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2 TEMA: LA GESTION DE STOCKS Ing. Larry D. Concha B. UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

3 Desde el punto de vista de la gestión de producción, la finalidad principal del stock es alimentar el flujo producción – venta, en forma continua y uniforme, evitando las interrupciones. En general, los stocks se han convertido en un instrumento para satisfacer las necesidades de los clientes, asegurando que los productos les lleguen en el momento que los precisa y en la forma y cantidad adecuada. Por otro lado, si la gestión financiera de la empresa informa que la misma no dispone de capital suficiente para mantener ciertos niveles de stocks, esta tendrá que adaptarse a los recursos financieros disponibles, ocurriendo, por tanto, un riesgo mayor de perturbación en el flujo producción – venta. Puede también suceder, contrariamente, que la empresa disponga de capital suficiente y desee invertirlo en stocks, sea para uso propio, o para revenderlo. En este último caso, se trata entonces de otra actividad de la empresa de carácter comercial. Ósea la compra y reventa de determinado material, que puede ser una de las materias primas de la empresa o uno de los productos semiacabados, utilizado también por otras empresas.

4 Como consecuencia de las tensiones financieras y crisis económicas de los últimos años, las empresas se han percatado que las inversiones en stock constituyen una masa financiera inmovilizada que incrementa los costos sin aumentar el valor del producto. La tendencia actual es hacia la reducción general del nivel de los stocks, e incluso hacia su posible eliminación, lo que ha provocado una auténtica revolución en las técnicas de organización de las empresas. En efecto, el análisis de los orígenes de dichos niveles de stock o de las causas de su creación, demuestran, en la mayoría de los casos, defectos en la estructura de la propia empresa o en su operación. Una reducción en el nivel de las existencias de ciertos artículos, hace aflorar los orígenes de los problemas organizativos que anteriormente quedaban ocultos por su excesiva disponibilidad. De entre los más comunes cabe destacar: defectos en la calidad de los productos obtenidos o en la organización para su control, plazos de entrega excesivamente largos o inconsistentes, medios productivos obsoletos o poco flexibles, cadena logística insuficiente o poco fluida, etc.

5 DEFINICIÓN DE STOCK Se considera stock aquella cantidad de un producto que se encuentra acumulada en un lugar determinado, fija o bien en movimiento hacia sus centros de distribución. FUNCIÓN DE LOS STOCKS Su función es la de servir de instrumento de regulación de toda la cadena logística, con el fin de conseguir un flujo de materiales continuo. Los stocks también permiten:  Absorber las diferencias entre las previsiones de demanda hechas y los movimientos reales que se producen.  Evitar rupturas del flujo de materiales por circunstancias diversas, como por ejemplo los desajustes en los sistemas de transporte de reposición, de transportes a clientes, demandas imprevistas, incumplimiento por parte de proveedores.  Especialización en la producción.  Utilizar economías de escala.

6 DEFINICIÓN DE GESTIÓN DE LOS STOCKS Se entiende por Gestión de Stocks el planificar, organizar, dirigir, controlar y retroalimentar el conjunto de stocks pertenecientes a una empresa. Planificar consiste en la determinación a priori de los valores que el stock tendrá con el transcurrir del tiempo, así como la determinación de las fechas de entrada y salida de los materiales del stock y la determinación de los puntos de pedido del material; es decir significa:  Establecer los métodos de previsión.  Determinar los momentos y las cantidades de reposición. Organizar significa  Fijar los criterios y políticas para su regulación.  Definir las técnicas a utilizar.  Determinar las cantidades más convenientes de cada uno de los artículos. Se han de Dirigir (y Controlar)  Los movimientos de Entrada / Salida a los almacenes.  El stock valorado. El control consiste en el registro de los datos reales, correspondientes a lo planeado, estos podrán naturalmente diferir de aquellos y tanto más cuanto mayor fuerte el periodo abarcado entre el planeamiento y el control. La retroalimentación consiste en la comparación de los datos del control con los datos del planeamiento, con la finalidad de constatar los desvíos de este, determinar las causas del desvío y, cuando fuere el caso, corregir lo planeado, de modo, a volverlo más realista, haciendo que el planeamiento y el control sean cada vez más coincidentes.

7 OBJETIVOS DE LA GESTION DE STOCKS La propia definición de gestión de stocks, muestra que sus objetivos son esencialmente, planear, controlar y replanear el stock, esto es, las cantidades de materiales que entran y salen, las épocas en que ocurren estas entradas y salidas, el tiempo que transcurre entre estas épocas, y los puntos de pedido de los materiales. Las relaciones entre las cantidades que entran y salen, y las épocas en que esto ocurre, proveen también los ritmos de la demanda (entradas) y del consumo (salida) de los materiales.

