1.Polecenia grupy Orientacja pozwalają przede wszystkim na obrót tekstu, stosowany głównie w nagłówkach tabel. 2.Można wykorzystywać do tego myszkę i kątomierz na karcie Wyrównanie lub podać kąt obrotu w stopniach. 3.Tekst obraca się głównie o +90° (nie o –90°). 4.Obrót tekstu o kąt inny niż ± 90° w połączeniu z obramowaniem i wypełnieniem komórek powoduje przeróżne efekty, raczej mało przydatne. 5.Ustawienia tekstu litera nad literą raczej się nie stosuje – będzie mało czytelny. POLECENIE: obróć nazwy miesięcy o 90°; później przywróć ich oryginalne położenie. 34

35 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA CZCIONKA Karta Czcionka, jak wskazuje nazwa, służy do zmiany czcionki w komórkach arkusza. Ponieważ – jak sądzę – spotkałeś się z taką kartą pracując w innych programach, pomijam jej omówienie. Możesz ją przetestować w arkuszu Czcionka. 35

36 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA OBRAMOWANIE (I) 1.Linie widoczne na ekranie to tzw. linie siatki, pokazujące granice komórek. Standardowo nie są one drukowane. 2.Karta Obramowanie służy do wprowadzania linii, które będą drukowane. 3.Kolejne kroki przy wprowadzaniu obramowania (już po zaznaczeniu komórek) to: a)wybranie rodzaju linii, b)wybranie koloru linii c)wskazanie, która linia w komórce lub w zaznaczonym bloku komórek ma tak wyglądać. 36 rodzaj linii która linia ma tak wyglądać kolor linii

37 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA OBRAMOWANIE (II) – KROK PO KROKU POLECENIE: w arkuszu Obramowanie i wypełnienie zaznacz obszar B2:G10. 1.Wywołaj menu formatowania komórek, karta Obramowanie. 2.Wybierz linię pogrubioną, czerwoną. 3.Wskaż, że tak ma wyglądać górna i dolna linia tabeli. 4.Wybierz linię podwójną. 5.Wskaż, że tak ma wyglądać lewa i prawa linia tabeli. 6.Wybierz linię przerywaną, czarną. 7.Wskaż, że tak mają wyglądać wszystkie wewnętrzne linie tabeli. 8.Zatwierdź OK i porównaj z rysunkiem. 37

38 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA OBRAMOWANIE (III) Przy tworzeniu obramowania często korzysta się z wyboru wielokrotnego dla przyspieszenia rysowania tabeli. POLECENIE: (dla wygody spisz na kartce oznaczenia obszarów): a)zaznacz obszar B15:C15, b)wciśnij i trzymaj klawisz Ctrl, c)zaznacz obszary: D15:E15, B16:B20, C16:C20, D16:D20, B21:C21, D21:E21, B22:E22, d)puść klawisz Ctrl, e)wywołaj formatowanie komórek, karta Obramowanie, f)wybierz ciągłą linię czarną, g)zaznacz, że tak mają być rysowane linie lewe, prawe, górne i dolne, h)porównaj z rysunkiem. Zamiast punktów f i g możesz nacisnąć Ctrl-Shift-7 38

39 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA WYPEŁNIENIE 1.Karta Wypełnienie (w wersji 2003: Desenie) pozwala na wprowadzanie do wskazanych komórek kolorowego tła i ewentualnie innych efektów. 2.Najczęściej stosuje się wypełnienie pełne. 3.Wprowadzając wypełnienie zawsze należy zastanowić się, jak będzie wyglądało na wydruku, także czarno-białym. 4.Polecenie możesz przetestować w arkuszu Obramowanie i wypełnienie. 39

40 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI KARTA OCHRONA Polecenia umieszczone na tej karcie są silnie powiązane z ochroną arkusza przed zmianami. Jeżeli taka ochrona nie zostanie włączona – nie dają żadnego efektu. Ponieważ ochrona arkusza nie jest przedmiotem tych ćwiczeń, zatem i omówienie karty Ochrona pomijam. 40

41 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI USUWANIE (CZYSZCZENIE) FORMATOWANIA Przy pracy z arkuszem stosunkowo często pojawia się potrzeba rozpoczęcia formatowania „od nowa”. W takich przypadkach należy pozbyć się już istniejącego formatowania. Można to robić krok po kroku, jednak arkusz posiada polecenia czyszczenia formatowania: a)w wersjach do 2003: Edycja/Wyczyść/Formaty, b)w wersjach od 2007: Narzędzia główne/Edycja/Wyczyść/Wyczyść formaty. POLECENIE: w arkuszu Czyszczenie usuń formatowanie z tabeli. 41

