1 Uso de los sistemas de información Universidad Nacional Facultad de Ciencias Sociales Escuela de Secretariado Profesional Mag. Maureen Aragón Redondo Programa UNA Virtual Mag. Xinia Corrales Escalante Escuela Secretariado Profesional Uso de los sistemas de información para una gestión documental sostenible
2 Agenda Reflexión TIC y los sistemas de información¿Qué son los sistemas de información? Clasificación de los sistemas de información Sistemas de información para la gestión documental Normas ISO 30300 Sistema de Información para la Gestión documental desde el Software Alfresco
3 Las TIC y los sistemas de información Nuevas estrategias Impacto de las Tecnologías para la Información y Comunicación en las empresas Nuevas estrategias Formas de trabajar De comunicarse De relacionarse De aprender De producir
4 Las TIC y los sistemas de informaciónReducir el uso del papel en las actividades y servicios administrativos Oficinas que sustituyan el soporte en físico por soportes y medios digitales Concepto de sostenibilidad responsable para reducir el impacto ambiental asociado a la gestión documental.
5 Las TIC y los sistemas de informaciónLas empresas deben estar conscientes de esta necesidad y adoptar prácticas responsables y sostenibles para mejorar la eficiencia y eficacia en las funciones y servicios que ofrecen. Fuente imagen:
6 Sistemas de Información¿Qué es la información? ¿Qué potenciales positivos y negativos representa para las empresas? ¿Cuáles son los principios del comportamiento de los funcionarios respecto a la información, como personas que forman parte de una organización? Cobarsí(2013).
7 Sistemas de InformaciónDimensión Humana Tecnológica Dimensión organizativa Sistemas de información Triple dimensión sistemas de Información Fuente: Gómez y Suárez (2010, p. 33)
8 ¿Qué es un Sistemas de Información?Un sistema de información queda definido como “un conjunto de elementos interrelacionados, entre los que se puede considerar los distintos medios técnicos, las personas y los procedimientos, cuyo propósito es capturar datos, almacenarlos y transformarlos de manera adecuada y distribuir la información obtenida mediante todo este proceso.” Gómez y Suárez (2010)
9 ¿Qué es un Sistemas de Información?Entrada datos Procesamiento Salida información Retroalimentación Los procesos del Sistema de Información. Fuente: (Gómez y Suárez (2010, p. 43).
10 ¿Qué es un Sistemas de Información? Calidad de la informaciónLa exactitud Completitud Economicidad Confianza Relevancia Nivel de detalle Oportunidad Verificabilidad
11 Clasificación Sistemas de InformaciónFunción Junta Directiva, Presidencia, Gerencia Recursos Humanos, Proveeduría, Asesoría Legal Mercadeo y Ventas Planificación y Calidad Producción y gestión
12 Clasificación Sistemas de InformaciónNivel Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO) Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC) Sistemas de automatización en la oficina (SAO) Sistemas de información para la administración (SIA) Sistemas para el soporte de decisiones (SSD) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG)
13 Clasificación Sistemas de InformaciónMercado ERP: Enterprise Resource Planning CRM: Customer Relationship Management Business Intelligence Web para Corporativo y aplicaciones de comercio electrónico Otras aplicaciones: Sistemas de gestión documental
14 Implementación Sistemas de InformaciónAnálisis viabilidad Recopilación de requisitos y análisis Diseño Implementación Validación Pruebas y mantenimiento Fuente: Ramez y Shamkant(2007)
15 Sistemas de Información para lagestión documental Ley General de Control Interno (2002), art. 16): Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.
16 ¿Cuáles problemas de gestión documental se encuentran en las oficinas?
17 Problemas en las oficinasProblemas en acumulación de grandes cantidades de documentos. La producción y organización de documentos. Deterioro de documentos. Duplicidad de documentos. Diferentes versiones de documentos. Documentos impresos y electrónicos. Poco espacio físico. Ausencia de controles en el préstamo y traslado de documentos. Pérdida de tiempo en la distribución de documentos. Se carece de firma digital, bases de datos y sistemas de información.
