1 Treinamento do Microsoft®Office Excel® 2007A [Nome da empresa] apresenta: Treinamento do Microsoft®Office Excel® 2007 [Observações para o instrutor: para obter ajuda detalhada para personalizar este modelo, consulte o último slide. Além disso, procure pelo texto adicional da lição no painel de anotações de alguns slides. Como esta apresentação contém animações em Macromedia Flash, quando você salvar o modelo pode ser exibida uma mensagem de alerta com relação a informações pessoais. A menos que você inclua informações nas propriedades do próprio arquivo Flash, esse aviso não é válido para esta apresentação. Clique em OK na mensagem.] Obtenha o máximo de desempenho 1
2 Obtenha o máximo de desempenhoConteúdo do curso Visão geral: Uma introdução prática Lição 1: O que mudou e por que Lição 2: Comece a trabalhar no Excel Lição 3: Um novo formato de arquivo As duas primeiras lições incluem uma lista de tarefas sugeridas e todas incluem um conjunto de perguntas de teste. Obtenha o máximo de desempenho 2
3 Visão geral: Uma introdução práticaO Excel 2007 está de cara nova! Ele traz as planilhas comuns com as quais você está acostumado , mas com algumas mudanças. O mais notável é que a antiga aparência dos menus e botões que ficavam na parte superior da janela foi substituída pela Faixa de Opções. Este curso mostra como usar a Faixa de Opções e destaca as outras mudanças do Excel que vão ajudar você a criar planilhas melhores com mais rapidez. A Faixa de Opções, com guias nas quais você clica para acessar comandos, foi desenvolvida para facilitar o uso do Excel e ajudar você a encontrar rapidamente e trabalhar com os comandos que precisa. Obtenha o máximo de desempenho 3
4 Obtenha o máximo de desempenhoObjetivos do curso Obtenha ajuda com a nova aparência do Excel. Encontre os comandos do dia-a-dia na Faixa de Opções: Recortar, Copiar, Colar, Inserir Linhas na Planilha, Inserir Colunas na Planilhae Soma. Salve pastas de trabalho nos novos formatos de arquivo do Excel. Obtenha o máximo de desempenho 4
5 Lição 1 O que mudou e por que 5
6 Obtenha o máximo de desempenhoO que mudou e por que Sim, muita coisa mudou no Excel A mudança mais perceptível está na parte superior da janela. Mas foram mudanças boas. Os comandos necessários estão mais visíveis e disponíveis em uma central de controle chamada Faixa de Opções. A Faixa de Opções é sua nova central de controle. Em vez das cerca de 30 barras de ferramentas que não são exibidas e os comandos escondidos nos menus, a Faixa de Opções reúne os itens básicos e os deixa bem visuais. Portanto, quando experimentar o novo design, você vai descobrir que os comandos que já sabe usar estão agrupados de maneiras que fazem sentido para você. Continue aprendendo mais sobre o novo design e prepare-se para trabalhar com a sua nova e instigante versão do Excel. Obtenha o máximo de desempenho 6
7 Obtenha o máximo de desempenhoO que é a Faixa de Opções? As três partes da Faixa de Opções são guias, grupos e comandos. Guias: as guias representam as principais tarefas executadas no Excel. São sete guias na parte superior da janela do Excel. Grupos: são conjuntos de comandos relacionados exibidos nas guias. Comandos: um comando é um botão, um menu ou uma caixa em que é possível inserir informações. Obtenha o máximo de desempenho 7
8 Obtenha o máximo de desempenhoO que é a Faixa de Opções? Por onde começar na Faixa de Opções? Comece pelo começo. Os comandos principais do Excel estão reunidos na primeira guia, chamada Início . Os comandos da guia Início são aqueles que a Microsoft identificou como os mais utilizados quando as pessoas executam tarefas básicas nas planilhas. Por exemplo, os comandos Colar, Recortare Copiar são os primeiros na guia Início , no grupo Área de Transferência . Os comandos de formatação de fontes são os próximos no grupo Fonte . Os comandos para centralizar ou alinhar texto à esquerda ou à direita estão no grupo Alinhamento , enquanto os comandos para inserir e excluir células, linhas, colunas e planilhas estão no grupo Células . Obtenha o máximo de desempenho 8
9 Obtenha o máximo de desempenhoO que é a Faixa de Opções? Grupos reúnem todos os comandos que você provavelmente precisará para um tipo de tarefa em particular. Durante toda a tarefa, os grupos permanecem em exibição e à disposição; os comandos não ficam mais escondidos nos menus. Em vez disso, comandos vitais ficam à vista acima do espaço de trabalho. Este é um exemplo da conveniência dos grupos: para exibir o texto em várias linhas de uma célula, não é preciso clicar em um comando de um menu, em uma guia de uma caixa de diálogo e, só então em uma opção dessa caixa de diálogo. Basta clicar no botão Quebrar Texto Automaticamente do grupo Alinhamento da guia Início . Dica: uma lista de guias e seu conteúdo consta no Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final deste curso. Obtenha o máximo de desempenho 9
