1 TECNICATURA UNIVERSITARIA EN BIBLIOTECOLOGÍACODIGO: HTB18 ASIGNATURA: Organización de Hemerotecas DICTADO: 2º CUATRIMESTRE CARGA HORARIA: 60HS., 4 HS. SEMANALES HORARIOS: JUEVES DE 18:00 A 22:00 HS. Hospital Escuela y Biblioteca Central - UNLaR

2 CONTENIDOS MÍNIMOS Organización de HemerotecasHemerotecas. Organización Publicaciones periódicas. Concepto. Gestión de colecciones. Procesamiento técnico de publicaciones periódicas. Catalogación analítica de publicaciones periódicas. Identificadores de publicaciones periódicas: ISSN, SICI, DOI, Crossref. Organismos relacionados a las publicaciones periódicas. Revistas electrónicas.

3 HEMEROTECA - DEFINICIÓNEl término hemeroteca viene del griego hemera (día) y theke, (caja o depósito) Es el edificio, local o sala, generalmente ubicado en una biblioteca, donde se guardan, de forma organizada, colecciones de periódicos, diarios y revistas destinadas a servir al público.

4 HEMEROTECA - DEFINICIÓNEl origen de la hemeroteca está asociado a la evolución de la biblioteca y la industria editorial. La hemeroteca se desarrolla a medida que se advierte la necesidad de concentrar y organizar un número creciente de diarios, revistas y otras publicaciones periódicas, anuales e irregulares.

5 HEMEROTECA - DEFINICIÓNEn 1900 el término fue propuesto por Henri Martin en un Congreso Internacional de Bibliotecas, realizado en París. Para algunos está mal formada, debiendo ser efemeroteca o efemeriteca, pues hemeroteca en sentido estricto quiere decir biblioteca de días y no biblioteca de periódicos.

6 HEMEROTECA - DEFINICIÓNAlgunas hemerotecas tienen también colecciones de folletos, almanaques, afiches, etc. Las colecciones y contenidos de las hemerotecas se encuentran organizados por temas: educación, historia, economía, deportes, entre otros. También pueden estar organizados por fechas o lugares de origen.

7 HEMEROTECA - DEFINICIÓNUna hemeroteca es una biblioteca que se especializa en diarios y otras publicaciones periódicas. Puede funcionar en un edificio propio, en una sala específica o un sector determinado dentro de una biblioteca tradicional.

8 HEMEROTECA - DEFINICIÓNLas hemerotecas pueden clasificar sus contenidos por tema, país de origen o fecha, por ejemplo. Muchos medios impresos tienen sus propias hemerotecas, que funcionan como archivos donde almacenan cada una de sus publicaciones.

9 HEMEROTECA - DEFINICIÓNHay ocasiones en que estas hemerotecas se encuentran abiertas al público en general, mientras que, en otros casos, sólo se autoriza el ingreso a empleados de la empresa o a investigadores

10 HEMEROTECA - DEFINICIÓNUna hemeroteca es el edificio, sala, biblioteca o página web donde se guardan, ordenan, conservan y clasifican diarios, revistas y otras publicaciones periódicas de prensa escrita, archivados para su consulta. También se refiere a la colección o conjunto de diarios, revistas y otras publicaciones periodísticas. Por lo general corresponde a una sección de una biblioteca, pero también son las colecciones o fondos de los propios medios que los editan.

11 ORGANIZACIÓN DE HEMEROTECAS - GENERALIDADESOrganización administrativa Al efectuar una revisión de las actividades que favorecen la administración de las colecciones de publicaciones periódicas, es importante señalar que todos los involucrados estén en conocimiento de los procesos, los que estarán delineados en una política de desarrollo de este tipo de material bibliográfico, que periódicamente debe ser replanteada de acuerdo a las condiciones actuales de la transferencia de información.

12 Organización administrativaAsimismo deberá existir un verdadero compromiso de auto capacitación, conocimiento de las colecciones y continuos análisis de los procedimientos que favorezcan la disposición de las colecciones a los usuarios.

13 Organización administrativaSu misión no será solamente la de ingresar la información, mantener y difundir las colecciones, si no que deberá además explorar en el uso y conocimiento de nuevas y mejores herramientas.

14 Organización administrativaLa experiencia a producir será la de ofrecer colecciones de publicaciones periódicas muy completas y al día y que respondan a los requerimientos de la comunidad universitaria.

