1 Tworzenie projektu i wniosku o dotacjęProwadzenie Stołecznego Centrum Współpracy Obywatelskiej

2 PROJEKT

3 WPROWADZENIE DO PRACY METODĄ PROJEKTÓWDEFINICJE PROJEKTU: “Projekt jest określonym w czasie przedsięwzięciem, podjętym w celu osiągnięcia unikalnego produktu lub usługi” Projekt jest przedsięwzięciem, które ma początek i koniec. Jest to proces zaplanowany i kontrolowany, ma doprowadzić do pozytywnego skutku i tworzy nową jakość. Projekt zawsze wprowadza zmianę. 3

4 WPROWADZENIE DO PRACY METODĄ PROJEKTÓWKLUCZOWE PYTANIA: DLACZEGO należy zrealizować projekt - jakie są problemy społeczne, ekonomiczne, na które odpowiada projekt ? PO CO realizować projekt – jaką zmianę chcemy osiągnąć? JAK projekt będzie realizowany? KTO powinien być zaangażowany w realizację projektu? KIEDY projekt będzie realizowany? ILE projekt będzie kosztował? CO zostanie zmienione po zakończeniu projektu? 4

5 FUNKCJE PROJEKTU PORZĄDKOWANIE DZIAŁAŃ – dzięki niemu wiemy dokładnie co chcemy osiągnąć i jak to osiągnąć. ZWIĘKSZENIE EFEKTYWNOŚCI I SKUTECZNOŚCI - zwiększa to prawdopodobieństwo sukcesu, oszczędza czas i użyte zasoby. ZBIERANIE FUNDUSZY – projekt jest zawsze częścią każdego wniosku grantowego, jest także opisem przedsięwzięcia, który można zostawić u sponsora. BUDOWANIE ZESPOŁU – przygotowania projektu powinno się odbywać w grupie, a nie indywidualnie, najlepiej, gdy realizatorzy są twórcami lub współtwórcami projektu PROMOCJA – jesteśmy lepiej, wyraziściej widziani.

6 PROJEKT A WNIOSEK Wniosek (aplikacja) jest formą przedstawienia projektu do realizacji. Jest to oferta instytucji/ organizacji do wybranego źródła finansowania. Pisanie wniosków wymaga zatem znajomości: struktury instytucjonalnej wdrażania danego funduszu; odpowiednich procedur aplikacyjnych; zasad wypełniania wniosku i przygotowania załączników; technik przedstawienia projektu w formie aplikacji.

7 Podstawowe elementy projektuAdresaci projektu Charakterystyka problemu Cele Metody działania/ zadania Rezultaty Monitoring i ocena Budżet 7

8 sytuacja trudna, którą chcemy rozwiązaćPROBLEM sytuacja trudna, którą chcemy rozwiązać

9 Jeden projekt obejmuje jedynie jeden problemJeden projekt obejmuje jedynie jeden problem. Zajmuj się tylko tym fragmentem problemu, na który możesz mieć wpływ. 9

10 Uzasadnienie potrzeby realizacji projektuCHARAKTERYSTYKA PROBLEMU Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu DRZEWO PROBLEMÓW Wszystkie projekty zaczynają się od problemu/potrzeby. Nie ma problemu = nie ma projektu. Drzewa problemowe dają całościowy obraz istniejącej złej sytuacji. Drzewa są narzędziem służącym ustaleniu głównego problemu, do którego program/projekt powinien się odnieść. Analiza problemu musi opierać się na obiektywnych źródłach danych np. lokalne analizy, badania, statystyki PUP-ów, OPS 10

11 DRZEWO PROBLEMU: Uzasadnienie potrzeby realizacji projektuSKUTKI PROBLEM 1 PROBLEM 2 PROBLEM 3 PROBLEM GŁÓWNY PROBLEM 1 PROBLEM 2 PROBLEM 3 PROBLEM 2.3 PROBLEM 2.1 PROBLEM 2.2 PRZYCZYNY 11

12 DRZEWO PROBLEMU: Uzasadnienie potrzeby realizacji projektuWskaż problem wyjściowy, od którego rozpoczynasz analizę Wypisz wszystkie problemy Ustal zależności pomiędzy nimi i związki przyczynowo-skutkowe: w drzewie problemowym przyczyny umieszczane są na dole, a ich skutki – na górze ANALIZA PROBLEMU POWINNA OPIERAĆ SIĘ NA OBIEKTYWNYCH ŹRÓDŁACH DANYCH !!! 12