10 Mais comandos, mas apenas quando você precisa delesOs comandos da Faixa de Opções são aqueles utilizados com mais freqüência. Em vez de mostrar um comando por vez, o Excel mostra todos os comandos somente quando você precisar deles, em resposta a uma ação sua. Sendo assim, não se preocupe se não vir todos os comandos necessários a toda hora. Comece a trabalhar e os comandos requeridos estarão à mão. Um exemplo: se não houver um gráfico em sua planilha, os comandos para trabalhar com gráficos não serão necessários. Mas depois que você criar o gráfico clicando em um botão da guia Inserir do grupo Gráficos , as Ferramentas de Gráfico aparecerão, com três guias: Design, Layoute Formatar. Nelas estão os comandos necessários para se trabalhar com o gráfico. A Faixa de Opções age de acordo com as suas ações. Use a guia Design para alterar o tipo de gráfico ou mover sua localização; a guia Layout para alterar os títulos ou outros elementos do gráfico; e a guia Formatar para adicionar cores de preenchimento ou alterar estilos de linha. Quando terminar o trabalho no gráfico, clique numa área fora dele. As Ferramentas de Gráfico desaparecerão. Para reexibi-las, clique dentro do gráfico novamente que, em seguida, elas reaparecerão. Obtenha o máximo de desempenho 10
11 Mais opções, se forem necessáriasÀs vezes, uma seta, chamada Iniciador da Caixa de Diálogo, aparece no canto inferior direito de um grupo. Ela indica que existem mais opções disponíveis para o grupo. Clique no Iniciador da Caixa de Diálogo e você verá uma caixa de diálogo ou uma painel de tarefas. A imagem mostra um exemplo: Para estudar melhor esse exemplo: na guia Início , no grupo Fonte estão todos os comandos mais usados em alterações de fontes: comandos para alterar a fonte e aplicar negrito, itálico ou sublinhado. Para obter mais opções, como sobrescrito, use o Iniciador da Caixa de Diálogo. Na guia Início , clique na seta no grupo Fonte . A caixa de diálogo Formatar Células é aberta, com sobrescrito e outras opções relacionadas a fontes. Obtenha o máximo de desempenho 11
12 Coloque comandos em sua própria barra de ferramentasVocê usa com freqüência comandos que não estão disponíveis com a rapidez desejada? É possível incluí-los facilmente na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Animação: clique com o botão direito do mouse e clique em Executar. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido fica acima da Faixa de Opções quando você inicia o Excel 2007 pela primeira vez. Nela, os comandos estão sempre visíveis e à mão. Por exemplo, se você usar AutoFiltro todos os dias e não quiser ter que clicar na guia Dados para acessar o comando Filtro todas as vezes, pode adicionar Filtro à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Basta clicar com o botão direito do mouse em Filtro na guia Dados e, em seguida, em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para remover um botão dessa barra de ferramentas, clique nela com o botão direito do mouse e clique em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. [Observação para o instrutor: para reproduzir a animação enquanto estiver exibindo a apresentação de slides, clique nela com o botão direito do mouse e clique em Executar. Depois de reproduzir o arquivo uma vez, você pode clicar em Voltar (depois de clicar com o botão direito do mouse) e clicar em Executar. Se você tiver dificuldade para exibir a animação, consulte as anotações do último slide desta apresentação sobre como reproduzir uma animação em Macromedia Flash. Se os problemas persistirem, o slide seguinte é um slide duplicado com uma arte estática. Exclua o slide atual ou o seguinte antes de exibir a apresentação.] Execute a animação para ver o processo que adiciona um botão à barra de ferramentas e, em seguida, remove-o dela. Obtenha o máximo de desempenho 12
13 Coloque comandos em sua própria barra de ferramentasVocê usa com freqüência comandos que não estão disponíveis com a rapidez desejada? É possível incluí-los facilmente na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido fica acima da Faixa de Opções quando você inicia o Excel pela primeira vez. Nela, os comandos estão sempre visíveis e à mão. Por exemplo, se você usar AutoFiltro todos os dias e não quiser ter que clicar na guia Dados para acessar o comando Filtro todas as vezes, pode adicionar Filtro à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Basta clicar com o botão direito do mouse em Filtro na guia Dados e, em seguida, em Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para remover um botão dessa barra de ferramentas, clique nela com o botão direito do mouse e clique em Remover da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. [Observação para o instrutor: este slide é idêntico ao anterior, sendo que ele possui arte estática no lugar de uma animação. Use este slide se você tiver problemas ao exibir a animação. Exclua este slide ou o anterior antes de usar exibir a apresentação.] Obtenha o máximo de desempenho 13
14 E quanto aos atalhos de teclado favoritos?Se você usa mais o teclado que o mouse, vai gostar de saber que o design da Faixa de Opções contém novos atalhos. Essa alteração representa duas grandes vantagens em comparação com as versões anteriores do Excel: Existem atalhos para todos os botões da Faixa de Opções. Os atalhos normalmente requerem menos teclas. Obtenha o máximo de desempenho 14
15 E quanto aos atalhos de teclado favoritos?Os novos atalhos também têm um novo nome: Dicas de Tecla. Pressione ALT para fazer as Dicas de Tecla aparecer. Por exemplo, veja como usar as Dicas de Tecla para centralizar texto: Mais informações sobre o uso dos novos atalhos: Quando você pressionar ALT, verá as Dicas de Tecla de todas as guias da Faixa de Opções, de todos os comandos das guias, da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e do Botão Microsoft Office (que será abordado mais adiante). Pressione a tecla da guia que deseja exibir. Isso faz com que todas as identificações de Dica de Tecla dos botões dessa guia apareçam. Em seguida, pressione a tecla do botão desejado. Pressione ALT para fazer com que as Dicas de Tecla apareçam. Pressione H para selecionar a guia Início . Pressione A e depois C para centralizar o texto selecionado. Obtenha o máximo de desempenho 15
