1 TEMA Nº 1 SISTEMATIZACIÓN Prof. Lenin C. Valeri R. Mérida, 2010

2 SISTEMATIZACIÓN La Sistematización se puede definir como el proceso a través del cual se busca ordenar, organizar y conectar de la mejor manera los elementos de la organización, para lograr cumplir de la forma mas eficiente y efectiva los objetivos para los cuales fue creada la organización. Prof. Lenin Valeri

3 PASOS SISTEMATIZACIÓN ÓRDEN LÓGICOÓRDEN LÓGICO ACTIVIDADES A DESARROLLAR, EQUIPOS, PERSONAL Y AMBIENTE DE TRABAJO ARMONÍA ENTRE SUS ELEMENTOS Prof. Lenin Valeri

4 DEFINICIÓN “La Sistematización se define como el estudio, análisis y mejoramiento de los sistemas, que sirven, controlan y coordinan todas las operaciones de una empresa” ALONSO TUR, José M (2004) “Es un proceso permanente y acumulativo de construcción de conocimiento a partir de nuestra experiencia de acción/intervención en una realidad” [Documento en línea]. Marzo, 2008 Prof. Lenin Valeri

5 DEFINICIÓN La sistematización es un proceso de reflexión que pretende ordenar u organizar lo que ha sido la marcha, los procesos, los resultados de un proyecto, buscando en tal dinámica las dimensiones que pueden explicar el curso que asumió el trabajo realizado. Sergio Martinic, 1984 Interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre o explicita la lógica del proceso, los factores que han intervenido en él, cómo se han relacionado entre sí y por qué lo han hecho de ese modo. Oscar Jara, 1994 Prof. Lenin Valeri

6 IMPORTANCIA DE LA SISTEMATIZACIÓNSIRVE PARA QUE LA GERENCIA Se definen objetivos generales y específicos de cada una de las unidades que integran a la organización. Se asignan las funciones básicas para así determinar las responsabilidades que corresponden a cada uno de los departamentos creados. Se asignan las tareas a cada uno de los procesos, con la finalidad de organizar y concatenar adecuadamente los recursos de cada departamento, para lograr así la eficiencia de la organización, al menor costo y por ende cumplir con los objetivos para la cual fue creada. Prof. Lenin Valeri

7 El proceso de Sistematización llevado a cabo en cada uno de los departamentos de la a la organización busca servir de apoyo o soporte fundamental a la gerencia, ya que con la definición de las labores a realizarse y la segregación de estas, se llevará la información requerida para proceder a la toma de decisiones. Esto traerá como consecuencia positiva, el hecho de que los gerentes se dedicarán al trabajo encomendado y no tendrán la necesidad de perder tiempo en casos que no son inherentes a sus cargos. Prof. Lenin Valeri

8 OBJETIVOS DE LA SISTEMATIZACIÓNMejorar el servicio al cliente. Acelerar los procesos sin desmejorar la calidad. Mejorar los controles. Reducir los costos operativos y administrativos, así como mejorar la productividad. Obtener mayor exactitud y velocidad en el procesamiento de datos y en la generación de informes. Suministrar información contable adecuada a la gerencia para la toma de decisiones Prof. Lenin Valeri

9 BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIÓNFortalece la organización ya que permite: Corregir las debilidades de la estructura organizativa, aclarando y definiendo las funciones y responsabilidades de las distintas unidades. Aclarar las líneas de autoridad. Coordinar funciones y relaciones de departamentos. Prof. Lenin Valeri

10 BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIÓNAyuda a la Administración y a los Supervisores al: Crear los medios de información oportuna para la toma de decisiones. Producir informes más completos y oportunos. Ahorrar tiempo a la administración eliminando la supervisión de las tareas, asegurando una productividad satisfactoria. Prof. Lenin Valeri

11 BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIÓNAsegura un trabajo de oficina de calidad y a un costo menor al: Establecer procedimientos simples y completos que faciliten la ejecución del trabajo. Reducir la carga de trabajo mediante la eliminación de formularios, informes y controles innecesarios. Proporcionar ambiente de trabajo adecuado por lo que se aumenta la productividad. Prof. Lenin Valeri

12 PARÁMETROS O PRINCIPIOS QUE HAY QUE TOMAR EN CUENTA PARA EL PROCESO DE SISTEMATIZACIÓN.Prof. Lenin Valeri

13 RAZONABILIDAD DEL COSTO: Se debe dar el proceso de control interno y a su vez debe suministrar información a un costo razonable, el costo debe ir de acuerdo a los beneficios que el proceso genere. CONFIABILIDAD: La información que suministre debe ser lo más confiable posible para así poder subsanar errores y tomar decisiones adecuadas. Prof. Lenin Valeri