8 Estos objetivos de la gestión de stocks pueden ser prácticamente alcanzados a través del ejercicio de las siguientes funciones principales: 1.Hacer el cálculo del lote demandado (Lote económico). 2.Hacer el cálculo del stock mínimo. 3.Hacer el cálculo del stock máximo 4.Emitir la ficha de stock completa. 5.Mantener actualizada la ficha de stock. 6.Replanear los datos cuando surjan razones para modificarlos. 7.Emitir solicitudes de compra para los materiales que les han sido delegados. 8.Proveer a los demás órganos de la empresa, los datos que les son solicitados. 9.Recibir el material que entra juntamente con la nota de entrega (o Nota Fiscal) 10.Identificar el material con el código interno de la empresa, en el caso de que no lo tenga. 11.Guardar el material. 12.Colocar la entrada del material en la ficha de stock. 13.Conservar el material en las condiciones mas seguras. 14.Entregar el material mediante la requisición. 15.Colocar la salida del material en la ficha de stock. 16.Reservar el material de acuerdo a pedido aceptado. 17.Guardar la documentación de entrada y salida. 18.Organizar el almacenamiento y mantener su organización.

9 SÍNTOMAS USUALES DE UNA GESTIÓN DE STOCKS DEFICIENTES  Incremento de pedidos pendientes de servir.  Incremento de la inversión en stock manteniéndose constante el número de pedidos pendientes.  Alta rotación de clientes.  Incremento del número de pedidos anulados.  Escasez periódica de espacio suficiente de almacén.  Grandes diferencias de rotación de stocks entre los diferentes centros de distribución, y entre la mayoría de los productos.  Deterioro de la relación con los intermediarios de la cadena de distribución, cuantificada por compras canceladas y disminución de pedidos.

10 El manejo del stock en nuestros almacenes es un proceso que requiere de mucho cuidado, ya que si no contamos con el inventario adecuado, no podremos surtir la mercadería que requieren nuestros clientes. Normalmente, el tener faltantes de mercancías para la venta constituye del 4% al 10% de las ventas de una empresa. Esta cifra es importante ya que muestra lo que se deja de percibir en ventas. Por lo general los faltantes se producen por errores internos de la empresa. En consecuencia el cliente se ve forzado a buscarlas con otros proveedores y es posible que nunca lo volvamos a ver. El mantener un inventario balanceado y bien determinado asegura que podamos atender adecuadamente a nuestros clientes.

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12 Por otro lado, el balance de los inventarios impacta la operación de flujo de capital de la empresa.  Si el inventario es muy grande, los costos de operación se incrementan debido a costos financieros sobre la mercancía, es decir se tiene dinero estático sentado en un anaquel, que pudiera ser productivo.  Si el inventario es pequeño, entonces se incurren en costos de transporte, mano de obra, colocación de varias órdenes de compra y mayor estrés. Por ello analizaremos el inventario óptimo a mantener y después la forma de realizarlo correctamente por medio de la fijación de: o El stock mínimo – el stock de seguridad o El stock máximo. o El lote demandado (Lote económico).

13 EL STOCK MÍNIMO Es la cantidad que debemos consumir durante el plazo de aprovisionamiento, es decir durante el tiempo que transcurre desde el momento que hacemos un pedido hasta el momento en que el proveedor nos indica que dicho será entregado a nuestro almacén. Ejemplo Supongamos que hacemos un pedido de un material en una determinada fecha y nuestro proveedor nos indica que puede entregarnos dicho pedido solo después de transcurridos diez días útiles. Si sabemos que en promedio durante esos diez días vamos a consumir 25 unidades/día. ¿Cuál será nuestro stock mínimo? Solución Stock mínimo = Plazo de aprovisionamiento * Consumo promedio Stock mínimo = 10 * 25 = 250 unidades.

14 EL STOCK DE SEGURIDAD Viene a ser la cantidad adicional que debemos añadir al stock mínimo para estar protegido en el caso que ocurra lo siguiente: a) Atraso en la entrega del proveedor. b) Aumento anormal y en situación extraordinaria de la cantidad estimada de consumo para el plazo de aprovisionamiento. Aunque algunos autores se han preocupado de elaborar fórmulas matemáticas para el cálculo del stock de seguridad, la mejor fórmula consiste en conocer bien a nuestro proveedor y en conocer o saber prever el comportamiento de consumo de nuestro mercado. De esta manera se llega a un estimado del stock de seguridad en función del tiempo. Ejemplo En el ejemplo presentado para el cálculo del stock mínimo, supongamos que si bien es cierto nuestro proveedor nos ha indicado 10 días útiles como plazo de entrega, nosotros sabemos por experiencia que este proveedor cuando dice 10 días es porque realmente se va a demorar 15 días, además previendo según análisis realizado, un posible incremento de un 20% en la demanda, estimamos 2 días adicionales. ¿Cuál será el stock de seguridad?. Solución Atraso del proveedor = 5 días Incremento del consumo = 2 días Stock de Seguridad = 7 días Stock de seguridad = 7 * 25 = 175 unidades

