1 To Enrique Franklin: “To the rise of the Latin American enterprise, and to the effort of making management better”. Henry Mintzberg

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3 Contenido Metodología para el desarrollo de estudios organizacionales Manejo de formas en las organizaciones Organigramas:normas generales para su preparación Distribución del espacio en las áreas de trabajo Manuales administrativos Diagramación Reorganización administrativa Asistencia técnica y servicio de consultoría

4 Cada capítulo incorpora: Objetivos Introducción Contenido temático Resumen Preguntas y temas de análisis Un caso práctico Bibliografía

5 Objeto de la obra El contenido de la obra está orientado a elevar el desempeño de una organización a partir del empleo inteligente de sus recursos sobre una base de información y vinculación de su estrategia con su forma de operar

6 Características fundamentales Características fundamentales De forma Su redacción emplea un lenguaje claro y sencillo para que la obra sea accesible y fácil de aplicar en todo tipo de ambiente de trabajo, sea público, privado o social. En un solo documento se conjunta el material más significativo y factible de traducir en resultados en materia organizacional. La presentación de los temas sigue una secuencia lógica, pero también es posible abordarlos en forma individual o combinada, ya que no existe una seriación obligada de los capítulos. La forma en que se desarrollan los contenidos permite un acercamiento gradual al conocimiento del tema, lo que posibilita su comprensión y puesta en práctica en el caso final de cada capítulo.

7 Características fundamentales Características fundamentales De fondo La obra enlaza la visión de organización y métodos al analizar la información necesaria para afrontar el reto de organizar una empresa puntualmente. Las técnicas que se incorporan están avaladas por la experiencia y conocimiento, producto de su aplicación en el campo de trabajo. Los contenidos muestran la bondad de dominar los aspectos relacionados con la infraestructura organizacional como parte de la cadena de valor de una organización. El manejo de los temas relaciona de manera clara las estructuras con la estrategia para alcanzar ventajas competitivas tangibles.

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9 ETAPAS DE LA METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES VISIÓN DEL ESTUDIO EVALUACIÓN IMPLANTACIÓN FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES ANÁLISIS DE DATOS PLANEACIÓN DEL ESTUDIO RECOPILACIÓN DE DATOS

10 Ventajas comparativas El marco metodológico es más consistente Incorpora nuevos instrumentos para la captación de información Vincula de mejor forma las condiciones de operación con el entorno Incluye nuevas técnicas de análisis y clarifica los conceptos de todas y cada una de ellas

11 MODELO DE RED DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN ESTUDIO ORGANIZACIONAL 12 FIN 1 INICIO 24 5 678 9 10113 DEFINIR LAS ACTIVIDADES DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN AJUSTES A LA DOCUMENTACI ÓN TÉCNICA DE APOYO CAMPAÑA DE DIFUSIÓN Y SENSIBILIZACIÓN IMPLANTACIÓN PRELIMINAR Y ADECUACIONE S FUNCIONAMIEN TO NORMAL EVALUACIÓN Y MEDIDAS CORRECTIVAS FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN ELABORACIÓN DE DOCUMENTACI ÓN TÉCNICA DE APOYO RECLUTAMIENT O Y SELECCIÓN DEL PERSONAL CAPACITACIÓN DEL PERSONAL OBTENCIÓN DE RECURSOS DETERMINAR LA NECESIDAD DE RECURSOS HUMANOS MATERIALES Y TECNOLÓGICO S

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13 Ventajas comparativas Amplía y mejora los conceptos que sirven de plataforma para administración de formas en una organización Integra nuevas formas para la captación de información Presenta una metodología que posibilita el análisis, diseño y control de formas inteligente Incluye un bloque de preguntas para auditar el manejo de formas

14 CLARIDAD

15 PROGRAMAS INSTITUCIONALES HOJA DE FECHA D M A OBJETIVO(S):PROGRAMA TERMINOINICIO COORDINACIÓN RECURSOS NECESARIOS RESPONSABLE(S) FECHA METASSUBPROGRAMASNo.ACTIVIDADES OBSERVACIONES: COMBINACIÓN DE CASILLAS Y BLOQUES

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17 Ventajas comparativas Explica con mayor claridad los aspectos técnicos que inciden en el análisis y diseño de estructuras Mejora el procedimiento para la elaboración y/o actualización de organigramas Depura los criterios generales para la elaboración de organigramas en el sector público y privado Incorpora vertientes alternas de estructura Flexibiliza y da movilidad a las estructuras

18 ORGANIGRAMA GENERAL

19 RELACIÓN CON ÓRGANOS DESCONCENTRADOS OFICIALÍA MAYOR OFICIALÍA MAYOR SUB SECRETARIA SUB SECRETARIA SUB SECRETARIA SUB SECRETARIA SECRETARIO RELACIÓN DE AUTORIDAD RELACIÓN DE COORDINACIÓN Y/O COLABORACIÓN SEPARACIÓN ENTRE ÓRGANOS CENTRALES Y DESCONCENTRADOS ÓRGANO DESCONCENTRADO

20 INGENIERÍA MERCADOTECNIA FINANZAS RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN PRODUCCIÓN ESTRUCTURA UNIDAD/EQUIPO LIDERES DE EQUIPO MIEMBROS DEL EQUIPO Figura 3.25 ESTRUCTURA UNIDAD/EQUIPO

