1 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el SXXI Madrid 27 de octubre de 2010 ESADE Business School

2 La Gestión en Tiempo de Crisis Ponente: Eloisa Olmos Terol Ixem Consultores Bravo Murillo, 28. 28015 Madrid Tel: 914453664 E-mail: [email protected] Web: www.ixem.net Blog: http://ixem.wordpress.com/

3 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -3- El Papel Actual Director General Assistant

4 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -4- Síntomas de la Situación Actual  Todo es para ahora mismo  Recibo los encargos en último momento  No planifican y me llueve todo de golpe  No me comunican el dead-line para una tarea y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA”  Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.

5 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -5-  No me dan información  Se toman decisiones que me afectan y nadie me informa  Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo comunica  Me piden muchos “POYAQUES”  Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje  No puedo hablar con mi jefe …… Síntomas de la Situación Actual

6 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -6-  Los que tienen que ver con la organización.  Los que tienen que ver con la Información y Comunicación. Síntomas de la Situación Actual Agrupación:

7 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -7- Organización de la Actividad  Todo es para ahora mismo  Recibo los encargos en último momento  No planifican y me llueve todo de golpe  No me comunican el dead-line para una tarea y si lo pregunto la respuesta es “PARA YA”  Recibo encargos muy importantes y muy urgentes y antes de que pueda hacerlos llegan otros más importantes y más urgentes.

8 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -8-  No me dan información  Se toman decisiones que me afectan y nadie me informa  Mi jefe cierra compromisos directamente y no me lo comunica  Me piden muchos “POYAQUES”  Mi sitio a menudo parece un lugar de peregrinaje  No puedo hablar con mi jefe  … Información y Comunicación

9 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -9- Urgencia  PLAZO=MOMENTO CIERTO  TIEMPO DISPONIBLE = SITUACIÓN PERSONAL LA URGENCIA ES UN CRITERIO PERSONAL

10 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -10- La Importancia Es el impacto con relación a los resultados

11 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -11- Matriz de Programación ActividadIU I = Importancia A - B - C U = Urgencia 1 - 2 - 3

12 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -12- Matriz de Programación ActividadIU I = Importancia A - B - C U = Urgencia 1 - 2 - 3 Tarea x Tarea y Tarea z Tarea j Tarea h 1 3 1 2 1 A A C B B

13 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -13- Prioridades A321 B32 C3 321

14 TENER EL CONTROL

15 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -15- El Semáforo Hay fluidez en la tarea Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado No hay aglomeraciones Hay cierto atraso Te ves obligada a interrumpir tareas Está aumentando el flujo de lo imprevisto Está aumentando el flujo de lo inmediato VERDE:SIGUE!! ÁMBAR:PIENSA!! Hay un flujo intenso de imprevistos Hay cambios continuos en cuestión de minutos A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes Te sientes desorientada y confusa ROJO: PÁRATE Hay fluidez en la tarea Las cosas se hacen y salen según lo tenías organizado No hay aglomeraciones Hay cierto atraso Te ves obligada a interrumpir tareas Está aumentando el flujo de lo imprevisto Está aumentando el flujo de lo inmediato VERDE:SIGUE!! ÁMBAR:PIENSA!! Hay un flujo intenso de imprevistos Hay cambios continuos en cuestión de minutos A pesar del atasco, siguen apareciendo más tareas urgentes Te sientes desorientada y confusa ROJO: PÁRATE

16 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -16- Información y Comunicación  Anticipación:  Crear espacios de comunicación  Con mi Jefe  Con otros directivos  Aprovechar las fuentes  Secretarias  Correos  Actas de reuniones

17 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -17- Información y Comunicación LA ASERTIVIDAD Capacidad de las personas para resolver y prevenir los conflictos verbalmente Escuchar para Comprender Aportar Soluciones De Contribución

18 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -18- Imaginación Unir los nueve puntos con un solo trazo (Es decir sin levantar el lápiz)

19 Tendencias en el Rol de las Personal Assistant en el Siglo XXI -19- Cinco Pilares  Tener el control  Anticipación  Comunicación  Compromisos  Imaginación