42 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATOWANIE KOLUMN I WIERSZY 1.Formatowanie kolumn i wierszy arkusza to znacznie mniej poleceń niż przy formatowaniu komórek: a)szerokość dla kolumn i wysokość dla wierszy, b)automatyczne dopasowanie szerokości lub wysokości c)ukrywanie i odkrywanie 2.Przed wydaniem poleceń dotyczących formatowania kolumn i wierszy dobrze jest te kolumny czy wiersze zaznaczyć. a)kolumny zaznaczamy klikając na nagłówki kolumn (A, B, C...) lub przejeżdżając po nich myszką z wciśniętym lewym przyciskiem. b)wiersze zaznaczamy analogicznie: klikając na numerach wierszy lub przejeżdżając po nich myszką z wciśniętym lewym przyciskiem. 3.Jeżeli nie zaznaczymy kolumny lub wiersza to formatowanie dotyczy tej kolumny lub wiersza, w którym znajduje się aktywna komórka. 42

43 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI MENU FORMATOWANIA KOLUMN I WIERSZY Do menu formatowania kolumn i wierszy można trafić: a)w wersjach do 2003 – po wydaniu polecenia Format/Kolumny lub Format/Wiersze, b)w wersjach od 2007 – po wydaniu polecenia Narzędzia główne/Komórki/ Format, c)z menu podręcznego kolumn i wierszy. 43

44 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI SZEROKOŚCI KOLUMN I WYSOKOŚCI WIERSZY (I) Spośród formatowania kolumn i wierszy najczęściej wykonuje się ustalanie szerokości kolumn i wysokości wierszy. Z tego względu istnieją metody przyspieszone. 1.Przeciąganie kreski pomiędzy nagłówkami kolumn (A, B, C...) ustala szerokość kolumny, 2.Dwukrotne kliknięcie na tej kresce powoduje dopasowanie szerokości kolumny do zawartości kolumny. 3.Analogiczne metody dotyczą wierszy, przy czym czasami zawodzi automatyczne dopasowanie wysokości 44

45 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI SZEROKOŚCI KOLUMN I WYSOKOŚCI WIERSZY (II) POLECENIE: a)w arkuszu Kolumny i wiersze dwukrotnie kliknij na kresce pomiędzy B i C w nagłówkach kolumn –szerokość kolumny B powinna się dostosować do zawartości, b)dopasuj szerokość pozostałych kolumn, c)dwukrotnie kliknij na kresce pod numerem wiersza 5 –wysokość tego wiersza powinna dostosować się do zawartości, d)dopasuj wysokość pozostałych wierszy, e)złap i przeciągnij kreskę pomiędzy B i C w nagłówkach kolumn –w ten sposób „ręcznie” ustalasz szerokość kolumny B, f)zrób to samo z innymi kolumnami, g)złap i przeciągnij kreskę pod numerem wiersza 5 –w ten sposób „ręcznie” ustalasz wysokość wiersza, h)zrób to samo z innymi wierszami, i)przywróć najlepsze dopasowania dla szerokości kolumn i wysokości wierszy. 45

46 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATOWANIE CAŁEGO ARKUSZA 1.Formatowanie całego arkusza to: a)ukrywanie arkusza, b)odkrywanie arkusza. 2.Polecenia te dostępne są: a)w wersjach do 2003 – po wydaniu polecenia Format/Arkusz, b)w wersjach od 2007 – po wydaniu polecenia Narzędzia główne/Komórki/Format, c)z menu podręcznego kart arkuszy. 3.Uwaga: co najmniej jeden arkusz musi pozostać widoczny, ale może mieć ukryte wszystkie wiersze i kolumny. 46

47 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI FORMATOWANIE CAŁEGO SKOROSZYTU Do formatowania całego skoroszytu można zaliczyć definiowanie tzw. stylów komórek. Są to zestawy cech przypisywanych komórkom, takich jak czcionka, obramowanie itp. Definicja stylu obowiązuje w całym skoroszycie. Bardziej szczegółowe omówienie formatowania z wykorzystaniem stylów pomijam, odsyłając do systemu pomocy arkusza i podręczników 47

48 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI ZESTAWIENIE SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH Poniżej przedstawiam zestawienie skrótów klawiaturowych użytecznych przy formatowaniu, pamiętanych i używanych przeze mnie w codziennej pracy. Pełne zestawienie skrótów klawiaturowych można znaleźć w systemie pomocy arkusza. 1.Ctrl-1 – formatuj komórki 2.Czcionka: a)Ctrl-B – pogrubienie b)Ctrl-I – kursywa c)Ctrl-U – podkreślenie 3.Ctrl-Shift-7 – obramowanie zwykłe 4.Alt-Enter – podział tekstu w komórce na linie 5. Formaty liczb: a) Ctrl-Shift-` – Ogólne b) Ctrl-Shift-1 – Liczbowe, dwa miejsca dziesiętne c) Ctrl-Shift-2 – Czas gg:mm d) Ctrl-Shift-3 – Data dd-mmm-rr e) Ctrl-Shift-4 – Walutowe, dwa miejsca dziesiętne, symbol „zł” f) Ctrl-Shift-5 – Procentowe, bez miejsc dziesiętnych g) Ctrl-Shift-6 – Naukowe, dwa miejsca dziesiętne 6. F4 – powtórzenie ostatniej czynności 7. Ctrl-Z – cofnij ostatnią czynność 48