21 ESTRUCTURA DE BISAGRA

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23 1.60 m

24 PASILLOPASILLO PASILLOPASILLO 1.20 m 1.80 m 1.50 m 1.40 m ACCESO

25 Ventajas comparativas Enriquece las consideraciones generales para la realización de un estudio de distribución del espacio Incluye nuevas guías fundamentales para la disposición de instalaciones Adiciona fluxogramas para relacionar el trabajo con la ubicación de equipo Contempla criterios de organización relacionados con la estrategia de la organización

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27 FECHA SUSTITUYE A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN ( GENERAL O ESPECÍFICO) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ PÁGINA DE NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO PÁGINA DE FECHA CLAVE

28 Ventajas comparativas Integra nuevas versiones de manuales Fortalece el procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos Relaciona la estrategia con las herramientas de infraestructura organizacional Asocia la imagen documentada de la organización con la calidad para poder mejorar sus productos y/o servicios

29 SUSTITUYE A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN (GENERAL O ESPECÍFICO) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ PÁGINA DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PÁGINA DE FECHA CLAVE IDENTIFICACIÓN Y RELACIONES A) Identificación 1. Nombre del puesto. 2. Número de plazas 3. Clave 4. Ubicación (física y administrativa) 6. Ambito de operación B) Relaciones de autoridad 7. Jefe inmediato 8. Subordinados directos 9. Dependencia funcional PROPÓSITO DEL PUESTO FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS RESPONSABILIDAD COMUNICACIÓN 1. Ascendente 2. Horizontal 3. Descendente 4. Externa ESPECIFICACIONES 1.Conocimientos 2. Experiencia 3. Iniciativa 4. Personalidad

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31 Ventajas comparativas Procedimientos Define la importancia que reviste para una organización soportar su quehacer con diagramas Relaciona los diagramas de procedimientos con la forma de operar de una organización Aclara el uso de la técnica de diagramación para compendiar en forma ordenada operaciones, formatos y método de trabajo

32 Departamento Solicitante Solicitud de Materiales Revisa Existencias Elabora Requisición de Compra Lleva Requisición de Compra Inspección de Materiales Surte Materiales Elabora Orden de Compra Surte Orden de Compra Selecciona Proveedor AlmacénDepartamento de ComprasProveedor

33 Ventajas comparativas Procesos Presenta las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que una organización puede emplear para desempeñarse eficazmente Define puntualmente el trazo de mapas de proceso como herramienta de análisis organizacional

34 Flujo de un proceso Entrada del Proceso Salida del Proceso

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36 Ventajas comparativas Precisa de qué manera incide en el desempeño de una organización la decisión de reorganizarse Amplía y mejora el marco teórico que sustenta un proceso de organización Integra un procedimiento general de reorganización más consistente Aborda en forma analítica aspectos relacionados con los sistemas de información, procesos, modificaciones a estructura, estrategia, Presenta un modelo aplicado fortalecido

37 Bases de datos de la organización Paneles,Foros de Discusión y Conferencias Fuentes de información Recursos para reorganizar

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39 ESTRUCTURA “TIPO” DE UNA UNIDAD DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO (UMA) NOMBRE DE LA UNIDAD ORGANIGRAMA GENERAL TITULAR DISEÑO GRÁFICO ANALISTAS ANÁLISIS ORGANIZACIONAL INFORMACIÓN Y PROGRAMACIÓN PROYECTOS ESPECIALES ELABORADO POR: FECHA:

40 MODELO DE ESTRUCTURA PARA UNA EMPRESA DE CONSULTORIA LOGO NOMBRE DE LA EMPRESA ORGANIGRAMA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL ASESORÍA FISCAL ANALISTAS LIDER DE PROYECTO GERENCIA DE ANÁLISIS E INFORMACIÓN GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA DE EVA- LUACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS LIDER DEPROYECTO ANALISTAS ELABORADO POR: FECHA:

41 Ventajas comparativas Mejora los conceptos que caracterizan a la asistencia técnica y al servicio de consultoría Presenta de manera más clara el marco de actuación para brindar asistencia técnica y el servicio de consultoría Afina la capacidad de aplicar el método para la gestión de la asistencia técnica y el procedimiento para la prestación del servicio de consultoría Incluye cambios en los medios para manejar puntualmente ambas alternativas de servicio

42 SEGUIMIENTO GLOBAL DE PROYECTOS NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN:FECHA: ORGANO O MECANISMO ENCARGADO: TERMINOINICIO % AVANCEACTIVIDADES REALIZADAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS FECHARESPONSABLESPROYECTOSNo. OBSERVACIONES:

43 FORMATO DE REPORTE SEMANAL CLAVE ADSCRIPCIÓN: FIRMA SEMANA No: NOMBRE: NUMERO DE EMPLEADO: CLAVE DEL PROYECTO: CLAVES DE FASE / ACTIVIDAD LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNESSÁBADOOBSERVACIONES NÚMERO DE HORAS:

44 Ignorar y saber están en fronteras tan cercanas, que uno nunca sabe de qué lado está. H. Torres