16 E quanto aos atalhos de teclado favoritos?E quanto aos antigos atalhos de teclado? Os atalhos de teclado antigos que começam com CTRL permanecem inalterados e você pode usá-los como sempre fez. Por exemplo, o atalho CTRL+C ainda copia algo para a área de transferência e o atalho CTRL+V ainda cola o que está na área de transferência. Para saber mais sobre atalhos de teclado, consulte o Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final desta apresentação. Obtenha o máximo de desempenho 16
17 Um novo modo de exibiçãoA Faixa de Opções não é a única novidade do Excel Modo de exibição de Layout da Página é novo também. Se você já trabalhou no modo de exibição Layout de Impressão no Microsoft Office Word, ficará feliz de ver as mesmas vantagens no Excel. Obtenha o máximo de desempenho 17
18 Um novo modo de exibiçãoPara ver o novo modo de exibição, clique em Modo de Exibição Layout da Página na barra de ferramentas Exibir . Isto é o que você verá na planilha: Você encontrará a barra de ferramentas Exibir no lado inferior direito da janela. Outra maneira de ver o modo de exibição de Layout da Página: clique na guia Exibir da Faixa de Opções e, em seguida, clique em Modo de exibição de Layout da Página no grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho . Títulos de colunas. Títulos de linhas. Réguas de margens. Obtenha o máximo de desempenho 18
19 Um novo modo de exibiçãoNo modo de exibição de Layout da Página, existem margens de página na parte superior, inferior e nas laterais da planilha e um pequeno espaço azul entre as planilhas. As réguas localizadas na parte superior e na lateral são úteis para ajustar as margens. Outros benefícios do novo modo de exibição: Alguns detalhes sobre esses pontos: É possível ativar e desativar as réguas conforme desejado (clique em Régua no grupo Mostrar/Ocultar da guia Exibir . Você verá mais informações sobre o uso de Visualizar Impressão na próxima lição. Quando você digita algo na nova área de cabeçalho e rodapé, localizada na parte superior ou inferior de uma página, a guia Design é aberta com todos os comandos necessários para a criação de cabeçalhos e rodapés. A próxima lição apresenta mais informações sobre isso. É possível ver cada planilha de uma pasta de trabalho no modo de exibição que for mais adequado. Para ver uma planilha em outro modo de exibição, basta selecionar o modo de exibição na barra de ferramentas Exibir ou no grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho da guia Exibir para cada planilha. É onde estão os modos de exibição Normal e Quebra de Página. Não é necessário usar Visualizar Impressão para detectar problemas antes de imprimir. Está ainda mais fácil adicionar cabeçalhos e rodapés. É possível ver planilhas diferentes em modos de exibição distintos. Obtenha o máximo de desempenho 19
20 Trabalhando com resoluções de tela diferentesTudo que foi descrito até agora é válido se sua tela estiver configurada com alta resolução e a janela do Excel estiver maximizada. Caso contrário, tudo será diferente. Quando e como a aparência será diferente? Mais informações sobre baixa resolução: Ao trabalhar em baixa resolução, você terá que clicar na seta no botão do grupo para exibir os comandos. Por exemplo, a guia Exibir do grupo Mostrar/Ocultar contém diversos comandos para mostrar ou ocultar vários itens. Com uma resolução mais alta, você verá todos os comandos do grupo Mostrar/Ocultar . Com resolução de 800 por 600, verá apenas o botão Mostrar/Ocultar e não os comandos do grupo. Nesse caso, clique na seta do botão do grupo Mostrar/Ocultar para exibir os comandos do grupo. Os grupos que exibem apenas o nome do grupo em uma resolução menor são aqueles que têm comandos usados com menos freqüência. Em baixa resolução. Se a tela estiver configurada para baixa resolução, por exemplo, 800 por 600 pixels, alguns grupos da Faixa de Opções exibirão apenas o nome do grupo, e não os comandos do grupo. Obtenha o máximo de desempenho 20
21 Trabalhando com resoluções de tela diferentesTudo que foi descrito até agora é válido se sua tela estiver configurada com alta resolução e a janela do Excel estiver maximizada. Caso contrário, tudo será diferente. Quando e como a aparência será diferente? Mais informações sobre janelas menores: Em qualquer resolução, existe um tamanho de janela na qual alguns grupos exibirão apenas o nome do grupo. Portanto, se você estiver trabalhando em uma janela do Excel que não está maximizada, talvez precise clicar na seta do botão do grupo para exibir os comandos. Mais informações sobre Tablet PCs: Se você tiver um Tablet PC com um monitor maior, a Faixa de Opções se ajustará para mostrar versões maiores de guias e grupos. Quando a janela do Excel não estiver maximizada. Alguns grupos exibirão somente seu nome. Com Tablet PCs. Nessas telas menores, a Faixa de Opções se ajusta para mostrar versões menores de guias e grupos. Obtenha o máximo de desempenho 21