13 Drzewo problemu Skutki Przyczyny 13Pogarszanie się warunków życia rolników i ich rodzin. Nieuświadomienie potrzeb samorozwoju. Utrata wielu szans przez rolników. Dominacja tradycyjnej wiedzy i kompetencji rolników. Skupianie się na tradycyjnej i schyłkowej działalności rolniczej Niewielka liczba inicjatyw podejmowanych przez rolników. Brak wiedzy w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej Niewielka motywacja do działania brak wiary we własne siły. Ograniczony dostęp do kapitału Małe zdolności interpersonalne wśród rolników. Przestarzałe programy kształcenia dla rolników. Mało ofert szkoleniowych dla mieszkańców wsi. Niedostępność wzorów i postaw godnych naśladowania. Ograniczenie możliwości prowadzenia działalności pozarolniczej przez mieszkańców wsi Przyczyny 13

14 Charakterystyka problemuOpis Analiza Diagnoza 14

15 Charakterystyka problemu OPIS:Charakterystyka miejscowości (kontekst do opisu problemy, statystyka); Jakiego konkretnego terenu dotyczy problem; Ilu i jakich osób dotyczy problem; Skąd wiemy, że jest to problem. 15

16 Charakterystyka problemu ANALIZA:Jakie są objawy, przyczyny i skutki problemu (co dzieje się podopiecznemu?) Jakie są społeczne konsekwencje tego problemu, jakie będą skutki jego zaniechania? Czy jesteście jedyną organizacją/instytucją, która zauważyła i zajmuje się tym problemem? Kto również zajmuje się tym problemem, z jakim skutkiem i dlaczego osiąga takie, a nie inne rezultaty? Czy istnieją tendencje społeczne, które wskazują na to, że problem pogłębi się w najbliższych latach? 16

17 Charakterystyka problemu DIAGNOZA:Co jest istotą problemu, którym się zajmujesz ? Iloma osobami możecie się zająć? Jakie są konkretne potrzeby tych ludzi? 17

18 CEL CEL NIE JEST DZIAŁANIEM JEST PRÓBĄOKREŚLENIA ZMIANY JAKA MA ZAJŚĆ !! 18

19 CEL PROJEKTU powinien spełniać kryteria SMART: S – specific numbers – określony liczbowo (ściśle określona ilość odbiorców), M –measurable – wymierny (określony słowami – kluczami: zmniejszenie, zwiększenie... ),  A – area specific – określony teren,  R – realistic – realność,  T – time bound – określony w czasie. Dobrze sformułowany cel odpowiada na pytanie co, gdzie, kiedy, dla kogo zostanie zmienione dzięki realizacji projektu. Cel projektu powinien być zgodny z celami statutowymi organizacji/instytucji 19

20 CEL PROJEKTU Co chcemy zmienić (wyeliminować lub zwiększyć, zmniejszyć) ? Dla ilu osób jest przeznaczony projekt ? Dla jakich osób jest przeznaczony ? Na jakim terenie będzie realizowany ? W jakim czasie chcemy go zrealizować ? 20

21 Drzewo celów Cele Środki 21 Wzmocnienie potrzeby samorozwoju.Poprawa warunków życia rolników i ich rodzin. Wzmocnienie potrzeby samorozwoju. Wykorzystanie szans przez rolników. Podniesienie wiedzy i kompetencji zawodowych rolników Zwiększenie mobilności zawodowej mieszkańców wsi. Wzrost liczby inicjatyw podejmowanych przez rolników Objęcie szkoleniami mieszkańców wsi. Opracowanie nowoczesnych programów kształcenia Promocja kształcenia przez całe życie wśród rolników. Uzyskanie wiedzy w zakresie działalności gospodarczej Zwiększenie motywacji do działania i wiary we własne siły. Łatwiejszy dostęp do kapitału Rozwój zdolności interpersonalnych wśród rolników Wskazanie pozytywnych przykładów i dobrych praktyk. Stworzenie warunków dla mieszkańców wsi do prowadzenia działalności pozarolniczej Cele Środki 21

22 Poziomy celów Cel główny Cele szczegółoweOpisuje korzyści w dłuższej perspektywie Jego osiągnięcie wymaga zmian systemowych Nasz projekt jedynie w niewielkim stopniu przyczyni się do osiągnięcia celu głównego Cele szczegółowe Odnoszą się do wybranych problemów Są określone poprzez korzyści, jakie odniosą beneficjenci w wyniku skorzystania z usług oferowanych przez projekt 22