15 NIVEL DE REPOSICIÓN O PUNTO DE PEDIDO Es el nivel del Stock en el cual se debe proceder a un pedido del material, con la finalidad de que el stock no llegue a su punto de ruptura (ninguna unidad en el almacén). Este punto se calcula sumando el Stock Mínimo más el Stock de Seguridad. Ejemplo Siguiendo el caso presentado en el stock mínimo y el stock de seguridad, el nivel de reposición sería Nivel de reposición = Stock mínimo + Stock de seguridad Nivel de reposición = 250 + 175 = 425 unidades Este punto nos indica que no debemos bajar de 425 unidades en el almacén para hacer un nuevo pedido de compra; en el caso que así no lo hiciésemos estaríamos arriesgando quedarnos en algún momento sin ninguna unidad en el almacén, esperando el ingreso de nuestro pedido por parte del proveedor, con las consecuencias que esta situación acarrearía.

16 STOCK MÁXIMO El stock máximo se calcula sumando el nivel de reposición al lote económico de compra. Ejemplo Stock máximo = Nivel de reposición + Lote económico Stock máximo = 425 + 3.000 = 3.425 unidades

17 Método de la Reposición instantánea o Fórmula de Wilson (Ideal) Existen varias características en la aplicación de este modelo: 1) La demanda es constante y continua. 2) El abastecimiento es instantáneo. 3) El tiempo de entrega es constante. 4) Todos los costos son constantes para el ciclo.

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19 COSTES DE ALMACENAMIENTO La empresa NECESITA disponer de RECURSOS ALMACENADOS (INVENTARIOS) para: Evitar lo ruptura de stocks: no quedarse sin productos sí hay un incremento inesperado de demanda - Posibles diferencias entre ritmo de producción y distribución: cuando la demanda depende de la época del año. Ej: se producen abrigos todo el año pero se venden casi todos en invierno - Obtener grandes descuentos: al comprar materiales en gran cantidad y reducir costes totales

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22 2) Imax = qo Donde: Imax = el inventario máximo; en este caso igual a qo 3) I1 = qo /2 4) I3 = d/ qo 5) t = qo /d (d.l.) Donde: Tc = es el tiempo que dura el lote. d.l = dias laborables anual (360) 6) C3 = c3 X I3 Donde: C3 = (Costo total de pedir anual) 7) C1 = c1 X qo /2 Donde: C1 = Costo total de mantener anual 8) Donde: C(qo ) es el costo total incremental, que también 8ª) CTIA = c1x q/2+c3 d/q Donde: CTIA = Costo total incremental actual 9) A = CTIA - CTIoptimo Donde A= Ahorro CTIA = Costo Total Incremental Actual CTIO = Costo Total Incremental Optimo

23 Ejemplo 1. Jorge Atos. Fabricante de dulces y caramelos desea establecer un sistema de control de inventarios para el azúcar, si tiene un consumo semanal de 5 ton., el costo de hacer un pedido es de $10 cada vez, luz y teléfono del área de compras $50 por pedido, sueldos del personal de compras $100 por pedido, el costo unitario es $5000 ton/anual, seguros y fianzas 5% mensual, el almacenaje 10% ton anual, gastos en general del almacén $50 ton/anual; actualmente opera con lotes de 6 ton. cada vez, cada tonelada ocupa 2 metros cuadrados y se pueden estibar un máximo de 2 toneladas. La empresa trabaja 52 semanas al año. Considerando que trabaja 5 dias a la semana. C3 = $10+$50+$100= $160 cada vez C1 = seguros y fianzas 5% mensual x 12 meses= 60%/anual x 5000 = $3000 pieza/anual Costo de almacenaje= 10% x $5000 = $500 pieza/anual C1= $3000+$500+$50=$3550 pzas/anual d= 5 ton/sem x 52 semanas=260 ton/anual 1) qo = √ (2x160cvx260ton/anual) / 3550pza/anual) = 4.841 tons/cada vez 2) Imax = qo = inventario máximo = 4.841 tons 3) I1 = qo /2 = 4.841ton / 2 = 2.420 tons. 4) I3 = D/ qo = 260 anual / 4.841 tons = 53.707 pedidos anuales 5) t = qo /d x DL = (4.841 / 260) x 260 DL= 4.841 días 6) C3 = c3 x I3 = 160 x 53.707 = $8593.12 anual 7) C1 = $3550 X 2.420 = $8591 anual 8) CTIo = √ [2(160cv) (260ton/anual)] [3550pzas/anual)] = $17,186.040 8ª) CTIA = 6 / 2(3550pzas/anual) +( 260ton/anual / 6 )(160cv) = $17,583.33