22 Sugestões para a sessão práticaDigitar texto. Ajustar a largura das colunas. Alterar o modo de exibição do documento. Mostrar ou ocultar espaço em branco. Adicionar um botão à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. [Observação para o instrutor: com o Excel 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Excel, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Excel 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Excel 2007) Obtenha o máximo de desempenho 22
23 Obtenha o máximo de desempenhoTeste 1, pergunta 1 É possível personalizar o Excel 2007 adicionando comandos à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Obtenha o máximo de desempenho 23
24 Teste 1, pergunta 1: respostaVerdadeiro. É possível adicionar os comandos que você deseja ter à mão à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Obtenha o máximo de desempenho 24
25 Obtenha o máximo de desempenhoTeste 1, pergunta 2 Alguns comandos aparecem apenas quando são necessários. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Obtenha o máximo de desempenho 25
26 Teste 1, pergunta 2: respostaVerdadeiro. Comece a trabalhar e aparecerá uma nova guia com todos os os comandos necessários. Por exemplo, insira um gráfico ou um cabeçalho e rodapé para ver mais comandos. Obtenha o máximo de desempenho 26
27 Comece a trabalhar no ExcelLição 2 Comece a trabalhar no Excel 27
28 Comece a trabalhar no ExcelA primeira lição ajudou você a compreender a nova aparência do Excel Chegou a hora de trabalhar. Digamos que você tem meia hora antes da próxima reunião para fazer algumas revisões em uma planilha criada em uma versão anterior do Excel. Será que você conseguirá executar as tarefas básicas necessárias no Excel 2007 em meros 30 minutos? Esta lição mostrará como. Obtenha o máximo de desempenho 28
29 Obtenha o máximo de desempenhoAbra seu arquivo As primeiras coisas primeiro. Você quer abrir uma pasta de trabalho existente criada em uma versão anterior do Excel. Siga este procedimento: Isso é tudo para abrir um arquivo criado em uma versão anterior. Você está pronto para começar a trabalhar. Mas antes, algumas observações sobre o uso do Botão Microsoft Office, localizado no canto superior esquerdo da janela. Clique nele para abrir um menu que mostra os mesmos comandos que você já usava para abrir e salvar pastas de trabalho. Esse menu contém itens úteis. Por exemplo, nele estão as configurações do programa que controlam itens como ativar ou desativar o estilo de referência L1C1 ou mostrar a Barra de Fórmulas na janela do programa. Clique em Opções do Excel na parte inferior do menu para acessar as opções. Nas versões anteriores do Excel, essas opções eram configuradas na caixa de diálogo Opções , aberta a partir do menu Ferramentas . Agora todas elas estão aqui, onde ficam mais visíveis e convenientemente à mão quando você começa a trabalhar nos arquivos, tanto antigos como novos. Clique no Botão Microsoft Office Clique em Abrire selecione a pasta de trabalho desejada. Observe também que você pode clicar em Opções do Excel, na parte inferior do menu, para configurar as opções do programa. Obtenha o máximo de desempenho 29
30 Obtenha o máximo de desempenhoInserir uma coluna Você pode adicionar uma coluna à planilha para identificar categorias de produtos. Convém usá-la entre duas colunas de dados existentes. Animação: clique com o botão direito do mouse e clique em Executar. A planilha contém linhas de produtos solicitados a vários fornecedores. A nova coluna identificará os diversos produtos como laticínios, grãos, frutos e assim por diante. A animação ilustra o processo: Você deseja adicionar a coluna à direita da coluna Quantidade , então clique na coluna Fornecedor . Na guia Início , no grupo Células , clique na seta em Inserir. No menu que aparece, clique em Inserir Colunas na Planilha. Uma nova coluna em branco é inserida e você inclui os dados nela. [Observação para o instrutor: para reproduzir a animação enquanto estiver exibindo a apresentação de slides, clique nela com o botão direito do mouse e clique em Executar. Depois de reproduzir o arquivo uma vez, você pode clicar em Voltar (depois de clicar com o botão direito do mouse) e clicar em Executar. se você tiver dificuldade para exibir a animação, consulte as anotações do último slide desta apresentação sobre como reproduzir uma animação em Macromedia Flash. Se os problemas persistirem, o slide seguinte é um slide duplicado com uma arte estática. Exclua o slide atual ou o seguinte antes de exibir a apresentação.] Exiba a animação para ver o processo que insere uma coluna em uma planilha. Obtenha o máximo de desempenho 30
31 Obtenha o máximo de desempenhoInserir uma coluna Você pode adicionar uma coluna à planilha para identificar categorias de produtos. Ela deve ficar entre duas colunas de dados existentes, Quantidade e Fornecedor. A planilha contém linhas de produtos solicitados a vários fornecedores e você deseja adicionar a nova coluna para identificar os diversos produtos, como laticínios, grãos, frutos e assim por diante. [Observação para o instrutor: o conteúdo deste slide e do próximo é igual ao do slide anterior, exceto pelo fato de usarem arte estática e texto em vez de animação. Use estes slides se você tiver problemas ao exibir a animação. Exclua-os antes de usar exibir a apresentação.] Obtenha o máximo de desempenho 31
32 Obtenha o máximo de desempenhoInserir uma coluna Siga este procedimento para adicionar a coluna entre a coluna Quantidade e a coluna Fornecedor : Clique na coluna Fornecedor Em seguida, na guia Início , no grupo Células , clique na seta em Inserir. No menu que aparece, clique em Inserir Colunas na Planilha. Uma nova coluna em branco é inserida para você incluir dados nela. Se for preciso ajustar a largura da coluna para ajustar os dados, no grupo Células , clique na seta em Formatar. Na lista que aparece, clique em AutoAjuste da Largura da Coluna. Na lista Formatar estão todos os comandos para ajustar a altura da linha e a largura da coluna, bem como ocultar e mostrar linhas, colunas e planilhas. Obtenha o máximo de desempenho 32
33 Formatar e editar dadosVocê formata e edita os dados usando os comandos dos grupos da guia Início . Por exemplo, os títulos de coluna terão mais destaque se você aplicar negrito. Para isso, selecione a linha que contém os títulos e, em seguida, na guia Início , no grupo Fonte , clique em Negrito. Obtenha o máximo de desempenho 33
34 Formatar e editar dadosEnquanto os títulos estão selecionados, você decide alterar sua cor e seu tamanho, para destacá-los ainda mais. No grupo Fonte , clique na seta em Cor da Fonte. Você verá diversas outras cores para escolher, bem mais que antes. Também poderá ver qual será a aparência do títulos com cores distintas se apontar para qualquer cor e aguardar um momento. Com essa visualização, não é necessário fazer a seleção para ver a cor e então desfazê-la caso não seja o que você quer. Quando encontrar a cor desejada, clique nela. Obtenha o máximo de desempenho 34
35 Formatar e editar dadosÉ possível usar o grupo Fonte para definir outras opções de formatação e edição. Para aumentar o tamanho da fonte, clique em Aumentar Tamanho da Fonte . Enquanto os títulos estão selecionados, você decide centralizá-los nas células. No grupo Alinhamento , clique em Centralizar . Por fim, você acha que precisar inserir um ou mais pedidos para a Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce. Selecione o nome do produto e, no grupo Área de Transferência , clique em Copiar . Em seguida, clique na última linha e, no grupo Área de Transferência novamente, clique em Colar . Alternativa a clicar em Aumentar Tamanho de Fonte: Clique na seta ao lado da caixa Tamanho da Fonte para ver a lista de tamanhos. Esse método apresenta a mesma visualização dinâmica de cores de fonte. Obtenha o máximo de desempenho 35
36 Obtenha o máximo de desempenhoInserir uma fórmula Antes de entregar o relatório, você quer somar os números da coluna Quantidade. É fácil: use o botão Soma . Posicione o cursor na última célula da coluna Quantidade, e, em seguida, clique no botão Soma da guia Início . (Está no grupo Edição .) Pressione ENTER para ver o resultado da fórmula. O Excel soma os números usando a função SOMA. Para fazer mais que somar, clique na seta do botão Soma . Em seguida, clique em uma das funções da lista que aparece: Média, Contar, Máxou Mín. Se você clicar em Mais Funções, o Excel abrirá a caixa de diálogo Inserir Função , na qual é possível escolher entre todas as funções do Excel. Ou clique na guia Fórmulas e consulte os grupos Biblioteca de Funções e Cálculo . Obtenha o máximo de desempenho 36
37 Adicionar cabeçalhos e rodapésPara dar um toque final, você decide adicionar cabeçalhos e rodapés à planilha. Isso ajudará as pessoas a identificar facilmente a que se referem os dados. Veja o que fazer: Alternar para o modo de exibição de Layout da Página facilita a inclusão de cabeçalhos e rodapés. Veremos como no próximo slide. Alterne para o modo de exibição Layout da Página. Para isso, clique na guia Exibir e, em seguida, clique em Modo de Exibição de Layout da Página no grupo Modos de Exibição de Pasta de Trabalho ou clique no botão do meio da barra de ferramentas Exibir na parte inferior da janela. Obtenha o máximo de desempenho 37
38 Adicionar cabeçalhos e rodapésPara dar um toque final, você decide adicionar cabeçalhos e rodapés à planilha. Isso ajudará as pessoas a identificar facilmente a que se referem os dados. Veja o que fazer: As Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé contêm todos os comandos para se trabalhar com cabeçalhos e rodapés. Existe também um comando, novo no Excel 2007, para aplicação de cabeçalhos e rodapés diferentes em páginas pares e ímpares. No cabeçalho deste relatório, digite Relatório de Vendas de Junhoe pronto. Assim que você clicar na planilha, as Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé e a guia Design e seus comandos desaparecerão, até que você precise deles novamente. Para reexibi-las, no modo de exibição de Layout da Página, clique novamente na área de cabeçalho e rodapé. Clique na área localizada na parte superior da página onde consta Clique para adicionar cabeçalho. Assim que você clicar, as Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé e a guia Design aparecerão na parte superior da Faixa de Opções. Obtenha o máximo de desempenho 38
