1 Verificación y acción correctivaCódigo 29/ 2010 Verificación y acción correctiva Enero 2010
2 Verificación y Acción CorrectivaSubelemento 1: Monitoreo y Medición del Desempeño Subelemento 2: Accidentes, Incidentes, No - Conformidades y Acción Correctiva Subelemento 3: Registros y Gestión de Registros Subelemento 4: Auditoría
3 Monitoreo y Medición del DesempeñoLa organización debe establecer y mantener procedimientos para monitorear y medir periódicamente el desempeño del SSO. Estos procedimientos deben establecer: Mediciones cuantitativas y cualitativas, apropiadas a las necesidades de la organización. Monitoreo del grado de cumplimiento de los objetivos de SSO de la organización.
4 Monitoreo y Medición del DesempeñoMedidas pro - activas del desempeño, que monitoreen la conformidad con el/o los programas de gestión de SSO, los criterios operacionales, la legislación y regulación aplicables. Medidas reactivas del desempeño, para monitorear accidentes, enfermedades, incidentes (incluyendo las cuasi-pérdidas) y otras evidencias históricas de deficiencias en el desempeño de la SSO. Registro de datos y resultados del monitoreo y medición que sean suficientes para facilitar un subsecuente análisis de las acciones correctivas y preventivas.
5 Monitoreo y Medición del DesempeñoSi fuera necesario contar con equipos para el monitoreo y medición del desempeño, la organización debe establecer y mantener procedimientos para la calibración y mantención de estos equipos. Se deben mantener registros de las actividades de calibración, mantención y de sus resultados. Equipos de Monitoreo Detección de gases Nivel de ruido Nivel de exposición personal Radiación Vibración Temperaturas extremas
6 Monitoreo y Medición del DesempeñoObjetivo La organización debe identificar los parámetros principales del desempeño de SSO. Deben haber parámetros para determinar si: La política y los objetivos de SSO están siendo alcanzados Si los controles de riesgo han sido implementados y son eficaces. Si las lecciones están siendo aprendidas con relación a los eventos peligrosos y fallas del sistema de gestión. Si los programas de concientización, entrenamiento, comunicación y consulta para los empleados y partes interesadas son eficaces. Si está siendo recolectada y utilizada la información que puede ser útil para revisar y/o mejorar aspectos del sistema de gestión.
7 Monitoreo y Medición del DesempeñoDatos/Documentos/consideraciones iniciales Resultados de los procesos de Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos. Requisitos legales, reglamentarios y mejores prácticas. Política y Objetivos de SSO Procedimientos para tratar las NO Conformidades Registros de calibración y revisión de equipos (incluidos contratistas). Registros de entrenamiento (incluido contratistas) Informes de Gerencias
8 Monitoreo y Medición del DesempeñoProceso Monitoreo Pro - Activo: Debe ser utilizado para evaluar la conformidad de las actividades de SSO del sistema de gestión. Monitoreo Reactivo: Debe ser utilizado cuando se investigan, analizan y registran fallas en el sistema de gestión de SSO, incluidos los accidentes, incidentes, enfermedades profesionales y daños materiales.
9 Técnicas de Medición % Inspecciones completasInforme de avance de las acciones de seguimiento Monitoreo de cumplimiento de los requerimientos % de investigaciones completadas Calidad de la investigación % de los nuevos empleados que reciben orientación Estadísticas de IF/IG Costos de reparación, inspección/evaluación del lugar de trabajo/actividades. Análisis del proceso Exposición a agentes ambientales Calibración de equipos
10 Monitoreo y Medición del DesempeñoResultado esperado Procedimientos para monitoreo y mediciones Programa de checklist de inspecciones Lista de equipos críticos Checklist de inspecciones a equipos Checklist de inspecciones a locales de trabajo y normas de condiciones de trabajo. Lista de equipos de medición Procedimiento de medición Esquema y registro de calibración Servicios de mantención y resultados Resultado de auditorías del sistema de gestión de SSO Informe de No –Conformidades
11 INDICADORES DE GESTIÓN
12 Control e Indicadores de GestiónART: Análisis de riesgos de tarea Es una descripción de las etapas que componen una determinada tarea, identificando todos sus riesgos y estableciendo condiciones de seguridad para su realización Indicadores: ART realizados sobre ART programados: I art = (Nart/Nt)x100 Tareas usando ART sobre total de tareas realizadas que deberían tener ART: U art = (Tart/Tr) x 100
13 Control e Indicadores de GestiónOP: Observaciones planeadas Es una observación programada y sistemática, realizada por personal entrenado, a fin de detectar y eliminar acciones inseguras y el factor personal de inseguridad. Se observa la conducta de las personas relacionadas con el uso de EPP, procedimientos, herramientas, equipos, etc. Indicador: I op = OP realizadas x # personas conformes x 100 OP programadas x # personas observadas
14 Control e Indicadores de GestiónCHO: Charlas Operacionales Breve reunión de entrenamiento de aproximadamente 5 a 15 minutos de duración, realizada al inicio de la jornada de trabajo donde son revisados preferentemente los riesgos de las tareas de ese día. Todo incidente o accidente ocurrido debe ser tema de las CHO Indicador: I cho = CHO realizadas x # asistentes x 100 CHO programadas x # participantes previsto
15 Control e Indicadores de GestiónDS: Demanda de Seguridad Esta herramienta busca identificar y registra las condiciones inseguras existentes en el lugar de trabajo, eliminarlas o controlarlas inmediatamente. Indicador: I ds = # condiciones inseguras eliminadas x 100 # condiciones inseguras detectadas Cuando un área no detecta ninguna condición insegura, el indicador será considerado 100
16 Control e Indicadores de GestiónENT: Entrenamiento de Seguridad Esta herramienta busca controlar el número de personas que fueron programadas para los entrenamientos y las que efectivamente fueron entrenadas Indicador: I ent = # empleados entrenados en el mes x 100 # total de empleados programados en el mes
17 Control e Indicadores de GestiónCAI: Control de Accidentes/Incidentes Tiene como objetivo controlar el número de investigaciones realizadas y las medidas preventivas definidas que son o no implementadas. Indicador: I cai = # medidas implementadas x 100 # medidas propuestas en el año Cuando un área no tiene ningún incidente o accidente, el indicador será considerado 100
18 Control e Indicadores de GestiónIGS: Indicador de Gestión de Seguridad Muestra un indicador global de cumplimiento del plan, ponderando la importancia de cada herramienta de prevención. Indicador: IGS = Iartx3 + Uartx2 + Iopx3 +Ichox2 +Icaix4 + Idsx3 + Ientx3 21
19 Accidentes, Incidentes, No- Conformidades y Acciones Correctivas/Preventivas
20 Accidentes, Incidentes, No- Conformidades Acciones Preventivas y CorrectivasLa organización debe establecer y mantener procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad frente a: a) El manejo e investigación de: Accidentes Incidentes No conformidades b) Tomar medidas para mitigar cualquier consecuencia que se derive de accidentes, incidentes o no conformidades c) Iniciar y concluir acciones correctivas d) Confirmar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas que se hayan adoptado. Acciones correctivas y preventivas propuestas, deben ser revisadas utilizando el proceso de evaluación de riesgos
21 Acciones Preventivas y CorrectivasCualquier acción correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de las no conformidades, reales y potenciales, debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y en proporción al riesgo de SSO que se haya detectado. La organización debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos documentados, que resulte de las acciones correctivas y preventivas.
22 No-Conformidad Las NO Conformidades son producto de:Fracasos reiterados en lograr el mejoramiento continuo. No satisfacer una cláusula de OHSAS 18001 No cumplir con los programas establecidos No cumplir con la Política No cumplir con los requisitos legales
23 Divulgación de los ResultadosLa organización al tomar conciencia de los resultados de la investigación de accidentes - incidentes y No Conformidades deberá: Identificar las principales causas de las deficiencias encontradas en el sistema de gestión de SSO. Divulgar los resultados y recomendaciones a las gerencias y partes interesadas relevantes. Incluir los resultados y las recomendaciones de las investigaciones, en los procesos de revisión continua de Seguridad y Salud Ocupacional. Monitorear la implementación de medidas correctivas en un plazo definido y su eficacia en el futuro. Aplicar en todos los niveles de la organización, las lecciones aprendidas de la investigación de No Conformidades.
24 Resultados Esperados Procedimientos para Accidentes y No ConformidadesInformes de No Conformidades Registros de No Conformidades Informes de Investigación de Accidentes Informes actualizados de identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos. Datos a ser utilizados en el análisis crítico de la gerencia Evidencias de las evaluaciones de eficacia de las acciones correctivas y preventivas.
25 TALLER NO - CONFORMIDADES
26 Registros y Gestión de Registros
27 Registros y Gestión de RegistrosLa organización debe establecer y mantener procedimientos para la identificación, mantención y disposición de los registros de SSO, así como de los resultados de las auditorías y de los análisis críticos. El procedimiento debe identificar Qué registros de SSO van a ser mantenidos Responsabilidades La forma de mantener los registros Tiempos de retención, etc.
28 Registros y Gestión de RegistrosLos registros de SSO deben ser legibles, identificables y permitir la trazabilidad de las actividades involucradas. Los registros de SSO deben ser almacenados y mantenidos de manera tal, que se puedan recuperar con facilidad y estén protegidos de daños, deterioros y pérdidas. El período de retención debe ser establecido y registrado
29 Registros y Gestión de RegistrosLos registros deben ser mantenidos, según sea apropiado para el sistema y para la organización, para demostrar conformidad con la especificaciones OHSAS Criterios principales para determinar cuáles registros van a ser mantenidos: Requisitos legales Requisitos del Sistema de Gestión
30 Registros Típicos Sistema de Gestión LegalesCapacitación /entrenamiento Auditorías Revisión de gerencia No - Conformidades Otros Inspecciones Identificación de Peligros Control de documentación Permisos Legales Monitoreo de Salud Mantenimiento de Planta/Inspecciones/ Pruebas Registros asociados a la preparación ante emergencia Inspecciones Entrenamiento/Ejercicios Capacitación Reportes de accidentes
31 Registros y Gestión de RegistrosResultado Esperado Procedimientos para la identificación, mantención y eliminación de archivos de seguridad y salud ocupacional. Registros adecuadamente archivados y de fácil acceso.
32 Auditoría
33 Auditoría La organización debe establecer y mantener un programa y procedimientos para realizar auditorías periódicas del sistema de gestión de SSO, con el propósito de: a) Determinar si el Sistema de Gestión de SSO: 1. Está conforme con las medidas planeadas por el sistema de gestión de SSO, incluyendo los requisitos de esta especificación OHSAS. 2. Ha sido implementado y mantenido correctamente; y 3. Es efectivo en el logro de los objetivos y política de la organización. b) Analizar críticamente los resultados de las auditorías anteriores c) Informar a la gerencia acerca de los resultados de las auditorías.
34 Alcance de la AuditoríaLas actividades de auditoría deben cubrir todas las áreas y actividades, las cuales están supeditadas a la operación del Sistema de Gestión de SSO. Y aquellas actividades establecidas en el alcance del certificado entregado por un organismo de tercera parte.
35 Metodología de AuditoríaSe deben definir en los procedimientos Responsabilidades y autoridades El uso de una lista de verificación Técnicas de observación Realización de Entrevistas de Auditoría Preparación de Reportes Presentación de los hallazgos de la auditoría
36 Reportes de Auditoría Los reportes deben dar cuenta de la auditoría con respecto a: Conformidad y No - Conformidad con los elementos y requerimientos específicos de Sistema de Gestión de SSO. Efectividad de la implementación del Sistema de Gestión de SSO en el cumplimiento de los objetivos. Efectividad de la implementación de cualquier acción correctiva tomada durante una auditoría anterior. Conclusiones y recomendaciones.
37 Elementos de la AuditoríaRegistros Control Operacional Política Entrenamiento y Conocimiento Identificación de Peligros Organización de la Objetivos y metas Legislación Trabajo en Oficina
38 Elementos de la Auditoría Basada en los PeligrosProtección de máquinas Utilización de Equipos de Protección Personal Prevención de Incendios Ruido Procedimientos e instrucciones Contaminación/ nivel de partículas Aseo y orden Mantenimiento de Maquinarias Trabajo en Terreno
39 Elementos de la Auditoría Basada en los PeligrosDatos/ Documentos/ Consideraciones Iniciales Declaración de la Política de SSO Objetivos de seguridad y salud ocupacional Procedimientos de seguridad y salud ocupacional Resultados de los procesos de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos. Legislación Mejores Prácticas Informes de No - Conformidades Procedimientos de No - Conformidades Procedimientos de auditorías del sistema de gestión SSO Auditores Internos/Externos competentes, independientes
40 Manteniéndola IndependenciaSiempre que sea posible, las auditorías deben ser desarrolladas por personal independiente de aquellos que tienen la responsabilidad directa sobre la actividad que está siendo evaluada. El personal que efectúa auditorías internas debe ser: Un individuo que demuestre competencia Un equipo cuyos miembros pertenecen a distintas disciplinas, que en forma conjunta demuestren competencia.
41 Manteniéndola IndependenciaLos auditores deben ser independientes y demostrar conocimiento en: Técnicas de auditorías de sistemas de gestión El proceso que está siendo auditado Los riesgos potenciales relacionados con el proceso que está siendo auditado Los requerimientos del estándar La legislación de SSO y otros requisitos
42 Competencia del AuditorNo existen requerimientos específicos con respecto a la capacitación que deben tener los auditores de sistemas de gestión de SSO, sin embargo, puede ser necesario para la organización proporcionarles entrenamiento con el fin de lograr un nivel de competencia adecuado.
43 Las Auditorías InternasEl programa La metodología El reporte Las no-conformidades Los auditores
44 Resultado Esperado Plan/Programa de auditorías del sistema de gestión de SSO Procedimientos para auditorías del sistema de gestión de SSO Informes de auditorías del sistema de gestión de SSO, incluido el informe de No - Conformidades y ejecución de acciones correctivas. Informes de No - Conformidades concluidas Comprobación de la información de los resultados de las auditorías por la alta administración.
45 Revisión de la Gerencia
46 Revisión de Gerencia La alta gerencia de la organización debe revisar el Sistema de Gestión de SSO, para asegurar su continua conveniencia, adecuación y efectividad. El proceso de revisión debe asegurar que se reúna la información necesaria para que la gerencia pueda efectuar esta evaluación. Esta revisión debe documentarse.
47 Revisión de Gerencia La revisión de gerencia debe considerar la posible necesidad de cambios a la política, objetivos y otros elementos del Sistema de Gestión de SSO, en base a los resultados de las auditorías, de los cambios de las circunstancias y del compromiso con el mejoramiento continuo. El representante de la gerencia es responsable de informar regularmente a la gerencia sobre el desempeño del Sistema de Gestión de SSO.
48 Frecuencia La frecuencia debe ser tal que cualquier desviación de la efectividad operacional y/o infracciones legislativas, sean identificadas a tiempo para tomas acciones apropiadas y efectivas. Es muy probable que mientras el sistema de gestión de SSO esté en sus inicios la frecuencia de las revisiones de gerencia sea mayor.
49 Datos/Documentos/ConsideracionesPolítica de SSO Objetivos SSO Estadísticas de accidentes Acciones correctivas realizadas al sistema desde la última revisión. Informes de emergencias (reales o simulacros) Auditorías internas del sistema de gestión de SSO Informe de la persona designada por la alta gerencia, sobre el desempeño global del sistema de gestión de SSO. Informes de gerentes sobre la eficiencia del sistema en su área. Informes de procesos de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos. Obligaciones legales Información externa Corporativa Autoridades
50 Análisis de la Revisión deLa adecuación de la política de SSO en vigencia. El establecimiento y actualización de objetivos de SSO para la mejora continua del periodo que se inicia. Adecuación de los procesos actuales para la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos. Nivel actual de riesgo y la eficacia de los medios de control existentes. Adecuación de los recursos (financieros, humanos y materiales) La eficacia del proceso de inspecciones de SSO Datos relacionados con accidentes o incidentes que hayan ocurrido. Resultados de auditorías internas y externas realizadas al sistema de gestión desde el último análisis y su eficacia. El estado de preparación para situaciones de emergencia Evaluación de los efectos de los cambios previsibles en la legislación y tecnología.
51 Resultado Esperado Minuta de AnálisisRevisión de la Política y Objetivos Acciones correctivas específicas para gerentes, con plazo de cumplimiento. Acciones de mejoras específicas, con designación de responsabilidades y plazo de término. Fecha para análisis de acciones correctivas Áreas de énfasis a ser consideradas en la planificación de futuras auditorías del sistema de gestión de SSO.