14 ESTRUCTURA ORGÁNICA Y EL CONTROL INTERNO: El sistema se adaptará a la organización de tal modo que le permita satisfacer las necesidades particulares de información y control. FACTORES HUMANOS: Se deberá escoger a los trabajadores y empleados de acuerdo a sus aptitudes y destrezas de modo que su labor sea desempeñada lo mas eficientemente posible. Prof. Lenin Valeri

15 PROCESAMIENTO INTEGRADO DE DATOS: El sistema deberá captar los datos de las diferentes unidades que componen a la organización de modo que luego la ensamble para poder suministrar información confiable y global de acuerdo a las diferentes necesidades usuarios. OPERACIONES MECANIZADAS: Para recolectar la información descrita en el principio anterior se considerará la mecanización de esta ya que se logran trabajos más claros, precisos y a mayor velocidad. Prof. Lenin Valeri

16 REPORTAJE: Toda información obtenida de la sistematización debe servir para los usuarios internos y los externos. FLEXIBILIDAD CON UNIFORMIDAD Y CONSISTENCIA: todo sistema debe diseñarse para ser flexible, uniforme en los criterios y consistente en su adaptación. Prof. Lenin Valeri

17 PISTA DE AUDITORÍA: Significa que al obtener un resultado este pueda ser analizado siguiendo los pasos del proceso. DOCUMENTACIÓN: Para toda transacción debe ser diseñado un formulario o forma que avale la operación, debe ser reglamentado su uso y descrito el procedimiento. Prof. Lenin Valeri

18 SISTEMAS DE INFORMACIONCONJUNTO DE ELEMENTOS INTERRELACIONADOS ENTRE SI DENTRO DE UN AMBIENTE DETERMINADO Y CUYA FUNCION ESTA BIEN DEFINIDA ELEMENTOS DATOS SOFTWARE HARDWARE RECURSOS HUMANOS REDES Prof. Lenin Valeri

19 HARDWARE SOFTWARE DATOS RRHH REDES Prof. Lenin Valeri

20 SISTEMAS DE INFORMACIONSEGÚN COHEN (1996) “UN SISTEMA DE INFORMACION ES UN CONJUNTO DE ELEMENTOS QUE INTERACTUAN ENTRE SI CON EL FIN DE APOYAR LAS ACTIVIDADES DE UNA EMPRESA O NEGOCIO” Prof. Lenin Valeri

21 SISTEMAS CONTABLES Los Sistemas Contables en una organización están integrados por un conjunto de subsistemas que tienen como finalidad cumplir con las políticas, normas, principios y procedimientos, para generar información contable en cada uno de los niveles de la organización y que será utilizada por cada uno de los diferentes usuarios para poder proceder a la toma de decisiones. Prof. Lenin Valeri

22 PROCEDIMIENTOS CONTABLESSon el conjunto de pasos a seguir en la realización del trabajo contable. Cada procedimiento, debe seguir para su buen desenvolvimiento, una secuencia ordenada y lógica, para lograr el objetivo para el cual fue creado y así nutrir el todo denominado SISTEMA CONTABLE. Los procedimientos contables definen que trabajo debe realizarse, quien o quienes deben realizarlo y cuando o en que momento deben proceder a realizarlo. Prof. Lenin Valeri

23 MÉTODO INSTRUMENTO QUE DESCRIBE UN PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICO YA ESTANDARIZADO: MÉTODO DE INVENTARIO PROMEDIO MOVIL PESP MÉTODO DE DEPRECIACIÓN LINEAL HORAS MAQUINA Prof. Lenin Valeri

24 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS CONTABLESFLEXIBLE COMPLETO OPORTUNO SENCILLO Y CLARO CONFIABLE Prof. Lenin Valeri

25 CLASIFICIACIÓN DE LOS SISTEMAS CONTABLESLOS SISTEMAS CONTABLES ESTAN INTEGRADOS POR SUBSISTEMAS, DONDE CADA UNO DE ELLOS CUMPLE CON UN OBJETIVO PREVIAMENTE ESTABLECIDO, CONVIRTIENDOSE ASI, EN SISTEMAS ESPECIFICOS QUE EN CONJUNTO VAN A CONFORMAR EL TODO. Prof. Lenin Valeri