18 Sistemas de información para la gestión documentalLa creación y actualización, habitualmente mediante trabajo colaborativo, ya sea por procesos o por proyectos. Su clasificación y almacenamiento, para facilitar la recuperación y distribución. Su seguridad, incluidas la gestión de los derechos de acceso pertinentes y su trazabilidad, la custodia, las copias de seguridad, y también la eliminación, si procede. La autentificación, con mecanismos de firma digital. Cobarsí (2013)
19 Normas ISO (International Organization for Standarization) 30300
20 Normas ISO 30300 Establecer la gestión sistemática de la política, procedimientos y responsabilidades de gestión documental, independientemente del propósito, el contenido o el soporte de los documentos. Determinar las responsabilidades y competencias con respecto a los documentos y a la política, los procedimientos, los procesos y las aplicaciones de gestión documental. Diseñar e implementar el Sistemas de Gestión Documental. Alcanzar resultados de calidad del Sistema de Gestión Documental a través de la evaluación del desempeño y la mejora continua
21 Sistemas de información para la gestión documentalGrandes desafíos para las empresas. Necesidades de las empresas. Hardware y software apropiado Ciclo vida documento Equipos interdisciplinarios Contratación servicios
22 Sistemas electrónicos de gestión documental (electronic records management) ERM Aspectos a tomar en cuenta antes de utilizar un sistema Fuentes:
23 Software ALFRESCO Es un gestor documental y un sistema de gestión de contenidos (CMS) corporativo, que posibilita la creación y gestión de contenidos empresariales desde una gran cantidad de blogs y paquetes ofimáticos como (Office y OpenOffice). Fue creado en lenguaje Java, por lo que se adapta a diferentes entornos, y se ofrece en versiones desktop, web y para dispositivos móviles. Fuente: Sitio web Alfresco. (12 de 04 de 2015).
24 Software ALFRESCO Ofrece una versión gratuita y una versión de pago y permite realizar búsquedas de información de manera rápida. Es escalable, lo que significa que se puede iniciar con módulos básicos y luego se puede actualizar y agregar más módulos. Permite crear diferentes sitios web y plantillas de trabajo para diferentes tipos de documentos y diferentes usuarios. Fuente: Sitio web Alfresco. (12 de 04 de 2015).
25 Software ALFRESCO Creación de tareas: El administrador puede crear una tarea para sí mismo, o para diferentes grupos de trabajo y puede visualizar el flujo de trabajo para reasignar funciones. Diferentes funcionarios pueden iniciar un flujo de trabajo, si cuentan con los permisos necesarios. Para hacerlo requieren realizar una solicitud de un proceso y se pueden definir las fechas de entrega de cada actividad. Fuente: Sitio web Alfresco. (12 de 04 de 2015).
26 Software ALFRESCO Compartir información: La plataforma permite compartir, organizar y resguardar no solo documentación que se encuentra en las computadoras o servidores de una organización, sino que además permite el trabajo grupal mediante la conexión con Internet y la sincronización de los diferentes dispositivos. Fuente: Sitio web Alfresco. (12 de 04 de 2015).
27 Software ALFRESCO Alfresco Community: es una distribución gratuita del software que se ofrece sin ningún soporte, respaldo empresarial o usuarios en la nube, pero no posee limitaciones en cuanto al número de usuarios. Alfresco One: es la distribución empresarial del software que se ofrece con soporte, garantía, usuarios en la nube y otra serie de beneficios disponibles para entornos más críticos. En este caso el número de usuarios es ilimitado, pero dependerá de la suscripción contratada cuántos se soportarán. Costo y actualización: Alfresco One se paga anualmente, o en plazos de 3 años máximo, y su precio se estima tanto por el número de usuarios que hacen uso del software así como por los módulos adicionales contratados. Los módulos adicionales y el número de usuarios soportados pueden ser contratados en cualquier momento según demanda. Fuente: Representante de Alfresco para Costa Rica. Jonathan Vargas
28 Software ALFRESCO Requerimientos técnicos:La arquitectura general básica de una implementación de Alfresco se compone de los siguientes componentes: Navegador Web: Empleado por el usuario para acceder a la aplicación y gestionar el contenido Servidor de Aplicaciones: Hospeda y ejecuta las aplicaciones que componen Alfresco One Fuente: https://alkaid.cr/productos/alfresco- one#especif-técnicas (21 de 04 de 2015).