39 Obtenha o máximo de desempenhoImprimir Chegou a hora de imprimir o relatório. No modo de exibição de Layout da Página é possível fazer ajustes e ver as alterações na tela antes de imprimir. Veja como usar o modo de exibição de Layout da Página: O modo de exibição de Layout da Página é útil para evitar algumas dificuldades enfrentadas na visualização de planilhas nas versões anteriores do Excel. Por exemplo, quantas vezes você teve que alternar repetidamente entre os modos de exibição Visualizar Impressão e Normal, ajustando o conteúdo da planilha antes de imprimir? Ou talvez tenha feito várias tentativas antes de conseguir imprimir a planilha da maneira deseja. Isso acabou. Clique na guia Layout da Página . No grupo Configurar Página , clique em Orientação e, em seguida, selecione Retrato ou Paisagem. No modo de exibição de Layout da Página, você verá a mudança de orientação ou a aparência dos dados de cada maneira. Obtenha o máximo de desempenho 39
40 Obtenha o máximo de desempenhoImprimir Chegou a hora de imprimir o relatório. No modo de exibição de Layout da Página, é possível fazer ajustes e ver as alterações na tela antes de imprimir. Veja como usar o modo de exibição de Layout da Página: Ainda no grupo Configurar Página , clique em Tamanho para escolher o tamanho do papel. Você verá os resultados das suas escolhas imediatamente. (O que você vê é o que será impresso.) Obtenha o máximo de desempenho 40
41 A janela Nova Pasta de Trabalho _A janela Nova Pasta de Trabalho é o ponto de partida perfeito para o Excel. Quando você clica no ícone Botão Microsoft Office e em Novo, a janela Nova Pasta de Trabalho é aberta. À esquerda, existem categorias de modelos diferentes para os modelos instalados com o Excel Clique em Em Destaque no Microsoft Office Online , à esquerda, para obter links para demonstrações de vídeo e treinamento online além de modelos online para orçamentos, calendários, relatórios de despesas e assim por diante. Na parte superior da janela, você pode selecionar uma nova pasta de trabalho em branco ou um modelo. Obtenha o máximo de desempenho 41
42 Sugestões para a sessão práticaInserir uma coluna Usar AutoSoma. Adicionar um cabeçalho e rodapé. Dar os toques finais. Explorar as opções de impressão. [Observação para o instrutor: com o Excel 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Excel, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Excel 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Excel 2007) Obtenha o máximo de desempenho 42
43 Obtenha o máximo de desempenhoTeste 2, pergunta 1 Para inserir uma nova coluna, você usa os comandos do grupo Células da guia Início. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Obtenha o máximo de desempenho 43
44 Teste 2, pergunta 1: respostaVerdadeiro. Em seguida, clique na seta junto a Inserire, em seguida, em Inserir Colunas de Planilha. Obtenha o máximo de desempenho 44
45 Obtenha o máximo de desempenhoTeste 2, pergunta 2 Onde está o botão no qual você clica para encontrar os comandos para abrir e fechar arquivos? (Escolha uma resposta.) Na primeira guia. No canto superior esquerdo da janela. Abaixo da Faixa de Opções. Obtenha o máximo de desempenho 45
46 Teste 2, pergunta 2: respostaNo canto superior esquerdo da janela. Clique no grande Botão Microsoft Office arredondado, no canto superior esquerdo. Obtenha o máximo de desempenho 46
47 Obtenha o máximo de desempenhoTeste 2, pergunta 3 No modo de exibição de Layout da Página, você deseja adicionar um cabeçalho na planilha, mas não está vendo os comandos necessários. Para obter esses comandos, é preciso clicar na área onde consta “Clique para adicionar cabeçalho”. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Obtenha o máximo de desempenho 47
48 Teste 2, pergunta 3: respostaVerdadeiro. Assim que você clicar, as Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé e a guia Design aparecerão na Faixa de Opções. Elas contêm todos os comandos para se trabalhar com cabeçalhos e rodapés. Obtenha o máximo de desempenho 48
49 Um novo formato de arquivoLição 3 Um novo formato de arquivo 49
50 Um novo formato de arquivoO Excel tem um novo formato de arquivo. Mas ainda é possível abrir e editar pastas de trabalho antigas e compartilhar arquivos com pessoas que não possuem o Excel O novo formato de arquivo proporciona mais segurança para os arquivos, diminui o risco de arquivos corrompidos e produz arquivos menores, além dos novos recursos. Esta lição mostra como compartilhar planilhas do Excel 2007 com pessoas que ainda não possuem o Excel 2007 e explica o porquê da mudança no formato de arquivo. Obtenha o máximo de desempenho 50
51 Trabalhando com arquivos de versões anterioresNo Excel 2007, é possível abrir os arquivos criados no Excel 95 a Excel Mas e se você for a primeira pessoa da empresa a usar o Excel 2007? E se precisar compartilhar arquivos com departamentos que ainda não têm o Excel 2007? Não se desespere. Vocês podem compartilhar pastas de trabalho entre si. Obtenha o máximo de desempenho 51
52 Trabalhando com arquivos de versões anterioresVeja aqui como fazer isso: Os arquivos antigos permanecerão inalterados até que você decida mudá-los. O Excel salvará um arquivo antigo em seu formato original a menos que você determine o contrário. Por exemplo, se ele foi feito no Excel 2003, o Excel 2007 irá salvá-lo no formato 2003 por padrão. Novos recursos avisam se você salvar um arquivo em uma versão anterior. Se você salvar um arquivo no formato de uma versão anterior e os recursos usados da versão 2007 não forem compatíveis com ela, um Verificador de Compatibilidade informará isso. Arquivos antigos permanecerão inalterados a menos que você faça uma opção diferente. Se você abrir um arquivo criado em uma versão anterior, quando salvá-lo, bem como qualquer trabalho feito nele, a configuração automática da caixa de diálogo Salvar como determinará que ele deve ser salvo no formato da versão original. Novos recursos avisam se você salvar um arquivos em uma versão anterior. Por exemplo, se você aplicar cor a um cabeçalho no Excel 2007 e, em seguida, salvar o arquivo no formato do Excel , o Verificador de Compatibilidade informará que as versões anteriores do Excel não têm cores para cabeçalhos e rodapés, e que o cabeçalho aparecerá como texto sem formatação. Importante caso um novo recurso não seja novamente disponibilizado depois que você salvar o arquivo em um formato antigo e, em seguida, abri-lo novamente no Excel 2007, o Verificador de Compatibilidade o avisará sobre esse fato. Obtenha o máximo de desempenho 52
53 Trabalhando com arquivos de versões anterioresVeja aqui como fazer isso: Sempre é possível copiar arquivos mais novos em formatos mais novos em primeiro lugar. Basta dizer ao Excel que você quer uma Pasta de Trabalho do Excel (*.xlsx). Essa cópia do arquivo conterá todos os recursos do Excel 2007. É possível compartilhar documentos entre versões usando um conversor. Colegas que usam o Excel 2000 a 2003 podem abrir arquivos do 2007 baixando e utilizando um conversor. Sempre é possível copiar arquivos mais novos em formatos mais novos em primeiro lugar. É fácil manter uma cópia da pasta de trabalho no formato Basta usar Salvar como e dizer ao Excel que você quer uma Pasta de Trabalho do Excel (*.xlsx). Essa cópia do arquivo conterá todos os recursos do Excel 2007. Compartilhar documentos entre versões utilizando um conversor. Se você criar um arquivo no 2007 e o salvar no formato 2007, seus colegas que têm versões do Excel 2000 a 2003 (e os patches e service packs mais recentes) poderão trabalhar nos arquivos no formato Quando eles abrirem a pasta de trabalho, receberão uma mensagem perguntando se desejam fazer o download de um conversor que permitirá abri-la. Se você tiver interesse nos detalhes técnicos: o formato de arquivo do Excel 2007 tem como base o XML (Extensible Markup Language) e abrange os Formatos XML Abertos do Office. Esse também é o novo formato de arquivo para o Microsoft Office Word 2007 e o Microsoft Office PowerPoint.®2007. Obtenha o máximo de desempenho 53
54 Benefícios do novo formatoO novo formato de arquivo significa melhorias para o Excel. Estes são os principais benefícios: Novos recursos. Além dos novos recursos vistos nas lições anteriores, o número de linhas de uma planilha passou de para O número de colunas aumentou de 256 para É possível criar fórmulas mais longas na nova Barra de Fórmulas redimensionável. E, ao se clicar em trechos grandes de texto de uma célula, a Barra de Fórmulas não atravessa mais a grade da planilha. Arquivos mais seguros. É mais fácil identificar e bloquear planilhas que contêm código indesejado ou macros. Menos riscos de corrupção de arquivo O Excel aprimorou sua capacidade de abrir arquivos corrompidos e recuperar parte do trabalho, que de outra forma estaria totalmente perdido. Novos recursos Arquivos mais seguros Menos riscos de corrupção de arquivo Obtenha o máximo de desempenho 54
55 Benefícios do novo formatoO novo formato de arquivo significa melhorias para o Excel. Estes são os principais benefícios: Tamanho reduzido de arquivo As pastas de trabalho são compactadas; o tamanho de arquivo ficou de 50 a 75 por cento menor que nas versões anteriores do Excel. Abra e salve os arquivos compactados como sempre fez com qualquer arquivo do Excel. Dados mais úteis Os dados oferecem mais opções de uso porque se baseiam em XML, o que facilita a integração com os conjuntos de dados de outros computadores e programas. Por exemplo, armazene dados orçamentários em um programa específico, selecione o que você precisa e importe para um documento do Word, uma planilha do Excel ou um banco de dados do Access. Tamanho reduzido de arquivo Dados mais úteis Obtenha o máximo de desempenho 55
56 Novos formatos de arquivos, novas opções ao salvarAo salvar um arquivo no Excel 2007, pode- se escolher entre vários tipos de arquivos. Pasta de Trabalho do Excel (*.xlsx). Use-a quando não houver macros nem código VBA. Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel (*.xlsm). Use-a quando houver macros ou código VBA. Modelo do Excel (*.xltx). Use-o quando precisar de um modelo. Pasta de Trabalho do Excel (*.xlsx). Salve uma pasta de trabalho com este tipo de arquivo se ela não contiver macros nem código do Microsoft Visual Basic®for Applications (VBA). Se você tentar salvar uma pasta de trabalho como Pasta de Trabalho do Excel e o arquivo contiver comandos de macro ou projetos do VBA, o Excel 2007 avisará que eles serão excluídos do arquivo. Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do Excel (*.xlsm). Salve a pasta de trabalho com este tipo de arquivo se ela contiver macros ou código VBA. Se você tentar salvá-la com macros ou VBA com o tipo de arquivo Pasta de Trabalho do Excel, o Excel avisará sobre esta opção. Modelo do Excel (*.xltx). Salve a pasta de trabalho com este tipo de arquivo quando precisar de um modelo. Obtenha o máximo de desempenho 56