23 Elementy projektu planowane zadania i działaniaKryteria wyboru działań Kwalifikowalność w ramach konursów grantowych Efektywność kosztowa (najlepsza jakość za rozsądną cenę) Wykonalność przez zespół projektowy Uwaga! Usuwamy działania i ich rezultaty nie spełniające choćby jednego z powyższych kryteriów 23

24 HARMONOGRAM DZIAŁAŃ Wykres Gantta: Zadanie Czas realizacji I II IIIJednostka czasu: Tydzień/miesiąc/kwartał I II III ... Zadanie 1 : a) działanie1 b) działanie 2 Zadanie 2: a) działanie 1 24

25 EFEKTY PROJEKTU Efekty: jakie zmiany zajdą w wyniku realizacji projektu w odniesieniu do celów bezpośrednich projektu. Mogą być ilościowe i jakościowe. 25

26 To co powstało w ramach projektu i jest trwałePRODUKTY: To co powstało w ramach projektu i jest trwałe REZULTATY MIĘKKIE Zminany zachodzące w grupie docelowej REZULTATY TWARDE Wykonane zadania/efekty zadań 26

27 BUDŻET 27

28 Zanim usiądziemy do pisania budżetu powinniśmy znać:ramy czasowe budżetu (budżet roczny, kwartalny, miesięczny), format budżetu (grupy kosztów, wybór arkusza kalkulacyjnego), dane finansowe z ubiegłych lat, przewidywane zmiany w prawie finansowym, prognozy dotyczące inflacji, sposoby kalkulacji nowych usług, programów, produktów. 28

29 BUDŻET pozapłacowe koszty personelu, koszty rozwoju organizacji,Najczęściej zapominane i niedoszacowane koszty: pozapłacowe koszty personelu, koszty rozwoju organizacji, koszty remontów, konserwacji i napraw, koszty ubezpieczeń, koszty obowiązkowych opłat i podatków o kosztowym charakterze, koszty ochotników, koszty promocji, rezerwa finansowa. 29

30 BUDŻET: Planowanie zadaniowe wydatkówPRZYKŁADOWY SPOSÓB KALKULACJI WYDATKÓW Rodzaj wydatku Jednostka Ilość jedn. cena Razem Zadanie 1 Przeprowadzenie szkoleń Wynagrodzenie trenera dzień 10 500 5 000 Poczęstunek osoba 50 30 1 500 Materiały sztuka 15 150 Zadanie 2 …… 30

31 Podsumowując 31

32 Najczęściej popełniane błędy podczas tworzenia projektówChęć osiągnięcia wszystkiego w ramach jednego projektu (NIEREALNE) Niewłaściwe PRZEDSTAWIENIE SPRAWY (niewystarczające uzasadnienie) Nieuwzględnienie w przygotowaniach wszystkich zainteresowanych stron (tzw. interesariuszy) Brak wskazania, jak i na ile projekt pasuje do istniejących strategii, programów, potrzeb odbiorców itd. 32

33 Dobrze przygotowany projektJasny , prosty i łatwy zrozumiały Możliwy do zrealizowania, tzn. realny/wykonalny Oparty na RZECZYWISTYM zrozumieniu potrzeby/problemu Realnie oszacowany Nie jest pracą doktorską 33

34 8 powodów niepowodzenia projektówBrak udziału zespołu w planowaniu. Brak udziału zespołu w rozwiązywaniu problemów. Nieumiejętność komunikowania się. Nieodpowiednie umiejętności techniczne. Niewystarczające umiejętności administracyjne. Nierealny harmonogram projektu. Niejasne cele projektu 34

35 PAMIĘTAJ, że ... Projekt musi odpowiadać na zidentyfikowane i udokumentowane potrzeby Projekt musi wskazywać ściśle określoną grupę odbiorców (beneficjent ostateczny) Projekt musi mieć jasno określone, realne cele, sposoby ich realizacji oraz efekty Koszty projektu muszą być powiązane z przedsięwzięciem i być oszacowane na podstawie cen rynkowych 35

36 Stowarzyszenie BORIS ul. Ogrodowa 50 lok. 1 00-876 WarszawaDziękujemy za uwagę Stowarzyszenie BORIS ul. Ogrodowa 50 lok Warszawa Infolinia: