1 TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCION DEL GRADO DE MAGISTER EN CONTABILIDAD Y AUDITORIATITULO EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS QUE INTERVIENEN EN EL SISTEMA ADMINISTRATIVO FINANCIERO Y CONTABLE. ESTRUCTURA DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA JUNTA PARROQUIAL DE EUGENIO ESPEJO
2 DEFICIENTE APLICACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOPROBLEMA DEFICIENTE APLICACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE EUGENIO ESPEJO DE ACUERDO AL ESTUDIO REALIZADO EN EL AÑO
3 ANTECEDENTES La parroquias estaban administradas por los Municipios. Finalidad de descentralizar la gestión de estos sectores en el año 2000 son creadas las Juntas Parroquiales para manejar y administrar las necesidades de las circunscripciones territoriales mediante registro oficial. Hasta el año 2009 la Junta parroquial cumple las funciones de gestión ante los otras instituciones gubernamentales como son el Gobierno Provincial y Gobierno Cantonal. En Octubre del 2010 se aprueba el Código Orgánico de Ordenamiento Territorial Autónomo y Descentralizado (COOTAD).
4 Presupuesto asignado por el Miniserio de Finanzas 250.893,03 El presupuesto con el que cuenta el GAD Parroquial Rural de Eugenio Espejo es de: Presupuesto asignado por el Miniserio de Finanzas ,03 Prespuesto Asignado por el MIES INFA ,28 Presupuesto Otorgado por el Municipio de Otavalo ,00 Ingresos por Alquiler de la Maquinaria ,12 TOTAL DE INGRESOS ,43 En el 2011 el presupuesto del GADPR EE Y el Presupuesto de MIES INFA TOTAL
5 OBJETIVOS GENERALES Evaluar los procesos que intervienen en el sistema de control interno administrativo contable y financiero para valorar su eficiencia. Mejorar la utilización de los recursos Administrativos y Financieros mediante la estructura del control Interno.
6 OBJETIVOS ESPECIFICOSIdentificar los procesos legales, administrativos y técnicos que se aplican en los controles administrativos financieros. Definir los procesos contables que se desarrollan en el área administrativa financiera. Analizar las políticas y estrategias de control interno que permitan alcanzar la eficiencia en el desarrollo organizacional. Diseñar mecanismos e instrumentos para un adecuado control administrativo financiero.
7 CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICALos Gobiernos Autónomos Descentralizados Parroquiales Rurales Componentes de la Estructura Organizativa Administración, Organización Control Control Interno Objetivos del Control Interno Características del Control Interno Principios Básicos de Control Interno (componentes) Componentes del Control Interno El riesgo Métodos de valoración del Riesgo
8 CAPITULO III MARCO METODOLOGICOModalidad Cuali-Cuantitativa: Tipos de Investigación Investigación De Campo: Investigación Bibliográfica: Investigación De Acción Investigación Aplicada: Investigación Descriptiva La población. Métodos Analítico – Sintético Inductivo – Deductivo Histórico – Lógico Técnicas Encuesta: Entrevista
9 CAPITULO IV ANÁLISIS – INTERPRETACIÓN Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS¿ El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural cuenta con un organigrama estructural que determine los niveles de autoridad, mandos medios y personal operativo? ¿Las actividades que realizan los funcionarios y servidores públicos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural son efectuados considerando disposiciones verbales? ¿Dispone el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de normativas tales como: Manuales, reglamentos entre otros? ¿El sistema contable con que cuenta el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural se basa a un manual contable? ¿Cómo calificaría el nivel de control interno que existe en el Gobierno Autónomo Descentralizado?
10 CAPITULO IV ANÁLISIS – INTERPRETACIÓN Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS¿En qué medida ayudaría a la economía y efectividad de la gestión administrativa, la estructura del control interno en la Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural? ¿Cree que deberían ser actualizadas las estrategias y modernizados los procesos para lograr agilidad, eficiencia y economía en la Entidad? ¿Cómo calificaría la actual atención que brinda el personal del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural a los pobladores de la parroquia? ¿Cuenta el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural con un modelo de control interno que permita proteger los recursos humanos, materiales y económicos? ¿Cuenta el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural con algún método que permita supervisar el trabajo y evaluar el desempeño de sus servidores públicos: Miembros de la junta y funcionarios? : Tipos de Investigación Investigación De Campo: Investigación Bibliográfica: Investigación De Acción Investigación Aplicada: Investigación Descriptiva La población.
11 DIRECTIVOS MANIFIESTAN EXISTE COOTAD NO SE REVISA NI SE LO APLICA¿Qué tipos de procesos legales administrativos y técnicos se desarrollan en el área administrativa financiera? DIRECTIVOS MANIFIESTAN EXISTE COOTAD NO SE REVISA NI SE LO APLICA DESCONOCIMIENTO DE LA NORMATIVA QUE REGULA LOS GADS TANTO DE LA CONTRALORIA COMO DEL CONTENIDO DE LA COOTAD.
12 EL PROCESO CONTABLE FINANCIERO DEFICIENTE ¿Cuáles son los procesos contables que se aplican dentro del área administrativa financiera? EL PROCESO CONTABLE FINANCIERO DEFICIENTE DESCONOCIMIENTO SECRETARIA TESORERA CONTADOR EXTERNO INCONSISTENCIA INFORMACIÓN SISTEMA CONTABLE NAPTILUS HARDSOFT DEL ECUADOR INFORMACION COMPLETA SUB UTILIZACION DE SISTEMA EL RESPONSABLE DEL SPI PAGOS SECRETARIA TESORERA APROBACION SECRETARIA TESORERA DESCONOCIMIENTO DE PRESIDENTE
13 NO CUENTAN CON POLITICAS ESTABLECIDAS ¿Cuáles son las políticas y estrategias que permiten alcanzar la eficiencia en el desarrollo organizacional? NO CUENTAN CON POLITICAS ESTABLECIDAS REUNIONES DE PRESIDENTE Y VOCALES DESCONTENTO EN EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES INCAPACIDAD PARA ADMINISTRAR INCONVENIENTES EN EJECUCION DE ACTIVIDADES,PERDIDA DE OPORTUNIDADES DE FINANCIAMIENTO DE PROYECTOS, GOBIERNO PROVINCIA E INSTITUCIONES PRIVADAS
14 CONTAR CON PROFESIONAL CONTABLE FINANCIERO ¿Cuáles son los mecanismos adecuados que se deberían aplicar dentro del sistema administrativo financiero? CONTAR CON PROFESIONAL CONTABLE FINANCIERO AMPLIOS CONOCIMIENTOS FINANCIEROS CONOCIMIENTOS CONTABLES CRITERIO Y CONOCIEMTO DE SITEMA NAPTYLUS PRESIDENTE CONOCIEMIENTO ADMINISTRATIVO PROFESIONAL Y LIDERAZGO CAPACIDAD PARA TOMAR DECISIONES IMPLEMENTAR CONTROLES EN CADA UNO DE LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD
15 VALORES QUE DEBEN TENER UNA INSTITUCIONENTORNO DE CONTROL VALORES QUE DEBEN TENER UNA INSTITUCION Responsabilidad Respeto Lealtad Trabajo en equipo Integridad Comunicación Puntualidad Innovación y Mejoramiento Honestidad VALORES
16 MISIÓN “El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Eugenio Espejo”, es el ente que coordina y gestiona la ejecución del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial establecido, mismo que está direccionado a satisfacer las necesidades de la población de la parroquia de Eugenio Espejo y así brindar oportunidades de desarrollo en cada una de las áreas de la parroquia; construyendo desde el poder ciudadano, una parroquia productiva, y organizada democráticamente; que se fundamenta en el respeto a la dignidad y desarrollo humano, la participación y coordinación ciudadana e institucional. Cuenta con líderes comprometidos con el desarrollo de la parroquia, que promueven la integración, y el desarrollo social basado en la armonía y la igualdad del territorio en el que se desenvuelve.
17 VISIÓN “El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Eugenio Espejo" es una entidad consolidada eje del desarrollo Parroquial y cantonal, ejerciendo su pleno derecho y competencias constitucionales, ejecuta políticas y programas establecidas en el Plan de Desarrollo Local impulsando la consecución de obras de vialidad, conectividad y el fomento agro productivo y turístico, fundamentados en la organización social y sostenibilidad ambiental para el buen vivir de su población; constituye un referente deportivo y cultural a nivel nacional e internacional.
18 Nivel de Participación Nivel Administrativo Nivel Operativo Estructura organizacional Nivel Legislativo Nivel Ejecutivo Nivel de Participación Nivel Administrativo Nivel Operativo DETERMINACION DE FUNCIONES EN CADA UNO DE LOS NIVELES
19 PONDERACIÓN DEL RIESGOESTRUCTURA ORGANICA GADPR EE PONDERACIÓN DEL RIESGO
20 PONDERACIÓN DEL RIESGOEvaluación del Riesgo Area o rubro evaluado: PRESIDENCIA DEL GAD PARROQUIAL RURAL EUGENIO ESPEJO Período : DEL AL 04 DE ABRIL DEL 2014 Norma Técnica aplicada: 300-01 No. Preguntas Recomendaciones INCIPIENTE BASICO CONFIABLE MUY CONFIABLE OPTIMO TOTAL FACTOR Identificación de riesgos 4,0 8,0 12,0 16,0 20,0 33,33 1 ¿Se comunica al personal la filosofía de la entidad? Misión, Visión, Objetivos, Organigrama X 6,67 Se debe comunicar al personal de GAD PR Eugenio Espejo sobre la Misión, Visión, Objetivos y Organigrama 2 ¿Están claramente definidas las funciones y responsabilidades de todos los puestos, líneas de autoridad, y niveles? Se debe determinar las funciones y responsabilidades de cada uno de los responsables del desarrollo de las actividades del GAD. 3 ¿Existe descripción de puestos? Debe dar a conocer las descripcion de cada uno de los puestos esitentes en el GAD. 4 ¿Existe una correcta distribución de funciones? La distribución de funciones debe darse acorde a los catgos y a las actividades que tienen que desarrollar cada una de las personas que la laboran en la Entidad. 5 ¿El personal y servidores públicos cuentan con el tiempo suficiente para cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente? Se debe realizar un monitoreo de las acividades asignadas a cado uno de los responsables de las areas o proyectos con la finalidad de saber si se cumplen o no con cada actividad y tiempo asignado para cada tarea. PONDERACIÓN DEL RIESGO
21 Evaluación del Riesgo XGUÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL GOBIERNO AUTONOMO DESENTRALIZADO PARROQUIAL DE EUGENIO ESPEJO Entidad: GOBIERNO AUTONOMO DECENTRALIZADO PARROQUIAL DE EUGENIO ESPEJO Area o rubro evaluado: PRESIDENCIA DEL GAD PARROQUIAL RURAL EUGENIO ESPEJO Período : DEL AL 04 DE ABRIL DEL 2014 Norma Técnica aplicada: 300-02 No. Preguntas Recomendaciones INCIPIENTE BASICO CONFIABLE MUY CONFIABLE OPTIMO TOTAL FACTOR Identificación de riesgos 6,6 13,3 20,0 26,7 33,3 40,00 1 ¿Para realizar la contratación de personal existe algún procedimiento establecido? X 13,33 Se debe normar el prcoeso de contratacion del personal para el GAD con la finalidad de que se sigan los mismos procedimientos para todas las contrataciones. 2 ¿Siempre se adjunta un informe de las características de cada aspirante y la hoja de vida, para la entrevista con el presidente? Se debe adjuntar un informe de las caracteristicas de cada aspirante en la hoja de vida misma que debe sera analizada por el Presidente de la GAD en el momento de la entrevista 3 ¿Se cuenta con contratos debidamente revisados, aprobados y legalizados? Todos los contratos que se realicen con las distintas entidades o personas naturales deben ser legalizados inmediatamente de ser firmados y archivados.
22 Evaluación del Riesgo 6,7 13,3 20,0 26,7 33,3 XGUÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO Y PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONEN DE RECURSOS PÚBLICOS Entidad: GOBIERNO AUTONOMO DECENTRALIZADO PARROQUIAL DE EUGENIO ESPEJO Area o rubro evaluado: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - TESORERIA Período : DEL AL 04 DE ABRIL DEL 2013 Norma Técnica aplicada: 300-03 No. Preguntas Recomendaciones INCIPIENTE BASICO CONFIABLE MUY CONFIABLE OPTIMO TOTAL FACTOR Identificación de riesgos 6,7 13,3 20,0 26,7 33,3 53,3 1 ¿Están separadas las funciones de adquisiciones? Recepción de adquisiciones Control de existencias Desembolsos Registro contable X Se deben separar las funciones para que la persona encargada de contabilizar las adquisciones no sea la misma que recibe y asi poder llevar un adecuado control de los productos adquiridos, como son en calidad y cantidad. 2 ¿Existe algún proyecto que sustente la adquisición de los distintos requerimientos existentes? Se deben adquirir todos los productos con debido sustento para que cada area o proyecto que lo ncesita pueda tener el sustento técnico necesario. 3 ¿Se aprueban las adquisiciones antes de realizarla analizando el presupuesto asignado para cada actividad? Se debe analizar el presupuesto real con el que cuenta el GAD previo a la realización de adquisiciones mismas que deben constar en el PAC y de no ser el caso realizar una reforma al PAC.
23 ACTIVIDADES DE CONTROLESTABLECIMIENTO DE POLITICAS ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS DETERMINACION DE FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA CAJA CHICA, ADQUICIONES, BIENES DE LARGA DURACION, DECLARACION DE IMPUESTOS.
24 INFORMACION Y COMUNICACIÓNREUNIONES RENDICION DE CUENTAS CORREO ELECTRONICO COMUNICACIÓN INTERNAMENTE COMO CON ENTIDADES DEL ESTADO Y POBLACION EN GENERAL
25 SEGUIMIENTO Y EVALUACIONSUPERVISIONES PERIODICAS ANALISIS DELPOA CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS EN CADA UNA DE LAS AREAS DEL GAD
26 INDICADORES CLIMA LABORALIMPACTOS INDICADORES CLIMA LABORAL CLIMA LABORAL 2 TRABAJO EN EQUIPO 3 NIVELES DE COMUNICACIÓN 3 ÉTICA PROFESIONAL 3 EL IMPACTO DEL INDICADOR LABORAL 2,75 EFECTIVIDAD Y RENDIMIENTO DE ACTIVIDADES 3 INTEGRACION LABORAL 3 CALIDAD LABORAL 3
27 INDICADORES CLIMA LABORAL IMPACTO SOCIO-CULTURALIMPACTO SOCIO-CULTURAL IMPACTO ECONOMICO CLIMA LABORAL 2 TRABAJO EN EQUIPO 3 NIVELES DE COMUNICACIÓN 3 ÉTICA PROFESIONAL 3 IMPACTO ALTO 3 EFECTIVIDAD Y RENDIMIENTO DE ACTIVIDADES 3 INTEGRACION LABORAL 3 CALIDAD LABORAL 3 EL INDICADOR ES DE 3 ALTO INCREMENTO DE PRESUPUESTO 3 PROYECTOS DE INVERSION 3 OPTIMIZACION DE RECURSOS 3 INDICADOR ALTO POSITIVO 3
28 CONCLUSIONES RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES La entidad al no contar con un instrumento que regule las actividades y el nivel de autoridad de cada uno de los responsable del GADPR ha llevado a la entidad a una desorganización y a desarrollar sus actividades de una manera empírica sin mirar el cumplimiento de metas y resultados. La entidad no cuenta con una estructura organizacional se evidencia que no todos los empleados y funcionarios conocen sus funciones y están conformes con los roles que desempeñan, no existe un manual funciones según el cargo que cada uno ocupa. No se aplican los controles necesarios en cada area por lo que es importante diseñar un sistema de control interno aplicando el MODELO COSO-I debido a que es el que contiene los componentes que evalúa la contraloría general del estado y esta nos permite medir el nivel operativo y financiero de la entidad, logrando establecer objetivos y la mitigación a los riesgos. Para contribuir con el logro de los resultados deseados por la entidad se recomienda contar con herramientas administrativas que le permitan constantemente mejorar sus operaciones y que sirvan de guía al talento humano en el desempeño óptimo de sus funciones, disminuyendo el tiempo en la inducción de personal nuevo y delimitando las funciones Se aplique la estructura propuesta en esta investigación así como también se lleve a la practica las funciones y atribuciones que se determinan en esta investigación para cada funcionario y empleado del GADPR. Implantar el sistema de control interno porque permite a la entidad adoptar medidas correctivas, identificar los riesgos en los que la institución se vea afectada, y dar un seguimiento a todas las áreas, para que los objetivos planteados se cumplan y pueda mantener una estructura sólida que le proporcione seguridad, confiabilidad.