57 Novos formatos de arquivos, novas opções ao salvarAo salvar um arquivo no Excel 2007, pode- se escolher entre vários tipos de arquivos. Modelo Habilitado para Macro do Excel (*.xlsm). Use-o quando precisar de um modelo e a pasta de trabalho contiver macros ou VBA. Modelo Habilitado para Macro do Excel (*.xlsm). Salve a pasta de trabalho com este tipo de arquivo quando precisar de um modelo e a pasta de trabalho contiver macros ou VBA. Pasta de Trabalho Binária do Excel (*.xlsb). Salve a pasta de trabalho com este tipo de arquivo quando ela for especialmente grande; a abertura desse tipo de arquivo é mais rápida que a de uma Pasta de Trabalho do Excel grande. Você ainda terá os novos recursos do Excel com este tipo de arquivo, mas não XML. Pasta de Trabalho Binária do Excel (*.xlsb). Use-o com uma pasta de trabalho especialmente grande. Obtenha o máximo de desempenho 57
58 Novos formatos de arquivos, novas opções ao salvarAo salvar um arquivo no Excel 2007, pode- se escolher entre vários tipos de arquivos. Pasta de Trabalho do Excel 97-Excel 2003 (*.xls). Use-o quando precisar compartilhar com uma pessoa que trabalha com uma versão anterior do Excel. Pasta de Trabalho do Excel 97-Excel 2003 (*.xls). Salve a pasta de trabalho com este tipo de arquivo quando precisar compartilhar com uma pessoa que utiliza uma versão anterior do Excel e que não possui o Pacote de Compatibilidade do Microsoft Office para Formatos de Arquivo do Word, Excel e PowerPoint. Pasta de trabalho do Microsoft Excel 5.0/95 (.xls) Salve a pasta de trabalho com este tipo de arquivo quando precisar compartilhá-la com uma pessoa que utiliza o Microsoft Excel 5.0. A maioria dos recursos do Excel 2007 será desabilitado quando salvar nesse formato de arquivo. Pasta de trabalho do Microsoft Excel 5.0/95 (.xls) Use-o quando precisar compartilhá-la com uma pessoa que utiliza o Microsoft Excel 5.0. Obtenha o máximo de desempenho 58
59 Obtenha o máximo de desempenhoTeste 3, pergunta 1 Se você salvar um arquivo que foi criado em uma versão anterior do Excel como arquivo do Excel 2007, o arquivo pode usar todos os recursos novos do Excel. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Obtenha o máximo de desempenho 59
60 Teste 3, pergunta 1: respostaVerdadeiro. Obtenha o máximo de desempenho 60
61 Obtenha o máximo de desempenhoTeste 3, pergunta 2 Por que o formato de arquivo do Excel 2007 mudou para XML? (Escolha uma resposta.) Foram incluídos novos recursos no Excel. Os arquivos estão mais seguros. Há menos riscos de corrupção de arquivo. Tamanho reduzido de arquivo. Todas as alternativas acima. Obtenha o máximo de desempenho 61
62 Teste 3, pergunta 2: respostaTodas as alternativas acima. Obtenha o máximo de desempenho 62
63 Obtenha o máximo de desempenhoTeste 3, pergunta 3 Alguém envia a você um arquivo do Excel 2003, que é aberto no Excel Ao terminar de trabalhar com ele no 2007, o arquivo será salvo automaticamente como Excel 2007, a menos que você altere a opção. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Obtenha o máximo de desempenho 63
64 Teste 3, pergunta 3: respostaFalso. Se ele foi criado no Excel 2003, o Excel 2007 irá salvá-lo no formato a menos que você decida mudá-lo. Obtenha o máximo de desempenho 64
65 Cartão de Referência RápidaPara obter um resumo das tarefas abordadas neste curso, consulte o Cartão de Referência Rápida. Obtenha o máximo de desempenho 65
66 Usando este modelo Este modelo do Microsoft Office PowerPoint possui conteúdo de treinamento sobre a introdução ao Excel Ele foi preparado para você apresentá-lo a um grupo e personalizá-lo conforme necessário. O conteúdo deste modelo foi adaptado do curso de treinamento do Microsoft Office Online “Familiarize-se com o Excel 2007”. Recursos do modelo Slide de título: no primeiro slide, há espaços reservados para texto nos quais você deve digitar o nome de sua empresa. Você também pode excluir a caixa de texto, caso não queira exibir esse texto. Animações: efeitos de animação personalizados foram aplicados durante a apresentação. Esses efeitos incluem Relance, Alongar, Dissolver e Quadriculado. Todos eles são reproduzidos nas versões anteriores do Microsoft PowerPoint Para alterar os efeitos de animação, acesse o menu Apresentação de Slides , clique em Personalizar Animaçãoe trabalhe com as opções disponíveis. Se esta apresentação contiver animação em Macromedia Flash: para reproduzir o arquivo Flash, registre um controle Microsoft ActiveX®, chamado Shockwave Flash Object, no seu computador. Para isso, baixe a versão mais recente do Macromedia Flash Player do site da Macromedia. Transições de slides: A transição Revelar para Baixo é aplicada em toda a apresentação. Se desejar usar outra, acesse o menu Apresentação de Slides , clique em Transição de Slidese trabalhe com as opções disponíveis. Hiperlinks do curso online: o modelo contém links para a versão online deste curso de treinamento. Os links direcionam você para a sessão prática de cada lição e para o Cartão de Referência Rápida publicado para esse curso. Observe o seguinte: : o Excel 2007 deve estar instalado para exibir as sessões práticas. Se você não tiver o Excel 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática. Cabeçalhos e rodapés: o modelo contém um rodapé com o título do curso. Você pode alterar ou remover os rodapés na caixa de diálogo Cabeçalho e Rodapé (aberta a partir do menu Exibir ). USANDO ESTE MODELO Consulte o painel de anotações ou exiba as anotações inteiras (guiaExibir ) para obter ajuda detalhada sobre este modelo. 66