49 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI CZĘSTE BŁĘDY POPEŁNIANE PRZY FORMATOWANIU 1.Linie siatki, które widzisz na ekranie zazwyczaj nie są drukowane (mogą być, ale standardowo nie są); jeżeli więc na wydruku nie chcesz mieć żadnych linii, to nie scalaj komórek!!! 2.Nie stosuj spacji do wyrównywania zawartości komórek – są do tego odpowiednie polecenia. 3.Nie stosuj w nadmiarze formatów walutowych/księgowych. Jeżeli cały arkusz przedstawia dane w złotych, to napisz to w nagłówku tabeli, a liczby przedstaw w formacie Liczbowe – zyskasz na czytelności. 4.Jeśli chcesz przedstawić jakieś liczby jako procenty to albo przemnóż je przez 100 i dodaj w arkuszu opis „w %”, albo zastosuj format Procentowe. Nigdy nie rób tych dwóch rzeczy jednocześnie!!! 5.Jeżeli w wyniku pracy w arkusz jakiś wiersz czy kolumna staną się puste i zbędne to ten wiersz czy kolumnę usuń. Nie ukrywaj takiego wiersza/kolumny, nie próbuj scalać komórek z sąsiednimi, tylko usuń. 6.Kolory, stosowane umiarkowanie, są przydatne w arkuszu. Ale i tak większość wydruków jest czarno-biała, więc zastanów się jak te kolory wyjdą na wydruku. 49

50 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI ZADANIE – KROK PO KROKU (I) W arkuszu Zadanie (skoroszyt Formatowanie – demo) sformatuj tabelę zgodnie z rysunkiem zamieszczonym w tym arkuszu. 1.Czyszczenie formatów: a)zaznacz obszar B2:I14, b)usuń formatowanie (ekran 41). 2.Wprowadzanie formatów liczb (ekran 12) : a)zaznacz obszar C3:I7, b)wprowadź format Liczbowe bez miejsc dziesiętnych, c)zaznacz obszary C8:I8, C10:G10, C13:G13 (wybór wielokrotny; ekran 7 ), d)wprowadź format Procentowe z jednym miejscem dziesiętnym. 3.Środkowanie komórek nagłówka: a)zaznacz obszar C2:I2, b)wprowadź wyrównanie w poziomie do środka (ekran 29). 50

51 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI ZADANIE – KROK PO KROKU (II) 4.Pogrubienie w komórkach nagłówka: a)zaznacz obszar C2:I2 b)wprowadź czcionkę pogrubioną (ekran 35). 5.Czcionka w wierszach 10, 11, 13, i 14: a)zaznacz obszary B10:G11 i B13:G14 (wybór wielokrotny; ekran 7 ), b)wprowadź czcionkę o rozmiarze 8 punktów (ekran 35). 6.Wcięcia: a)zaznacz obszary B10:B11 i B13:B14 (wybór wielokrotny; ekran 7 ), b)wprowadź wyrównanie do lewej z wcięciem równym 1 (ekran 29). 7.Środkowanie: a)zaznacz komórki C10 i C13 (wybór wielokrotny; ekran 7 ), b)wprowadź wyrównanie w poziomie do środka (ekran 29). 51

52 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI ZADANIE – KROK PO KROKU (III) 8.Dopasowanie szerokości kolumn: a)zaznacz kolumny B:I b)dopasuj ich szerokość do zawartości (ekran 44). 9.Wprowadzenie obramowania: a)zaznacz obszary (wybór wielokrotny; ekran 7) B2; C2:G2; H2:I2; B3:B8; C3:G8; H3:I8; B9:B14; C9:G14 b)wprowadź obramowanie linią ciągłą (ekran 36). 52

53 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI ĆWICZENIA DO SAMODZIELNEGO WYKONANIA 1.Ćwiczenie do samodzielnego wykonania: a)pobierz skoroszyt Formatowanie – ćwiczenie, b)sformatuj tabelę w Arkuszu1 zgodnie z zamieszczonym rysunkiem, c)sformatuj tabelę w Arkuszu2 zgodnie z zamieszczonym rysunkiem. 53

54 TECHNOLOGIA INFORMACYJNA FORMATOWANIE ARKUSZA KALKULACYJNEGO JAKUB ŚWIATŁOWSKI 61-755 POZNAŃ UL. E. ESTKOWSKIEGO 6 Rektorat tel. 61 850 47 81 Dziekanat tel. 61 850 47 64 Księgowość tel. 61 850 47 79 Kadry tel. 61 850 47 71 fax 61 850 47 89 [email protected] www.wsl.com.pl DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ 54