15 Organización administrativaEl equipo de participantes que están involucrados en la administración de las publicaciones periódicas y seriadas está constituido por:

16 Usuarios Usuario del Sistema de BibliotecasUsuario Universidad (Comunidad Universidad) Usuario Externo

17 REALIZADORES Y RESPONSABLEBibliotecólogo Hemeroteca Asistentes Hemeroteca

18 Equipos de Soporte Dpto. Adquisiciones Soporte TecnológicoCoordinadores de Biblioteca Dpto. de Análisis Comisión de PP

19 Organización administrativaEn la literatura sobre administración de bibliotecas se definen algunos de los elementos básicos en una Organización, que se mencionan para consideración:

20 Organización administrativaFUNCIONES: se definen las funciones que realizará cada persona dentro de la organización. DEPARTAMENTALIZACION: es la sectorización de las actividades CADENA DE MANDO: es la línea continua de autoridad desde la jefatura mayor hasta el eslabón más bajo. TRAMO DE CONTROL: es la subordinación que un jefe puede dirigir eficaz y eficientemente.

21 Organización administrativaCENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION: la toma de decisiones está concentrada o por otro lado, delegada a funcionarios de mando medio o en niveles de empleados de nivel más bajo (delegación de autoridad) FORMALIZACION: utilización de normas fijas en los cargos de una organización con el objeto de estandarizarlos.

22 Organización administrativaCon estos enunciados principales, se quiere dar un enfoque general de la vista de una Sección de Hemeroteca como una estructura organizacional. Una organización administrativa definirá “cómo se dividen; cómo se agrupan; y cómo se coordinan formalmente las tareas en los puestos de trabajo”. (Robbins )

23 PROCESO ADMINISTRATIVOEs importante reconocer las funciones administrativas principales de organización y tratamiento de las colecciones periódicas.

24 PROCESO ADMINISTRATIVOEn términos generales, el proceso abarca la planificación estratégica, el conocimiento de la estructura organizacional, el desarrollo de modelos de procesos y aplicación de herramientas de control de la colección.

25 PROCESO ADMINISTRATIVOLas directrices principales en torno a estos conceptos pueden ser temas de estudio de una Comisión de Publicaciones Periódicas.

26 PROCESO ADMINISTRATIVOEn un marco específico de la administración de estas publicaciones, es atingente que todo el personal que participa en cada Hemeroteca, tenga presente la relevancia de considerar las funciones, atribuciones y responsabilidades que les compete.

27 PROCESO ADMINISTRATIVOAspectos claves de la administración: a. Planificación: Función que permitirá determinar los objetivos y las acciones a tomar en determinado período. b. Organización: Distribución del trabajo en el grupo, estableciendo los niveles de autoridad y operación.

28 PROCESO ADMINISTRATIVOc. Ejecución: Acciones realizadas por los integrantes del grupo, en conformidad a la organización y planificación establecida. d. Control: Supervisión y revisión de procesos para lograr los planes establecidos.

29 PROCESO ADMINISTRATIVOTomaremos como ejemplo la organización de una Hemeroteca: Puestos de de Trabajo: Préstamo Devolución Referencista de Publicaciones Periódicas

30 PROCESO ADMINISTRATIVOControl bibliográfico Adquisición/Difusión/Supervisión Trabajo Interno (tratamiento, conmutación, servicio Alerta)

31 Distribución de tareas:El personal encargado de circulación podrá realizar en forma conjunta las siguientes actividades desde su estación de trabajo:

32 Distribución de tareas:Circulación Registro Reclamos fascículos Itemización retrospectiva Encuadernación (mensaje en software) Estadística Estudio de Uso (ingreso de datos)

33 Distribución de tareas:El bibliotecólogo de Hemeroteca desempeñará funciones de Referencista, orientando al usuario en el conocimiento y desarrollo de habilidades de búsqueda de información en publicaciones periódicas y seriadas.

34 Distribución de tareas:Supervisará, además, el servicio de Circulación, atendiendo situaciones y servicios especiales; dudas o consultas del personal; problemas con el software de administración de usuarios y otros, con el objeto de otorgar un servicio expedito.