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25 Ejemplo 2. Se desea determinar el sistema de control de inventarios para la compra de casacas para dama, la demanda esperada es de 30 000 pzas semestrales, se cuenta con un financiamiento del 3% mensual para el resguardo del almacén, el costo del capital invertido es del 2% anual, además tiene un costo de mantener fijo de $ 18 pza anual, la papelería del almacén le cuesta $1 pza anual y el costo de pedir $25 cada vez, también cuenta con un costo administrativo de $10 cada vez, el costo unitario que maneja actualmente es de $7 pza, los días laborables son de 280 días al año, además la empresa desea determinar si existe un ahorro de acuerdo al lote, si está trabajando de 460 pzas. Datos: d = 30 000 x 2= 60 000 anual Cf = 3% x 12 x $ 7 = $2.52 pza/anual Cc = 2% x 7 =$0.14 pza/anual Cm = 18 + 1 = $19 pza/anual C1Costo total de mantener = $2.52 + $19 + $0.14 = $ 21.66 pza/anual C3 = $25 + $10 = $35 cada vez d.I. = 280 días QA = 460 pzas/cada vez Solución. 1) = √(2)(35cv)(60,000anual) / 21.66pza/anual = 440.347 pzas cada vez 2) Imax = qo = inventario máximo = 440.347pzas 3) I1 = qo /2 = 440.347pzas/cv / 2 = 220.17pzas/anual 4) I3 = d / qo = 60 000 / 440.347pzas/cv = 136.256 pedidos/anuales 5) t = qo /d x DL = (440.347 pzas/cv / 60000 anual) x 280 DL= 2.054 días 6) C3 = d / qo (c3) = 60 000 anual/ 440.347pzas/cv (35cv)= $4768.966 anual 7) C1 = qo / 2 ( c1 ) = 440.347pzas/cv / 2 (21.66pza/anual) = $ 4768.95 8) CT = qo / 2 ( c1 ) + d / qo (c3) = 440.347pzas/cv / 2 (21.66pza/anual) + 60000/440.347pzas/cv (35cv) = $9537.924 anual 8ª) CTIA = qa/2 (c1)+d/ qa (c3)=460 / 2(21.66) + 60000anual/460 (35cv) = $9547.01anual

26 Ejercicio 3 LATOSA, desea conocer a que cantidad y a que precio desea comprar las toneladas de varilla si tiene una demanda de 180 pzas por dia, el costo unitario es de $15, el costo de pedir es de $550 c/v, el costo de financiamiento es del 38% anual, la empresa trabaja 365 dias por año. Datos: d = 180 x 365= 65700 pzas/anual C.u. = $15.00 Cp = $550cada vez Cf= 38% anual Cm = 15 (.38) = $5.7 pza/anual D.L. = 365 días Solución. 1) = √(2)(550cv)(65,700anual) / 5.7pza/anual = 3560.750 pzas c/v 2) I max= qo = 3560.750 pzas/cv 3) I1 = qo / 2 = 3560.750pzascv / 2 = 1780.375 pzas/anual 4) I3 = d / qo = 65 700 / 3560.750pzas/cv = 18.451 pedidos/anuales 5) t = qo /d (d.L) = 3560.750pzas/cv / 65700anual (365) = 19.781 días 6) C3 = d / qo (c3) = 65 700anual / 3560.750pzas/cv (550cv) = $ 10148.142 anual 7) C1 = qo / 2 ( c1 ) = 3560.750pzascv / 2 (5.7pza/anual) = $ 10148.137 8) CT= √ 2 (550) (65700) (5.7) = $20296.280

27 Ejemplo 4 Sharp, Inc., una empresa que comercializa las agujas hipodérmicas indoloras en los hospitales, desea reducir sus costos de inventario mediante la determinación del número de agujas hipodérmicas que debe obtener en cada orden. La demanda anual es de 1000 unidades; el costo de preparación o de ordenar es de 10 dólares por orden; y el costo de manejo por unidad de año es datos, calcule el número óptimo de unidades por orden (Q*), el número de órdenes (N), el tiempo transcurrido (T), y el costo total anual del inventario. Utilizar un año laboral de 250 días. qo= √(2x1000x10/0.50) q = 200 unidades I3 = d / q = 1000/200 = 5 ordenes por año Número de días laborales/ año IT = N T = 250 días laborales/ año 5 órdenes T = 50 días entre órdenes Costo total incremental del inventario = Costo de ordenar + Costo de conservación TC=1000/200 ($10)+(200 ($0.50))/2 TC = (5)($10) + (100)($0.50) = 100

28 Ejemplo 5 Cada unidad de la materia prima A tiene un precio de $500 Cantidad anual requerida: 1000 unidades Costo por pedido: $800 Costo por mantenimiento: 15% sobre el monto de la factura

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