26 CONT. CLASIFICACIÓN…. LOS DIFERENTES SUBSISTEMAS SE DISEÑAN DEPENDIENDO DE LAS CARACTERISTICAS PARTICULARES DE LA ORGANIZACIÓN, COMO SON, OBJETO SOCIAL, RAZON SOCIAL, POLITICAS ESTATUTARIAS, ENTRE OTRAS. Prof. Lenin Valeri

27 ALGUNOS SUB SISTEMAS DE VENTAS DE COMPRAS DE CUENTAS POR COBRARDE CUENTAS POR PAGAR DE INVENTARIO DE NOMINA DE EFECTIVO DE PROPIEDADES, PLANTAS Y EQUIPOS DE CONTABILIDA GENERAL Prof. Lenin Valeri

28 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VAN A ESTAR CONFORMADOS POR TODOS LOS PROCESOS QUE SE REALIZAN Y NO AFECTAN A LA CONTABILIDAD EN CUANTO A REGISTRO CONTABLE SE REFIERE, REUBICACION DE PERSONAL, CREACION DE UNA NUEVA UNIDAD CON EL PERSONAL EXISTENTE, ENRE OTROS. Prof. Lenin Valeri

29 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS CONTABLES VAN A REFERIRSE A TODOS AQUELLAS OPERACIONES QUE AFECTEN DIRECTAMENTE A LA CONTABILIDAD, VENTAS, COMPRAS, DEPRECIACIONES, ENTRE OTROS. Prof. Lenin Valeri

30 TIPOS DE PROCEDIMIENTOS CONTABLESLOS TIPOS DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES VAN DISEÑADOS DE ACUERDO A LOS SUBSISTEMAS EXISTENTES EN LA ORGANIZACIÓN, ENTRE LOS CUALES SE ENCUENTRAN: PROCEDIMIENTOS DE VENTA PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Prof. Lenin Valeri

31 ORGANIZACIÓN Se entiende como el sustrato de la complejidad, y es el resultado de la interacción entre el orden y el desorden. El “caos” no implica ausencia absoluta de autoridad ni el “orden” el control total. Prof. Lenin Valeri Morín (1996)

32 La complejidad no es una receta para conocer lo inesperado.El “desorden” es fuente del “orden”, de la creatividad, de la innovación. En la práctica se ha demostrado que las empresas que han logrado triunfar han jugado con el absurdo. La complejidad no es una receta para conocer lo inesperado. El pensamiento complejo no rechaza, de ninguna manera, a la claridad, el orden, el determinismo. Prof. Lenin Valeri Álvarez (2002)

33 Estructura Organizativa = Co + Fo + CeORGANIZACIONES COMPLEJAS Las organizaciones crean estructuras las cuales están compuestas por: Grado en que las actividades de la organización se descomponen o diferencian. Representada por Co (Complejidad) Grado en se usan las reglas y procedimientos. Representado por Fo (Formalismo) Punto donde radica la autoridad para tomar decisiones. Representado por: Ce (Centralismo) Estructura Organizativa = Co + Fo + Ce Prof. Lenin Valeri Hall (1983)

34 Los tres elementos que se identifican, más comúnmente, en la complejidad son: diferenciación horizontal, diferenciación vertical o jerárquica y dispersión espacial. Diferenciación horizontal: es el grado de separación entre las unidades organizativas. Prof. Lenin Valeri Hall (1983)

35 Diferenciación vertical: cuanto más niveles entre los altos mandos y los operativo, tanto más compleja es la organización. Dispersión espacial: es el grado de dispersión de la ubicación de las instalaciones físicas y del personal de la organización. Prof. Lenin Valeri

36 El grado de complejidad en las organizaciones genera problemas de coordinación, control y comunicaciones y sistematización de los procesos. Estos problemas son fuente de conflictos para las mismas. Hall (1983) Prof. Lenin Valeri

37 ¿CÓMO AUMENTAR LA EFICACIA EN LOS PROCESOS DE SISTEMATIZACIÓN ?Prof. Lenin Valeri

38 CONCLUSIONES Prof. Lenin Valeri

39 REFLEXIONES Cual es el mejor proceso para sistematizar.Cuales son los procesos, métodos y sistemas adecuados para las organizaciones. Que hace que las organizaciones sean exitosas. Su Gente o los Procesos Prof. Lenin Valeri

40 "Las tres cuartas partes de las miserias y malos entendidos en el mundo terminarían si las personas se pusieran en los zapatos de sus adversarios y entendieran su punto de vista" Gandhi Prof. Lenin Valeri