35 Distribución de tareas:Estando a cargo del Control bibliográfico se preocupará de: Control de ingreso de títulos (colecciones) al software (nuevos/rezago) Activación suscripciones en módulo Seriadas del software. Cambios de título Control analíticas de publicaciones Investigación bibliográfica

36 Distribución de tareas:Títulos descontinuados, cesados Actualización y control de “holdings” en registros automatizados Control de graficación de existencias

37 Distribución de tareas:A cargo del Desarrollo de la Colección se preocupará de: Evaluación de Revistas Participación en Selección/Adquisición de PP Control suscripciones, donaciones y canje Estudio de Uso (Informes) Manual Automatizado (Infomaker)

38 Distribución de tareas:Holdings en Bases de Datos Informes/estudios revistas ISI (Institute for Scientific Information) Control de Revistas Alerta Difusión (Exhibición, Blogs, Wiki institucional, Listados de revistas, Web, Redes, etc.) Talleres de Desarrollo de Competencias Informacionales, DCI

39 Gestión En cuanto a la Gestión, sus labores abarcarán:Planificación de actividades Organización de servicios y designación de funciones Administración del personal Administración de colecciones Administración de Fondos de Sensibilización, Reposición y encuadernación Capacitación del personal Informes de gestión, etc.

40 Gestión Las actividades estarán distribuidas entre profesionales y técnicos (asistentes y/o administrativos), asignando Encargados para cada proceso, quienes deberán asumir la responsabilidad con total compromiso.

41 Gestión Se entrega a continuación un ejemplo de uno de los servicios otorgados; propuesta de una organización de trabajo de Encargado Servicio de Alerta. En él hay un técnico encargado, que podrá contar, por ejemplo, con dos colaboradores.

42 Gestión En este caso, el encargado debe contemplar:ENCARGADO SERVICIO DE ALERTA (Un ejemplo de administración de tareas) 1. Planificación: La Planificación está dada por las directrices que entrega la Institución con la coordinación del Jefe de Sección y la participación del encargado.

43 Gestión Es un servicio de continuidad que otorga:Servicio de diseminación selectiva de información (tablas de contenido) Artículos de revistas (al día y retrospectivos)

44 Gestión 2. Organización:La distribución de funciones está determinada por el programa de tareas. La organización del trabajo está representada en un diagrama de flujo.

45 Gestión 3. Ejecución: Según los turnos, cada encargado debe ejecutar las labores que involucra el servicio y dejar al día la documentación. En cada turno se deberá atender las solicitudes, despachar los artículos y notificar los títulos asignados recibidos. Uno de los técnicos se dedica a la preparación de revistas para exhibición.

46 Control Control El encargado tiene la obligación de coordinar el trabajo, capacitar a las personas y supervisar las labores, velando porque el servicio se dé en forma expedita y lo más al día posible. El grupo debe acatar las indicaciones emanadas por el encargado, salvo desacuerdo, caso en el que deben notificar al Jefe directo para resolver.

47 Control El encargado debe notificar cuando existen problemas, tanto internos como factores externos que impidan la fluidez del servicio. El encargado debe notificar periódicamente sobre la marcha del servicio al Jefe directo y emitir informes cuando sean requeridos.

48 Control En términos generales, es importante destacar que desde el punto de vista administrativo, el proceso de control mide:

49 Control Cantidad = Uso del tiempoCalidad = Costo (incluye horas/hombre) Esta acción deberá ser compartida entre el encargado y la jefatura directa.

50 Recursos (Fondos) Recursos (Fondos)En otro aspecto, un factor determinante en el proceso administrativo lo constituyen los fondos asignados para la administración y mantención de las colecciones, así como para la implementación de equipos, mobiliario y locales apropiados.

51 Recursos (Fondos) El Jefe de la Hemeroteca deberá velar porque en cada presupuesto anual queden incorporados los requerimientos de continuidad, así como asignaciones extraordinarias.

52 Recursos (Fondos) Durante el año también podrá requerirse alguna implementación extraordinaria que se deberá atender, según sea su urgencia, efectuando la solicitud respectiva.

53 Recursos (Fondos) Algunos de los presupuestos inherentes son:Adquisición de publicaciones periódicas y seriadas (asignados a unidades académicas y bibliotecas). Fondos Reposición Funcionamiento (equipos y materiales) Encuadernación Ayudantes/alumnos Otros

54 Recursos Humanos En toda organización de trabajo, es importante que el Jefe de grupo tenga claro los conceptos apropiados de liderazgo y motivación, que puedan permitir un desarrollo adecuado de los servicios, las relaciones interpersonales y la obtención de buenos resultados.

55 Recursos Humanos Para tener presente la importancia de los recursos humanos involucrados deberá tener en cuenta dos aspectos que deben ir unidos: interés por la gente e interés por los resultados. Un porcentaje alto de respuesta favorable del personal proviene de propiciar un ambiente de armonía y buena voluntad.

56 Recursos Humanos Los logros y la calidad de los resultados se obtienen con la integración de los componentes del grupo, bien capacitados, con procedimientos claros, dispuestos a medir sus logros y motivados por un objetivo común al grupo.