29 Software Alfresco Requerimientos técnicos:La arquitectura general básica de una implementación de Alfresco se compone de los siguientes componentes: Base de Datos Relacional: Alberga metadatos, permisos y otros datos de las aplicaciones Sistema de Archivos: Almacena los contenidos e índices de contenidos del repositorio Fuente: https://alkaid.cr/productos/alfresco- one#especif-técnicas (21 de 04 de 2015).
30 ALFRESCO: Versión móvil Se puede descargar de la plataforma del sitio de Google Play para Apple IOS o Andriod. Esta versión muestra las características principales para gestionar contenidos más funciones específicas para móviles. Fuente: https://play.google.com/store/apps/details?id=org.alfresco.mobile.android.application (21 de 04 de 2015).
31 ALFRESCO: Versión web gratuita de prueba Se puede solicitar una versión de prueba ingresando en la dirección que se indica en el sitio web posterior y solicitando el servicio a un representante. La aplicación Web ofrece toda la funcionalidad completa, Fuente: https://alkaid.cr/productos/alfresco-one#obtener (21 de 04 de 2015).
32 Alfresco One se ofrece bajo tres modalidades: Software ALFRESCO: Hosting: Alfresco One se ofrece bajo tres modalidades: On Premise: Instalado en centro de datos de la organización, quien se hace responsable de sus equipos On the Cloud: Instalado de forma privada en un centro de datos en la nube administrado por ellos. Hybrid Cloud: Modelo On-Premise pero con algunos contenidos en la nube según consideren conveniente Fuente: Representante de Alfresco para Costa Rica. Jonathan Vargas (20 de 04 de 2015).
33 Software ALFRESCO Video ejemplo usoFuente: Representante de Alfresco para Costa Rica. Jonathan Vargas (20 de 04 de 2015).
34 Conclusiones Las tecnologías para la información y comunicación, específicamente los sistemas de información son instrumentos de apoyo en la gestión de los procesos administrativos de las empresas, según los niveles de la organización, de ahí la importancia de diagnosticar y conocer cuál tecnología se adapta y cumple una mejor función en la oficina, para una apropiada gestión documental digital.
35 Conclusiones Para garantizar la sostenibilidad de los documentos digitales, un sistema de gestión documental debería ser integrado, controlado y normalizado, mientras que los documentos deben haber sido capturados, creados y formalizados de modo que sean integrables, clasificados para luego ser evaluados como fiables, auténticos y recuperables. Asimismo, los documentos deben ser conservados en formato accesible de acuerdo con las políticas y objetivos de las organizaciones.
36 Conclusiones La responsabilidad del diseño e implantación de un sistema de gestión de gestión documental no debería estar exclusivamente en los departamentos de tecnologías de la información y comunicación, por supuesto que la tecnología es básica para automatizar los procesos administrativos. Sin embargo tal y como lo indican las normas ISO la alta dirección debe liderar el sistema, así como los responsables de todos los departamentos involucrados.
37 Fuentes de consulta Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica (2002). Ley General de Control Interno. Gaceta No. 169, San José, Costa Rica. Alfresco. (12 de 04 de 2015). Alfresco documentación. Obtenido de Alonso, J y Lloveras, M (2012). Sistemas de gestión para los documentos (ISO 30300): una aproximación estratégica a la mejora del control de los documentos. Calidad (enero-marzo2012), pp Recuperado de: Asociación Española de Normalización y Certificación AENOR (2011). Norma ISO Información y Documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. Madrid, España. Bermúdez, J.C.; Bajo, A.; Millán, N.; Araya, I.; Sánchez, I.; Ramírez, H.; Vargas, M.; Sánchez, G(2011). Gestión del Conocimiento en la Administración de Oficinas. Conceptos, Modelos y Estudio de Casos. Universidad Nacional. Casanovas, I. (2008). Gestión de Archivos Electrónicos. I Edición. Alfagrama Ediciones SRL. Argentina. Cobarsi, J.(2011). Sistemas de información en la empresa. [Libro en línea]. Disponible en ProQuest ebrary. España: Editorial UOC. Corrales y Aragón (2014). Las TIC como apoyo a la gestión de los procesos administrativos. Ponencia presentada en el IV Congreso Nacional en Administración de Oficinas Escuela de Secretariado Profesional. Universidad Nacional. Gómez, A y Suárez, C(2010). Sistemas de Información. Herramientas prácticas para la gestión. Tercera Edición. Alfaomega, México.
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